Política de Activos Fijos

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1 AGEXPORT CT-PL-003 Política de Activos Fijos Versión: 01 Fecha: Nombre Puesto Firma ELABORADO Marvin Colindres Analista Contable REVISADO Henry Cruz Héctor Morán Coordinador de Contabilidad Jefe de Contabilidad AUTORIZADO Edwin Santisteban Gerente Administrativo Financiero

2 Versión 01 Página 2 de 15 INDICE AGEXPORT CT-PL INDICE OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES RESPONSABILIDADES Usuario Departamento de Contabilidad y Finanzas Departamento de Recursos Humanos Departamento de Servicios Generales Departamento de Tecnología Gerente o Jefe de Area CONTENIDO DE LA POLITICA Normas Generales Alta de Activos Fijos Adquisición con Fondos Propios Adquisición por Donación Proceso de Identificación de Activos Fijos Traslado de Activos Fijos Baja de Activos Fijos por Deterioro Baja de Activos Fijos por Donación Baja de Activos Fijos por Venta Repuestos de Activos Fijos Utilización de Activos Fijos No Movíles Fuera de las Instalaciones FALTAS Y SANCIONES... 8

3 Versión 01 Página 3 de FORMATOS AUTORIZADOS ANEXOS Flujograma de Adquisición con Fondos Propios Flujograma de Adquisición por Donación Flujograma de Traslado de Activos Fijos Flujograma de Bajas de Activos Fijos por Deterioro Flujograma de Bajas de Activos Fijos por Donación Flujograma de Bajas de Activos Fijos por Venta...15

4 Versión 01 Página 4 de OBJETIVO Establecer los lineamientos bajo los cuales se adquieren y administran los activos fijos de Asociación Guatemalteca de Exportadores AGEXPORT-. 2. ALCANCE El contenido de este documento es de observancia y cumplimiento obligatorio de: Miembros de Juntas Directivas de comisiones, subcomisiones y comités Colaboradores de AGEXPORT Personal temporal que labore para AGEXPORT Usuarios externos autorizados Ejecutivos y ejecutores externos de proyectos cooperantes 3. DEFINICIONES Activo Fijo: Bien tangible e intangible, que se adquiere para la producción, suministro o cobertura de las operaciones normales de la empresa o para propósitos administrativos. Activo de Bajo Valor: Son activos fijos que por su precio se deprecian en el mismo mes de su compra y únicamente queda registrado su valor de desecho o valor residual, el valor de estos activos no debe ser superior a mil quetzales (Q.1,000.00). Se exceptúa compras de mobiliario y equipo y otros que considere el Jefe del departamento de contabilidad y finanzas que su depreciación sea en mas tiempo. Alta de Activo: Registro contable inicial que garantiza la adquisición, disponibilidad y posterior utilización de los activos fijos. Baja de Activo: Registro contable por el cual se excluye un activo fijo, por motivos tales como: Venta, cesión, permuta, enajenación, donación, robo, extravío, deterioro o cualquier otro proceso administrativo. Código de Activo Fijo: Número único que permite identificar el activo fijo físicamente y en sistema contable. Tarjeta de Responsabilidad: Documento que se utiliza para asignar bienes al usuario. Dicho documento confiere la responsabilidad del buen uso y manejo de forma eficiente de los recursos asignados. Devolución ó Descarga de Activos: Proceso por el cual se rebaja de la tarjeta de responsabilidad, los bienes que el usuario ha dejado de utilizar, pudiendo ser temporal o permanente. Traslado de Activo: Proceso por el cual se rebaja de la tarjeta de responsabilidad, los bienes que el usuario ha dejado de utilizar y se transfiere la responsabilidad a un nuevo usuario o encargado de área. Auxiliar de Activos Fijos: Es un registro detallado de los activos fijos de la empresa con el nombre de la persona responsable que debe cuadrar con el sado contable de cada rubro de activos fijos. Usuario: Toda persona que tenga asignado o utilice cualquier tipo de bien propiedad de AGEXPORT.

5 Versión 01 Página 5 de RESPONSABILIDADES 4.1 Usuario Todo usuario es responsable del buen uso y manejo de activos fijos a su cargo, así como hacer cumplir la política de activos fijos. Utilizar de manera responsable, para los usos y propósitos de trabajo, los activos fijos ubicados en las áreas comunes de la institución. Recibir los activos fijos, firmar la tarjeta de responsabilidad y conservar una copia de la misma, la cual debe ser presentada cuando así se requiera. Dar aviso de cualquier modificación o traslado en los activos fijos al Departamento de Servicios Generales, en los casos de Equipo de Computo se notificara al Departamento de Tecnologia. Informar al Departamento de Servicios Generales o Departamento de Tecnología sobre el deterioro de un activo para determinar si procede cambio o reparación. Al momento de baja o traslado de puesto de trabajo debe de entregar los activos fijos en buen estado, según tarjeta de responsabilidad, al personal de Departamento de Servicios Generales. Si necesita equipo móvil para realizar algún evento fuera de la institución y/o internamente, deberá de solicitarlos ingresando un ticket u otro medio utilizado por el usuario con previa anticipación de (15 días habíles) al Departamento de Servicios Generales y de (30 días habíles) al Departamento de Tecnología Departamento de Contabilidad y Finanzas Asignar código y etiquetar los activos fijos de la Institución. Emitir y entregar copia de la tarjeta de responsabilidad al usuario. Custodiar la tarjeta de responsabilidad original debidamente firmada. Realizar el registro contable de todos los activos fijos de la institución tanto en altas como en bajas por medio de libros auxiliares, códigos, etiquetas, tarjetas e imágenes. Realizar el registro contable de depreciaciones de acuerdo a la ley del ISR y dejar un valor de desecho o valor residual de Q Actualizar periódicamente los registros de las tarjetas de responsabilidad de acuerdo a los cambios requeridos. Realizar la toma de inventario físico de Activos Fijos. Cuando exista una baja de personal el Departamento de Contabilidad y Finanzas debe de proporcionarle al Departamento de Servicios Generales la tarjeta de responsabilidad para la recepción de activos fijos bajo su responsabilidad. 4.3 Departamento de Recursos Humanos Notificar al Departamento de Contabilidad y Finanzas, Departamento de Servicios Generales y Departamento de Tecnología las altas y bajas de personal en tiempo optimo, previo a que se realice, las gestiones relativas al manejo de activos fijos. Integrar al finiquito laboral del colaborador la constancia de devolución de activos fijos según tarjeta de responsabilidad. 4.4 Departamento de Servicios Generales Informar al Departamento de Contabilidad y Finanzas cualquier movimiento o retiro de activos fijos, por medio de ticket u otro medio ingresado por el usuario, para que se realicen los cambios correspondientes en la tarjeta de responsabilidad. Al momento de baja de personal deberá realizar el conteo físico de los activos fijos en custodia del usuario, y a su vez informar por medio de una copia de la tarjeta de responsabilidad debidamente

6 Versión 01 Página 6 de 15 firmada por las partes, a los departamentos de Recursos Humanos, Departamento Contabilidad Finanzas y Departamento de Tecnología. Gestionar el mantenimiento preventivo y reparaciones necesarias de activos fijos. Coordinar la baja anual de activos fijos que se consideren obsoletos, para su uso dentro de AGEXPORT, contando con el diagnostico correspondiente. Es responsable de resguardar y brindar a los usuarios que soliciten equipo móvil, para uso en actividades de la institución. 4.5 Departamento de Tecnología Custodiar el equipo de cómputo en stock y en reparación. Informar a los Departamentos de Servicios Generales y Contabilidad y Finanzas por medio de ticket u otro medio ingresado por el usuario de cualquier movimiento o retiro de Equipo de Cómputo, para que se realicen los cambios correspondientes en la tarjeta de responsabilidad. Gestionar el mantenimiento preventivo y reparaciones necesarias del Equipo de Cómputo. Coordinar la baja anual de equipo de cómputo que se considere obsoleto, para su uso dentro de AGEXPORT, contando con el diagnostico correspondiente. Es responsable de resguardar y brindar a los usuarios que soliciten equipo móvil de computo, para uso en actividades de la institución. 4.6 Gerente o Jefe de área Velar por el resguardo de los activos fijos que están pendientes de asignar a nuevos usuarios, dentro de su departamento. 5. CONTENIDO DE LA POLITICA 5.1 Normas Generales a) Todas las áreas son responsables de hacer cumplir la presente política activos fijos. b) El uso inadecuado de los bienes, es una violación a las normas y políticas de la Institución. c) La etiqueta debe colocarse en un lugar de fácil acceso para la toma de inventarios. d) El responsable del bien deberá verificar constantemente que la etiqueta esté en buen estado, en caso contrario deberá notificarlo vía correo electrónico al Departamento de Contabilidad y Finanzas para ser etiquetado nuevamente. e) La tarjeta de responsabilidad es individual y debe elaborarse al momento de ingresar un usuario a la Institución y debe ser actualizada al momento de un traslado o retiro del usuario y/o por movimiento de activos fijos. f) Los bienes que estén en las áreas comunes y que no estén bajo la responsabilidad directa de una persona, serán registradas con una tarjeta de responsabilidad denominada Área Común bajo la custodia del Deparatmento de Servicios Generales. g) Todos los usuarios deberán de estar familiarizados con la política de activos fijos. Es responsabilidad de todos y cada uno de los usuarios velar por la integridad de los bienes de la Institución aunque no estén a su cargo y reportar cualquier anomalía o incumplimiento a la política a cualquiera de los siguientes departamentos: Departamento de Servicios Generales, Departamento de Tecnología, Departamento de Contabilidad y Finanzas, Gerencia Administrativa o Departamento de Contraloría.

7 Versión 01 Página 7 de Alta de Activos Fijos Es toda adquisición de activos fijos, la cual puede ser realizada por una compra con fodos propios o por una donación. 5.3 Adquisición con Fondos Propios Todos los movimientos por altas de activos fijos deben ser previamente autorizados por el Jefe inmediato, y evaluado por el Departamento de Servicos Generales y el Departamento de Tecnología (únicamente en los casos de Equipo de Computo), luego de pasar la evaluación, se gestionara la compra por medio de solicitud de pedido al Departamento de Compras donde llevará las especificaciones de usuario responsable, código, clase de activo, quien realizará el proceso correspondiente de acuerdo a la política de compras. 5.4 Adquisición por Donación Toda alta de activos fijos por donación procede al momento de recibir el Acta Notarial en donde el donante especifica los bienes que transferirá de dominio a titulo gratuito para AGEXPORT. 5.5 Proceso de Identificación de Activos Fijos: Toda adquisición de activos fijos nuevos o usados los Departamentos de Servicios Generales y Tecnología solicitan la creación de su código respectivo, etiquetación, ubicación y se le asigna usuario por medio de la tarjeta de responsabilidad, en caso de ser con fondos de cooperantes deben cumplir con lo requrido por el donante. 5.6 Traslado de Activos Fijos: Los movimientos de activos fijos deben ser previamente autorizados por el Jefe Inmediato, y gestionados con el Departamento de Servicios Generales y Departametno de Tecnología (únicamente en casos de Equipo de Cómputo). 5.7 Baja de Activos Fijos por Deterioro: Los bienes que por su uso requieran ser reemplazados, el usuario deberá notificar al Departamento de Servicios Generales y/o Departamento de Tecnología, para que este determine su reparación o baja, quien emitirá el dictamen si el equipo es útil o no. Si se determina que el bien no es útil debe darse de baja notificando al Departamento de Contabilidad y Finanzas, para realizar el registro contable correspondiente y actualizar la tarjeta de responsabilidad. Nota: Toda baja por deterioro de activos fijos debe ser autorizada por el Jefe Inmediato, Jefe de Contabilidad y Finanzas o el Gerente Financiero Administrativo y adjuntar el dictamen emitido por el Departamento de Servicios Generales y/o Departamento de Tecnología. 5.8 Baja de Activos Fijos por Donación: Toda baja por donación de activos fijos, debe ser autorizado por la Dirección General, para lo cual se realizará un Acta Notarial para el archivo y registro contable, el Departamento de Contabilidad y Finanzas proveerá el valor actual de los activos fijos objeto de donación o baja, asi mismo deberá actualizar las tarjetas de responsabilidad correspondientes.

8 Versión 01 Página 8 de Baja de Activos Fijos por Venta: Toda venta de activos fijos menor o igual a Q debe ser autorizda por el Jefe del Departamento de Servicios Generales y/o la Gerencia Administrativa-Financiera, cuando su valor sea mayor debe ser autorizado por Gerencia Administrativa-Financiera y/o Contraloria, el Departamento de Contabilidad y Finanzas determinará su valor en libros para saber si en la venta existe ganancia o pérdida y poder determinar el impuesto correspondiente Repuestos de Activos Fijos: Cuando un activo fijo requiera por desgaste propio de su naturaleza o deterioro, cambio en alguna de sus partes o piezas, esta debe registrarse contablemente como un repuesto. La pieza dañada se entregará al Departamento de Servicios Generales y/o Departamento de Tecnología para determinar su reparación o desecho Utilización de Activos Fijos No Movíles Fuera de las Instalaciones: Para los casos en que los activos fijos por la naturaleza del trabajo o actividad a realizar por parte del usuario, sea necesario retirarlo de las instalaciones ya sea en forma temporal o indefinida, deben tener una autorización por parte del Gerente o Jefe del Departamento. Estos serán retirados bajo total responsabilidad del usuario solicitante, ante robo, perdida o daño del bien. 6. FALTAS Y SANCIONES El usuario que realice movimientos de activos fijos que no cuenten con autorización del Gerente o Jefe de area y no haya notificado a los Departamentos de Servicios Generales y/o Tecnología, será objeto de llamada de atención escrita y será responsable del valor económico del bien en caso no se encuentre físicamente el activo bajo su responsabilidad. Cuando se retiren activos fijos de las instalaciones sin autorización previa, será considerado como una falta grave, lo cual es motivo de sanción y pago del uso o valor de los activos en caso sean extraviados o robados, según sea considerado por la administración. Se exceptúan las laptops, tablets, videograbadroas y cámaras que el usuario tiene bajo su responsabilidad. Cuando los activos fijos por negligencia o deliberado descuido sufran pérdida o deterioro será considerado como una falta grave, lo cual es motivo de sanción y pago del costo de reposición del activo, sustitución por un bien nuevo de iguales o mejores características, o el costo de reparación según sea el caso. En los casos de equipo electrónico es terminantemente prohibido el cambio, sustracción o utilización de las partes sin previa autorización y visto bueno del Departamento de Tecnología. El incumplimiento es considerado una falta grave. La falta grave será documentada por escrito, como una llamada de atención, con copia al expediente personal. Al momento de realizar inventario de los activos fijos que están bajo responsabilidad del usuario el que no se encuentre físicamente deberá de justificar el motivo del faltante, y si no hay justificación alguna es considerada una falta grave, lo cual es motivo de sanción y pago del valor del activo fijo.

9 Versión 01 Página 9 de FORMATOS AUTORIZADOS CT-F-011Tarjeta de Responsabilidad CF-F-012 Tarjeta de Traslado de Activos Fijos 8. ANEXOS 8.1. Flujograma de Adquisición de Activos Fijos con Fondos Propios 8.2. Flujograma de Adquisición de Activos Fijos por Donación 8.3. Flujograma de Traslado de Activos Fijos 8.4. Flujograma de Baja de Activos Fijos por Deterioro 8.5. Flujograma de Baja de Activos Fijos por Donación 8.6. Flujograma de Baja de Activos Fijos por Venta

10 Versión 01 Página 10 de Flujograma de Alta de Activos Fijos con Fondos Propios

11 Versión 01 Página 11 de Flujograma de Adquisición de Activos Fijos por Donación

12 Versión 01 Página 12 de Flujograma de Traslado de Activos Fijos

13 Versión 01 Página 13 de Flujograma de Baja de Activos Fijos por Deterioro

14 Versión 01 Página 14 de Flujograma de Baja de Activos Fijos por Donación

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