ESTUDIO PREVIO. El Departamento de Risaralda, Secretaria Administrativa Dirección de Informática y Sistemas

Transcripción

1 ESTUDIO PREVIO El Departamento de Risaralda, Secretaria Administrativa Dirección de Informática y Sistemas Pereira, septiembre 10 de 2012 Adelantadas las diligencias correspondientes y necesarias para verificar la necesidad de la contratación para desarrollar el siguiente objeto: CONTRATAR EL SERVICIO DE INFORMACIÓN PARA SOPORTE E IMPLEMENTACIÓN DE LA PLATAFORMA TECNOLÓGICA PARA LA GESTIÓN DEL SITIO WEB INSTITUCIONAL EN CUMPLIMIENTO DE GOBIERNO EN LINEA, USO DE REDES SOCIALES Y CORREO MASIVO. esta dependencia realiza el estudio previo requerido conforme a los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la ley 80 de 1993 y en concordancia con el Artículo del decreto 0734 de abril 13 de 2012, para adelantar el proceso de selección por el sistema de Selección Abreviada de menor cuantía y la consecuente celebración del contrato requerido. Este servicio se contrata con recursos de funcionamiento para el caso de las secretarías de Salud; El CDP dispuesto para esta actividad es de funcionamiento, y en el concepto que se utilizo se denomino "Mantenimiento" porque esta cobijado por el decreto 1118 del 16 de diciembre del 2011 "Por el cual se liquida el presupuesto de Rentas y Gastos del Departamento de Risaralda para la vigilancia fiscal comprendida entre el 1 de enero al 31 de diciembre de 2012", y publicado mediante el memorando interno N en su enunciado "Gastos Generales"; donde se argumenta que: Con cargo a los diferentes objetos de gastos de mantenimiento se adquirirán los bienes de consumo final o fungibles que no deban inventariarse por su valor o duración, necesarios para la reparación o conservación, de bienes muebles e inmuebles, equipos de oficina, equipos de sistemas, equipos de comunicaciones, armamento de propiedad del Departamento, mantenimiento y reparación de maquinaria y vehículos; se pagarán además por este rubro referentes a las matrículas, placas, y demás requisitos legales para mantener actualizado el parque automotor. Mantenimiento sedes administrativas departamentales y demás dependencias de la administración central que se encuentren ubicadas fuera del palacio departamental. De igual manera se podrá atender los gastos que pueda generar el funcionamiento y mantenimiento hardware, software y procedimientos diseñados para soportar la captura, el manejo, la manipulación, el análisis, el modelado y despliegue de datos especialmente georeferenciados para la solución de los problemas complejos del manejo del planeamiento territorial (Ploter). Cobijando asi el objeto del contrato. Administrativa y Despacho del Gobernador, los recursos de inversión corresponden a las mismas dependencias de los que se anexa certificación del Banco de Programas y proyectos. 1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD: La Gobernación de Risaralda en cumplimiento al decreto 1151 del 14 de abril de 2008, el manual de implementación de la Estrategia de Gobierno en línea e incorporación de recomendaciones del documento "Políticas y Estándares para publicar información del

2 Estado Colombiano en Internet" del año 2000, establece la obligación de implementar para todas las entidades de la Administración Pública la Estrategia de Gobierno en línea, de acuerdo con los parámetros señalados en dicho decreto y en el manual para la implementación de la Estrategia, según el cual, como parte de la fase de Democracia: las entidades deben habilitar espacios para la participación haciendo uso de redes sociales o utilizando las herramientas de participación con las que cuenta el Portal del Estado Colombiano; se requiere una plataforma tecnológica estable, que cumpla con las últimas tendencias tecnológicas en cuanto a transmisión de datos, interactividad, colaboración y que además garantice una administración amigable con óptimos niveles de seguridad acorde con las políticas de implementación de aplicaciones WEB 2.0. Es necesario modificar la plantilla actual del sitio web de la Gobernación para cumplir con el nivel de accesibilidad "AA" que en la actualidad no se está cumpliendo. El sitio requiere contar con un gestor de usuarios con manejo de credenciales que permita ejercer un mayor control sobre el aplicativo. Se requiere avanzar en la Fases 3 de Gobierno en Línea (fase transaccional) para lo cual es necesario contar con una plataforma que permita sinergia entre aplicaciones, es decir, a través de aplicaciones web se puede interactuar con otros sistemas de información que actualmente se encuentren aislados, por ejemplo el sistema de información de Desarrollo Agropecuario, Risaralda Turística, El sistema SIETE, etc. Se requiere el fortalecimiento del servicio de redes sociales e implementación de correo masivo, con el fin de difundir la imagen institucional y poner en conocimiento los servicios que ofrece la entidad a la comunidad en general. De acuerdo a lo anterior, se requiere contratar el Servicio de Información para soporte e implementación de la plataforma tecnológica para la gestión del sitio web institucional en cumplimiento de gobierno en línea, uso de redes sociales y correo masivo. 2. OBJETO A CONTRATAR CONTRATAR EL SERVICIO DE INFORMACIÓN PARA SOPORTE E IMPLEMENTACIÓN DE LA PLATAFORMA TECNOLÓGICA PARA LA GESTIÓN DEL SITIO WEB INSTITUCIONAL EN CUMPLIMIENTO DE GOBIERNO EN LINEA, USO DE REDES SOCIALES Y CORREO MASIVO. 3. FUNDAMENTOS JURIDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCION De conformidad con el Art. 2 de la ley 1150 de 2007 y en concordancia con el decreto 0734 de abril 13 de 2012 y según la naturaleza del servicio y la cuantía se requiere adelantar el presente proceso mediante la modalidad de selección abreviada de menor cuantía, según el procedimiento establecido en el decreto 0734 de abril 13 de 2012 Artículo PLAZO DE EJECUCION: El plazo de ejecución del contrato que se adjudique será de 60 dias contados a partir de la fecha y firma del acta de iniciación del contrato y este plazo solo podrá ser hasta el 31 de Diciembre de 2012.

3 5. FORMA DE PAGO: El Departamento de Risaralda, cancelará el valor del Contrato que se suscriba con ocasión de esta contratación de la siguiente forma. Un anticipo del 40% y tres (3) pagos iguales mediante actas mensuales, vencidas entre el interventor y el contratista.. 6. ANALISIS TECNICO Y ECONOMICO: El 01 de septiembre de 2012, se consultó con algunas de las empresas que en nuestra región prestan el servicio objeto de la contratación, informando que las siguientes son las tarifas para la vigencia 2012: Ítem que contempla Desarrollo e implementación del Portal o sub portales Redes sociales y correo electrónico masivos INFORTEC LTDA Valor Unidad INCLUIDO IVA SISFO SAS Valor Unidad INCLUIDO IVA No. Items Valor promediado y Total INCLUIDO IVA $ $ $ $ $ $ TOTAL INCULUIDO IVA: $ Teniendo en cuenta la consulta anterior se calculó un promedio para obtener los precios de referencia. Por lo anterior para el presente proceso se ha calculado un presupuesto oficial de SETENTA Y CINCO MILLONES DE PESOS MCTE ($ oo) INCLUIDO IVA El Departamento de Risaralda adelantara el presente proceso con cargo a las siguientes disponibilidades presupuestales: CDP RUBRO PRESUPUESTAL SECRETARIA PRESUPUESTO Salud $ Despacho del Gobernador $ Secretaria Administra $ TOTAL $

4 7. JUSTIFICACION DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN. Para identificar la propuesta más favorable de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 5 de la ley 1150 de 2007 y artículo del decreto 0734 de abril 13 de 2012, se tendrá en cuenta los siguientes criterios de selección Requisitos habilitantes: Conforme a la Ley 1150/2007 y el decreto 0734 de abril 13 de 2012, serán requisitos habilitantes los siguientes: Capacidad Jurídica. Que se acredita de la siguiente manera: con el objeto y la actividad comercial. a) CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL, para persona jurídica con el objeto de la actividad comercial, coherente con el objeto a contratar y las autorizaciones y licencias de funcionamiento expedido por la autoridad competente b) AUTORIZACIÓN PARA CONTRATAR para la Persona Jurídica, si se requiere, debe tenerse en cuenta que dentro del certificado de Constitución y representación legal las facultades del Representante Legal deben ser amplias expresas y suficientes, si no aparece así, debe incluirse la Autorización para contratar expedida por el organismo competente. c) Documento de Conformación del Consorcio o Unión Temporal, Conforme a lo establecido en el ítem documentos de la propuesta. d) Certificado de la Cámara de Comercio Sobre calificación y clasificación en el Registro Único Nacional de Proponentes, para la Persona Natural, la Persona Jurídica y para todo y cada uno de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal, en el que se clasifique como: 3 Proveedor Especialidad 33. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN. Grupo 03. Software. O de acuerdo al CIIU Actividad 7220 Consultores de programas de informática, elaboración y suministro de programas informáticos En caso de que el proponente o alguno de los miembros del consorcio o unión temporal no esté inscrito en la actividad, especialidad y grupo exigidos en la presente convocatoria se entenderá que no existe ofrecimiento y que no tiene capacidad, por lo tanto su propuesta será rechazada Experiencia acreditada exigida en el pliego Que se demuestra con los certificados adicionales solicitados en el pliego de condiciones Experiencia probable, deberá tener un mínimo de tres (3) años. Esta se verifica en el RUP.

5 7.1.4 Capacidad Financiera.Que se acreditará con el cumplimiento de lo exigido en el presente pliego en cuanto a los índices financieros: Capital de trabajo, solvencia y nivel de endeudamiento con corte a 31 de diciembre de Esta se verifica en el RUP y debe estar en firme Capacidad Técnica. Teniendo en cuenta lo exigido en el pliego de condiciones con un mínimo de 5 personas vinculadas. Esta se verifica en el RUP Capacidad Acreditar como mínimo un organigrama y listado del personal necesario, para el cumplimiento del objeto del contrato. Su organigrama debe contar mínimo con lo siguiente, en la sede del área Metropolitana. 1 Gerente o Administrador 1 Diseñador Web 2 Programadores en ambiente web 1 Recepcionista Capacidad de organización: El proponente deberá tener una capacidad de organización mínima equivalente a 133 SMLMV. Esta se verifica en el RUP En caso de Consorcios o Uniones Temporales, la capacidad de organización se calculará con base en la suma aritmética de la capacidad de organización de cada uno de los integrantes si es del caso. Se verificará con el certificado del RUP Factores de ponderación o calificación El proceso de selección que se debe tramitar para escoger el contratista que preste el servicio requerido, corresponde al denominado SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA. La calificación de las ofertas se hará con base en los siguientes parámetros, para un valor total CIENTO DIEZ (100) puntos: 7.3 FACTOR DE CALIFICACION: Las propuestas se calificaran sobre CIEN PUNTOS (100) 1. Valor de la oferta 65 Puntos 2. Calidad del Servicio 35 Puntos 3. Criterios preferenciales para las a. 10% para MIPYMES microempresas. b. 6% para pequeñas empresas. c. 3% para medianas empresas PUNTAJE MAXIMO 100 Puntos

6 7.3.1 Precio: Al factor precio se le asignaran SESENTA Y CINCO (65) puntos Se asignarán SESENTA Y CINCO (65) puntos al proponente que oferte el menor valor en cada item solicitado, a los demas proponentes en forma proporcional mediante la aplicación de una regla de tres inversa, para lo cual los proponentes deben diligenciar el siguiente formato: Ítem que contempla Desarrollo e implementación del Portal o sub portales Valor Unidad INCLUIDO IVA No. Items Redes sociales y correo electrónico masivos 1 TOTAL INCULUIDO IVA: 4 Valor Total INCLUIDO IVA Componente calidad de los servicios TREINTA Y CINCO 35 puntos El puntaje asignado para la evaluación de calidad de los servicios será de 35 puntos, que serán otorgados así: Al proponente que ofrezca a la entidad realizar soporte y mantenimiento tecnico por 3 meses adicionales a la terminación del contraro, se asignarán (5) puntos. A quien no ofrezca este ítem se le asignarán cero (0) puntos. Al proponente que acredite contar por lo menos con un programador certificado por entidad competente y acreditada en el lenguje de desarrollo de la plataforma ofrecida, se asignarán (10) puntos. A quien no ofrezca este ítem se le asignarán cero (0) puntos. Al proponente que tenga Certificado de Registro de Soporto Logico Software Expedido por el Ministerio del Interior y de Justicia, donde se verifique los derechos de autor del proponente y del producto ofrecido segun los requerimientos, se asignarán (15) puntos. A quien no ofrezca este ítem se le asignarán cero (0) puntos. Asesoria al comite GEL para la implementación ofreciendo doce (12) horas de capacitaciones en el manual 3.1 de GEL, se asignarán (5) puntos. A quien no ofrezca este ítem se le asignarán cero (0) puntos. Este criterio se verificará con certificado que deberá anexar el proponente donde manifieste prestar este servicio. No se aceptará ningún tipo de enmendadura en el Formulario de la propuesta, que no venga claramente refrendada con la firma del Proponente, si esto ocurre la Oferta será automáticamente rechazada.

7 7.3.3 Condición de Mypime: De conformidad a lo establecido en el Artículo del Decreto 0734 de abril 13 de 2012 se asignarán máximo 10 puntos así: Criterios preferenciales para las MIPYMES Microempresa Pequeña empresa Mediana empresa Porcentajes aplicados sobre la calificación total. 10% (10 puntos) 6 % (6 puntos) 3 % (3 puntos) Este requisito debe acreditarse con un certificado de Revisor Fiscal o Contador Público. De conformidad con el decreto 734 de 2012 articulo Artículo Condiciones preferencia/es en favor de la oferta de bienes y servicios producidos por las Mipymes. Salvo lo previsto para la contratación de mínima cuantía y la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, en los procesos de selección que no superen los ciento veinticinco mil dólares americanos (US$ ) se otorgará un puntaje a los bienes y servicios producidos por las Mipymes de la siguiente manera: a. Un puntaje del diez por ciento (10%) del total de la calificación a los bienes y servicios producidos por las micro empresas. b. Un puntaje del seis por ciento (6%) del total de la calificación a los bienes y servicios producidos por las pequeñas empresas c. Un puntaje del tres por ciento (3%) del total de la calificación a los bienes y servicios producidos por las medianas empresas 7.4 CAPACIDAD FINANCIERA: Con base en la información sobre capacidad financiera acreditada en el Registro Único de Proponentes (RUP) con fecha corte diciembre 31 de 2011, la Secretaría Administrativa calculará los siguientes indicadores financieros y verificará el cumplimiento de las condiciones que se detallan a continuación, en caso de no cumplir alguna, se rechazará la Propuesta Capital de Trabajo: Capital de Trabajo = Activo Corriente - Pasivo Corriente El capital de trabajo deberá ser igual o mayor al SESENTA POR CIENTO 60% del valor del presupuesto oficial Solvencia: Deberá ser igual o mayor a DOS PUNTO CERO (2.0) Solvencia = (Activo Corriente / Pasivo Corriente) = > 2.0

8 7.4.3 Nivel de Endeudamiento: Deber ser menor o igual al SESENTA POR CIENTO (60%). Nivel de Endeudamiento = (Pasivo Total / Activo Total) <= 0.60 En caso de Consorcios o Uniones Temporales, los indicadores se calcularán con base en la suma aritmética de las partidas de cada uno de los integrantes si es del caso, sin embargo si uno de los integrantes cumple con la totalidad de los indicadores, se tendrá en cuenta ese único balance. 7.4 EXPERIENCIA: Certificaciones Requeridas. Para la presente contratación los Interesados deberán acreditar certificados y documentos, así: Los proponentes deben anexar dos (2) certificaciones desarrollo e implementación de sitios web con contenido administrable que cumplan con el decreto 1151 del 14 de abril de 2008, del manual de implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea e incorporación de recomendaciones del documento "Políticas y Estándares para publicar información del Estado Colombiano en Internet" del año MATRIZ DE RIESGOS. Cumpliendo con lo expresado ene l numeral 6 del artículo del decreto 734 de 2012 para los efectos previstos en el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 La Administración Departamental con base en el desarrollo legal, jurisprudencial y doctrinal existente sobre el principio de la ecuación contractual (articulo 27 y 28 de la ley 80 de 1993), o del equilibrio económico del contrato, procedió a realizar la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar la equivalencia económica del contrato que llegare a adjudicarse. Para efectos de la presente convocatoria y ejecución de su contrato, se efectúan las siguientes definiciones: RIESGO PREVISIBLE: Son los posibles eventos, hechos o circunstancias que por la naturaleza del contrato y de las actividades a ejecutar es factible su ocurrencia, por tratarse de riesgos normales que razonablemente se deben considerar al momento de proponer, celebrar el contrato y ejecutarlo, surgiendo así la obligación de asumirlo. TIPIFICACIÓN DEL RIESGO: Es la materialización o manifestación que se hace en el pliego de condiciones, de aquellos eventos, hechos o circunstancias previsibles de ocurrencia. ESTIMACIÓN DEL RIESGO: Es la valoración en términos monetarios o porcentuales respecto del valor del contrato, que se hace del riesgo previsible.

9 ASIGNACIÓN DEL RIESGO: Es el señalamiento que se hace de la parte contractual que debe asumir el riesgo. RIESGO IMPREVISIBLE: Son aquellos eventos, hechos o circunstancias donde no es factible su previsión; es decir, no se visualiza su ocurrencia. Estos riesgos deberán estar considerados como costo del contrato en el ítem de gastos contingentes o imprevistos. Para efectos de este proceso de selección se tipifican los siguientes riesgos: TIPIFICACIÒN DE RIESGOS ASIGNACIÒN DEL RIESGO CLASES TIPOS CONTRATISTA ENTIDAD PROB. Sociales o Políticos Operaciona les Tecnológic os Condiciones Sociales Sistema de Gobierno Extensión de Plazo Ejecución fuera de Programación No obtención del Objeto por Inadecuados Procesos Obsolescencia Tecnológica Fallos en las Telecomunicacion es Suspensión de Servicios Públicos Advenimiento de Nuevos Desarrollos Tecnológicos o Estándares ESTIMACIÒN DEL RIESGO IMPACTO (%) CUANTIA (%) x x x De acuerdo con la distribución anterior, no procederán reclamaciones del Contratista, basadas en la ocurrencia de alguno de los riesgos asumidos por él, y, en consecuencia, la Administración Departamental no hará ningún reconocimiento, ni ofrecerá garantía alguna, que permita eliminar o mitigar los efectos causados por la ocurrencia de alguno de estos

10 riesgos, salvo que dicho reconocimiento o garantía se encuentren expresamente pactados en el Contrato. 9. GARANTIAS Cumplimiento; Por el 20 % del valor del contrato, por el termino del mismo y ocho (8) meses más. En todo caso la garantía de cumplimiento deberá estar vigente hasta el término previsto para la liquidación. El valor de esta garantía pretende garantizar el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato estatal, incluyendo en ellas el pago de multas y cláusula penal pecuniaria cuando se hayan pactado en el contrato. El amparo de cumplimiento del contrato cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones nacidas del contrato, así como de su cumplimiento tardío o defectuoso, cuando ellos son imputables al contratista garantizado. Calidad del servicio; Por el 20 % del valor del contrato, por el termino del mismo y seis (6) meses más. Con el fin de cubrir al departamento de las posibles irregularidades que se cometan tanto en el servicio de entrega del suministro, como en el no cumplimiento de los estándares de calidad del combustible. Esta garantía cubre a la entidad contratante de los perjuicios imputable al contratista garantizado que surjan con posterioridad a la terminación del contrato y que se deriven de: Mala calidad del servicio prestado teniendo en cuenta las condiciones pactadas en el contrato. Salarios y prestaciones sociales; Por el 10 % del valor del contrato, por el termino del mismo y tres (3) años más. Para garantizar que el contratista cumpla con las obligaciones laborales que tiene con el personal que utiliza para prestar el servicio. Cubrirá ala entidad estatal contratante de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones laborales a que está obligado el contratista garantizado, derivados de la contratación del personal utilizado para la ejecución del contrato amparado. Con la presentación de este estudio queda evidenciada la necesidad que debe satisfacer el Departamento de Risaralda-Secretaría Administrativa, por lo que resulta imprescindible adelantar el correspondiente proceso de contratación tendiente a cumplir con los objetivos para la buena marcha y efectivo cumplimiento de los cometidos de la Administración Departamental, por consiguiente se debe adelantar el proceso contractual respectivo y su perfeccionamiento. Buen manejo y correcta inversión del anticipo: El valor de esta garantía deberá ser equivalente al ciento por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de anticipo, en dinero o en especie, para la ejecución del contrato, por el termino del contrato y seis (6) meses más. Y su vigencia se extenderá hasta la liquidación del contrato.

11 El amparo de buen manejo y correcta inversión del anticipo cubre a la entidad estatal contratante, de los perjuicios sufridos con ocasión de (i) la no inversión; (ii) el uso indebido, y (iii) la apropiación indebida que el contratista garantizado haga de los dineros o bienes que se le hayan entregado en calidad de anticipo para la ejecución del contrato. Cuando se trate de bienes entregados como anticipo, estos deberán tasarse en dinero en el contrato. LINA BEATRIZ RENDON TORRES Secretaria de Salud DIEGO VELÁSQUEZ GUTIÉRREZ Secretario de Hacienda Proyectó: MATEO PARRA MANRIQUE