Ley Federal de Archivos retos y oportunidades para los administradores. julio 2012

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1 Ley Federal de Archivos retos y oportunidades para los administradores julio 2012

2 Obligaciones de las Coordinaciones de Archivo I. Elaborar los procedimientos y métodos para administrar y mejorar el funcionamiento y operación de los archivos, con base en la integración de un Plan Anual de Desarrollo Archivístico II. Elaborar y establecer criterios específicos en materia de organización y conservación de archivos; así como de los expedientes que contengan información y documentación clasificada como reservada y/o confidencial, a fin de asegurar su integridad, III. Elaborar, en coordinación con los responsables de los archivos de trámite, de concentración y, en su caso, histórico, el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental, el inventario general, así como los demás instrumentos descriptivos y de control archivístico; IV. Coordinar normativa y operativamente las acciones de los archivos de trámite, concentración y, en su caso, histórico; 2

3 Obligaciones de las Coordinaciones de Archivo V. Establecer un programa de capacitación y asesoría; VI. Elaborar el Plan Anual de Desarrollo Archivístico, en el que se contemplen las acciones a emprender a escala institucional para la modernización y mejoramiento continuo de los servicios documentales y archivísticos; VII. Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación, con base en la normatividad vigente; y VIII.Coordinar con el área de tecnologías de la información del sujeto obligado las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la gestión de documentos electrónicos.

4 Esquema Plan Anual de Desarrollo Archivístico Sistemas automatizados de administración Mejora continua Criterios de organización y conservación de archivos Herramientas de clasificación, control

5 Elementos del Esquema Organización Quién? Tecnología Procedimientos Con qué? Cómo? Usuarios Archivos de Trámite Archivo de Concentración Archivo Histórico

6 Plan Anual de Desarrollo Archivístico Estandarización Reto Alcance: Objetivos acordados con los patrocinadores Plazo: Definido con base alcance y presupuesto Presupuesto: superar ciclo administrativos Incorporar la cultura de entregables Recursos humanos: mejorar su formación en planeación, administración y TI Recursos materiales: Edificios, contenedores Recursos tecnológicos: infraestructura lógica e informática. Oportunidad Impulso de la Ley Federal de Archivos y Transparencia Orientación de la formación de administradores de conocimiento Definir metadatos comunes Orientar el mercado y a los desarrolladores Definir requerimientos mínimos para la sistematización 6

7 Criterios de organización y conservación de archivos Reto Definir metadatos comunes mínimos Administración y control Autentificación Identificación y búsqueda Incorporar las herramientas archivísticas al leguaje común Soportar operaciones Preservar la historia de archivos electrónicos Oportunidad Incluir los metadatos en el Reglamento de la Ley Federal de Archivos Crear una arquitectura de información Facilitar los canales de consulta Mejorar las herramientas de control 7

8 Herramientas de clasificación, control Reto Que las nuevas tecnologías de información las generen Permitir diversos mecanismos de consulta Preparar recursos humanos en la administración de aplicaciones o sistemas Preparar recursos humanos en la clasificación y registro Viabilidad económica Oportunidad Demostrar los beneficios de una mayor eficiencia Participar en la mejora continua de los procesos de las instituciones Facilitar los canales de consulta Mejorar las herramientas de control Incorporación a la cultura de procesos y mejora continúa Aprovechamiento de los archivos organizados y de los esfuerzo realizados en el pasado 8

9 Sistemas automatizados de administración Reto Establecer una planeación de largo plazo Contar con presupuesto multianuales Preparar recursos humanos en la administración de aplicaciones o sistemas Documentar diseño, operación y mantenimiento Al definir una arquitectura de información lograr una reducción de costos Compartir información Visualizar en el corto plazo los beneficios de la cultura de la mejora continúa Oportunidad Reducción de los costos de almacenamiento y mantenimiento Facilitar la identificación y búsqueda Aceptación generalizada de buscadores Existencia de otros archivos organizados que facilitan las búsquedas federadas Interés por la mejora continúa Interés de los usuarios por documenta sus actividades Promover eficiencia, control y seguridad en la gestión documental 9

10 Esquema Adoptado Metadatos comunes Metadatos Metadatos Metadatos Metadatos Sistema A Sistema B Sistema C Sistema N 10

11 Objetivo siguiente: Cero-interacción del usuario Cero Click 11

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