DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA. 25 de setiembre, 2012 DCA-2266

Transcripción

1 DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA 25 de setiembre, 2012 DCA-2266 Al contestar refiérase al oficio Nº Señor Guillermo Madriz Salas Director General CENTRO NACIONAL DE LA MÚSICA Estimado señor: Asunto: Se otorga autorización al Centro Nacional de la Música para que realice una contratación directa concursada para la compra de instrumentos musicales por un monto máximo de treinta y un millones quinientos catorce mil quinientos setenta y nueve colones ( ). Además se otorga autorización para que la Institución pueda iniciar dicho procedimiento de contratación sin tener el contenido presupuestario. Damos respuesta a su oficio CNM-DG de fecha 23 de agosto del año en curso, complementado con el oficio CNM-DA del 11 de setiembre último, mediante el cual solicita autorización a esta Contraloría General para que el Centro Nacional de la Música pueda realizar las siguientes contrataciones: 1. Compra de instrumentos musicales para el Instituto Nacional de la Música por un monto de veinticinco millones de colones ( ). 2. Compra de una concha acústica por un monto de dieciséis millones quinientos catorce mil quinientos setenta y nueve colones ( ). 3. Construcción de una estructura portante para un segundo nivel independiente de la bodega actual en el edificio del Centro Nacional de la Música por un monto de cincuenta millones de colones ( ). 4. Servicios de ingeniería y arquitectura para la confección de planos constructivos completos y definitivos de la obra por construir en el año 2013 denominada Construcción del edificio anexo al actual que consta de 60 aulas que albergarán a los más de 700 alumnos del Instituto Nacional de la Música y la construcción de un Auditorio, por un monto de noventa millones de colones ( ). También solicita autorización para iniciar los procesos de contratación administrativa sin tener el contenido presupuestario, debido a que el Centro Nacional de la Música se encuentra en espera de la autorización de los recursos por parte de la Autoridad Presupuestaria.

2 2 Finalmente, solicita autorización para que las contrataciones se exoneren del refrendo de la Contraloría General y en su lugar sean refrendados por la Asesoría Jurídica del Ministerio de Cultura y Juventud. I. Antecedentes y justificaciones de la solicitud: En su oficio nos indica que el Centro Nacional de la Música ha enfrentado una gravísima situación financiera, debido a que el límite del gasto presupuestario establecido para el ejercicio económico del 2012 no permite financiar la totalidad de las acciones estratégicas del Plan Nacional de Desarrollo. Es por ello que mediante el oficio DM de fecha 1 de agosto del 2012, esa Institución inició el trámite ante la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria para que le autorice sobrepasar y aumentar el límite de gasto presupuestario fijado a esa Institución, cuyos fondos provienen de los superávit de los años anteriores. Explica que el inicio de los procesos de contratación administrativa se pueden hacer realidad al contar con los recursos financieros para este fin, sin embargo, por los montos estimados las contrataciones corresponderían a una licitación abreviada (en el caso de los puntos 1, 2 y 3 mencionados anteriormente) y a una licitación pública (en el caso del punto 4). También señala que en este momento ya no será posible realizar las licitaciones por los tiempos que se requiere y porque aún no se cuenta con los recursos autorizados, por lo que se corre el riesgo de no poder ejecutar el presupuesto para este año en perjuicio del interés público y del bienestar de la institución. Adicionalmente, mediante el oficio CNM-DA del 11 de setiembre último, esa Dirección General modifica los términos de su solicitud, de forma tal que explica que la compra de instrumentos musicales sería por un monto máximo de treinta y un millones quinientos catorce mil quinientos setenta y nueve colones ( ). Además indica que ya no se desea adquirir la concha acústica, ni el proyecto de construcción de le estructura portante ni la contratación de los servicios de ingeniería y arquitectura. Finalmente aclara que en caso de otorgarse la autorización requerida, esa Administración no tiene ningún inconveniente para que el régimen recursivo aplicable sea de conocimiento de la Contraloría General. II. Criterio de la División: A. Con respecto a la solicitud para realizar la contratación por medio de contratación directa: El artículo 2 bis, inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa (adicionado por la Ley No.8511) establece que la Contraloría General puede autorizar la contratación directa para aquellas actividades o casos específicos en los que se acrediten suficientes razones para considerar que es la única forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general, o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos.

3 3 En relación con lo anterior, el artículo 139 del Reglamento a dicha Ley, establece que: La solicitud deberá contener una justificación detallada de las circunstancias por las cuales la utilización del procedimiento licitatorio no resulta apropiado o conveniente para la satisfacción del interés general, el monto estimado del negocio, la especificación de la partida presupuestaria que ampara la erogación, el cronograma y responsable de esas actividades hasta concluir la ejecución, así como la forma en que se tiene previsto seleccionar al contratista. Ello implica que la autorización que este Despacho brinda no es un ejercicio mecánico de mera constatación de circunstancias sino que lleva implícita la valoración objetiva de todos los elementos de hecho que rodean la situación particular, a efectos de determinar si se encuentra en una situación excepcional. De esta manera, resultan de especial importancia las razones y justificaciones dadas por la Administración para solicitar la autorización de contratación directa, las cuales deben ser analizadas por este Despacho a fin de determinar si se cumple o no con los supuestos de la norma. En el caso bajo análisis, esa Institución manifiesta su interés en adquirir instrumentos musicales para el Instituto Nacional de la Música, y expone una serie de razones por las cuales considera necesario realizar un procedimiento de contratación directa en lugar de la licitación abreviada que por el monto de la contratación correspondería. En primer lugar, nos indica que la adquisición de esos instrumentos es de suma importancia por cuanto la mayoría de los instrumentos con que cuenta actualmente el Instituto Nacional de la Música se encuentran muy deteriorados, lo que no permite que sus estudiantes puedan entonar las notas adecuadamente,.. También explica que cada instrumento tiene un valor muy alto por lo que a algunos padres de familia se les hace imposible poder adquirirlos con sus propios recursos. Al contar el Instituto Nacional de la Música con estos instrumentos musicales puede facilitarlos a los estudiantes y así se facilita el aprendizaje de esta disciplina que ha producido músicos de alta competencia Como segundo argumento, esa entidad explica que de acuerdo a su límite de gasto presupuestario, no les es posible financiar la totalidad de las acciones estratégicas del Plan de Desarrollo razón por la cual le solicitó a la Autoridad Presupuestaria una autorización para aumentar el limite del gasto, y una vez que cuenten con esa autorización no habría tiempo para realizar el procedimiento de contratación abreviada por lo que se corre el riesgo de no poder ejecutar el presupuesto en este año. Al respecto hemos de indicar que dichos argumentos resultan atendibles, en el tanto se trata de la adquisición de instrumentos musicales que conllevan un interés cultural especial, sea el dotar al Instituto Nacional de la Música de los instrumentos requeridos para el cumplimiento de sus fines. En este sentido se entiende que la adquisición de estos instrumentos requiere atenderse a la mayor brevedad en aras de atender el cumplimiento de los fines del Instituto, así como solventar los inconvenientes en las fases de aprendizaje de los alumnos que utilizan en la actualidad instrumentos deteriorados.

4 4 También resulta entendible la situación expuesta por esa Institución y los inconvenientes que tiene actualmente con respecto a la disponibilidad presupuestaria para poder realizar el procedimiento de contratación, todo lo cual incide -a su vez- en la posibilidad de realizar dicho procedimiento de contratación en forma oportuna, sea antes de que se pierdan dichos recursos económicos frente a la necesidad ya referida anteriormente. Si bien las instituciones públicas tienen la obligación de realizar sus procesos de compras en forma eficiente y oportuna, de forma tal que dichos procesos no se vean afectados por aspectos presupuestarios, en el caso bajo análisis esa Institución expone una situación especial con respecto al límite del gasto impuesto por la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria al Centro Nacional de la Música en su presupuesto del año 2012 y que afectó en forma directa la posibilidad de ejecutar en tiempo la contratación para la compra de los instrumentos musicales mencionados. En razón de todo lo expuesto, este Despacho considera que se ha acreditado debidamente las razones por las cuales resulta válido realizar una contratación directa para la compra de los instrumentos musicales mencionados. Por lo tanto, de conformidad con el artículo 2 bis, inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa y los principios que rigen la materia, esta División esta anuente a autorizar al Centro Nacional de Música para que promueva una contratación directa concursada para adquirir los instrumentos musicales mencionados. Para ello, la Administración deberá invitar a un mínimo de tres potenciales proveedores con experiencia en la venta de este tipo de bienes. En lo que respecta al régimen recursivo aplicable a esta contratación, aplicará lo siguiente: contra el pliego cartelario cabrá el recurso de objeción ante la propia Administración, y contra el acto final del concurso cabrá el recurso de revocatoria ante la propia Administración, aspectos que deberán indicarse en las bases cartelarias. Finalmente, en lo que respecta al trámite de refrendo del contrato que se llegue a formalizar, este Despacho considera conveniente excluirlo del trámite de refrendo contralor y en su lugar disponer que dicho trámite sea de conocimiento de la propia Administración, en vista de las razones de interés público expuestas en la presente gestión, de forma tal que se puedan adquirir lo antes posible los instrumentos musicales. B. Con respecto a la solicitud para iniciar el procedimiento de contratación sin tener contenido presupuestario: El artículo 8 de la Ley de Contratación Administrativa establece como regla de principio- que para iniciar el procedimiento de contratación administrativa, es necesario contar con los recursos presupuestarios suficientes para enfrentar la erogación respectiva. En relación con lo anterior, el artículo 9 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa dispone lo siguiente: Artículo 9 Disponibilidad presupuestaria. Cuando se tenga certeza que la contratación se ejecutará en el periodo presupuestario siguiente a aquél en que dio inicio el procedimiento, o bien, ésta se desarrolle por más de un período presupuestario, la Administración deberá tomar las previsiones necesarias

5 5 para garantizar en los respectivos años presupuestarios el pago de las obligaciones. Cuando se incumpliere esta obligación, la Administración deberá adoptar las medidas que correspondan en contra del funcionario responsable, de acuerdo con su régimen disciplinario interno. En ninguno de estos casos se requerirá autorización de la Contraloría General de la República para iniciar el procedimiento de selección del contratista respectivo. Para atender una necesidad muy calificada en casos excepcionales, en los que el inicio del procedimiento y la ejecución del contrato puedan darse dentro de un mismo período presupuestario y no se cuente con la totalidad de los fondos, se podrá solicitar autorización a la Contraloría General de la República para dar inicio en esa condición. En estos casos, la Contraloría General de la República dispondrá de un plazo de diez días hábiles para pronunciarse sobre el particular. En las bases del concurso se advertirá expresamente sobre esta circunstancia. En este supuesto no podrá dictarse el acto de adjudicación hasta tanto no se cuente con el disponible presupuestario. (así reformado por el Decreto Ejecutivo No H del 30 de abril del 2009). Al tenor de lo dispuesto en el párrafo segundo del artículo que se comenta, será necesaria la autorización de la Contraloría General para necesidades calificadas siempre y cuando el inicio y ejecución del procedimiento ambos supuestos se den dentro del mismo período presupuestario. En el caso que nos ocupa, la Administración indica que actualmente no cuenta con el contenido presupuestario para respaldar las contratación que desea realizar, y este Despacho ha determinado que procede otorgar las autorización de contratación directa que solicita el Centro de Música para que pueda realizar dicho procedimiento de contratación en el presente año y adquirir los bienes en este mismo año. Ello significa que para poder promover dicho proceso de contratación y poder ejecutarlo en este año, esa institución debe contar con la autorización de este órgano contralor. Así las cosas, y con fundamento en los artículos 8 de La Ley de Contratación Administrativa y 9 de su Reglamento, este Despacho considera procedente otorgar la autorización solicitada, de modo que esa Institución pueda iniciar el procedimiento de contratación directa aquí autorizado sin tener el contenido presupuestario. III. Condiciones bajo las que se otorga la autorización: La verificación del cumplimiento de las condiciones aquí indicadas será responsabilidad de Guillermo Madriz Salas en su condición de Director General del Centro Nacional de la Música, o quien ejerza ese cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda para que realice el control sobre los siguientes condicionamientos: 1) Se autoriza al Centro Nacional de la Música para que promueva una contratación directa concursada para la compra de instrumentos musicales para el Instituto Nacional de la Música. 2) Dicha autorización se otorga por un monto máximo de treinta y un millones quinientos catorce mil quinientos setenta y nueve colones ( ).

6 6 No obstante lo anterior, resulta de plena aplicación lo dispuesto en el artículo 14 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, en caso de que la Administración así lo requiera. 3) La Administración deberá invitar a un mínimo de tres potenciales proveedores con experiencia en la venta de este tipo de bienes. Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración la escogencia de la oferta que resulte más conveniente para el interés público. 4) Tal como lo estipula el artículo 9 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, deberá advertirse en el cartel que esa Institución aún no cuenta con presupuesto disponible y el acto de adjudicación se dictará hasta que exista el contenido económico respectivo. 5) Contra el pliego cartelario cabrá el recurso de objeción ante la propia Administración, y contra el acto final del concurso cabrá el recurso de revocatoria ante la propia Administración, aspectos que deberán indicarse en las bases cartelarias. 6) Se advierte que esta autorización no valora ni emite criterio con respecto a la razonabilidad de los montos que en definitiva se lleguen a adjudicar por cada uno de los instrumentos musicales, lo cual es un aspecto de absoluta y exclusiva responsabilidad de esa Administración. 7) Al ser esta contratación un procedimiento excepcional autorizado sobre las base de las explicaciones dadas por la Administración, no será viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 8) En fase de ejecución contractual resulta aplicable lo dispuesto en el artículo 200 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, en caso de que la Administración así lo requiera. 9) De previo a emitir el acto de adjudicación, esa Institución debe verificar y dejar debidamente acreditado en el expediente administrativo, que al contratista seleccionado no le afecta la prohibición para contratar con la Administración establecida en los artículos 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa y que no se encuentra inhabilitado para contratar con la Administración, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 215 del Reglamento a la citada ley. Además deberá verificar que el contratista se encuentra al día en el pago de las obligaciones obrero patronales con la Caja Costarricense del Seguro Social, tal y como lo dispone el artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja. 10) De conformidad con lo dispuesto en el artículo 3, inciso 3) del actual Reglamento sobre el refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, el contrato que se llegue a formalizar queda excluido del trámite de refrendo contralor, y en su lugar la aprobación le corresponderá a la unidad de asesoría jurídica de la propia institución, según el artículo 17 del mismo reglamento.

7 7 11) Deberá quedar constancia en el expediente administrativo levantado al efecto, todas las actuaciones relacionadas con esta contratación, ello para efectos de control posterior. Atentamente, Lic. Elard Gonzalo Ortega Pérez Gerente Asociado MSc. Celina Mejía Chavarría Abogada Fiscalizadora CMCH/chc NI: 16024, NN:09853(DCA-2266) G: