MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Transcripción

1 Hoja: 1 de 18 PRCEDIMIENT: DISEÑ E IMPRESIÓN DE PUBLICACINES DEL INSTITUT MEXIQUENSE DE CULTURA. BJETIV Mejorar la calidad de las publicaciones empleadas para la difusión de las actividades culturales del Instituto Mexiquense de Cultura que solicitan las unidades administrativas del Instituto; así como los organismos públicos, privados y sociales a través del diseño y/o impresión de espectaculares, carteles, catálogos, invitaciones, programas de mano, volantes, material informativo y artículos promocionales. ALCANCE Aplica al personal encargado del diseño, corrección e impresión de las publicaciones y documentos generados en el Instituto Mexiquense de Cultura. REFERENCIAS Ley para la Coordinación y Control de rganismos Auxiliares y Fideicomisos del Estado de México (capítulo II, artículo 5, fracción III, publicada en la Gaceta del Gobierno de fecha 24 de agosto de 1983). Código Administrativo del Estado de México (libro tercero, título quinto, artículo 3.49, fracción III, publicado en la Gaceta del Gobierno de fecha 13 de diciembre de 2001). Acuerdo por el que se establecen las Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias, rganismos Auxiliares y Fideicomisos Públicos del Poder Ejecutivo Estatal (en el apartado IV rganización y Documentación, Norma IE-024, A IE-027, publicado en la Gaceta del Gobierno de fecha 24 de febrero de 2005). Manual de Normas y Políticas para la Emisión de Publicaciones ficiales (en el apartado I. De las publicaciones).

2 Hoja: 2 de 18 RESPNSABILIDADES La Unidad de Desarrollo Institucional del Instituto Mexiquense de Cultura es la unidad administrativa responsable del diseño e impresión de las publicaciones que utilizan las unidades administrativas para difundir las actividades culturales y artísticas. El Titular de la Unidad Administrativa Solicitante deberá: Solicitar mediante oficio dirigido al Jefe de la Unidad de Desarrollo Institucional el diseño o impresión de publicaciones. Anexar a la solicitud la información (Disquete, disco compacto, minidisco compacto o escrito mecanografiado) que contiene los datos que se incluirán en el diseño, especificando quienes convocan, nombre de la actividad, nombre del autor o artista en su caso, fecha, hora y lugar señalando la calle, número, colonia, código postal, municipio y teléfono, imágenes y datos del autor o del artista. Revisar y aplicar la corrección de los datos contenidos en el diseño. Aprobar los proyectos de diseño para su impresión. Adquirir los materiales para impresión (papel, tinta, y solventes) y entregarlos al Coordinador del Área de Diseño Gráfico. Recibir el número de publicaciones solicitadas (impresos, originales mecánicos y/o archivos magnéticos). El Jefe de la Unidad de Desarrollo Institucional deberá: Recibir el oficio de solicitud de diseño e impresión de publicaciones de actividades culturales con la información anexa. Turnar al Coordinador del Área de Diseño Gráfico el oficio de solicitud de diseño e impresión de publicaciones de actividades culturales con la información anexa.

3 Hoja: 3 de 18 El Coordinador del Área de Diseño Gráfico deberá: Recibir el oficio de solicitud de diseño e impresión de publicaciones de actividades culturales con la información anexa. Llenar el formato solicitud de diseño e impresión IMC/UDI-01 con los datos de la información anexa. Designar al que hará el proyecto de diseño. Turnar al la solicitud de diseño e impresión con el oficio de solicitud y la información anexa. Recibir los materiales para impresión (papel, tinta, y solventes) y entregarlos al Serigrafista. Recoger las publicaciones impresas. Resguardar las publicaciones hasta entregarlas al Titular de la Unidad Administrativa. Avisar telefónicamente al Titular de la Unidad Administrativa para pasar a recoger sus publicaciones. El : Recibir la solicitud de diseño e impresión con el oficio de solicitud y la información anexa. Firmar la solicitud de diseño e impresión. Elaborar el proyecto de diseño (espectaculares, carteles, catálogos, folletos, programas de mano, invitaciones y promocionales en general) de acuerdo a la normatividad establecida por el Manual de Normas y Políticas para la Emisión de Publicaciones ficiales. Imprimir el proyecto de diseño. Solicitar verbalmente al Corrector de Estilo la revisión del proyecto de diseño. Modificar el proyecto de diseño de acuerdo a las correcciones aplicadas. Imprimir el dummy del diseño al 100 % o en escala.

4 Hoja: 4 de 18 Imprimir los positivos del diseño para imprimir en serigrafía. Elegir las características a imprimir en las publicaciones. Remitir los positivos y el dummy de la publicación al serigrafista. Solicitar telefónicamente los materiales para impresión de publicaciones (papel, tinta, y solventes) al Titular de la Unidad Administrativa solicitante. Requisitar en la solicitud de diseño e impresión los datos de la entrega de las publicaciones. Entregar las publicaciones al Titular de la Unidad Administrativa solicitante. Archivar la solicitud de diseño e impresión con un ejemplar de la publicación anexo. El Corrector de Estilo deberá: Revisar y aplicar la corrección de estilo y ortográfico de los datos contenidos en el diseño. El Serigrafista deberá: Recibir los positivos y el dummy de la publicación a imprimir. Pedir al los materiales para impresión (papel, tinta, y solventes). Recibe los materiales de impresión (papel, tinta, y solventes). Imprimir las publicaciones con las características recomendadas por el Diseñador. Entregar las publicaciones impresas. Archivar un ejemplar de las publicaciones impresas.

5 Hoja: 5 de 18 DEFINICINES Cartel.- Catálogo.- Datos.- Diseño gráfico.- Dummy.- Espectacular.- Estilo.- Folleto.- Formato.- Impresión.- Información.- Instrumento de comunicación impresa sobre papel que se utiliza para informar alguna actividad o evento diverso. Instrumento de comunicación impreso sobre papel o dispositivo visual magnético que se utiliza para informar el inventario de obra de alguna exposición, actividad o evento diverso. Se refiere al texto que es manipulado gráficamente con estilo dentro del diseño o material impreso para difusión de actividades. Es el arte comunicar, informar y presentar de manera clara un mensaje resaltando el contenido importante y colocando los elementos secundarios a través de la manipulación de imágenes de una manera organizada y que serán plasmadas en un papel, en alguna superficie o en un dispositivo magnético. Es un anteproyecto de diseño e imagen de algún instrumento de comunicación impresa o visual. Es un instrumento de comunicación impresa o visual generalmente de dimensiones grandes que sirve para informar sobre alguna actividad. Combinación de todas las decisiones en la elección del tipo de letra, el uso del espacio, el color, que se traduce en la posición de los elementos en un diseño. Instrumento de comunicación impresa sobre papel que se utiliza para informar alguna actividad o evento diverso, generalmente, contiene información amplia y objetiva. Documento administrativo mediante el cual se solicita el diseño e impresión de publicaciones. Proceso final mediante el cual se puede ver el diseño ilustrado sobre cualquier superficie como puede ser, papel, vinil, plástico, madera, cerámica, etc. Datos documentales y fotográficos de la actividad cultural que se va a desarrollar para integrar en el proyecto de diseño.

6 Hoja: 6 de 18 Invitación.- Medios magnéticos.- Positivos.- Programa de mano.- Publicaciones.- Instrumento de comunicación impreso generalmente sobre papel que se utiliza para convocar al público a una actividad o evento diverso en determinada fecha. Instrumentos de almacenamiento de archivos magnéticos que son resultado de un diseño gráfico como puede ser, un disco compacto, un mini disco compacto, un disquete, una memoria USB. Se refiere a la imagen definitiva de un objeto para su reproducción impresa en las imprentas o talleres de serigrafía, generalmente consiste en la impresión sobre papel vegetal o acetato. Instrumento de comunicación impreso sobre papel que se utiliza para informar de la programación de una actividad o evento, contiene además una sinopsis breve del exponente o del evento. Instrumentos que las unidades administrativas usan como medio para difundir las actividades culturales y artísticas que ofrecen al público usuario como pueden ser carteles, catálogos, invitaciones, programas de mano, folletos, volantes, vinilonas, espectaculares y artículos promocionales. Unidad Administrativa.- Área, dependencia, organismo público, privado o social que solicita apoyo en el diseño y/o impresión de publicaciones de carácter cultural. INSUMS Para el diseño gráfico: ficio de solicitud de diseño y/o impresión dirigido al Jefe de la Unidad de Desarrollo Institucional o al Coordinador del Área de Diseño Gráfico. Disquete, disco compacto, minidisco compacto o escrito mecanografiado que contiene la información que se incluirá en el diseño, especificando quienes convocan, nombre de la actividad o del evento, nombre del autor o artista en su caso, fecha, hora y lugar (señalando dirección, número, colonia, código postal, municipio, teléfono), número de autorización del Comité Editorial de la Administración Pública Estatal (en aquellos casos en que lo amerite), imágenes e información del autor o artista.

7 Hoja: 7 de 18 RESULTADS Publicaciones del Instituto Mexiquense de Cultura diseñadas y/o impresas. INTERACCIÓN CN TRS PRCEDIMIENTS Exposiciones de acervo cultural en los museos del Instituto Mexiquense de Cultura. Exposición de acervo documental histórico que resguarda el Archivo Histórico del Estado de México. Presentación de Actividades Culturales y Artísticas del Instituto Mexiquense de Cultura. PLÍTICAS Toda solicitud de diseño y/o impresión de promocionales en la difusión de actividades culturales se recibirá exclusivamente mediante oficio dirigido al Jefe de la Unidad de Desarrollo Institucional, a excepción de la instrucción derivada de la Dirección General y del Jefe de la Unidad de Desarrollo Institucional. Los trabajos que se reciban mediante oficio de solicitud de diseño e impresión deberán ser canalizados al Área de Diseño Gráfico con 25 días de anticipación a la de realización de la actividad cultural a desarrollar a excepción de los trabajos urgentes que requiera la Dirección General del Instituto, así como de las inserciones de prensa sin embargo se recibirán de manera anticipada. Las solicitudes de los trabajos de diseño gráfico serán atendidas prioritariamente a las necesidades de la Dirección General y a la importancia y oportunidad de las actividades culturales. La información requerida para el diseño de los promocionales en la difusión de actividades culturales, se recibirá mediante impreso mecanografiado y en disquete de 3 ½, disco compacto o minidisco compacto, en el programa texto Word exclusivamente sin formato alguno. Los proyectos de diseño gráfico deberán tener el visto bueno del solicitante antes de ser impresos o grabados en los dispositivos magnéticos. Los diseños de las publicaciones serán impresos en el Área de Serigrafía atendiendo a las siguientes características y volumen de impresión: La dimensión máxima de las publicaciones a imprimir será en un área de 60 x 40 cms. Solo se imprimirá en superficies que así lo permitan. El número máximo a imprimir será: De una tinta en una cara se imprimirán de 1 a 300 ejemplares. De una tinta en dos caras se imprimirán de 1 a 250 ejemplares.

8 Hoja: 8 de 18 De dos tintas en una cara se imprimirán de 1 a 200 ejemplares. De dos tintas en dos caras se imprimirán de 1 a 150 ejemplares. De tres a cuatro tintas de una a dos caras se imprimirán de 1 a 100 ejemplares. No se harán impresiones en selección a color a menos que la Unidad Administrativa solicitante acepte la calidad de la impresión que pudiera resultar. Cuando las publicaciones a imprimir rebasen estas cantidades o los requerimientos máximos, se deberán imprimir en una imprenta a través del trámite por solicitud de suministro en el Departamento de Recursos Materiales. Cuando en la solicitud de diseño se requiera también de la impresión de los promocionales, la unidad administrativa solicitante deberá proporcionar los materiales necesarios para la reproducción en el del Área de Serigrafía y suministrarlo con 15 días anticipados a la fecha en que requieran las publicaciones impresas.

9 Hoja: 9 de 18 DESARRLL NUM. RESPNSABLE ACTIVIDAD 1 Titular de la Unidad Elabora el oficio de solicitud de diseño e impresión de Administrativa solicitante publicaciones de carácter cultural en original y copia dirigido al Jefe de la Unidad de Desarrollo Institucional, firma, anexa información (Disquete, disco compacto, minidisco compacto o escrito mecanografiado) que contiene los datos que se incluirán en el diseño, donde especifica quién convoca, nombre del autor o artista y de la actividad en su caso, fecha, hora y lugar indicando la calle, número, colonia, código postal, municipio y teléfono, imágenes y datos del autor o del artista, entrega original del oficio e información anexa, obtiene acuse de recibido en la copia del oficio y archiva Secretaria del Jefe de la Unidad de Desarrollo Institucional Jefe de la Unidad de Desarrollo Institucional. Coordinador del Área de Diseño Gráfico Recibe oficio de solicitud con información anexa, y los entrega al Jefe de la Unidad de Desarrollo Institucional. Recibe oficio de solicitud con la información anexa y la turna al Coordinador del Área de Diseño Gráfico. Recibe oficio de solicitud e información anexa, se entera, llena el formato solicitud de diseño e impresión IMC/UDI-01 con los datos de la información anexa, designa en el formato de solicitud al que hará el proyecto de diseño, firma, anexa oficio de solicitud con la información y los entrega al Diseñador Gráfico donde le instruye la realización del diseño. Recibe la solicitud de diseño e impresión, oficio de solicitud e información anexa, firma de recibido en la solicitud, elabora el proyecto de diseño (espectaculares, carteles, catálogos, folletos, programas de mano, invitaciones y promocionales en general) de acuerdo a la normatividad establecida por el Manual de Normas y Políticas para la Emisión de Publicaciones ficiales, imprime el proyecto de diseño, solicita verbalmente al Corrector de Estilo la revisión del proyecto y archiva temporalmente la solicitud, el oficio y la información para control.

10 Hoja: 10 de 18 NUM. RESPNSABLE ACTIVIDAD 6 Corrector de Estilo Recibe solicitud verbal, se entera, aplica corrección de estilo y ortografía, extrae del archivo la solicitud de diseño e impresión, firma de revisado, devuelve el proyecto corregido al y archiva la solicitud de diseño e impresión Titular de la Unidad Administrativa solicitante Titular de la Unidad Administrativa solicitante Titular de la Unidad Administrativa solicitante Serigrafista Recibe el proyecto de diseño con las correcciones, modifica el proyecto de diseño, imprime el dummy del diseño al 100 % o en escala y avisa telefónicamente al Titular de la unidad administrativa solicitante para que dé su visto bueno. Se entera, acude al Área de Diseño Gráfico, recibe el dummy, revisa y decide: Sí, corrige? modifica el dummy y lo devuelve al para corrección, se conecta con la actividad 7. No, corrige? aprueba el dummy y lo devuelve al. Recibe el dummy y decide: Sí, se imprime? prepara archivo, imprime los positivos en papel vegetal, selecciona las características a imprimir, anexa el dummy y los entrega al serigrafista, se conecta con la actividad 14. No, se imprime? prepara las publicaciones (dispositivo magnético y original mecánico) y se conecta con la actividad 20. Recibe los positivos y el dummy, se entera sobre las características a imprimir, pide verbalmente los materiales para impresión (papel, tinta, y solventes) al, y archiva el dummy y los positivos para control. Recibe petición verbal de los materiales para impresión y solicita telefónicamente los materiales para impresión de publicaciones (papel, tinta, y solventes) al Titular de la Unidad Administrativa solicitante.

11 Hoja: 11 de 18 NUM. RESPNSABLE ACTIVIDAD 16 Titular de la Unidad Administrativa solicitante Recibe solicitud, se entera, adquiere los materiales para impresión (papel, tinta, y solventes) y los entrega al Coordinador del Área de Diseño Gráfico Coordinador del Área de Diseño Gráfico. Serigrafista Titular de la Unidad Administrativa solicitante Recibe los materiales para impresión (papel, tinta, y solventes) y los entrega al Serigrafista. Recibe materiales de impresión (papel, tinta, y solventes), extrae del archivo el dummy y los positivos, imprime con los materiales de impresión el número de publicaciones solicitadas, avisa verbalmente al Diseñador Gráfico que las publicaciones están impresas, destruye el dummy y los positivos y archiva un ejemplar de la publicación impresa. Recibe aviso, se entera, recoge las publicaciones impresas, las resguarda y avisa telefónicamente al Titular de la Unidad Administrativa para que acuda por las publicaciones. Prepara las publicaciones (impresos, originales mecánicos y/o archivos magnéticos) extrae del archivo la solicitud de diseño e impresión, requisita los datos de la entrega de las publicaciones, entrega las publicaciones al Titular de la Unidad Administrativa solicitante, recaba firma de recibido en la solicitud, anexa un ejemplar de la publicación impresa y la archiva con la solicitud de diseño e impresión. Acude al Área de Diseño Gráfico y recibe el número de publicaciones solicitadas (impresos, originales mecánicos y/o archivos magnéticos). Fin del procedimiento.

12 Hoja: 12 de 18 DIAGRAMACIÓN Titular de la Unidad Administrativa solicitante Jefe Secretaria Unidad de Desarrollo Institucional Coordinador del Área de Diseño Gráfico Corrector de estilo Elabora, firma, anexa, entrega, obtiene y archiva Inicio 1 C ficio de solicitud de diseño Recibe, y entrega 2 Información Recibe y turna ficio de solicitud de diseño 3 Información ficio de solicitud de diseño Información 4 Recibe, se entera, llena, designa, firma, anexa y entrega ficio de solicitud de diseño Información 5 Recibe, firma, elabora, imprime, solicita, y archiva Solicitud de Diseño e Impresión ficio de solicitud de diseño Información Solicitud de Diseño e Impresión Proyecto de diseño Recibe, se entera, aplica, extrae, firma, devuelve y archiva 6 Recibe, modifica, imprime y avisa 7 Proyecto de diseño Proyecto de diseño Solicitud de Diseño e Impresión Dummy A

13 Hoja: 13 de 18 Titular de la Unidad Administrativa solicitante Jefe Secretaria Unidad de Desarrollo Institucional Coordinador del Área de Diseño Gráfico Serigrafista A Se entera, acude, recibe, revisa y decide 8 Dummy Corrige? No Si Modifica y devuelve 9 Dummy 7 Aprueba y devuelve 10 Dummy Recibe y decide 11 Dummy Se imprime? No Si Imprime, selecciona, anexa y entrega 12 Positivos Dummy 14 Prepara 13 Recibe, se entera, pide y archiva 14 Publicaciones Positivos Dummy 20 Recibe, se entera, adquiere y entrega 16 Materiales de impresión Recibe y entrega 17 Recibe y solicita 15 Materiales de impresión B

14 Hoja: 14 de 18 Titular de la Unidad Administrativa solicitante Jefe Secretaria Unidad de Desarrollo Institucional Coordinador del Área de Diseño Gráfico Serigrafista B Recibe, extrae, imprime, avisa 18 Materiales de impresión Positivos Recibe, se entera, recoge, resguarda y avisa 19 Dummy Publicaciones X N N Publicaciones X Prepara, extrae, requisita, entrega, recaba, anexa y archiva 20 Acude y recibe 21 Publicaciones X Publicaciones X Solicitud de Diseño e Impresión Publicaciones N Fin

15 Hoja: 15 de 18 MEDICIÓN Indicador para medir la capacidad de respuesta: Número de solicitudes de diseño atendidas favorablemente X 100= Porcentaje de solicitudes atendidas Número de solicitudes de diseño recibidas Registro de evidencias El número de solicitudes de diseño atendidas favorablemente y el número de solicitudes de diseño recibidas quedan registrados y archivados en las solicitudes de diseñó e impresión.

16 Hoja: 16 de 18 FRMATS E INSTRUCTIVS

17 Hoja: 17 de 18 INSTRUCTIV PARA LLENAR EL FRMAT: SLICITUD DE DISEÑ E IMPRESIÓN IMC/UDI-01 bjetivo: Atender las solicitudes del servicio de diseño y / o impresión de publicaciones para difusión de actividades culturales y artísticas que ofrece el Instituto Mexiquense de Cultura Distribución y destinatario: el formato se elabora en original y se archiva en el Área de Diseño Gráfico con el oficio de solicitud, la información y un ejemplar del material impreso aprobado por el área solicitante. No. CNCEPT DESCRIPCIÓN 1 Fecha Anotar el día, mes y año en que se elabora el formato Área Evento Tipo Descripción Cartel Diseñador Fecha Cantidad Descripción Tamaño Papel Escribir el nombre de la unidad administrativa, dependencia, organismo público, privado o social que solicita el servicio de diseño y/o impresión. Indicar el nombre del evento a que se refiere la solicitud. Detallar el tipo de servicio proporcionado (si es impresión en láser, inyección de tinta o serigrafía). Especificar si se trata de diseño y/o impresión. Recuadro para la cantidad de carteles, invitaciones, programas, folletos, inserciones y otros trabajos solicitados. Escribir el nombre del a quien fue designado el diseño. Anotar día, mes y año en que se entrega el trabajo solicitado. Columna destinada para asentar la cantidad de publicaciones que se entregan. Columna destinada para especificar el tipo de publicación que se entrega. Columna destinada para indicar las medidas de los productos que se entregan. Columna destinada para mencionar el tipo de papel que se utilizó en la impresión de la publicación. Columna para describir el tipo de papel en que se imprimió la publicación.

18 Hoja: 18 de bservaciones Diseñó Corrector Autorizó Área usuaria Espacio para describir cualquier circunstancia relacionada con el trabajo de diseño que se solicita ejemplo fecha, hora, autor del evento, número de autorización, más detalles del diseño, Etc. Espacio para asentar la firma del diseñador encargado del trabajo. Espacio para asentar la firma del de la persona que corrigió el estilo y la ortografía. Espacio para asentar la firma a del Coordinador del Área de Diseño Gráfico que autorizó la solicitud. Espacio para asentar la firma de la persona que recoge el trabajo solicitado por parte de la unidad administrativa solicitante.