SISTEMA UNIVERSITARIO DE GESTIÓN POR CALIDAD Subsistema de Administración Universitaria C O N T E N I D O

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1 SISTEMA UNIVERSITARIO DE GESTIÓN POR CALIDAD Subsistema de Administración Universitaria Proceso: Administración de Bienes y Servicios Subproceso: Control Patrimonial C O N T E N I D O I. Objetivo II. Alcance III. Definiciones y Terminología IV. Políticas V. Responsabilidades y Autoridad para el Desarrollo VI. Referencias VII. Histórico de Revisiones VIII. Firma de Autorización IX. Anexos 1 de 23

2 I. Objetivo Dar de baja definitiva los bienes muebles que por su utilización estén obsoletos e inservibles y sean sujetos de venta y/o donación, una vez que sean retirados físicamente, así como aquellos que por sus características, situación o condición sean determinados para desincorporación del patrimonio; los cuales deberán ser descargados de los registros contables-patrimoniales. II. Alcance Es de observancia y aplicación al personal de las Entidades Académicas y Dependencias y al personal participante en el procedimiento. III. Definición y Terminología. Bienes de Activo fijo Constituido por el conjunto de bienes muebles e inmuebles, requeridos para el funcionamiento normal de las operaciones propias de la universidad, que no están destinados para ser comercializados, sino para ser utilizado para los fines académicos y administrativos. Bienes Muebles: Es el conjunto de bienes de una Entidad Académica o Dependencia cuya vida útil es mayor a un año y son susceptibles de ser trasladados de un lugar a otro sin alterar su forma y esencia, tales como: Mobiliario y equipo, activos biológicos y obras de arte. Bienes Inmuebles: Es el conjunto de bienes tangibles que no se pueden trasladar de un sitio a otro, sin que sea afectada su estructura, como son los terrenos y edificios. Mobiliario y Equipo: Conjunto de objetos necesarios para el desarrollo de las actividades cotidianas de las entidades académicas y dependencias, tales como: Equipo de cómputo y tecnologías de la información, equipo médico y de laboratorio, instrumental médico y de laboratorio, equipo y aparatos audiovisuales, cámaras fotográficas y de video, muebles de oficina, estantería, etc. Activo Biológico: Toda clase de especies animales y otros seres vivos, tanto para su utilización en el trabajo como para su fomento, exhibición y reproducción y que es parte del patrimonio universitario, tales como bovinos, porcinos, aves, ovinos, caprinos, peces, equinos, especies menores y de zoológico, árboles y plantas. 2 de 23

3 Baja: Es la supresión de los bienes de activo fijo en los registros contables y en el patrimonio, por haber perdido su utilidad. Bienes robados: Son los bienes muebles extraídos de manera ilícita Bienes extraviados: Son los bienes muebles que se pierden por descuido o negligencia del usuario Bienes no localizados: Bienes muebles no encontrados en el momento del levantamiento físico del inventario, se consideran en esa situación porque pudieran haberse movido del área o espacio donde se encuentran asignados. Defunción: Muerte de activos biológicos Donación: Es el traspaso del dominio de bienes muebles en desuso, que no son de utilidad para la Universidad, a Instituciones Públicas y Asociaciones Civiles que lo soliciten. Venta: Es el acto mediante el cual se realiza la transferencia de la propiedad de los bienes muebles obsoletos e inservibles, que ya no son de utilidad para la universidad, a una persona física o moral, mediante el pago convenido y a través de subasta pública, subasta restringida y adjudicación directa. DCP. Dirección de Control Patrimonial Desuso: Es la perdida de utilidad de los bienes muebles de las Entidades Académicas y Dependencias. No inventariables: Bienes que por su costo y características, o bien por estar dentro del catálogo de bienes no inventariables, no se consideran patrimonio. Obsolescencia Es la pérdida de utilidad de los bienes muebles por su antigüedad y por no ser provechosos para los fines con que fueron adquiridos. 3 de 23

4 Inservible Es el estado de desgaste o deterioro físico de los bienes muebles, y que no tienen posibilidad alguna de uso o de aprovechamiento de sus partes. Siniestro: Es la pérdida parcial o total que ha sufrido un bien, por un fenómeno natural o por un acontecimiento fortuito. 4 de 23

5 IV. Políticas. 1. Las Entidades Académicas y Dependencias deberán solicitar a la DCP y Vice- Rectorías, las bajas de su inventario de mobiliario y equipo, no útiles para los fines a los que estaban destinados 2. Las Entidades Académicas y Dependencias tendrán la responsabilidad del traslado del mobiliario y equipo en desuso, así como la descarga y acomodo de los mismos, en las instalaciones del área que funja como Almacén de Bajas. 3. Las Entidades Académicas y Dependencias deberán cumplir con la fecha y hora acordada en el formato: Bitácora de Entradas y Salidas del Almacén de Bajas ABS- CP-F-09, a fin de no entorpecer las actividades del Almacén de Bajas. 4. Las Entidades Académicas y Dependencias deberán entregar los reportes originales requisitados al Almacén de Bajas en la entrega y recepción del mobiliario y equipo. Por su parte el Almacén de Bajas verificara, en forma estricta, que el número de inventario y las características del mobiliario y equipo a recibir y entregar correspondan a los indicados en los reportes citados, el no cumplir con las disposiciones anteriores impedirá la recepción de los mismos. 5. Las Entidades Académicas y Dependencias, interesadas en el mobiliario y equipo, ubicados en el Almacén de Bajas deberán solicitarlos a través del reporte de Solicitud de Movimientos de Activo Fijo a la DCP de igual forma será su responsabilidad el traslado de los mismos a sus Instalaciones. 6. Las Entidades Académicas y Dependencias no podrán realizar donaciones de los bienes muebles en desuso a terceros ya que no están facultados para ello, solo podrá ser con autorización escrita por el C. Rector, y se realiza por medio de un Acuerdo donde se incluyen las Instancias Beneficiadas por la Donación; la ejecución de la Donación corresponde: para región Xalapa a la DCP; para regiones foráneas la Vice- Rectoría correspondiente, en coordinación con la Oficina del Abogado General y con la supervisión de la Contraloría General. 7. Las Vice-Rectorías deberán proponer la baja de los bienes muebles de su respectiva región, a través de la documentación necesaria y enviarla a la DCP 8. La DCP solicitara a través de la Secretaria de Administración y Finanzas, la autorización del C. Rector, la Venta y Donación de bienes muebles que resulten obsoletos e inservibles, coordinándose para estas actividades con la Oficina del Abogado General y con la supervisión de la Contraloría General 5 de 23

6 9. La baja de bienes muebles será por: obsolescencia, inservible, venta, donación, defunción, y desincorporación. 10. La venta de los bienes deberá realizarse mediante: A) Subasta Pública, cuando el precio base de venta sea igual o superior a mil días de salario mínimo vigente en el lugar en donde esté ubicado el bien, del estado de Veracruz; B) Subasta Restringida, cuando el precio base de venta no exceda de mil días de salario mínimo vigente en el lugar en donde esté ubicado el bien, del estado de Veracruz; C) Adjudicación Directa, cuando concurran circunstancias de riesgo a la salud por su almacenamiento; o cuando habiéndose celebrado dos subastas públicas o dos subastas restringidas no se presentaron postores interesados o no se presentaron ofertas iguales o superiores al precio base de venta o no se vendió el bien cualquiera que fuera la causa 11. Serán sujetos de desincorporación del patrimonio, los bienes muebles: no localizados que su fecha de adquisición sea mayor a diez años; los que por su costo o características se consideren no inventariables; los que hayan sido sustraídos de manera ilegal y se encuentren en denuncias penales no recuperables (robados) o que se pierden por descuido o negligencia del usuario (extravío); y los que hayan sufrido destrucción parcial o total por algún fenómeno natural o acontecimiento fortuito (siniestrados). 6 de 23

7 V. Responsabilidad y Autoridad para el Desarrollo ENTIDADES ACADEMICAS Y DEPENDENCIAS Entidad Académica y Dependencia Para baja 1. Determina el mobiliario y equipo que han dejado de ser útiles para el fin con el que fueron adquiridos, por ser obsoletos o inservibles. (Ver Metodología para el Retiro de Bienes Obsoletos e Inservibles ABS-CP-OT-02.) 2. Accesa al SIIU en la Forma: Solicitud de Movimientos de Activo Fijo FWMSMAF y genera Reporte: Solicitud de Movimientos de Activo fijo FWRSMAF (Ver guía: Solicitud de Movimientos de Activo Fijo ABS-CP-G-10) Nota: Para las regiones foráneas, previamente a este punto, deberán transferir el mobiliario y equipo a la ubicación 103 almacén de bajas provisional a través de la Forma de Transferencia de Ubicación FWACUAF, (Ver guía: Cambio de Ubicación de Activo Fijo ABS-CP-G-09) 3. Recaba firma y envía reporte de Solicitud de Movimientos de Activo Fijo FWRSMAF en original y copia: para región Xalapa a la DCP; para regiones foráneas a la Vice- Rectoría. Para transferencia 4. Asiste al Almacén de Bajas, selecciona el mobiliario y equipo que le sean útiles, 5. Accesa al SIIU en la Forma: Solicitud de Movimientos de Activo Fijo FWMSMAF y genera Reporte: Solicitud de Movimientos de Activo fijo FWRSMAF (Ver guía: Solicitud de Movimientos de Activo Fijo ABS-CP-G-10) 6. Recaba firma y envía reporte de Solicitud de Movimientos de Activo Fijo FWRSMAF en original y copia a la DCP. DCP Y VICE-RECTORIA Analista de Actualización de Activo Fijo y Coordinador Regional (Según corresponda) 7. Recibe reporte de Solicitud de Movimientos de Activo Fijo FWRSMAF 8. Sella de recibido los reportes, turna al Director de Control Patrimonial o al Responsable Regional, según corresponda, los documentos y recaba firma de autorización. 9. Entrega acuse de recibido a la Entidad Académica y Dependencia. Para región Xalapa entrega reporte original, Para regiones Foráneas: entrega copia de reporte y remitirse al punto 60 de este procedimiento. 7 de 23

8 ENTIDADES ACADEMICAS Y DEPENDENCIAS Entidad Académica y Dependencia 10. Recibe reporte original, acuerda con el Analista de Actualización de Activo Fijo, encargado del almacén de bajas, la entrega o recepción de mobiliario y equipo. DIRECCION DE CONTROL PATRIMONIAL Analista de Actualización de Activo Fijo (Encargado del Almacén) 11. Programa día y hora de recepción o entrega de mobiliario y equipo de la Entidad Académica o Dependencia y registra en formato: Bitácora de Entradas y Salidas del Almacén de Bajas ABS-CP-F-09 y da seguimiento. ENTIDADES ACADEMICAS Y DEPENDENCIAS Entidad Académica y Dependencia 12. Asiste al almacén de bajas 13. Entrega reporte original Para baja 14. Entrega mobiliario y equipo Para transferencia 15. Recibe mobiliario y equipo DIRECCION DE CONTROL PATRIMONIAL Analista de Actualización de Activo Fijo (Encargado del Almacén) 16. Recibe reporte original y valida que las características físicas del mobiliario y equipo correspondan a las especificadas en el reporte. Para baja 17. Recibe mobiliario y equipo en desuso, verificando el cumplimiento de la Metodología para el Retiro de Bienes Obsoletos e Inservibles ABS-CP-OT Firma y sella Almacén de Bajas Recibido en el reporte original. 8 de 23

9 Para transferencia 19. Entrega mobiliario y equipo y recaba en el momento, la firma de recibido y sello de la Entidad Académica o Dependencia, 20. Firma y sella Almacén de Bajas Entregado en el reporte original. 21. Entrega copia de reporte FWRSMAF a la Entidad Académica y/o Dependencia 22. Turna reportes originales a la secretaria ejecutiva. Secretaria Ejecutiva 23. Recibe reportes de Solicitud de Movimiento de Activo Fijo FWRSMAF en original, Otorga folio de atención y los relaciona en el formato: Control de Correspondencia ABS-CP-F Recaba firma de autorización del director de Control Patrimonial, en el formato: Control de Correspondencia ABS-CP-F-03. y turna al analista DIRECCION DE CONTROL PATRIMONIAL Analista de Actualización de Activo Fijo 25. Recibe reporte: Solicitud de Movimiento de Activo Fijo FWRSMAF y realiza las transferencias. Ver Guía: Transferencia de Bienes de Activo Fijo ABS-CP-G Valida las transferencias realizadas a través del Reporte de Transferencias de Activo Fijo FWRTBAF 27. Sella reporte de transferido y archiva original en carpeta correspondiente ENTIDADES ACADEMICAS Y DEPENDENCIAS Entidad Académica y Dependencia Para baja 28. Verifica que el mobiliario y equipo ya no existan cargados en su inventario, Ver guía: Inventario por Dependencia con Cortes por Ubicación ABS-CP-G-05. Para transferencia 29. Remitirse del punto 84 al 102 del Procedimiento Actualización de Bienes de Activo Fijo ABS-CP-P-02. El mobiliario y equipo en desuso, que hubieren perdido su utilidad por obsoleto e inservible concentrados en el Almacén de Bajas serán sujetos de Venta y Donación. 9 de 23

10 VENTA DE MOBILIARIO Y EQUIPO DIRECCION DE CONTROL PATRIMONIAL Analista de Baja de Activo Fijo 30. Genera e imprime reporte de Inventario de Ubicación Almacén de Bajas. Ver guía: Inventario por Dependencia por Cortes por Ubicación ABS-CP-G-05 y turna al Director de Control Patrimonial Director de Control Patrimonial 31. Analiza reporte e instruye elaborar oficio para tramitar Acuerdo Rectoral Analista de Baja de Activo Fijo 32. Elabora oficio para tramitar el Acuerdo Rectoral 33. Fotocopia documentación requerida e integra expedientes y turna con oficio para tramitar Acuerdo Rectoral Director de Control Patrimonial 34. Recibe oficio para tramitar el Acuerdo Rectoral 35. Rubrica y envía oficio para tramitar el Acuerdo Rectoral con documentación soporte SECRETARIA DE AMINISTRACION Y FINANZAS Secretario de Administración y Finanzas 36. Recibe Oficio para tramitar el Acuerdo Rectoral y documentación soporte, analiza: Si no procede: Devuelve a la DCP, para su modificación. Remitirse al punto 31 de este procedimiento. Si procede: 37. Firma y envía documentación a la Oficina del Abogado General 10 de 23

11 Oficina del Abogado General OFICINA DEL ABOGADO GENERAL 38. Recibe oficio y documentación soporte. 39. Tramita Acuerdo Rectoral de Venta y Donación ante la Oficina del Rector 40. Envía Acuerdo Rectoral autorizado a la DCP. Analista de Baja de Activo Fijo DIRECCION DE CONTROL PATRIMONIAL 41. Recibe el Acuerdo Rectoral de Venta y Donación, turna al Director de Control Patrimonial Director de Control Patrimonial 42. Determina si la venta será a través de: I.- Subasta Pública 43. Elabora bases y convocatoria para su publicación y desarrollo, en conjunto con el Analista de Baja de Activo Fijo 44. Firma de autorización las bases, convocatoria y oficio de solicitud de publicación y turna documentación al Analista de Activo Fijo 45. Instruye la publicación de la convocatoria II.- Subasta Restringida 46. Elabora bases de participación y convocatoria en conjunto con el Analista de Baja de Activo Fijo. 47. Firma de autorización las bases, convocatoria y oficio de solicitud de publicación y turna documentación al Analista de Activo Fijo 48. Instruye la publicación de la convocatoria III.- Adjudicación directa 49. Elaboran bases y prospecto de compradores a convocar en conjunto con el Analista de Baja de Activo Fijo. 50. Firma de autorización la convocatoria y las bases 51. Instruye elaborar oficios de invitación a compradores 11 de 23

12 Analista de Baja de Activo Fijo 52. Realiza el trámite de la publicación de la convocatoria o en su caso los oficios de invitación. 53. Realiza el Acto de la Junta de Aclaraciones en la fecha marcada en la convocatoria y bases Director de Control Patrimonial 54. Lleva a cabo el acto de recepción y apertura de propuestas técnicas y económicas en la fecha marcada en la convocatoria y bases 55. Abre el sobre técnico y económico y en coordinación con el Analista de Baja de Activo Fijo, elabora cédula de recepción de documentos de propuesta técnica y económica, anotando en está el importe de la propuesta económica y la firman el comprador, el analista de Baja de Activo Fijo y el representante Contraloría. 56. Determina el proyecto de fallo final, en base a la obtención de las mejores condiciones para la universidad. Analista de Baja de Activo Fijo 57. Elabora acta de fallo final la cual es firmada por los participantes del proceso y los compradores, y les entrega copia de la misma 58. Elabora acta de condiciones de venta, en donde se anotan: Nombre del comprador Modalidad de Venta Tipo de bienes Fecha de notificación del fallo. Importe de la venta Condiciones de pago Fecha de elaboración. Región en donde se realizara la venta Fecha de la venta Periodo para el retiro de bienes 59. Solicita la firma del comprador seleccionado de acuerdo a la fecha establecida en el fallo de la licitación y/o invitación; y en su caso envía documentación a la Vice- Rectoría. 12 de 23

13 DCP Y VICE-RECTORIA Analista de Baja de Activo Fijo y Coordinador Regional (Según corresponda) 60. Elabora y envía oficios de invitación con cinco días hábiles de anticipación al proceso, a la Contraloría General, a la Oficina del Abogado General, para su participación en el proceso, y recaba firma de autorización. 61. Concentra el mobiliario y equipo obsoletos e inservibles en el Almacén de bajas de acuerdo a la relación de bienes autorizados para su baja. Nota: las Vice-Rectorías comunicaran a las Entidades Académicas y Dependencias, que deberán llevar el mobiliario y equipo físicamente al área que funja como almacén de bajas provisional, los cuales solicitaron su baja previamente el en reporte FWRSMAF. 62. Asiste en la fecha y lugar programado para el proceso de venta 63. Obtiene evidencia fotográfica del mobiliario y equipo a vender. 64. Proporciona documentación correspondiente 65. Participa y coordina el proceso de venta de mobiliario y equipo obsoleto e inservible. 66. Requiere y confirma depósito bancario del comprador a favor de la Universidad Veracruzana por la compra de dichos bienes y emite factura DGRF-I-FI Verifica que el retiro de mobiliario y equipo vendidos, se cumpla en el tiempo y forma establecido en las bases. Contraloría General CONTRALORIA GENERAL 68. Supervisa que el Proceso se realice de acuerdo a lo establecido en el procedimiento. OFICINA DEL ABOGADO GENERAL La Oficina del Abogado General a través de la Dirección de Asuntos Jurídicos PI 69. Solicita la siguiente documentación : Copia de Acuerdo Rectoral Bases de la convocatoria Copia de identificación oficial con fotografía del comprador Ficha de depósito bancario a favor de la Universidad Veracruzana. 70. Elabora el Acta Administrativa de la venta de mobiliario y equipo obsoleto e inservible. 71. Firma Acta Administrativa y anexos del proceso de venta y solicita se firmen las mismas a las áreas involucradas y les entrega un tanto del Acta Administrativa de venta. 13 de 23

14 DONACION DE MOBILIARIO Y EQUIPO DCP Y VICE-RECTORIA Analista de Baja de Activo Fijo y Coordinador Regional (Según corresponda) 72. Elabora listado de mobiliario y equipo para Donación 73. Recibe y recopila solicitudes de donación elaboradas por instituciones públicas y asociaciones civiles sin fines de lucro. 74. Comunica a las Instituciones Beneficiadas que asistan al área que funja como Almacén de Bajas en la fecha programada para la entrega del mobiliario y equipo solicitado. 75. Asiste y coordina la entrega del mobiliario y equipo solicitados en la fecha programada. 76. Obtiene evidencia fotográfica del Proceso. Contraloría General CONTRALORIA GENERAL 77. Supervisa que el proceso se realice de acuerdo a lo establecido. OFICINA DEL ABOGADO GENERAL La Oficina del Abogado General a través de la Dirección de Asuntos Jurídicos 78. Solicita de las Instituciones Beneficiadas los siguientes requisitos: Identificación con fotografía (IFE,IMSS,SEV,etc) y sello de la Institución PI Nombramiento o constancia de la persona que recibe los bienes donde acredite que es el titular de la Institución Beneficiada. 79. Elabora el Acta Administrativa de la Donación por Institución Beneficiada anexando además los siguientes documentos: Listado de mobiliario y equipo de donación Petición de donación hecha por la Institución Beneficiada. Copia de Acuerdo Rectoral 80. Requiere que la Institución Beneficiada selle y firme el Acta Administrativa y sus anexos 81. Firma Actas Administrativas y anexos del proceso de donación y solicita se firmen las mismas a las áreas involucradas y les entrega un tanto del Acta Administrativa de Donación. 14 de 23

15 DCP Y VICERRECTORIA REGIONAL Analista de Baja de Activo Fijo y Coordinador Regional (Según corresponda) 82. Recibe Actas Administrativas de venta y donación así como el soporte de las misma 83. Turna Actas Administrativas Para región Xalapa turna documentos al Analista. Para regiones foráneas, envía documentación a la DCP DIRECCION DE CONTROL PATRIMONIAL Analista de Actualización de Activo Fijo 84. Recibe Actas Administrativas de venta y/o donación, así como soportes de las mismas 85. Realiza la baja definitiva del patrimonio y del registro contable, del mobiliario y equipo vendidos y/o donados. (Ver guía: Ajuste de Bienes de Activo Fijo ABS-CP-G-08) 86. Archiva en carpeta correspondiente. Para la notificación del ingreso 87. Emite y envía factura al comprador seleccionado. 88. Prepara la siguiente información para la Dirección de Ingresos : Póliza de movimientos diarios DGRF-C-FI-01 Ficha original del depósito bancario Copia de la factura DGRF-I-FI-09 Copia del Acta Administrativa de la venta. 89. Turna al Director de Control Patrimonial Director de Control Patrimonial 90. Recibe, analiza la documentación y firma de revisión, la póliza de movimiento diarios DGRF-C-FI Turna documentación y ordena a la secretaria ejecutiva la elaboración de oficio de notificación de ingreso. Secretaria Ejecutiva 92. Elabora y recaba firma de oficio de notificación del ingreso. 93. Envía oficio y documentación anexa a la Dirección de Ingresos. 15 de 23

16 VENTA DE ACTIVOS BIOLOGICOS ENTIDADES ACADEMICAS Y DEPENDENCIAS Entidad Académica y Dependencia. 94. Determina los activos biológicos que han dejado de ser útiles para los fines académicos a los que estaban destinados 95. Requisita formato: Solicitud de Movimientos de Activos Biológicos ABS-CP-F-15 en original y copia, y evaluación técnica de cada uno de ellos, donde se manifiesta la razón que origina su venta y envía documentación a la DCP y Vice-Rectoría, según corresponda. DCP Y VICERRECTORIA Analista de Baja de Activo Fijo y Coordinador Regional (Según corresponda) PI 96. Recibe formato: Solicitud de Movimientos de Activos Biológicos ABS-CP-15 en original y copia, y evaluación técnica. 97. Revisa formato: Solicitud de Movimientos de Activos Biológicos ABS-CP-F-15, y evaluación técnica, validando que la información cumpla con los requisitos establecidos. Si no procede Se devuelve a la Entidad Académica o Dependencia en el formato: Devolución de Documentos ABS-CP-F-04. Si procede: 98. Sella de recibido los documentos, 99. Turna al Director de Control Patrimonial o Responsable Regional, según corresponda, los documentos y recaba firma de autorización 100. Entrega acuse de recibido y turna documentación. Para región Xalapa turna documentación al Director de Control Patrimonial Para región foránea envían documentos a la DCP, esperan notificación del evento y remitirse al punto 116 de este procedimiento Director de Control Patrimonial DIRECCION DE CONTROL PATRIMONIAL 101. Recibe, y analiza, formato: Solicitud de Movimientos de Activos Biológicos ABS-CP- 15 y evaluación técnica Instruye elaborar oficio para tramitar Acuerdo Rectoral 103. Turna documentación. 16 de 23

17 Analista de Baja de Activo Fijo 104. Recibe formato: Solicitud de Movimientos de Activos Biológicos ABS-CP-15 y evaluación técnica 105. Elabora oficio para tramitar el Acuerdo Rectoral 106. Prepara documentación para tramitar el acuerdo rectoral de activos biológicos 107. Turna documentación al Director de Control Patrimonial Director de Control Patrimonial 108. Recibe oficio para tramitar acuerdo rectoral y documentación soporte 109. Rubrica y envía oficio para tramitar el Acuerdo Rectoral y documentación soporte al Secretario de Administración y Finanzas SECRETARIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS Secretario de Administración y Finanzas Recibe Oficio para tramitar el Acuerdo Rectoral y documentación soporte, analiza: Si no procede: Devuelve a la DCP, para su modificación Si procede: 111. Firma oficio y envía documentación a la oficina del abogado general Oficina del Abogado General OFICINA DEL ABOGADO GENERAL 112. Recibe oficio y documentación soporte 113. Tramita Acuerdo Rectoral de venta de activos biológicos ante la Oficina del Rector 114. Envía Acuerdo Rectoral de venta a la DCP. Analista de Baja de Activo Fijo DIRECCION DE CONTROL PATRIMONIAL 115. Recibe el Acuerdo Rectoral de Venta, notifica y envía a la Vice-Rectoría. 17 de 23

18 DCP Y VICERRECTORIA Analista de Baja de Activo Fijo y Coordinador Regional (Según corresponda) 116. Recibe acuerdo rectoral de venta de activos biológicos Elabora y envía oficios de invitación con cinco días hábiles de anticipación al proceso, a la Contraloría General, a la Oficina del Abogado General, para su participación en el Proceso de Venta de activos biológicos y recaba firma de autorización 118. Prepara documentación necesaria para la venta de activos biológicos 119. Asiste y coordina la venta de activos biológicos en lugar y fecha programada 120. Obtiene evidencia fotográfica del Proceso. Contraloría General CONTRALORIA GENERAL 121. Supervisa que el Proceso se realice de acuerdo a lo establecido OFICINA DEL ABOGADO GENERAL Oficina del Abogado General a través de la Dirección de Asuntos Jurídicos 122. Verifica los requisitos legales, externos e internos de la persona o Institución a la que se le adjudique la venta Elabora el Acta Administrativa de la Venta de activos biológicos 124. Recaba firmas y entrega Acta Administrativa con sus anexos a los participantes del Proceso de Venta de activos biológicos DCP Y VICERRECTORIA Analista de Baja de Activo Fijo y Coordinador Regional (Según corresponda) 125. Recibe Acta Administrativa de Venta de activos biológicos y soporte de la misma 126. Turna Acta Administrativa. Para región Xalapa: turna documentos a analista. Remitirse del punto 84 al 93 de este procedimiento Para regiones foráneas: envía documentación a la Dirección de Control Patrimonial Remitirse del punto 84 al 93 de este procedimiento 18 de 23

19 Para los bienes no localizados, no inventariables, los robados, extraviados y siniestrados se hará lo siguiente: Analista de Baja de Activo Fijo DIRECCION DE CONTROL PATRIMONIAL 127. Determinar que bienes muebles son sujetos de desincorporación de acuerdo a su situación: no localizados, no inventariables, robados, extraviados y siniestrados 128. Elaborar relación de bienes muebles señalando las características por las cuales se solicita su baja, avalado por dictamen donde se especifique el estado de los bienes muebles y el motivo por el que se requiere su desincorporación Turna documentación al Director de Control Patrimonial Director de Control Patrimonial 130. Recibe y analiza relación de bienes muebles a desincorporar y en su caso el dictamen 131. Instruye elaborar oficio para tramitar acuerdo rectoral de desincorporación 132. Turna documentación Analista de Baja de Activo Fijo 133. Recibe relación de bienes muebles y en su caso el dictamen 134. Elabora oficio para tramitar el Acuerdo Rectoral 135. Fotocopia documentación requerida y turna con el oficio para tramitar acuerdo rectoral de desincorporación 136. Turna documentación al Director de Control Patrimonial Director de Control Patrimonial 137. Recibe oficio para tramitar acuerdo rectoral y documentación soporte 138. Rubrica y envía oficio para tramitar el Acuerdo Rectoral anexando Relación de bienes a desincorporar al Secretario de Administración y Finanzas. 19 de 23

20 SECRETARIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS Secretario de Administración y Finanzas 139. Recibe Oficio para tramitar el Acuerdo Rectoral de desincorporación y documentación soporte, analiza: Si no procede: devuelve a la Dirección de Control Patrimonial, para su modificación Si procede: 140. Firma y envía documentación a la oficina del abogado general Oficina del Abogado General OFICINA DEL ABOGADO GENERAL 141. Recibe oficio y documentación soporte 142. Tramita Acuerdo Rectoral de desincorporación ante la Oficina del Rector 143. Envía Acuerdo Rectoral de desincorporación a la Dirección de Control Patrimonial Analista de Baja de Activo Fijo DIRECCION DE CONTROL PATRIMONIAL 144. Recibe acuerdo rectoral de desincorporación 145. Elabora y envía oficio de notificación de autorización de baja definitiva de bienes muebles, a la Contraloría General, a la Oficina del Abogado General y en su caso a la Vice-Rectoría 146. Recibe notificación de enterado por parte de la Contraloría General y el Abogado General. Contraloría General CONTRALORIA GENERAL 147. Supervisa y verifica el listado de bienes muebles que se determinaron para desincorporar OFICINA DEL ABOGADO GENERAL Oficina del Abogado General a través de la Dirección de Asuntos Jurídicos 148. Elabora Acta Administrativa de desincorporación 20 de 23

21 149. Firma Actas Administrativas y listado, solicita se firmen las mismas por la Contraloría General y la DCP; y entrega un tanto del Acta Administrativa con sus anexos a las áreas involucradas Analista de Baja de Activo Fijo DIRECCION DE CONTROL PATRIMONIAL 150. Recibe Actas Administrativas de desincorporación con sus anexos 151. Turna Acta Administrativa a analista de actualización de activo fijo Analista de Actualización de Activo Fijo 152. Recibe Actas Administrativas de desincorporación, así como soportes de las mismas 153. Realiza la baja definitiva del inventario y del registro contable de los bienes (Ver guía: Ajuste de Bienes de Activo Fijo ABS-CP-G-08) 154. Archiva en carpeta correspondiente. CONCILIACION CONTABLE Para efectos de conciliación patrimonial-contable Mensual, Anual e Histórico Analista de Actualización de Activo Fijo 155. Emite balanza de comprobación (FWRBCCO) para verificar saldos 156. Emite reporte de resumen de activo fijo por partida (FWRRAFP) 157. Emite Reporte de activo de transacción por fondo y cuenta (FWRGLTA) 158. Emite Reporte de inventario por Dependencia con cortes por Ubicación (FWRIUBI) Concilia los registros contables, con los movimientos realizados por la Dirección de Control Patrimonial. De los resultados obtenidos de la conciliación se elaboran los siguientes informes: mensual, anual acumulado e histórico acumulado en archivo electrónico, así como también cedula resumen impresa y en archivo electrónico, y entrega al Director de Control Patrimonial, cinco días después del cierre del ejercicio contable. 21 de 23

22 VI. Referencias a) Ley Orgánica de la Universidad Veracruzana b) Estatuto General de la Universidad Veracruzana c) Ley General de Contabilidad Gubernamental d) Reglamento para el Control Patrimonial de la Universidad Veracruzana e) Norma ISO 9000:2005 (Fundamentos y Vocabulario) f) Norma ISO 9001:2008 (Requisitos) g) Manual de Gestión por Calidad (SUGC-GE-M-01) VII. Histórico de Revisiones No. De Fecha de Modif. Revisión y/o Revisión 0 Abril de 2008 Sección o Pagina que se Modifica Descripción de la Modificación y/o Revisión 1 Febrero de 2009 Todo el documento Se analizaron y modificaron los procedimientos 2 Se analizó y modifico el procedimiento. Se cambió el Marzo de 2013 Todo el documento nombre de Retiro de Bienes en Desuso a Baja de Bienes de Activo Fijo de acuerdo a la normatividad vigente. VII. Firmas de Autorización PROPONE AUTORIZA FECHA AUTORIZACIÓN ENTRADA EN VIGOR LAE. Jesús Contreras Guzmán Director de Control de Patrimonial MTRO. Víctor Aguilar Pizarro Secretario de Administración y Finanzas 01 de abril de de abril de de 23

23 IX. Anexos CLAVE FORMATOS 1 ABS-CP-F-03 Control de Correspondencia NOMBRE 2 ABS-CP-F-04 Devolución de Documentos 3 ABS-CP-F-09 Bitácora de Entradas y Salidas del Almacén de Bajas 4 ABS-CP-F-15 Movimientos de Activos Biológicos GUIAS 5 ABS-CP-G-05 Inventario por Dependencia con Cortes por Ubicación 6 ABS-CP-G-07 Transferencias de Bienes de Activo Fijo 7 ABS-CP-G-08 Ajuste de Bienes de Activo Fijo 8 ABS-CP-G-09 Cambio de Ubicación de Activo Fijo 9 ABS-CP-G-10 Solicitud de Movimientos de Activo Fijo OTROS 10 ABS-CP-OT-02 Metodología para el Retiro de Bienes Obsoletos e Inservibles 23 de 23

Proceso: Administración de Bienes y Servicios. Subproceso: Control Patrimonial

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