MANUAL DE. Alfa Diseño de Sistemas, S.A. de C.V. Conmutador con 15 líneas

Transcripción

1 MANUAL DE Alfa Diseño de Sistemas, S.A. de C.V. Conmutador con 15 líneas

2 Introducción: Este material está diseñado para ayudar a los usuarios que manejan nuestro sistema CONTPAQi FACTURA ELECTRONICA. Incluye entre otros temas, información de lo que usted necesita conocer para iniciar a utilizar nuestro sistema de facturación. Asimismo, en este manual usted encontrará los pasos para poder dar de alta clientes, servicios y proveedores, para posteriormente poder realizar sus facturas y los egresos de la empresa. También podrá conocer el proceso para la Generación Paquete de información al contador externo. Si ocupa el módulo de contabilización trae una nueva opción para la contabilización de pólizas con asociación de CFDI. Este manual es un suplemento al Manual Electrónico de capacitación que se encuentra integrado en su sistema, por lo cual no es una sustitución de dicho manual, sino una guía práctica del mismo. Alfa Diseño de sistemas Ala

3 Indice Contenido Capítulo 1 Entrando al sistema Entrando al sistema Ventana de ingreso al sistema Ingreso al sistema Creando una empresa... 4 Capítulo 2 Configurando la empresa (Menú de configuración) Redefinir Empresa Pestaña 1 Generales Pestaña 2 Dirección Pestaña 3 Decimales Pestaña 4 Mascarillas Pestaña 5 Impuestos Pestaña 6 Clientes Pestaña 7 Vistas Pestaña 8 F@C Pestaña 9 Almacén Digital/Conexiones CFD/CFDI Pestaña 10 Complementos Pestaña 11 Personalización de Correo Bitácora Periodos y Ejercicios Conceptos Creando un concepto de Factura Pestaña 1 Generales/Concepto Pestaña 2 Movimientos/Concepto Pestaña 3 Impuestos y Descuentos/Concepto Pestaña 4 Comprobante Fiscal Digital/CFDI/Concepto Monedas Tipos de cambio Unidades de Venta Alfa Diseño de sistemas Ala

4 2.8. Nombres Lista de Precios Lista de Impuestos y Retenciones Lista de descuentos Lista de campos extras Capítulo 3 Catálogos Catálogo de clientes Datos Generales/Clientes Addenda/Clientes Complementos/Cliente Domicilio del cliente Emitir/Entregar Catálogo de Proveedores Domicilio del proveedor Catálogo de Servicios Generales/Servicio Addenda/Servicio Complementos/Servicio Capítulo 4 Factura Electrónica Ventana de la factura Ventana de verificación de contraseña Capturando información en la factura Agregando movimientos (partidas) a la factura Vista previa de la factura Timbrando la factura Capítulo 5 Abonos o pagos a clientes Abonos (pagos de clientes) Capturando el abono- pago Aplicando el abono- pago a la factura Capítulo 6 Manejo de proveedores Egreso pago a proveedor Capturando el Egreso Capítulo 7 Procesos especiales y Utilerías Alfa Diseño de sistemas Ala

5 7.1. Respaldar Restaurar Procesos Emitir/Timbrar y entregar de forma masiva Aviso de cancelación al SAT de la cancelación de CFDI Afectación de saldos Recalculo de acumulados Utilerías Verificación de documentos Saldo Cero Reconstrucción de índices Capítulo 8 Generación Paquete de información al contador externo Generación del paquete envío al contador Proceso a seguir por parte de tu contador Generación de la póliza para documentos de Egresos Capítulo 9 Reportes Reportes de Venta Impresión de documentos de venta Reportes de Ventas Reportes de Clientes Reportes del SAT Comprobantes Fiscales Digitales Reportes de Catálogos Hoja Electrónica Alfa Diseño de sistemas Ala

6 Capítulo 1 Entrando al sistema 1.1. Entrando al sistema Para entrar al sistema, con el mouse se debe dar doble clic al icono de: CONTPAQi FACTURA ELECTRONICA. Que se encuentra en su escritorio. Otra opción es seleccionar el icono con el mouse y posteriormente oprimir la tecla Enter 1.2. Ventana de ingreso al sistema Una vez que se ejecuta el sistema de CONTPAQi FACTURA ELECTRONICA, nos mostrara la ventana del sistema con la versión que se tiene instalada. Después el sistema nos muestra la ventana para el ingreso al sistema. El sistema solicitara los siguientes datos: Código de usuario y Clave de acceso, se muestra la palabra SUPERVISOR, que es el usuario predefinido, este usuario no tiene contraseña, por lo tanto, si se le da un clic en el botón Aceptar el sistema permitirá el acceso. Importante: Se recomienda que en un futuro se le asigne una Clave de acceso al usuario SUPERVISOR, ya que de lo contrario cualquier persona con acceso al equipo, podría ejecutar la aplicación. 1

7 1.3. Ingreso al sistema Posteriormente al ingresar al sistema de CONTPAQi FACTURA ELECTRONICA, se mostrará la siguiente ventana en donde nos indica el sistema que para poder timbrar requiere tener internet, una vez que lo hemos leído le damos un clic en el botón de cerrar. Y se muestra la ventana del sistema En donde nos muestra del lado izquierdo un recuadro con guías de los procesos que se usan en el sistema. Solo hay que dar un clic en el tema deseado para que se abra un archivo PDF detallando el proceso. 2

8 También se muestra la ventana de últimas noticias, con mensajes de twitter sobre los sistemas. Si se cierra la ventana, desde el menú de ayuda del sistema podemos volver a abrirla. Si es la primera vez que abrimos el sistema nos mostrara también en automático la ventana para dar de alta una empresa, una vez que ya se haya dado de alta ya mostrara esa ventana ahora lo que pasara es que por default nos abrirá la última empresa con la que hayamos trabajado en el sistema. 3

9 Cuando queramos dar de alta más empresas, hasta 999 hay que darle un clic en el icono de la casita continuación. y nos mostrara la ventana para dar de alta empresas, que se describe a 1.4. Creando una empresa 4

10 Para crear una empresa hay que seguir los siguientes pasos: Nombre de la empresa: Aquí es donde capturamos el nombre de nuestra empresa. 5

11 Datos generales de la empresa: Aquí hay que capturar el R.F.C, el Regimen Fsical de la empresa, tambien podemos seleccionar en empresa predefinida de las 6 que trae el sistema, solo basta darle un clic al f3 que esta al final. Nos mostrara una ventana para poderla seleccionar. Si, no seleccionamos ninguna empresa predefinida, el sistema nos dara la opurtunidad de personalr la empresa con los parametros que nosotros necesitemos. Dirección de la empresa: Capturamos la dirección de la empresa en los campos marcados. Importante: Los campos con un asterisco son indispensables y no se pueden quedar en blanco. También si se tienen a la mano se pueden agregar el logo y la cedula de su empresa, dando un clic en boton F3. Tasas de Impuestos y Retenciones: Se pueden configurar las tasas de impuestos y retenciones en base a las necesidades de nuestra empresa Datos generales del certificado: Aquí es donde vamos a ingresar lo certificados que le pedimos al SAT, los CSD (Certificado de Sello Digital) para poder facturar. Dándole un clic en el F3 nos mostrara una ventana en donde nosotros podemos navegar por las carpetas de nuestra PC para poder seleccionar los certificados. Recuerde que con los archivos con extensión.cer y.key Ya que se agregaron los certificados solo basta con poner la contraseña y la confirmación. Importante: Es necesario agregar los certificados, de lo contrario NO podremos guardar la empresa. Ubicación de la empresa: Aquí el sistema nos mostrara las rutas en donde se generan los archivos de la empresa y los archivos de respaldo cuando se generen. 6

12 Guardar: Vamos a darle un clic al icono de guardar empresa. para que el sistema genere la Al darle un clic en guardar el sistema mostrara una ventana de confirmación, preguntándonos si deseamos guardar los datos de la empresa nueva, le damos un clic en el botón de SI Una vez creada la empresa le damos un clic en el botón de cerrar. Y nos mostrara la siguiente ventana que es el listado de empresas, aquí veremos listadas las 999 empresas que el sistema nos permite, para abrirá solo necesitamos posicionarnos en la empresa dando un clic y después otro clic en el icono de arriba de Abrir Empresa A continuación se describen los iconos de la ventana Con esta opción nos permite tener acceso a la empresa que nosotros le indiquemos a el sistema 7

13 Aquí le daremos un clic cuando se necesite crear una nueva empresa en el sistema. Nos permite crear un Backus de nuestra información Nota: Es importante respaldar constantemente Con esta opción podremos subir al sistema un respaldo anterior y sustituirá la información que se tenga en ese momento en la empresa. Dándole un clic a este icono podremos borrar alguna de las empresas que ya no se ocupen, solo hay que seleccionarla y presionar dicho botón. Al darle un clic a este icono nos mostrara la ayuda en video, siempre y cuando este instalada. Con este botón cerramos la ventana de listado de empresas. Capítulo 2 Configurando la empresa (Menú de configuración) 8

14 El menú de Configuración tenemos varias opciones importantes que vamos a conocer a continuación Redefinir Empresa Para configurar la empresa creada una vez que entramos nos dirigimos al menú de Configuración y seleccionamos la opción de Redefinir empresa Nos muestra la siguiente ventana. La Redefinición de la empresa nos permite determinar los parámetros que va a manejar la empresa, como domicilio, RFC representante legal etc. 9

15 A continuación se describen las pestañas de la redefinición de la empresa Pestaña 1 Generales Datos de la empresa: Aquí se mostraran los datos con los que dimos de alta la empresa, con la opción de poderlos cambiar si fuera necesario. También podemos capturar el C.U.R.P, el Registro de Cámara, la Cuenta Estatal y el representante legal. La opción de solicitar contraseña cada: Ese valor lo podemos cambiar dependiendo de cada cuanto tiempo el sistema nos pida por SEGURIDAD capturar la contraseña de los certificados. Aquí también encontraremos las opciones para poder asociar el logo y la cedula de la empresa para que aparezca en nuestras facturas. Importante: Recordemos que el logo y la cedula no son obligatorios Ubicación de archivos: El sistema nos muestra la ruta de en donde se guarda la carpeta que contiene la información de la empresa y la ruta en donde se guardan los respaldos, cada vez que realicemos ese proceso. Empresa de contabilidad: Aquí va el nombre de la empresa de contabilidad del sistema de CONTPAQi Contabilidad con la cual se va a hacer la interfaz Pestaña 2 Dirección 10

16 En esta pestaña vemos la dirección de la empresa, es importante que estén llenos todos los campos ya que estos datos aparecen en las facturas y en XML Pestaña 3 Decimales Aquí vamos a poder modificar la cantidad de decimales que se necesiten, tanto para las cantidades, tipo de cambio, precios de venta y podremos aumentar hasta 5 decimales en cada opción Pestaña 4 Mascarillas Aquí puedes configurar el formato de código que deseas utilizar en Clientes, Servicios, RFC y CURP. 11

17 Si requerimos que el formato de códigos cumpla con alguna especificación podemos configurar la estructura de este código. Por default para clientes y servicios podemos utilizar cualquier carácter alfanumérico no así para RFC y CURP, el sistema ya trae configurado los requisitos para estos códigos Pestaña 5 Impuestos Utilizar como IVA: En caso de ser necesario se puede cambiar el cálculo de IVA del impuesto uno al dos o tres según se requiera. El sistema puede calcular hasta 3 impuestos, considerando como impuesto uno al IVA. Capturar precios con IVA incluido: Se puede habilitar la captura de los precios de venta con IVA incluido, al activar esta casilla el sistema realizará el desglose del IVA. Capturar IESPS como cuota o Tarifa: Por default el IEPS es calculado cómo %, si se requiere ser calculado como cuota o tarifa se tendrá que activar esta casilla. Tasas de impuestos a aplicar: Tasas generales para el cálculo de impuestos en los documentos, estos pueden ser modificados en cualquier momento. Tasas de retención a aplicar: En caso de existir retenciones generales capturar el % de retención Pestaña 6 Clientes 12

18 En caso de existir un descuento en % que aplique para todos los clientes, se tiene que capturar el importe de porcentaje a aplicar Pestaña 7 Vistas Al tener marcada la casilla habilita la vista de los catálogos y documentos. Por ejemplo al ir al menú de Catálogos Nos muestra que están los catálogos de Clientes, Proveedores y servicios, al darle un clic nos abre la imagen de la vista Pestaña 8 F@C 13

19 Manejo de impuestos dentro del XML: En esta sección se configura el manejo de los impuestos dentro del archivo XML de CFD y CFDI Régimen fiscal por omisión: Debe ser llenado para apegarnos a las nuevas disposiciones del reglamento de requisitos para comprobantes fiscales Adicionar RFC del receptor como prefijo del nombre del archivo: Con esta opción tanto al archivo PDF como XML se guardaran con el RFC del cliente más la serie y folio de la factura a entregar Ruta por omisión: Esta opción se refiere a la ruta en nuestra maquina o servidor en donde serán guardados los archivos de facturas electrónicas emitidas Pestaña 9 Almacén Digital/Conexiones CFD/CFDI Configuración del formato amigable: El formato amigable es el archivo HTML que contiene el formato de impresión de los CFD o CFDI este puede ser editado en cualquier momento. Configuración del Proxy para el timbrado de un CFDI: Si manejan proxy en su empresa, se tendrá que configurar estos campos para que se pueda timbrar correctamente sus facturas. 14

20 Configuración para el envío de correo electrónico POP3/SMTP: Si la salida de su correo es de algún dominio popular, por ejemplo GMAIL, Yahoo!! Tendrá que venir a este apartado y configurar estos datos para la correcta entrega de sus facturas por correo electrónico Pestaña 10 Complementos Datos de autorización para recibir donativos: En el caso de empresas autorizadas para recepción de donativos, en el XML del comprobante de donativos se debe incluir el número de aprobación y fecha de aprobación de la autoridad así como algunas leyendas obligatorias. Es en esta sección donde configuramos dichos datos. 15

21 Datos de autorización o reconocimiento de validez de estudios: El manejo de facturación para las instituciones educativas, aquí se captura la autorización o el reconocimiento Pestaña 11 Personalización de Correo Podremos personalizar la entrega de los CFDI'S (XML y PDF) vía correo electrónico, nos permitirá agregar un asunto, cuerpo y una firma Bitácora El sistema cuenta con varias bitácoras en las cuales nos muestra el detalle del proceso realizado, para configurar esas bitácoras tenemos que ir al menú de configuración y después seleccionamos Bitácora. Nos muestra la siguiente ventana y cómo podemos apreciar manejamos 6 pestañas y cada una tendrá varias casillas que podremos habilitar para que cuando se haga dicho proceso se guarde el registro. Si después queremos revisar alguna bitácora, bastara para que vayamos al menú de Ver y seleccionamos la opción Bitácora de la empresa 16

22 Y nos mostrara una ventana con las acciones realizadas Periodos y Ejercicios Este menú nos permite revisar en qué periodo y ejercicio se encuentra la empresa Conceptos La Configuración del concepto es un paso importante ya que en este menú vamos a configurar un documento para que ese nos sirva para nuestros medios electrónicos ejemplo: Facturas, Notas de crédito etc. El sistema ya cuenta con varios conceptos predefinidos, lo recomendable es crear un nuevo concepto. 17

23 Para eso nos vamos al menú de configuración y seleccionamos conceptos Como podemos observar contamos con 8 conceptos los necesarios para que de ahí podamos dar de alta los que necesitemos. Solo dependiendo de lo que necesitemos seleccionamos el concepto correspondiente Creando un concepto de Factura Daremos de alta un nuevo concepto de factura para llevar nuestro control, entonces vamos al menú de configuración, conceptos y seleccionamos factura. Al abrir el concepto de Factura vemos que cuanta con 4 pestañas 18

24 Código: Para dar de alta un nuevo concepto nos solicita un código (ese código es interno para el sistema pero es obligatorio Nombre: Aquí se captura el nombre que tendrá nuestro concepto de factura, en el ejemplo Pestaña 1 Generales/Concepto Datos Generales del Concepto: Podemos encontrar el número máximo de movimientos esto nos especifica el número de partidas que podemos realizar en nuestra factura por default el sistema nos indica que solo podemos realizar 10 movimientos o partidas esto lo podemos configurar para nosotros tener un control de nuestras partidas permitidas por factura. Configuración de la Serie y el Folio: Nos permite indicarle a nuestro concepto si queremos manejar Serie, si fuera necesario en donde viene el campo de Valor Asumido capturamos el dato de la serie. Configuración del CFD: En este campo vamos a indicar si es un CFDI (opción marcada por default) o Carta Porte en caso de ser necesario. Datos del Cliente: nos da la opción de poner los datos ya sea de Lectura escritura u oculto esto nos puede ayudar al momento de hacer la captura de nuestra factura esto para alguna modificación de la factura o el documento. Importante: Estos campos se habilitan una vez guardado el concepto para que posteriormente se puedan modificar en caso de ser necesario Pestaña 2 Movimientos/Concepto Configuración del movimiento: Permite configurar los Campos que queramos utilizar en nuestra Factura como Referencia Observaciones etc. De igual forma podemos indicar si se ocupa o no ya sea poniéndolo en estatus de Sin Uso, Escritura, Lectura u Oculto. Incluir observaciones en el XML: Esta opción nos va a permitir agregar dichas observaciones en el CFDI y se van a ver reflejadas tanto en XML como en el formato PDF. Nota: Esta casilla se habilitara si esta habilitadas las observaciones (modo escritura) 19

25 Orden de Captura: Nos permite indicar el orden de los campos que se ocupan al capturar el movimiento de la factura Pestaña 3 Impuestos y Descuentos/Concepto En esta pestaña podrás habilitar o deshabilitar los 3 descuentos, los 3 impuestos y las 2 retenciones que se pueden utilizar para este concepto. También puedes configurar de dónde se tomarán estas tasas. Ya sea por Cliente, Servicio o Configuración General Pestaña 4 Comprobante Fiscal Digital/CFDI/Concepto 20

26 Datos generales del certificado: En esta pestaña se guardan los CSD (Certificados de Sellos Digitales) que previamente se configuraron cuando se dio de alta la empresa (Capitulo 1), también se muestra la vigencia de los mismos. Datos de la emisión y entrega de CFD: En esta opción nos indica la ruta de las plantillas (formatos) que usara este concepto, dándonos la opción de poder cambiarla en cualquier momento solo dando un clic en F3 y buscar el formato deseado. También nos muestra la ruta por default en donde se guardaran los archivos (XML y PDF) de la factura una vez entregado en Archivo en disco Como se verá ya tiene marcada la opción de CFDI, que le indica al sistema que este será un comprobante fiscal digital por internet. Se ve la versión del anexo 20 del SAT el cual el vigente en el momento de este manual es la versión 3.2. Complemento Donatarias: Esta casilla la marcamos si vamos a usar este complemento. Una vez que se terminó de configurar el concepto le damos un clic en el icono de guardar que se encuentra en la parte de arriba para que el sistema genere el concepto y así también cree un acceso directo en la barra de iconos que está en la pantalla principal del sistema Monedas Encontrarás la opción para configurar las monedas que manejará la empresa. Para cada moneda se puede configurar la bandera, el identificador según la Clave ISO, el símbolo, su posición, el número de decimales a utilizar, así como el formato de la cantidad protegida. 21

27 2.6. Tipos de cambio En este catálogo especifica el tipo de cambio para cada moneda registrada en el Sistema Unidades de Venta Registra las unidades de venta en este catálogo para que puedas asignar una unidad de venta diferente a cada servicio que ofrece tu empresa. Puedes registrar cualquier unidad de venta que requieras, solo toma en cuenta que no existen las conversiones en unidades. Ejemplo: La unidad de venta Clase no puede desglosarse en Horas. 22

28 2.8. Nombres Se puede realizar la modificación de los nombres de la siguiente información: - Listas de precios - Impuestos y Retenciones - Descuentos Así como modificar los nombres de los campos extras como: - Importes - Textos - Fechas Lista de Precios 23

29 Lista de Impuestos y Retenciones Lista de descuentos Lista de campos extras 24

30 Capítulo 3 Catálogos Para entrar a los catálogos del sistema tenemos que ir al menú de Catálogos y nos muestra los 3 tipos que hay Catálogo de clientes Al ingresar a el menú de catálogo seleccionamos clientes nos va aparecer esta pantalla. Es la vista donde vamos a poder visualizar todos nuestros clientes ya dados de alta y consta de varios filtros (pestañas) que nos servirán para poder ver a los clientes según lo necesitemos. De igual forma podemos exportar nuestro catálogo de clientes a Excel o a texto, según el filtro que se está manejando. Para dar de alta un nuevo cliente vamos a darle un clic en nuevo. 25

31 Al darle en nuevo nos aparece la siguiente ventana, que se describe a continuación. Código y Nombre: Son datos obligatorios, y el código nos sirve para llevar nuestro control sobre los clientes. En el campo nombre va el nombre del cliente y este va a aparecer así en las facturas y reportes Datos Generales/Clientes Datos del cliente: Aquí es donde capturamos datos obligatorios del cliente como el R.F.C y definimos el tipo de moneda que se usara en los documentos para este cliente. RFC: Dato obligatorio importante para poder emitir facturas. Denominación Comercial: Este campo es opcional ya que no es obligatorio para la generación del XML. Moneda: Tipo de moneda que el cliente va a utilizar para sus operaciones 26

32 Representante Legal: Se podrá agregar el nombre del representante legal lo cual no es obligatorio para generación del XML. Impuestos: Nos permite indicarle a cada uno de los clientes las tasas que va a manejar ya sea IVA, IESPS, etc. Datos comerciales: En este apartado podemos configurar algunas opciones extra para nuestro cliente como son: Lista de precios: Se cuentan con 10 listas de precios para que podamos dejarle una como predeterminada, por ejemplo que usemos una lista de precios para mayoristas. Permitir venta a crédito: Si marcamos esta opción el sistema generara al hacer una factura la cuenta por cobrar y así poder llevar el control de lo que nos debe el cliente. Límite de crédito: Se le puede poner una cantidad para no venderla más de lo que pueda pagar un cliente. Exceder límite de crédito: Marcamos esta casilla cuando el cliente tiene un límite de crédito y sus facturas sobrepasan ese límite. Descuento: Aquí podemos poner un porcentaje al cliente si así lo requerimos, en todas sus facturas tendrá ese descuento. Importante: Una vez que se terminó de configurar al cliente y darle un clic en guardar se nos mostraran 3 pestañas más, que son: Addenda, Complementos y Usuario Addenda/Clientes Nos posicionamos en esta pestaña cuando nuestro cliente necesita llevar una addenda en específico. 27

33 Addenda: Por default no tiene ninguna addenda en el cliente, para seleccionar alguna le damos un clic en el botón F3 y nos mostrara una ventana con todas las addendas con las que cuenta el sistema de CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA Datos adicionales de la addenda: Dependiendo del tipo de addenda que se esté utilizando son los datos que se mostraran en esta parte de la ventana para su correcto llenado. Guardar Addenda: Esté botón de activara una vez que estemos llenando los datos de la addenda para poder guardar esos datos al cliente Complementos/Cliente Datos del complemento: Nos vamos a esta pestaña cuando nuestro cliente va utilizar algunos de los complementos con lo que cuenta el sistema de CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA. Nombre largo: Aquí podemos capturar el nombre de nuestra empresa si es muy largo y no cupo en en el campo nombre cuando lo dimos de alta. Importante si este campo tiene información es la que saldrá en los datos de la factura. 28

34 Complemento: Por default no trae ningún complemento, para agregarle uno al cliente le damos un clic al F3 que esta al final de la lista y saldrá una ventana enlistando todos los complementos que el sistema de CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA tiene para su manejo. Es importante que sepas que algunas addendas requieren o utilizan un complemento. Cuando el caso aplique captura los datos solicitados, estos datos son proporcionados por su cliente. Datos adicionales del complemento: Dependiendo del complemento que se haya seleccionado serán los campos que se mostraran para su correcto llenado. Guardar complemento: Esté botón de activara una vez que estemos llenando los datos del complemento para poder guardar esos datos al cliente Domicilio del cliente Para poder capturar la dirección del cliente tendremos que darle un clic al icono de domicilio ubicado en la barra de iconos. Al darle clic nos muestra la siguiente ventana: Importante: estos datos son obligatorios y necesarios para poder realizar la facturación. 29

35 Una vez capturada la dirección le damos un clic en el icono de dirección al cliente. para poder grabar la Emitir/Entregar Para poder configurar las opciones de emitir/entregar para este cliente le damos un clic al icono de emitir/entregar de la barra de iconos. Desde esta ventana se configura la forma en que serán entregados los CFD/CFDI que se generen a favor de este cliente. Información de entrega: Entre los datos que pueden especificar están tres posibles cuentas de correos electrónicos que se puede capturar, lo cual sirve para cuando se entregue el documento por correo electrónico en automático se entregaran a estas 3 cuentas. 30

36 Sitio FTP: Si se necesitan entregar las facturas a un sitio FTP se necesitan usuario y contraseña y aquí se capturan dichos datos. Tipo de entrega: Aquí se configura como será la entrega de las facturas (XML y PDF) de esté cliente, seleccionando una de las opciones. Importante: Dependiendo del tipo de entrega que seleccionemos es la información que capturaremos, ejemplo: si en tipo de entrega selecciono la opción de correo electrónico, entonces capturo las 3 posibles cuentas de correo que puedo usar y los demás campos quedarían vacíos. Formato de entrega: Por default maneja PDF, usando esta opción el sistema genera los 2 archivos (XML y PDF), pero se puede cambiar para que solo genere el XML. Encriptación y emisión: Podemos marcar esta opción si queremos que se encripten los archivos de la factura (XML y PDF), se debe especificar la información para el encriptado y emisión del documento digital. Método de pago: Podemos capturar el método de pago para este cliente en específico y también capturar el número de cuanta de pago. Al finalizar haz clic en el botón Aceptar en la parte de arriba para guardar los cambios de la entrega y después damos un clic en guardar para guardar las modificaciones del cliente Catálogo de Proveedores Al ingresar a el menú de catálogo seleccionamos proveedores nos va aparecer esta pantalla. Es la vista donde vamos a poder visualizar todos nuestros proveedores ya dados de alta y consta de varios filtros (pestañas) que nos servirán para poder ver a los proveedores según lo necesitemos. Importante: Recuerde que desde las vistas podemos exportar la información de cada filtro ya sea a Excel o texto. Para dar de alta un nuevo proveedor vamos a darle un clic en nuevo. 31

37 Al darle un clic en nuevo nos aparece la siguiente ventana que se describe a continuación. Se creó el Catálogo de proveedores donde se almacenará la información mínima indispensable de los proveedores, la cual es: Código Nombre RFC Moneda del proveedor CURP Una vez que terminemos de capturar la información del proveedor le damos un clic en el botón de para grabar al proveedor Domicilio del proveedor Para capturar la dirección del proveedor le damos un clic al icono de Domicilio de la barra de iconos. 32

38 Al darle un clic nos aparece la siguiente ventana Una vez capturada la dirección le damos un clic en el icono de para poder grabar la dirección al proveedor Catálogo de Servicios Al ingresar a el menú de catálogo seleccionamos Servicios nos va aparecer esta pantalla. Es la vista donde vamos a poder visualizar todos nuestros servicios ya dados de alta y consta de varios filtros (pestañas) que nos servirán para poder ver a los servicios según lo necesitemos. De igual forma podemos exportar nuestro catálogo a Excel o a texto, según el filtro que se está manejando. Para dar de alta un nuevo servicio vamos a darle un clic en nuevo. 33

39 Al darle un clic en nuevo nos aparecerá la siguiente ventana que se describe a continuación. Código y Nombre: Son datos obligatorios, el código nos sirve para llevar el control de nuestros servicios. Y el campo de nombre va el nombre del servicio Generales/Servicio Descripciones: El sistema te permite capturar descripciones que no son variables, que son siempre fijas. Y tenemos varios tipos como son: descripción corta, alterna y detallada. Cuenta predial: Aquí se captura la información de la cuenta predial para generar recibos de arrendamiento. 34

40 Unidad de Venta: Para poder habilitar la unidad de venta tenemos que ir al menú de Configuración- Unidades de Venta esto solo nos va a servir como una especificación sobre lo que se facturo, ejemplo piezas. Cajas etc. Impuestos: Nos permite indicarle a el sistema si queremos manejar otro impuesto a el servicio parte de la tasa 16%, alguna retención o que este exento de IVA. Lista de precios: Como lo habíamos mencionado el sistema de CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA cuenta con 10 listas de precios y aquí se puede capturar el precio de este servicio en cada una de esas listas. 35

41 Importante: Una vez que se terminó de configurar el servicio y darle un clic en guardar se nos mostraran 3 pestañas más, que son: Addenda, Complementos y Usuario Addenda/Servicio Nos posicionamos en esta pestaña cuando nuestro servicio lleva una addenda en específico. Addenda: Por default no tiene ninguna addenda en el servicio, para seleccionar alguna le damos un clic en el botón F3 y nos mostrara una ventana con todas las addendas con las que cuenta el sistema de CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA Datos adicionales de la addenda: Dependiendo del tipo de addenda que se esté utilizando son los datos que se mostraran en esta parte de la ventana para su correcto llenado. 36

42 Guardar Addenda: Esté botón de activara una vez que estemos llenando los datos de la addenda para poder guardar esos datos al cliente Complementos/Servicio En esta pestaña se capturan los datos del complemento de la addenda si es requerido por el proveedor. Datos del Complemento: Por default no trae ningún complemento, para agregarle uno al cliente le damos un clic al F3 que esta al final de la lista y saldrá una ventana enlistando todos los complementos que el sistema de CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA tiene para su manejo. Datos adicionales del complemento: Dependiendo del complemento que se haya seleccionado serán los campos que se mostraran para su correcto llenado. 37

43 Guardar complemento: Esté botón de activara una vez que estemos llenando los datos del complemento para poder guardar esos datos al cliente. Capítulo 4 Factura Electrónica 4.1. Ventana de la factura Para empezar a capturar facturas electrónicas hay varias formas de entrar a esa opción. Cuando abrimos la empresa por default en automático abre el último concepto que se usó para facturar, si no hemos realizado ninguna factura el sistema mostrara la ventana para hacer facturas del concepto de Factura Crédito que ya trae el sistema. 38

44 Entonces como ese no sería el concepto que vamos a usar para facturar cerramos la ventana de la factura y revisamos la opción 2 o 3 para abrir el concepto que queremos. Podemos ir al menú de Movimientos seleccionamos Factura y le damos un clic al submenú del concepto que configuramos para hacer las facturas electrónicas. 39

45 Otra opción es en la pantalla principal del sistema y del lado derecho tenemos una barra lateral de iconos, que son accesos directos a los documentos del sistema, solo bastara con darle un clic Importante: En la opción 2 y 3 al darle un clic al concepto que de factura que vamos a usar nos aparecerá la venta de vista de facturas, ahí solo tendremos que darle un clic al icono de Nuevo para que nos muestre así la ventana de captura de la factura deseada Ventana de verificación de contraseña Esta ventana sale por seguridad, cada determinado tiempo, aquí solo debemos de capturar la clave privada de los certificados, para poder continuar. Importante: Si queremos que esa ventana no nos esté apareciendo a cada rato, recuerde que podemos modificar ese comportamiento, en el menú de Configuración, redefinir empresa, pestaña 1. Generales, en la opción de Solicitar contraseña y podemos cambiar cada cuanto tiempo la pida o le ponemos un 0 para que ya no la pida. 40

46 4.2. Capturando información en la factura Una vez que entramos a nuestra factura nos muestra la siguiente ventana que se describe a continuación. Encabezado de la factura: Aquí vamos a encontrar varias opciones que se describen a continuación: Concepto: Aquí el sistema pone el nombre del concepto de factura electrónica que estamos usando. Fecha: Es la fecha del documento y el sistema nos pone por default la del día en que se hace la factura. Serie: Aquí el sistema muestra la serie del documento: Folio: Este es un consecutivo interno del sistema, que también nos sirve a nosotros para llevar un control de nuestras facturas. Cliente: Al dar un clic en el botón F3 nos mostrara una ventana en donde podemos buscar al cliente que se le va a facturar y en la parte de abajo nos muestra su nombre. 41

47 Una vez que se tiene encontré el cliente al que se le va a facturar solo se le da doble clic para agregarlo a la factura. Moneda: Aquí se muestra la moneda que se usara para este documento, y esta moneda la toma del cliente. Tipo de cambio: Nos muestra el tipo de cambio cuando se esté usando moneda extranjera. Hay 2 formas de capturar el tipo de cambio. 1. En el menú de configuración, se selecciona tipo de cambio y en la ventana que aparece, solo se busca la moneda y se le captura el tipo de cambio. 2. Cuando no se a capturado el tipo de cambio y se va a hacer una factura en moneda extranjera, despues de seleccionar al cliente nos aparece la ventana para capturar el tipo de cambio. Cuerpo de factura: Aquí se mostraran listados todos los movimientos (partidas) que tiene la factura. 42

48 4.3. Agregando movimientos (partidas) a la factura Para agregar movimientos a la factura hay 2 formas: 1. Después de capturar al cliente, presionamos 3 veces la tecla de Enter 2. Darle doble clic al área de los movimientos Nos abrirá la siguiente ventana de los movimientos que se describe a continuación: Servicio: Al darle un clic en el botón de F3 nos mostrara una ventana en donde estarán listados todos los servicios, que tenemos dados de alta en el sistema y solo bastara darle doble clic al servicio para agregarlo. Observaciones: Aquí podremos capturar alguna información adicional de nuestro servicio. Referencia: Como su nombre lo indica es una referencia para ese servicio Cantidad: Aquí se captura la cantidad que se va a facturar Precio: Aquí podremos capturar el precio de este servicio, si no es que no lo tiene. Descuento: Podemos capturar un descuento a este servicio I.V.A.: El sistema en automático después de capturar el precio nos da el IVA. 43

49 Importante: Recuerde que la disposición de los campos, la disponibilidad, así como si los dejamos para poder escribir o de solo lectura se puede modificar directamente en el concepto de factura Una vez que se capturaron los datos necesarios, le damos un clic en el botón de agregar este movimiento a la factura. para Si requerimos meter más movimientos a la factura solo bastara darle un clic al icono de para poder capturar otro servicio a la factura. Si ya terminamos de agregar movimientos a la factura solo le damos un clic al icono de para cerrar la ventana de movimientos. Cuando ya tenemos todos los movimientos en la factura nuestra ventana se vería más o menos así. 44

50 4.4. Vista previa de la factura Podemos ver nuestra factura (vista previa) antes de timbrarla Para eso le damos un clic en el icono de Ver CFD de la barra de menús. Y nos mostrara la siguiente ventana en la cual se ve la factura con uno de los 5 formatos amigables que trae el sistema. Importante: Recuerde que se puede modificar el formato y adaptarlo a sus necesidades. Como se verá está es la representación impresa de nuestra factura, aquí podremos revisarla y ver si todo está correcto, para poderla timbrar y entregar. No le añadimos el logo a la empresa, es por eso que solo se ve una X Se muestra también la leyenda Documento Invalido para efectos fiscales ya que no se ha timbrado el documento. Importante: Una vez timbrada una factura ya no se puede modificar. 45

51 4.5. Timbrando la factura Una vez que revisamos que todo este correcto en la factura, cerramos la vista previa y nos vamos a darle un clic al icono de Timbrar y entregar Nos muestra la siguiente ventana que se describe a continuación: Información para la emisión/timbrado: Nos muestra la vigencia de los certificados que estamos utilizando para facturar. Información del medio de entrega: Aquí podemos definir cómo será la entrega de la factura, seleccionando alguna de las siguientes opciones y el formato. Entrega por medio de: Tipos de Formatos: 46

52 Configuracion POP3 y correo electronico: En este apartado veremos los datos ( si es que se usa) para el envío por este medio. Tambien tenemos un campo extra de un correo electronico adicional, aquí si la entrega es por correo, podremos agregar otra cuenta. Configuración de rutas y archivos: Aquí veremos 2 rutas. 1. Ruta de formatos amigables: Esta es la ruta en donde se encuentra el formato que estamos usando para nuestras facturas, si se quisiera cambiar le podemos dar un clic en el botón F3 y en la ventana que sale podremos buscar el nuevo formato. 2. Ruta en disco: Esta ruta nos indica en donde se guardaran los archivos de la factura Importante: La ruta en disco, solo está disponible si la entrega de la factura es en Archivo en disco, si selecciona en formato PDF, el sistema le generara los 2 archivos el XML y el PDF. Una vez que ya se revisó la ventana le damos un clic en el icono de Timbrar/Entregar que está situado en la parte de arriba. Esperamos a que se timbre el documento y después nos muestra la ventana de la factura, ya con el status de Timbrado y con UUID (Folio Fiscal) 47

53 Si ahora vemos la vista previa de la factura ya timbrada, ya nos aparecerá con todos los datos y como documento válido. 48

54 Capítulo 5 Abonos o pagos a clientes 5.1. Abonos (pagos de clientes) El sistema de CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA nos permite llevar el control de nuestras cuentas por cobrar, para eso los pagos de los clientes se registraran en la opción de abonos. Para poder registrar el abono- pago del cliente nos vamos al menú de Movimientos, seleccionar Abonos del Cliente y después el movimiento que necesitemos, es decir; el Pago del cliente Al darle un clic nos abre la vista de los pagos y solo hay que darle un clic al boton de para empezar a realizar el abono- pago del cliente. Nos muestra la ventana de Pago del cliente y se describe a continuación. 49

55 5.2. Capturando el abono- pago Encabezado del pago: Y contiene los siguientes campos Concepto: Es el nombre del concepto que se está usando. Fecha: Es la fecha de aplicación del pago. Código: Al darle un clic nos aparece un F3 en donde podemos buscar el cliente que realizo el pago. Nombre: Una vez que seleccionamos al cliente en código nos muestra el nombre del cliente. Moneda: Nos muestra la moneda que tiene configurada el cliente en los documentos. Referencia: Aquí se puede capturar una pequeña anotación sobre el pago y solo se pueden capturar 20 caracteres. 50

56 El saldo del actual: Aquí nos muestra cuanto nos debe ese cliente. Total: Aquí se captura el total del pago. Cuando ya capturamos el encabezado y el total del pago, al darle enter nos aparecerá la siguiente ventana: En esta ventana solo le damos un clic en icono de Aceptar en la parte de arriba Aplicando el abono- pago a la factura En la ventana de asociación, aquí podremos asociar el pago directamente a la factura, ya que se nos mostraran todas las facturas vivas que tiene este cliente. 51

57 Solo hay que seleccionar la factura a la cual se le relacionara el pago en el campo de Escribir se captura el abono, al darle Enter el abono se descuenta del saldo. Cuando terminemos solo le daremos un clic en el botón de pago realizado. y nos mostrara la ventana del Ya solo le damos un clic en el icono de para guardar el pago. Si sacamos un reporte de clientes, estado de cuenta, ponemos el rango de fechas, nos mostrara la factura y el pago realizado. 52

58 Capítulo 6 Manejo de proveedores 6.1. Egreso pago a proveedor Se agregó el concepto Egreso teniendo como base el documento modelo Pago al proveedor. Este documento no maneja movimientos, solo encabezado, de esta forma, se podrá(n) relacionar el(os) XML recibido(s) del proveedor. Para ingresar a este apartado nos vamos al menú de Movimientos y seleccionamos la opción de Egreso 6.2. Capturando el Egreso Y nos aparece la siguiente ventana la cual se describe a continuación. Proveedor: Se selecciona el proveedor que hayamos dado de alta desde el catálogo de proveedores. 53

59 Generales: Nos muestra varios campos que se detallan a continuación. Referencia: Para capturar una referencia del pago Monto total: Se captura el monto del pago Tipo de transacción: Aquí se selecciona la forma del pago, como se verá en la imagen tiene varias opciones y son: Ninguno el sistema asumirá que se está generando la provisión del gasto. Cheque o Transferencia deberás capturar la información del pago de acuerdo a lo que solicita el Anexo 24. Importante: En caso de que selecciones la opción Transferencia, en el campo Banco destino se desplegará la lista de los bancos nacionales y los que tienen residencia nacional, es decir, que tienen presencia en México, por lo podrás seleccionar alguno de estos bancos. Esta lista está basada en la que publicó el SAT en el Anexo 24. Adicionalmente, en CONTPAQi Factura electrónica se agregó el código 998 para identificar si el banco es extranjero (es decir, que no tiene sucursales en México); cuando se selecciona este código automáticamente se desplegará el campo Banco extranjero para que se pueda capturar el nombre del mismo, dicho campo tiene un máximo de 60 caracteres. Otro método de pago estás indicando que no pagaste ni con cheque ni a través de una transferencia electrónica, por lo que deberás seleccionar el medio usado en la transacción de acuerdo al catálogo de Métodos de Pago publicado en el Anexo 24. En caso de que se tenga el XML en el Almacén del Administrador Digital, podrás asociarlo a través del botón Recibir CFD, verlo o desasociarlo. Una vez terminado el proceso solo le damos un clic al icono de documento. para guardar el 54

60 Capítulo 7 Procesos especiales y Utilerías El sistema cuenta con varias procesos pero uno de los más importantes es Respaldar, para poder hacer una copia de nuestra información Respaldar Para respaldar la información de nuestra empresa lo hacemos desde el menú de empresas y seleccionamos la opción de Respaldar o presionamos la tecla F2 Nos muestra la siguiente ventana 55

61 Datos del respaldo: Aquí nos muestra el nombre de la empresa que va a respaldar, la fecha en la cual se está haciendo el respaldo Ubicación: Aquí nos muestra la ruta en donde se guardar el respaldo. Se muestra la lista de todos los respaldos realizados. Solo le damos un clic en el icono de para empiece a realizar el respaldo. Cuando termine el proceso en automático, se cierra la ventana y nos lleva a la pantalla principal con la ventana del último concepto que ocupamos abierto Restaurar 56

62 Esta Acción nos permite regresar a un punto anterior o un respaldo generado con anterioridad, para entrar a la opción de Restaurar Empresa es en el menú de Empresa- Restaurar o presionamos la tecla F3. Cuando vamos a restauras nos sale el siguiente mensaje: Importante: En este proceso la información que contiene el respaldo que se va a subir, va a sustituir la información que está actualmente en la base de datos, así que tenga cuidado de no duplicar facturas ya timbradas, ya que cuando se timbran el SAT ya las tiene. Para subir el respaldo o (restaurar) solo basta seleccionar el respaldo que se va a subir con doble clic y presionamos el botón de Procesar 57

63 7.3. Procesos Aquí se describen los procesos que se encuentran en el menú de empresas, Procesos 58

64 Emitir/Timbrar y entregar de forma masiva Este proceso te permite timbrar y/o entregar los CFDI o bien, emitir y/o entregar los CFD considerando un rango de fechas o un rango de folios. Esta opción la encontramos en el menú de empresa, seleccionamos procesos y después Emisión/Timbrado masivo de CFD S/CFDI S Nos aparece la siguiente ventana Configuración del proceso: Aquí podemos marcar la opción si queremos timbrar y/o solo entregar las facturas. Selección de documentos: Podemos seleccionar que tipo de documento vamos a entregar, podemos seleccionar un rango de fechas o directamente por algún rango de folios. Selección de un cliente: Marcamos esta casilla si solo vamos a timbrar/entregar de un cliente solamente. Pestaña 1 Emisión/Timbrado: No muestra la vigencia de los certificados y nos pide la contraseña de la clave privada. 59

65 Pestaña 2 Entrega: el proceso te permite generarlos como copia e incluir los documentos cancelados. También puedes indicar los formatos para impresión, la ubicación en disco de los archivos a generar y el formato amigable a utilizar. Una vez que configurado, hay que hacer clic en el botón "Emitir/Timbrar y Entregar" para ejecutar el proceso Aviso de cancelación al SAT de la cancelación de CFDI Esta opción nos permite hacer la cancelación ante el SAT de las facturas timbradas en el sistema de CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA. Los pasos para realizar dicho proceso son los siguientes: Hacer la cancelación de la factura en el sistema Para eso abrimos la factura que vamos a cancelar y en la barra de icono presionamos el botón de Cancelar 60

66 Al darle un clic el sistema nos manda un mensaje, preguntándonos si deseamos cancelar el documento, le damos un clic en el botón Si Y nos muestra la factura ya con el status de Cancelada y la leyenda de que hay que dar aviso de la cancelación de este documento al SAT. Nos vamos al menú de Empresas, procesos y seleccionamos Aviso al SAT de la cancelación de CFDI 61

67 Nos aparece la siguiente ventana Rango de documentos a seleccionar: Aquí se modifica un rango de fechas, dentro de las cueles deben de estar las facturas que se cancelaron para que el sistema las considere. También está la opción de solo seleccionar todos los conceptos que timbran o solo el que usamos para hacer nuestras facturas. Por ultimo nos pide la contraseña de la clave privada, la de los certificados (la que se usa para poder facturar). Configuración de la bitácora: Aquí nos muestra la ruta de en donde se generara la bitácora del proceso. 62

68 Le damos un clic en el icono de. Cuando termina el proceso nos aparece una ventana de que el proceso se ha realizado con éxito y solo le damos un clic en aceptar. Le pedimos que nos muestre la bitácora en txt por ejemplo Afectación de saldos Actualiza las estadísticas, saldos de documentos y acumulados con base en los documentos capturados en la empresa y sólo debes indicar el rango de fechas en el que deseas realizar la afectación y hacer clic en el botón Procesar, para entrar a este proceso necesitamos ir a el menú de empresa- procesos afectación de Saldos 63

69 Recalculo de acumulados Este proceso inicia en cero los saldos y estadísticas de todos los clientes o de los servicios, y vuelve a calcularlos re afectando todos los documentos existentes. Importante: Estas Utilerías se corren en cuanto nos percatemos de alguna inconsistencia en el sistema. Solo hay que seleccionar el ejercicio, el periodo, si se va a correr para los clientes o los servicios, así mismo nos da la oportunidad de seleccionar rangos ya sean de servicios o clientes Utilerías El sistema de CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA cuenta con varias utilerías que te permiten darle mantenimiento correctivo y preventivo a la información de tu empresa Importante: Las utilerías son procesos exclusivos, antes de ejecutarlas verifica que ningún usuario esté trabajando en la empresa y realiza un respaldo de la información de la misma 64

70 Para entrar a las utilerías del sistema, nos vamos al menú de Empresas, y seleccionamos Utilerías Verificación de documentos Calcula nuevamente los totales del documento, considerando el neto, descuentos, impuestos y el total También recalcula el saldo pendiente del documento, estas utilerías se corren en el momento que nos percatemos de alguna inconsistencia en el sistema o en los saldos del movimiento. Una vez configurado los parámetros le damos un clic en el botón de 65