Guía de usuario Servicio de oficina virtual RENATA Nodo Ruana

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1 Guía de usuario Servicio de oficina virtual RENATA Nodo Ruana Elaborado por: Liliana González Palacio. Docente tiempo completo Apoyo técnico: Andrés Felipe Cano. Ingeniero de soporte. Universidad de Medellín

2 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN Contexto general Servicio de oficina virtual Descripción general del servicio Requisitos previos Pasos para solicitar el servicio Recomendaciones especiales para garantizar el éxito en el uso del servicio Pasos para acceder y usar el servicio: Terminología básica Manual de uso de oficina virtual Conclusiones frente al uso del servicio... 26

3 INTRODUCCIÓN RENATA potencia el desarrollo de la educación, la ciencia, la investigación y la innovación facilitando la labor de académicos e investigadores y ampliando las posibilidades para el desarrollo de los proyectos asociados en los diferentes campos de desempeño. Para hacer uso intensivo de una red avanzada como RENATA es preciso que la comunidad universitaria comprenda su importancia y las ventajas de pertenecer a ella. Por esta razón, desde el Comité académico de RUANA hay una gran apuesta para la construcción de protocolos que faciliten la apropiación de los servicios básicos de RENATA, en orden a incrementar su uso y proponer nuevas estrategias para potenciarla. Este manual proporciona a todas las universidades pertenecientes a RUANA (nodo Antioquia de RENATA) un proceso genérico claro y definido para acceder a los servicios básicos ofrecidos por RENATA (streaming, videoconferencia y oficina virtual). El documento comienza con una sección de contexto general que permite al lector comprender la dinámica de funcionamiento de RENATA y los servicios ofrecidos. Una segunda sección está dedicada a explicar la mejor forma de usar el servicio objeto de este documento.

4 1. Contexto general A partir de junio de 2003 se estableció la Asociación Civil Cooperación LAtinoamericana de Redes Avanzadas (CLARA) (tomado de: conformada por la mayoría de redes de Latinoamérica, entre las que se cuenta RENATA, que es la Red Nacional Académica de Tecnología Avanzada en Colombia, conformada a su vez por diversos nodos regionales, como se muestra en la figura: Figura 1. Configuración de la red RENATA

5 Particularmente el nodo RUANA (al cual pertenecen todas las universidades ubicadas en Antioquia) está conformado por las siguientes instituciones: Antioquia Figura 2. Conformación nodo RUANA Algunas de las posibilidades que se abren al pertenecer a una red avanzada son: RENATA sirve de canal para el acceso a recursos a distancia como instrumentación remota, robots, telescopios, microscopios, equipos de medición y laboratorios virtuales. RENATA facilita el acceso remoto a recursos como robots, telescopios, microscopios, equipos de medición y laboratorios virtuales. RENATA permite el procesamiento masivo y distribuido de datos, brinda la posibilidad de crear mallas computacionales (GRID s), servicios Web Caché, Mirror, Supercomputación y Cluster. Con RENATA es posible alcanzar altos niveles de procesamiento y almacenamiento de información mediante la cooperación y paralelización de recursos informáticos disímiles y distantes físicamente. Por medio de RENATA se pueden hacer demostraciones utilizando recursos que están en diferentes sitios y simular ambientes y modelos virtuales, proceso que requiere de un alto nivel de procesamiento. RENATA es el medio propicio para la simulación Digital, 3D, 4D. Simular comportamientos de sistemas, o modelos, a larga distancia para la toma de decisiones, ejemplo en la ingeniería. RENATA es el medio propicio para compartir recursos de citación y publicación como bibliotecas digitales, sistemas de indexación audiovisual, directorios digitales, manejadores de contenido y bases de datos digitales.

6 RENATA facilita las comunicaciones presenciales integradas de video, voz sobre protocolos IP, datos, Videotecas para el servicio de Video On Demand (VOD), videoconferencia, colaboración interactiva, televisión de de alta definición, y streaming. RENATA posibilita la proximidad entre expertos que se encuentran en sitios alejados, habilitando la posibilidad de tener especialistas en varias partes del mundo al tiempo que comparten información entre sí, disminuyendo los costos y tiempos de desplazamiento y maximizando las comunicaciones. RENATA facilita el aprovechamiento de espacios virtuales como teleinmersión (Entorno Virtual Compartido en Tiempo Real, realidad virtual) permitiendo reproducir la realidad por medio de poderosos recursos informáticos. RENATA potencia la comunicación entre investigadores a través de servicios como videoconferencia, streaming y oficina virtual. RENATA dispone, con apoyo del ministerio y Colciencias, de dinero para invertir en generación de nuevo conocimiento o uso de la red, a través de investigaciones generadas desde las instituciones socias. Todos estos servicios son la base para alcanzar nuevos niveles de desarrollo en educación y son la base para la generación de e-ciencia, entendida esta como la generación de ciencia, innovación y nuevo conocimiento apoyado por las TIC. En la siguiente sección usted encontrará indicaciones precisas sobre el acceso al servicio de oficina virtual.

7 2. Servicio de oficina virtual 2.1 Descripción general del servicio La oficina virtual es un espacio virtual para desarrollar actividades de oficina sin que sea necesario desplazamiento físico de las personas. Permite la realización de reuniones para trabajar en colaboración, compartir documentos, hacer presentaciones, desarrollar ideas a través de la pizarra electrónica, dialogar, hacer encuestas y transmitir archivos de audio y video. En el caso de RENATA la aplicación que soporta esta interacción es Adobe Connect Enterprise. Algunas funcionalidades incluidas son: 1. Facilidad para realizar reuniones, eventos y seminarios en línea. En ellos, los anfitriones pueden mostrar presentaciones multimedia, compartir sus pantallas y emitir audio y vídeo en directo a los asistentes en tiempo real. 2. Capacidades para permitir a los participantes crear prototipos de enseñanza en línea, contenido en línea (presentaciones, documentos, entre otros). 3. Funcionalidades para gestionar todo el ciclo de los eventos, desde los registros e invitaciones, a los avisos y la generación de informes sobre el evento. 4. Facilidades para gestionar la información y el contenido relativos a las cuentas. Se trata de la interfaz principal, en la que los usuarios crean reuniones, gestionan presentaciones, crean programas y eventos, personalizan aplicaciones, etc. En este manual se ofrecen directrices para usar el módulo de reuniones. Las demás funcionalidades serán extendidas en nuevas versiones del documento. 2.2 Requisitos previos Para garantizar el correcto funcionamiento de una reunión en oficina virtual usted debe chequear que:

8 Los puertos 1935 TCP y UDP estén desactivados en todos los firewall que compongan las redes de los participantes. Esté instalado un navegador web en su computador (Internet explorer, Mozilla, Google Chrome, etc) Esté instalada la aplicación Adobe Flash Player 7 o superior La conexión a internet esté activa (Dependiendo de los recursos a compartir se requiere mayor banda ancha) Esté instalado en su computador el plugin etiquetado como «Setup oficina virtual» (Acrobat connect add-in). Este programa puede descargarlo desde el sitio web de RENATA. 2.3 Pasos para solicitar el servicio Tanto la solicitud como el uso del servicio se explicarán siguiendo un protocolo de elaboración propia denominado: Momentos de una reunión. Configuración previa: En este momento el líder de la reunión se encarga de hacer la solicitud a RENATA y chequear que todos los requisitos mínimos para garantizar el éxito de la reunión están dados en la institución. Preparativos: Este momento se sugiere para darle más agilidad a la reunión. Las actividades a desarrollar incluyen la definición de una agenda de trabajo para la reunión y el montaje de archivos requeridos durante la interacción Desarrollo: en este momento es cuando se genera la interacción de los asistentes a la reunión. Allí podrán hacer uso de todas las funcionalidades explicadas en la sección de pasos para usar el servicio. Conclusión: Este momento está reservado para generar compromisos futuros y determinar próximas reuniones, en orden a darle continuidad a la temática o área de interés tratada durante la interacción. En esta sección se ampliará información sobre el primer momento denominado configuración previa. Las actividades a ejecutar (deben ser gestionadas tanto ante RENATA como en su institución) son:

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10 El proceso en RENATA: 1. De acuerdo al objetivo de la reunión determine los asistentes y sus roles. Por ejemplo, si se trata de una persona que solo escuchará la reunión se recomienda que tenga un rol de participante, pero si es alguien que va a mostrar avances en determinado proceso, se debe asignar un rol de presentador. 2. Envíe a los interesados el listado de requisitos previos para que sean chequeados con el técnico respectivo en cada institución. Puede tomar una copia de este manual para indicar los aspectos a verificar. 3. Envíe un correo a indicando los siguientes datos: Institución organizadora: Fecha de la reunión: Hora: Duración: Número de participantes en la reunión (máximo 65): Nombre del Solicitante, correo electrónico y teléfono o celular: 4. RENATA le enviará un correo electrónico al organizador de la conferencia con la siguiente información: Instrucciones para ingresar a la Oficina Virtual, Hora y fecha de la reunión, Usuarios y contraseñas (según sea el número de participantes). 5. Remita la información que considere deben conocer los participantes en la reunión El proceso al interior de su institución: Este proceso no se detalla porque es dependiente de la dinámica en cada institución. Sin embargo la recomendación es asesorarse con el departamento técnico para que el uso del servicio sea más fácil y se cumplan los objetivos. 2.4 Recomendaciones especiales para garantizar el éxito en el uso del servicio Para solicitar el servicio de Oficina Virtual ( Adobe Connect Entreprise Server 6 ) envíe la solicitud mínimo con 2 días de anticipación. Indique a todos los participantes en la reunión que deben hacer pruebas previas al día en que se realiza la interacción, en orden a verificar que todos los requisitos de audio, video, canal, puertos, se cumplen. Si usted es anfitrión, haga la carga de documentos y presentaciones antes de que comience la reunión para evitar que la dinámica se entorpezca y los participantes decidan retirarse de la reunión.

11 2.5 Pasos para acceder y usar el servicio: Antes de comenzar con este breve manual es importante conocer algunos términos que serán frecuentemente usados durante la interacción con oficina virtual Terminología básica A continuación se enuncian los conceptos fundamentales: Pod: Panel que contiene diversos tipos de medios, incluidos diapositivas, vídeo, pizarras, aplicaciones compartidas, encuestas y mensajes para los asistentes de las reuniones. Por ejemplo, el pod de asistentes permite observar un listado de aquellos conectados a la reunión. El pod de encuesta faciltia la interacción con los participantes a través de una pregunta y sus posibles respuestas. En la figura se observa la apariencia visual de algunos pods: Figura 3. Pods de listado de asistentes, chat y encuesta presentes en oficina virtual Figura 4. Pods de notas y cámara/voz presentes en oficina virtual

12 Figura 5. Pods de compartir archivos, vínculos web y pizarra presentes en oficina virtual Elementos de la oficina virtual: La interfaz de oficina virtual está compuesta por una serie de elementos que vale la pena distinguir. A continuación se enuncian y presentan gráficamente: Figura 6. Elementos básicos de oficina virtual Roles en oficina virtual: un rol es un conjunto de comportamientos que se agrupan bajo un nombre. Existen tres tipos de roles para participar en una reunión:

13 Figura 7. Roles en oficina virtual Tal como sucede en una reunión presencial, hay roles bien definidos a través de responsabilidades particulares tal como se muestra a continuación: Figura 8. Responsabilidades del rol anfitrión

14 Figura 9. Responsabilidades del rol presentador Figura 10. Responsabilidades del participante Así como las funciones de cada rol son diferentes, las interfaces entre uno y otro varían. Por ejemplo, la apariencia de la interfaz para anfitrión luce así:

15 Figura 11. Interfaz para el rol anfitrión en oficina virtual Manual de uso de oficina virtual En oficina virtual (funcionalidad de reuniones) usted tiene las siguientes posibilidades: Figura 12. Funcionalidades disponibles en el módulo de reuniones de oficina virtual

16 El resto de la sección está dedicado a extender el uso de cada funcionalidad enunciada en la figura anterior, llevando el orden establecido por el protocolo de momentos de una reunión presentado en secciones anteriores. Para el momento denominado preparativos se recomiendan los siguientes pasos: INICIO Anfitrión: Definir agenda Anfitrión y presentadores: Preparar material que se usará en la reunión Todos: Instalar prerrequisitos Todos: ingresar a oficina virtual Anfitrión: Modificar roles Anfitrión: crear diseños o modificar los existentes Hubo problemas para el ingreso a oficina virtual? No Anfitrión y presentadores: Subir material a la plataforma 15 minutos antes de comenzar la reunión Si Todos: verificar sonido, video individualmente Chequear pre-requisitos Si Todos: Hacer pruebas con los demás participantes FIN Figura 13. Pasos a seguir para preparar una reunión en oficina virtual

17 Tal como se observa, en oficina virtual el proceso es muy similar al seguido cuando se va a desarrollar una reunión presencial. Vale la pena destacar la forma de hacer algunas operaciones puntuales en la plataforma de interacción tales como: Ingresar a la oficina virtual Usted puede hacerlo como anfitrión o como invitado. A continuación se muestran las dos formas de acceso: Figura 14. Ingreso como anfitrión a la oficina virtual El ingreso como anfitrión debe hacerse con un nombre de usuario y clave entregados previamente por personal de RENATA.

18 Figura 15. Ingreso como invitado a oficina virtual En el ingreso como invitado, el participante solo indica su nombre y hacer clic en el botón ingresar en la sala. Con cualquiera de las dos opciones usted debe esperar un momento para que aparezca en pantalla el aplicativo que le permitirá establecer interacción mediante oficina virtual. Modificar roles: Esta operación le permite al anfitrión de la reunión cambiar el nivel de privilegios de los asistentes. El proceso a seguir es:

19 Figura 16. Modificar roles en oficina virtual El anfitrión en el pod de lista de asistentes tiene la opción de aumentar o disminuir privilegios a los asistentes a través del ícono mostrado en la figura anterior. Subir material a la plataforma: esta operación normalmente es utilizada por aquellos participantes que deben mostrar resultados. El proceso para subir archivos se muestra a continuación:

20 Figura 17. Paso 1 para subir archivos a oficina virtual Como se muestra en la figura anterior usted debe estar ubicado en un pod denominado compartir archivos, y hacer clic sobre el ícono de cargar archivo, seleccionando la ubicación del material que desea compartir con los demás participantes. Figura 18. Paso 2 para subir archivos a oficina virtual Una vez seleccionado el archivo, la plataforma muestra el avance en la carta del archivo, y le proporciona la posibilidad de cancelar la operación. Una vez terminado el proceso todos los asistentes pueden usar el archivo.

21 Nota: Esta funcionalidad no está activa para aquellos que tienen rol de participante. Además de las operaciones mencionadas existen otras que serán incluidas en una nueva versión de este documento. Pasando al tercer momento en la reunión, denominado Desarrollo se recomienda seguir este derrotero: INICIO Anfitrión: Compartir agenda Anfitrión: Dar la palabra a presentadores Presentadores: Exponer material previsto para la reunión Anfitrión: moderar la discusión y ofrecer alternativas de interacción Los asistentes desean activar recursos adicionales? No Todos: Interactuar con herramientas disponibles Si Anfitrión y presentadores: Habilitar cámara web Anfitrión: Diseñar y aplicar encuesta Anfitrión y presentadores: Utilizar pizarra FIN Todos: Interactuar por chat Figura 19. Proceso para desarrollar la reunión en oficina virtual A continuación se especifican los detalles de los pasos relevantes dentro del proceso enunciado en la figura anterior: Habilitar micrófono:

22 Figura 20. Habilitar micrófono en oficina virtual En la parte inferior de la interfaz provista para oficina virtual haga clic en el ícono hablar y así mantendrá presionado el micrófono, logrando que lo escuchen los demás asistentes a la reunión. Habilitar cámara: Mediante esta funcionalidad usted habilita su cámara para ser visto por los asistentes a la reunión. Es importante tener en cuenta que esta opción solo está habilitada para anfitriones y presentadores. Siga las instrucciones: Figura 21. Habilitar cámara en oficina virtual

23 Haciendo clic en el ícono señalado con la flecha en la figura anterior usted logrará ser visto por los asistentes, siempre y cuando el hardware del dispositivo esté correctamente configurado. Usar la pizarra: Esta funcionalidad simula las posibilidades de una tablero o papelógrafo cuando usted está en una reunión presencial. Usted podrá dibujar, escribir, señalar. A continuación se muestra como luce la opción en la herramienta: Figura 22. Uso de la pizarra en oficina virtual Dentro del pod de pizarra haga uso de las herramientas mostradas en la parte lateral derecha de acuerdo a sus necesidades. La opción funciona de igual manera que la conocida aplicación Paint de Windows. Diseñar encuesta: Durante la reunión es posible que usted (como anfitrión) desee recuperar la opinión de todos los asistentes sobre un tema determinado. Para esto cuenta con la herramienta encuesta que luce tal como se indica a continuación:

24 Figura 23. Diseño de encuestas en oficina virtual Esta función se despliega en un pod individual y permite lanzar una pregunta indicando las posibles respuestas, las cuales deben ir separadas por un enter o salto de línea. Una vez estructurada la pregunta, el anfitrión debe hacer clic en el botón Abrir enc. Para abrir la encuesta a los asistentes. De igual forma debe hacer clic en el botón Cerrar enc. Indicando que el tiempo de resolver el interrogante ha terminado. Resolver encuesta: Mediante esta función los demás asistentes tendrán la posibilidad de responder la pregunta generada por el anfitrión. En la interfaz de los asistentes se despliega la siguiente ventana una vez el anfitrión activa la encuesta: Figura 24. Interfaz para resolver encuestas en oficina virtual

25 Oficina virtual ofrece gran cantidad de posibilidades para el momento del desarrollo de la reunión. Por ejemplo, es posible conformar subgrupos si se hace necesario tratar temas diferentes. Esta y otras funcionalidades serán explicadas en una próxima versión de este manual. Durante el último momento de la reunión denominado conclusión se recomienda seguir estos pasos: INICIO Anfitrión: Sacar conclusiones y anunciar finalización Anfitrión: Asignar tareas pendientes Todos: Definir próxima reunión si quedaron asuntos pendientes Anfitrión: Terminar reunión FIN Figura 25. Proceso para concluir una reunión Los primeros tres pasos pueden ser soportados en la oficina virtual usando herramientas como el pod de notas, la pizarra, el chat, y demás herramientas de interacción. La finalización de reunión está a cargo del anfitrión y se realiza así:

26 Figura 26. Terminar una reunión en oficina virtual El anfitrión debe hacer clic en el menú Reunión y posteriormente en la opción Finalizar reunión, momento en el cual se despliega la ventana mostrada en la figura anterior. 2.6 Conclusiones frente al uso del servicio En la siguiente tabla se resumen algunos aspectos considerados como ventajas y desventajas frente al uso del servicio de oficina virtual. Se recomienda revisar este apartado cada que en su institución se piense en abordar una reunión por este medio, de manera que queden claramente establecidos los propósitos y se puedan lograr todos los objetivos planteados. Ventajas Desventajas Disminución en costos Sensación de aislamiento Agilidad para realización de reuniones Posibilidad de pérdida de información Mayor cobertura Disminución interpersonales de relaciones No hay barreras de distancia Se evidencia que en casos donde es muy importante la interacción para generar contactos no se recomienda el uso de oficina virtual, mientas que para reuniones de seguimiento de proyectos la herramienta cubriría todas las expectativas.

27 ANEXO 1. Formato de evaluación servicios RENATA Datos de solicitante del servicio Nombre Correo electrónico Facultad-programa Teléfono Evento evaluado Datos sobre el servicio prestado por el técnico Nombre técnico que atendió Tiempo de respuesta ante la solicitud Conocimiento para solución de inquietudes Soporte durante la realización del evento Puntualidad en la realización de pruebas previas Comentarios Excelente ( ) Bueno ( ) Regular ( ) Malo ( ) Excelente ( ) Bueno ( ) Regular ( ) Malo ( ) Excelente ( ) Bueno ( ) Regular ( ) Malo ( ) Excelente ( ) Bueno ( ) Regular ( ) Malo ( )

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