MANUAL de Organización

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1 DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN MANUAL de Organización APLICADO A: DEPARTAMENTO DE CONTROL ESCOLAR SAN LUIS POTOSÍ, S.L.P., OCTUBRE DEL 2013.

2 I N D I C E Introducción 1 Sección Directorio 2 Legislación o Base Legal 3 Misión 4 Estructura Orgánica 5 Organigrama 6 Descripción de funciones 7 Autorización 8 Control de Actualizaciones 9

3 INTRODUCCIÓN El presente manual se elaboró con el objeto de que los servidores públicos del Gobierno del Estado cuenten con una fuente de información que les permita conocer la organización del Departamento de Control Escolar, adscrito a la Dirección de Planeación y Evaluación del Sistema Educativo Estatal Regular, así como las funciones a su cargo. Este documento presenta la Estructura Orgánica actualizada y autorizada, el marco jurídico en el que sustentan su actualización y funcionamiento, los objetivos que tienen encomendados y la descripción de las funciones que debe realizar para alcanzarlos. Además, el manual de organización facilita a los empleados y funcionarios el conocimiento de sus obligaciones en el ámbito de su competencia, así mismo ayuda entre otras cosas, a integrar y orientar al nuevo personal y es un instrumento valioso de datos para estudios de productividad, reorganización y de recursos humanos. La aplicación del presente manual es únicamente para el personal que integra el Departamento de Control Escolar, será el mismo el responsable de actualizar o modificar su contenido. Dada la naturaleza dinámica de Gobierno del Estado, es necesario que cualquier cambio que se presente en la organización de las áreas, se comunique a la brevedad, a la Dirección de Organización y Métodos de Oficialía Mayor, con el objeto de revisarlos y mantener actualizada la Estructura Orgánica de la Administración Pública Estatal.

4 D I R E C T O R I O SECRETARIO DE EDUCACIÓN DEL GOBIERNO DEL ESTADO Lic. Juan Antonio Martínez Martínez DIRECCIÓN GENERAL DEL S.E.E.R. Profra. Griselda Álvarez Oliveros DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN Dr. Bulmaro Gómez Colorado DEPARTAMENTO DE CONTROL ESCOLAR Profra Silvia Fernández Aguilar

5 LEGISLACIÓN O BASE LEGAL Los ordenamientos o normas jurídicas que rigen la operación del Departamento de Control Escolar, adscrito a la Dirección de Planeación y Evaluación del Sistema Educativo Estatal Regular son las siguientes: Federal: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Ley General de Educación. Ley Federal del Trabajo. Ley sobre el Escudo, la Bandera y el Himno Nacionales. Normas de Control Escolar relativas a la Inscripción, Reinscripción, Acreditación, Promoción, Regularización y Certificación en Educación Básica. Normas se Control Escolar para las Instituciones Formadoras de Docentes en las Licenciaturas Educación Básica, modalidad Escolarizada. Normas de Control Escolar relativas a la Selección, Inscripción, Reinscripción, Acreditación, Regularización, Certificación y Titulación de las Licenciaturas para la Formación de Docentes de Docentes de Educación Básica, en la modalidad escolarizada (Plan 2012). Estatal: Constitución Política del Estado de San Luis Potosí. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de San Luis Potosí. Ley de Educación del Estado de San Luis Potosí. Ley sobre los Derechos de Niñas, Niños y Adolescentes del Estado de San Luis Potosí. Ley de Prevención Escolar del Estado y Municipios de San Luis Potosí. Ley de Bibliotecas del Estado y Municipios de San Luis Potosí.

6 LEGISLACIÓN O BASE LEGAL (Continua) Ley de los Trabajadores al Servicio de las Instituciones Públicas del Estado de San Luis Potosí. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de San Luis Potosí. Ley de Pensiones y Prestaciones Sociales para los Trabajadores al Servicio del Estado de San Luis Potosí. Ley de Entrega Recepción de los Recursos Públicos del Estado de San Luis Potosí. Ley de Adquisiciones del Estado de San Luis Potosí. Ley del Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de San Luis Potosí y su Reglamento. Ley de Archivos del Estado de San Luis Potosí. Reglamento Interior de la Secretaría de Educación de Gobierno del Estado de San Luis Potosí.

7 M I S I Ó N Establecer y operar estrategias que nos permitan regular los procedimientos de inscripción, acreditación, promoción, regularización, certificación y titulación de los alumnos de todos los niveles educativos de las instituciones adscritas al Sistema Educativo Estatal Regular, vigilando que la expedición de Documentos cumpla con todos los requisitos para su reconocimiento oficial.

8 ESTRUCTURA ORGÁNICA 1. Secretaria de Educación del Gobierno del Estado 1.14 Dirección General del Sistema Educativo Estatal Regular Dirección de Planeación y Evaluación Departamento de Control Escolar

9 ORGANIGRAMA Departamento de Control Escolar Departamento de Control Escolar Silvia Fernández Aguilar Profr. Inv. Ens. Sup. Tit. C. TC Auxiliar Administrativo Leticia Nava Salinas Controlador Admvo. C Controlador Administrativo de Educ. Preescolar Programador de Educación Básica Claudia Etelina Díaz Gómez Controlador Admvo. E NA CA Manuel Cuéllar Álvarez Profr. Sec. A 20 HSM. Analista de Educación Básica Alma Martina Gutiérrez Silva Profr. Sec. A 20 HSM. Programador de Educ. Media Superior, Media Terminal y Superior Mónica Carolina Zavala Rico Profr. Sec. B 28 HSM. Analista de Educ. Media Superior, Media Terminal y Superior Paulo Roberto González Muñoz Oficial Admvo. A Controlador Administrativo de Educ. Primaria Silvia Leticia Elizondo Tapia Profr. Sec. F CT 5 HSM Profr. Primaria F Yolanda Castillo Compeán Oficial Admvo. B Controlador Administrativo de Educ. Secundaria María Teresa Aguilar Álvarez Profr. Sec. F CT 40 HSM. Blanca Estela Ponce Barbosa Controlador Admvo. D NC CA Controlador Administrativo de Educ. Media Superior Victoria Leyva Renovato Controlador Admvo. D NC CA Griselda Amelia Vázquez Vértiz Controlador Admvo. D NC CA Controlador Administrativo de Educ. Media Terminal y de Titulación Martha Mujíca Rodríguez Controlador Admvo. E NC CA Profr. Sec. E 3HSM. Controlador Administrativo de Educación Normal y Posgrado Rosa Guadalupe Aguilar Álvarez Controlador Admvo. F ND CA Profr. Sec. F CT 10 HSM 17 Personal de Base Total:17 La. C. Ing. Angélica María Martínez Márquez, titular administrativo del Sistema Educativo Estatal Regular, Certifica que el presente organigrama refleja el personal, así como los puestos y nombramientos que integra la estructura vigente al mes de Octubre del año 2013 Firma:

10 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES OBJETIVO DEPARTAMENTO DE CONTROL ESCOLAR Coordinar, implementar y supervisar las estrategias y procedimientos necesarios con el fin de que los servicios que se prestan en el Departamento de Control Escolar se otorguen de forma eficiente y eficaz. FUNCIONES Organizar, dirigir, controlar y evaluar las actividades del Departamento. Vigilar el cumplimiento de las Normas de Control Escolar para todos los Niveles Educativos. Supervisar el cumplimiento de los calendarios establecidos para las diversas actividades del Departamento de Control Escolar. Expedir certificaciones de estudios y en su caso constancias, conforme a las normas establecidas. Validar la documentación de acreditación de todos los niveles educativos expedidos por los CC. Directores de los planteles adscritos al S.E.E.R. Resguardar debidamente la documentación que se maneja en el Departamento de Control Escolar. Llevar en un orden cronológico las solicitudes de trámites y servicios para darles solución a la brevedad posible. Proporcionar Responsable la información que requieran la Directivo Dirección General del SEER así como la Dirección de Planeación y Evaluación. Profra. Silvia Fernández Aguilar Dr. Bulmaro Gómez Colorado

11 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DEPARTAMENTO DE CONTROL ESCOLAR (continua) Proponer estrategias de mejora para la operación de los servicios dentro del Departamento de Control Escolar. Coordinar las actividades con los Jefes de Departamento e Inspectores de todos los niveles en relación al Control Escolar de los alumnos. Difundir a través de los medios electrónicos el tipo de servicios que se proporcionan en el Departamento de Control Escolar. Asistir a las Reuniones Nacionales y Regionales convocadas por la Dirección General de Acreditación, Incorporación y Revalidación de la SEP. Estas funciones son enunciativas más no limitativas. Responsable Profra. Silvia Fernández Aguilar Directivo Dr. Bulmaro Gómez Colorado

12 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES OBJETIVO PROGRAMADOR Administrar la base de datos proporcionada por la Unidad de Informática de la PEIE (Plataforma Estatal de Información Educativa), para operar los procedimientos de control escolar. FUNCIONES Trabajar conjuntamente con los responsables de la Unidad de Informática y las Controladoras Administrativas de cada uno de los Niveles Educativos para las actividades que indique el titular del Departamento. Diseñar el calendario de cada una de las etapas del Control Escolar de acuerdo a cada Nivel Educativo. Elaborar los formatos de acreditación, certificación y titulación, así como los diferentes formatos de apoyo. Diseñar Libros de Control de folios de los certificados emitidos por el Departamento de Control Escolar. Coordinar y supervisar el trabajo de los Analistas. Implementar la clave CURP de los alumnos y maestros pertenecientes al Sistema Educativo Estatal Regular, así como del público en general que lo requiera. Reportar las necesidades en cuanto a equipo de cómputo para el adecuado funcionamiento del Departamento de Control Escolar. Dar mantenimiento preventivo y correctivo al equipo de cómputo y red interna. Responsable Manuel Encargado Cuéllar del Álvarez Puesto Juan Alberto Rivera González Mónica Carolina Zavala Rico Directivo Director de Planeación y Evaluación Dr. Bulmaro Gómez Colorado Profr. J Jesús Gutiérrez Zúñiga

13 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PROGRAMADOR (continua) Implementar estrategias para optimizar el uso de los datos manejados por el Departamento de Control Escolar. Asistir a reuniones nacionales y regionales de Control Escolar cuando se requiera. Asistir a las reuniones de capacitación. Estas funciones son enunciativas más no limitativas Responsable Manuel Encargado Cuéllar del Álvarez Puesto Juan Alberto Rivera González Mónica Carolina Zavala Rico Directivo Director de Planeación y Evaluación Dr. Bulmaro Gómez Colorado Profr. J Jesús Gutiérrez Zúñiga

14 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES CONTROLADOR ADMINISTRATIVO DE EDUCACIÓN PREESCOLAR, PRIMARIA, SECUNDARIA, MEDIA TERMINAL Y MEDIA SUPERIOR, SUPERIOR, POSTGRADO Y TÍTULOS PROFESIONALES OBJETIVO Llevar el control de la documentación y registros que se generen en sus diversas etapas en el transcurso del ciclo escolar de los niveles Educativos que le corresponden. FUNCIONES Revisar la documentación requerida para el Control Escolar de los alumnos. Coordinar el trabajo con el personal de apoyo de las zonas escolares; así con el programador y los analistas de datos Solicitar información del archivo del SEER para la elaboración de las certificaciones (Duplicados). Elaborar los oficios, instructivos y demás documentos, que le indique el titular del Departamento de Control Escolar. Orientar y atender las solicitudes del publico. Archivar y controlar la documentación bajo su responsabilidad. Asistir a reuniones de capacitación Revisar los expedientes de los egresados de Licenciatura y de Posgrado para la expedición de Títulos Profesionales Estas funciones son enunciativas más no limitativas Responsable Directivo Se anexa relación Dr. Bulmaro Gómez Colorado

15 DESCRIPCION DE FUNCIONES CONTROLADOR ADMINISTRATIVO DE EDUCACIÓN PREESCOLAR, PRIMARIA, SECUNDARIA, MEDIA TERMINAL Y MEDIA SUPERIOR, SUPERIOR, POSTGRADO Y TÍTULOS PROFESIONALES (continua) Encargado del Puesto de Educación Preescolar Claudia Etelina Díaz Gómez Directivo Victoria Leyva Renovato Blanca Estela Ponce Barbosa Silvia Leticia Elizondo Tapia María Teresa Aguilar Álvarez Griselda Amelia Vázquez Vertiz Dr. Bulmaro Gómez Colorado Rosa Guadalupe Aguilar Álvarez Martha Mujica Rodríguez Yolanda Castillo Compeán

16 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES OBJETIVO ANALISTA DE DATOS Aplicar y analizar los datos proporcionados por la Unidad de Informática de la PEIE (Plataforma Estatal de Información Educativa), en los registros y documentos que se elaboran en las diversas etapas del control escolar de todos los niveles educativos. FUNCIONES Cumplir con el calendario elaborado por el programador. Auxiliar al programador en la impresión de formatos de acreditación y certificación. Reportar al programador las fallas en el funcionamiento del equipo. Llevar el control de la información que esta debidamente registrada. Revisar la información para detectar posibles errores antes de la impresión de formatos. Asistir a reuniones de capacitación. Estas funciones son enunciativas más no limitativas Responsable Directivo Alma Martina Gutiérrez Silva Miriam Alejandra Martínez López Dr. Bulmaro Gómez Colorado Paulo Roberto González Muñoz

17 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES OBJETIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO Llevar el Control de la correspondencia recibida y orientar al público en relación a los servicios que solicita y a los problemas que se plantean al titular del Departamento de Control Escolar. FUNCIONES Revisar la correspondencia recibida y turnarla al titular del Departamento de Control Escolar para su atención. Llevar el archivo de correspondencia y expedientes del Departamento. Llevar el control del público que solicita servicios y de quien necesita entrevistarse con la titular del Departamento Control Escolar. Coordinar con el archivo de la dependencia las solicitudes de información sobre acreditación y de aquellos expedientes que son necesarios para la expedición de certificaciones (duplicados). Coordinar la comunicación entre programadores, analistas y Controladoras Administrativas. Comunicar vía telefónica al titular del departamento con los Directores y personas con quienes se deben hacer las aclaraciones pertinentes en relación al trabajo. Estas funciones son enunciativas más no limitativas. Responsable Leticia Nava Salinas Directivo Dr. Bulmaro Gómez Colorado

18 AUTORIZACIÓN RESPONSABLES DE LA FORMULACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEPARTAMENTO DE CONTROL ESCOLAR Dr. Bulmaro Gómez Colorado Dirección de Planeación y Evaluación Profra. Silvia Fernández Aguilar Departamento de Control Escolar REVISARON Profra. Griselda Álvarez Oliveros Dirección General del S.E.E.R. Lic. Gonzalo Ortuño Castro Dirección de Organización y Métodos AUTORIZAN Secretario de Educación del Gobierno del Estado La Oficial Mayor del Poder Ejecutivo Dr. Juan Manuel Carreras López C.P. Martha Elva Zúñiga Barragán

19 CONTROL DE ACTUALIZACIONES ACTUALIZACION FECHA PARTE DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN QUE SE ACTUALIZA SECCION (ES) QUE SE MODIFICA(N) REVISO AUTORIZO REGISTRO

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