Superintendencia de Administradoras de Fondos de Pensiones CIRCULAR N 15

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1 CIRCULAR N 15 Vistos, las facultades que confiere la ley a esta Superintendencia, se imparten las siguientes instrucciones de cumplimiento obligatorio para todas las Administradoras. REF.: PLAN DE CUENTAS La Contabilidad de las Administradoras de Fondos de Pensiones y la del Fondo de Pensiones que administren, deberá ceñirse al Plan de Cuentas que se adjunta a la presente Circular. SANTIAGO, 1 de Abril de 1981 JUAN ARIZTIA MATTE Superintendente

2 ESTRUCTURA DEL PLAN DE CUENTAS FONDO DE PENSIONES 1. ACTIVO 1.1 Disponible Bancos Cuenta Tipo Bancos Cuenta Tipo Valores por Depositar 1.2 Instrumentos Financieros Inversiones en Instituciones Estatales Inversiones en Fondos de Pensiones Inversiones en Sociedades Anónimas Inversiones en Instituciones Financieras 2. PASIVO 2.1 Exigible Cotizaciones por Abonar Comisiones Devengadas 2.2 Patrimonio Fondo de Pensiones 3. CUENTAS DE ORDEN 3.1 Debe Bonos de Reconocimiento en Custodia Cotizaciones Impagas 3.2 Haber Responsabilidad por Bonos de Reconocimiento en Custodia Responsabilidad por Cotizaciones Impagas

3 Banco Cuenta Tipo 1 Activo Disponible Registros Contables del Fondo de Pensiones A través de esta cuenta se controla el recaudo de las cotizaciones y trasferencias de saldos por el Fondo de Pensiones y su posterior traspaso a cuenta tipo 2 al momento de hacerse disponibles estos fondos Cargos por: Depósitos de las cotizaciones destinadas a formar parte del fondo de capitalización de los afiliados, su reajuste e intereses cuando corresponda. Depósitos de las transferencias del saldo de un afiliado desde otro fondo de pensiones. Abonos por: El giro de valores disponibles, traspasados a cuenta banco tipo 2. Saldo : Deudor y representa el monto recaudado y depositado que aún no ha sido confirmado

4 Banco Cuenta Tipo 2 Activo Disponible Registros Contables del Fondo de Pensiones A través de esta cuenta se controla el movimiento de valores del Fondo de Pensiones necesarios para el funcionamiento normal del Fondo. Cargos por: El monto de los traspasos provenientes de la cuenta banco tipo 1. Depósitos por la venta de cuotas, adquiridas por otro fondo de pensiones. Depósito por el valor del Bono de Reconocimiento una vez que el afiliado haya cumplido los requisitos para pensionarse. Depósitos del producto de la venta, rescate, amortización e intereses correspondientes a cualquier inversión de Fondo de Pensiones. Depósitos de la transferencia efectuada por la Administradora para cubrir la diferencia de Rentabilidad del Fondo.

5 Banco Cuenta Tipo 2 (continuación) Activo Disponible Registros Contables del Fondo de Pensiones Abonos por: Giros para cancelar las comisiones a la Administradora. Giros para la adquisición de instrumentos financieros. Giros para transferir el saldo total de un afiliado a otros fondos de pensiones. Giros para transferir el capital de un afiliado a una compañía de seguros para que ésta otorgue un seguro de renta vitalicia. Giros para cancelar los retiros de excedentes de libre disposición del imponente. Giros para cancelar el rescate de cuotas en poder de otro Fondo de Pensiones. Giros para cancelar al afiliado las pensiones correspondientes. Saldo : Deudor y representa el monto de los valores que posee el Fondo de Pensiones a una fecha determinada en este tipo de cuentas.

6 Valores por Depositar Activo Disponible A través de esta cuenta se controlan aquellos valores recibidos con posterioridad al cierre bancario y que deben ser depositados al día siguiente en las cuentas corrientes bancarias del Fondo de Pensiones Cargos por: La contabilización de los movimientos de valores recepcionados con posterioridad al cierre bancario. Abonos por: El depósito en cuentas corrientes bancarias del Fondo de Pensiones. Saldo : Deudor, representa el monto que no ha sido depositado en cuentas bancarias del Fondo depensiones a una fecha determinada.

7 Inversiones en Instituciones Estatales Activo Instrumentos Financieros Registros Contables del Fondo de Pensiones Registrar el movimiento de valores que el Fondo de Pensiones invierte en instrumentos financieros emitidos por Instituciones Estatales. Cargos por: La compra de títulos y/o instrumentos de Inversión emitidos por la Tesorería General de la República y Banco Central de Chile. La contabilización de los reajustes e intereses devengados diariamente por estas inversiones. Abonos por: El rescate total o parcial de los valores invertidos. Saldo: Deudor, representa el monto de inversiones en las Instituciones Estatales, debidamente actualizados.

8 Esta cuenta contable deberá llevar un auxiliar por tipo de Inversión e Institución. Inversiones en Fondos de Pensiones Activo Instrumentos Financieros Registros Contables del Fondo de Pensiones Registrar el movimiento de valores que el Fondo de Pensiones invierte en cuotas emitidas por otros Fondos de Pensiones. Cargos por: La inversión en cuotas emitidas por otros Fondos de Pensiones. La contabilización de los reajustes e intereses devengados diariamente por estas inversiones. Abonos por: El rescate total o parcial de los valores invertidos. Saldo: Deudor, representa el monto de las inversiones en otros Fondos de Pensiones, debidamente actualizadas.

9 Esta cuenta contable deberá llevar un auxiliar por tipo de Inversión e Institución. Inversiones en Sociedades Anónimas Activo Instrumentos Financieros Registros Contables del Fondo de Pensiones Registrar el movimiento de valores que el Fondo de Pensiones invierte en instrumentos financieros emitidos por Sociedades Anónimas. Cargos por: La compra de títulos y/o instrumentos de inversiones (debentures) emitidos por Sociedades Anónimas Fiscales y/o Privadas. La contabilización de los reajustes e intereses devengados diariamente por estas inversiones. Abonos por: El rescate total o parcial de los valores invertidos. Saldo: Deudor, representa el monto de inversiones debidamente

10 actualizadas. Esta cuenta contable deberá llevar un auxiliar por tipo de Inversión e Institución. Inversiones en Instituciones Financieras Activo Instrumentos Financieros Registros Contables del Fondo de Pensiones Registrar el movimiento de valores que el Fondo de Pensiones realice en instrumentos financieros emitidos y/o avalados por Instituciones Financieras. Cargos por: La compra de títulos y/o instrumentos financieros emitidos y/o avalados por Instituciones del Sistema Financiero. La contabilización de los reajustes e intereses devengados

11 diariamente por estas inversiones. Abonos por: El rescate total o parcial de los valores invertidos. Saldo: Deudor, representa el monto de inversiones debidamente actualizadas. Esta cuenta contable deberá llevar un auxiliar por tipo de Inversión e Institución. Cotizaciones por Abonar Pasivo Exigible Registros Contables del Fondo de Pensiones A través de esta cuenta se controla la recepción de cotizaciones y su posterior distribución Abonos por: La recepción de las cotizaciones efectuadas por los afiliados, su reajuste e intereses cuando corresponda.

12 La recepción de los valores correspondientes a transferencias de saldos desde otras Administradoras. Cargos por: La distribución de las cotizaciones y transferencias recibidas para ser abonadas en cuentas individuales de los afiliados. Las comisiones devengadas por las cotizaciones y Transferencias de Saldos. Saldo: Acreedor, representa los valores correspondientes a cotizaciones que no han sido abonadas a cuentas individuales del Fondo de Pensiones. Para esta cuenta contable deberán habilitarse las siguientes subcuentas: 1. Cotizaciones Normales.- Para las cotizaciones recibidas durante el período legal establecido. 2. Cotizaciones Atrasadas.- Para las cotizaciones recibidas fuera del plazo legal. 3. Transferencias.- Cotizaciones de afiliados desde otros fondos de pensiones. 4. Diferencia a Favor Empleadores.- Por pagos en exceso efectuados por los empleadores. Comisiones Devengadas Pasivo Exigible Registros Contables del Fondo de Pensiones

13 A través de esta cuenta se controla el movimiento de comisiones cobradas por la Sociedad Administradora al Fondo de Pensiones. Abonos por: La contabilización en la oportunidad que se devenguen las comisiones de acuerdo a lo establecido por la Administradora. Cargos por: La contabilización del giro de estas comisiones a la Sociedad Administradora. Saldo: Acreedor, representa el valor de las comisiones devengadas a favor de la Sociedad Administradora, que aún no han sido giradas a una fecha determinada. Esta cuenta contable deberá llevar un auxiliar por cada tipo de comisiones devengadas. Fondo de Pensiones Pasivo Patrimonio Registros Contables del Fondo de Pensiones A través de esta cuenta se registran los haberes de los afiliados de otras

14 Administradoras y las Reservas de Fluctuación de Rentabilidad del Fondo de Pensiones. Abonos por: - La distribución de las cotizaciones efectuadas por los afiliados, su reajuste e intereses cuando corresponda. - La distribución de las cotizaciones de un afiliado generada de una transferencia desde otro Fondo de Pensiones. - La actualización diaria de la cartera de inversiones. - Los traspasos efectuados por la administradora para cubrir la rentabilidad mínima garantizada. - El valor de las cuotas emitidas para ser adquiridas por otros Fondos de Pensiones. - El valor del Bono de Reconocimiento una vez que el afiliado haya cumplido los requisitos para pensionarse. Cargos por: - La contabilización de las comisiones devengadas por la mantención de saldos en las cuentas individuales de los afiliados. Fondo de Pensiones (continuación)

15 Cargos por: - El traspaso del saldo individual de los afiliados en los siguientes casos: a) Transferencias a otro Fondo de Pensiones. b) Transferencia del saldo parcial o total del capital de un afiliado a una Cia. de Seguros para que contrate una renta vitalicia una vez cumplido los requisitos para pensionarse. - La cancelación de mensualidades, toda vez que el afiliado haya cumplido los requisitos para pensionarse y no contrate seguro de renta vitalicia. - La cancelación de los excedentes de libre disposición de los afiliados. - El valor de recate de las cuotas adquiridas por otros Fondos de Pensiones. Saldo: Acreedor, representa el monto del Patrimonio Neto del Fondo, el que se encuentra expresado en cuotas de igual valor y características. Esta cuenta contable deverá llevar un auxiliar expresado en cuotas para los siguientes conceptos: - Cuenta individual por Afiliado - Reserva de Fluctuación de Rentabilidad - Inversión de otros Fondos de Pensiones Bonos de Reconocimiento en Custodia Orden Debe

16 Registros Contables del Fondo de Pensiones Controlar contablemente la responsabilidad de la administradora durante el tiempo que un afiliado mantenga su Bono de Reconocimiento por las imposiciones efectuadas en el antiguo sistema previsional. Cargos por: - La contabilización de la recepción del Bono de Reconocimiento al incorporarse el afiliado al Fondo de Pensiones. - La contabilización de la actualización del bono de reconocimiento, de acuerdo con los mecanismos de reajuste e intereses estipulados por la ley. Abonos por: - La contabilización de la entrega del Bono de Reconocimiento al afiliado en los siguientes casos: - Transferencia del afiliado a otro Fondo de Pensiones. - Transferencia a la cuenta individual del Fondo de Pensiones del afiliado cuando cumpla los requisitos para pensionarse. Saldo: Deudor, representa el monto de los Bonos de Reconocimiento actualizados que se encuentran en custodia a una fecha determinada. La cuenta que sirve de contrapartida a ésta se denomina "Responsabilidad por Custodia de Bonos de Reconocimiento" y su movimiento es opuesto al descrito para esta cuenta. Cotizaciones Impagas Orden

17 Debe Registros Contables del Fondo de Pensiones A través de esta cuenta se refleja contablemente las cotizaciones para el Fondo de pensiones, que se encuentran impagas y cuya cobranza es de responsabilidad de la Administradora. Cargos por: La contabilización de las cotizaciones impagas. Abonos por: La contabilización de la extinción de la responsabilidad de la Administradora, al momento de verificarse el pago de las cotización atrasadas. Saldo: Deudor, representa el monto de las cotización que se encuentran impagas. - La cuenta que sirve de contrapartida a ésta se denomina "Responsabilidad por Cotizaciones Impagas", y su movimiento es opuesto al descrito para esta cuenta. - Esta contabilización se debe hacer en base a la última cotización efectuada por el afiliado. ESTRUCTURA DEL PLAN DE CUENTAS ADMINISTRADORA DE FONDOS DE PENSIONES - Documentos en Encaje

18 Cuenta que debe clasificarse en el Activo Circulante de la Sociedad Administradora bajo el rubro Depósitos a Plazo, dado que representa fondos que no tienen una disponibilidad inmediata y está formado por valores y/o instrumentos financieros. - Cuenta por Cobrar con Afiliados - Cuenta por Cobrar por Garantía Estatal Cuentas que deben ser clasificadas en el Activo Circulante de la Administradora bajo el rubro Deudores Varios. - Fondo Nacional de Salud - Préstamos Estatales Cuentas que deben clasificarse en el Pasivo Circulante de la estructura contable de la Administradora, bajo el rubro de Cuentas por Pagar. - Comisiones Cuenta que debe ser clasificada en el Estado de Resultado de la Administradora bajo el rubro Ingresos de la Explotación. - Pérdida por Rentabilidad Mínima Cuenta que debe ser clasificada por el Estado de Resultado de la Sociedad Administrativa, bajo el rubro Egresos Fuera de Explotación. Además de las cuentas anteriormente enunciadas, la Administradora de Fondos de Pensiones deberá incluir entre las Cuentas de Orden, las partidas que reflejan la responsabilidad y obligación como último responsable del pago de las Pensiones de Invalidez y de Sobrevivencia según lo establece el Decreto Ley N Las cuentas de orden para reflejar esta responsabilidad se denominaran. Orden Debe - Pensiones de invalidez y sobrevivencia Orden Haber - Responsabilidad por Pensiones de Invalidez y sobrevivencia

19 Documentos en Encaje Activo Circulante Depósito a Plazo Registros Contables de la Sociedad Administradora Controlar contablemente los valores que la Administradora declare que se encuentran invertidos para garantizar la rentabilidad mínima que debe generar el Fondo de Pensiones. Cargos por: - La contabilización de la inversión en valores y/o instrumentos financieros con el objeto de garantizar la rentabilidad mínima que debe generar el Fondo de Pensiones. - La contabilización de la actualización de los valores invertidos. Abonos por: - Por el traspaso de instrumentos financieros a otras cuentas contables de la Administradora hasta el monto que permita la ley. - Por el traspaso hacia el Fondo de Pensiones, de los valores necesarios para cubrir la rentabilidad mínima. Saldo: Deudor, representa el monto invertido en instrumentos financieros debidamente actualizados y que cubren los márgenes exigidos por la ley y su reglamento. Esta cuenta contable deberá llevar un auxiliar por tipo de Inversión e Institución.

20 Cuentas por Cobrar con Afilados Activo Circulante Deudores Varios A través de esta cuenta se registran los movimientos originados por pago y recaudo de las primas de seguros o cotizaciones a las Instituciones de Previsión para financiar las pensiones de Invalidez y sobrevivencia establecidas por la Ley. Cargos por: - Abonos por: - Los pagos efectuados a la Compañía de Seguros por las primas o a las Instituciones de Previsión para financiar las pensiones de invalidez y sobrevivencia establecidas por la Ley. La recepción de las cotizaciones de los afiliados para financiar las pensiones de invalidez y sobrevivencia. Saldo: - Deudor si pagos mayores que cotizaciones recibidas. - Acreedor si cotizaciones recibidas mayores que pagos efectuados. - Cero si pagos igual cotizaciones recibidas.

21 Cuenta por Cobrar por Garantía Estatal Activo Circulante Deudores Varios Registros Contables de la Sociedad Administradora A través de esta cuenta se registrarán los valores por cobrar al Estado por cancelaciones de pensiones que efectúe la Sociedad Administradora en aquellos casos calificados por la Ley en que deba operar la garantía Estatal. Cargos por: - La contabilización de los pagos efectuados por la Sociedad Administradora por cuenta del Estado de Chile. Abonos por: - Las cancelaciones efectuadas por el Estado de Chile en reembolso de los montos cancelados por la Sociedad Administradora. Saldo: - Deudor, representa el monto de los compromisos del Estado de Chile con la Sociedad Administradora por diferencias en el pago de pensiones garantizadas por el estado.

22 Fondo Nacional de Salud Activo Circulante Cuentas por Pagar Registros Contables de la Sociedad Administradora Registrar los movimientos originados por la recepción y traspaso de las cotizaciones de imponentes independientes para financiar las prestaciones del Fondo Nacional de Salud. Abonos por: - La recepción de las cotizaciones de los afiliados independientes, para financiar las prestaciones del Fondo Nacional de Salud. - Los reajustes e intereses, generados por el atraso en el pago de estas cotizaciones. Cargos por: - El traspaso de estas cotizaciones al fondo Nacional de Salud en la forma y oportunidad que éste lo determine.

23 Saldo: Acreedor,representa el monto de cotizaciones de afiliados independientes, no traspasados al Fondo Nacional de Salud a una fecha determinada. Préstamos Estatales Pasivo Circulante Cuentas por Pagar Registros Contables de la Sociedad Administradora Registrar el endeudamiento por parte de la Administradora con el Estado en los casos que ésta no pueda cubrir la rentabilidad mínima exigida por la Ley. Abonos por: - La contabilización del endeudamiento de la Administradora con el Estado de Chile en los casos que la Sociedad no cubra con el encaje la rentabilidad mínima exigida. - La actualización de los prestamos otorgados por el Estado.

24 Cargos por: - La contabilización de la cancelación total o parcial de los préstamos otorgados por el Estado. Saldo: - Acreedor, representa el monto actualizado a una fecha determinada, adeudado por la Administradora al Estado de Chile. Comisiones Resultado Ingresos de Explotación Registros Contables de la Sociedad Administradora Registrar los movimientos originados por la retribución, por parte de afiliados del Fondo Pensiones a la Sociedad Administradora, como remuneración por su gestión de administrar sus fondos de capitalización individual. Abonos por: - La recepción de los valores correspondientes a comisiones ganadas por la Administradora por su gestión de administrar los Fondos de Pensiones.

25 Saldo: - Acreedor, representa el monto total ganado por la Administradora en la gestión de Administrador del Fondo de Pensiones. Dependiendo de la estructura de comisiones establecidas por la Administradora, deberá definirse una cuenta para cada concepto de cobro. Pérdida por Rentabilidad Mínima Resultado Gastos Fuera de Explotación Registros Contables de la Sociedad Administradora Registrar el desmedro en el Patrimonio de la Sociedad Administradora ocasionado por la concurrencia de ésta para garantizar la rentabilidad mínima del Fondo de Pensiones. Cargos por: - La contabilización de los montos en que debe concurrir con su patrimonio, para cubrir la rentabilidad mínima garantizada. Saldo: - Deudor, representa el monto total del patrimonio utilizado para

26 garantizar una rentabilidad mínima del Fondo de Pensiones que administra.

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