CAPACITACIÓN EN MANEJO DE REGISTROS CONTABLES Y KARDEX

Transcripción

1 CAPACITACIÓN EN MANEJO DE REGISTROS CONTABLES Y KARDEX SEPTIEMBRE, 2008

2 Por qué es necesaria la contabilidad? Tiene la Asociación beneficios o pérdidas? A qué son debidos dichos beneficios o pérdidas? Son estos beneficios los esperados o se han desviado mucho de las previsiones? Cuánto vale ahora mi Asociación?, es decir, cuánto tengo, debo y me deben? Vale más la asociación que el año pasado? Está funcionando mejor o peor que el resto de asociaciones?

3 Por qué es necesaria la contabilidad? La contabilidad es necesaria porque permite llevar en orden el giro del negocio. Si no existiera la contabilidad tendría un desorden total y la empresa carecería de sentido. Por medio de la contabilidad puedo conocer, en cualquier época del año, la marcha y curso de los negocios, la historia detallada de las operaciones realizadas y su resultado: ya sea los beneficios o pérdidas que me produce la empresa. FDTV15

4 Diapositiva 3 FDTV14 FDTV15 Habría que numerar las páginas Fatima de Teran, 03/09/2008 Quizá fuera interesante mencionar los mecanismos para obtener las respuestas concretas a estas preguntas. Fatima de Teran, 03/09/2008

5 La Contabilidad responde interrogantes Al terminar el ejercicio, a todo comerciante no sólo le interesa conocer la situación financiera de su negocio, sino también el total de la utilidad o pérdida que arroje el ejercicio y la forma en que se ha obtenido dicho resultado. En el Balance General aparece el valor de la utilidad o pérdida del ejercicio, según sea el caso, pero no la forma en que se ha obtenido que es precisamente lo más interesante. Por consiguiente, de lo anterior resulta la necesidad de un estado que complemente la información del Balance General.

6 La Contabilidad responde interrogantes Precisamente, el documento que proporciona con FDTV19 todo detalle dicha información es el Estado de pérdidas y ganancias, al cual se le puede definir como el documento contable que muestra detallada y ordenadamente la utilidad o pérdida del ejercicio.

7 Diapositiva 5 FDTV18 FDTV19 Habría que numerar las páginas Fatima de Teran, 03/09/2008 Quizá fuera interesante mencionar los mecanismos para obtener las respuestas concretas a estas preguntas. Fatima de Teran, 03/09/2008

8 Qué libros debo llevar para efectos contables y tributarios? Libro de Inventario y Balances Libro Diario Libro Mayor Estado de Resultados. Registro de Inventarios Permanente en Unidades Físicas (Kárdex Físico) Libro Caja y Bancos Libro de planilla de remuneraciones (sueldos y salarios) Libro de Retenciones Registro de Compras Registro de Ventas

9 Libro de Inventario y Balances Llamamos Libro de Inventario y Balances aquel libro obligatorio que toda empresa debe llevar para saber el estado y las cuentas que muestra las operaciones que durante el ejercicio eonómico ha realizado. ECUACIÓN DEL INVENTARIO Toda empresa se inicia con un inventario, denominado INVENTARIO INICIAL: Es un listado detallado de los bienes y deudas que posee el comerciante, y con los que empieza su actividad comercial. Está compuesto por ACTIVO, PASIVO y CAPITAL

10 Libro de Inventario y Balances BALANCE El Balance es un documento contable que va a permitir conocer la situación financiera y económica de una empresa en un momento determinado del tiempo. El Balance está compuesto por dos masas patrimoniales diferenciadas a las que se denomina Activo y Pasivo.

11 ACTIVO Libro de Inventario y Balances Está compuesto por el conjunto de bienes y derechos de los que es dueño la asociación, así como otras partidas con la característica común de que se utilizan en la generación de ingresos. Dentro del Activo, distinguiremos entre Inmovilizado y Circulante. Denominaremos Inmovilizado a aquellos bienes y derechos adquiridos con intención de que permanezcan en la empresa durante más de un año. Por el contrario, denominaremos Circulante a aquellos bienes y derechos adquiridos con intención de que permanezcan menos de un año.

12 Libro de Inventario y Balances PASIVO Está formado por el conjunto de recursos financieros obtenidos por la empresa para el desarrollo de sus funciones y por las estimaciones de gastos futuros. Los recursos financieros del Pasivo son clasificados en función de su exigibilidad, diferenciando entre aquellos recursos que son propiedad de los titulares del Capital y por tanto no son exigibles (salvo reembolso de participaciones o distribución de las Reservas), y aquellos otros recursos que son propiedad de terceras personas ajenas a la empresa, por tanto, son exigibles, y deben devolverse en un determinado momento.

13 RESUMEN Libro de Inventario y Balances Es el tercer paso que se incluye en el Inventario y que consiste para la comparación del Total Activo con el Total Pasivo cuya diferencia nos determina EL CAPITAL de la Asociación, siempre y cuando el Total Activo tenga un exceso sobre el Total Pasivo, la diferencia es el capital propio de la empresa, que como ya hemos visto puede ser el Capital Inicial, o Capital de Cierre atendiendo a la época de preparación de dicho Inventario.

14 EL BALANCE QUE DEBE EXISTIR Expositor Consorcio Asecal-Mercurio Consultores Pedro A. Cortez Jara Consorcio Asecal-Mercurio Consultores

15 Ejercicio Nº 1 - Preparación del Inventario Inicial cuando la asociación tiene Bienes y Valores y NO tiene obligaciones Dinero en efectivo S/. 150,000 Depósito en Cta. Cte. Banco 200,000 Mercaderías según relación 300,000 Muebles y Enseres 50,000 Edificio 1 000,000

16 Expositor Consorcio Asecal-Mercurio Consultores Pedro A. Cortez Jara Consorcio Asecal-Mercurio Consultores

17 Ejercicio Nº 2 - Preparación del Inventario Inicial cuando la asociación tiene Bienes y Valores que son iguales a las obligaciones Dinero en efectivo S/. 150,000 Depósito en Cta. Cte. Banco 200,000 Mercaderías según relación 300,000 Muebles y Enseres 50,000 Edificio 1 000,000 Debe a varios acreedores 600,000 Debe varias Letras por 400,000 Tiene Hipotecas por Pagar 700,000

18 Expositor Consorcio Asecal-Mercurio Consultores Pedro A. Cortez Jara Consorcio Asecal-Mercurio Consultores

19 El diario: Libro Diario Es un documento numerado, que le permite registrar en forma cronológica todas las transacciones realizadas por la empresa. El libro diario es el registro contable principal en cualquier sistema contable, en el cual se anotan todas las operaciones. El primer registro de una operación se hace en el diario.

20 Libro Diario Es el libro en el cual se registran todos los ingresos y egresos efectuados por la empresa, en el orden que se vaya realizando durante el período (compra, ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). Éste libro consta de dos columnas: la del Debe y la del Haber. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado. A esta operación se le llama asentar en el diario. El diario es un libro de registro original o de primera anotación.

21 Libro Diario El asiento de cada transacción indica qué cuentas deben cargarse y cuáles deben acreditarse posteriormente en el mayor. En el libro diario se registran todos los hechos y operaciones contables. Este registro se realiza mediante los asientos contables, los cuales se ordenan por fecha de creación. Por ejemplo, supongamos que el cliente Juan nos paga S/. 5,000 Nuevos Soles que nos debía, las cuales cobramos por caja. El asiento sería el siguiente:

22 Libro Diario Expositor Consorcio Asecal-Mercurio Consultores Pedro A. Cortez Jara Consorcio Asecal-Mercurio Consultores

23 Libro Diario Al conjunto de asientos que quedan registrados durante un período de tiempo se le llama Libro Diario. El libro diario simplemente nos informa del movimiento en sí, o sea, qué cuentas han intervenido, la fecha, las cantidades y el concepto. En orden cronológico, mediante asientos, se registrarán en el Diario todas las operaciones que se realicen. La representación de éstos se efectuará mediante anotaciones como la que sigue:

24 Libro Diario VALOR Cuenta (o cuentas) cargada a Cuenta (o cuentas) abonada VALOR

25 Ejercicio Nº 3 Modelo de asientos en el Libro Diario En el supuesto que las cuentas del Balance Inicial son: BALANCE INICIAL AL 2 DE ENERO DE 2008 ACTIVO PASIVO CAJA 130,000 PROVEEDORES 100,000 BANCO 150,000 LETRAS POR PAGAR 80,000 LETRAS POR COBRAR 80,000 CAPITAL 220,000 MERCADERIAS 40, , ,000

26 Ejercicio Nº 3 Modelo de asientos en el Libro Diario OPERACIONES: 1. Se compra mercaderías en efectivo por S/. 100, Se paga una Letra con cheque del Banco por S/. 80, Se paga en efectivo Sueldos por S/. 30, Cobramos letras en efectivo por S/. 50, Se vende mercaderías con L/. Por S/. 80,000

27 Ejercicio Nº 3 Modelo de asientos en el Libro Diario Expositor Consorcio Asecal-Mercurio Consultores Pedro A. Cortez Jara Consorcio Asecal-Mercurio Consultores

28 El Libro Mayor Libro Mayor Libro Mayor es donde se registran las cuentas de activos, pasivos y patrimonio de la empresa. Es el libro de contabilidad en donde se organizan y clasifican las diferentes cuentas que moviliza la empresa de sus activos, pasivos y patrimonio. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado.

29 Libro Mayor Es el registro o resumen de todas las transacciones que aparecen en el libro diario, con el propósito de conocer su movimiento y saldo en forma particular. Los cargos y créditos a las distintas cuentas, según se muestra en los asientos de diario, se registran en las cuentas mediante el proceso llamado pasar al mayor. Cuenta es una ficha individual que registra las cantidades de una cuenta en el debe y en el haber, así como el saldo de la misma.

30 Libro Mayor El libro mayor precisamente lo que hace es eso; anotar las cantidades que intervienen en los asientos en su correspondiente cuenta del libro mayor, representada por una T. Expositor Consorcio Asecal-Mercurio Consultores Pedro A. Cortez Jara Consorcio Asecal-Mercurio Consultores

31 Libro Mayor En estas dos cuentas (libro mayor) del asiento anterior, se tiene un saldo deudor en caja (positivo) y un saldo acreedor en la cuenta de clientes. Dado que cualquier empresa efectúa múltiples operaciones, la valoración de sus elementos será objeto de continuas variaciones. El Mayor contiene todas las cuentas que se han ido registrando en el Diario hasta cierta fecha, en éstas se habrán ido anotando las alteraciones producidas. A través de estos registros será posible conocer el valor por el que figuran las distintas cuentas a esa data, siendo éste el cometido del Mayor.

32 Libro Mayor Al valor que presenta una cuenta en una fecha dada se le conoce con el nombre de saldo. Éste viene dado por la diferencia entre la suma del Debe y la suma del Haber de la correspondiente cuenta. El saldo puede ser: Deudor, si la suma del Debe es mayor que la del Haber. Acreedor, si la suma del Debe es inferior a la suma del Haber. Nulo, si el valor de ambas sumas coincide. En cualquier fecha, en el libro Mayor se cumplirá que la suma de los saldos deudores coincidirá con la suma de los saldos acreedores y, además, el valor total de las sumas del Debe será igual al importe total de las sumas del Haber.

33 Importancia de los Registros Contables En el marco jurídico permiten ajustarse a las disposiciones o reglas establecidas. En lo financiero, permiten analizar los resultados de la gestión, hacer proyecciones y adoptar decisiones sobre el comportamiento futuro de la empresa o negocio. En lo práctico, son una fuente ordenada de datos que permiten una adecuada administración.

34 Valor de los Registros Los Registros Contables constituyen instrumentos probatorios de segundo orden, ya que los documentos, como comprobantes de pago, constituyen el sustento la operación. El asiento contable, otorga certeza sobre la existencia de las operaciones asentadas, u omitidas, pero no demuestra realmente la realización de dichas operaciones.

35 CONTROL DE LA ADMINISTRACIÓN La llevanza ordenada de los libros y registros contables, observando las reglas exigidas por las normas sobre la materia, facilita un adecuado control de la Administración Tributaria, a la vez que dificulta las prácticas evasivas. Las exigencias formales establecidas para la llevanza de los libros y registros contables facilitan a la Administración Tributaria ejercer su facultad de fiscalización y pueden aportar indicios sobre la posible evasión fiscal del contribuyente.

36 Formas de Llevar los Registros Contables SISTEMA MANUAL Establecer y mantener actualizada la información contable de ingresos. Realizando asientos y análisis de cuentas. Emitiendo los Estados Financieros y elaborando los auxiliares respectivos.

37 Formas de Llevar los Registros Contables SISTEMA COMPUTARIZADO Se basa en la utilización de Softwares Contables, el cual como herramienta, elabora los Estados Financieros, la información financieracontable y cualquier otro informe que requiera la gerencia.

38 MARCO LEGAL GENERAL Código de Comercio (año 1,902). Ley N y el DS N EF: Ley del Sistema Nacional de Contabilidad. D. Ley. N 26002: Ley del Notariado. Ley 26887: Ley General de Sociedades. Resoluciones del Consejo Normativo de Contabilidad. Resoluciones de CONASEV, SBS, etc. Ley N 28951: Ley de actualización de la Ley N de profesionalización del CPC y creación de los Colegios de CP.

39 PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN Legalización de libros y registros: Serán legalizados por los notarios o, a falta de éstos, por los jueces de paz letrados o jueces de paz, cuando corresponda. Se legaliza en la provincia en la que se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario. Tratándose de las provincias de Lima y Callao, la legalización podrá ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas provincias. Los notarios o jueces colocarán una constancia en la primera hoja de los mismos y sellará todas las hojas del libro o registro, las mismas que deberán estar debidamente foliadas, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas o continuas.

40 PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN Legalización de libros y registros: En ningún caso el número de legalización, folios o de registros podrá contener adicionalmente caracteres distintos, tales como letras. Los libros y registros deberán ser legalizados antes de su uso, incluso cuando sean llevados en hojas sueltas o continuas. Tratándose del libro de planillas, la legalización se regirá por lo dispuesto en el Decreto Supremo N TR y normas modificatorias. El Registro de Trabajadores, Prestadores de Servicios RTPS se regirá por lo dispuesto por el DS TR y la RM TR.

41 PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN Legalización de segundo y siguientes libros y registros: Tratándose de libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas, se deberá presentar el último folio legalizado por notario del libro o registro anterior. Tratándose de libros o registros llevados en forma manual, se deberá acreditar que se ha concluido con el anterior. Dicha acreditación se efectuará con la presentación del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del folio donde conste la legalización y del último folio del mencionado libro o registro.

42 PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN Legalización de segundo y siguientes libros y registros: En los casos de incautación de libros o registros llevados en forma manual se deberá presentar el documento en el que conste la referida diligencia por la autoridad competente. De producirse la devolución de los libros o registros incautados no podrá realizarse en ellos anotación alguna debiendo procederse a su cierre inmediato. Tratándose de libros y registros perdidos o destruidos por siniestro, asalto u otros, se deberá presentar la comunicación correspondiente.

43 PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN Empaste de los libros y registros: Los libros y registros llevados en hojas sueltas o continuas deberán empastarse hasta por un ejercicio gravable. El empaste deberá ser dentro de los cuatro (4) primeros meses del ejercicio gravable siguiente. Cuando las hojas utilizadas sean menor a veinte (20), el empaste podrá comprender dos (2) o más ejercicios gravables. Se deberán incluir las hojas que hayan sido anuladas. La anulación se realizará tachándolas o inutilizándolas de manera visible.

44 PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN Empaste de los libros y registros: Las hojas sueltas o continuas no utilizadas, podrán emplearse para el registro de operaciones del ejercicio inmediato siguiente. De realizarse el empaste en varios tomos, cada uno incluirá como primera página una fotocopia del folio que contenga la legalización del libro o registro al que corresponde.

45 FORMAS DE LLEVADO Los libros y registros deberán: Contar con datos de cabecera: Denominación, periodo RUC y apellidos y nombres o razón social. Contener el registro de sus operaciones: en orden cronológico, correlativo, de manera legible, sin espacios ni líneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras, ni señales de haber sido alteradas. Totalizando sus importes por cada folio, columna o cuenta contable hasta obtener el total general del período o ejercicio gravable, según corresponda: VAN y VIENEN. De no realizarse operaciones en un determinado período o ejercicio gravable: SIN OPERACIONES. Expositor Consorcio Asecal-Mercurio Consultores Pedro A. Cortez Jara Consorcio Asecal-Mercurio Consultores

46 FORMAS DE LLEVADO Los libros y registros deberán: Ser llevados en moneda nacional y en castellano, salvo las excepciones previstas por el CT. Incluir los registros o asientos de ajuste, reclasificación o rectificación que correspondan. Contener folios originales, no admitiéndose la adhesión de hojas o folios, salvo disposición legal en contrario. Tratándose del Libro de Inventarios y Balances, deberá ser firmado al cierre de cada período o ejercicio gravable, por el deudor tributario o su representante legal, así como por el CPC o el CM responsables de su elaboración. Expositor Consorcio Asecal-Mercurio Consultores Pedro A. Cortez Jara Consorcio Asecal-Mercurio Consultores

47 FORMAS DE LLEVADO Se deberá utilizar el Plan Contable General Revisado, a cuyo efecto se emplearán cuentas contables desagregadas a nivel de: Tres (3) dígitos como mínimo, para los deudores tributarios que en el ejercicio anterior hayan obtenido ingresos brutos hasta cien (100) UITs. Cuatro (4) dígitos como mínimo, para los deudores tributarios que en el ejercicio anterior hayan obtenido ingresos brutos mayores a cien (100) UITs. La utilización del PCGR no será de aplicación en aquellos casos en que se encuentren obligados a emplear un Plan Contable, Manual de Contabilidad u otro similar distinto. Expositor Consorcio Asecal-Mercurio Consultores Pedro A. Cortez Jara Consorcio Asecal-Mercurio Consultores

48 FORMAS DE LLEVADO Modificación de la denominación o razón social: Se deberá comunicar a la SUNAT dicho cambio, conforme lo establecido en la RS Nº /SUNAT y normas modificatorias (Ley del RUC). Pueden optar por utilizar los libros y registros con la denominación o razón social anterior hasta que se terminen, para lo cual deberán consignar adicionalmente, mediante algún medio mecanizado, computarizado o un sello legible, la nueva denominación o razón social, sin superponerse a la anterior. También podrán optar por abrir nuevos libros y registros, para lo cual deberán acreditarse al notario haber cerrado los libros y registros u hojas sueltas. Expositor Consorcio Asecal-Mercurio Consultores Pedro A. Cortez Jara Consorcio Asecal-Mercurio Consultores

49 PÉRDIDA O DESTRUCCIÓN DE LIBROS Se deberá: Comunicar tales hechos a la SUNAT dentro del plazo de quince (15) días hábiles establecido en el CT. La comunicación deberá contener el detalle de los libros o registros, el período tributario y/o ejercicio al que corresponden éstos, la fecha en que fueron legalizados, el número de legalización, además de los apellidos y nombres del notario que efectuó la legalización o el número del Juzgado en que se realizó la misma. Se deberá adjuntar copia certificada expedida por la autoridad policial de la denuncia presentada. Expositor Consorcio Asecal-Mercurio Consultores

50 PÉRDIDA O DESTRUCCIÓN DE LIBROS Plazo para rehacer: Los deudores tributarios tendrán un plazo de sesenta (60) días calendarios para rehacer los libros y registros. Si el deudor tributario requiere un plazo mayor para rehacer los libros y registros, la SUNAT otorgará la prórroga correspondiente, previa evaluación. El deudor tributario deberá contar con la documentación sustentatoria que acredite los hechos que originaron la pérdida o destrucción. Los plazos se computarán a partir del día siguiente de ocurridos los hechos. Expositor Consorcio Asecal-Mercurio Consultores

51 CONTABILIDAD COMPLETA Los libros y registros que la integran son los siguientes: Libro Caja y Bancos Libro de Inventarios y Balances Libro Diario Libro Mayor Registro de Compras Registro de Ventas e Ingresos Además, de acuerdo con las obligaciones de la LIR: Libro de Retenciones incisos e) y f) del Artículo 34 de la LIR Registro de Activos Fijos Registro de Costos Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas Registro de Inventario Permanente Valorizado Expositor Consorcio Asecal-Mercurio Consultores

52 CONTABILIDAD SIMPLIFICADA Se establece un tratamiento simplificado para pequeños contribuyentes acogidos al régimen general del impuesto a la renta, que obtengan ingresos menores a 100 UITs anuales, mediante el uso de: El Libro Diario Simplificado, que reemplazaría el Libro Diario, el Libro Mayor y el Libro Caja y Bancos. El Libro de Inventarios y Balances del Régimen Especial de Renta (RER) Anexos 1, 2 y 4, que reemplazaría el Libro de Inventarios y Balances del Régimen General. (A PARTIR DEL 01 DE ENERO DE 2009 RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA Nº /SUNAT)

53 CONTABILIDAD SIMPLIFICADA Libro Diario Simplificado: FDTV3 ACTIVO PASIVO PATRIMONIO GASTOS INGRESOS Fecha Operación Expositor Consorcio Asecal-Mercurio Consultores Pedro A. Cortez Jara Consorcio Asecal-Mercurio Consultores

54 Diapositiva 51 FDTV3 Sería interesante enseñar a los asistentes como rellenarlo, asi como los que vienen después. Fatima de Teran, 03/09/2008

55 CONTABILIDAD SIMPLIFICADA Anexo 1: Balance de Comprobación anual Expositor Consorcio Asecal-Mercurio Consultores Pedro A. Cortez Jara Consorcio Asecal-Mercurio Consultores

56 CONTABILIDAD SIMPLIFICADA Anexo 2: Detalle anual de saldos de las cuentas contables Expositor Consorcio Asecal-Mercurio Consultores Pedro A. Cortez Jara Consorcio Asecal-Mercurio Consultores

57 CONTABILIDAD SIMPLIFICADA Anexo 4: Control anual de las cuentas 20 Mercaderías y 21 Productos Terminados Expositor Consorcio Asecal-Mercurio Consultores

58 FORMATOS: REQUISITOS MÍNIMOS Libro Caja y Bancos (2 Formatos) Libros de Ingresos y Gastos (2 Formatos) Libros de Inventarios y Balances (20 Formatos) Libros de Retenciones inciso e) y f) del Art. 34 de LIR (1 Formato) Libros Diario (2 Formatos: General y Simplificado) Libro Mayor (1 Formato) Registro de Activos Fijos (4 Formatos) Registro de Compras (1 Formato) Registro de Consignaciones (2 Formatos) Registro de Costos (3 Formatos) Registro de Huespedes Registro de Inventario permanente en Unidades Físicas (1 Formato) Registro de Inventario permanente Valorizado (1 Formato)

59 FORMATOS: REQUISITOS MÍNIMOS Registro de Ventas e Ingresos (1 Formato) Registro de Ventas e Ingresos Art. 26 RS Registro del Régimen de Percepciones Registro del Régimen de Retenciones Registro IVAP Registro Auxiliar de Adquisiciones Art. 8 RS Registro Auxiliar de Adquisiciones inciso a primer párrafo Art. 5 RS Registro Auxiliar de Adquisiciones inciso a primer párrafo Art. 5 RS Registro Auxiliar de Adquisiciones inciso c primer párrafo Art. 5 RS Registro Auxiliar de Adquisiciones inciso a primer párrafo Art. 5 RS Registro Auxiliar de Adquisiciones inciso c primer párrafo Art. 5 RS Registro Auxiliar de Adquisiciones inciso a primer párrafo Art. 5 RS

60 MECÁNICA CONTABLE IMPUESTO A LA RENTA La base es la oposición entre Activo y Pasivo - Patrimonio: FDTV4 En el activo los aumentos y disminuciones de sus cuentas funciona de manera opuesta a los aumentos y disminuciones del pasivo y patrimonio. El estado de ganancias y pérdidas es parte del patrimonio y funciona como aquel.

61 Diapositiva 57 FDTV4 Tal vez si los asistentes no tienen nociones contables habría que definir los conceptos. Fatima de Teran, 03/09/2008

62 LIBROS PRINCIPALES Diario: acumula los movimientos transacción por transacción, en forma secuencial, cargando o FDTV5 abonando las cuentas que intervienen en cada una de éstas. Mayor: Toma la información del diario y agrupa los cargos y abonos efectuados en cada cuenta individual, independientemente de la transacción de la que proviene. Inventarios y balances: Toma la información del FDTV6 mayor y la resume en forma de balance y ganancias y pérdidas.

63 Diapositiva 58 FDTV5 FDTV6 Podría ser útil, especialmente si los asistentes no tienen formación contable prevía, incluir definiciones. Fatima de Teran, 03/09/2008 También sería de utilidad la definición. Fatima de Teran, 03/09/2008

64 LIBRO DIARIO Un asiento de diario incluye como mínimo: La fecha de la transacción o contabilización o ambas; Los nombres o códigos de las cuentas que se debitan; Los nombres o códigos de las cuentas que se acreditan; FDTV7 El importe de cada débito y crédito, y, Una explicación de la operación que se está registrando Expositor Consorcio Asecal-Mercurio Consultores Pedro A. Cortez Jara Consorcio Asecal-Mercurio Consultores

65 Diapositiva 59 FDTV7 Creo que habría que explicar los conceptos. Fatima de Teran, 03/09/2008

66 LIBRO MAYOR El Libro Mayor se divide en hojas, y cada hoja está dedicada a una cuenta contable, donde se recoge todos los apuntes que afectan a esa cuenta concreta: por ejemplo, una hoja estará dedicada a la cuenta de "caja", otra a "bancos", otra a "capital", etc. El Libro Mayor recoge en estas hojas todos los movimientos que se registran en el Libro Diario. Cada página del Libro Mayor tiene dos columnas, la de la izquierda que se denomina "Debe" y la de la derecha "Haber", que coinciden con las del Libro Diario; es decir, un apunte en el "Debe" en el Libro Diario se recoge también en el "Debe" de la cuenta correspondiente del Libro Mayor. Expositor Consorcio Asecal-Mercurio Consultores Pedro A. Cortez Jara Consorcio Asecal-Mercurio Consultores

67 CONTROL DE ACTIVO FIJO Inciso f) del Artículo 22 del Reglamento. Se puede llevar en libros auxiliares, tarjetas o cualquier otro sistema de control. Se registra la fecha de adquisición, el costo, los incrementos por revaluación, las mejoras de carácter permanente, las depreciaciones, los ajustes por inflación y el valor neto de los bienes

68 FUNCIONES REGISTRO DE COMPRAS El registro de compras cumple una doble función: 1) Permite demostrar las adquisiciones realizadas, el IGV pagado por las mismas y la cuantía del crédito fiscal 2) Facilita el control del cumplimiento de las obligaciones tributarias de los contribuyentes y procura reducir la evasión tributaria que se origina por el uso indebido del crédito fiscal.

69 MEDIO DE PRUEBA REGISTRO DE COMPRAS El registro de compras constituye en todos los casos un instrumento probatorio de segundo orden debido a que las anotaciones que se realizan en dicho registro deben estar sustentadas siempre en algún otro tipo de documento, el cual constituye la prueba de primer orden respecto a la realización de la operación. La función probatoria del registro de compras es entonces limitada y puede ser suplida, fácilmente, por los documentos originales que respaldan las anotaciones.

70 MEDIO DE PRUEBA REGISTRO DE COMPRAS Adicionalmente, toda vez que el registro de compras es un libro auxiliar de contabilidad cuya función es centralizar la información referida a las adquisiciones de bienes y servicios, para demostrar las operaciones económicas anotadas en dicho registro podría no sólo recurrirse a los documentos sustentatorios, sino también a los libros contables principales de la empresa.

71 REGISTRO DE COMPRAS INSTRUMENTO DE CONTROL Desde la perspectiva de la Administración Tributaria, la llevanza ordenada del registro de compras es especialmente importante porque le facilita el control del IGV y a la vez, constituye un medio para prevenir y combatir prácticas evasivas. Al presentar en forma ordenada las operaciones que originan el crédito fiscal, facilita en gran medida el control por parte de la Administración Tributaria, reduciendo los costos de la fiscalización.

72 REGISTRO DE COMPRAS INSTRUMENTO DE CONTROL El Registro de Compras constituye un instrumento valioso para la SUNAT, pues facilita los siguientes controles: Que las adquisiciones cumplan los requisitos sustanciales. Que el Crédito Fiscal haya sido calculado correctamente Que la sumatoria del Crédito Fiscal del periodo haya sido calculada correctamente Que, cuando el contribuyente realiza conjuntamente operaciones gravadas y no gravadas, el cálculo de la prorrata haya sido realizado correctamente, de corresponder.

73 REGISTRO DE COMPRAS INSTRUMENTO DE CONTROL Como medio para prevenir y combatir prácticas evasivas, las formalidades exigidas para llevar el Registro de Compras pretenden, entre otros, los siguientes objetivos: Asegurar la anotación oportuna de todas las adquisiciones Proscribir la llevanza de múltiples registros para un mismo periodo Evitar las reconstrucciones ex. post de las anotaciones realizadas en el registro.

74 REGISTRO DE COMPRAS REQUISITOS INTRÍNSECOS En el Numeral 1. del Artículo 10 del Reglamento de la Ley del IGV se dispone que el Registro de Compras deberá observar, entre otros, los siguientes requisitos: Fecha de emisión del comprobante de pago. Tipo de documento. Serie y número del comprobante de pago Número de RUC y nombre del proveedor. Base imponible. Valor de adquisiciones no gravadas Monto del Impuesto. Importe total

75 GLOSARIO ABONAR Hacer una anotación en el lado derecho de la cuenta o en el haber de la misma. Registrar o descargar una cantidad en el haber de una cuenta. Cantidad que un Banco anota a favor del cliente en su cuenta corriente. ACREEDOR Es la persona titular de un crédito, es decir, que tiene el derecho para exigir el pago de una deuda a una tercera persona que es su deudor. ACREDITAR Véase también: ABONAR ACTIVO Conjunto de bienes y/o derechos que posee una empresa. Véase también: BALANCE GENERAL

76 GLOSARIO ACTIVO CORRIENTE Parte del activo de una empresa conformado por partidas que representan efectivo y por aquellas que se espera sean convertidas a tal condición en el corto plazo. Véase también: ACTIVO ACTIVO FIJO Conjunto de bienes duraderos de una empresa que se utilizan en las operaciones regulares de la misma. Véase también: ACTIVO y ACTIVO FIJO NETO ACTIVO FIJO NETO Diferencia entre el valor bruto del activo fijo y su depreciación acumulada. Véase también: ACTIVO y ACTIVO FIJO ADEUDO Monto a que asciende la liquidación de los tributos, intereses, multas y recargos si los hubiese, cuyo pago constituye obligación exigible.

77 GLOSARIO ASIENTOS Registros de transacciones, actividades, eventos, etc., anotados en forma cronológica. AUDITORIA Examen de los libros de contabilidad, comprobantes y demás registros de un organismo público o privado, institución, empresa o de alguna persona o personas situadas en destino de confianza, con el objeto de averiguar la corrección o incorrección de los registros y de expresar opinión sobre los documentos suministrados, comúnmente en forma de certificación.

78 GLOSARIO BALANCE GENERAL Resumen o síntesis de la realidad contable de una empresa que permite conocer la situación general de los negocios en un momento determinado. Estado financiero que presenta a una fecha determinada, las Fuentes de las cuales se ha obtenido los fondos que se usan en las operaciones de una empresa (Pasivo y Patrimonio Neto), así como los bienes y derechos en que están invertidos dichos fondos (Activo). También conocida como balance de situación, balance de posición financiera, estado de activo y pasivo. BIENES Medios que satisfacen las necesidades humanas. Desde el punto de vista contable comprende el elemento material del cual dispone una empresa o entidad para lograr sus metas. Los bienes están formados por materias que contribuyen ya sea directa o indirectamente a la creación de la actividad o a la obtención de los fines o metas propuestas.

79 GLOSARIO BIENES INMUEBLES Aquellos de situación fija, no susceptibles de traslado sin detrimento de su existencia. BIENES MUEBLES Para efectos del Impuesto General a las Ventas se entiende por bienes muebles a aquéllos que pueden llevarse de un lugar a otro, así como los derechos referentes a los mismos. CAPITAL DE TRABAJO Diferencia entre el activo corriente y el pasivo corriente. Son los medios de que dispone una empresa para el desarrollo de sus operaciones normales. CAPITAL PAGADO Monto del capital social efectivamente aportado.

80 GLOSARIO CUENTA Agrupación sistemática de las partidas del Debe (deudoras) y del Haber (acreedoras) de cada uno de los elementos que forman el activo, el pasivo, el patrimonio, los ingresos y egresos. La cuenta es donde se registra todo movimiento relacionado con la persona, el bien o la actividad representada; así por ejemplo, en la cuenta caja habrá que anotar el dinero que se ha pagado por cualquier concepto, así como el que se recibe. Es la que indica los movimientos de dinero (Ingresos y Egresos). DEBE Término contable que se representa en la parte izquierda de la cuenta, en la que se anotan las cantidades deudoras, los débitos o los cargos. DEBITO Anotación en el Debe de una cuenta. Término contable por el cual se señala el aumento de las obligaciones de una persona natural o jurídica.

81 GLOSARIO DEPRECIACION Pérdida o disminución del valor de un activo fijo debido al uso, a la acción del tiempo o a la obsolescencia. La depreciación tiene por objeto ir separando y acumulando fondos para restituir un determinado bien, que va perdiendo valor por el uso. ESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS El Estado de Ganancias y Pérdidas, nos permite tener una relación ordenada de los Ingresos y Egresos de la cabina lo que nos va a permitir tener una idea de la Utilidad o rentabilidad del mismo. ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO Estado financiero que muestra las variaciones ocurridas en las distintas partidas patrimoniales durante un período determinado.

82 GLOSARIO ESTADO DE CAMBIOS EN SITUACION FINANCIERA Estado financiero que muestra las fuentes de las que se derivaron los fondos y los usos a los que fueron destinados en un período determinado. ESTADOS FINANCIEROS Son cuadros que presentan en forma sistemática y ordenada diversos aspectos de la situación financiera y económica de una empresa, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados. EXISTENCIAS Bienes que tiene una empresa para la venta. Mercaderías almacenadas y reservadas para entrar al consumo. Cuenta o cuentas del activo corriente que incluyen materias primas y auxiliares, productos semielaborados, productos terminados pendientes de venta, etc.

83 GLOSARIO HABER Término contable que se representa en la parte derecha de una cuenta en la cual se anotan las cantidades acreedoras, créditos o abonos. INVENTARIO Relación detallada de bienes y valores que tiene la empresa en cuentas del activo, pasivo y patrimonio, a una fecha determinada. LIBRO DE CAJA Es un libro contable obligatorio que tiene por finalidad el controlar los ingresos y egresos de dinero en efectivo, como resultado de las diversas transacciones comerciales que la empresa realiza. Véase también: LIBROS DE CONTABILIDAD

84 GLOSARIO LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES Es el libro contable que refleja la situación financiera de una empresa en un ejercicio económico determinado tomando en consideración el importe de las cuentas del activo, del pasivo y del patrimonio. LIBRO DE REGISTRO DE VENTAS Es el libro contable en el cual se registra cronológicamente las operaciones de venta que se efectúan durante un mes. LIBRO DIARIO Es el libro contable en el cual se anota o registra las operaciones que realizan las empresas diariamente, aplicando el principio contable de la partida doble indicando el origen que ha dado lugar a dicho registro y los documentos que lo justifican.

85 GLOSARIO LIBRO MAYOR Es el libro contable, que tiene por objeto el registro clasificado de cada una de las cuentas con sus partidas deudoras y acreedoras, que se encuentran registradas en el libro Diario. Dicho registro se efectúa en el Mayor con la finalidad de preparar el Balance de Comprobación y Balance General, para poder determinar el movimiento de cada una de las cuentas y sus saldos respectivos. LIBROS DE CONTABILIDAD Son libros especiales, con rayado adecuado, en donde las empresas registran en forma cronológica y justificada todas las operaciones efectuadas por ellas, de acuerdo a las normas técnicas contables y las leyes vigentes. Libros donde se asientan las operaciones de la empresa expresadas en valor monetario. Pueden ser : cuadernos, registros, conjunto de hojas, tarjetas, fichas,etc.

86 GLOSARIO OBSOLESCENCIA Pérdida de valor de los bienes ocasionado por el adelanto tecnológico o científico. PASIVO CORRIENTE Parte del pasivo de una empresa, conformado por las obligaciones cuyo pago debe efectuarse a corto plazo. PATRIMONIO Diferencia entre el total del activo y pasivo de una empresa constituida por el capital pagado, el capital adicional, la participación del accionariado laboral a capitalizarse, el excedente de revaluación, las reservas y los resultados acumulados.

87 GLOSARIO PATRIMONIO NETO Es la diferencia entre el total de los activos y el total de los pasivos, generalmente representada por el capital, la participación patrimonial del trabajo, las reservas y las utilidades no repartidas. PRINCIPIO DE LA PARTIDA DOBLE Es un principio de la contabilidad mediante el cual se uniforman los criterios de contabilización y preparación de los estados financieros, siendo aceptado por la profesión contable. Este principio dice que en todo momento se debe cumplir en la empresa la siguiente igualdad básica: Lo que posee la empresa = Lo que debe la empresa. Expresada en términos contables, la igualdad anterior se transforma en: Activo=Pasivo+Capital

88 GLOSARIO RESULTADO DEL EJERCICIO Utilidad o pérdida que corresponde a un período determinado. Diferencia entre los ingresos y los costos y gastos de una empresa. SALDO ACREEDOR Diferencia que resulta, cuando la suma del Haber es mayor que la del Debe de una cuenta. SALDO CONTABLE Diferencia entre el Debe y Haber.

89 GLOSARIO SALDO DEUDOR En una cuenta resulta este saldo, cuando el total del Debe excede el del Haber. UNIDAD IMPOSITIVA TRIBUTARIA (UIT) Es un valor de referencia que puede ser utilizado en las normas tributarias, a fin de mantener en los mismos términos de poder adquisitivo las bases imponibles, deducciones, límites de afectación y demás aspectos monetarios de los tributos que considere conveniente el legislador.

90 PROYECTO DE COOPERACION <<Titulo>> UE-PERU / PENX Muchas Gracias ueperu@mincetur.gob.pe