Manual General de Usuario del Proceso. P32 Integración de REC PAGO
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- Carla Silva Quiroga
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1 Manual General de Usuario del Proceso P32 Integración de REC PAGO Contenido 1 Definición o o o 1.1 Objetivos 1.2 Roles 1.3 Flujo 2 Inicio del proceso 3 Carga de REC PAGO o o 3.1 Elementos de pantalla 3.2 Funcionalidad Preparación de archivos de nómina REC PAGO para carga en PROCDGA Cargar archivo 1 Definición Proceso optimizado que permite realizar la carga de los archivos correspondientes a las nóminas REC PAGO emitidas de la Secretaría Finanzas. 1.1 Objetivos Permitir la carga periódica de los archivos de nómina REC PAGO emitidas de la Secretaría de Finanzas. Concentrar históricamente los archivos de nómina REC PAGO emitidas para consultas.
2 1.2 Roles <<<<<<<.mine ROL Descripción Puesto ADMN_RECPA_32 Responsable de iniciar el proceso y realizar Sub Directora de Nóminas. la carga de los archivos de REC PAGO. ======= ROL Puesto Descripción - ADMN_RECPA_32 Administrador de REC PAGOS ADMN_RECPA_32 Administrador de la carga de las nóminas REC PAGO emitidas. Responsable de iniciar el proceso y hacer la carga quincenalmente. >>>>>>>.r Flujo 1. El proceso Integración de REC PAGO consta de una tarea única la cuál corresponde a la Carga de REC PAGO y está asignada al usuario administrador con rol ADMN_RECPA_ Antes de iniciar la carga del archivo de nómina REC PAGO el usuario administrador de la carga debe realizar dos acciones previas: Primera: Descargar el archivo de nómina REC PAGO emitida en formato de hoja de cálculo con extensión xls. Realizarlo desde el sitio WEB de la Dirección General de Administración y Desarrollo de Personal DGADP. Segunda: Convertir el archivo de nómina REC PAGO emitida al formato de carga requerido por PROCDGA. Es necesario convertir el archivo original a formato de texto separado por pipes y con extensión csv. 3. Una vez que el administrador ha convertido el archivo de nómina REC PAGO al formato requerido deberá utilizar el proceso P32 Integración de REC PAGO para cargar el archivo. Ver figura
3 Flujo de proceso P32 Integración de REC PAGO 2 Inicio del proceso ROL:ADMN_RECPA_32 1. Al iniciar el proceso de Integración de REC PAGO se muestra una ventana de confirmación. 2. Para confirmar el inicio del proceso el usuario con rol ADMN_RECPA_32 debe seleccionar el botón : Perfecto, quiero iniciar este proceso. 3. Para cancelar el inicio del proceso debe seleccionar el botón: No deseo iniciar este proceso ahora. 4. Una vez que el usuario con rol ADMN_RECPA_32 ha iniciado el proceso inmediatamente se muestra la tarea del proceso o bien desde su listado de tareas se muestra la tarea correspondiente a: Inicio de proceso - Carga de Rec Pago. Ver figura
4 * Pantalla de bienvenida paraa iniciar proceso* 3 Carga de REC PAGO ROL: ADMN_RECPA_32 OBJETIVO: Realizar la carga de archivos de REC PAGO de Secretaría de Finanzas. la 3.1 Elementos de pantalla 1. Instrucciones: Indican los pasos que el usuario con rol ADMN_RECPA_32 debe seguir para ejecutar correctamente la tarea. 2. Selección de archivo: Permite seleccionar el año y quincena correspondientes al archivo de nómina REC PAGO que se va a cargar. 3. Sobre escribir REC PAGO: Permite sobre escribir la información de un archivo de nómina REC PAGO cargado anteriormente. 4. Cargar: Permite iniciar la carga del archivo de nómina deseado. REC PAGO 5. Listado de Rec Pagos procesados anteriormente: Muestra el listado correspondiente a los archivos de nómina REC PAGO que ya han sido cargados quincena. anteriormente. Se muestran clasificados por año y 6. Cancelar este proceso: Permite terminar el proceso prematuramente. Ver figura
5 Elementos de pantalla de la tarea de Carga de REC PAGO* *
6 3.2 Funcionalidad Preparación de archivos de nómina REC PAGO para carga en PROCDGA El primer paso para realizar la carga de un archivo de nómina REC PAGO es preparar el archivo y convertirlo al formato requerido por el PROCDGA. A continuación se explican los pasos necesarios para convertir el archivo. NOTA: Si NO se convierte el archivo al formato requerido no podrá realizarse la carga correctamente. 1. Abra con un procesador de hojas de cálculo - de preferencia Libre Office - el archivo de nómina REC PAGO en formato y con extensión xls que se descargó desde el portal de DGADP. 2. Verifique que el archivo de nómina REC PAGO contenga las 44 COLLUMNAS que conforman la estructura de REC PAGO. En la figura se muestran los campos y el orden en el que deben estar.
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8 Campos que conforman el REC PAGO 3. Elimine la primer fila -renglón- que corresponde a la cabecera de los campos del archivo de nómina REC PAGO. Ver figura Eliminación de la cabecera del archivo de nómina REC PAGO 4. Elimine las columnas en blanco. Verifique que no se están guardando columnas sin contenido. Para ello seleccione con su cursor las columnas vacías que se encuentren a la derecha y presione el botón derecho del ratón. Se mostrará un menú en su pantalla: seleccione la opción de Eliminar columnas. Ver figura Elimine columnas en blanco
9 5. Elimine las filas en blanco. De la misma forma en que eliminó las columnas, seleccione las últimas filas del archivo y repita la acción anterior y presione la opción de Eliminar filas. Ver figura Elimine filas en blanco 6. Guardar el archivo en formato csv. >> Desde el menú de herramientas seleccione la opción Guardar como. >> Capture el nombre del archivo. >> Elija el formato Texto CSV (.csv), >> Active la opción Edición de ajustes de filtro (Edit filter settings) y presione el botón Guardar. Ver figura:
10 Guardar archivo como CSV 7. Se mostrará en pantalla un cuadro de configuración. Seleccione la opción: Latín3(ISO ). 8. Para las opciones Delimitador de campo seleccione o capture el símbolo de pipe ( ). 9. Deje vacío el campo de texto delimitados por. 10. Presione el botón Aceptar. Automáticamente el archivo quedará guardado en formato CSV listo para la carga. Ver figura
11 3.2.2 Cargar archivo Configuración de archivo en formato CSV Cuando el archivo de nómina REC PAGO esté en en el formato requerido (csv separado por pipes), abra la tarea de Carga de REC PAGO y realice los siguientes pasos: 1. Seleccione el año, la quincena y el archivo que va procesar en esta carga. Ver figura NOTA: Recuerde que el año y la quincena seleccionadas deben corresponder al periodo de tiempo que abarca el archivo de nómina REC PAGO que va a cargar. Sobreescribir un archivo. Cuando desee reemplazar un archivo de nómina REC PAGO cargado anteriormente por el nuevo, active la casilla del campo Sobre escribir el REC PAGO actual con este archivo?. Ver figura 2. Presione el botón Cargar. Se mostrará en pantalla una vista previa con algunos datos del archivo que acaba de cargar. Ver figura
12 3. Para terminar presione el botón de Finalizar. Se mostrará en pantalla una alerta para confirmar la carga. Presione el botón de Aceptar. En ese momento iniciará la carga. Ver figura NOTA: Debido a que el archivo contiene muchos registros, su procesamiento puede tomar algunos minutos. Tenga paciencia y no interrumpa el proceso. Si el archivo cargó correctamente se muestra en la pantalla el grafo de terminación del proceso. Ver figura En caso de error se muestra en la pantalla un mensaje indicando la razón por la que que no pudo realizarse la carga. Ver figura Para poder realizar nuevamente la carga seleccione la opción de Cancelar prematuramente. Una vez que haya revisado y corregido el archivo inicie un nuevo proceso. Ver figura Detalle carga de archivo
13 Sobre escribir RECPAGO Vista previa de REC PAGO
14 Finalizar proceso Terminación del proceso Error de carga
15 Cancelar prematuramente
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