LA PREVISORA S.A. COMPAÑÍA DE SEGUROS PRESIDENCIA

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1 LA PREVISORA S.A. COMPAÑÍA DE SEGUROS PRESIDENCIA PLIEGO DE CONDICIONES LICITACIÓN PRIVADA No CONSULTORIA RESTRUCTURACIÓN DE LA PREVISORA S.A. COMPAÑÍA DE SEGUROS JULIO DE

2 CAPITULO I. ASPECTOS GENERALES 1.1 Objeto. El presente proceso tiene como objeto seleccionar la propuesta que cumpla con los requisitos exigidos y ofrezca las mejores condiciones para satisfacer las necesidades de LA PREVISORA S.A., para la contratación de la consultoría que realice la redefinición, la integración y el rediseño en de su estructura organizacional, mapa de procesos, infraestructura gerencial, capacidades organizacionales y del talento humano, entre otros, las implicaciones de ajuste que resulten para la entidad de acuerdo con el modelo institucional, los objetivos y la agenda estratégica definidos por la compañía. 1.2 Lugar, fecha y hora de apertura y cierre de la Licitación. El proceso se abrirá a las 5:30 p.m. del 9 de julio de 2012 en la Gerencia Jurídica de LA PREVISORA S.A., ubicada en la Calle 57 No Piso 4 de Bogotá D.C. y se cerrará a las 3:00 pm. del 17 de julio de 2012 en la Sala de Juntas del primer (1er.) piso de LA PREVISORA S.A., ubicada en la Calle 57 No de Bogotá D.C. 1.3 Financiación y Presupuesto Oficial. La fuente de financiación para la ejecución del contrato se hará con recursos propios de LA PREVISORA S.A. por valor de CUATROCIENTOS SETENTA Y CINCO MILLONES SEISCIENTOS MIL PESOS M/CTE ($ oo) incluido IVA., distribuidos de la siguiente manera: Vigencia fiscal 2012 $ Vigencia Fiscal 2013 $ NOTA: LA PROPUESTA QUE EXCEDA EL PRESUPUESTO OFICIAL SERÁ RECHAZADA. 1.4 Certificado de Disponibilidad Para cumplir el compromiso que se adquiera, LA PREVISORA, expidió el certificado de disponibilidad presupuestal No. INV del 9 de julio de 2012, expedido por la Gerencia de Planeación Financiera, el cual cuenta con la aprobación de vigencia futura No del 6 de julio de Forma de Pago del Contrato: LA PREVISORA S.A., pagará el valor del contrato con recursos propios, de acuerdo con lo siguiente: Un primer pago equivalente al 10% del valor del contrato, una vez se realice la reunión de apertura del proyecto. El segundo pago equivalente al 25% del valor del contrato, al finalizar la fase I del proyecto El tercero equivalente al 40% del valor del contrato, al finalizar la fase II del proyecto 2

3 El cuarto y último pago equivalente al 25% del valor del contrato a la entrega final. El pago de las facturas se realizará dentro de los treinta (30) días siguientes a su presentación y recibo a satisfacción de cada una de las fases por parte de los delegados para el control y ejecución del contrato. Para efectos de realizar el desembolso, EL CONTRATISTA debe presentar con cada factura una certificación de los pagos de los aportes al Sistema General de Seguridad Social en salud y pensiones, y de parafiscales tales como: Caja de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF y al Servicio de Aprendizaje SENA, debidamente suscrita por el Revisor Fiscal si la firma estuviere obligada a tenerle; si no lo estuviere, por el Representante Legal. Lo anterior, en cumplimiento del Artículo 50 de la Ley 789 de Si la factura no es acompañada por los documentos solicitados, el término mencionado no empezará a contarse hasta tanto no se aporten. Dicha demora no generará a EL CONTRATISTA el derecho a pago de intereses o de compensación monetaria 1.6 Plazo de Ejecución del Contrato El término de ejecución del contrato será de seis (6) meses, contados a partir de la suscripción del acta de aprobación de las garantías exigidas. 1.7 Régimen Jurídico Aplicable El presente proceso se rige por el derecho privado conforme se desprende del parágrafo 1º del 15 de la Ley 1150 de 2007, por lo tanto se aplicarán las disposiciones del derecho civil y comercial, en lo que fueren pertinentes. 1.8 Convocatoria Veedurías Ciudadanas LA PREVISORA S.A. invita a todos los interesados y a las veedurías ciudadanas para que, participen con las recomendaciones escritas y oportunas, en las etapas precontractual, contractual y postcontractual que la Entidad adelanta, cuando a ello haya lugar. 1.9 Publicidad Consulta LA PREVISORA S.A. realizará la publicidad al Pliego de Condiciones que sirven de base a este proceso, desde el 9 de julio de 2012 a las 5:30 p.m. en la página de Internet: Si LA PREVISORA S.A. estima conveniente efectuar aclaraciones con base en las consultas que se le formulen, o se requiere insertar modificaciones al pliego con base en las solicitudes de los posibles oferentes, previa evaluación de las mismas, que en todo caso permitan garantizar los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, lo hará mediante ADENDAS suscritas por la Presidencia. 3

4 1.10 Recepción de Observaciones y/o Aclaraciones LA PREVISORA S.A. recibirá las preguntas sobre aclaraciones, a los correos electrónicos: paula.moreno@previsora.gov.co cecilia.gutierrez@previsora.gov.co juan.isaza@previsora.gov.co hector.barrientos@previsora.gov.co cecilia.rodriguez@previsora.gov.co mariaclaudia.bejarano@previsora.gov.co Desde el 9 de julio de 2012 a las 5:30 p.m. y hasta el 12 de julio de 2012 a las 5:00 p.m. 1 Las preguntas se responderán una a una en tanto se reciban en la Compañía y se publicaran en la página Web: El pliego de condiciones que sirve de base al presente proceso no tiene costo alguno. Sin embargo si alguno de los posibles oferentes requiriera copia de los mismos, podrá obtenerla previa consignación del monto de las fotocopias, en la subgerencia de caja de la Compañía, ubicada en la calle 57 No, Plazo de la Licitación Privada y Entrega de Propuestas Por plazo de la licitación debe entenderse el término que transcurre entre la fecha a partir de la cual se pueden presentar propuestas, esto es desde 9 de julio de 2012 a las 5:30 p.m., y hasta el 17 de julio de 2012 a las 3:00 p.m. (Fecha de cierre de la licitación) Término para Retiro de Propuestas Los oferentes podrán retirar sus propuestas antes de la hora prevista para el cierre del proceso de selección. En este caso se les devolverá sin abrir y se dejará constancia de esta devolución en el acta de cierre y recibo de propuestas Cierre de la Licitación Privada Los sobres de requisitos habilitantes (primer sobre) y especificaciones obligatorias (segundo sobre) que contienen las propuestas, serán abiertos en el lugar, fecha y hora señalada para el cierre de la Licitación; el sobre relativo a los aspectos calificables (tercer 1 Hora Legal de la República de Colombia es la señalada por la división de Meteorología de la Superintendencia de Industria y Comercio en el link la cual está y esta establecida en la página web de La Previsora S.A compañía de Seguros, en el link denominado "Hora Legal Colombiana" que de acuerdo con lo establecido en la Directiva No.0013 de 2005 de la Procuraduría General de la Nación "Remite directamente a usuario al servicio dispuesto para tal fin por la superintendencia de Industria y Comercio, que permite conocer en tiempo real la hora legal Colombiana 4

5 sobre) no será abierto en esta audiencia, sino una vez el comité evaluador constate que la oferta cumplió con los requisitos mínimos establecidos en el Pliego de Condiciones. La apertura de las propuestas, así como la devolución de aquellas cuya solicitud de retiro se hubiere efectuado dentro de los términos señalados, se realizará en presencia de los oferentes que deseen asistir al acto de cierre del proceso. De lo anterior se levantará un acta donde se consignarán los siguientes datos de cada una de las propuestas así: 1) Número y fecha del proceso. 2) Número de folios. 3) Nombre de los oferentes. 4) Propuesta económica. (En sobre cerrado y sellado dicho sobre solo se abrirá una vez el comité evaluador constate que la oferta cumplió con los requisitos mínimos establecidos en el pliego de condiciones como habilitantes y una vez evaluados los aspectos técnicos. 5) Identificación de la garantía de seriedad de la propuesta Evaluación Procedimiento LA PREVISORA S.A., efectuará la evaluación conforme lo establece el presente pliego de condiciones que sirve de base a este proceso, del 17 de julio de 2012 y hasta el 24 de julio de En dicho período, LA PREVISORA S.A. podrá solicitar a los oferentes aclaración de sus propuestas o la presentación de los documentos que conduzcan a ello, conforme a lo establecido en el pliego de condiciones. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán adicionar, modificar o mejorar sus propuestas Reserva durante el Proceso de Evaluación La información relativa al análisis, aclaración, evaluación y comparación de las propuestas, no podrá ser revelada a los oferentes, ni a terceros hasta que LA PREVISORA S.A. ponga a disposición de éstos los informes de evaluación para que presenten las observaciones correspondientes. La verificación y calificación será publicada el 25 de julio de Las observaciones que realicen los oferentes sobre la verificación y calificación serán recibidas por escrito desde el 25 de julio de 2012 y hasta el 26 de julio de 2012 a las 4:00 5

6 p.m. dirigida a la Gerencia Jurídica ubicada en la Calle 57 No Chapinero, Piso 4º o a los siguientes correos: cecilia.rodriguez@previsora.gov.co paula.moreno@previsora.gov.co cecilia.gutierrez@previsora.gov.co juan.isaza@previsora.gov.co hector.barrientos@previsora.gov.co mariaclaudia.bejarano@previsora.gov.co Las respuestas a dichas observaciones se harán en el acta de selección o de declaratoria de fallida, que igualmente será publicada en la página Web: Selección del Contratista La selección del contratista se realizará mediante acta, la cual será publicada el día 30 de julio de 2012, en la página Web Los procedimientos de selección, en cualquiera de sus modalidades, terminarán con la selección de la oferta que cumpla con los requisitos mínimos contenidos en el pliego de condiciones y obtenga la mayor calificación, o en la declaratoria de fallida Cronograma de la Licitación Privada N ACTIVIDAD PLAZO Publicación de pliegos en la página Web y apertura del proceso de contratación (fecha a partir de la cual se podrán presentar propuestas) Plazo para presentar observaciones y preguntas con relación al pliego de condiciones Cierre de la licitación Termino para evaluación y recibo de documentos de aclaraciones solicitadas. El 9 de julio de 2012 Desde el 9 de julio y hasta el 12 de julio de 2012 a las 5:00 p.m. El 17 de julio de 2012 a las 3:00 p.m. Publicación de evaluación El 25de julio de 2012 Recibo de observaciones a las evaluaciones Selección del contratista El 30 de julio de 2012 Desde el 17 de julio de 2012 y hasta el 24 de julio de 2012 Desde el 25 de julio de 2012 y hasta el 26 de julio de 2012 hasta las 4:00 p.m. CAPITULO II. De la Propuestas 2.1 Presentación de las Propuestas 6

7 Las propuestas deberán ser entregadas impresas, en original y copias de acuerdo como se describe en el numeral 2.3 del presente pliego de condiciones, de idéntico contenido y valor, redactada en idioma español y con las hojas debidamente foliadas, tanto el original como las copias y con un índice en el que se relacione el contenido total de la propuesta. Deberán ser depositadas en sobres cerrados y sellados, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 1.13 Cierre de la licitación, en la urna ubicada en el primer piso de LA PREVISORA S.A., en la Calle 57 No. 9-07, a más tardar el 17 de julio de 2012 a las 3:00 PM (hora legal Colombiana) Las propuestas que se presenten después de la fecha y hora fijada como límite para su entrega serán rechazadas. No se aceptarán propuestas por correo corriente o electrónico, fax, ni presentadas en un sitio distinto del indicado. 2.2 Identificación de la Propuesta Cada paquete deberá presentarse con el siguiente rótulo: LA PREVISORA S.A. COMPAÑÍA DE SEGUROS LICITACIÓN PRIVADA No Original/Copia, No. (Indicación si se trata de original o copia y números de éstas) Nombre o Razón Social del Oferente Número de folios que se presentan, enumerados en forma consecutiva ascendente Dirección del Oferente Teléfono Correo Electrónico y Fax del Oferente En caso de discrepancias entre el original y las copias, prima para todos los efectos, el contenido de la propuesta original. En caso de existir discrepancia entre textos que no puedan despejarse con simple raciocinio, prevalecerá el último texto consignado. Para que sean válidas las correcciones o enmendaduras deberán acompañarse de la salvedad correspondiente, mediante confirmación con la firma del representante legal del oferente, en caso contrario, LA PREVISORA S.A. no tendrá en cuenta la enmienda. 2.3 Forma de Presentación y Calificación 7

8 Para una mejor recepción de los documentos y análisis de la información, se recibirá un paquete por oferente, el cual deberá contener tres sobres internos así: Primer sobre: Segundo sobre: Tercer sobre: Requisitos Habilitantes. (Original y dos copias) Especificaciones Obligatorias (Original y una Copia) Aspectos Calificables (Original) TOTAL SEIS (6) SOBRES POR PROPONENTE Las propuestas parciales serán rechazadas Correspondencia La correspondencia relacionada con este proceso, deberá ser remitida a los siguientes correos electrónicos indicando en el asunto: LICITACIÓN PRIVADA No cecilia.rodriguez@previsora.gov.co paula.moreno@previsora.gov.co cecilia.gutierrez@previsora.gov.co juan.isaza@previsora.gov.co hector.barrientos@previsora.gov.co mariaclaudia.bejarano@previsora.gov.co 2.5 Vigencia de la Propuesta La propuesta debe estar vigente por el término del proceso y dos (2) meses más, contados a partir de la fecha de cierre de la presente Licitación. CAPÍTULO III REQUISITOS HABILITANTES. 3.1 CAPACIDAD JURÍDICA Participantes En el presente proceso de selección los participantes deberán ser, personas jurídicas en cuyo objeto social este comprendido el objeto del contrato, legalmente constituidas en Colombia, nacionales, individualmente, o consorcios, o uniones temporales o en cualquiera otra modalidad de asociación que no infrinja las normas constitucionales y legales colombianas, y que cumplan con los requisitos establecidos, en el pliego de Condiciones. 8

9 En caso de consorcios o uniones temporales u otra modalidad de asociación, el objeto social de todos y cada uno de sus integrantes, deberá encontrarse acorde con el objeto de la presente contratación Capacidad Jurídica Presentar la propuesta debidamente suscrita por el Representante Legal de la empresa, consorcio, unión temporal dentro del plazo y en el sitio fijado. La omisión de este requisito no es subsanable y configura el rechazo del ofrecimiento. El Representante Legal debe encontrarse debidamente facultado para presentar la oferta y suscribir el posible contrato que se derive. Cuando los estatutos de la entidad contengan alguna limitación para presentar ofertas o firmar contratos, deberá anexarse además de la representación legal, copia del acta de junta o del órgano social según lo establezcan los estatutos en la cual se le faculte para presentarla Carta de presentación de la oferta. Aportar la carta de presentación de la propuesta, Anexo No. 1 Carta de presentación de la propuesta, la cual deberá ser firmada por el representante legal del proponente. Si la propuesta es presentada por una persona jurídica, unión temporal, consorcio u otro tipo de asociación, deberá encontrarse suscrita por el representante legal o apoderado. En este caso, se deberá aportar además el documento donde conste legalmente lo siguiente: Que el objeto del presente proceso está comprendido dentro de su capacidad jurídica; y que la persona que suscribe la Carta de presentación de la propuesta tiene facultades amplias y suficientes para comprometer al proponente en el objeto del contrato e igualmente en su ejecución y liquidación. Si existieren limitaciones en el anterior sentido, la propuesta debe acompañarse del documento en donde conste que con anterioridad al cierre del proceso, se recibió la correspondiente autorización, de parte de la instancia competente Existencia y representación legal. Aportar el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio principal con los siguientes requisitos: a. Expedido dentro de los treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre de la licitación, en el que conste que el proponente se encuentra registrado, que 9

10 tiene domicilio en Colombia y que el término de su duración no es inferior a la vigencia del contrato y un (1) año más y su liquidación. b. Si de este certificado se desprende que las facultades del representante legal se encuentran limitadas para presentar la propuesta y firmar el respectivo contrato, deberá anexarse la correspondiente autorización de la Junta Directiva o de Asamblea General de Accionistas acorde al Código de Comercio, según se anote en los estatutos. Dicha autorización deberá comprender la presentación de la propuesta, la ejecución del contrato y su correspondiente liquidación. c. Acreditar que el objeto social principal de la sociedad se encuentra directamente relacionado con el objeto del contrato, de manera que le permita a la persona jurídica la celebración y ejecución del contrato, teniendo en cuenta para estos efectos el alcance y la naturaleza de las diferentes obligaciones que adquiere. NOTA: En caso que el proponente no presente el certificado o que lo presente con el término de vigencia vencido, LA PREVISORA S.A. podrá solicitar, según el caso, la presentación o actualización de este documento dentro del término establecido para este efecto Paz y salvo por concepto de aportes parafiscales. El oferente deberá aportar certificación expedida durante el mes de presentación de la propuesta, en donde conste que la firma o sociedad se encuentra a paz y salvo por concepto de aportes a seguridad social integral y parafiscal de sus empleados. Por aportes de seguridad social integral y parafiscal se entienden los aportes o giros a cargo de un empleador a: Sistemas de Salud, Riesgos Profesionales, Pensiones y a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje. Para acreditar el cumplimiento de este requisito el oferente deberá: aportar certificación expedida por su Revisor Fiscal o en el evento en que no exista obligación legal o social estatutaria de tener Revisor Fiscal, por su representante legal, en el que conste que se encuentra a paz y salvo por concepto de aportes parafiscales y de seguridad social en salud, pensiones y ARP de sus empleados a la fecha de presentación de su propuesta, y durante los últimos 6 meses de acuerdo con lo indicado en el art. 50 de la Ley 789 de Garantía de seriedad de la propuesta. 10

11 El oferente deberá presentar una garantía de seriedad de la oferta, expedida a favor de LA PREVISORA S.A., por un banco o una compañía de Seguros legalmente habilitada para ello, con clausulado entre particulares, por un valor asegurado no inferior al 10% del presupuesto oficial, con una vigencia de cómo mínimo dos (2) meses, contados a partir de la fecha límite para presentar propuestas. Con la misma, se debe aportar el recibo de pago de la prima, expedido por la Compañía aseguradora Propuestas Conjuntas. Cuando la propuesta sea presentada en Consorcio o Unión Temporal, cada uno de los integrantes deberá presentar los documentos que acrediten su constitución y representación. Adicionalmente, deberá presentar el documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal, en el cual constará, por lo menos: La facultad con que actúan para la constitución del Consorcio o Unión Temporal. (Es decir, la correspondiente autorización del órgano social para participar en la constitución de la Unión Temporal o el Consorcio, autorización que debe ser expresa en el documento en el cual conste, identificando la clase y No. del proceso para el cual se confiere la autorización: Licitación Privada No ) El objeto del Consorcio o Unión Temporal, el cual debe ser el mismo del objeto a contratar. (En caso de Consorcios o Uniones Temporales, el objeto social de todos y cada uno de sus integrantes deberá encontrarse acorde con el objeto de la presente contratación). La duración del Consorcio o Unión Temporal, la cual no podrá ser inferior al plazo del contrato, un año más y su liquidación. La designación de un representante legal principal, quien deberá estar facultado para actuar a nombre y en representación del Consorcio o Unión Temporal. La facultad que se le otorga en particular para proponer, firmar y liquidar el contrato, y en el caso de resultar seleccionados, de ejecutar las obligaciones derivadas del contrato. Igualmente, deberá designarse un suplente que lo reemplace en los casos de ausencia temporal o definitiva del representante legal principal. Determinar las reglas básicas que regulan las relaciones entre los miembros del Consorcio o Unión Temporal. 11

12 La manifestación expresa de que ninguna de las partes podrá ceder su participación en el Consorcio o en la Unión Temporal a los demás integrantes del mismo, o a un tercero, según sea el caso. En ningún caso, se podrá participar con más de una propuesta, ya sea individualmente, en Consorcio y/o Unión Temporal o como miembro de otro Consorcio o Unión Temporal o presentar propuestas alternativas. En caso de Unión Temporal o Consorcio, sus integrantes deberán señalar los términos y extensión de la participación de cada uno de ellos en la propuesta y la ejecución del contrato. Se admitirán ofertas presentadas por consorcios o uniones temporales constituidas máximo por dos personas, una de las cuales deberá ser persona jurídica. 3.2 CAPACIDAD FINANCIERA. Para efectos de constatar la capacidad financiera, el proponente deberá presentar el Balance General y el Estado de Resultados con corte a 31 de diciembre de 2011 con sus notas aclaratorias, firmados por el Representante Legal y Contador Público y/o Revisor Fiscal, si lo tuviere. En el Balance General o en documento anexo firmado por el contador, deberá discriminarse el Activo corriente y el Pasivo Corriente. Adicionalmente, el proponente deberá anexar fotocopia de las tarjetas profesionales de contador y certificados de vigencia de inscripción y de antecedentes disciplinarios expedidos por la Junta Central de Contadores, vigentes a la fecha de cierre de la contratación, correspondientes al contador y revisor fiscal, si lo tuviere, que suscriben los Estados Financieros antes mencionados. En caso de consorcios o uniones temporales, cada uno de sus integrantes deberá allegar la misma documentación y requisitos mencionados. Cuando PREVISORA en desarrollo de la verificación financiera requiera constatar la información del proponente, ésta podrá solicitar los documentos adicionales que considere necesarios para el esclarecimiento de la información, tales como estados financieros dictaminados de años anteriores, anexos específicos o cualquier otro soporte requerido por PREVISORA. Para participar en el proceso de selección, el proponente deberá cumplir con los siguientes indicadores al mismo corte de los estados financieros anteriormente citados: Índice de Liquidez (Activos Corriente/Pasivo Corriente): Superior a 1,6. ROE (Utilidad Neta/Patrimonio Total): Superior a 7.87%. Capital de trabajo (Activo Corriente Pasivo Corriente) mayor o igual al 25% del valor del presupuesto oficial estimado para la presente contratación. En caso de que participen consorcios o uniones temporales, se sumarán los rubros contables de cada uno de los participantes, correspondientes a las variables 12

13 determinantes de cada indicador, ponderados por el porcentaje de participación de cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal, según sea el caso. Si el proponente no acredita la capacidad financiera exigida será rechazado. 3.3 CAPACIDAD TÉCNICA CAPACIDAD ORGANIZACIONAL Y EXPERIENCIA DEL PERSONAL El proponente deberá presentar con la propuesta la estructura del equipo de trabajo y la acreditación de las condiciones y requisitos que a continuación se señalan: No. personas Dedicación Función Perfil académico 1 La que se acuerde en el cronograma del proyecto 1 La que se acuerde en el cronograma del proyecto Director del proyecto Gerente del proyecto Ingeniería industrial o administración de empresas o economía o administración pública o psicología o derecho o carreras afines a la administración o ingenierías Con maestría y/o especialización Ingeniería industrial o administración de empresas o economía o administración pública o psicología o derecho o carreras afines Años de Experiencia experiencia especifica profesional 10 años Dirección y/o coordinación de proyectos de diseño de estrategias corporativas y/o reformas institucionales (mínimo 4 proyectos) De los proyectos acreditados, mínimo uno desarrollado en entidades públicas del orden nacional en Colombia y uno en una compañía de seguros 10 años Diseño y transformación de estructuras organizacionales (mínimo 3 proyectos) De los proyectos acreditados, mínimo uno 13

14 a la administración o ingenierías desarrollado en entidades públicas del orden nacional en Colombia y uno en compañía de seguros. 1 La que se acuerde en el cronograma del proyecto Consultor Senior experto en seguros Ingeniería industrial o administración de empresas o economía o administración pública o psicología o derecho o carreras afines a la administración 5 años Estructuración o gerencia de proyectos en el sector seguros (mínimo 2 proyectos) 1 La que se acuerde en el cronograma del proyecto Consultor Senior Abogado administrativo Abogado con posgrado en derecho administrativo y/o administración pública 5 años Reestructuración y/o reformas institucionales y/o transformación institucional mínimo 4 proyectos) 1 La que se acuerde en el cronograma del proyecto Coordinador Administración de empresas o publica, finanzas, economía o ingenierías De los proyectos acreditados, mínimo uno desarrollado en entidades públicas del orden nacional en Colombia 5 años Diseño o rediseño de estructuras organizacionales Diseño y levantamiento de procesos y/o 14

15 cargas 2 Tiempo completo 1 La que se acuerde en el cronograma del proyecto 1 La que se acuerde en el cronograma del proyecto Consultor de apoyo Jr. reestructuración organizacional y levantamiento de cargas Consultor de apoyo presupuesto Consultor de compensación Administración de empresas o publica, finanzas, economía o ingenierías De los dos consultores de apoyo, mínimo uno con posgrado Administración de empresas o publica, finanzas, economía o ingenierías Administración de empresas o publica, finanzas, economía o ingenierías (mínimo 4 proyectos) 2 años Diseño o rediseño de estructuras organizacionales Diseño y levantamiento de procesos y/o cargas (mínimo 2 proyectos) 5 años Análisis financiero y presupuestal (mínimo un proyecto) 5 años Diseño y/o análisis de estructuras salariales (mínimo 4 proyectos) Los títulos se acreditarán mediante presentación del diploma obtenido y tarjeta profesional cuando la carrera así lo requiera y la experiencia mediante certificaciones respectivas, las cuales deberán cumplir con los siguientes requisitos: 1. Nombre de la entidad contratante. 2. Indicar expresamente el objeto del contrato. 3. Deberá estar impresa en papel membretado de la empresa que la expide. 4. Deberá estar firmada por el representante legal, gerente o director de Recursos Humanos o quienes haga sus veces o de quien tuvo a su cargo el control de ejecución del contrato y se debe indicar el nombre de quien firma, cargo y teléfono. 5. Indicar la fecha de inicio y finalización del contrato. 6. Indicar el nombre de los proyectos ejecutados y las labores realizadas. 7. Cada certificación deberá indicar, que el contrato se cumplió a satisfacción EXPERIENCIA DE LA FIRMA: El proponente deberá certificar una experiencia en la ejecución de cuatro (4) procesos con objeto similares al de la presente licitación, y que cumplan con las siguientes 15

16 características: Al menos dos (2) de los procesos certificados, deben haber sido desarrolladas con la metodología del DAFP Al menos uno (1) de los cuatro proyectos certificados debe haber sido desarrollada en empresas con no menos de 400 funcionarios Al menos una (1) de los cuatro proyectos certificados debe haber sido desarrollada en una Compañía de Seguros. Las demás experiencias podrán ser en cualquier entidad siempre y cuando la entidad cuente por los menos con 200 funcionarios. Al menos una de las certificaciones deben ser como mínimo del mismo valor del presupuesto de la Licitación y las otras no deben ser inferiores al 25% del presupuesto de la licitación. NOTA: La experiencia acreditada deberá haberse ejecutado dentro de los últimos cinco (5) años, anteriores a la fecha prevista para el cierre de la presente licitación Para que las certificaciones sean consideradas como válidas deberán contener como mínimo: Nombre de la entidad contratante. Indicar expresamente el objeto del contrato. Deberá estar impresa en papel membretado de la empresa que la expide. Deberá estar firmada por el representante legal, gerente o director de Recursos Humanos o quienes haga sus veces o de quien tuvo a su cargo el control de ejecución del contrato y se debe indicar el nombre de quien firma, cargo y teléfono. Indicar la fecha de inicio del contrato. Indicar el número de cargos a los que se les realizó el levantamiento de carga laboral. Valor del contrato. Cada certificación deberá indicar la constancia de que el contrato cumplió a satisfacción. Estos documentos son subsanables en cuanto a su contenido, sin embargo, la no presentación de los mismos será causal de RECHAZO de la propuesta. Adicionalmente, se podrá solicitar aclaraciones a las certificaciones y el proponente deberá dar respuesta dentro de los términos fijados. Se aceptan certificaciones dirigidas a otras entidades, siempre y cuando del contenido de estas, se pueda verificar y certificar el cumplimiento de los requisitos exigidos. En caso de consorcios o uniones temporales, uno de sus integrantes deberá acreditar mínimo el 60% de la experiencia requerida, el otro integrante deberá acreditar el porcentaje restante, esto es el 40%, sin que ello signifique que alguna de las firmas consorcio o unión temporal deje de acreditar experiencia. En todo caso los consorcios o uniones temporales deberán acreditar el 100% de la experiencia requerida en los términos descritos. 16

17 NOTA: LA PREVISORA S.A. se reserva la facultad de comprobar la autenticidad de los documentos aportados. CAPITULO IV ESPECIFICACIONES TÉCNICAS OBLIGATORIAS El presente capítulo incluye las condiciones técnicas del servicio que se pretende contratar y sobre el cual los Proponentes deberán presentar en sus respectivas propuestas. 4.1 Aspectos Técnicos Obligatorios El proponente favorecido deberá comprometerse a realizar además de lo descrito en el objeto de la presente licitación las siguientes actividades: Diagnóstico para la redefinición y rediseño organizacional incluyendo la infraestructura gerencial, capacidades organizacionales, los sistemas de información y operativos, aptitudes y habilidades organizacionales y del talento humano y las implicaciones de ajustes que resultan para La Previsora de la revisión a la estrategia. Definir los mecanismos y procedimientos de interrelación al interior de la Compañía. Identificar las mejores prácticas en materia de arquitectura organizacional de otras instituciones que puedan ser aplicables para la Compañía. Identificar brechas y oportunidades de mejora de la Previsora en el mercado. Identificar el entorno y los aspectos que afectan a Previsora. Identificar procesos, actividades o necesidades que la entidad no debe realizar de acuerdo con su nueva agenda estratégica, o que debe realizar pero actualmente no están atendidas o se hacen por terceros y deben ser parte de los procesos y procedimientos internos. Revisar y rediseñar la estructura organizacional requerida para la implementación de los procesos, bien sea de forma directa o por tercerización, incorporando mejores prácticas aplicables para el caso colombiano, con criterios de sostenibilidad, eficiencia en la asignación de recursos, aprovechamiento e integralidad del sistema, transparencia y altos estándares de gobierno corporativo, identificando y diseñando las áreas e instancias requeridas y las funciones de cada área. Identificar, diseñar y elaborar la cadena de valor, los macro procesos y los procesos de la entidad. Revisar y redefinir el mapa de procesos de la entidad requerido en el nuevo modelo operacional, basados en los procesos estratégicos, misionales y de apoyo en términos de valor agregado, oportunidad y calidad, buscando optimizar la eficiencia y oportunidad de los mismos. Identificar las necesidades normativas para la implementación de la propuesta. Elaborar los proyectos de Decretos que requiera la reforma de estructura de la entidad y su sustentación. Definir la estrategia de transición institucional y organizacional, incluyendo el manejo de comunicaciones e información. 17

18 Definir un plan detallado para la implementación de la estructura organizacional. Acompañar la implementación del diseño institucional, incluyendo entre otras actividades, capacitar y elaborar las guías para la implementación del modelo organizacional, sistema de gestión y los procesos, el montaje de un sistema de seguimiento gerencial para controlar el avance sobre el plan de implementación y el apoyo en la implementación de la estrategia de cambio y de comunicación. Desarrollar las presentaciones y sustentaciones que se requieren ante las dependencias o autoridades pertinentes. Teniendo en cuenta la naturaleza jurídica de la Previsora y que dentro del proceso de aprobación de la nueva estructura organizacional debe presentarse al Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), el método de levantamiento de cargas debe asegurar la inclusión de toda la información requerida por el DAFP para este tipo de procesos y diligenciar los respectivos formatos diseñados por el DAFP para recopilar esta información 2. El levantamiento de cargas en Casa Matriz debe ser realizado en todas las dependencias de la Compañía, pero en las sucursales, podrán hacerse extrapolaciones, es decir, bastará con levantar las cargas en un numero representativo de sucursales tipo teniendo en cuenta que la compañía tiene sucursales Tipo A, B, C, D y E 3 (mínimo deben ser dos por categoría). Es importante que en este proceso de revisión, el consultor haga un análisis de las categorizaciones de las sucursales y basado en el mismo podrá proponer nuevas re categorizaciones. Las demás señaladas en el presente pliego de condiciones. 4.2 FASES Y ENTREGABLES Las fases que se deberán desarrollar en la ejecución del contrato serán las previstas, así: Fase I: Fase II: Fase III: Diagnóstico de situación actual. Diseño de la nueva estructura, planta de personal, estructura salarial y aprobación del DAFP. Acompañamiento en la implementación FASE I En la FASE I, deben realizarse por lo menos las siguientes actividades y cada una debe tener un documento entregable: 1. Reunión de apertura del proyecto. Reunión de por lo menos medio día en la cual se trabajará con todos los sponsor del proyecto y en la cual se discutirán entre otros los siguientes temas: a. Objeto del proyecto b. Presentación del equipo y responsabilidades en el proyecto c. Identificación de necesidades y expectativas ocultas d. Definición del plan de trabajo 2 El contenido mínimo del estudio de cargas del DAFP está reglamentado en la Guía de Modernización de Entidades Públicas en el capítulo 6: Evaluación de las Funciones, Perfiles y Cargas de Trabajo 3 En la actualidad Previsora cuenta con 5 sucursales tipo A, 8 sucursales tipo C, 4 sucursales tipo D y 8 sucursales tipo E 18

19 2. Entendimiento de situación actual. Etapa en la cual se pretende que el consultor recolecte toda la información requerida para realizar diagnóstico de la situación. Incluirá entre otras: a. Entrevistas personalizadas con la alta dirección para comprender desde el punto de vista directivo cómo es el funcionamiento de la Compañía y de sus áreas. En estos espacios el objetivo es comprender a profundidad las opiniones de la Organización así como el modo de operar y la identificación descriptiva de los problemas actuales. También se busca entender la percepción del equipo directivo frente a la estrategia de la Compañía. b. Revisión general de macro procesos analizando la secuencia e interacción que tienen cada uno de los procesos con la estrategia identificando oportunidades de mejora. c. Finalmente, esta etapa debe contemplar el estudio de la estructura organizacional actual para tener un entendimiento global e identificación del relacionamiento e interacción de las áreas (esta última parte sirve de fuente para el diseño de modelos propuestos). Este análisis de la estructura organizacional debe comprender el estudio de las áreas y sus funciones y el entendimiento de líneas de reporte y esquemas de coordinación. 3. Entendimiento del sector. Esta etapa prevé un análisis diagnóstico del sector seguros en el país, el posicionamiento de Previsora en el mercado y los factores de mercado que deben ser considerados al momento de plantear nuevos modelos de organización, teniendo en cuenta las perspectivas de crecimiento. En esta etapa se deben realizar entrevistas con clientes, proveedores, competidores y órganos del estado (estas son ideales pero no son obligatorias; en todo caso el consultor será responsable de identificar medios para recolectar la información requerida en esta etapa). 4. Levantamiento de información primaria para análisis del sector. En esta etapa es necesario conocer en detalle las cifras de negocio de Previsora con el fin de identificar el norte de la Compañía y de ese modo que esta información sirva de punto de partida para el diseño de modelos de operación. Se deberán tratar temas asociados a la estrategia de la Compañía, los procesos, la estructura actual, los recursos y herramientas actuales (en este aspecto se debe ser muy detallado pues forma parte del apalancamiento de cualquier propuesta). 5. Levantamiento de cargas de trabajo. En esta etapa, el consultor deberá realizar levantamiento de cargas de trabajo actuales de los procesos de la Compañía con la metodología establecida por el DAFP, en su guía de medición de cargas de trabajo para entidades públicas. NOTA: PARA LEVANTAR LAS CARGAS EN LAS SUCURSALES, SE DEBEN VISITAR POR LO MENOS DOS SUCURSALES DE CADA CATEGORIA (C, D y E) Y DEBEN ESTAR LAS CINCO SUCURSALES TIPO A (TRES EN BOGOTA, UNA EN MEDELLIN Y UNA EN CALI). Los gastos de desplazamiento a las diferentes sucursales serán asumidos por Previsora S.A. y serán previamente validados por la misma. 6. Discusión de las observaciones de la FASE I. Esta etapa consiste en unas sesiones donde se socialicen los hallazgos de la FASE I FASE II 19

20 La Fase II, debe realizarse por lo menos las siguientes actividades y cada una debe tener un documento entregable: 1. Definición de nueva cadena de valor y nuevo modelo operacional. Este diseño debe responder al planteamiento estratégico de la Compañía y debe contribuir a cerrar las brechas identificadas por el consultor. 2. Definición de modelos de estructura organizacional que garanticen el cumplimiento de la estrategia y la ejecución del modelo operacional. 3. Ajustes al mapa estratégico. 4. Ajustes al mapa de procesos requeridos según modelo operativo definido. 5. Bases y lineamientos para los procesos que serían tercerizados. 6. Definición de modelo final de estructura organizacional detallando áreas y funciones de las mismas, instancias de delegación, perfiles de cargos y capacidades requeridas en cada perfil según la dependencia. 7. Análisis de cargas de trabajo futuras conforme la metodología definida por el DAFP de modo que se soporte la nueva planta de personal. 8. Ajustes a los manuales de funciones de acuerdo a la nueva estructura. 9. Recomendaciones de ajuste al Sistema de Información, que tenga en cuenta desde el principio toda la organización y sus procesos, buscando unidad en las fuentes de la información, coherencia, integralidad y sinergias de manera que se alimenten y suministre toda la información que se requerirá para la toma de decisiones, el seguimiento y control de todas las actividades y procesos, el Sistema de Gestión Integrado, el Sistema de Riesgos, los proyectos estratégicos, los indicadores de gestión, y, en general, cualquier requerimiento de información. 10. Planteamiento de las bases de la estrategia tecnológica requeridas para llevar a feliz termino la implementación de la nueva estructura 11. Documento a presentar al DAFP en el cual básicamente se ilustre el Estudio Técnico, el cual debe incluir por lo menos los siguientes capítulos: a. Introducción b. Reseña histórica y antecedentes c. Marco legal d. Análisis externo (entorno político, económico, social, tecnológico) e. Análisis financiero donde se analice impacto y viabilidad financiera de la implementación del proyecto f. Análisis interno (diagnóstico de situación actual) g. Propuesta de reestructuración (definiciones estratégicas, procesos modificados, estructura actual vs. estructura propuesta, funciones de las áreas de la nueva estructura, planta de cargos propuesta, presupuesto y plan de transición). h. Anexos: i. Análisis de cargas de trabajo actuales y futuras ii. Cálculos presupuestales iii. Manuales de descriptivos de cargo y funciones por cada cargo 12. Proyecto de Decretos de Estructura y Planta de Cargos. 13. Validación y ajustes del Estudio Técnico ante el DAFP. 14. Estudio de estructura salarial de la nueva planta de Previsora. a. Análisis de puestos de trabajo i. Descriptivos del puesto del cargo en formato diseñado por Previsora 20

21 FASE III ii. Requisitos del cargos b. Valoración de cargos c. Estructura equidad interna d. Competitividad externa i. Estudio de mercado ii. Análisis de datos comparativos iii. Informe comparativo de competitividad externa e. Diseño de curva de salarios f. Diseño de bandas y política de remuneración g. Impacto en costos en la Compañía En la Fase III, se realiza acompañamiento por parte del consultor a Previsora. Tal acompañamiento tiene por objeto la orientación y guía de la implementación de la nueva estructura y planta de personal. Esta etapa inicia una vez se cuenta con los decretos de planta y estructura. Esta fase estará articulada a través de dos ejes: plan de seguimiento a las actividades necesarias y definidas en el plan de transición y un plan de comunicaciones. El plan de seguimiento deberá incluir como mínimo: Acompañamiento de por lo menos dos meses en la puesta en marcha de la estructura Actividades de capacitación y de acompañamiento para la implementación a los líderes de la implementación. Acompañamiento en adopción de procesos. El acompañamiento debe estar basado en sistemas de gestión gerencial. El acompañamiento contempla dos sesiones de trabajo por semana durante el primer mes y una sesión de trabajo por semana durante el segundo mes. Para el plan de comunicaciones se tendrá por objetivo eliminar la incertidumbre y dar las bases al personal para enfrentar los retos producto del proceso de la mejor manera. Las actividades de este plan de comunicaciones se realizarán durante toda la FASE III. 4.3 METODOLOGÍA Y ORGANIZACIÓN DE LAS PROPUESTAS El OFERENTE deberá describir detalladamente los objetivos, los procedimientos, la metodología, el tiempo, las precedencias e interrelaciones, los datos requeridos y resultados esperados en el desarrollo de cada una de las actividades del estudio, y la desagregación que proponga del mismo. En este último caso deberá hacer lo propio con 21

22 las actividades resultantes de la desagregación. Los siguientes aspectos deben ser destacados: Metodología y Orientación de los trabajos: El OFERENTE debe hacer una descripción detallada y precisa de los procedimientos y/o metodologías a seguir. Organización: En este aspecto el OFERENTE hará una descripción y justificación de la organización de los trabajos como tal y presentará un organigrama detallado para la ejecución de los mismos, en el cual muestre claramente la conformación del grupo de trabajo, las relaciones entre ellos y los niveles de responsabilidad El organigrama también deberá mostrar la totalidad de los cargos y profesionales que se proponen, el nombre de los profesionales que ocuparán los principales cargos y se complementará con una descripción detallada de las funciones de todos los cargos. En el organigrama se deben describir también claramente las interrelaciones propuestas con la Previsora y el Comité de seguimiento del contrato. Cronograma: El OFERENTE debe presentar un programa detallado de ejecución del contrato, donde incluya las actividades y sub actividades, de acuerdo con el plazo y condiciones fijadas. Tal cronograma consistirá en: - Descripción de las actividades a realizar con un nivel de desagregación adecuado. - Dedicación del personal. - Listado de precedencia de las mismas actividades. - Duración justificada de las actividades. En la anterior descripción se hará especial énfasis en los procedimientos, metodología, informes parciales y programación de los trabajos. NOTA: Sustentación de la Oferta, si el Comité Evaluador o La Previsora lo requiere, los OFERENTES deberán hacer una presentación de su oferta, en fecha que será informada oportunamente. CAPITULO V. ASPECTOS CALIFICABLES 5.1 Requisitos Mínimos Para la selección de la propuesta más favorable, la evaluación se efectuará de conformidad con los requisitos, documentos y criterios de evaluación y será adjudicada la propuesta que cumpla con los requisitos exigidos y obtenga el puntaje más alto asignado en la calificación. 5.2 Factores de calificación: 22

23 LA PREVISORA efectuará la evaluación de las propuestas sobre una base de 1000 puntos sólo aquellas que hayan cumplido con los todos requisitos mínimos obligatorios exigidos en el pliego de condiciones, así: FACTORES Experiencia del proponente Experiencia del personal PUNTAJE 600 Puntos 400 Puntos Total puntaje 1000 Puntos El OFERENTE seleccionado será el que obtenga el mayor puntaje total. Experiencia del proponente 600 Puntos La calificación de este aspecto, se realizará sobre un puntaje máximo de 600 puntos y con máximo 6 certificaciones adicionales a las mínimas requeridas en los aspectos habilitantes, relacionadas con el objeto del presente proceso y que se hayan realizado en empresas de más de 200 funcionarios, asignando máximo 100 puntos a cada una de ellas Los 100 puntos de cada certificación se distribuirán así: 20 puntos por cada certificación presentada. Si las certificaciones además son del sector financiero, se les otorgará a cada una de ellas 20 puntos adicionales. Si las certificaciones se realizaron en el sector de seguros, se le otorgarán 30 puntos más. Si las certificaciones se realizaron bajo la metodología del DAFP, se le otorgará 30 puntos adicionales. Igualmente deberán contener los siguientes requisitos: 1. Nombre de la entidad contratante. 2. Deberá estar impresa en papel membretado de la empresa que la expide. 3. Deberá estar firmada por el representante legal, gerente o director de Recursos Humanos o quienes haga sus veces o de quien tuvo a su cargo el control de ejecución del contrato y se debe indicar el nombre de quien firma, cargo y teléfono. 4. Indicar la cantidad de cargos a los que se les levantó la carga laboral. 5. Cada certificación deberá indicar la constancia de que el contrato cumplió a satisfacción. Experiencia del personal 400 Puntos Para calificar este aspecto, se manejarán los siguientes criterios: 23

24 DIRECTOR DEL PROYECTO: 100 PUNTOS Se otorgarán 100 puntos a la firma cuyo Director de Proyecto certifique mayor cantidad de proyectos adicionales a los mínimos requeridos. Las demás ofertas se calificarán por regla de tres inversa. GERENTE DE PROYECTO: 100 PUNTOS Se otorgarán 100 puntos a la firma cuyo Gerente de Proyecto certifique mayor cantidad de proyectos adicionales a los mínimos requeridos. Las demás ofertas se calificarán por regla de tres inversa. CONSULTOR SR. EXPERTO EN SEGUROS: 100 PUNTOS Se otorgarán 100 puntos a la firma cuyo Consultor Sr. Experto en seguros certifique mayor cantidad de proyectos adicionales a los mínimos requeridos. Las demás ofertas se calificarán por regla de tres inversas. COORDINADOR: 100 PUNTOS Se otorgarán 100 puntos a la firma cuyo Coordinador certifique mayor cantidad de proyectos adicionales a los mínimos requeridos. Las demás ofertas se calificarán por regla de tres inversa Criterios de Desempate En caso de presentarse empate entre 2 o más ofertas, se escogerá la propuesta por sorteo a través de balota CAPITULO VI. CAUSALES DE RECHAZO Solo serán objeto de calificación aquellas propuestas que hayan cumplido en su totalidad los requisitos exigidos en los capítulos I, II, III y IV. En adición a lo anterior, se rechazarán de forma inmediata las propuestas por las siguientes causales: 1. Cuando los oferentes incurran en la conducta descrita en el numeral 9 del Artículo 47 del Decreto 2153 de Cuando en la propuesta se encuentre información o documentos que contengan datos tergiversados, alterados o inexactos. 3. Cuando no se presenten las aclaraciones solicitadas por LA PREVISORA S.A., dentro del término establecido para tal efecto. 24

25 4. Cuando la propuesta se reciba con posterioridad a la fecha y hora fijadas para el cierre de la Licitación o en un lugar distinto al señalado para depositar la propuesta. 5. Cuando el representante legal de la firma no suscriba la carta de presentación de la propuesta o ésta sea firmada por una persona que no esté facultada para ello y no se aporte junto con ella el documento en donde conste que se recibió la correspondiente autorización, de parte de la instancia competente. 6. En el caso de que el oferente se encuentre incurso en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad fijadas por la Constitución o la ley. 7. Cuando no se aporte con la propuesta el día de cierre de la licitación la póliza de seriedad de la misma. 8. La no presentación del documento de asociación, para el caso de las propuestas conjuntas o la presentación de uno que no llene los requisitos señalados en este documento. 9. Cuando el objeto social del oferente(s) o el de la asociación no cubra el objeto del proyecto. 10. Cuando en las facultades del representante legal se señalen limitaciones para los propósitos de este proceso de selección y no se adjunte la respectiva autorización. 11. Cuando el oferente omita la cotización de uno o más ítems, cuando ello se exija en el Pliego o cuando condicione su propuesta. 12. Cuando no se cumpla con alguno de los aspectos jurídicos 13. Cuando no se cumpla con alguno de los aspectos financieros. 14. Cuando no cumpla con alguna de las condiciones técnicas habilitantes y/o obligatorias solicitadas. 15. Cuando la propuesta exceda el presupuesto oficial por vigencia fiscal dispuesto por LA PREVISORA S.A. 16. Cuando el oferente esté acreditado en otro país, y no presente los documentos exigidos con su correspondiente traducción oficial al idioma español, y legalizados ante el Ministerio de Relaciones Exteriores. 17. Cuando el oferente no acredita el mínimo de calidad y requisitos en formación académica y experiencia requerida en el Pliego de Condiciones. 25

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