ANALISIS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD DIVISION DE CARTERA. FECHA: BOGOTA D.C. JUNIO 18 de 2008 DE: DIVISION CARTERA GRUPO ADMINISTRACIÓN DE GARANTÍAS

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1 ANALISIS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD DIVISION DE CARTERA FECHA: BOGOTA D.C. JUNIO 18 de 2008 DE: DIVISION CARTERA GRUPO ADMINISTRACIÓN DE GARANTÍAS ASUNTO: SERVICIO DE ALMACENAMIENTO, CUSTODIA Y TRANSPORTE DE LAS PRIMERAS COPIAS DE LAS ESCRITURAS PÚBLICAS DE MUTUO E HIPOTECA OTORGADAS A FAVOR DEL F.N.A. NATURALEZA DE LA ENTIDAD De conformidad con la ley 432 del 29 de Enero de y el Decreto 1453 del mismo año, el Fondo Nacional de Ahorro es una empresa industrial y Comercial del Estado de carácter financiero del orden nacional, organizado como establecimiento de crédito de naturaleza especial. En razón de su naturaleza jurídica es necesario implementar mecanismos que coadyuven la transparencia que debe caracterizar sus procesos de contratación OBJETO Contratación bajo el esquema del outsourcing del servicio de almacenamiento, custodia y transporte de las primeras copias de las escrituras públicas de mutuo e hipoteca otorgadas a favor del F.N.A. 1. DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD La División de Cartera, como dependencia a la que se encuentra asignado el Grupo Administración de Garantías, considera necesario continuar con los servicios de una firma especializada en el manejo de archivos, inventario, transporte y custodia de documentos o títulos valores, para que desarrollen Página 1 de 7

2 las labores de inventario, guarda, custodia, almacenamiento y transporte de los títulos valores comprendidos dentro de estos entre otros los contratos de mutuo, escrituras públicas, pagarés, cartas de instrucciones de la Entidad. 2. JUSTIFICACIONES DEL SERVICIO Teniendo en cuenta que la entidad no tiene la infraestructura necesaria para llevar a cabo el archivo, inventario, almacenamiento, custodia y transporte de las escrituras primeras copias contentivas de los contratos de mutuo e hipoteca y demás títulos valores que respaldan los créditos hipotecarios a favor del Fondo, se hace necesario continuar la contratación de un ente externo que preste el servicio de almacenamiento, custodia, transporte y manejo de inventarios que permita conocer las existencias en determinado momento de las primeras copias de las escrituras públicas de mutuo e hipoteca y demás títulos valores otorgadas a favor del Fondo que reposen en sus bóvedas. 3. DEFINICIÒN TÉCNICA Para el cumplimiento del objeto del contrato, se requiere contar con los siguientes servicios: 3.1. Almacenamiento y custodia Por tratarse de documentos impresos en papel que permanecen vigentes por períodos de 15 o más años, se deben garantizar las debidas condiciones de seguridad para la custodia y la guarda de los mismos, para lo cual el contratista deberá contar con bodegas provistas de las adecuadas condiciones ambientales y de seguridad que impidan el deterioro, destrucción, extravío, adulteración o hurto de los mismos y que aseguren su debida conservación. Además el contratista deberá acreditar la existencia de pólizas de seguros que amparen los documentos entregados en custodia que soporten los riesgos de incendios, inundación, hurto, extravío, adulteración, etc. Igualmente las bodegas deben cumplir con las apropiadas condiciones ambientales como ventilación, control de plagas y otras que exige la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivo General de la Nación Transporte El contratista debe contar con una adecuada infraestructura de transporte, de tal forma que le permita movilizar los documentos entregados en custodia, con la debida seguridad. Adicionalmente se debe tener en cuenta que la Página 2 de 7

3 entidad puede llegar a necesitar grandes cantidades de escrituras y/o movilizaciones masivas de las existencias en custodia o remisiones por parte de la entidad Manejo de inventarios El contratista debe contar con una base de datos y un sistema suficiente para suministrar en determinado momento una información veraz de las existencias en bóvedas, salidas y entradas mensuales, reportes en medio magnéticos de las solicitudes, entregas o novedades que se puedan presentar por la inexistencia de una escritura en sus inventarios. 3.4 Empalme El servicio consiste en insertar uno o varios documentos, remitidos por el FNA, a las escrituras (carpetas en bolsas) que se mantienen en custodia. El servicio se justifica en razón a que del grupo Recaudo aun se tienen aproximadamente documentos, correspondientes a las solicitudes de rebaja de interés de los afiliados, que deben ser enviados a custodia utilizando el servicio de empalme. Por otra parte, durante la vigencia 2007 se recibieron 800 contratos de novación, por parte del Grupo Cobro Administrativo y en lo corrido del 2008 se han recibido 600 documentos aproximadamente, que debieron ser enviados a custodia a través de empalme. Dichos documentos no se pueden mantener archivados en las instalaciones del FNA por no contar con la infraestructura necesaria ni el personal para esta labor. 3.5 Descuelgues. Es la actividad adicional en que incurre el custodio, cuando las solicitudes de escrituras por parte del Fondo Nacional de Ahorro superan las 100 diarias. Se justifica por los suministros de escrituras al Grupo Cobro Jurídico, los cuales sobrepasan las 100 escrituras diarias. Este servicio incluido en el contrato 06 de 2007 permitió que no se alterara el suministro de escrituras a otras dependencias del FNA. 4. CONDICIONES DEL CONTRATO Se hace necesario el almacenamiento y custodia de escrituras aproximadamente, así como el transporte y entrega mensual en las instalaciones del FNA por parte de la empresa contratada de escrituras Página 3 de 7

4 en promedio, necesarias para atender requerimientos de las dependencias y 290 devueltas mensualmente por las áreas que las solicitaron en calidad de préstamo y que deben ser remitidas nuevamente a custodia. De la misma manera un promedio de 120 documentos mensuales deben ser incluidos en las carpetas contentivas de las escrituras que permanecen en custodia, requiriéndose el servicio de empalme documental. 5. ESTUDIO DE MERCADO Además de la consulta que la División Administrativa hace en el SICE - Sistema de Información para la vigilancia de la Contratación Estatal, la División acorde con el principio de la eficiencia ha realizado un estudio de precios de mercado, el cuál está inicialmente sustentado en los precios presentados por las cotizaciones de los proveedores a continuación relacionados, con el fin de obtener la información para la adquisición del servicio objeto de este análisis. Se solicitó cotización a los siguientes proveedores: SINTESIS ESTUDIO DE MERCADO MTI MANEJO TÉCNICO DE LA INFORMACIÓN S.A. VALORES INCLUIDO IVA Custodia por bolsa $45 Transporte del día a día desde y hacia las instalaciones del FNA $ Transporte de cada garantía adicional, superando el rango de 100 escrituras $176 Costo de transporte de emergencia máximo 10 carpetas $ Transporte de emergencia carpeta adicional $928 Suministro sellos de seguridad o estampillas $174 Empalme $1.856 Tula de lona impermeable cada una $0 Descuelgue $551 Precinto cada uno $0 ASSENDA S.A. VALORES INCLUIDO IVA Custodia por bolsa $52 Transporte del día a día desde y hacia las instalaciones del FNA $ Página 4 de 7

5 SINTESIS ESTUDIO DE MERCADO Transporte de cada garantía adicional, superando el rango de 100 escrituras $230 Costo de transporte de emergencia máximo 10 carpetas $ Transporte de emergencia carpeta adicional $1.050 Suministro sellos de seguridad o estampillas $200 Empalme $2.050 Tula de lona impermeable cada una (pequeña) $ Descuelgue $610 Precinto cada uno $300 De los dos (2) proveedores, la empresa MTI (Manejo Técnico de la Información S.A.) presenta la cotización más favorable. 6. PRESUPUESTO ESTIMADO El valor estimado para efectuar esta contratación es de OCHENTA MILLONES DE PESOS M/CTE. ($ ) incluido IVA gastos que irán con cargo al presupuesto asignado para la vigencia del 2008, rubro de Operación y Servicios, para ser utilizados en un plazo no mayor a un (1) año y/o hasta agotar el valor asignado. Dicho valor se encuentra contemplado en el plan de requerimientos para la vigencia FORMA DE PAGO El pago que deba hacer el FNA con ocasión del contrato, se efectuará mes vencido por los servicios efectivamente prestados, previa presentación de planillas o informe por parte del contratista donde se detallen los diversos ítems cumplidos (transporte, empalme, etc) y constancia expedida por el supervisor del contrato, sin que exceda del valor del contrato. 8. RIESGOS Los riesgos que pueden presentarse en el desarrollo del Contrato son: El proveedor no cumpla con las especificaciones técnicas señaladas en el presente análisis. Riesgos de los costos logísticos, administrativos y demás que se puedan causar debido al traslado de las escrituras existentes en las bóvedas del Página 5 de 7

6 custodio externo que actualmente se encuentra contratado, toda vez que los gastos adicionales por concepto de traslado de los documentos no se encuentran contemplados en el plan de requerimientos. Riesgo de pérdida y/o deterioro de los documentos administrados por el actual custodio externo en caso de traslado de las escrituras y pagarés hacia las instalaciones de una nueva empresa contratada para la prestación de este servicio. Las especificaciones técnicas estarán respaldadas por la Garantía Única de Cumplimiento en formato para entidades estatales a favor del FNA. Se considera necesario que el contrato a celebrar se encuentre amparado por garantías en las que se cubran los siguientes riesgos: CUMPLIMIENTO: Que ampara el cumplimiento de las obligaciones contraídas, cuantía del 10% del valor total del contrato, con una vigencia igual al término de duración del contrato y tres (3) meses más. CALIDAD: Que ampara la calidad y su cuantía será del 10% del valor total del contrato, por el término de duración del contrato y tres meses más. SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES: Que ampara los salarios y prestaciones sociales del personal que emplee para la ejecución del contrato en cuantía del 5% del valor total del mismo por el término de duración del contrato y tres (3) años más 9. ESTUDIO JURÍDICO Para este proceso de contratación atenderá los principios de economía, transparencia, selección objetiva previstos en la Ley. Ahora, según lo previsto en el artículo 14 de la Ley 1150 de 2007 el FNA por ser una empresa industrial y comercial del estado cuyo objeto legal se desarrolla en competencia con el sector privado, se encuentra exceptuado del régimen contractual de la administración publica Cordialmente, Página 6 de 7

7 ALBERTO ALFONSO RODRÍGUEZ RIOS Jefe División Cartera Elaboró: Héctor Manuel Ariza Cruz Coordinador Grupo Administración de Garantías Revisó: Andrés Alberto Estupiñán Líder Garantías Sandra Verónica Betancur Restrepo Vicepresidencia Financiera Anexos: Oferta MTI Oferta ASSENDA S.A. Página 7 de 7

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