DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA ALCALDIA MUNICIPAL DE ARMENIA FORMATO SEGUIMIENTO A LAS ESTRATEGIAS DEL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO

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1 DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA ALCALDIA MUNICIPAL DE ARMENIA FORMATO SEGUIMIENTO A LAS ESTRATEGIAS DEL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO PERIODO: ABRIL COMPONENTE ACTIVIDADES ACTIVIDADES REALIZADAS abr-30 ago-31 dic-31 RESPONSABLE OBSERVACIONES Elaboración del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano para el Municipio de Armenia, Antioquia. Secretaría de Planeación e Infraestructura Se verificó en la pagina web del municipio el documento y la fecha de públicación. Diseñar herramientas de control para reducir el amiguismo y clientelismo Control interno Existe un código de etica y uno de buen gobierno, que fueron ampliamente difundidos y de los cuales se realizó la respectiva socialización. Se realizan refuerzos sobre la conducta de lo ético a traves de correos institucionales. Verificar el Cumplimiento de las metas del plan de desarrollo Secretaría de Planeación se efectúan seguimientos periódicos a las metas, indicadores y objetivos en el plan de acción anual y se toman las medidas necesarias para su cumplimiento MAPA DE RIESGOS ANTICORRUPCION Capacitación para empleados y planta de contratistas Se crean espacios de capacitación utilizando herramientas para identificar cuáles son las falencias de conocimiento y en qué áreas se presentan. Seleccionar el personal idóneo para desempeñar los diferentes cargos y procesos administrativos estableciendo disposiciones legales de selección. Existe un manual de funciones, donde se establecen claramente los criterios de selección y desempeño. Los contratistas se eligen teniendo en cuenta factores de estudio y experiencia. Publicidad de contratación Actualizacion de la página web con el fin de informar permanentemente a la ciudadanía de las actividades de la administración. Aplicación del estatuto anticorrupción. La administración aplicará el mismo en todas sus dependencias para lo cual se desarrollará una capacitación o socialización con los funcionarios sobre las normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Secretaría de Planeación Alcalde municipal. Funcionario encargado del proceso de sistemas. Secrataría de Gobierno Se publican los contratos dentro de los términos legales en la página del SECOP y Gestión transparente Se cumple con la Publicación constante en la página web con criterios de fácil acceso a la ciudadanía de todos los planes, programas y proyectos e información general de las actividades de la alcaldía. A la fecha no se ha efectuado capacitación en este tema.

2 Simplificación de procedimientos internos. Con la implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI, la alcaldía pretende la racionalización de procedimientos internos a través del desarrollo de estrategias efectivas de simplificación, estandarización, eliminación, automatización, adecuación normativa, interoperabilidad de información pública y procedimientos administrativos orientados a facilitar la gestión administrativa. Control interno Con la realización de auditorías internas de gestión, se efectúan las respectivas recomendaciones en aras de simplificación de procedimientos internos. Propender a través de capacitación, la formación de una entidad que usa racionalmente los recursos evidenciada en la implementación de la cultura de cero papel. Se estructuró un documento con información valiosa sobre la cultura de cero papel en las administraciones y el mismo se socializó con todos los funcionarios. Copia del documento fue enviado a los correos personales. Fomento a la vocación de servicio en las conductas del servidor público; Lo cual implica que el mismo demuestre en el ejercicio de su trabajo el deseo permanente por satisfacer las necesidades de los ciudadanos con un alto nivel de excelencia por brindar la mejor atención y calidad de servicio logrando superar las expectativas de los clientes Con la divulgación y reforzamiento del código de ética y la cultura del autocontrol, se formenta la vocación de servicio en los funcionarios de la administración. ESTRATEGIA ANTITRAMITES Aplicación del código de ética. La administración ha establecido como una prioridad la lucha contra la corrupción, la recuperación de la institucionalidad, la transparencia y la efectividad. Es así como la conducta de los funcionarios de la entidad y demás personas que prestan sus servicios directa e indirectamente debe ser intachable, tanto en sus tareas diarias como en su conducta personal. Por tal razón que para el año se reforzará la aplicación del código de ética en la alcaldía a través de socialización y empoderamiento del mismo. El Código de Etica fue ampliamente difundido a los funcionarios y periodícamente se efectúan refuerzos en la conducta de lo ético a través de correos institucionales. La alcaldía municipal de Armenia - Antioquia, viene realizando acciones de mejoramiento con el fin de simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar los tramites existentes, así como acercar al ciudadano a los servicios que presta la administración, mediante la modernización y aumento de la eficiencia de sus procedimientos, y lograr que se elimine cualquier foco de corrupción, se agilicen los trámites y evitar un sobrecosto en el mismo y demoras. Se publicará trimestralmente en la página WEB de la alcaldía un informe consolidado de la contratación que se presente. Divulgación en la página web del Municipio, dinamización y actualización del link de Quejas y Reclamos con el fin de que la comunidad Armenia presenten sus quejas, reclamos y denuncias de los actos de corrupción desarrollados por los funcionarios de la Alcaldía Municipal. Con esta estrategia se le da cumplimiento al artículo 76 de la Ley 1474 de GELT_T A la fecha no se han implementado trámites ni servicios en linea. El informe debió ser publicado en marzo de.

3 Se publicara semestralmente informes en la página WEB del Municipio sobre el seguimiento, tratamiento y resultados sobre las quejas, reclamos y denuncias por hechos de corrupción presentados por la comunidad Informe semestral que deberá ser presentado en junio de Publicar el presupuesto y el plan de acción municipal al igual que sus ejecuciones presupuestales. Se encuentran publicados tanto el presupuesto como el plan de acción de la presente vigencia. Públicar la gestión contractual en el SECOP.. Las públicaciones en el SECOP se realizan de manera periodica y cumpliendo con los plazos legales. Diseñar un folleto en donde se consigna toda la gestión realizada por la Administración municipal, para ser distribuido el día de la rendición de cuenta Alcalde municipal - Esta actividad se tiene programada para los eventos de rendición pública de cuentas e informe de Gestión a realizarse en la cabecera municipal, para el mes de diciembre de Promoción de actividades y eventos a través de las cuentas oficiales en las redes sociales. - Se publican casi todos los eventos que realiza la Administración en las diferentes redes sociales del municipio y en la página institucional. Realizar reunión con los de todas las areas para planear, organizar y desarrollar una audiencia pública. Definir los grupos de interés y personalidades que deben participar del evento, para la elaboración de las invitaciones y correspondiente entrega. Se realizará a los Directivos de las Juntas de Acción Comunal, líderes comunitarios y comunidad en general. RENDICION DE CUENTAS Coordinar la estrategia de medios de información para la convocatoria a evento. Socialización del informe de gestión por parte de los con 15 días de anticipación a la Audiencia Pública, recepción de propuestas y sugerencias, entre otros. Alcalde Municipal, y Control Interno La convocatoria para el evento se realizará a traves de diferentes medios de comunicación: radio, sitio web y redes sociales. Públicar el informe de gestión en la pagina web del municipio, QUINCE (15) días de la audiencia pública. y Coordinador de Gobierno el Linea Recepcionar las preguntas registradas por la ciudadanía, organizaciones, entidades, organos de control para su trámite y correspondiente respuesta al peticionario. Coordinador del Evento y Realizar la inscripción de las personas, organizaciones y entidades en participar del evento. Coordinador del Evento y

4 Realizar el Acta de la audiencia pública y consolidar el archivo con todos los antecedentes de la actividad Todos los Secretarios de Despacho Realizar la encuesta de evaluación de la Audiencia Pública, una vez se cierre la audiencia y consolidar los resultados que serviran como insumo para la mejora continua Oficina de Control Interno Actualización permanente de la pagina web, sobre la información relacionada con los planes, programas y proyectos enmarcados dentro del Plan de Desarrollo "Unidos por una causa". - Se evidencia que la pagina web se actualiza de manera periodica y se están relacionando las actividades y gestiones realizadas Brindar capacitación a los funcionarios públicos en el tema de Atención al Cliente y Control Interno Actualmente se gestiona con el SENA una capacitación en servicio al cliente. Para atender los requerimientos, solicitudes y necesidades de los ciudadanos, la atención al público por parte de los funcionarios de la administración municipal, se estableció el horario de lunes a viernes de 8:00 am a 12 m. y de 1.00 pm a 5: pm y el día sábado de 8:00 am a 12:00 m. el cual garantiza que la entidad sea accesible a toda la comunidad. El horario de trabajo de la administracion municipal de Armenia Antioquia se ha dado a conocer a través de la pagina web. MECANISMO PARA MEJORAR LA ATENCION AL CIUDADANO Presentación de peticiones, quejas, sugerencias y reclamos, a través de link de sitio web o en su correo institucional contactenos@armenia-antioquia.gov.co Para el proceso de recepción, radicación y registro de documento, se hará a través de la oficina de archivo y correspondencia (Ventanilla Única), con el fin de asegurar la existencia de un registro y numero de radicado único de cada una de las comunicaciones allegadas, al cual se realizará el control y seguimiento a la oportuna respuesta de los requerimientos de los ciudadanos y a la trazabilidad del documento al interior de la entidad. La entidad revisa permanente el sitio web y el correo institucional para evidenciar y tratar posibles PQRS y ha implementado y socializado un manual para el manejo de los mismos. Se encuentra implementada ventanilla unica con el ánimo de unificar radicación. Se tienen creados sistemas de alertas con el fin de cumplir en tiempo legal con respuestas de PQRS. Existirá un buzón de sugerencias. A través de este mecanismo el ciudadano podrá opinar acerca de la gestión de la entidad. Se abrirá cada quince (15) días corridos, mediante acta de apertura donde se contabilizará el número de PQRS, labor coordinada por el Secretario de Gobierno y el responsable de Control Interno. Existe implementado en la administración un buzón para el área de Salud, pero no uno a nivel general.

5 Conformación de veedurías ciudadanas para contratos de obra con el fin de fortalecer la confianza de los ciudadanos de tal forma que su compromiso sea efectivo y velen por la transparencia en la gestión pública, mediante mecanismos que permitan el ejercicio efectivo del control. Secretaría de Planeacción A través de la oficina de C.I., se está requiriendo a la oficina de Planeacion e Infraestructura para la Conformación de veedurías ciudadanas a los diferentes proyectos de inversión del municipio. CONSOLIDACION DEL DOCUMENTO SEGUIMIENTO A LA ESTRATEGIA Cargo: Jefe de Control Interno Nombre: OLGA LUCIA VILLAVECES GELVEZ. Firma: ORIGINAL FIRMADO Cargo: Jefe de Control Interno Nombre: OLGA LUCIA VILLAVECES GELVEZ. Firma: ORIGINAL FIRMADO