ORGANO JUDICIAL CORTE SUPREMA DE JUSTICIA

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1 ORGANO JUDICIAL CORTE SUPREMA DE JUSTICIA LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE ARCHIVO DEL ORGANO JUDICIAL DE CARA A LA IMPLEMENTACION DE LA LEY DE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA Y LEY ORGANICA JUDICIAL Y NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO ESPECIFICAS DEL ORGANO JUDICIAL PREPARADO POR: DEPARTAMENTO DE ARCHIVO GENERAL SAN SALVADOR, SEPTIEMBRE-2012 EL SALVADOR, C.A. 1

2 I- Marco Legal Lineamientos generales para la organización y funcionamiento del Sistema de Archivos del Organo Judicial de cara a la implementación de la Ley de Acceso a la Información Pública y Ley Orgánica Judicial y Normas Técnicas de Control Interno específicamente del Organo Judicial II- Normas y Políticas Generales Para el logro de sus objetivos y realización de las actividades, la Institución cuenta con un Archivo General que contribuye a la conservación y administración de documentos judiciales, técnicos, legales y administrativos, producidos por los Tribunales del Órgano Judicial y Dependencias de la Corte Suprema de Justicia, los cuales deberán sujetarse a las normas y políticas generales contenidas en el presente Instructivo y las disposiciones legales aplicables. A- Conformación y Organización de los Archivos: 1- El Sistema de Archivos estará conformado por los Archivos Judiciales y Administrativos, Archivos en Centros Judiciales, Archivos Regionales y Archivos en Cámaras y Tribunales, pudiéndose determinar en caso de las grandes ciudades, como San Salvador, la designación de otro Archivo Judicial de Conservación Histórica anexo al Archivo Central. 2- El Sistema de Archivos será aplicable a los Expedientes Judiciales y Administrativos de los diferentes Tribunales y de las diferentes materias que compone el Sistema Judicial; así como la misma documentación administrativa que se genera en los Tribunales de Justicia y Unidades de la Corte Suprema de Justicia. 3- Habrá Centralización de Archivos, en los Centros Judiciales en donde existan dos o más Tribunales, así como de regionalización cuando el caso lo amerite y en los Juzgados de poblados que mantienen su infraestructura, utilizarán el mismo Sistema. 4- La logística técnica será proporcionada por el Departamento de Archivo General, en el ámbito de los Archivos Judiciales y Administrativos, en su Organización, Evaluación, Selección, Clasificación, Conservación; así como los requerimiento de materiales y equipo que sean necesarios para la administración de los archivos. 5- Dar cumplimiento con las funciones establecidas en el contexto de los Archivos, el Departamento de Archivo General en el nivel central contará con la Sección de Archivo Judicial Central, (San Salvador) y la Sección de Archivo Administrativo; y en el nivel descentralizado contará con oficinas de Archivos Judiciales Regionales, Archivos Judiciales en los Centros Judiciales; así como mantendrá coordinación con los encargados de los archivos de Cámaras de Segunda Instancia, Juzgados de Primera Instancia y Juzgados de Paz. 6- Para los efectos de organización administrativa el Departamento de Archivo General dependerá directamente de la Gerencia General de Asuntos Jurídicos de la Corte Suprema de Justicia y se regirá por los Manuales Administrativos (de Organización, de Descripción de Puestos y de Procedimientos), aprobados por la Gerencia General de Administración y Finanzas.

3 A- Método Archivístico a Utilizar: 1- El Sistema de Archivos a implementarse en los Tribunales de Justicia estará determinado por el método Numérico Cronológico y será aplicable a todos los Tribunales del Órgano Judicial que manejen expedientes Judiciales y Administrativos, incluyendo las Salas de la Corte Suprema de Justicia y Cámaras, teniendo como Coordinador del Sistema a la Jefatura del Departamento de Archivo General, siendo su sede la Ciudad de San Salvador. 2- En las Secretarías de Sala, Gerencias, Direcciones, Departamentos, Secciones y demás Unidades de la Corte Suprema de Justicia en donde se genera documentación administrativa, se aplicará un método de archivo que se adapte al sistema de clasificación del Departamento de Archivo General, encaminado a la estandarización metodológica de los diversos asuntos administrativos que custodian los archivos administrativos en el ámbito nacional. B- Funcionamiento del Sistema de Archivos: 1- El horario de servicio para los archivos centralizados y descentralizados será el mismo establecido para la jornada de trabajo en el Sector Público, sin embargo, en ocasiones especiales será necesario la prolongación de ese horario, siendo los Encargados de Archivos los que decidirán tal extensión de trabajo en tiempo extraordinario. 2- El ingreso a personas ajenas a los archivos queda restringida, salvo de las personas que el Juez o Secretario autoricen debiéndolo hacer por escrito. 3- En las instalaciones de los Archivos Centrales habrá un área de recepción de expedientes judiciales y administrativos y una sala de espera para las personas solicitantes. 4- Las condiciones de uso de los archivos serán exclusivamente las que el Departamento de Archivo General determine como son: formularios preestablecidos, solicitudes sin enmendadura ni tachaduras, listado de expedientes enviados en orden, etc. 5- Todo oficio de solicitud de expedientes deberá ir firmado y sellado por el Juez o el Secretario del Tribunal o Jefe de la Dependencia Jurídica o Administrativa. 6- En ningún caso personas particulares o litigantes podrán consultar los expedientes judiciales y administrativos sin haber sido autorizados por medio de oficio por el Juez o Secretario del Tribunal o Juzgado. 7- Los expedientes solicitados deberán entregarse debidamente registrados, controlados y autorizados de acuerdo a las normas establecidas para los archivos (acta de entrega, controles de entrega de préstamos de expedientes y otros). 8- Los Tribunales o Dependencias de la Corte Suprema de Justicia, deberán enviar una solicitud a la Jefatura del Departamento de Archivo General, quien a su vez programará la asistencia y designará personal técnico. 9- Se asignará un espacio, específicamente para la información calificada como Reservada

4 C- Recepción y Ordenamiento de los Archivos: 1- Para la recepción de Expedientes Judiciales y Administrativos en los Archivos Centralizados y Descentralizados se seguirá la parte que corresponde en el Manual de Procedimientos previamente autorizado por la Dirección Superior, en el cual se establece desde la solicitud, fecha y hora para las transferencias de los Tribunales a los Archivos Centralizados, hasta su última etapa de archivamiento. 2- Para el caso de los Archivos Judiciales y Administrativos, en las solicitudes de Expedientes, no se permitirá ninguna clase de tachaduras, enmendaduras o sobre posiciones de números y letras y deberá presentarse debidamente sellada y firmada por el señor Juez o el que él designe. 3- Las solicitudes deberán presentarse con fechas recientes, no se recibirán si son de fechas atrasadas. 4- Para todo el proceso de archivo se aplicarán los formularios diseñados por el Departamento de Archivo General. (Viñetas de cajas, de Inventarios, Hojas de captura de datos, Formularios de solicitudes de entrega de expedientes, de solicitud de expedientes y otros). 5- Cada Tribunal de Justicia a través de los Administradores de Archivos deberán llevar un inventario formal de los expedientes que se custodian y deberán entregarle una copia actualizada al señor Secretario del Tribunal en caso de que el la solicite para efectos de control. 6- El Departamento de Archivo General proporcionará los formularios específicos para la realización del proceso de archivo, que permitirá un mejor control en la clasificación, custodia, servicios y otros. 7- La clasificación de materias estará determinada por el Sistema Judicial, de esa forma el Sistema de Archivo clasifica a los mismos por áreas (Civil que comprende Ejecutivos, Herencias, Mercantiles, Divorcio, Familia, Menores, Hacienda, Tránsito, etc.) y el área de Instrucción, Sentencia, Cámaras y Salas. 8- El programa informático a utilizar en el área de Archivos Judiciales y Administrativos, será LOTUS NOTES (diseñada por la Sección de teleinformática de la Unidad de Informática de la CSJ) para la automatización de los inventarios esquemáticos y analíticos actualmente distribuido y actualizado por la Unidad de Informática de la Corte Suprema de Justicia a todas las Unidades que la soliciten. 9- Las modificaciones que sean necesarias en las diferentes bases de datos que controla el Departamento de Archivo General, se hará por medio de circular, para que todos los Tribunales que mantengan el sistema automatizado acaten las disposiciones en la modificación. 10- Todos los Tribunales que tengan computadoras, deberán solicitar al Departamento de Archivo General la instalación del programa LOTUS NOTES para mantener un registro electrónico y automatizado de los datos.

5 11- El ordenamiento de los Expedientes Judiciales y Administrativos en los Archivos estará determinado por el Sistema Numérico Cronológico que el Departamento de Archivo General ha desarrollado, debiéndose acatar la disposición para efectos de estandarización del Sistema. Así mismo el método de búsqueda y de localización dentro de los archivos y estantería estará determinado por medio de códigos establecidos. RECURSOS * Recursos Humanos * Capacitación * Infraestructura * Recursos Tecnológico * Equipamiento

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