MODELO INTEGRADO DE GESTIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
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- María del Carmen Prado Martin
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1 PROCESO: SERVICIOS DE APOYO ACADÉMICO LÍDER DEL PROCESO: SECRETARIO ALCANCE: Inicia desde la inscripción de aspirantes, pasando por las actividades que apoyan la formación de los estudiantes hasta completar todos los requisitos para la graduación OBJETIVO: Programar, coordinar y ejecutar las actividades relacionadas con la eficiente, oportuna y pertinente prestación de servicios y recursos tecnológicos, bibliográficos y apoyo académico - administrativo, que contribuyan a la admisión, permanencia y formación académica de los estudiantes en el desarrollo de los procesos misionales de la Universidad PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES O USUARIO - Aspirantes - Estudiantes - Solicitudes de admisión - Solicitudes de reconocimiento de asignaturas - Registro de matrícula financiera y académica - Solicitud de adición y/o cancelación de asignaturas - Solicitud de certificados académicos - Solicitud de grado 1. Planear las actividades necesarias para la prestación de servicios tecnológicos, bibliográficos y demás servicios de apoyo a la gestión académica, que contribuyan a la formación integral de los estudiantes 2. Realizar la inscripción, selección y admisión de estudiantes a los programas de pregrado y posgrados - Reporte de Aspirantes Admitidos - Reporte de estudiantes matriculados - Informe de estudiantes retirados - Soluciones de enseñanza virtual Implementadas - Proceso de Docencia, Proceso de Proyección Institucional - Proceso de Docencia - Proceso de Docencia - Solicitud de adquisición de material bibliográfico para los programas académicos - Solicitud del servicios audiovisuales - Solicitud de implementación de soluciones de enseñanza virtual - Reporte de calificaciones parcial y final 3. Realizar el reconocimiento de asignaturas de cursadas y aprobadas por los estudiantes en otros programas o Instituciones de Educación Superior 4. Generar matrícula académica y financiera de los estudiantes para los programas de pregrado y posgrados - Matricula académica y financiera - Asignaturas reconocidas - Asignatura cancelada y/o adicionada - Certificados académicos - Título universitario - Estudiantes Página 1 de 6
2 PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES O USUARIO - Estudiantes, docentes, personal académico y administrativo - Proceso de Direccionamiento Estratégico - Solicitud de servicios bibliotecológicos - Solicitud del servicios audiovisuales - Directrices, lineamientos y políticas institucionales - Plan de Desarrollo Institucional - Proyectos de Desarrollo Institucional - Informe de seguimiento al Plan de Desarrollo Institucional - Informe de revisión del SGC por parte de la Dirección 5. Realizar las actividades necesarias adiciones y cancelaciones de asignaturas en casos especiales 6. Prestar servicios audiovisuales 7. Prestar servicios de laboratorios 8. Adquirir, analizar y administrar el material bibliográfico. 9. Prestar servicios bibliotecológicos - Servicios audiovisuales - Colecciones Bibliográficas - Catálogo Bibliográfico - Servicios Bibliotecológicos prestados - Servicios de Laboratorio - Solicitudes de Elaboración, cambio o actualización de documentos del SGC - Acciones correctivas, preventivas y de mejora - Informe de desempeño del proceso - Estudiantes, personal administrativo, Proceso de Docencia, Proceso de Investigación de la Calidad de la Calidad - Documentos y registros del SGC controlados - Criterios para la atención de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias - Programa de Auditorías Internas de Calidad - Planes de Auditoría Internas de Calidad - Informe de autoevaluación de programas académicos 10. Clasificar y codificar los diferentes materiales bibliográficos 11. Diseñar e implementar soluciones de enseñanza virtual 12. Expedir certificaciones académicas del estudiantes, egresados y graduados - Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias atendidas - Necesidades de Personal - Necesidades de formación y capacitación - Estudiantes, padres de familia, empleados, empresas, usuarios en general del Talento Humano Página 2 de 6
3 PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES O USUARIO de la Calidad Tecnológica y de la Información de Recursos Físicos y Abastecimiento - Criterios para la toma de acciones correctivas y preventivas - Informes de resultados de auditorías internas de calidad - Criterios para el control del producto o servicio no conforme - Informe de resultados de satisfacción del cliente o usuario - Soporte y asistencia técnica - TIC s desarrolladas e implementadas - Criterios para la organización de archivos - Bienes y servicios adquiridos 13. Programar, coordinar y realizar las graduaciones de estudiantes 14. Realizar seguimiento al desarrollo de proceso de Servicios de Apoyo Académico 15. Controlar el producto o servicio no conforme 16. Atender peticiones, quejas, reclamos y sugerencias de los usuarios 17. Implementar Acciones Preventivas y correctivas - Solicitud de adquisición de bienes o servicios - Solicitudes de mantenimiento de espacios físicos - Solicitudes de recursos económicos - Solicitudes de adiciones presupuestal - Solicitudes de anticipos para gastos - Necesidades de soporte o asistencia técnica - Solicitudes de desarrollo o actualización de TIC s de Recursos Físicos y Abastecimiento Financiera Tecnológica y de la Información Financiera Jurídica - Presupuesto aprobado - Adiciones presupuestales aprobadas - Anticipos para gastos aprobados y legalizados - Soporte y asesoría jurídica - Conceptos jurídicos - Necesidades de asesoría y soporte jurídico - Solicitudes de publicación de información interna y externa - Solicitudes de producción editorial y publicitaria Jurídica - Proceso de Proyección Institucional Página 3 de 6
4 RECURSOS HUMANOS RECURSOS FÍSICOS Y TECNOLÓGICOS DOCUMENTOS Y REGISTROS Rector, Secretario, Vicerrector Académico, Vicerrector Administrativo y Financiero, Decanos, Director de Oficina de Registro Académico, Directores de Programa, Secretarios Académicos, Director de Medios Audiovisuales, Director de Biblioteca, Director de Educación Virtual, Auxiliar Pedagógico, Diseñador de medios, Coordinador de Adquisiciones, Coordinador de Bases de Datos, Coordinador de Procesos, Asistentes de Registro Académico, Secretarias, Auxiliares. Software SIDIU, ICEBERG, OLIB, OPAC, MOODLE, Servidores, Red institucional, Internet, Página web, equipos de cómputo, impresoras, scanner, teléfonos, muebles de oficina, espacios físicos (oficinas), auditorios, equipos audiovisuales, software de edición de videos, estanterías, PRS, sellos, maquina desmagnetizadora, lectores de códigos de barras. Ver Listado Maestro de Documentos del Proceso Código PE.02.GC.L01 Ver Listado Maestro de Registros del Proceso Código PE.02.GC.L02 PUNTOS CRÍTICOS DE CONTROL Ver Plan De Control del Proceso Código PM.01.SA.C01 REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS REQUISITOS NTC ISO 9001 Ver Normograma del Proceso Código PA.01.SA.N01 4.1, 4.2, 5.3(d), 5.4.1, 5.5.3, 6.1, 6.3, 6.4, 7.1, 7.2, 7.2.3, 8.2.3, 8.3, 8.4, 8.5 INDICADORES DEL PROCESO (SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN) Ver Tablero de Indicadores del Proceso Código PA.01.SA.T01 2. ESTUDIANTES INDICADORES ACREDITACIÓN (CNA) FACTOR CARACTERISTICA INDICADOR a) Existencia de políticas, criterios y reglamentaciones (generales o por vía de excepción) para la admisión de estudiantes. 5. MECANISMOS DE INGRESO b) Existencia y utilización de mecanismos de difusión de las políticas y del reglamento para admisiones. Página 4 de 6
5 INDICADORES ACREDITACIÓN (CNA) FACTOR CARACTERISTICA INDICADOR 2. ESTUDIANTES 5. MECANISMOS DE INGRESO 6. NÚMERO Y CALIDAD DE ESTUDIANTES ADMITIDOS 7. PERMANENCIA Y DESERCIÓN ESTUDIANTIL c) Porcentaje de estudiantes que ingresaron mediante la aplicación de reglas generales y mediante mecanismos de admisión excepcionales. d) Existencia y utilización de sistemas y mecanismos de evaluación de los procesos de preselección y admisión, y sobre la aplicación de los resultados de dicha evaluación c) Datos estadísticos de la Institución que arrojen resultados sobre: la población de estudiantes que ingresaron al programa en los últimos cuatro procesos de admisión, el puntaje promedio obtenido por los admitidos en las pruebas de estado, el puntaje promedio estandarizado en pruebas de admisión, el puntaje mínimo aceptable para ingresar al programa, la relación entre inscritos y admitidos, la capacidad de selección y la absorción de estudiantes por parte del programa. a) Informes Estadísticos sobre la población de estudiantes del programa desde el primero hasta el último semestre, en las últimas cinco cohortes. b) Nivel de correlación existente entre la duración prevista para el programa, de acuerdo con su modalidad o metodología y plan de estudios, y la que realmente tiene lugar. c) Tasas de deserción estudiantil acumulada y por períodos académicos. Página 5 de 6
6 INDICADORES ACREDITACIÓN (CNA) FACTOR CARACTERISTICA INDICADOR 4. PROCESOS ACADÉMICOS 29. RECURSOS BIBLIOGRÁFICOS 4. PROCESOS ACADÉMICOS 29. RECURSOS BIBLIOGRÁFICOS a) Existencia de criterios y políticas institucionales y del programa en materia de adquisición y actualización de material bibliográfico. b) Grado de correspondencia entre la naturaleza y los objetivos del programa, y la pertinencia, actualización y suficiencia del material bibliográfico con que cuenta el programa para apoyar el desarrollo de las distintas actividades académicas. d. Porcentaje de incremento anual en las adquisiciones de libros, revistas especializadas, bases de datos y suscripciones a publicaciones periódicas, relacionados con el programa académico, en los últimos 5 años. e. Porcentaje de profesores y estudiantes del programa que utiliza semestralmente recursos bibliográficos disponibles en el programa. f) Relación entre el número de volúmenes disponibles en la biblioteca y el número de estudiantes del programa. g) Número y porcentaje de utilización de revistas especializadas y bases de datos disponibles en la biblioteca, en los últimos cinco años. Elaboró: Julio Enrique Trujillo Bocanegra Cargo: Coordinador de Calidad Fecha: 16/ENE/2011 Revisó: Julio Enrique Trujillo Bocanegra Cargo: Coordinador de Calidad Fecha: 11/MAR/2011 Aprobó: Fray Hernando Arias Rodríguez Cargo: Secretario Fecha: 14/MAR/2011 Firma: Firma: Página 6 de 6 Firma:
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