UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SEDE DEL LITORAL CARRERA COMERCIO EXTERIOR CURSOS EN COOPERACIÓN CON LA EMPRESA PD-3609

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1 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SEDE DEL LITORAL CARRERA COMERCIO EXTERIOR CURSOS EN COOPERACIÓN CON LA EMPRESA PD-3609 REALIZACION DE ACTIVIDADES EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS NACIONALES Y SUMINISTROS EN LA EMPRESA CONTIFLEX C.A Lorena M Gonzalez C. Caracas, Enero de 2009 i

2 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SEDE DEL LITORAL CARRERA COMERCIO EXTERIOR CURSOS EN COOPERACIÓN CON LA EMPRESA PD-3609 Realización de actividades en el departamento de compras nacionales y suministros en la empresa Contiflex c.a Informe de Pasantías presentado como requisito para optar al Título de Técnico Superior Universitario en comercio exterior. Autor: Tutor Académico: Tutor Empresarial: Lorena M Gonzalez Armando Jiménez Taida Maita Caracas, Enero de ii

3 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SEDE DEL LITORAL CARRERA COMERCIO EXTERIOR CURSOS EN COOPERACIÓN CON LA EMPRESA PD-3609 APROBACIÓN POR PARTE DEL TUTOR En mi carácter de Tutor Académico del informe de pasantías presentado por la bachiller: Lorena M González C CARNET: , para obtener el título de TÉCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO COMERCIO EXTERIOR; considero que dicho informe reúne todos los requisitos exigidos para ser sometido a la presentación pública y evaluación por parte del Jurado que se designe. En el Valle de Sartenejas a los ( ( ) de ) días del mes Prof. Armando Jiménez Tutor Académico iii

4 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SEDE DEL LITORAL CARRERA COMERCIO EXTERIOR CURSOS EN COOPERACIÓN CON LA EMPRESA PD-3609 PÁGINA DE APROBACIÓN DEL JURADO INFORME PRESENTADO ANTE LA UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SEDE DEL LITORAL, COMO REQUISITO PARA LA APROBACIÓN DE LA ASIGNATURA CURSOS DE COOPERACIÓN CON LA EMPRESA PD-3609, REALIZADO POR LA ALUMNA LORENA M GONZALEZ C, CARNET EN LA EMPRESA CONTIFLEX, C.A. OBTUVO LA PUNTUACIÓN DE PUNTOS POR EL SIGUIENTE JURADO: TUTOR ACADÉMICO ARMANDO JIMÉNEZ JURADO TUTOR EMPRESARIAL TAIDA MAITA iv

5 ÍNDICE GENERAL pp. DEDICATORIA AGRADECIMIENTOS vii viii RESUMEN ix INTRODUCCIÓN x Objetivo de la investigación Objetivo General...12 Objetivo Especifico...12 CAPITULO I: Identificación de la Empresa 1 Reseña histórica de la empresa Misión Visión Objetivo de la Calidad Política de la Calidad Organigrama Actual de Contiflex Mapa de procesos 23 v

6 CAPITULO II: Actividades y trámites realizados durante el periodo de pasantías en el Departamento de Compras nacionales e Insumos. 2.1 Proceso de Compras Nacionales Proceso de Compras Internacionales Proceso de Compras internacionales CADIVI Elaboración de Expedientes a consignar ante la Comisión de Administración de Divisas 39 CAPITULO III: CASO PRACTICO Caso práctico N 1: Solicitud de Autorización de Adquisición de Divisas...45 Conclusiones...49 Recomendaciones...50 Glosario...51 Anexos...90 Bibliografía 100 vi

7 DEDICATORIA A MI HERMANA Zuke que siempre ha estado a mi lado desde que empecé esta nueva etapa que fue la educación superior, apoyándome y dándome fuerzas para continuar en los momentos en los que pensé no podía por estar allí para escucharme cuando estaba triste o para compartir alegrías, por ser la persona que mejor me conoce y comprende. A MI NOVIO HERI que siempre ha estado conmigo enseñándome a aceptar las cosas que no puedo cambiar y a cambiar las que si están a mi alcance, por quererme tal y como soy y brindarme su amor y cariño durante el tiempo que hemos estado juntos. A MI ABUELA que cuido de mi desde muy pequeña y me enseño que para lograr lo que uno desea tiene que trabajar duro y estar centrado, saber quienes somos y que podemos lograr, por darme consejos para que aprenda a enfrentar los desafíos que la vida nos pone cada día y así evitar o hacer un poco menos dolorosos los tropiezos que te da la vida. A LA UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR por guiarme de el mundo del aprendizaje, y brindarme la oportunidad de desarrollarme como profesional y persona en sus espacios, y a comprender que lo mejor para tener éxito en la vida es tratar de ser excelente en todo lo que hacemos. A todos ustedes gracias Lorena González vii

8 AGRADECIMIENTOS A DIOS por ser ese ser invisible que me da fuerzas para enfrentar al mundo cada día, y que me recuerda que en el mundo existe muchas cosas que nos llenan de felicidad y paz muy lejanas de las materiales, como lo es el amor, el cual compartimos y recibimos de todos los seres que amamos, por guiarme en el sendero del bien para que no me desvié de mis sueños A MI ZUKE a quien quiero y admiro mucho y que es la persona que me reconforta y me acompaña en todos los momentos importantes de mi vida por estar allí incondicionalmente siempre que he necesitado un hombro en que llorar por conocerme y quererme tanto. A HERI por ser como eres y darle alegría y color a mi vida por enseñarme lo que es querer a alguien incondicional y profundamente, por acompañarme a vivir nuevas experiencias que hacen que mi vida cada día sea mas plena. A MI ABUELA por enseñarme a comprender y afrontar las cosas buenas y malas que la vida nos pone en el camino y por enseñarme a nunca dejar que lo que piensen otros sobre mí controle lo que yo misma pienso de mi misma. A LA USB por brindarme su calor y comprensión cada trimestre y enseñarme que lo mejor para ser alguien en la vida es perseverar. Muchas gracias por estar allí Lorena González. viii

9 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SEDE DEL LITORAL CARRERA COMERCIO EXTERIOR CURSOS EN COOPERACIÓN CON LA EMPRESA PD-3609 REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES EN EL DEPASRTAMENTO DE COMPRAS NACIONALES Y SUMINISTROS EN LA EMPRESA CONTIFLEX C.A Informe de Pasantías RESUMEN Autor: Lorena González Año: 2009 La finalidad del presente informe es mostrar el resultado de las pasantías realizadas por Lorena González en el área de compras de la empresa Contiflex, C.A., ubicada en las Minas de Baruta Zona Ind. Guaicay Edif. Conti, Baruta-Edo. Miranda; para optar al título de Técnico Superior Universitario en Comercio Exterior, informe presentado a la Universidad Simón Bolívar- Sede del Litoral, Coordinación de Cursos en Cooperación con la Empresa en el año Durante las doce (12) semanas de pasantías se cumplieron con los objetivos estipulados en conjunto con la empresa realizando actividades en el departamento de compras y suministros. Este departamento es el encargado de desarrollar un conjunto de actividades en la empresa con el fin de adquirir los recursos y materiales necesarios para la realización de los objetivos institucionales bajo los parámetros establecidos en su sistema de calidad de acuerdo a la norma internacional ISO 9001:2000. En la realización de las pasantías se logro adquirir y poner en práctica los conocimientos necesarios para llevar la gestión de compras dentro de una empresa, a demás de conocer los requerimientos establecidos por el estado para realizar importaciones de mercancía. Los trámites necesarios para la adquisición de divisas a través de la comisión de administración de divisas (CADIVI). ix

10 INTRODUCCIÓN El mundo competitivo que enfrentan las empresas en la actualidad los lleva a ser cada día más cuidadosos y perfeccionistas en cuanto a sus gestiones administrativas, de comercialización y en su estructura organizativa. El siguiente informe fue realizado en la empresa CONTIFLEX C.A en su departamento de compras nacionales y suministros el cual es uno de los departamentos clave en el correcto y exitoso funcionamiento operativo de la empresa, ya que es este el que garantiza la existencia de los insumos y materia prima necesarios para llevar a cabo el proceso productivo de la compañía. Contiflex, C.A. tiene 32 años siendo competitiva en el ramo de las artes gráficas produciendo etiquetas autoadhesivas e impresos de formato angosto en Tipografía Rotativa, Flexografía, Serigrafía y Estampado al Calor. Desde el año 2005 cuentan con certificación de calidad en sus procesos bajo la Norma ISO Este informe tiene como objetivo la realización de todas las actividades relacionadas con el departamento de compras, logrando así un funcionamiento optimo de dicho departamento y de esta manera garantizar la buena gestión de la organización, así como realizar actividades que permiten reforzar los conocimientos adquiridos durante el periodo de estudio y así poder optar al título de técnico superior en COMERCIO EXTERIOR. El informe se encuentra estructurado en tres capítulos (3), en el primero se hace una descripción de la empresa, reseña histórica, valores, políticas, misión, visión y organización de la empresa. En el segundo capítulo se describen las actividades realizadas durante el periodo de pasantías en la empresa, en el ultimo se describen algunos de los problemas o casos que se vivieron en el departamento. x

11 Se escogió las solicitudes de Autorización de Adquisición de Divisas AAD como caso practico ya que representa la actividad mayormente realizada por la pasante en el periodo de ejecución de cursos de cooperación con la empresa. xi

12 OBJETIVOS 1. Objetivo General Realizar todas las actividades propias del departamento de compras y suministros de la empresa Contiflex, C.A de manera eficaz con la finalidad de garantizar el cumplimiento de la gestión de compras de la empresa. 2. Objetivos Específicos a) Conocer la misión, visión, valores de la empresa CONTIFLEX C.A. b) Describir las actividades realizadas por la pasante en el Departamento de Compras y suministros de la empresa CONTIFLEX C.A durante el lapso Septiembre- Diciembre c) Presentar un estudio de caso que resuma las actividades realizadas por la pasante en el Departamento de Compras y Suministros de la empresa CONTIFLEX C.A.

13 PLAN DE TRABAJO PROPUESTO Y EJECUTADO. ETAPA DESCRIPCION DE ACTIVIDADES CRONOGRAMA I FASE INTRODUCTORIA: Presentación del personal del área de administración y compras e introducción general de la empresa. UNA (I) SEMANA FASE DE EJECUCION: Revisión de los manuales de procedimiento de la comisión de administración de divisas (CADIVI). II Revisión del proceso de compras tanto nacionales como internacionales y compras CADIVI. Elaborar los expedientes de solicitud de TRES (III) SEMANAS autorización y liquidación de divisas. III Realizar solicitudes de AAD en el portal de CADIVI. Realizar actividades relacionadas al proceso de compras en cuanto a solicitud de precios, solicitar cotizaciones a los proveedores. Apoyar en el seguimiento de las compras con los proveedores, agentes aduanales, entre otros. Apoyar en La realización de las evaluaciones de proveedores. DOS (II) SEMANAS. IV V VI Efectuar actividades requeridas para el manejo de la documentación del departamento y apoyo en otras aéreas necesarias. Archivar toda la documentación generada en el área, enviar fax y correspondencia necesaria para la gestión de compras. Apoyar en la entrega de los expedientes de solicitud de autorización y Liquidación de divisas en la institución bancaria cada vez que fue requerido. Realizar el registro y seguimiento de las compras internacionales mediante la revisión del estatus de su trayecto desde que sale del puerto de destino hasta que llega a la empresa. Revisión en la página de CADIVI del estatus de las liquidaciones de divisas otorgadas por CADIVI. Fuente: Elaboración propia DOS (II) SEMANAS. DOS (II) SEMANAS. DOS (II) SEMANAS. 13

14 CAPITULO I IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA. 14

15 PLAN DE TRABAJO PROPUESTO Y EJECUTADO. ETAPA DESCRIPCION DE ACTIVIDADES CRONOGRAMA I FASE INTRODUCTORIA: Presentación del personal del área de administración y compras e introducción general de la empresa. UNA (I) SEMANA FASE DE EJECUCION: Revisión de los manuales de procedimiento de la comisión de administración de divisas (CADIVI). II Revisión del proceso de compras tanto nacionales como internacionales y compras CADIVI. Elaborar los expedientes de solicitud de TRES (III) SEMANAS autorización y liquidación de divisas. III Realizar solicitudes de AAD en el portal de CADIVI. Realizar actividades relacionadas al proceso de compras en cuanto a solicitud de precios, solicitar cotizaciones a los proveedores. Apoyar en el seguimiento de las compras con los proveedores, agentes aduanales, entre otros. Apoyar en La realización de las evaluaciones de proveedores. DOS (II) SEMANAS. IV V VI Efectuar actividades requeridas para el manejo de la documentación del departamento y apoyo en otras aéreas necesarias. Archivar toda la documentación generada en el área, enviar fax y correspondencia necesaria para la gestión de compras. Apoyar en la entrega de los expedientes de solicitud de autorización y Liquidación de divisas en la institución bancaria cada vez que fue requerido. Realizar el registro y seguimiento de las compras internacionales mediante la revisión del estatus de su trayecto desde que sale del puerto de destino hasta que llega a la empresa. Revisión en la página de CADIVI del estatus de las liquidaciones de divisas otorgadas por CADIVI. Fuente: Elaboración propia DOS (II) SEMANAS. DOS (II) SEMANAS. DOS (II) SEMANAS. 15

16 CAPÍTULO I. IDENTIFICACION DE LA EMPRESA Este capítulo está compuesto por la reseña histórica de Contiflex, C.A., su Misión, Visión, Objetivos y Política de la Calidad, Organigramas tanto el Superior como los correspondientes a cada una de sus Direcciones (Comercialización, Manufactura y Administración) y el Mapa de Procesos permitiéndole al lector conocer un poco más la estructura, el pensamiento y el antecedente histórico de Contiflex, C.A., facilitando así, para el lector el entendimiento del funcionamiento de la misma. Naturaleza legal Razón social CONTIFLEX C.A Actividad económica Fabricación de Etiquetas Autoadhesivas. Dirección Urbanización industrial Guaicay, Edificio Conti, Las Minas de Baruta. Distrito capital Venezuela. 1 Reseña histórica de Contiflex, C.A. Contiflex quedó constituida en 1976, con el objeto de imprimir etiquetas autoadhesivas. Instalada inicialmente en la Urbanización La Trinidad con dos (2) impresoras y dos (2) máquinas flexográficas de dos (2) y tres (3) colores respectivamente, comenzó de inmediato su actividad bajo la Dirección del Sr. Hans D. Volkel, su fundador. Desde este momento esta claro que Contiflex era parte integrante de la industria del empaque, ya que las etiquetas autoadhesivas complementan las funciones del envase o el envoltorio y en conjunto conforman el empaque final del producto. Esto significaba que la empresa tenía que ser creativa, porque su objetivo era ofrecer un servicio perfecto para cada exigencia. 16

17 Sobre la base de este modelo, Contiflex se impuso rápidamente en el mercado nacional como una empresa de servicios dedicada a la impresión de etiquetas autoadhesivas e impresos en formato angosto para la industria en general. Actualmente Contiflex como empresa número 1 en el ramo bajo la dirección general del Ing. Gustavo Silva cuenta con un personal de 105 trabajadores y empleados altamente calificados, con una maquinaria en el área de Manufactura constituida por seis (6) impresoras en el Área de Impresión Estándar, ocho (8) en el Área de Impresión Premium con capacidad en algunas máquinas de imprimir hasta ocho (8) colores, cuatro (4) máquinas impresoras en el Área de Transferencia Térmica y cinco (5) máquinas contadoras en el Área de Revisión y Empaque, además la empresa es capas de fabricar en el Área de Arte y Pre-Prensa sus propios Clisés contando con alta tecnología para esto permitiéndole así disminuir costos y satisfacer más oportunamente a sus clientes tanto internos como externos. Todo esto les permite ofrecer la fabricación de etiquetas autoadhesivas e impresos de formato angosto en Tipografía Rotativa, Flexografía, Serigrafía y Estampado al Calor. Mientras Contiflex se afirmaba en el mercado y crecía, las exigencias del mercado se hacían cada vez mayores en cuanto a Calidad, diversificación de los productos autoadhesivos para diferentes aplicaciones y prontitud en las entregas. Por lo que en 1986 nace LAMIVENCA (Laminados Venezolanos, C.A.) que hoy en día a cambiado su nombre a Adhesivos Etitec, empresa ubicada en las Zona Industrial de Los Anaucos cuya finalidad es abastecer de Material Autoadhesivo a Contiflex facilitando la mejor elaboración de etiquetas autoadhesivas a la medida de las necesidades y exigencias demandadas actualmente contando con laboratorios para adhesivos internos. Así mismo, acoplándose a las demandas y necesidades de los clientes, a mediados del 2004 Contiflex, C.A. inicia los trabajos para conseguir su certificación con ISO 9001, permitiéndoseles conseguirla a finales del año 2005 luego de un arduo trabajo de organización y documentación por parte de todos sus 17

18 integrantes, convirtiéndola actualmente según las Encuestas de Satisfacción del Cliente del último semestre del año 2007 como la primera en Calidad en el ramo. 1.2 Misión Obtener y maximizar la rentabilidad, en base a la venta de etiquetas autoadhesivas y empaques de formato angosto de excelente calidad, fabricados con un recurso tanto material como humano en mejoramiento continuo, ofreciendo servicio y competitividad, aprovechando la sinergia del personal que lo conforma. 1.3 Visión Nuestra prioridad es servir de una forma óptima y satisfactoria a nuestros clientes. Para cumplir con esto debemos: 1.Crear un ambiente óptimo de trabajo buscando que nuestra gente se sienta a gusto y segura de la función que realiza. 2.Motivar a nuestro recurso humano para lograr una interrelación de manera tal que se sientan comprometidos con nuestro producto. 3.Obtener un producto de alta competitividad en el mercado, el cual se destaque por una excelente calidad. 4.Optimizar el rendimiento. 5.Minimizar perdidas. 6.Investigar y desarrollar nuevas tecnologías. 7.Mantenernos en un mejoramiento continuo en búsqueda de la excelencia. 1.4 Objetivos de la Calidad 1.Aumentar la satisfacción del cliente. 2.Cumplir con los planes de auditoria del sistema de gestión de la calidad. 3.Determinar y proporcionar los recursos (RRHH, Financieros, infraestructura y ambiente de trabajo). 4.Promover acciones de mejora. 5.Asegurar y mantener las variables de evaluación de los procesos. 18

19 6.Evaluar a nuestros proveedores. 1.5 Política de la Calidad Satisfacer los requisitos de nuestros clientes mediante un proceso controlado y supervisado en la elaboración de etiquetas autoadhesivos y otros impresos en formato angosto, a través de la mejora continua de la eficacia del sistema de gestión de la calidad. 1.6 Organigrama actual de Contiflex, C.A. La estructura principal de la empresa está organizada como se muestra en la Figura 2.1, estando conformada por el Director General el Sr. Gustavo Silva, la Asistente a la Dirección General la Ing. Mariana Flores, el Director de Comercialización se encuentra vacante actualmente por lo que las funciones las cumple el Ing. Gustavo Silva, el Director de Manufactura el Ing. Alberto Silva, la Directora de Administración la Lic. Taida Maita, el Gerente de Ventas el Sr. Jorge Murillo, el Jefe de Presupuesto el Lic. Eduardo Silva, el Gerente de Producción el Ing. Christian Koch, la Gerente de Logística la TSU Adriani Rojas, la Gerente de Compras y Suministros la Lic. Taida Maita, la Gerente de Recursos Humanos la Lic. Katiuska Maita y el Contador el Lic. Jhonny Berris, a su vez la estructura de las distintas direcciones está como se muestra en la Figura 2.2, Figura 2.3 y Figura

20 Figura 2.1 Organigrama Superior Figura 2.2 Organigrama de la Dirección de Comercialización Departamento donde la pasante realizo sus pasántias. 20

21 1.7 Procedimientos de la empresa de Contiflex, C.A. El Mapa de Procesos de Contiflex, C.A. que se muestra en la Figura 2.5 está dividido en tres (3) procesos principales el Proceso Estratégico, el Proceso Medular y el Proceso de Apoyo. (Ver Tabla 1). El Proceso Estratégico a su vez está compuesto por los procesos de Designación del Representante por la Dirección que se encarga de designar tal como lo exige la norma (ISO 9001) al Representante por la Dirección persona que se encarga de tomar decisiones sobre el SGC y que es responsable de mantener y de hacer cumplir lo establecido en el SGC; Revisión por la Dirección, este proceso se refiere a que por exigencia de la norma (ISO 9001) la Dirección debe a intervalos planificados revisar y evaluar el SGC; Aseguramiento de la Calidad es el proceso en el cual se establecen los mecanismos para el control, seguimiento y mejora del SGC; Salud y Seguridad Laboral, este proceso trata de controlar el ambiente y las condiciones de trabajo permitiéndole a los trabajadores desempeñarse en un ambiente saludable y seguro. (Manual de la Calidad, 2008). El Proceso Medular está compuesto por los procesos, que como su nombre lo indica, son la médula espinal de Contiflex, C.A. que por ser una empresa manufacturera depende directamente de la realización de sus productos. Estos procesos que interrelacionan para fabricar los distintos productos de Contiflex, C.A. son: Ventas, donde se origina el Proceso Medular con la recolección de los requerimientos básicos del cliente; Planificación, estipula toda la planificación, como su nombre lo dice, de los recursos necesarios para la producción; Arte, adecua el diseño enviado por el cliente al proceso productivo de Contiflex, C.A.; Impresión, convierte el diseño del cliente ya adecuado por Arte en las Etiquetas o Impresos de Formato Angosto requeridos por el cliente; Revisión y Empaque, durante este proceso las etiquetas son revisadas y se extraen las etiquetas que pudieran tener problemas de calidad, embalando posteriormente las etiquetas según las indicaciones de seguridad requeridas; Almacenamiento de Producto Terminado, 21

22 resguarda los Productos Terminados en condiciones controladas a la espera de ser despachados al cliente final; Despacho, este proceso gestiona la entrega del producto al cliente final y Facturación ; emite todos los documentos que van a ser entregados al cliente con el producto. (Manual de la Calidad, 2008). Por último el Proceso de Apoyo conformado por los procesos de Medición de Satisfacción del Cliente, proceso en el cual se detecta el grado de satisfacción del cliente externo y se toman las acciones para mejorar la percepción que el cliente tiene de nuestro servicio ; Sistema, este proceso es donde aseguramos la información y comunicación del SGC a través de los sistemas de informática ; Compras, este proceso permite garantizar que los distintos procesos cuenten con los recursos materiales que necesiten para su funcionamiento; Recursos Humanos, proceso donde nos aseguramos que los procesos cuenten con personal competente para realizar sus funciones y Mantenimiento, proceso donde nos aseguramos que todas los procesos cuenten con maquinaria, equipos e instalaciones en condiciones operativas para la realización de las actividades. (Manual de la Calidad, 2008). 22

23 Figura 2.5 Mapa de Procesos 23

24 Tabla 1 Leyenda Mapa de Procesos 24

25 CAPITULO II ACTIVIDADES Y TRÁMITES REALIZADOS EN EL PERIODO DE PASANTIAS EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS. 25

26 CAPITULO II ACTIVIDADES Y TRÁMITES REALIZADOS EN EL PERIODO DE PASANTIAS EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS. La primera semana se dedica al conocimiento de la empresa, sus instalaciones, funciones y presentar al personal que laboran en ella. Se realizo la inducción del proceso de compras nacionales e internacionales y de todas las actividades que realiza el departamento de compras y suministros. En el departamento de compras y suministros se realizan una serie de procedimientos operativos que garantizan el funcionamiento del mismo. Procedimientos operativos (departamento de compras) 1. Compras Nacionales 2. Compras Internacionales 3. Compras Internacionales CADIVI. El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias de materia prima e insumos auxiliares de forma oportuna, con la cantidad y calidad requerida, teniendo como premisa la relación costo- beneficio. Este departamento debe asegurarse de la adquisición de materiales e insumos cumpliendo con las siguientes premisas: 1. Adquisición: se refiere a la compra de los insumos, materiales y equipos necesarios para el logro de los objetivos de la empresa basándose en los siguientes lineamientos (precios, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago) 26

27 2. Almacenaje: se refiere a la recepción, clasificación, inventario y control de las mercancías de acuerdo a las características físicas de la misma. 2.1 Inducción en el Proceso de compras nacionales. Compra nacional: se define como una compra nacional la adquisición de insumos y materia prima elaborados en el país o que bien siendo importados se pueden adquirir en el territorio nacional. En la empresa CONTIFLEX C.A el proceso de compra nacional comienza con la elaboración de una requisición. Requisición, es un documento que contiene la descripción de los insumos que se necesitan, esta la realiza el departamento que está necesitando los insumos el cual la remite al departamento de compras para que este pida cotizaciones a las empresas que suministran o elaboran dichos producto, con la finalidad de encontrar al proveedor que ofrezca mejores precios y calidad. Cotización es una solicitud de precios que realiza el departamento de compras a los proveedores con respecto a un bien o insumo con la finalidad de conocer los precios que manejan cada uno y luego proceder a comprar al que sea más competitivo en precios y calidad. Luego de que se realiza la requisición y se tienen las cotizaciones y ya está decidido a quien se le va a comprar se procede a realizar la orden de compra. La orden de compra es un documento donde se le solicita al proveedor la venta y despacho de un bien o insumo. 27

28 Una vez cumplido esto se procede a realizar el seguimiento de la venta a establecer fechas de despacho y condiciones de la venta. El seguimiento no termina hasta que la mercancía llega a la empresa y al proveedor se le cancela la deuda. Actividad realizada por el pasante. Apoyo en la gestión de compra nacional mediante la solicitud de las cotizaciones mediante el llenado de un formato donde se refleja la descripción del insumo, las cantidades necesitadas, nombre del proveedor y de la empresa solicitante, teléfonos y datos de contacto. Luego el pasante procede a enviar la información al proveedor vía fax o , se asegura que el proveedor reciba la información y solicita la pronta respuesta por parte del vendedor. Una vez que se tienen las cotizaciones de precio se realiza la orden de compra la cual el pasante envía igualmente vía fax o por al proveedor elegido. Se realizan actividades de apoyo en el seguimiento y desenvolvimiento de la compra hasta que esta llega finalmente a la empresa y se cancela al proveedor. 28

29 2.2 Proceso de compras internacionales. Las compras internacionales son un poco más complicadas ya que estas deben seguir una serie de normas establecidas por el gobierno nacional y tienen ciertas restricciones según las leyes de los materiales que pueden o no entrar en carácter de importación al territorio nacional. Las compras internacionales están representadas por las importaciones de viene e insumos que no se producen en el país. Una importación es el transporte legítimo de bienes y servicios nacionales exportados por un país pretendido para su uso o consumo en el interior de otro país. Las importaciones pueden ser cualquier producto o servicio recibido dentro de la frontera de un Estado con propósitos comerciales. Las importaciones son generalmente llevadas a cabo bajo condiciones específicas. Las importaciones permiten a los ciudadanos adquirir productos que en su país no se producen, o más baratos o de mayor calidad, beneficiándolos como consumidores Al realizarse importaciones de productos más económicos, automáticamente se está librando dinero para que los ciudadanos ahorren, inviertan o gasten en nuevos productos, aumentando las herramientas para la producción y la riqueza de la población. En la empresa CONTIFLEX C.A el proceso de compras se realiza de la siguiente manera: 1. Se recibe igualmente una requisición por parte del departamento o área necesitado con la descripción del producto. 2. El encargado de el departamento de compras, se ocupa de buscar al proveedor extranjero y comenzar la negociación del los insumos. Se le 29

30 pide al proveedor que envíe una factura proforma con los precios de la mercancía. 3. Una vez que se tiene la factura se pide al proveedor extranjero envíe la mercancía y se le envían las instrucciones de envío. La empresa CONTIFLEX C.A trabaja con la empresa DHL, que es la que se encarga de transportar la mercancía que viene vía aérea y realizar los trámites de nacionalización en la aduana aérea. 4. El pago al proveedor se realiza por medio de una transferencia bancaria de los fondos a la cuenta del proveedor en el extranjero. Actividades realizadas por el pasante. En estas gestiones el pasante se encarga de apoyar en la gestión de negociación, y en el seguimiento del traslado de la mercancía desde que sale del puerto del proveedor hasta que llega a la empresa, ya que la empresa de transporte al momento de recibir la mercancía le asigna un numero de guía el cual es utilizado para realizar el tracking de la mercancía por medio de la pagina WEB donde se muestra el estatus de la mercancía donde se encuentra y que procesos ve cumpliendo. 30

31 2.3 Compras internacionales CADIVI. Las compras internacionales realizadas con divisas otorgadas por la Comisión de Administración de Divisas CADIVI deben seguir una serie de lineamientos y requisitos que se van desarrollando paso por paso. La solicitud de divisas ante CADIVI se realiza por medio de la página Web de internet. CADIVI trabaja actualmente con dos modalidades de solicitudes las importaciones productivas y las importaciones regulares Importaciones productivas. Las importaciones productivas son una nueva modalidad de importación decretada por el presidente de la república por medio de la providencia n 089. La providencia n 089 regula los requisitos y el trámite para la autorización de adquisición de divisas AAD destinadas a las importaciones productivas y entro en vigencia el 6 de agosto de Para hacer uso de la modalidad de importación productiva es necesario: 1. La empresa debe estar inscrita en el Registro de usuario de administración de divisas (Rusad)* al 11 de junio de Debe haber obtenido al menos cinco autorizaciones de liquidación divisas (ALD)* con anterioridad a la entrada en vigencia de esta modalidad, durante los últimos tres años. 1 1 *ver glosario de términos básicos 31

32 3. El monto máximo por operación de importación es de cincuenta mil dólares (US $50.000,00) de los Estados Unidos de América o su equivalente en otras divisas. Incluye el monto Fob*, Flete y seguro (CIF)* Los rubros deben corresponder a bienes de capital, insumos y materias primas. 5. La empresa debe cumplir con los criterios que al efecto estableció la Comisión de Administración de Divisas (CADIVI)* en la providencia n El usuario no podrá realizar cambios en el tipo de divisas solicitadas una vez que presente ante el operador cambiario, los requisitos establecidos en el artículo 11 de dicha providencia. 7. El operador cambiario dentro de los cinco días hábiles bancarios siguientes a la recepción de los recaudos correspondientes, tramitara de forma electrónica la solicitud de Autorización de Adquisición de divisas o Solicitud de autorización de liquidación de divisas ante la comisión de administración de divisas (CADIVI)* según corresponda. 8. La comisión de administración de divisas (CADIVI)*, genera de forma automática la autorización de adquisición de divisas (AAD)*en un lapso de 48 horas y la autorización de liquidación de divisas en un lapso de 72 horas, siempre que se cumplan los requisitos exigidos. 9. Se efectuara control al fraccionamiento de las solicitudes de importaciones. 10. Se evaluara el comportamiento de las solicitudes de autorización de adquisición de divisas (AAD)* y autorización de liquidación de divisas (ALD)*. 11. La fecha de autorización de adquisición de divisas (AAD)* debe ser previa a la fecha de emisión del documento de transporte; igual esta condición aplica a las importaciones bajo cualquiera de los regímenes de aduaneros especiales. 12. No se permiten cambios ni variaciones de códigos arancelarios. 13. La comisión de administración de divisas no otorgara la correspondiente autorización de liquidación de divisas (ALD)*, a los usuarios que incumplan con la exigencia de la verificación física de los bienes objeto de importación. 32

33 14. El lapso de retiro de la declaración y acta de verificación de mercancías de la oficina de verificación aduanal es de veinte (20) días hábiles máximo. 15. El lapso de entrega del cierre de importación ante el operador cambiario es de quince (15) días hábiles máximo, siguientes a la recepción de la declaración y acta de verificación de mercancía. 16. El incumplimiento de los lapsos establecidos en esta providencia, ocasionara la negación de la autorización de liquidación de divisas (ALD)*. 17. La comisión de administración de divisas (CADIVI)*genera de forma automática la autorización de liquidación de divisas (ALD)*, las cual podrá ser total o parcial, o negada según corresponda, y le notificara al usuario su decisión por medios físicos o electrónicos. 18. La solicitud serán objeto de control posterior. 19. Los bienes de capital, insumos y materias prima objeto de importación bajo la modalidad de importación productiva, están determinados en la resolución N dictada por el ministerio del poder popular de economía y finanzas, publicada en gaceta oficial de La República Bolivariana de Venezuela N de fecha 1 de agosto de La modalidad de importaciones productivas solo admite los códigos arancelarios establecidos en referida resolución. 21. Forma de pago permitidas, cualquiera otra modalidad distinta a pago a la vista y ALADI* 22. La renovación de AAD* para esta modalidad podrá solicitarse luego de obtenido el ALD*, siempre y cuando no transcurran más de 90 días desde su vencimiento. 23. Si la AAD* se vence antes de obtener la ALD, la renovación será automática al momento de su liquida cición. 33

34 24. Para poder interactuar con el sistema y obtener la autorización de adquisición de divisas (AAD)*, la declaración y acta de verificación de mercancías y la autorización de liquidación de divisas (ALD)*, el usuario debe estar solvente. 25. Durante el periodo de insolvencia los lapsos previstos en esta providencia corren igual que estando solvente, en consecuencia, de no estar solvente el usuario corre el riesgo de perder las divisas por incumplimiento de los lapsos establecidos en la providencia. 26. Esta modalidad de pago no aplica al convenio ALADI*, por cuanto por este mecanismo no requiere la generación de ALD*. Ticket de cierre de importación. A partir de la entrada en vigencia de la providencia N 089, la comisión de administración de divisas (CADIVI), con el objeto de garantizar el cumplimiento de los procesos de forma eficiente y transparente, realizo innovaciones en el área de tecnología que le permite al usuario el control de sus operaciones de adquisición de divisas, con la incorporación del denominado Ticket de Cierre de Importación. El ticket de cierre de importación lo genera el usuario, terminado el proceso de nacionalización y verificación de la mercancía. Para generar el ticket de cierre de importación, debe ingresar con su perfil de usuario al modulo principal del sistema automatizado CADIVI y ubicar la opción solicitud de cierre de importación. Generado el ticket de cierre de importación el usuario renuncia automáticamente a cualquier remanente de divisas de la solicitud Importaciones regulares. Las importaciones regulares se clasifican en: 34

35 Importaciones de requisitos completos: son las importaciones que están permitidas y que para su realización no se necesita la consignación de certificados de no producción nacional. Importaciones de requisitos incompletos son aquellas que solo se pueden realizar con la consignación de el certificado de no producción que respalde que este producto no se produce en el territorio nacional, y que es necesario en el proceso productivo de la empresa solicitante. Este permiso lo otorga el Ministerio del Poder Popular para La Industria Ligera y Comercio. Para otorgar los certificados de no producción nacional MILCO* exige el cumplimiento de ciertos requisitos. Y la realización de ciertos pasos los cuales se describen a continuación. Requisitos para La Emisión del Certificado de no Producción Recaudos Timbre Fiscal 0.3 UT equivalente a Bs F (Bs ) Solicitud del certificado de no producción (2 planillas que genera el sistema firmadas y selladas) Solicitud escrita del certificado de No Producción o Producción Insuficiente con exposición de motivo por parte de La Empresa. Descripción técnica y comercial de él (los) producto(s) a importar, tomando como ejemplo el siguiente cuadro anexo (*) Fotocopia de la factura comercial o factura pro-forma, de la próxima importación. Copia del RIF* 35

36 Copia de la C.I del representante legal. En caso de que la persona que firma sea un apoderado, deberá anexar fotocopia del poder notariado y fotocopia de la C.I del apoderado Copia de la declaración del ISLR con fecha de cierre Diciembre-2007 y sellado en el En caso contrario, consignar Balance general o estado de ganancias y pérdidas 2008 (hasta 1 mes antes de la fecha actual) firmado por un Contador Público y visado por el Colegio de Contadores Públicos. En caso de no declarar, anexar la constancia de no contribuyente emitida por el SENIAT. Copia de la declaración del IVA (Vigente 2008 hasta 1 mes antes de la fecha actual). En caso de no declarar, anexar la constancia de no contribuyente emitida por el SENIAT Copia de la declaración del Impuesto Municipal (Vigente 2008). En caso de no declarar, anexar la constancia de no contribuyente emitida por la Alcaldía o Hacienda Pública Municipal Registro Mercantil (Acta Constitutiva) y su última modificación (si la hubiere) resaltando a la persona solicitante Cuadro anexo 1 Código Descripción Arancelario Arancelaria Máquinas de moldear por soplado Nombre Comercial Sistema de soplado Principales Características Sistema de soplado automático modelo BM304/d. Completo con todos sus accesorios para la producción de envases plásticos de 900 ml. Cantidad 02 Puerto deentrada Puerto Cabello País de Origen Canadá Fecha Estimada de llegada de la mercancía 04 Abril de 2005 Fuente: Elaboración Propia 36

37 DIAGRAMA DE PROCESO - CERTIFICADO DE NO PRODUCCIÓN Fuente: Pagina de MILCO 37

38 Actividades del pasante. La empresa CONTIFLEX C.A trabajo con estas dos modalidades de importación, las productivas y las regulares por esto cuando se solicitaba la importación de un insumo las actividades a realizar por la pasante eran: 1. Solicitar las facturas pro forma al proveedor. 2. Verificar que la factura cumpla con todos los requisitos exigidos por la ley venezolana. 3. Fijarse si es una importación productiva o regular. 4. Entrar en el portal de CADIVI y cargar la solicitud de Autorización de Adquisición de Divisas AAD. 5. Imprimir las planillas que genera el sistema, Rusad 003, 004, Preparar la carpeta a ser consignada ante el operador cambiario, con todos los requisitos exigidos en el orden correcto. 7. En 48 horas entrar de nuevo al portar e imprimir el AAD. 8. Una vez obtenido el AAD se solicita al proveedor extranjero despache la mercancía. 9. Realizar el seguimiento de la importación. 10. Al obtener el acta de verificación de mercancía, entrar de nuevo al portal de CADIVI y generar el Ticket de Cierre de Importación. 11. Preparar la carpeta a ser consignada ante el operador cambiario para solicitar La Adquisición de Liquidación de Divisas (ALD) en el orden correcto. 38

39 3.4 Elaboración de expedientes a consignar ante La Comisión de Administración de Divisas CADIVI mediante el operador cambiario La Comisión de Administración de Divisas CADIVI* posee un manual de normas y procedimientos para la consignación de documentos a través del operador cambiario autorizado. El cual tiene como finalidad servir de guía al usuario y operadores cambiarios, sobre la forma de presentación de la documentación a consignar ante la Comisión de Administración de Divisas (CADIVI)*, con el objeto de obtener el Registro de Usuarios del Sistema de Administración de Divisas (RUSAD)*; la Autorización de Adquisición de Divisas (AAD)* y Autorización de Liquidación de Divisas (ALD)*; así como la conformidad por la venta de divisas obtenidas en las operaciones de exportación de bienes y servicios. El pasante debe revisar dicho manual para poder realizar la elaboración de los expedientes de manera correcta. El manual exige las siguientes normas: NORMAS ESPECÍFICAS De la presentación de las carpetas 1. Las carpetas a ser consignadas para realizar cualquier trámite ante la Comisión de Administración de Divisas (CADIVI)*, deben contemplar las siguientes características: Las carpetas a ser utilizadas deben ser tamaño oficio de fibra (marrón) o en caso de Expedientes muy extensos (más de 80 hojas), carpetas de alta capacidad tipo Bibliorato (carpeta de lomo ancho, tapas de cartón grueso). 2. Identificación de las carpetas de los expedientes: Primera etiqueta. Colocada en la cara principal externa al centro con la información que se detalla: 39

40 Tipo de solicitud Nombre o Razón Social: Indique el nombre o razón social del usuario. Nº de RIF* o cédula de identidad: Indique el Registro Único de Información Fiscal (RIF) o cédula de identidad del usuario. Nº de solicitud: Indique el número de solicitud generado por el Sistema Automatizado de Administración de Divisas. Destino: Indique la actividad comercial a la cual va dirigido el insumo o bien importado. Segunda etiqueta. Colocada en el cuadrante inferior derecho de la carpeta, señalando el número de la solicitud, en el caso de utilizar carpeta marrón o de fibra. Si se utiliza carpeta tipo bibliorato, ésta etiqueta se colocará en el lomo. Todas las páginas deben estar debidamente foliadas (inclusive los separadores) en el cuadrante superior derecho, en tinta negra, en letras y números. Los separadores deben identificarse con el nombre del documento que antecede. Esta identificación debe estar colocada en forma legible en la parte central del mismo. El Acta de Consignación de Documentos (FORMACADIVI ) debe ser el primer documento que se incorpore a la carpeta. Cuando los documentos sean presentados en carpeta de fibra (marrón), deben ser sujetados con un gancho Nº 22 de forma invertida, en el margen izquierdo, centrado y en la parte interna de la carpeta. Para solicitar el AAD* y ALD* ante el operador cambiario se deben presentar los siguientes recaudos en el mismo orden. Dependiendo del tipo de importación los requisitos pueden cambiar al igual que su orden. 40

41 Solicitud de Autorización de Adquisición de Divisas (AAD) para importación de bienes posterior al registro del usuario en el Sistema de Administración de Divisas: Orden Presentación por separador Detalle sobre la presentación del documento 1 Planillas Registro de Usuario para Importación (RUSAD-003), Solicitud de Autorización de Adquisición de Divisas para Importación (RUSAD-004) y Solicitud de Autorización de Adquisición de Divisas para Importación (Anexo) (RUSAD-005 Originales. Obtenidas por medios electrónicos a través de la página de la Comisión de Administración de Divisas (CADIVI) en la Internet, con la información requerida en cada uno de sus campos. Impresa en tamaño carta, firmada y sellada por el representante legal de la empresa y por el operador cambiario autorizado. 2 Factura pro forma. Copia. Debe constar explícitamente lo correspondiente al pago del flete y seguro, forma de pago y debe corresponder con las 3 Contrato, acuerdo y/o convenio de Suministro del bien. 4 Oficio emanado de la autoridad aduanera para mercancía ingresada bajo el régimen Admisión Temporal (AT)o Admisión Temporal para Perfeccionamiento Activo (ATPA). condiciones señaladas en la RUSAD-004 y RUSAD Copia. Celebrado en el territorio de la República Bolivariana de Venezuela: Autenticado. Celebrado en el extranjero: Legalizado o apostillado y traducido por intérprete público, si estuviese en idioma diferente al castellano. Copia del oficio emitido por el seniat. 5 Autorización y documento de cesión Copia. Documento de cesión de la mercancía bajo el régimen Admisión Temporal y autorización de cesión emitida por la autoridad aduanera competente. 6 Certificado de producción insuficiente o de no producción nacional. Copia 7 Carta exposición de motivos original 8 Otros documentos Original o copia según sea el caso Fuente: Elaboración Propia 2 2 ver glosario de términos básicos 41

42 Solicitud de Autorización de Liquidación de Divisas (ALD). (Documentos de la nacionalización de la mercancía o de cierre de importación): orden Presentación por separador Presentación del documento. 1 Ticket de Cierre de Importación. Original 2 Planillas Registro de Usuario para Importación (RUSAD-003), Solicitud de Autorización de Adquisición de Divisas para Importación (RUSAD-004) y Solicitud de Autorización de adquisición de Divisas para Importación (Anexo) (RUSAD-005). 3 Declaración y acta de verificación de mercancías Originales Original 4 Factura proforma Copia 5 Factura comercial definitiva y sus anexos Copia 6 Documento de transporte Copia, BL, AWB. 7 forma 87 DAV o Forma B, o C Declaración Única de Aduana (Forma DUA) o Declaración Informativa de Aduana (Forma DIA). 8 Forma C ó Forma Voucher de pago de tasa por servicio de aduana. Copia Copia 9 Carta de crédito Copia cuando corresponda Fuente: Elaboración Propia 42

43 IMPORTACIONES REALIZADAS BAJO LA MODALIDAD DE IMPORTACIONES PRODUCTIVAS (Providencia 090) Solicitud de Autorización de Adquisición de Divisas (AAD) para importación de bienes realizados posterior al registro del usuario en el Sistema de administración de Divisas: orden Presentación de documento por separador Presentación 1 Planillas Registro de Usuario para Importación (RUSAD-003), Solicitud de Autorización de Adquisición de Divisas para Importación (RUSAD-004) y Solicitud de Original Autorización de Adquisición de Divisas para Importación (Anexo) (RUSAD-005). 2 Factura proforma Copia 3 Certificado de producción insuficiente o de no Copia producción nacional 4 Otros documentos original o copia según sea el caso Fuente: Elaboración Propia Solicitud de Autorización de Liquidación de Divisas (ALD). (Documentos de cierre de importación): orden Presentación de documento por separador Presentación 1 ticket de cierre de importación Original 2 Planillas Registro de Usuario para Importación (RUSAD-003), Solicitud de Autorización de Originales Adquisición de Divisas para Importación (RUSAD-004) y Solicitud de Autorización de Adquisición de Divisas para Importación (Anexo) (RUSAD-005). 3 Comprobante de Autorización de Adquisición de Original Divisas (AAD) 4 Acta de declaración y Verificación de Mercancía Original 5 Declaración única de Aduana (DUA) o declaración informativa de aduana (DIA) y Declaración Andina De Valor (DAV) Copia, cuando corresponda 6 Forma c o forma y voucher de pago Copia de tasas por servicio de aduana 7 Documento de transporte Copia, BL. AWB 8 Factura comercial definitiva y sus anexos Copia 9 Otros documentos Original o copia según sea el caso. Fuente: Elaboración Propia 43

44 Actividad realizada por el pasante. Luego de identificar y ordenar los requisitos anteriormente nombrados la pasante se encarga de elaborar la carpeta según lo exigido por el manual de CADIVI, y posterior mente se dirigirse a la sede del operador cambiario a consignar los documentos para que este envíe la información a CADIVI, y así este pueda aprobar la solicitud. Lugo de regreso en la sede de CONTIFLEX C.A archivar en sus respectivas carpetas los documentos sellados por el banco y cargar los cambios en la hoja de seguimiento del departamento de compras nacionales e insumos. Dentro del departamento de compras se ejecutaron además las siguientes actividades: 1. Depuración del archivo de importación y de todos sus registros 2. Redacción de cartas explicativas y exposición de motivos (casos especiales por suspensión y solicitud de audiencia). 3. Manejo de documentos para archivar diariamente (Importaciones y Proveedores). 4. Elaboración de cartas de evaluación de proveedores, donde se les asigna un puntaje al desempeño del proveedor en un periodo de tiempo en la empresa CONTIFLEX C.A se realizan estas evaluaciones cada seis meses, siguiendo las normas ISO 900:2000 de evaluación de proveedores. 44

45 CAPITULO III CASO PRÁCTICO: SOLICITUD DE ADQUISICIÓN DE AUTORIZACIÓN DE DIVISAS. 45

46 CAPITULO III CASO PRÁCTICO Solicitud de Autorización de Adquisición de Divisas (AAD) en el portal de CADIVI. Nombre del proveedor: Rotometrics País de procedencia: Estados Unidos Mercancía: Partes de maquinas. Procedimiento: En el primer paso para solicitar el AAD* el pasante debe examinar la factura pro forma (ver anexo 1) que el proveedor envía vía (ver anexo1),la cual debe contener una serie de requisitos exigidos por la ley y por CADIVI*. Estos son: 1. Nombre del proveedor 2. Dirección del proveedor 3. Teléfono, fax, y persona contacto 4. Condiciones de pago 5. Dirección del comprador 6. Descripción de la mercancía: precio total, precio unitario, cantidad. 7. Puerto de salida y llegada del embarque. 8. Valor FOB, CIF, FLETE. * Luego de verificar que todos los requisitos estén completos el pasante procede a ingresar al portal Web de CADIVI* en la opción usuario registrado. Lugo dentro del portal se ingresa en la pestaña nueva solicitud y emerge otra pantalla donde el pasante coloca: 46

47 1. Tipo de solicitud (Importación) 2. Tipo de divisa dependiendo lo que indique la factura proforma Se presiona procesar y se despliega una pantalla donde se debe llenar los datos del proveedor: 1. Nombre del proveedor 2. Dirección 3. Ciudad 4. Estado 5. País 6. Teléfono 7. Fax 8. Luego se llenan las pestañas correspondientes a detalles del embarque los cuales son: 1. País 2. Ciudad 3. Puerto de embarque* 4. Tipo de transporte: aéreo, marítimo, terrestre 5. Aduana de llegada* 6. Aduana de nacionalización. Luego se llenan los detallas del producto: 1. Código arancelario* 2. Descripción técnica 3. Descripción comercial 47