CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DE SAN ANDRES Y PROVIDENCIA ISLAS CAJASAI

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1 CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DE SAN ANDRES Y PROVIDENCIA ISLAS CAJASAI 1

2 PRESENTACIÓN CAJASAI, consciente de la importancia que tienen las prácticas de buen gobierno Corporativo, ha adoptado y actualizado el presente Código, que compila los distintos mecanismos e instrumentos mediante los cuales la Corporación garantiza una gestión transparente de todas las actividades relacionadas con el desarrollo de su objeto social y asegura el respeto por los empleadores afiliados, trabajadores beneficiarios, proveedores y empleados. El Código de Ética y Buen Gobierno estará a disposición de todos los afiliados y trabajadores de la corporación en la Oficina de Gestión Humana de la Caja, en la Intranet de Cajasai y en la página Web. 2

3 DEFINICIONES Con el fin de comprender el contexto general adoptado dentro de la organización, deben tenerse en cuenta las siguientes definiciones: CORPORACIÓN: Se denominará Corporación a la CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DE SAN ANDRES ISLA CAJASAI, dentro del presente documento. ADMINISTRADORES: Los Miembros del Consejo Directivo, el Director (a) Administrativo (a), Jefes y/o Responsables de Procesos. AFILIADOS: Aquellas personas que se encuentran vinculadas a la Corporación. En este concepto general se entienden comprendidos los trabajadores afiliados, Empleadores afiliados, los afiliados facultativos y los pensionados afiliados. EMPLEADORES AFILIADOS: Son las personas jurídicas o naturales que cumpliendo con los requisitos establecidos en la ley y en los estatutos de la Corporación han sido admitidas e inscritas en ella como afiliados. Tal calidad lleva consigo ciertos derechos y obligaciones determinados en los estatutos de la Corporación y en la Ley. CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO: Conjunto de mecanismos e instrumentos de que disponen los administradores de la Corporación, para dar transparencia a las actuaciones de los órganos directivos y los funcionarios de la Corporación en todos sus niveles, maximizar su valor como organización, reconocer y hacer posible el ejercicio de sus derechos a los grupos de referencia y de interés. CÓDIGO DE ÉTICA: Es el fundamento de referencia para gestionar la ética en el día a día de la Corporación. Está conformado por los principios, valores y Directrices que en coherencia con el Código de Buen Gobierno, todo trabajador debe observar en el ejercicio de sus labores. El código referencia la imagen de sociedad que posee la Corporación y que busca desarrollar con su acción; establece pautas de comportamiento y caracteriza las relaciones deseadas y dicta parámetros para la solución de conflictos que puedan presentarse en la organización o con el entorno inmediato. 3

4 CONFLICTO DE INTERÉS: Es la situación en virtud de la cual una persona en razón de su actividad se encuentra en la posición en donde podría aprovechar para sí o para un tercero las decisiones que tome frente a distintas alternativas de conducta. GRUPOS DE INTERÉS: Son aquellas personas, grupos o entidades sobre las cuales tiene influencia o puede tener la Corporación en su actividad. Se consideran Grupos de Interés los usuarios de los servicios que presta la Corporación, las personas a cargo y los cónyuges o compañeros permanentes de los trabajadores afiliados, los afiliados Facultativos, los desempleados afiliados, los pensionados afiliados, las demás Cajas de Compensación Familiar, los consumidores, proveedores, acreedores, los organismos de Control, los competidores, los colaboradores, la comunidad. GRUPOS DE REFERENCIA: Son aquellas personas que tienen un vínculo con la Corporación, de manera que pueden participar en su dirección. Son los Empleadores Afiliados y Trabajadores afiliados a la Corporación. SUBSIDIO FAMILIAR: Es una prestación social pagadera en dinero, especie y servicios a los trabajadores de medianos y menores ingresos, en proporción al número de personas a cargo, y su objetivo fundamental consiste en el alivio de las cargas económicas que representa el sostenimiento de la familia, como núcleo básico de la Sociedad. TRABAJADORES AFILIADOS: Son las personas naturales que están al servicio de los Empleadores afiliados a la Corporación, estando vinculados a ella por este hecho y mientras que subsista el mismo. TRABAJADORES BENEFICIARIOS: Son las personas naturales que están al servicio de los empleadores afiliados a la Corporación, con carácter permanente, y que son beneficiarios el régimen de subsidio familiar. ESTÁNDARES DE CONDUCTA: Comportamiento típico esperado del profesional de la salud en el desempeño de sus tareas en el proceso de atención a la salud, la enseñanza o la investigación. ÉTICA: Ciencia del impulso de la conducta humana. Parte de la Filosofía que trata de la moral. Es la ciencia del fin al que debe dirigirse la conducta del hombre y de los medios para lograrlo, de acuerdo a la naturaleza humana. 4

5 PRINCIPIOS ÉTICOS: Creencias básicas sobre la forma correcta como debemos relacionarnos con los otros y con el mundo, desde las cuales se rige el sistema de valores éticos al cual la persona o el grupo se adscriben. VALORES: Principios morales rectores internos que guían la conducta de las personas. VALOR ÉTICO: Forma de ser y de actuar de las personas que son altamente deseables como atributos o cualidades propias y de los demás, por cuanto posibilitan la construcción de una convivencia gratificante en el marco de la dignidad humana. Los valores éticos se refieren a formas de ser o de actuar para llevar a la práctica los principios éticos. DISPOSICIONES LEGALES O NORMAS JURÍDICAS: Conjunto de reglas de obligatoria observancia que encauzan la vida de la sociedad, que aseguran el concierto de paz y respeto de los unos por los otros y de éstos por aquellos que exige el estado de sociedad. NORMAS MORALES: Conjunto de principios rectores internos de la conducta humana que indican cuáles son las acciones buenas o malas para hacerlas o evitarlas. No producen la facultad o el derecho de exigir su cumplimiento, la sanción por su incumplimiento radica en el fuero interno en el remordimiento de conciencia. NORMAS DE TRATO SOCIAL: Reglas de trato externo mandato de las comunidades referentes al comportamiento consuetudinario necesario en algunos grupos. En caso de incumplimiento no existe sanción judicial, el infractor será mal visto o repudiado. RESPETO: Consideración y buena atención hacia los demás para generar una convivencia sana y pacífica. Protección de la intimidad y los derechos fundamentales. TRANSPARENCIA: Actuaciones claras y cumplimiento estricto de las normas que rigen la organización. COMPROMISO: Cumplimiento a cabalidad de la misión institucional de CAJASAI. 5

6 LEALTAD: Cumplimiento de los valores de sinceridad, legalidad, fidelidad, firmeza, honradez, rectitud en todas las acciones del talento humano de la organización. EFECTIVIDAD: Cumplimiento de los objetivos mediante el uso racional de los recursos asignados. SOLIDARIDAD: Disposición constante por brindar a la comunidad el apoyo económico y social requerido. POLÍTICAS: Directrices u orientaciones dadas por la alta dirección a través de las cuales define el marco de actuación con el cual se orientará la actividad a desarrollar para la prestación de un servicio que conllevan al cumplimiento de los fines constitucionales y misionales de la entidad, de manera que se garantice la coherencia entre sus prácticas y sus propósitos. PRINCIPIO: Fundamento de un razonamiento. Lo que contiene en sí la razón de alguna otra cosa. Máximas por donde cada cual se rige. MORAL: Teoría de los deberes interiores. Conducta dirigida o disciplinada por normas. La Moral, objeto de la Ética, manda o prohíbe todo lo que el Derecho ordena o prohíbe. NO MALEFICENCIA: Principio de la ética que determina no causar daño. RESPETO: Considerar sin excepción alguna la dignidad de la persona humana, los derechos y las libertades que le son inherentes, siempre con trato amable y tolerante. TRANSPARENCIA: Principio que subordina la gestión de las instituciones a las reglas que se han convenido y que expone la misma a la observación directa de los grupos de interés; implica, así mismo, el deber de rendir cuentas de la gestión encomendada. 6

7 DISPOSICIONES GENERALES CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO Y ÉTICA Son las disposiciones voluntarias de autorregulación de quienes ejercen el Gobierno de las entidades, que a manera de compromiso ético buscan garantizar una gestión eficiente, íntegra y transparente para generar confianza en los clientes internos y externos de la Corporación. Este documento recoge las normas de conducta, mecanismos e instrumentos que deben adoptar las instancias de Dirección, administración y gestión de la Caja de Compensación Familiar de San Andrés y Providencia Islas, CAJASAI OBJETIVO DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO Y ÉTICA El objetivo del presente Código es compilar las políticas, normas, sistemas y principios éticos que orientan las actuaciones de CAJASAI y de todas las personas vinculadas con ella, con el fin de preservar la integridad ética institucional, asegurar la adecuada administración de sus asuntos, el respeto por los empleadores afiliados, por los trabajadores beneficiarios y por la comunidad; asegurando una adecuada prestación de los servicios de la institución y el conocimiento público de su gestión. ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO Y ETICA El presente Código aplica a todas las actuaciones del Consejo Directivo, el Director(a) Administrativo(a), los Jefes de División, Responsables de Procesos, Coordinadores, Asistentes y auxiliares y demás trabajadores de la Caja, Contratistas, Proveedores, trabajadores beneficiarios y empleadores afiliados de CAJASAI; con el fin de que la actuación de la Corporación se ajuste a los principios éticos y prácticas de buen manejo corporativo. 7

8 1. NATURALEZA JURÍDICA Y OBJETO DE LA CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DE SAN ANDRES ISLA CAJASAI La Caja de Compensación Familiar de San Andrés y Providencia, islas CAJASAI es una persona jurídica de derecho privado sin animo de lucro, organizada como corporación en la forma prevista en el codigo civil, que cumple funciones de seguridad social, de conformidad con el articulo 41 de la ley 21 de 1982, adicionado con el articulo 16 de la ley 789 de HISTORIA DE LA CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DE SAN ANDRÉS Y PROVIDENCIA, ISLAS CAJASAI El 29 de diciembre de 1978, un grupo de 35 comerciantes se reunieron en el Salón Cultural del Banco de la República para fundar la Caja de Compensación Familiar de la Cámara de Comercio de San Andrés y Providencia, Islas, CAJASAI. Fue un gran paso que, después de muchos tropiezos, produjo los frutos que los trabajadores isleños han estado cosechando durante estos años. CAJASAI fue jurídicamente reconocida por resolución 0809 de febrero 27 de 1979 del Ministerio de Trabajo y comenzó prestando los servicios que por ley correspondían, en especial el pago del subsidio en dinero para los trabajadores afiliados. El primer servicio que se ofreció fue el de salud con atención directa o remisiones a otras ciudades. Su primer director administrativo fue el señor ERICK MAY CORPUS y el presidente del primer Consejo Directivo fue el señor HERNÁN DELGADILLO. En febrero de 1980 se fundó el Colegio CAJASAI para brindar el servicio de educación con destacada calidad académica, bajo la dirección y orientación de la Licenciada INGRID ARCHBOLD DE VILLALBA Y MARIA HOWARD. Le sucedieron JOSEFA CÁRDENAS, MARTHA MORA, HUGO ESCAÑO, Y LUZ ELENA SOTO. Desde Febrero de 1990 hasta diciembre de 2007, el Colegio estuvo bajo la dirección de la licenciada WILLA VILORIA HOWARD, actualmente se encuentra bajo la dirección de la Doctora IRMA ROMERO CUBIDES, forjando su crecimiento hasta el nivel de educación media técnica en la modalidad turística recreativa contable. El plantel educativo de CAJASAI siempre se ha destacado en los diferentes eventos culturales y cívicos por su alto nivel académico, sus Bandas de Paz, su grupo de porristas, sus revistas gimnásticas y sus grupos de danzas que buscan resaltar la cultura de nuestra región. 8

9 CAJASAI ha venido consolidándose bajo la dirección administrativa de ERICK MAY, JORGE GARNICA, FRANKLIN ESCALONA, MANUEL ANGARITA, JOSÉ LEÓN CARDONA, NINFA MARTÍNEZ, HILDA MARIA BALLESTEROS RODRÍGUEZ, LEIDIS BARRIOS ORTEGA y actualmente el Doctor CHARLES CARREÑO CORPUS. En los últimos 10 años CAJASAI ha tenido importantes cambios para ampliar su gama de servicios. Se inauguró el Departamento de Recreación, área que cuenta con una sede en San Luis donde las familias pueden disfrutar sus festivos cerca de la playa. En 1992 se iniciaron los créditos para vivienda, con tasas de interés subsidiadas, programa que ha entregado préstamos por medio de un fondo rotativo. A finales de 1994 CAJASAI inició el programa de subsidios para vivienda de interés social buscando ayudar a solucionar este gran problema de nuestras islas, hasta la fecha muchas familias afiliadas han recibido subsidio de acuerdo con la ley 49/90, mejorando sus viviendas y por ende su calidad de vida. En 1997 se creó el Fondo de Créditos para libre inversión. Mediante Resolución 0586 de Mayo 24 de 1996 CAJASAI recibió autorización del Ministerio de Salud para manejar los recursos del Régimen Subsidiado a través de Cajasai ARS.Su área de salud, acorde con la ley 100/93 entre los años la Corporación ofreció los servicios de odontología y consulta externa por medio de su IPS y atendía además a los afiliados del régimen subsidiado. Siendo el propósito de la Caja mejorar la calidad de vida del trabajador afiliado y de su familia; ampliando sus servicios, inició en 1998 el programa CLUB EDAD DE ORO para mayores de 50 años. Este programa ha sido muy significativo e importante con la acogida de la mayor parte de la población de las islas, en las cuales actualmente se constituye en modelo para los otros grupos de tercera edad, dándose a conocer igualmente a nivel nacional. Se implementó el programa FONIÑEZ, Atención integral a la niñez y jornada escolar complementaria, a partir de las apropiaciones obligatorias de los aportes recibidos. El programa de atención integral a la niñez ha apoyado a los hogares comunitarios del ICBF, y el programa jornada escolar complementaria a las escuelas en San Andrés y en la Isla de Providencia MARCO LEGAL: El Sistema del Subsidio Familiar, encargando a las Cajas de Compensación Familiar es regulado por la Ley 21 de La Ley 789 de 2002, 9

10 define que la Caja tiene por objeto el recaudo y el pago del Subsidio Familiar como prestación social pagadera en dinero, especie y servicios a los trabajadores de medianos y menores ingresos, en proporción al número de personas a cargo. CAJASAI, autorizada por la misma Ley y desplegando su experiencia, capacidad y vocación de servicio para el mejoramiento de las condiciones de vida de la población trabajadora, de aquella que no se encuentra vinculada a la fuerza laboral y de sus familias, ofrece servicios como los de Turismo (Ley 300 de 1996), Educación (Ley 115 de 1997), Recreación, Crédito Social y Programas Especiales. Las cajas de compensación en Colombia cumplen un papel de suma importancia en el desarrollo social del país y en los últimos tiempos han ampliado el espectro de sus responsabilidades, abordando campos adicionales tales como el manejo de subsidios de vivienda de interés social y subsidio de desempleo, capacitación para la intermediación laboral y crédito y micro crédito de acuerdo con la Ley 789 del Adicionalmente, han asumido el compromiso de realizar proyectos de inversión para generar mano de obra directa e indirecta y la ejecución de programas con entes territoriales mediante los cuales apoyan al gobierno para enfrentar los retos sociales. En consecuencia la Caja de Compensación Familiar de SAN ANDRES ISLA CAJASAI, asume las siguientes funciones: 1. Recaudar, distribuir y pagar los aportes destinados al subsidio familiar y los otros recursos que el estado le encomiende. 2. Organizar y administrar las obras y programas que se establezcan para el pago del subsidio familiar en especie o en servicios. 3. Ejecutar con otras Cajas o mediante vinculación con organismos y entidades públicas o privadas que desarrollen actividades de seguridad social, programas de servicios, dentro del orden de prioridades señalado en la Ley. 4. Ejecutar actividades relacionadas con sus servicios, la protección y la seguridad social directamente o mediante alianzas estratégicas con otras Cajas de Compensación o a través de entidades especializadas públicas o privadas conforme las disposiciones que regulen la materia. 5. Participar, asociarse e invertir en el sistema financiero a través de bancos, cooperativas financieras, compañías de financiamiento comercial y organizaciones no gubernamentales cuya actividad principal sea la operación de microcrédito, conforme las normas del Estatuto Orgánico del sector Financiero y demás normas espéciales conforme la clase de entidad. 6. Asociarse, invertir o constituir personas jurídicas para la realización de cualquier actividad, que desarrolle su objeto social, a las cuales también podrán vincularse los trabajadores afiliados. 7. Administrar, a través de los programas que a la Caja corresponda, las actividades de subsidio en dinero; recreación social, deportes turismo, centros 10

11 recreativos y vacacionales; cultura, museos, bibliotecas y teatros; vivienda de interés social; créditos, jardines sociales o programas de atención integral para niños y niñas de 0 a 6 años; programas de jornada escolar complementaria; educación y capacitación; atención de la tercera edad y programas de nutrición materno infantil y, en general, los programas que estén autorizados por Ley, para lo cual puede continuar operando con el sistema de subsidio a la oferta. 8. Administrar jardines sociales de atención integral a niños y niñas de 0 a 6 años a que se refiere el numeral anterior, propiedad de entidades territoriales públicas o privadas, pudiendo atender niños cuyas familias no estén afiliadas a la Caja. 9. Crear el Fondo para la Atención Integral a la Niñez y Jornada Escolar Complementaria con el porcentaje máximo que autoriza para este fin la Ley 633 de 2000 y se mantendrá para gastos de administración el mismo porcentaje en dicha norma para Fovis. 10. Administrar directamente o a través de convenios o alianzas estratégicas el Programa de Microcrédito para la pequeña y mediana empresa y la microempresa, con cargo a los recursos que se prevén en la Ley. 11. Realizar actividades de mercadeo, incluyendo la administración de farmacias. 12. Invertir en fondos de capital de riesgo, así como cualquier otro instrumento financiero para el emprendimiento de microcrédito, con recursos y bajo la regulación del Gobierno Nacional. 13. Desarrollar y administrar programas ambientales a través de convenios con instituciones privadas, públicas o mixta del orden Nacional e Internacional. 14. Prestar atención integral a la población desplazada vulnerable o con riesgo de estarlo a través de convenios o alianzas estratégicas con otras organizaciones públicas o privadas del orden nacional e Internacional. 15. Desarrollar programas de alimentación y nutrición, mercadeo de productos alimenticios, suministro, preparación y distribución de productos alimenticios. 16. Asociarse, invertir o constituir personas jurídicas para la realización de cualquier actividad que desarrolle su objeto social. 3. GOBIERNO CORPORATIVO La Caja de Compensación Familiar de SAN ANDRES ISLA, estará dirigida y administrada por los siguientes órganos: Asamblea General de Afiliados Consejo Directivo Dirección Administrativa 11

12 Los órganos de administración propenderán y estarán orientados por los postulados de transparencia, eficacia y eficiencia, sujetos a las normas legales vigentes. 3.1 ASAMBLEA GENERAL DE AFILIADOS Composición de la Asamblea General de Afiliados Artículo 1.- La dirección de la Corporación corresponde en primer término a la Asamblea General de Afiliados. La Asamblea General de Afiliados, como máximo órgano social de dirección, se compone de los empleadores afiliados, personas naturales o jurídicas que se encuentran registradas en la Caja y que están obligadas a pagar el subsidio familiar por conducto de ella, representados por sí mismos, o por sus apoderados, o por sus representantes legales, cuando los mismos se hallaren reunidos con el quórum y en las condiciones previstas en los estatutos de la Corporación y la ley Facultades y Atribuciones de la Asamblea General de Afiliados Son funciones de la Asamblea General: a. Expedir los Estatutos que deberán someterse a la aprobación de la Superintendencia del Subsidio Familiar. b. Elegir a los representantes de los empleadores ante el consejo Directivo para períodos de dos (2) años. c. Elegir el Revisor Fiscal y su suplente, para períodos de (2) años. d. Aprobar u objetar los Balances, Estados Financieros y Cuentas de ejercicio y considerar los informes generales y especiales que presenta el Director Administrativo. e. Decretar la liquidación y disolución de la Caja con sujeción a las normas legales y reglamentarias que se expidan sobre el particular. f. Velar, como máximo órgano de dirección de la Caja, por el cumplimiento de los principios del Subsidio Familiar, así como de las orientaciones y direcciones que en este sentido profieran el Gobierno Nacional y la Superintendencia del Subsidio familiar. g. Determinar en caso que lo estime conveniente, si los Miembros del Consejo Directivo tienen derecho a honorarios por asistir a las reuniones y fijar su cuantía, hasta por un 50% de un salario mínimo legal vigente máximo en cada mes, independientemente del número de reuniones que se realicen. 12

13 h. Fijar el monto hasta el cual puede contratar el Director Administrativo, sin autorización del Consejo Directivo, conforme a lo dispuesto en el numeral 9º del artículo 54 de la Ley 21 de Reuniones de la Asamblea General de Afiliados La Asamblea General se reunirá en forma ordinaria dentro de los primeros seis (6) meses de cada año de acuerdo con el Artículo 12 del Decreto 341 de Las reuniones extraordinarias se realizarán por convocatorias que haga el Consejo Directivo, el Director Administrativo, el Revisor Fiscal, ó por solicitud escrita de un número plural de afiliados que representen por lo menos una cuarta (1/4) parte del total de los miembros hábiles de la Corporación. La convocatoria para las reuniones de la Asamblea General, ó Extraordinaria, se hará por lo menos con diez (10) días hábiles de anticipación, por medio de avisos publicados en el diario local si lo hubiere, cuñas radiales, o por medio de comunicación escrita a cada uno de los afiliados a la dirección registrada en la Corporación. Parágrafo: Las Asambleas Generales como las Extraordinarias deberán celebrarse en domicilio de la Corporación, en lugar y hora que se indique en la Convocatoria, las determinaciones que se tomen en la Asamblea General que se celebre, contraviniendo lo dispuesto en este parágrafo son nulas Quórum y Mayorías Constituye quórum para las reuniones ordinarias y extraordinarias de las Asambleas Generales, la concurrencia de un plural de personas que representen el veinticinco (25%) por ciento de los afiliados hábiles. Transcurrida la hora señalada para la reunión si no hay quórum para deliberar y decidir, la Asamblea podrá sesionar válidamente iniciando su deliberación dentro de la hora siguiente y podrá adoptar decisiones con cualquier número de afiliados hábiles presentes. Pasada la oportunidad anterior si no se realiza la Asamblea General será necesario proceder a nueva convocatoria. Parágrafo: Cuando se trate de la disolución de la Corporación se requerirá una mayoría compuesta por las tres cuartas (3/4) partes de los votos de los Miembros o Afiliados que integran la Corporación. Para reformas Estatutarias se decidirá por los votos de las dos terceras (2/3) partes de los afiliados presentes y representados, además el texto de la reforma deberá enviarse a los afiliados con la Convocatoria de la Asamblea. 13

14 3.1.5 Derecho al Voto Cada afiliado por el solo hecho de serlo tiene derecho a un (1) voto en las Asambleas Generales y a representar máximo el 10% del total del quórum presente. Siempre que en la Asamblea se trate de elegir dos o más personas se aplicará el sistema de cuociente electoral. Este se determinará dividiendo el número de votos válidos emitidos por el de las personas que hayan de elegir como principales. En caso de empate en la designación de dignatarios, se preferirá al afiliado que ocupe un mayor número de trabajadores beneficiarios. Los votos en blanco sólo se computarán para determinar el cuociente electoral Funciones de la Asamblea General de Afiliados Son funciones de la Asamblea general de Afiliados: a. Expedir los Estatutos que deberán someterse a la aprobación de la Superintendencia del Subsidio Familiar. b. Elegir a los representantes de los empleadores ante el consejo Directivo para períodos de dos (2) años. c. Elegir el Revisor Fiscal y su suplente, para períodos de (2) años. d. Aprobar u objetar los Balances, Estados Financieros y Cuentas de ejercicio y considerar los informes generales y especiales que presenta el Director Administrativo. e. Decretar la liquidación y disolución de la Caja con sujeción a las normas legales y reglamentarias que se expidan sobre el particular. f. Velar, como máximo órgano de dirección de la Caja, por el cumplimiento de los principios del Subsidio Familiar, así como de las orientaciones y direcciones que en este sentido profieran el Gobierno Nacional y la Superintendencia del Subsidio familiar. g. Determinar en caso que lo estime conveniente, si los Miembros del Consejo Directivo tienen derecho a honorarios por asistir a las reuniones y fijar su cuantía, hasta por un 50% de un salario mínimo legal vigente máximo en cada mes, independientemente del número de reuniones que se realicen. h. Fijar el monto hasta el cual puede contratar el Director Administrativo, sin autorización del Consejo Directivo, conforme a lo dispuesto en el numeral 9º del artículo 54 de la Ley 21 de

15 3.2 CONSEJO DIRECTIVO El Consejo Directivo es un órgano administrativo, de asesoría y colaboración del Director Administrativo, responsable de la supervisión del rendimiento de los ejecutivos y garante de beneficios para los grupos de referencia y de interés, que circunscribe su actividad a lograr el desarrollo del objeto social de la Caja. El Consejo Directivo de la Caja tendrá una estructura que garantice la idoneidad, experiencia e independencia de sus decisiones. El Consejo Directivo será eficiente, independiente y responsable; actuará en función de los derechos de los grupos de referencia y de interés, y la sostenibilidad y crecimiento de la Corporación. El Consejo Directivo actuará de buena fe y con la información suficiente para ejercer sus derechos y obligaciones. Sus miembros se abstendrán de actuar como miembros individualmente, evitarán incurrir en situaciones que causen conflictos de interés y se comprometerán a manejar con confidencialidad la información de uso interno a la que tengan acceso en ejercicio de su cargo Composición del Consejo Directivo La Caja cuenta con un Consejo Directivo compuesto por diez (10) miembros principales con sus respectivos suplentes personales, de los cuales cinco (5) serán elegidos por la Asamblea General de Afiliados, en representación de los empleadores afiliados y los cinco (5) restantes serán elegidos por el Ministerio competente para ello en representación de los trabajadores afiliados según Ley 789 de Perfiles de Elección de los Miembros del Consejo Directivo Los miembros del Consejo Directivo, además de las calidades que por ley deben detentar, deberán reunir, cuando menos, las siguientes características: 1. Tener reconocidas calidades morales y éticas; 2. Tener un nivel educativo por lo menos de educación secundaria, o técnica. 3. Tener conocimientos o experiencia en alguna de las actividades que desarrolla la Caja; 4. No pertenecer a otro Consejo Directivo de Caja de Compensación Familiar. 5. No haber sido suspendido o expulsado de la Caja. 15

16 El Director Administrativo asistirá a las sesiones del Consejo Directivo para mantener la relación legal e institucional con dicho órgano, salvo, cuando, excepcionalmente, el Consejo Directivo no lo considere pertinente. El Revisor Fiscal podrá ser invitado, por el Consejo Directivo, a sus sesiones o solicitar él mismo su presencia cuando lo considere conveniente Elección y período de los Miembros del Consejo Directivo a) Miembros representantes de los empleadores afiliados Los miembros del Consejo Directivo, representantes de los empleadores afiliados, son elegidos para períodos de dos (2) años, por sistema de cuociente electoral, sin embargo si se trata de la provisión de un solo renglón, se elegirá por el mayor número de votos. No obstante el período como miembros de los representantes de los empleadores ante el Consejo Directivo es de dos (2) años, está calidad sólo se mantendrá mientras subsista la afiliación; así en caso de desafiliación del respectivo empleador la representación se entenderá vacante y será llenada por el suplente correspondiente hasta terminar el periodo o en su defecto se procederá a elegir al nuevo consejero. b) Miembros representantes de los trabajadores beneficiarios Los miembros del Consejo Directivo, representantes de los trabajadores beneficiarios, son elegidos para períodos de dos (2) años, por el Ministerio de Trabajo de listas que presentarán las centrales obreras con Personería Jurídica reconocida y de los listados enviados por la Cajas de Compensación de todos los trabajadores beneficiarios no sindicalizados, las cuales solo incluirán los trabajadores que cumplan con los requisitos legales y estatutarios y los perfiles definidos en el presente Código, sin tener en cuenta ningún limite de salario. No obstante el período como miembros representantes de los trabajadores ante el Consejo Directivo es de dos (2) años, está calidad sólo se mantendrá mientras subsistan las siguientes condiciones: Ser afiliado por parte de un empleador a la Caja; Vinculación laboral con un empleador afiliado; y En caso de pérdida de cualquiera de estas dos (2) condiciones el consejero cesará en sus funciones y quedará la vacante, con lo cual el respectivo suplente deberá 16

17 llenar la ausencia hasta la terminación del período, o en su defecto se procederá a elegir al nuevo consejero Reuniones del Consejo Directivo Las reuniones del Consejo deberán llevarse a efecto por lo menos una vez al mes en el lugar, fecha y hora que señale la convocatoria. El Consejo Directivo se reunirá por resolución del mismo, por convocatoria del Presidente, de dos o más de sus miembros, del Revisor Fiscal o Director Administrativo. El Director Administrativo tendrá voz pero no voto en las deliberaciones del consejo Directivo. Las reuniones se efectuarán en el domicilio de la Corporación o en el lugar que, para casos especiales, acuerde el mismo Consejo. El Consejo Directivo está encargado de establecer su propio reglamento el cual contiene: la forma de realizar las sesiones y de adoptar decisiones; la elección de dignatarios; las funciones del Presidente, Vicepresidente y secretario; los Comités; las propuestas, el régimen de sanciones y lo referente a las actas Quórum En concordancia con el articulo 31 de los estatutos de la corporación Habrá quórum decisorio para las reuniones del Consejo Directivo con la asistencia de la mayoría de sus miembros y las decisiones se adoptarán por la mayoría de los votos presentes, sin perjuicio de las mayorías calificadas que establezcan las normas legales que rigen para el sistema de subsidio familiar. Los miembros suplentes del Consejo Directivo, serán convocados cuando medie excusa del principal, no podrán actuar simultáneamente principal y suplente Funciones Son funciones del consejo Directivo: a) Adoptar la política administrativa y financiera de la Caja teniendo en cuenta el régimen orgánico del subsidio familiar y las directrices impartidas por el Gobierno Nacional. b) Aprobar en consonancia con el orden de prioridad fijado por la Ley, los planes y programas a que deban ceñirse las inversiones y la organización de los servicios sociales. Los planes y programas mencionados serán sometidos al estudio y posterior aprobación de la Superintendencia del Subsidio Familiar c) Aprobar el presupuesto anual de Ingresos y Egresos, 17

18 d).-vigilar y controlar la ejecución de los programas, la prestación de los servicios y el manejo administrativo y financiero de la Caja. e) Elegir al Director Administrativo y a su respectivo Suplente; este último será escogido de entre los empleados de la caja. f) Evaluar los informes trimestrales de gestión y de resultados que debe presentar el Director Administrativo. g) Elegir al Director Administrativo por un periodo igual al del Consejo Directivo de dos (2) años, periodo que podrá ser renovable en concordancia con el Código de Buen Gobierno, y así mismo elegirá a su respectivo suplente; escogido de entre los empleados de la Caja. h) Aprobar previamente los contratos que debe suscribir el Director Administrativo cuando su cuantía fuere superior a la suma que anualmente determine la Asamblea General. i) Elegir de entre sus miembros Presidente y Vicepresidente del Consejo Directivo. J) Elegir de entre sus miembros Presidente, Vicepresidente y Secretario del Consejo Directivo. k) Dictar y reformar los reglamentos internos de la Corporación. l) Aplicar las sanciones a los miembros, ó afiliados conforme a los Estatutos, Reglamentos y la Ley. m) El Consejo Directivo podrá ordenar que se contraten Auditorías Externas, con cargo a la caja de compensación, que a juicio de la mayoría simple se encuentren necesarias. n) Acogerse íntegramente al código de Buen Gobierno que adopte Cajasai, en virtud de lo establecido en el parágrafo 2 del Artículo 21 de la Ley 789 de 2002 o) Sujetarse a lo establecido en el literal s) del Artículo 36 de estos estatutos Honorarios de los Miembros del Consejo Directivo La Asamblea General de Afiliados fijará anualmente, para el período, los honorarios por asistencia de los miembros del Consejo Directivo a cada reunión en consideración con sus responsabilidades y funciones. Para la fijación de la remuneración, la Asamblea tendrá en cuenta los límites impuestos por la ley, la complejidad de la Caja y los honorarios habituales del mercado por asistencia a cada reunión, para este tipo de cargo. La Asamblea General de Cajasai fijó como honorarios para cada miembro del Consejo Directivo una cuantía hasta por un 50% de un SMLV máximo en cada mes, independientemente del número de reuniones que se realicen. 18

19 3.2.8 Evaluación de los Miembros del Consejo Directivo Los Miembros del Consejo Directivo serán evaluados anualmente, de acuerdo con el procedimiento dispuesto en el Reglamento Interno del Consejo Directivo, el cual incluirá por lo menos, la programación de sesiones, la asistencia a ellas, el cumplimiento de las tareas asignadas, preparación de los temas, y el respeto al Código de Etica y al Código de Buen Gobierno. La evaluación será realizada por la Asamblea General de Afiliados a iniciativa del Presidente del Consejo Directivo, y soportada en la información e indicadores que al respecto proporcione el Comité de Buen Gobierno y Ética, de acuerdo con el reglamento interno Atribuciones de Control de Gestión del Consejo Directivo El Consejo Directivo tiene como atribuciones de control de gestión adoptar los mecanismos de verificación, basados en indicadores de gestión, implantados por la Asamblea General de Afiliados y monitorear que éstos se cumplan. 3.3 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA El Director Administrativo es el responsable de ejecutar las estrategias corporativas y las directrices aprobadas por la Asamblea General de Afiliados y/o el Consejo Directivo, y quien representa legalmente a la Caja, según los estatutos Elección del Director Administrativo El nombramiento y remoción del Director Administrativo está a cargo del Consejo Directivo. El Director Administrativo tendrá un (1) suplente que lo reemplazará en sus ausencias accidentales, temporales y absolutas, debe ser empleado de la Caja Periodo del Director Administrativo El Director Administrativo será nombrado para periodos de dos (2) años, reelegible indefinidamente y removible libremente por el Consejo Directivo en cualquier tiempo, por decisión adoptada con la mayoría calificada correspondiente. 19

20 3.3.3 Funciones Son funciones del Director (a) Administrativo (a) las siguientes: a. Llevar la representación legal de la Caja. b. Cumplir y hacer cumplir la Ley, los Estatutos y Reglamentos de la entidad, las directrices del Gobierno Nacional y los ordenamientos de la Superintendencia del Subsidio Familiar. c. Ejecutar la política administrativa y financiera de la Caja y las determinaciones del Consejo Directivo. d. Dirigir, coordinar, orientar la acción administrativa de la Caja. e. Presentar a consideración del Consejo Directivo las obras y programas de inversión y organización de servicios y el proyecto de presupuesto de Egresos e Ingresos. f. Presentar a la Asamblea General el informe anual de labores acompañado de los Balances y Estados Financieros correspondientes del ejercicio. g. Rendir ante el Consejo Directivo los informes trimestrales de gestión y resultados. h. Presentar ante la Superintendencia del Subsidio Familiar los informes generales y periódicos que se le solicitan sobre las actividades desarrolladas, del estado en la ejecución de los planes y programas, la situación general de la entidad y los tópicos que se relacionan con la política de seguridad social del Estado. i. Presentar a consideración del Consejo Directivo los proyectos de planta de personal, manual de funciones y reglamentos de trabajo. j. Suscribir los contratos que requiera el normal funcionamiento de la Caja, con sujeción a las disposiciones legales y estatutarias. k. Ordenar los gastos de la entidad. l. Asistir con voz pero sin voto a las reuniones ordinarias, o extraordinarias del Consejo Directivo y la Asamblea General. m. Convocar la Asamblea General y el Consejo Directivo a las reuniones ordinarias y extraordinarias conforme a los presentes Estatutos y Reglamentos. n. Delegar y determinar funciones a empleados de la Caja a nivel de Jefe de División, especialmente en sus ausencias temporales de vacaciones, licencias, enfermedad, etc. o. Dentro de los límites estatutarios y reglamentarios, girar, aceptar, endosar, negociar en cualquier forma títulos valores y ejecutar o celebrar todos los actos o contratos que se requieran para el cumplimiento de los fines de la Corporación. p. Cuidar de la recaudación, inversión de los fondos de la Corporación. q. Nombrar y remover libremente los empleados de la corporación, señalarles funciones y asignaciones dentro de los límites que señale el Consejo Directivo de los respectivos reglamentos y conforme a la Ley. r. Resolver los recursos de apelación presentados por los empleadores morosos, frente a la liquidación presentada por el jefe de Aportes de Cajasai 20

21 s. Informar al Consejo Directivo aquellos casos en los cuales él o un Administrador, miembro del Consejo Directivo, socio, asociado o Revisor Fiscal tenga parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, primero de afinidad o único civil, con las personas que se relacionan a continuación: 1. Los socios, asociados o de personas jurídicas que hagan parte de la red de servicios contratados directa o indirectamente por la entidad o de las Entidades vinculadas, por razón de inversiones de capital. 2. Los contratistas, personas naturales y los socios o asociados de personas jurídicas con quienes la Entidad o sus Entidades vinculadas celebren cualquier tipo de contrato o convenio dentro del marco de la operación del Régimen. 3. Los socios, asociados o de personas jurídicas receptoras de recursos de capital de la Entidad o Entidades vinculadas, conforme su objeto social lo permita. En estos casos el Representante Legal o la persona que tenga uno de los vínculos anteriores deberá abstenerse de participar en los procesos de selección, contratación o auditoria y la Entidad deberá celebrarlos siempre y cuando estos proponentes se encuentren en condiciones de igualdad con las demás ofertas o ser la mejor opción del mercado. Será causal de remoción del Consejo Directivo u órgano Administrativo la violación a la presente disposición, incluyendo una inhabilidad para desempeñar esta clase de cargos por un término de diez (10) años. Artículo 23 ley 789 de Prohibiciones para el Director Administrativo El Director Administrativo no puede ser miembro del Consejo Directivo, no obstante, estará presente en las sesiones para mantener la relación legal e institucional con dicho órgano administrativo, salvo los casos en que éste no lo considere conveniente Responsabilidades del Director Administrativo El Director Administrativo está comprometido con la organización a cumplir todas las responsabilidades y deberes en materia social, administrativa, legal, laboral, tributaria, aduanera, contable, penal, financiera y de control interno que su cargo lleve implícitas en relación con los estatutos, este Código de Buen Gobierno y la Ley. 21

22 Todos los empleados de la Corporación, con excepción del Revisor Fiscal y sus auxiliares, estarán supervisados por el Director Administrativo en el desempeño de sus cargos Remuneración del Director Administrativo El Consejo Directivo señalará la remuneración correspondiente al Director Administrativo para el periodo en consideración, teniendo en cuenta las recomendaciones del Comité de Buen Gobierno y Ética Evaluación del Director Administrativo El Director Administrativo será evaluado por el Consejo Directivo, de acuerdo con el sistema de evaluación de desempeño que para tal fin apruebe este órgano Atribuciones de Control de Gestión del Director Administrativo El Director Administrativo tendrá atribuciones de control de gestión, debiendo adoptar los mecanismos de verificación de la entidad, basados en indicadores de gestión de la Corporación, y monitorear que éstos se cumplan. 4. COMITÉS ESPECIALES 4.1PLANTEAMIENTO GENERAL DE LOS COMITÉS ESPECIALES Los comités especiales son muy importantes en gobierno corporativo por cuanto ayudan a la gestión administrativa y pueden cumplir funciones de cooperación referentes al gobierno corporativo. 4.2 COMITÉS ESPECIALES DEL CONSEJO DIRECTIVO A fin de colaborar con el Consejo Directivo en la adopción de políticas corporativas que desarrollarán los principios del Código de Buen Gobierno, se crearán comités encargados de asesorar al Consejo Directivo en los asuntos que se les encomiende. Estos Comités serán los siguientes: 22

23 4.2.1 Comité de Auditoria Para el adecuado cumplimiento de la labor que le corresponde al Consejo Directivo por la SFCSF, éstas deben contar con un Comité de Auditoría, dependiente de ese órgano social, encargado de la evaluación del control interno de la misma, así como a su mejoramiento continuo, sin que ello implique una sustitución a la responsabilidad que de manera colegiada le corresponde a la junta directiva u órgano equivalente en la materia Composición del Comité. El Comité deberá estar integrado por lo menos por tres (3) miembros del Consejo Directivo, quienes deben tener experiencia, ser conocedores de los temas relacionados con las funciones asignadas al referido órgano social, podrá nombrar asesores externos si el Consejo Directivo lo considere. A las reuniones del Comité puede ser citado cualquier funcionario de la entidad, con el fin de suministrar la información que se considere pertinente acerca de asuntos de su competencia Reglamento Interno El Consejo Directivo de CAJASAI deberá adoptar el reglamento de funcionamiento del comité, incluyendo para el efecto, además de las funciones aquí consagradas, todas aquellas que en su criterio sean propias de la institución y se adapten a sus necesidades. Dicho reglamento deberá ajustarse a lo dispuesto en la Circular 023/10 SSF, dentro de los tres (3) meses siguientes a la entrada en vigencia de esta norma y deberá mantenerse a disposición de la Superintendencia del Subsidio Familiar, cuando lo solicite Periodicidad de las reuniones El Comité de Auditoría deberá reunirse por lo menos cada tres (3) meses, o con una frecuencia mayor si así lo establece su reglamento o lo ameritan los resultados de las evaluaciones del SCISF. 23

24 4.2.5 Informes sobre las tareas desarrolladas y las conclusiones alcanzadas por el Comité Las decisiones y actuaciones del Comité de Auditoria deberán quedar consignadas en actas, las cuales deberán cumplir con lo dispuesto en el artículo 189 del Código de Comercio. Los documentos conocidos por el Comité que sean sustento de sus decisiones deberán formar parte integral de las actas, por lo cual en caso de no ser transcritos deberán presentarse como anexos de las mismas. Así, cada vez que se entregue un acta, deberá suministrarse al interesado tanto el cuerpo principal de la misma como todos sus anexos, los cuales deberán estar adecuadamente identificados y foliados, y mantenerse bajo medidas adecuadas de conservación y custodia. Cuando se detecten situaciones que revistan importancia significativa, se deberá remitir un informe especial al Consejo Directivo y a la Dirección Administrativa. El Consejo Directivo deberá presentar a la Asamblea General de Afiliados o asociados, al cierre del ejercicio económico, un informe sobre las labores desarrolladas por el Comité El Comité de Auditoría tendrá como funciones primordiales las siguientes: 1. Aprobar la estructura, procedimientos y metodologías necesarios para el funcionamiento del SCISF. 2. Señalar las responsabilidades, atribuciones y límites asignados a los diferentes cargos y áreas respecto de la administración del SCISF, incluyendo la gestión de riesgos. 3. Evaluar la estructura del control interno de la entidad de forma tal que se pueda establecer si los procedimientos diseñados protegen razonablemente los activos de la entidad, así como los de terceros que administre o custodie, y si existen controles para verificar que las transacciones están siendo adecuadamente autorizadas y registradas. 4. Velar que los Funcionarios de la Administración suministren la información requerida por los órganos de control para la realización de sus funciones. 5. Velar porque la preparación, presentación y revelación de la información financiera se ajuste a lo dispuesto en las normas aplicables, verificando que existen los controles necesarios. 6. Estudiar los estados financieros y elaborar el informe correspondiente para someterlo a consideración del Consejo Directivo, con base en la evaluación no sólo de los proyectos correspondientes, con sus notas, sino también de los 24

25 dictámenes, observaciones de las entidades de control, resultados de las evaluaciones efectuadas por los comités competentes y demás documentos relacionados con los mismos. 7. Diseñar, implementar y evaluar programas y controles para prevenir, detectar y responder adecuadamente a los riesgos de fraude y mala conducta, entendiendo por fraude un acto intencionado cometido para obtener una ganancia ilícita, y por mala la violación de leyes, reglamentos o políticas internas. 8. Supervisar las funciones y actividades de la auditoría interna u órgano que haga sus veces, con el objeto de determinar su independencia y objetividad en relación con las actividades que audita, determinar la existencia de limitaciones que impidan su adecuado desempeño y verificar si el alcance de su labor satisface las necesidades de control de la entidad. 9. Efectuar seguimiento sobre los niveles de exposición de riesgo, sus implicaciones para la entidad y las medidas adoptadas para su control o mitigación, por lo menos cada tres (3) meses, o con una frecuencia mayor si así resulta procedente, y presentar al Consejo Directivo un informe sobre los aspectos más importante de la gestión realizada. 10.Evaluar los informes de control interno practicados por los auditores internos, revisoría fiscal u otros órganos, verificando que la administración haya atendido sus sugerencias y recomendaciones. 11.Hacer seguimiento al cumplimiento de las instrucciones dadas por la junta directiva u órgano equivalente, en relación con el SCISF. 12.Solicitar los informes que considere convenientes para el adecuado desarrollo de sus funciones. 13.Analizar el funcionamiento de los sistemas de información, su confiabilidad e integridad para la toma de decisiones. 14. Presentar a la Asamblea de Afiliados, por conducto del Consejo Directivo, los candidatos para ocupar el cargo de revisor fiscal, sin perjuicio del derecho de los accionistas de presentar otros candidatos en la respectiva reunión. En tal sentido, la función del comité será recopilar y analizar la información suministrada por cada uno de los candidatos y someter a consideración del máximo órgano social los resultados del estudio efectuado. 15.Elaborar el informe que el Consejo Directivo deberá presentar al máximo órgano social respecto al funcionamiento del SCISF, el cual deberá incluir entre otros aspectos: a) Las políticas generales establecidas para la implementación del SCISF de la CAJA. b) El proceso utilizado para la revisión de la efectividad del SCISF, con mención expresa de los aspectos relacionados con la gestión de riesgos. c) Las actividades más relevantes desarrolladas por el Comité de Auditoría. 25

26 d) Las deficiencias materiales detectadas, las recomendaciones formuladas y las medidas adoptadas, incluyendo entre otros temas aquellos que pudieran afectar los estados financieros y el informe de gestión. e) Las observaciones formuladas por los órganos de supervisión y las sanciones impuestas, cuando sea del caso. f) Presentar la evaluación de la labor realizada por la Auditoría Interna, incluyendo entre otros aspectos el alcance del trabajo desarrollado, la independencia de la función y los recursos que se tienen asignados. g) En caso de no existir, señalar las razones concretas por las cuales no se ha considerado pertinente contar con dicho departamento o área. 16.Las demás que le fije el Consejo Directivo, en su reglamento interno Participación del Director Administrativo en los Comités El Director Administrativo debe participar directamente en los Comités Especiales del Consejo Directivo Perfil de los miembros de los Comités Especiales del Consejo Directivo Los miembros de los Comités Especiales, deberán reunir, cuando menos, el siguiente perfil: Tener reconocidas calidades morales y éticas. Tener conocimientos o experiencia comprobada en el área en que se vaya a desempeñar en el respectivo Comité. Gozar de buen nombre y reconocimiento por su idoneidad profesional e integridad. No pertenecer a más de un (1) Comité Especial. 26

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