Guía de liderazgo. Para secretarios, tesoreros, presidentes y vicegobernadores. Actualizada en 2014

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2 Guía de liderazgo Para secretarios, tesoreros, presidentes y vicegobernadores Actualizada en 2014

3 Lema Sirviendo a los Niños del Mundo Declaración de principios Kiwanis es una organización global de voluntarios que se dedica a mejorar el mundo de a un niño y una comunidad por vez. Visión Kiwanis será una influencia positiva en las comunidades de todo el mundo. Los Objetivos de Kiwanis Objetivo 1: Priorizar los valores humanos y espirituales de la vida en lugar de lo material. Objetivo 2: Fomentar el respeto diario de la Regla de Oro [Haz por los demás lo que deseas que hagan por ti] en todas las relaciones humanas. Objetivo 3: Promover la adopción y la aplicación de altos estándares sociales, comerciales y profesionales. Objetivo 4: Desarrollar, por precepto y ejemplo, una ciudadanía más inteligente, militante y funcional. Objetivo 5: Brindar, a través de los clubes Kiwanis, una forma práctica de crear relaciones duraderas, ofrecer servicios altruistas y desarrollar mejores comunidades. Objetivo 6: Cooperar con la creación y el mantenimiento de una buena opinión pública y un gran idealismo, lo cual posibilita el aumento de la honradez, la justicia, el patriotismo y la buena voluntad. Esta guía de liderazgo contiene información útil para diferentes líderes de zonas y clubes. Todos los secretarios, presidentes y vicegobernadores de clubes reciben una copia. Si esta guía puede ser útil para los líderes de otros clubes, no dude en fotocopiarla y compartirla. Puede descargar e imprimir copias adicionales de la guía, y de otros recursos, en

4 Índice 5 Introducción 7 Secretario 29 Tesorero 47 Presidente 81 Vicegobernador 103 Materiales de referencia 125 Índice SECRETARIO

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6 BUSCADO: USTED Usted fue elegido. Usted fue votado. Usted aceptó. Ahora, hay que comenzar! Es un honor ser convocado para ser líder de nuestros socios compañeros de Kiwanis. Los socios de su club creen que usted tiene el talento y la determinación para cumplir con sus responsabilidades como directivo. En esta guía, encontrará las herramientas y los recursos que necesita para ser líder. Léala. Asimílela. Aplíquela. El mundo necesita a Kiwanis ahora más que nunca y, con su liderazgo, su club crecerá. Kiwanis será más fuerte. Y usted ayudará a más niños de su comunidad y de todo el mundo. Abandonar la tradición. La información de esta guía está dirigida a los clubes tradicionales de Kiwanis que siguen una estructura tradicional de reuniones. Muchos grupos, como los clubes basados en Internet, los satélites de clubes y los clubes de jóvenes profesionales, han elegido un formato diferente para sus reuniones e iniciativas de servicio. Si es parte de un grupo no tradicional, siéntase libre de modificar esta guía para que se adapte a sus necesidades. GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 5

7 Si no puede hacer grandes cosas, haga cosas pequeñas de una manera magnífica. Napoleon Hill Encuentre más recursos en línea, en

8 SECRETARIO Su diligencia y pasión por Kiwanis inspiró a sus compañeros socios de Kiwanis a otorgarle uno de los trabajos más importantes de su club. Al mantener registros precisos del club y la membresía, y actas oficiales de reuniones, y al establecer conexiones en la comunidad, mantendrá a su club informado y comprometido. Y el equipo de liderazgo de su club será más fuerte y más eficaz, gracias a sus habilidades de comunicación y atención a los detalles. SECRETARIO RESPONSABILIDADES El secretario del club garantiza que las operaciones se ejecuten en forma eficaz y se ocupa de muchos de los detalles que hacen que la experiencia del club sea magnífica. El secretario trabaja en estrecha colaboración con el presidente y la junta de directores, y es responsable de la administración de todos los registros del club, incluidas las actas y la asistencia a todas las reuniones del club y de la junta. Como directivo del club y miembro de la junta de directores, el secretario del club puede participar en todos los debates de la junta y emitir su voto sobre cualquier asunto que el director que preside someta a votación. Los secretarios del club encontrarán una lista de recursos en CUALIFICACIONES Voluntad para aprender y usar el sistema de elaboración de informes en línea de Kiwanis Capacidad de discernir y resumir elementos de acción y puntos clave de las reuniones Atención a los detalles Organizado OBLIGACIONES Administra y mantiene registros del club y de membresía en línea Pone a disposición registros del club a solicitud Administra los archivos permanentes del club Confecciona las actas de las reuniones del club y de la junta Comparte todas las comunicaciones que se reciben de Kiwanis International o del distrito, según corresponda Envía la Guía de recursos de seguro del club al coordinador de seguridad Envía los informes oficiales que Kiwanis International, el distrito y el club solicitan Realiza pedidos de mercadería a la tienda en línea de la familia Kiwanis Garantiza que el club cumpla con los estándares actuales de la marca Kiwanis en sus comunicaciones internacionales y los esfuerzos de creación de conciencia pública Realiza otras tareas que el presidente o la junta le asignen Realiza todas las demás tareas documentadas en el Formulario estándar para los estatutos de club GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 7

9 ARCHIVOS QUE EL SECRETARIO DEBE ADMINISTRAR Toda la correspondencia Carpeta de recursos del secretario del club Información sobre convenciones del distrito y de Kiwanis International Publicaciones del distrito Documentos y comunicaciones de los Programas de Servicio y Liderazgo Catálogo de la tienda de la familia Kiwanis, copias de pedidos ARCHIVOS PERMANENTES QUE EL SECRETARIO DEBE ADMINISTRAR Estos archivos contienen registros que se entregarán al secretario sucesor o al custodio de los registros permanentes del club. Actas de reuniones de la Junta Cheques cancelados (siete años) Boletines del club Actas de reuniones del club Registros e informes financieros Verificaciones de antecedentes de asesores de Kiwanis (siete años) Información histórica y materiales Facturas Reconocimientos, tales como: Legión de Honor Rubí K Socio vitalicio Donaciones significativas Listas de funcionarios, directores y comités para cada año Documentos oficiales relacionados con la organización del club y la incorporación Documentos oficiales relacionados con la fundación del club, si corresponde Otros artículos de importancia histórica

10 ARCHIVOS PERMANENTES QUE EL SECRETARIO DEBE ADMINISTRAR (continuación) El sistema de elaboración de informes en línea de Kiwanis International lleva muchos registros permanentes de su club, pero se ha implementado solo hace algunos años. Asegúrese de tener el registro de los últimos siete años en sus archivos, ya sea en formato electrónico o impreso. Informes anuales del club de los últimos años Estatutos del club Fechas de ingreso y retiro de ex socios Beneficiarios del estatus de socio vitalicio Pago de tarifas y cuotas por parte de los socios Membresía: nómina actual e información biográfica Registros de membresía de socios actuales (formularios de Kiwanis International) Informes de facturación anual SECRETARIO GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 9

11 Sistema de elaboración de informes en línea de KiwanisOne.org Los secretarios del club deben completar informes del club, administrar la membresía, actualizar la información sobre los funcionarios y mucho más. Lo que normalmente requeriría horas de papeleo ahora está disponible con solo unos clics en el sistema de elaboración de informes en línea KiwanisOne. KiwanisOne es un único destino con un solo inicio de sesión para acceder a diferentes informes y funciones del secretario. Obtenga más información sobre el sistema de elaboración de informes en línea en Registro Todos los socios de Kiwanis pueden obtener credenciales de inicio de sesión para KiwanisOne. Las funciones que estén disponibles después de iniciar sesión dependerán de sus roles en el club, la zona o el distrito. Para registrar sus credenciales de inicio de sesión por primera vez, o para restablecer las que ya tiene, el proceso es casi el mismo. 1. En su navegador, vaya a reporting.kiwanisone.org. 2. Haga clic en enlace Registrar/Restablecer contraseña que se encuentra en la parte inferior de la página. 3. Ingrese su dirección de correo electrónico y haga clic en el botón Enviar. 4. Si su dirección de correo electrónico ya está en la base de datos, recibirá un correo electrónico con instrucciones para crear (o restablecer) su contraseña. Si la dirección de correo electrónico que ingresó no se encuentra, se le pedirá que envíe un correo electrónico a servicios para socios a fin de ingresar su nueva dirección de correo electrónico en su perfil de socio. NOTA: Esta página de inicio de sesión se usa para acceder a todas las funciones de KiwanisOne. Entre ellas, se incluyen todas las funciones de funcionario de club Kiwanis, funciones de capacitación para los nuevos funcionarios y el Centro de Actualización de Membresía (Key Club, CKI y Aktion Club)

12 Página de inicio Cuando inicie sesión en KiwanisOne, se lo dirigirá en primer lugar a la nueva página de inicio. Su nombre y el nombre de su club figurarán en la parte superior de la página al lado del botón Cerrar sesión. Debajo, tendrá la posibilidad de actualizar su propia información a través del enlace Editar perfil. Esta página también incluye la función más nueva de KiwanisOne, el Centro de mensajes. El Centro de mensajes será el mejor lugar para mantenerse al tanto de los anuncios más recientes de Kiwanis International y de su oficina del distrito. También puede usar etiquetas y otros filtros para buscar mensajes de funcionarios, vicegobernadores y funcionarios de distrito de otros clubes. En se encuentra disponible un tutorial completo sobre el Centro de mensajes. SECRETARIO Haga clic en el icono de Secretario que se encuentra a la izquierda para ir al panel del secretario. Panel del secretario El panel del secretario es un medio para acceder a información del club y a funciones de elaboración de informes. El panel está dividido en varias secciones, cada una de las cuales se explica brevemente a continuación. NOTA: Los presidentes de clubes también usan el panel del secretario. Este aparece automáticamente cuando el presidente de un club inicia sesión en KiwanisOne. Sin embargo, hay algunas funciones a las que los secretarios del club tienen acceso y los presidentes no. El panel del secretario es una de las opciones que están disponibles para ambos. ELECCIONES DEL CLUB La sección de elecciones del club permite editar rápida y fácilmente los roles de los funcionarios del club. Use el menú desplegable para seleccionar qué año de Kiwanis revisar o editar. Si no figura ningún funcionario para un rol, haga clic en el icono del signo más para agregar un miembro a ese rol. Después de hacer clic en ese icono, aparecerá una ventana. Comience a escribir el nombre del socio y seleccione al socio adecuado en los resultados. Cuando haya terminado, haga clic en Enviar. Se actualizará la información en el panel y en la base de datos de Kiwanis International. INFORMACIÓN SOBRE EL CLUB Esta sección muestra la fecha de la entrega de la carta constitutiva, la zona y el distrito de su club. El único campo que puede editar es el del sitio web. Si su club tiene un sitio web (o una página en Facebook), haga clic en el icono del signo más para ingresar la URL del sitio. Asegúrese de ingresar la dirección completa (p. ej. en lugar de solo Esta dirección del sitio web se publica automáticamente en el localizador Encontrar un club, en kiwanis.org, de modo que asegúrese de mantenerla actualizada. GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 11

13 LUGARES DE REUNIONES Esta sección permite editar los lugares de las reuniones de su club. Esta información, al igual que el campo de sitio web, se agrega automáticamente a la información sobre su club en el localizador Encontrar un club, en kiwanis.org. Haga clic en el icono del signo más para agregar un nuevo lugar de reunión, o en el icono del lápiz junto a un lugar existente para editar esa información. Los clubes pueden especificar más de una fecha y hora de reunión. PATROCINIOS Esta sección mostrará los clubes del Programa de Servicio y Liderazgo para jóvenes, estudiantes universitarios o adultos con discapacidades que su club Kiwanis patrocina. Mantenga actualizados los nombres de los consejeros y asesores docentes de Kiwanis, para garantizar que las personas adecuadas de la escuela o el club reciban los recursos que necesitan. Puede editar la información de los consejeros haciendo clic en el/los iconos de lápiz. Si los clubes patrocinados que aparecen no son correctos, comuníquese con la línea de ayuda de Kiwanis al KIWANIS, interno 411, o envíe un correo electrónico a memberservices@kiwanis.org. Un miembro del equipo de servicios a socios podrá corregir esto. Además, en esta sección, confirme si sus asesores de programas para jóvenes han completado exitosamente verificaciones de antecedentes profesionales. Este es un requisito para quienes trabajan con jóvenes. ENLACES Y DESCARGAS Kiwanis International actualizará los enlaces y las descargas siempre que haya un anuncio importante o cuando se publique un nuevo formulario que debería estar rápidamente disponible para secretarios o presidentes de clubes. AYUDA Esta sección del panel del secretario ofrece una manera rápida y fácil de enviarle un mensaje a su distrito o a un miembro del equipo de servicios a socios de Kiwanis International. Solo elija con qué oficina desea comunicarse, ingrese su mensaje y haga clic en el botón Enviar. Dado que ya ha iniciado sesión en KiwanisOne, el equipo que corresponda sabrá de quién proviene el mensaje y lo responderá tan pronto como sea posible

14 Administración de socios La sección Administración de socios solo está disponible para el secretario del club. Permite agregar, eliminar o editar información sobre socios y ofrece una manera de buscar y exportar información sobre los socios a una hoja de cálculo de Excel. La página de administración de socios muestra, en forma predeterminada, una lista de los socios actuales de su club. Use las pestañas que se encuentran arriba de la lista de socios para cambiar entre socios activos, corporativos, honorarios y satélite e, incluso, ex socios de su club. Haga clic en el icono adecuado de la fila de un socio específico para ver, editar o eliminar la información. NOTA: Solo los secretarios del club tienen la posibilidad de editar o eliminar la información de un socio en el sistema. SECRETARIO Para agregar a un nuevo socio, haga clic en el botón Nuevo socio. Primero, deberá ingresar el nombre y apellido del nuevo socio y la dirección de correo electrónico, y luego deberá seleccionar el tipo de membresía (p. ej. socio corporativo, honorario, etc.). El sistema lo guiará por el proceso paso a paso. Asegúrese de completar los campos obligatorios marcados con un asterisco antes de enviar la información sobre el nuevo socio. Informe mensual El secretario del club debe enviar informes mensuales acerca de las actividades y los logros del club Kiwanis. A continuación, presentamos algunos consejos que lo ayudarán a comenzar a usar las funciones de informe mensual en línea de KiwanisOne. Para acceder a la página de inicio de Informe mensual, inicie sesión en KiwanisOne y haga clic en informe mensual, en el menú de navegación que se encuentra en la parte superior de la página. CÓMO NAVEGAR POR LA PÁGINA DE INICIO DE INFORME MENSUAL El informe mensual consiste en una Parte 1 y una Parte 2 para cada mes a partir de octubre, el inicio del año fiscal de Kiwanis International. En las columnas de la Parte 1/Parte 2, habrá un icono de lápiz para los informes que no se han iniciado. Haga clic en ese icono para editar la parte del informe mensual que desee. Una vez que haya editado y guardado los cambios, el icono de lápiz cambiará a una marca de verificación. El botón Enviar estará deshabilitado para el mes en el cual esté trabajando hasta que haya editado y guardado ambas partes. Después de realizar y guardar los cambios, este botón se habilitará para que pueda hacer clic en él. Cuando se hace clic en botón Enviar, el informe se envía a la Oficina de Kiwanis International. Si hace clic en el icono en la columna Enviar vista previa, podrá enviar una copia del informe mensual por correo electrónico a quien desee. En esta página, puede agregar, editar o eliminar fácilmente los destinatarios a quienes desee enviarles la vista previa del informe por correo electrónico. Después de que se envíe el informe, aparecerá un icono de lupa en la columna Ver informe. Este es el mejor indicador de si el informe se envió exitosamente o no. Si no hay un icono de lupa, el informe no se envió. Los informes se deben enviar en forma secuencial. Por ejemplo, no podrá editar la Parte 1 o la Parte 2 del informe de noviembre hasta que se haya enviado el informe de octubre. CONSEJOS PARA LOS INFORMES MENSUALES GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 13

15 La moneda que se utiliza para todos sus informes mensuales se establece en la parte superior de la Parte 1 del informe de octubre. Asegúrese de establecer la moneda adecuada; el sistema la usará para los demás informes que presente durante el año. Los informes pueden editarse, guardarse y enviarse todas las veces que sean necesarias. Si envía un informe con un error o solo necesita hacer un ajuste, vuelva al informe, haga clic en el icono de marca de verificación y haga los cambios que necesite. Cuando esté listo, envíe el informe nuevamente. Si comienza la Parte 1 o la Parte 2 de un informe mensual, pero no tiene tiempo de terminarlo, solo haga clic en el botón Guardar y salir a la página de inicio del informe, en la parte inferior de la página. La información se guardará y podrá continuar en otro momento desde cualquier computadora, cuando vuelva iniciar sesión en KiwanisOne. Recuerde: una vez que ha guardado la Parte 1 y la Parte 2, el icono de lápiz cambia a una marca de verificación, pero aún puede hacerse clic sobre él para editar la información. El informe anual del club se compilará en forma automática al final del año si ha presentado todos los informes mensuales del año Kiwanis usando el sistema en línea. Esta es otra magnífica herramienta que les hace ahorrar tiempo a los secretarios de los clubes Kiwanis! Tendrá la oportunidad de revisar y aprobar toda la información antes de enviar oficialmente el informe anual de su club en noviembre. La Parte 1 de cada informe mensual tiene campos exclusivos para ingresar información de hasta tres proyectos de servicio diferentes. Si su club tiene más de tres proyectos de servicio sobre los cuales desea informar en un único mes, use la hoja de trabajo de Seguimiento de servicio y recaudación de fondos. Esto lo ayudará a dar seguimiento a los proyectos de servicio y los eventos de recaudación de fondos durante todo el mes; luego, esta hoja se puede importar en la sección de cifras totales de servicio del informe mensual con solo un clic. En la parte superior de la página de inicio de informe mensual, encontrará un enlace azul a la hoja de trabajo de Seguimiento de servicio y recaudación de fondos

16 Finanzas Los pedidos abiertos (no pagados) de su club se enumeran en la página de Finanzas. Estas facturas incluyen cuotas, tarifas de socios nuevos, etc. Elija una o más facturas usando las casillas de verificación y verá que aparece la opción Pagar e imprimir en la parte inferior de la página. También puede elegir la casilla de verificación superior para seleccionar todas las facturas y, luego, imprimirlas y pagarlas a la vez. Las facturas recopiladas se mostrarán como gastos detallados en la copia impresa. La copia impresa también incluirá instrucciones sobre dónde enviar el/los pago(s). SECRETARIO Tiene dificultades? Necesita ayuda? Si se le presenta algún problema cuando comienza a usar las funciones de elaboración de informes de KiwanisOne, no se preocupe. Es fácil obtener ayuda. A continuación se mencionan algunos recursos muy útiles: Descubra videos y artículos acerca del sistema de elaboración de informes en línea en reporting. Puede encontrar herramientas y artículos/videos de ayuda solo para secretarios de clubes como usted en www. KiwanisOne.org/clubsecretary. Capacítese para hacer lo que es necesario usando los consejos de esta guía. Lea las instrucciones atentamente. Si estos recursos no le ofrecen lo que necesita, envíe un correo electrónico a memberservices@kiwanis.org en el que describa su problema con la mayor cantidad de detalle posible. Uno de los miembros del equipo se comunicará con usted tan pronto como sea posible. No lo olvide: Puede encontrar información básica sobre cómo navegar por el sitio web de los socios y el sistema de elaboración de informes en línea en GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 15

17 Recursos Actas de reuniones de la Junta de directores Ejemplo de formato: Opción 1 Actas de reuniones de la Junta (Ejemplo de formato: opción 1) Club Kiwanis de Fecha: Socios de la junta presentes: Socios de la junta ausentes: Quórum presente (mayoría simple): Sí o No Invitados: Pase de lista Informe del secretario Actas de la reunión anterior (aceptadas oficialmente por la Junta tras su revisión) Correspondencia oficial Informe del tesorero (aceptado oficialmente por la Junta tras su revisión) Cuentas administrativa y de servicio Autorización de pagos que no se realicen como parte del presupuesto anual aprobado Informe del comité de membresía Solicitudes de membresía Renuncias o cambios en la nómina del club Informes de otros comités Asuntos no concluidos en una reunión anterior de la Junta Nuevas actividades Debate estratégico sobre áreas de preocupación Asuntos de la zona Asuntos del distrito Kiwanis Asuntos internacionales Descargue este documento en Personalícelo para reflejar la agenda de la reunión de la junta de su club y el espacio que necesita para las actas

18 Ejemplo de formato: Opción 2 Club Kiwanis de Actas de reuniones de la Junta (Ejemplo de formato: opción 2) Fecha: SECRETARIO Socios de la junta presentes: Socios de la junta ausentes: Quórum presente (mayoría simple): Sí o No Invitados: Pase de lista Agenda de consentimiento (aceptada oficialmente por la junta en una única votación) Informe y actas del secretario Informe del tesorero Agenda de actividades (cada inciso se vota en forma individual) Informes del comité que requieren acción Financiación de solicitudes fuera del presupuesto aprobado Agenda de información Informes del comité que no requieren acción Actividades futuras Descargue este documento en Personalícelo para reflejar la agenda de la reunión de la junta de su club y el espacio que necesita para las actas. GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 17

19 Recursos Lista de verificación mensual del Secretario Junio y julio (antes de la finalización de su mandato) Haga planes para asistir a la convención del distrito de Kiwanis. Cuando asista, tendrá la oportunidad de participar en la capacitación para secretarios de clubes, mejorar sus habilidades y reunirse con socios de Kiwanis de su región. Revise los formularios de informes, las agendas/actas de las reuniones de la junta y los procedimientos del club para llevar a cabo sus responsabilidades. Consulte los recursos disponibles en Reúnase con el actual secretario del club para analizar la postura y determinar de qué manera facilitará la transición. Agosto (antes de la finalización de su mandato) Planifique una reunión organizativa de la Junta y una sesión de planificación del presupuesto con los próximos presidentes de la Junta y el comité para fines de septiembre. Busque una hoja de trabajo presupuestario en la carpeta de recursos del secretario del club o en Planifique adoptar el presupuesto del club antes del 1 de octubre. Trabaje con el presidente entrante para establecer un momento conveniente para que ambos se reúnan semanalmente durante el año para planificar, resolver problemas y dar seguimiento a las actividades del club. Ayude al presidente entrante de su club con las asignaciones del comité, la organización de las reuniones y el desarrollo de los objetivos del club. Ayude al presidente entrante a programar y llevar a cabo la conferencia del presidente del club antes del 30 de septiembre. (Consulte la sección de recursos del presidente para conocer más detalles). Cree un calendario del club que incluya lo siguiente: fechas oficiales de entrega de informes y formularios un calendario de las actividades y eventos de distrito, zona y club de Kiwanis International eventos de los Programas de Servicio y Liderazgo para los clubes que patrocina Asista a la convención de su distrito y participe en la capacitación para secretarios de clubes. Lleve una copia del libro de trabajo del secretario del club, que se encuentra en la carpeta de recursos del secretario del club. Septiembre (antes de la finalización de su mandato) Revise los programas de premios de distrito y zona de Kiwanis International. Consulte las páginas de reconocimiento en la sección de materiales de referencia de esta guía o el enlace a los premios y reconocimientos en para obtener más información. Registre las fechas programadas para las visitas oficiales a su club del vicegobernador y el gobernador, y de las reuniones de la Junta del club. Comuníquele a la Junta de directores del club el calendario de las reuniones para el año. Reciba la carpeta de recursos del secretario del club de parte de su actual secretario a fin de mes y revise su contenido. Para comprobar si hay actualizaciones y para preparar formularios, como el informe de actividad de los socios, visite después del 1 octubre, la fecha en la que comienza su mandato

20 Octubre Revise y actualice la nómina anual de membresía de su club en línea antes del 10 de octubre para garantizar una facturación correcta. Revise los formatos de muestra de actas de reuniones y de agendas para reuniones de la Junta sugeridos en esta guía o descargue una versión editable en Considere las propuestas de resoluciones o enmiendas a los Estatutos de Kiwanis International que a su club le gustaría presentar en la convención de Kiwanis International. Envíe las propuestas a la Oficina de Kiwanis International antes del 31 de octubre. SECRETARIO Para cada reunión de club: Trabaje con el presidente del club para desarrollar una agenda. Consulte al presidente del comité del programa para obtener información sobre el programa, y conocer las necesidades de organización y de relaciones públicas. Tome asistencia. Para la reunión de la Junta: Trabaje con el presidente del club para desarrollar una agenda. Envíe una agenda, el acta de la reunión de la Junta del mes anterior y un recordatorio de la reunión a los miembros de la Junta. Clasifique la correspondencia, las facturas recibidas, etc. para informar a la Junta. Confeccione actas. Recopile informes del comité. Envíe estos documentos antes del 10 de cada mes: Envíe el informe mensual de septiembre en línea (si no lo completó el secretario saliente durante septiembre). Noviembre Para cada reunión de club: Trabaje con el presidente del club para desarrollar una agenda. Consulte al presidente del comité del programa para obtener información sobre el programa, y conocer las necesidades de organización y de relaciones públicas. Tome asistencia. Para la reunión de la Junta: Trabaje con el presidente del club para desarrollar una agenda. Envíe una agenda, el acta de la reunión de la Junta del mes anterior y un recordatorio de la reunión a los miembros de la Junta. Clasifique la correspondencia, las facturas recibidas, etc. para informar a la Junta. GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 19

21 Noviembre (cont.) Confeccione actas. Recopile informes del comité. Envíe estos documentos antes del 10 de cada mes: Envíe el informe mensual de octubre en línea. Actualice la información de membresía en línea y envíe las tarifas adecuadas para socios nuevos a la Oficina de Kiwanis International. Diciembre Asegúrese de que la persona a cargo de las comunicaciones, incluido el boletín de su club, reciba información oportunamente sobre los programas, los proyectos y los eventos del club, la zona, el distrito y Kiwanis International, para mantener a los socios informados. Facilite la comunicación cuando sea necesario. Verifique que la persona de comunicaciones tenga listas de direcciones actualizadas. Para cada reunión de club: Trabaje con el presidente del club para desarrollar una agenda. Consulte al presidente del comité del programa para obtener información sobre el programa, y conocer las necesidades de organización y de relaciones públicas. Registre la asistencia. Para la reunión de la Junta: Trabaje con el presidente del club para desarrollar una agenda. Envíe una agenda, el acta de la reunión de la Junta del mes anterior y un recordatorio de la reunión a los miembros de la Junta. Clasifique la correspondencia, las facturas recibidas, etc. para informar a la Junta. Confeccione actas. Recopile informes del comité. Envíe estos documentos antes del 10 de cada mes: Envíe el informe mensual de noviembre en línea. Actualice la información de membresía en línea y envíe las tarifas adecuadas para socios nuevos a la Oficina de Kiwanis International

22 Enero Comparta información sobre la convención de Kiwanis International con los socios del club. Revise la nómina de socios en forma cuatrimestral y actualícela en línea. Ayude a coordinar su reunión anual del club entre el 1 de enero y el 15 de mayo. Prepárese para presentar su informe de secretario. (Consulte la sección de recursos del presidente para conocer más detalles). SECRETARIO Para cada reunión de club: Trabaje con el presidente del club para desarrollar una agenda. Consulte al presidente del comité del programa para obtener información sobre el programa, y conocer las necesidades de organización y de relaciones públicas. Tome asistencia. Para la reunión de la Junta: Trabaje con el presidente del club para desarrollar una agenda. Envíe una agenda, el acta de la reunión de la Junta del mes anterior y un recordatorio de la reunión a los miembros de la Junta. Clasifique la correspondencia, las facturas recibidas, etc. para informar a la Junta. Confeccione actas. Recopile informes del comité. Envíe estos documentos antes del 10 de cada mes: Envíe el informe mensual de diciembre en línea. Actualice la información de membresía en línea y envíe las tarifas adecuadas para socios nuevos a la Oficina de Kiwanis International. Febrero Para cada reunión de club: Trabaje con el presidente del club para desarrollar una agenda. Consulte al presidente del comité del programa para obtener información sobre el programa, y conocer las necesidades de organización y de relaciones públicas. Tome asistencia. GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 21

23 Febrero (cont.) Para la reunión de la Junta: Trabaje con el presidente del club para desarrollar una agenda. Envíe una agenda, el acta de la reunión de la Junta del mes anterior y un recordatorio de la reunión a los miembros de la Junta. Clasifique la correspondencia, las facturas recibidas, etc. para informar a la Junta. Confeccione actas. Recopile informes del comité. Envíe estos documentos antes del 10 de cada mes: Envíe el informe mensual de enero en línea. Actualice la información de membresía en línea y envíe las tarifas adecuadas para socios nuevos a la Oficina de Kiwanis International. Marzo Revise los programas de premios de distrito y zona de Kiwanis International. Va su club por buen camino? Consulte las páginas de reconocimiento en la sección de materiales de referencia de esta guía o el enlace a los premios y reconocimientos en para obtener más información. Infórmele a la Oficina de Kiwanis International los dos delegados y los dos sustitutos de su club para el Convención de Kiwanis International antes del 30 de abril, a través del formulario de certificación de delegados, que está disponible en Infórmele a su oficina de distrito los tres delegados de su club para la convención de distrito antes de la fecha estipulada. Infórmele a su oficina de distrito los asuntos que su club desearía proponer en la convención de distrito. Consulte a la oficina de distrito para obtener más información sobre la fecha límite adecuada. Para cada reunión de club: Trabaje con su presidente para desarrollar una agenda. Consulte al presidente del comité del programa para obtener información sobre el programa, y conocer las necesidades de organización y de relaciones públicas. Tome asistencia. Para la reunión de la Junta: Trabaje con el presidente del club para desarrollar una agenda. Envíe una agenda, el acta de la reunión de la Junta del mes anterior y un recordatorio de la reunión a los miembros de la Junta. Clasifique la correspondencia, las facturas recibidas, etc. para informar a la Junta. Confeccione actas

24 Marzo (cont.) Recopile informes del comité. Envíe estos documentos antes del 10 de cada mes: Envíe el informe mensual de febrero en línea. Actualice la información de membresía en línea y envíe las tarifas adecuadas para socios nuevos a la Oficina de Kiwanis International. SECRETARIO Abril Finalice los planes para que los delegados, sustitutos y otros socios del club asistan a la Convención de Kiwanis International. Si no le ha informado a la Oficina de Kiwanis International los dos delegados y los dos sustitutos de su club a través del formulario de certificación de delegados, que está disponible en convention, hágalo antes del 30 de abril. Revise la nómina de socios de su club en forma cuatrimestral y actualícela en línea. Para cada reunión de club: Trabaje con el presidente del club para desarrollar una agenda. Consulte al presidente del comité del programa para obtener información sobre el programa, y conocer las necesidades de organización y de relaciones públicas. Tome asistencia. Para la reunión de la Junta: Trabaje con el presidente del club para desarrollar una agenda. Envíe una agenda, el acta de la reunión de la Junta del mes anterior y un recordatorio de la reunión a los miembros de la Junta. Clasifique la correspondencia, las facturas recibidas, etc. para informar a la Junta. Confeccione actas. Recopile informes del comité. Envíe estos documentos antes del 10 de cada mes: Envíe el informe mensual de marzo en línea. Actualice la información de membresía en línea y envíe las tarifas adecuadas para socios nuevos a la Oficina de Kiwanis International. GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 23

25 Mayo Envíe el Informe anual de elecciones del club en línea antes del 1 de junio. Finalice los planes para que los delegados, sustitutos y otros socios del club asistan a la Convención de Kiwanis International. Los socios aún se puede inscribir; consulte el formulario de inscripción para obtener instrucciones. Asegúrese de que el formulario de certificación de delegados, disponible en se haya presentado a la Oficina de Kiwanis International. Si ya ha elegido los tres delegados de su club para la convención de distrito, comparta la información con la oficina de su distrito en el plazo estipulado. Cuando reciba el correo anual de la Oficina de Kiwanis International, busque las actualizaciones realizadas en la carpeta de recursos del secretario del club. Para cada reunión de club: Trabaje con el presidente del club para desarrollar una agenda. Consulte al presidente del comité del programa para obtener información sobre el programa, y conocer las necesidades de organización y de relaciones públicas. Tome asistencia. Para la reunión de la Junta: Trabaje con el presidente del club para desarrollar una agenda. Envíe una agenda, el acta de la reunión de la Junta del mes anterior y un recordatorio de la reunión a los miembros de la Junta. Clasifique la correspondencia, las facturas recibidas, etc. para informar a la Junta. Confeccione actas. Recopile informes del comité. Envíe estos documentos antes del 10 de cada mes: Envíe el informe mensual de abril en línea. Actualice la información de membresía en línea y envíe las tarifas adecuadas para socios nuevos a la Oficina de Kiwanis International. Junio El Informe Anual de Elecciones del Club debe presentarse antes del 1 de junio. Asegúrese de presentar los resultados de la elección a la Oficina de Kiwanis International y a la oficina de su distrito en línea. Finalice los planes para que los delegados y otros socios del club asistan a la convención de su distrito. Asegúrese de informarle sus delegados a la oficina de distrito

26 Junio (cont.) Para cada reunión de club: Trabaje con el presidente del club para desarrollar una agenda. Consulte al presidente del comité del programa para obtener información sobre el programa, y conocer las necesidades de organización y de relaciones públicas. Tome asistencia. SECRETARIO Para la reunión de la Junta: Trabaje con el presidente del club para desarrollar una agenda. Envíe una agenda, el acta de la reunión de la Junta del mes anterior y un recordatorio de la reunión a los miembros de la Junta. Clasifique la correspondencia, las facturas recibidas, etc. para informar a la Junta. Confeccione actas. Recopile informes del comité. Envíe estos documentos antes del 10 de cada mes: Envíe el informe mensual de mayo en línea. Actualice la información de membresía en línea y envíe las tarifas adecuadas para socios nuevos a la Oficina de Kiwanis International. Julio Rinda homenaje a los líderes del club salientes haciendo una donación a su nombre a la Fundación Kiwanis International o solicitando regalos de la tienda de la familia Kiwanis. Para garantizar la entrega a tiempo en las ceremonias de fin de año, espere entre tres y seis semanas más el tiempo de envío para los elementos que requieran personalización. Los tiempos de entrega pueden ser mayores si espera hasta agosto o septiembre para realizar los pedidos. Complete solicitudes para honrar a los líderes del club, la zona o el distrito con el estatus de socio vitalicio. Reúnase con el secretario entrante para analizar las tareas a realizar y recomendar áreas de mejora. Trabaje en estrecha colaboración con el secretario entrante durante los meses siguientes y verifique que asista a la capacitación para secretarios de clubes (antes del 30 de septiembre). Revise la nómina de socios en forma cuatrimestral y actualícela en línea. Para cada reunión de club: Trabaje con el presidente del club para desarrollar una agenda. Consulte al presidente del comité del programa para obtener información sobre el programa, y conocer las necesidades de organización y de relaciones públicas. Tome asistencia. GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 25

27 Julio (cont.) Para la reunión de la Junta: Trabaje con el presidente del club para desarrollar una agenda. Envíe una agenda, el acta de la reunión de la Junta del mes anterior y un recordatorio de la reunión a los miembros de la Junta. Clasifique la correspondencia, las facturas recibidas, etc. para informar a la Junta. Confeccione actas. Recopile informes del comité. Envíe estos documentos antes del 10 de cada mes: Envíe el informe mensual de junio en línea. Actualice la información de membresía en línea y envíe las tarifas adecuadas para socios nuevos a la Oficina de Kiwanis International. Agosto Ayúdele al presidente entrante con la planificación de su discurso de octubre. (Consulte la sección de recursos del presidente para conocer más detalles). Para cada reunión de club: Trabaje con el presidente del club para desarrollar una agenda. Consulte al presidente del comité del programa para obtener información sobre el programa, y conocer las necesidades de organización y de relaciones públicas. Tome asistencia. Para la reunión de la Junta: Trabaje con el presidente del club para desarrollar una agenda. Envíe una agenda, el acta de la reunión de la Junta del mes anterior y un recordatorio de la reunión a los miembros de la Junta. Clasifique la correspondencia, las facturas recibidas, etc. para informar a la Junta. Confeccione actas. Recopile informes del comité. Envíe estos documentos antes del 10 de cada mes: Envíe el informe mensual de julio en línea. Actualice la información de membresía en línea y envíe las tarifas adecuadas para socios nuevos a la Oficina de Kiwanis International

28 Septiembre Revise los planes de la ceremonia de toma de posesión con el presidente de su club. (Consulte la sección de recursos del presidente para conocer más detalles). Haga un pedido de los premios de Kiwanis International que ganan los socios. Revise y actualice la nómina anual de membresía de su club en línea antes del 10 de octubre para garantizar una facturación correcta del club. Si su club desea proponer resoluciones o enmiendas a los estatutos de Kiwanis International en la convención de Kiwanis International, envíe las propuestas a la Oficina de Kiwanis International antes del 31 de octubre. Actualice y pase la carpeta de recursos del secretario del club al secretario entrante a fin de mes. Para verificar si existen actualizaciones, visite SECRETARIO Para cada reunión de club: Trabaje con el presidente del club para desarrollar una agenda. Consulte al presidente del comité del programa para obtener información sobre el programa, y conocer las necesidades de organización y de relaciones públicas. Tome asistencia. Para la reunión de la Junta: Trabaje con el presidente del club para desarrollar una agenda. Envíe una agenda, el acta de la reunión de la Junta del mes anterior y un recordatorio de la reunión a los miembros de la Junta. Clasifique la correspondencia, las facturas recibidas, etc. para informar a la Junta. Confeccione actas. Recopile informes del comité. Envíe estos documentos antes del 10 de cada mes: Envíe el informe mensual de agosto en línea. Determine cuándo enviará el informe mensual de septiembre: ya sea que lo envíe usted antes del 30 de septiembre o el secretario del club entrante antes del 10 de octubre. Actualice la información de membresía en línea y envíe las tarifas adecuadas para socios nuevos a la Oficina de Kiwanis International. Octubre (después de la finalización de su mandato) Pásele los materiales y registros al secretario del club entrante. El secretario es el custodio de los registros, informes y actas actuales. Al final del año, archive los registros de su club en archivos permanentes. (Consulte la lista detallada de registros que se presenta al principio de esta guía). Felicitaciones por su año de excelencia! GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 27

29 Uno vive de lo que gana, y disfruta la vida por lo que da. Anónimo Encuentre más recursos en línea, en

30 TESORERO Ser elegido tesorero de su club Kiwanis es una prueba de que sus compañeros socios lo ven como una persona íntegra, con aptitud para las finanzas. Se le ha encomendado la responsabilidad de recolectar y erogar los fondos de su club y de mantener registros precisos. Usted, junto con la Junta del club, es responsable de la solvencia y la estabilidad financiera de su club. Enorgullézcase de su rol de liderazgo. Se ha ganado la confianza de su club. RESPONSABILIDADES El tesorero trabaja con el secretario del club para coordinar las responsabilidades y registros financieros del club. Con frecuencia, el tesorero cumple la función de asesor para cuestiones financieras del club, lo que incluye establecer un presupuesto para el club. El tesorero de un club Kiwanis es un funcionario y miembro de su Junta de directores que tiene derecho a participar en todos los debates de la Junta y puede votar sobre cualquier tema que el funcionario que presida someta a votación. TESORERO El tesorero es responsable de la cobranza de todos los fondos que se le adeudan al club y de mantener los registros de tarifas y cuotas de membresía, excepto que estas responsabilidades se le deleguen al secretario. Los tesoreros del club encontrarán una lista de recursos en CUALIFICACIONES Conocimiento sobre contabilidad y teneduría de libros Atención a los detalles Organizado OBLIGACIONES Orienta a la Junta en la preparación de un presupuesto anual antes del inicio del año fiscal Coordina la cobranza y el desembolso de dinero Recibe y deposita oportunamente todos los fondos pagados al club Eroga fondos según lo determine la Junta del club Mantiene las cuentas y registros financieros del club Reconcilia cuentas en efectivo en forma mensual Prepara y emite facturas a los socios Le brinda un informe financiero mensual a la Junta Compila un resumen financiero anual de ingresos y gastos para la reunión anual del club Pone a disposición registros del club a solicitud Realiza otras tareas que el presidente o la Junta le asignen Realiza todas las demás tareas documentadas en el Formulario estándar para los estatutos de club GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 29

31 Cuotas y tarifas Cuotas y tarifas de Kiwanis International:* USD 42: cuotas de Kiwanis International Además de las cuotas y las tarifas de Kiwanis International, cada distrito también tiene sus propias cuotas y tarifas. Estas son exclusivas de cada distrito y son establecidas por la asamblea de delegados en un evento del distrito. El club también tiene la opción de establecer cuotas y tarifas que son retenidas directamente por el club para cubrir o contrarrestar sus operaciones. Estos fondos permanecen en la cuenta administrativa de su club. Algunas zonas solicitan una contribución voluntaria a la zona o al vicegobernador. *Las cuotas y tarifas de Kiwanis International podrían recibir ajustes según el PIB y la ubicación de su país

32 Cuentas del club Aunque algunos clubes pueden tener la necesidad de contar con varias cuentas aparte, todos tienen un mínimo de dos: la cuenta administrativa y la cuenta de servicio. La cuenta administrativa es para todos los gastos administrativos del club. La mayoría de estos fondos proviene de las cuotas anuales, las comidas de reuniones (si corresponde) y las tarifas de membresía de los socios nuevos. La cuenta de servicio es para los programas de servicio del club. Básicamente, los ingresos para esta cuenta provienen de los proyectos de recaudación de fondos en los que el público participa o de las contribuciones asignadas. El Artículo 8, Sección 1, de los estatutos del club estipula lo siguiente: Los fondos recaudados con las actividades de servicio del club, independientemente de su origen, pueden usarse solo para actividades de servicio. La cuenta de servicio cubre los gastos para todas las actividades de servicio del club, así como para todas las actividades educativas, religiosas y de caridad. La cuenta de servicio también puede cubrir gastos relacionados con el patrocinio de un Programa de Servicio y Liderazgo (SLP) de Kiwanis para jóvenes, adultos con discapacidades o estudiantes universitarios. Generalmente, el dinero proveniente de cualquier actividad en la que solo los socios participen se deposita en la cuenta administrativa. Sin embargo, los ingresos provenientos de eventos de recaudación de fondos de socios solamente, que la Junta designa como proyectos de servicio de recaudación de fondos, también pueden depositarse en la cuenta de servicio. TESORERO Las cuentas administrativas reciben ingresos provenientes de las siguientes fuentes: Cuotas Tarifas de membresía Comidas (si corresponde) Evaluaciones Las cuentas administrativas cubren los siguientes gastos: Cuotas de distrito y de Kiwanis International Convenciones de distrito y de Kiwanis International Comidas (si corresponde) Boletines del club (si corresponde) Gastos de programación del club Las cuentas de servicio reciben ingresos de las siguientes fuentes: Proyectos de recaudación de fondos en los que el público participa (pueden no incluir los gastos) Proyectos de recaudación de fondos de socios solamente, que la Junta designa como proyectos de servicio de recaudación de fondos Las cuentas de servicio cubren los siguientes gastos: Actividades de servicios del club Actividades caritativas, educativas y religiosas del club Gastos relacionados con el patrocinio de un Programa de Servicio y Liderazgo de Kiwanis GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 31

33 RECUERDE LO SIGUIENTE: Los ingresos de proyectos de recaudación de fondos en los que el público participa DEBEN depositarse en la cuenta de servicio. Las cuentas administrativas y de servicio deben mantenerse e informarse por separado. Sistema de contabilidad Los sistemas de contabilidad difieren según los servicios y equipos disponibles para el tesorero. Asegúrese de hacer lo siguiente al desarrollar su sistema de contabilidad: Identificar todas las fuentes de ingresos Identificar todas las erogaciones Crear informes financieros precisos Permitir la facturación precisa a los socios Informar la reputación financiera de cada socio en cualquier momento dado Brindarle al secretario información para preparar una declaración de socios infractores para el presidente o la Junta (tal información es estrictamente confidencial) Auditoría anual Los estatutos de todos los clubes necesitan una auditoría anual de cuentas de clubes, que puede ser realizada por un estudio contable que reúna los requisitos y no esté afiliado a ningún socio del club, o por un comité de revisión financiera permanente, como se estipula en el reglamento del club. RECUERDE LO SIGUIENTE: La auditoría es obligatoria según los estatutos de todos los clubes. Puede ser completada por el comité de revisión financiera del club o por un estudio contable que reúna los requisitos

34 ARCHIVOS QUE EL TESORERO DEBE ADMINISTRAR Chequera del club Archivo de facturas pagadas Archivo de recibos de efectivo (registros de depósito) Resúmenes de cuenta y conciliaciones Informes de los tesoreros Archivos de presupuesto REGISTROS PERMANENTES QUE EL TESORERO DEBE ADMINISTRAR Al finalizar el año fiscal, deberá pasarle ciertos archivos al secretario del club o al custodio de los registros permanentes del club. Cheques cancelados (siete años) Registros e informes financieros Facturas Documentos oficiales relacionados con la fundación del club, si corresponde TESORERO Constitución Los clubes de los Estados Unidos y de algunos países deben constituirse por derecho. Dicha constitución por lo general se realiza en el momento en el que se elabora la nueva carta constitutiva del club. Sin embargo, es importante garantizar que se presenten los documentos de su club. Consulte los archivos de su club para obtener una copia de los documentos originales. Kiwanis International y la agencia de su gobierno local o estatal necesitarán una copia de estos archivos. Tenga en cuenta que la constitución debe renovarse anualmente o según las leyes de constitución de su sociedad. Todos los clubes deben constituirse por derecho. Llame a servicios a socios de Kiwanis al KIWANIS, o al , int. 411, para obtener información adicional. GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 33

35 RECUERDE Informe las finanzas del club en forma oportuna cada mes. Mantenga informes aparte para las cuentas administrativa y de servicio. Concilie las cuentas bancarias en forma mensual. Entregue recibos por los fondos recibidos. Solicite una factura o pedido de cheque para los cheques que emita. Actúe como cajero en las reuniones (cuando sea necesario). Brinde registros para la auditoría anual. Guarde los registros durante siete años

36 Notas TESORERO GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 35

37 Recursos Informe financiero mensual: cuenta administrativa Este ejemplo de informe financiero para la cuenta administrativa del club es solo ilustrativo. La lista de cuentas que se encuentra a continuación ha sido abreviada. Los tesoreros pueden adaptar y ampliar las cuentas según lo necesiten sus clubes. CLUB KIWANIS DE INFORME FINANCIERO MENSUAL PARA EL MES QUE FINALIZA MONTO PRESUPUESTADO MES EN CURSO HASTA LA FECHA INGRESOS ADMINISTRATIVOS Cuotas y tarifas de membresía Comidas/evaluación de garantías Tarifas de socios nuevos Ingresos por intereses Uso de fondos Otros Totales: GASTOS ADMINISTRATIVOS Comidas/huéspedes Comidas/socios Cuotas y tarifas de membresía Tarifas de socios nuevos Boletín del club Seguro de directores y funcionarios

38 MONTO PRESUPUESTADO MES EN CURSO HASTA LA FECHA GASTOS ADMINISTRATIVOS (CONT.) Gastos del comité Membresía Marketing Delega a: Convención de Kiwanis International Convención del distrito Obsequios y flores TESORERO Obsequios del presidente Actividades sociales Evento de toma de posesión de cargos Salario del secretario/gastos Gastos de oficina Totales: GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 37

39 CUENTAS ADMINISTRATIVAS CUENTAS DE SERVICIO TODOS LOS FONDOS BANCOS Y EFECTIVO Resumen de saldo: Principio del mes Ingresos del mes en curso Menos gastos del mes en curso Fin de mes Fondos totales en cuenta de ahorros Fondos totales en cuenta corriente Otras inversiones Total efectivo e inversiones: (debería equivaler al saldo total de fondos)

40 Recursos Informe financiero mensual: cuenta de servicio Este ejemplo de informe financiero para la cuenta de servicio del club es solo ilustrativo. La lista que se encuentra a continuación ha sido abreviada. Los tesoreros pueden adaptar y ampliar las cuentas según lo necesiten sus clubes. CLUB KIWANIS DE INFORME FINANCIERO MENSUAL PARA EL MES QUE FINALIZA INGRESOS DE SERVICIOS Actividades de recaudación de fondos Ingresos por intereses MONTO PRESUPUESTADO MES EN CURSO HASTA LA FECHA Totales: GASTOS DE SERVICIO Club Zona Distrito Servicios a jóvenes Terrific Kids (Niños Destacados) Bring Up Grades (Aumentar las notas) Read Around the World (Lectura en todo el mundo) Niños Pequeños: Prioridad Uno Programas de Servicio y Liderazgo Builders Club (Club de los Edificadores) Niños Kiwanis Club Aktion Círculo K International Key Club Key Leader Valores humanos y espirituales Servicios comunitarios Costos de recaudación de fondos Fundación del distrito Fundación Kiwanis International Gastos totales en cuenta de servicio: Actividad neta de la cuenta de servicio: TESORERO GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 39

41 Recursos Ejemplo de informe financiero mensual: cuenta administrativa Este ejemplo de informe financiero para la cuenta administrativa del club es solo ilustrativo. La lista de cuentas que se encuentra a continuación ha sido abreviada. Los tesoreros pueden adaptar y ampliar las cuentas según lo necesiten sus clubes. CLUB KIWANIS DE Junio INFORME FINANCIERO MENSUAL PARA EL MES QUE FINALIZA MONTO PRESUPUESTADO MES EN CURSO HASTA LA FECHA INGRESOS ADMINISTRATIVOS Cuotas y tarifas de membresía 3,120 3,120 Comidas/evaluación de garantías 10, ,200 Tarifas de socios nuevos Ingresos por intereses ( Presupone ) Eventos de recaudación de fondos de los socios Uso de fondos Otros Totales: GASTOS ADMINISTRATIVOS Comidas/huéspedes y oradores Comidas/socios Cuotas y tarifas de membresía Tarifas de socios nuevos Boletín del club 6 p. mes a 10 ( 20x10x 50) (62+35)x

42 MONTO PRESUPUESTADO MES EN CURSO HASTA LA FECHA GASTOS ADMINISTRATIVOS (CONT.) Gastos del comité Membresía 500 Marketing 300 Delega a: Convención de Kiwanis International Convención del distrito 3x Obsequios y flores TESORERO Obsequios del presidente 100 Actividades sociales 75 Evento de toma de posesión de cargos 150 Salario del secretario/gastos Seguro e impuestos de nómina Gastos de oficina Totales: GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 41

43 Recursos Ejemplo de informe financiero mensual: cuenta de servicio Este ejemplo de informe financiero para la cuenta de servicio del club es solo ilustrativo. La lista que se encuentra a continuación ha sido abreviada. Los tesoreros pueden adaptar y ampliar las cuentas según lo necesiten sus clubes. CLUB KIWANIS DE Junio INFORME FINANCIERO MENSUAL PARA EL MES QUE FINALIZA INGRESOS DE SERVICIOS Actividades de recaudación de fondos Ingresos por intereses Totales: GASTOS DE SERVICIO Club Zona Becas Distrito Servicios a jóvenes Terrific Kids (Niños Destacados) Bring Up Grades (Aumentar las notas) Read Around the World (Lectura en todo el mundo) Niños Pequeños: Prioridad Uno Programas de Servicio y Liderazgo Builders Club (Club de los Edificadores) Niños Kiwanis Club Aktion Círculo K International Key Club Key Leader Valores humanos y espirituales Servicios comunitarios Costos de recaudación de fondos Fundación del distrito ( 2 a 185) 7x26 Fundación Kiwanis International Gastos totales en cuenta de servicio: Actividad neta de la cuenta de servicio: 7x26 MONTO PRESUPUESTADO MES EN CURSO HASTA LA FECHA

44 Recursos Plantilla de presupuesto del proyecto La plantilla se entrega en la capacitación para presidentes de un comité del club como herramienta para presentarles al tesorero y a la Junta del club las necesidades financieras del comité/proyecto/evento. Ingresos MONTO PRESUPUESTADO Totales: TESORERO Gastos ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Totales: ( ) Total de ingresos Total de gastos ( ) Neto GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 43

45 Recursos Formulario de solicitud de cheque Ejemplo de formato Para documentar gastos y solicitudes de reembolso, use un formulario como el que se muestra a continuación. CLUB KIWANIS DE CLUB KIWANIS DE SOLICITUD DE CHEQUE O REEMBOLSO DE GASTOS A UN SOCIO Instrucciones: entréguele este formulario y la documentación de gastos al tesorero para los fines de reembolso. Pagar a Monto en USD. Para Cobrar a: Cuenta administrativa Cuenta de servicio Fecha 20 Antes de Firma del socio (diferente del tesorero) SOLICITUD DE CHEQUE O REEMBOLSO DE GASTOS A UN SOCIO Instrucciones: entréguele este formulario y la documentación de gastos al tesorero para los fines de reembolso. Pagar a Monto en USD. Para Cobrar a: Cuenta administrativa Cuenta de servicio Fecha 20 Antes de Firma del socio (diferente del tesorero) Para uso por parte del tesorero: Fecha 20 Número de cheque Para uso por parte del tesorero: Fecha 20 Número de cheque

46 Recursos Lista de verificación mensual del tesorero Julio, agosto y septiembre (antes de la finalización de su mandato) Reunirse con el presidente electo y el tesorero actual para revisar las responsabilidades y los procedimientos actuales. Revisar los recursos de esta guía y de incluidos los ejemplos de formularios. Asistir a la reunión de planificación del presupuesto, que será programada por el presidente electo. El presupuesto anual del club vence, en lo posible, antes del 1 de octubre, y no más allá del 15 de octubre. Obligaciones mensuales Preparar el informe mensual para la Junta. Recibir y depositar oportunamente todos los fondos pagados al club. Preparar y girar facturas a los socios. Conciliar cuentas en efectivo. Pagar todos los gastos de manera oportuna. TESORERO Obligaciones anuales Pagar las cuotas y tarifas del club a Kiwanis International. (Vence en diciembre). Pagar cuotas y/o tarifas de socios de los clubes del Programa de Servicio y Liderazgo que patrocinó su club. Garantizar que el club realice una auditoría anual de sus cuentas. Enviar las donaciones del club a la campaña anual de la Fundación Kiwanis International en noviembre o con las cuotas y tarifas anuales de diciembre. Julio, agosto o septiembre de su mandato Reunirse con el presidente electo y el tesorero entrante para revisar las responsabilidades y los procedimientos actuales. Transferirle todos los materiales al tesorero del club entrante antes del 1 de octubre. Felicitaciones por su año de éxito! GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 45

47 Aprendí que la gente se olvida de lo que uno dice, se olvida de lo que uno hace, pero nunca se olvida de lo que uno le hizo sentir. Maya Angelou Encuentre más recursos en línea, en

48 PRESIDENTE Su club Kiwanis lo eligió como presidente porque usted tiene la capacidad de liderar. Como presidente, garantizará que su club funcione de manera eficaz. Dirigirá proyectos de su club que beneficiarán a la comunidad. Desarrollará iniciativas para aumentar la membresía de su club. Sobre todo, deberá desarrollar líderes de servicio que cumplirán la misión de Kiwanis a nivel del club y más allá. Prepárese bien y será un líder que inspirará, aconsejará y guiará a su club hacia el crecimiento y el servicio. RESPONSABILIDADES Como funcionario que preside el club y la Junta, el presidente trabaja en estrecha colaboración con la Junta de directores y los presidentes de comités para establecer y seguir un plan estratégico, fijar objetivos de mejora de la experiencia de los socios del club y aumentar el impacto del servicio del club en la comunidad, mediante el aumento de la membresía Los presidentes de clubes encontrarán una lista de recursos en CUALIFICACIONES Otorga poder a los socios y los inspira Administra bien el tiempo Genera relaciones con los líderes de la comunidad Facilita las reuniones del club Guía con el ejemplo OBLIGACIONES Establece un plan estratégico para el club que incluya los objetivos para el crecimiento de la membresía y el servicio comunitario Alienta a los socios y comités a lograr esos objetivos Organiza un equipo de liderazgo eficaz mediante el nombramiento y la capacitación de presidentes de comités eficaces Alienta a los líderes del club a participar en los cursos de capacitación que se ofrecen para sus roles Apoya las actividades del comité para garantizar la experiencia exitosa del club Garantiza que el club continúe siendo importante para la comunidad y los socios a través de evaluaciones periódicas Comprende las responsabilidades de patrocinio de los Programas de Servicio y Liderazgo Les enseña a los socios del club las pautas de protección de los jóvenes de Kiwanis Hace que las reuniones del club sean divertidas, instructivas y eficaces Dirige reuniones de la Junta eficaces y eficientes Implementa un plan de sucesión para los futuros líderes y garantiza una transición sin dificultades Se comunica en forma regular con los socios del club para mantenerlos informados acerca de las actividades del club Recompensa y reconoce los logros de los socios y los comités Realiza todas las demás tareas documentadas en el Formulario estándar para los estatutos de club PRESIDENTE GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 47

49 Campaña global de membresía: su fórmula para el futuro Su club es tan sólido como los socios que lo componen. Es por eso que Kiwanis inició la campaña global de membresía, iniciativa que abarca a toda la organización para fortalecer la membresía de los clubes Kiwanis locales. Esta iniciativa de cinco años es dirigida por socios de Kiwanis como usted. Lo cual significa que el éxito es impulsado por clubes locales, entre los que se incluye el suyo. Después de todo, cuando la membresía se convierte en una prioridad para cada club, la presencia de Kiwanis se fortalece en general. Y, cuanto más fuerte sea Kiwanis en todas las comunidades, más fuerte será su club en su comunidad. Como presidente de club, su prioridad respecto de la membresía es designar a un presidente para el comité de membresía. Esta persona será el punto de contacto principal cuando necesite coordinar las iniciativas de membresía, recibir información sobre nuevos recursos y mantener a la Junta informada acerca de las actividades de membresía permanentes e intencionales. A medida que este esfuerzo continúe avanzando, habrá información y recursos centrados en la membresía a disposición en

50 Comités de clubes y su liderazgo Comience a formar su equipo de liderazgo eligiendo presidentes confiables y colaboradores para los comités. Los comités del club planifican eventos de recaudación de fondos, reclutan y educan a los socios nuevos, y desarrollan proyectos de servicio; por lo general, aquí es donde se realiza el verdadero trabajo. Los presidentes de los comités de su club tienen un rol fundamental en conectar a socios nuevos y conocedores con las actividades que su club lleva a cabo en su comunidad y más allá. Es por eso que deberá ser cuidadoso al momento de elegir líderes para los comités. Usted y los presidentes de los comités establecen los objetivos del año en forma conjunta. Les brindará lineamientos, compartirá expectativas generales y programará citas de inspección regulares. Considere estas listas de obligaciones generales de los presidentes de comités para determinar qué personas serían adecuadas para liderar cada comité. OBLIGACIONES GENERALES DE LOS PRESIDENTES DE COMITÉS LISTA DE TAREAS: Antes de su año de servicio Asistir a la capacitación para presidentes de comités de clubes. Conocer los estatutos y las normas y procedimientos de su club. Planificar una reunión organizativa en agosto. Seleccionar a los miembros del comité. Crear subcomités si es necesario. Desarrollar un presupuesto del comité (obtener la aprobación de la Junta si es necesario). Desarrollar un plan de comunicaciones para el año. Determinar si el comité actual tiene objetivos o compromisos sin finalizar que se espera que el comité complete. Revisar y establecer objetivos anuales y de largo plazo con el presidente entrante. Desarrollar un plan de acción sobre la base de los objetivos. LISTA DE TAREAS: Permanentes PRESIDENTE Planificar y realizar reuniones y actividades regulares del comité. Administrar el presupuesto del comité. Trabajar con otros comités del club. Supervisar el progreso hacia los objetivos del comité. Elaborar y enviar informes mensuales al presidente y el secretario. Asistir a las reuniones de la Junta del club e informar sobre los planes y logros del comité. GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 49

51 A partir de esta lista general, reúnase con los líderes de cada comité para negociar objetivos, responsabilidades y plazos concretos. En conjunto, consideren las siguientes preguntas. Cuál es el rol del presidente de un comité? Hay una descripción por escrito del puesto? Qué detalles se incluyen en los estatutos o las normas y procedimientos del club? Cuáles son los objetivos anuales y de largo plazo del club? Qué recursos están a disposición de los líderes de los comités? Además, aliente a los presidentes de los comités a asistir a las capacitaciones sobre liderazgo de clubes destinadas a los presidentes de comités durante la convención de su distrito o a las que están disponibles en línea en leadertools. LOS COMITÉS DE SU CLUB Cada club tiene una lista de comités permanentes en sus estatutos, y muchos han agregado comités para diferentes funciones, como apoyo a eventos de recaudación de fondos y actividades de servicio. Es probable que los comités permanentes de su club sean los siguientes: Revisión financiera* Membresía Crecimiento Retención Educación Relaciones públicas Programas Reuniones del club Eventos especiales Servicio y recaudación de fondos Servicios comunitarios Programas de Servicio y Liderazgo Campaña mundial por los niños de Kiwanis International Estos temas pueden dividirse en comités distintos o subcomités, según las preferencias de su club.. *El único comité que el Formato estándar para los estatutos de club exige es un comité de revisión financiera anual, excepto que el club contrate un estudio contable que reúna los requisitos para realizar el examen financiero anual

52 Qué otros comités especiales tiene su club? Al finalizar el año en curso, habrá completado alguno de estos comités especiales sus tareas? Habrá comités adicionales durante su mandato como presidente? PLAZO Antes del 15 de julio, designe a todos los presidentes de los comités. Antes del 1 de agosto, los presidentes seleccionarán miembros para cada comité. Durante agosto, los comités se reunirán para revisar materiales, objetivos y plazos. Crearán calendarios de proyectos y enviarán una propuesta de presupuesto para consideración de la Junta antes de fines de septiembre. Si su plan incluye un análisis de la comunidad, planifique las actividades del comité de servicio y recaudación de fondos de manera tal que dicho análisis se realice antes del 1 de octubre. PRESIDENTE GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 51

53 Presidente electo del club/vice presidente Los roles de presidente electo y vicepresidente ya están definidos en los estatutos y el reglamento de su club. OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES Se desempeña como funcionario de la Junta de Directores Cumple un mandato de uno o dos años, según se estipule en la política del club Asiste a las reuniones de la Junta de Directores Ante la ausencia del presidente, preside las reuniones del club y de la Junta de Directores, de conformidad con la política del club Realiza otras tareas que el presidente o la Junta de Directores le asignen Durante el año, el presidente electo o el vicepresidente se preparan para asumir el rol de liderazgo del presidente, trabajando en estrecha colaboración con el presidente del club y asistiendo a las reuniones del consejo de la zona, las convenciones del distrito y, posiblemente, a la convención de Kiwanis International. El trabajo del presidente del club implica hacer participar a estos líderes en los debates y reuniones, delegarles tareas y alentar su participación en la capacitación en liderazgo que el club ofrece

54 Junta de Directores EL ROL DEL PRESIDENTE DEL CLUB EN LA JUNTA Preside las reuniones de la Junta Establece la agenda de las reuniones de la Junta Convoca reuniones extraordinarias de la Junta, si es necesario Con la asesoría de la Junta de Directores, establece objetivos para el club que se alinean con el plan estratégico del club Se desempeña como miembro de oficio de todos los comités permanentes y extraordinarios PROPÓSITO DE LA JUNTA DEL CLUB Todos los clubes Kiwanis tienen una Junta de Directores para garantizar que las actividades del club se lleven a cabo sin dificultades, dirigir las iniciativas y crear y mantener la visión del club, siempre en beneficio de este. La mayoría de las tareas de la Junta se relacionan con las siguientes funciones: administración, toma de decisiones y planificación estratégica. Las siguientes son algunas de las tareas administrativas: Determinar la reputación de los socios de conformidad con la política del club Establecer un presupuesto anual (antes del 15 de octubre de cada año) Garantizar que el club cumpla con las normas y regulaciones gubernamentales vigentes Supervisar la implementación de la política del club Garantizar que el club cumpla con sus obligaciones finacieras, incluida la revisión anual de los estados contables por parte de un comité de revisión financiera permanente o un estudio contable calificado NOTA: Un miembro de la junta también puede ser parte del comité de revisión financiera. También pueden asignarse otras tareas a la Junta en los estatutos y las políticas de su club. ESTRUCTURA DE LA JUNTA DEL CLUB Como se estipula en el Formato estándar para los estatutos de club y en las políticas, la Junta del club está compuesta por los siguientes integrantes: Funcionarios Presidente Presidente electo Ex presidente inmediato Vicepresidentes (si los hay) Tesorero Secretario o secretario-tesorero si el puesto es combinado Directores Otros puestos según lo exijan las leyes de la jurisdicción local* PRESIDENTE *En general, esto se aplica solo a los clubes de Europa y Asia-Pacífico GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 53

55 Los mandatos de los funcionarios de la Junta pueden variar, pero todos comienzan el 1 de octubre. Los funcionarios del club cumplen mandatos de uno o dos años y los directores, de uno, dos o tres años. Sin embargo, si el club opta por elegir directores para mandatos de dos o tres años, alterne los plazos para que solo la mitad o un tercio de los directores participen en las elecciones cada año. REUNIONES DE LA JUNTA La Junta se reúne en forma regular en un lugar y horario definido. También puede organizar reuniones extraordinarias si el presidente las convoca mediante voto mayoritario, siempre y cuando se notifique a todos los miembros de la Junta la fecha, el horario, el lugar y el tema de la reunión con 48 horas de antelación como mínimo. La Junta debe reunirse y llevar a cabo las actividades usando cualquier método que les permita a todos los participantes comunicarse en forma simultánea. Esto puede incluir tecnología en línea, como GoToMeeting o Skype, llamadas en conferencia o correo electrónico. La participación en las conversaciones, a través de cualquier medio, constituye asistencia. El registro de asistencia es importante para determinar que había quórum cuando se tomó una medida. Para las reuniones de la Junta del club, el quórum se define como más de la mitad de los miembros. Ante dudas, Kiwanis consultará las "Reglas de orden de Robert" como pautas a seguir para realizar una reunión de la Junta. Si un voto verbal no queda claro, pase lista para registrar cada voto. La Junta no puede tomar medidas que entren en conflicto con los intereses del club y sus miembros. Excepto que se trate de medidas disciplinarias, una acción de la Junta puede ser rescindida o enmendada por el voto de dos tercios de los socios del club presentes y con derecho a voto, siempre y cuando se entregue una notificación a todos los socios del club con un mínimo de 14 días de antelación

56 Reunión de la Junta de Directores A continuación sugerimos dos formatos de agenda que puede usar para las reuniones de la Junta. O bien, puede crear uno propio. La clave es tener una agenda. Ejemplo de formato: Opción 1 Pase de lista para confirmar que hay quórum* Informe del secretario Actas de la reunión anterior (aceptadas oficialmente por la Junta tras su revisión) Correspondencia oficial Informe del tesorero (aceptado oficialmente por la Junta tras su revisión) Cuentas administrativa y de servicio Autorización de pagos que no se realicen como parte del presupuesto anual aprobado Informe del comité de membresía Solicitudes de membresía Renuncias o cambios en la nómina del club Informes de otros comités Asuntos no concluidos en una reunión anterior de la Junta Nuevas actividades Debate estratégico sobre áreas de preocupación Asuntos de la zona PRESIDENTE Asuntos del distrito Asuntos de Kiwanis International *El quórum se define como más de la mitad de los miembros de la Junta. Sin quórum, la Junta no debe tomar ninguna medida formal. GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 55

57 Ejemplo de formato: Opción 2 Confirmación de quórum* Agenda de consentimiento: una agenda de consentimiento agrupa elementos no controversiales que requieren la acción de la Junta, pero no debates. Si un miembro de la Junta desea debatir alguna cuestión de la agenda de consentimiento, solicita que tal cuestión pase a la agenda de acciones. Después de que las cuestiones solicitadas pasan de la agenda de consentimiento a la de acciones, se vota la agenda de consentimiento como un todo, con lo cual se ahorra tiempo. Informe y actas del secretario Informe del tesorero Agenda de acciones: la agenda de acciones incluye asuntos que se espera que requieran debates y deliberación normal. Esto incluye asuntos que fueron transferidos específicamente desde la agenda de consentimiento. Cada asunto de la agenda de acciones se debate y se vota en forma individual. Informes del comité que requieren acción Financiación de solicitudes fuera del presupuesto aprobado Agenda de información**: la agenda de información consiste en asuntos que se proveen solo con fin informativo y que no requieren acción por parte de la Junta. Los miembros de la Junta pueden solicitar que ciertos temas pasen de la agenda de información a la de acciones si consideran que se deben tomar medidas en esta reunión de la Junta. Informes del comité que no requieren acción Actividades futuras *El quórum se define como más de la mitad de los miembros de la Junta. Sin quórum, la Junta no debe tomar ninguna medida formal. **Opción 2: Todas las actividades, ya sea sin finalizar o nuevas, se agrupan como consentimiento, acción o información. Si el tiempo no alcanza, los incisos de la agenda de información pueden compartirse en forma electrónica después de la reunión

58 Reunión del club Protocolo El protocolo de Kiwanis trata principalmente sobre buenos modales, dignidad y respeto. Como presidente, usted establece las pautas de su club. Estas pautas se diseñaron para ayudarlo cuando planifica y lleva a cabo reuniones del club. No es necesario que haga cada tarea usted mismo, pero es importante que supervise que todo se realice. Designe personas específicas para que reciban a los socios cuando llegan. Coloque banderas, pancartas, campanas, mazos, identificaciones con el nombre, atriles e identificaciones para huéspedes. Verifique los materiales audiovisuales antes de la reunión. Ubique a los líderes de Kiwanis visitantes (gobernador, vicegobernador, etc.) en la cabecera de la mesa, si corresponde, y mencione su presencia una vez durante la reunión; no es necesario que cada participante del programa lo haga. Si su club invitó al gobernador o al vicegobernador, cubra todos los gastos a excepción del transporte. Programe con antelación comidas de cortesía para los invitados. Tradicionalmente, los socios se ponen de pie y aplauden cuando se presenta a su vicegobernador o gobernador, a un miembro de la Junta de Kiwanis International, a un ex presidente de dicha organización o a otro socio Kiwanis distinguido. Avíseles esto con anticipación a algunos socios para que sirvan como ejemplo para el resto del club. Cuando el gobernador de distrito y el vicegobernador anfitrión están presentes en la reunión del club, usted, como presidente, presentará al vicegobernador, quien, a su vez, presentará al gobernador. Presente a las delegaciones de otros clubes, a los socios de Kiwanis visitantes, a posibles socios, a representantes de Programas de Servicio y Liderazgo, y a otros invitados. Desarrolle una agenda con plazos estándar, designe a quienes tendrán permiso para hablar para cada acción, informe a todos los participantes sobre sus roles y comience y finalice la reunión en forma puntual (consulte un ejemplo de agenda en la página 59). En todas las reuniones, reconozca los logros de los socios y los comités, y dé las gracias en representación del club. OBSEQUIOS PARA LOS ORADORES Esta es una lista de verificación que lo ayudará a usted o a un socio que esté a cargo de las visitas de oradores a darles la bienvenida y presentar a sus invitados. Infórmele al orador acerca de lo siguiente: la fecha, el horario y el lugar de la reunión solicitudes del contenido de los discursos con anticipación o después de la reunión la cantidad aproximada de asistentes al discurso la agenda de la reunión, el tiempo asignado para el discurso y el levantamiento de la sesión los equipos disponibles para el orador (proyector y pantalla, atril, etc.) Consulte la ortografía y la pronunciación del nombre del orador y solicítele un currículum vítae para publicidad y presentación. PRESIDENTE GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 57

59 Pídale a un socio que le dé la bienvenida al orador y se lo presente a usted y a otros socios. Asegúrese de que el orador reciba una identificación de invitado u orador y se ubique en la cabecera de la mesa. Coloque un vaso o botella de agua en el lugar donde se ubicará (o en el podio). Antes del discurso, presente al orador formalmente. Agradézcale con un obsequio módico de reconocimiento. Considere realizar una donación en representación del orador para una causa que refleje el enfoque del club en el servicio y la comunidad. Uno o dos días después de la visita del orador, envíele una nota de agradecimiento en nombre del club. Muchos clubes pueden adoptar como práctica levantarse y aplaudir cuando se presenta a un orador o al finalizar una presentación. Si esto no sucede en forma natural y desea que su club adopte esta práctica, presénteles la idea a los socios del club en un momento oportuno

60 Reuniones del club Ejemplo de agenda PERSONA INICIO FIN RESPONSABLE HORA HORA Actividad de apertura (Puede incluir unacanción, una reflexión inspiradora, una invocación o una simple bienvenida.) Presentaciones (Funcionarios de distrito y zona invitados, nuevos socios, delegaciones de otros clubes, otros invitados) Comunicaciones recibidas Anuncios Acciones de la Junta Proyectos Reuniones Informes de los presidentes de comités Reconocimiento a los socios Ceremonia de inducción Premios recibidos Publicidad en periódicos Cumpleaños Aniversarios Logros del club PRESIDENTE Saludo y agradecimiento a los visitantes por asistir Presentaciones Certificados y otros premios Anuncio informativo de un minuto Programa Presentación Programa Agradecimiento Agradecimiento a los invitados por asistir Levantamiento de la sesión GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 59

61 Inducción a nuevos socios La inducción a nuevos socios es una oportunidad especial para darles la bienvenida al club. Es una experiencia memorable que les ayuda a los socios nuevos a sentir que son parte de algo importante: su club. Cuando invierte en su presentación, les permite a los nuevos socios saber que se los valora y aprecia. Algunos clubes tienen una tradición formal, y hasta exclusiva, de darles la bienvenida a los socios nuevos. Es magnífico! Cualquiera sea el método de su club, puede usar estas ideas para que la experiencia sea única. Independientemente de cómo lo haga, asegúrese de que se les dé una bienvenida, de que sea oportuna y de que refleje el estilo y el espíritu de su club. IDEA 1: ABRA LA REUNIÓN CON LOS OBJETIVOS DE KIWANIS Pídale al socio patrocinador y al nuevo socio que pasen al frente de la sala. Presente al nuevo socio a todos los asistentes cuando tome asistencia (o pídale al nuevo socio que se presente a sí mismo). Para reafirmar el compromiso de todos con los ideales del club, lea los seis Objetivos de Kiwanis. Estos Objetivos no han cambiado desde 1924, y cada socio que se ha unido desde entonces ha aceptado estos principios comunes. Entréguele al nuevo socio su broche y su certificado de membresía. IDEA 2: SIGA UN LIBRETO A continuación, presentamos una sugerencia de formato para los clubes que prefieren seguir un libreto formal. PRESIDENTE: Kiwanis es algo tan bueno que a todos nos encanta compartirlo. No hay mejor manera de demostrar su amor por nuestro club y nuestra comunidad que darle la bienvenida al club a un nuevo socio. Hoy nos complace darle la bienvenida a (socio nuevo) a nuestro club. Su patrocinador es (socio de Kiwanis patrocinador). (patrocinador), sería tan amable de presentarnos a (nuevo socio)? PATROCINADOR: Muchas gracias. Me enorgullece presentar a un nuevo socio, (nuevo socio). (Comparta información que el nuevo socio acepte compartir con quienes estén presentes) Me complace ser el patrocinador de (nuevo socio)

62 PRESIDENTE: Le damos la bienvenida a esta organización mundial de voluntarios que se dedica a mejorar el mundo de a un niño y una comunidad por vez. (patrocinador), podría por favor colocar el broche en la solapa de (nuevo socio)? (El patrocinador coloca el broche de socio "K"). (nuevo socio), a través de este certificado de membresía y en representación de todos los socios, le doy la bienvenida al club Kiwanis de. (Entréguele el certificado de membresía al nuevo socio). (patrocinador), el club le agradece su voluntad de compartir los valores de servicio y camaradería de Kiwanis con (nuevo socio). Un nuevo socio para nuestro club significa nuevas ideas, entusiasmo renovado, más camaradería y un mejor servicio. (Si hay un obsequio de reconocimiento para el patrocinador, debería entregarse ahora). Hoy hemos incorporado un nuevo socio a nuestro club. Pongámonos de pie y démosle la bienvenida a (nuevo socio)! (Aplauso) Antes de finalizar la reunión, los invito a presentarse a sí mismos ante (nuevo socio) y a contarle por qué aprecian nuestro club y lo que les gusta hacer por él y por la comunidad. Muchas gracias! Transición: plazo PRESIDENTE Su año de servicio como presidente del club implica dos grandes transiciones para su club: su preparación como presidente entrante y su conclusión para convertirse en ex presidente inmediato. A continuación, presentamos un resumen de algunas de las tareas que el presidente del club coordinará para que las transiciones sean progresivas. Antes del 30 de septiembre, celebre la conferencia de planificación del presidente del club para organizar el próximo año Kiwanis (consulte las páginas 62 y 63 para obtener más detalles). En la primera o segunda reunión ordinaria del club de octubre, incluya en su discurso de presidente del club la presentación de los nuevos líderes del club y los objetivos principales, el presupuesto anual y un calendario de eventos para el próximo año (consulte la página 64 para obtener más información). Entre el 1 de enero y el 15 de mayo, durante una reunión ordinaria del club, celebre la reunión anual del club para elegir funcionarios y directores para el siguiente año y conocer los informes anuales del presidente, el secretario y el tesorero (consulte las páginas 65 a 67 para obtener más información). A fines de septiembre y principios de octubre, realice la toma de posesión de cargos de los funcionarios y directores del club (consulte las páginas 68 a 72 para obtener más información). GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 61

63 Recursos Conferencia de planificación del presidente del club (conocida anteriormente como capacitación del presidente del club para funcionarios entrantes y designados) Esta conferencia se celebra para que los líderes del club realicen una planificación para el próximo año Kiwanis. PERSONA RESPONSABLE Nuevo presidente del club PROPÓSITO DE LA CONFERENCIA Revisar la organización del club y las responsabilidades específicas de cada cargo de liderazgo elegido y designado. Revisar y concretar los objetivos, las acciones y los plazos para la mejora general del club y de cada comité, y para las designaciones especiales. Revisar los objetivos de Kiwanis International, el distrito y la zona para el club e incorporarlos a los objetivos de este último. Revisar el presupuesto preliminar (ingresos y gastos) para que el club logre sus objetivos (la Junta de Directores aprueba el presupuesto final antes del 1 de octubre, a más tardar el 15 de ese mes). Presentar un calendario de los próximos eventos del club, la zona, el distrito y Kiwanis International PLAZO Celebrar la conferencia antes del 30 de septiembre. REUNIONES DE PREPARACIÓN DE LA CONFERENCIA Designaciones, objetivos, acciones, plazos (junio-agosto). Use esta guía como herramienta para trabajar en forma individual con los líderes de clubes electos y designados, y comprender las responsabilidades y aceptar un conjunto de objetivos y plazos. Información sobre el liderazgo del club (agosto-septiembre). Antes de que su mandato comience, aliente a los miembros de la Junta y a los presidentes de los comités a participar en una capacitación sobre su cargo específico en línea, en la convención de su distrito o durante una sesión de capacitación específica. Completar esta capacitación antes de que comience su año de servicio ayuda a cada persona a comprender de qué manera su rol contribuye con el plan del club. Reuniones organizativas de comités (agosto). Asegúrese de que los comités del club realicen reuniones organizativas para convertir objetivos en planes preliminares de acción y preparar un presupuesto operativo neto. Cada presidente de comité comunicará los resultados de su reunión y se preparará para presentar objetivos, plazos y propuestas de presupuestos a los líderes del club. Convención de distrito (abril-septiembre) y convención de Kiwanis International (junio-julio). Asista como delegado del club. Los talleres que se realizan durante estas convenciones brindan mucha información de utilidad para los clubes en las áreas de servicio, crecimiento y operaciones del club

64 TAREAS A COMPLETAR DURANTE LA PREPARACIÓN DE LA CONFERENCIA Reúna los objetivos de Kiwanis International, el distrito y la zona para presentarlos en la conferencia. Pídale al secretario del club entrante que traiga los siguientes elementos a la conferencia: Calendario de fechas oficiales de entrega de informes y formularios Calendario de actividades y eventos de Kiwanis International, el distrito, la zona y el club Una copia de los estatutos del club Información actualizada sobre los criterios distinguidos Pídale al tesorero entrante que traiga el presupuesto preliminar. PRESIDENTE GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 63

65 Recursos Discurso del presidente del club (anteriormente conocido como conferencia del presidente del club) PERSONA RESPONSABLE Nuevo presidente del club PLAZO Y PROPÓSITO El presidente del club se dirige a los socios durante la primera o segunda reunión ordinaria del club, en octubre; en ella, presenta a los nuevos líderes del club y comparte los objetivos principales, el presupuesto anual y un calendario de eventos para el próximo año. TAREAS Y TEMAS Agradecer al ex presidente inmediato y al equipo de liderazgo saliente. Presentar y agradecer al nuevo equipo de liderazgo del club: Funcionarios Junta de Directores Presidentes de comités Designaciones especiales Anuncie los objetivos principales y metas del club para el año, y lo que se necesita y se espera de los socios para que el club tenga un buen año. Anuncie los objetivos de Kiwanis International y el distrito para el próximo año. Pídale al secretario que presente su informe. Distribuya la nómina del club. Distribuya y revise los estatutos del club. Distribuya el calendario del club. Distribuya y revise las pautas de protección de los jóvenes de Kiwanis. Encuéntrelas en Pídale al tesorero que presente el presupuesto anual. Pídales a los presidentes de comités y demás socios que anuncien los próximos eventos o planes especiales

66 Recursos Reunión anual del club (elección de funcionarios) Pautas Fuente: Formato estándar para los estatutos de club, artículo 3.3 y Política E, PROPÓSITO Elegir funcionarios y directores, y oír informes anuales del presidente del club, el secretario y el tesorero PLAZO Celebrar la reunión anual del club durante una reunión ordinaria entre el 1 de enero y el 15 de mayo. Anuncie la fecha con al menos 30 días de anticipación. Cinco semanas antes: el presidente designa un comité de nominación para que realice las nominaciones y prepare una votación para elegir funcionarios y directores. Dos semanas antes: el comité de nominación envía una lista de los nominados. En el caso de los funcionarios, no puede haber más de dos nominados para cada cargo En el caso de los directores, no puede haber más nominados que la cantidad de cargos de director que se ocuparán más tres candidatos. El presidente electo es el único candidato a presidente que es nominado por el comité. Una semana antes: se pueden hacer nominaciones durante la sesión para cualquier cargo vacante. En la reunión de elección: se nombrarán voluntarios para que preparen la votación, cuenten los votos y certifiquen los resultados. (Se podrán realizar más nominaciones durante esta reunión, si se desea). CÓMO SE REALIZAN LAS NOMINACIONES Para realizar nominaciones, siga el orden que se enumera en el artículo 4.1: Presidente Ex presidente inmediato Presidente electo Tesorero Secretario Vicepresidente(s) Directores PRESIDENTE A continuación presentamos algunas expresiones de ejemplo para nominaciones provenientes de diferentes tipos de público. Por parte del comité de nominaciones Presidente: "Oiremos el informe del comité de nominaciones". Presidente del comité de nominaciones: "El comité de nominaciones presenta las siguientes nominaciones: para presidente, Bob Adams; para ex presidente inmediato..." (etc., para cada cargo vacante). GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 65

67 Durante la sesión Presidente: "Para presidente, Bob Adams fue nominado por el comité de nominaciones. Hay alguna otra nominación para presidente? Socio: "Nomino a Shanice Walker". Presidente: "Shanice Walker está nominada. Hay alguna otra nominación para presidente? Si no hay más nominaciones para presidente: Presidente: "Si no hay más, se cierran las nominaciones para presidente". (Siga el mismo procedimiento hasta que se realicen todas las nominaciones para funcionarios y directores durante la sesión, y se cierren las nominaciones). PROCEDIMIENTO DE VOTACIÓN El día de elecciones de su club es una de las reuniones más emocionantes del año. Es el día en el que usted, como presidente, invierte en el futuro de su club, y en el de sus socios, "eligiendo" al siguiente equipo de líderes del club. Para garantizar que en el día de elecciones las actividades se lleven a cabo sin dificultades, es útil seguir un proceso. Afortunadamente, Kiwanis tiene uno. Y es fácil de seguir. Paso 1: Asegurar que haya quórum. El quórum se define más comúnmente como más de la mitad. Sin embargo, para que las elecciones del club sean válidas, el quórum se define como al menos un tercio de los socios. Dado que cada socio que esté en regla puede votar en forma electrónica o en papel para las elecciones anuales del club, estos socios se tienen en cuenta para el quórum. Paso 2: El presidente anuncia los cargos vacantes y los candidatos que fueron nominados. Paso 3: Los votos pueden emitirse de cuatro maneras diferentes: en papel, en forma electrónica, por consentimiento común u oralmente. Los votos no son acumulativos. Los candidatos que reciben la mayoría de los votos emitidos son los elegidos. Cuando la cantidad de nominados para un cargo es igual a la de vacantes, el presidente puede declarar a los candidatos electos por "consentimiento común" o mediante una "votación oral". Esto funciona de la siguiente manera: Por consentimiento común Presidente: anuncia el cargo y el candidato. Por ejemplo: "Si no hay objeción, el presidente declara a Laura Conaway electa como presidenta". Por votación oral Presidente: "Los que estén a favor de que Laura Conaway sea presidenta, digan sí. Los que se opongan digan no. Ganaron los que dijeron sí. Laura Conaway es elegida como presidenta". Si no ha habido otras nominaciones durante la sesión, se puede elegir de manera similar, de a uno por vez, la lista completa de candidatos recomendados por el comité de nominación

68 CONSEJOS PARA EL DÍA DE LA ELECCIÓN Solo los socios activos que estén en regla podrán votar. Para cualquier cargo en el que haya más nominados que vacantes, se realiza una votación. Los candidatos deben recibir la mayoría de los votos para resultar electos. Puede definir el voto por procuración o por socio ausente en la política del club. Su club puede optar por darles a los socios la opción de votar en forma electrónica a través de un sitio web seguro o en papel. (El correo electrónico no es una opción. Y, actualmente, no se permite la votación electrónica para cuestiones del club que no sean elecciones). En función de sus propios estatutos y políticas, el secretario puede (1) ser elegido en la reunión anual por los socios del club, o (2) ser nombrado en el plazo de una semana después de que se llevan a cabo las elecciones. Desea obtener más información sobre los procesos de elección? Puede encontrarla en los estatutos de su club o en el Formato estándar para los estatutos de club, en PRESIDENTE GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 67

69 Recursos Toma de posesión de cargos por parte de los miembros de la junta y los funcionarios Hoja de trabajo de preparativos Esta hoja de trabajo está diseñada para ayudarlo a asignar tareas para este evento que se llevarán a cabo a fines de septiembre o principios de octubre. Aunque el presidente del club es responsable de la toma de posesión de cargos por parte de los miembros de la Junta y los funcionarios, es común que un invitado de honor, como el vicegobernador, presida la ceremonia. PERSONA RESPONSABLE ORGANIZACIÓN PRELIMINAR Planifique el presupuesto. Elija y contrate un lugar. Acuerde la fecha con el vicegobernador. Organice la comida y el entretenimiento. Solicite los broches y premios. PROGRAMAS Diseñe el programa. Distribúyalos. Determine la cantidad y haga su pedido. Lleve los programas al lugar del evento. PARTICIPANTES Prepare la lista de invitados homenajeados. Prepare la lista de funcionarios y directores salientes y entrantes con una guía de pronunciación para el funcionario a cargo de la toma de posesión. Invite a cónyuges y otros invitados especiales, entre ellos, presidentes y asesores docentes de CKI, Key Club, Builders Club (Club de los Edificadores), Kiwanis Kids o Aktion Club. Confirme la asistencia y haga reservas para los asistentes previstos

70 PERSONA RESPONSABLE DISPOSICIÓN DE ASIENTOS Siga la tradición del club para determinar la disposición de los asientos. Por lo general, en la cabecera de la mesa se sientan los presidentes entrante y saliente, el vicegobernador (u otros funcionarios que toman posesión de cargos), el maestro de ceremonias y los oradores (si corresponde). Si se invita a cónyuges, los cónyuges de estos participantes también se sientan en la cabecera de la mesa. Use tarjetas de ubicación para los invitados homenajeados. Complete y disponga etiquetas con nombres en la cabecera de la mesa. ADORNOS Ordene centros de mesas. Elija y disponga los adornos. PRESIDENTE GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 69

71 Recursos Toma de posesión de cargos por parte de los miembros de la junta y los funcionarios Ejemplo de agenda ACTIVIDAD DE APERTURA BIENVENIDA PRESENTACIÓN DE QUIENES OCUPAN LA CABECERA DE LA MESA PRESENTACIÓN DE OTROS INVITADOS PRESENTACIÓN DEL ENTRETENIMIENTO PRESENTACIONES ESPECIALES Reconocimiento a directores y funcionarios salientes Reconocimiento al ex presidente inmediato Premios y reconocimiento por logros TOMA DE POSESIÓN DE CARGOS Orden sugerido para la toma de posesión de cargos: Nuevos directores Vicepresidente(s) Tesorero Secretario Presidente electo Ex presidente inmediato Presidente AGRADECIMIENTOS CIERRE LEVANTAMIENTO DE LA SESIÓN

72 Recursos Toma de posesión de cargos por parte de los miembros de la junta y los funcionarios Libretos sugeridos Reconozca a los directores y funcionarios salientes que ya no tendrán mandatos en el nuevo año. A continuación, presentamos cómo debería ser la comunicación. El funcionario a cargo de la toma de posesión de cargos les pide a los funcionarios salientes y miembros de la Junta que se pongan de pie. Luego, el mismo funcionario les agradece a los líderes salientes por sus aportes del año anterior. Finalmente, el funcionario a cargo de la toma de posesión de cargos les pide a los socios que reconozcan a los líderes con un aplauso. Ahora, es momento de presentar a los nuevos funcionarios. A continuación, presentamos libretos sugeridos para cada puesto. Tenga en cuenta que si el funcionario a cargo de la toma de posesión de cargos es un socio del club, deberá reemplazar "de usted" por "nuestro" en el texto. Directores Pídales a los nuevos directores que pasen al frente a medida que se los nombra. "La Junta de Directores de un club está compuesta por ustedes, los directores electos y los funcionarios. La Junta se encarga de la mayoría de las actividades del club, lo cual constituye una importante responsabilidad. Usted fijará el rumbo estratégico, implementará políticas del club, aprobará el presupuesto del club, apoyará las actividades de los comités y supervisará las tareas administrativas del club. Sé que aceptará estas responsabilidades con el deseo de ver que este club tendrá el mejor año. Gracias por aceptar este importante rol. Es un placer para mí hacerlos tomar formalmente posesión del cargo de director de este club". Vicepresidente Pídale al vicepresidente que pase al frente cuando se lo nombre. "Como funcionario del club, usted aporta su visión e ideas al equipo de liderazgo. Le pido que considere las observaciones que se le hagan a su nuevo presidente como dirigidas a usted también. Le hago tomar formalmente posesión del cargo de vicepresidente de este club". (Si el club tiene más de un vicepresidente, estas observaciones deberán adaptarse). PRESIDENTE Tesorero Pídale al nuevo tesorero que pase al frente cuando se lo nombre. "Como tesorero, ha sido elegido para un cargo que requiere absoluta integridad y destrezas financieras y de contabilidad. Es su rol depositar y desembolsar los fondos del club según lo indique la Junta de Directores. También informará sobre las finanzas del club en cada reunión de la Junta. Gracias por aceptar este importante rol. Le hago tomar formalmente posesión del cargo de tesorero de este club". Secretario Pídale al nuevo secretario que pase al frente cuando se lo nombre. "En Kiwanis, el secretario del club es el maestro de los detalles. Su rol en la administración de los asuntos del club (los destalles de las reuniones del club y la Junta, los informes, la correspondencia y los registros) es esencial para que el club funcione sin dificultades. Gracias por aceptar este importante rol. Le hago tomar formalmente posesión del cargo de secretario de este club". GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 71

73 Presidente electo Pídale al presidente electo que pase al frente cuando se lo nombre. "Usted ha sido elegido para dirigir el club durante el próximo año. Le pido que, al igual que el vicepresidente, considere las observaciones que se le hagan a su nuevo presidente como dirigidas a usted también. Mientras se desempeñe como miembro de la Junta este año, aproveche las oportunidades para aprender sobre el rol del presidente, entablar relaciones y planificar su año como presidente. Gracias por su liderazgo y dedicación. Por el presente, le hago tomar formalemente posesión del cargo de presidente electo de este club". Ex presidente inmediato Pídale al ex presidente inmediato que pase al frente cuando se lo nombre. "Su club se beneficia si el ex presidente inmediato continúa desempeñándose un año más como miembro de la Junta de Directores. Su experiencia como presidente del club del año pasado le permitirá ser un mentor esencial y colega de su sucesor. Además, será un valioso asesor de las actividades del club. Es un placer para mí entregarle el broche de ex presidente y, al hacerlo, lo comprometo a compartir la sabiduría y a prestar ayuda mientras se desepeñe como miembro de la Junta durante un año más. Felicitaciones por su excelente trabajo y su dedicación al servicio el año pasado. Le agradecemos su continua dedicación a su club". Presidente Pídale al presidente que pase al frente cuando se lo nombre. "Usted ha sido elegido para el cargo más alto que se puede tener en su club. Es un cargo de honor, e implica muchas responsabilidades. El éxito de su club este año dependerá de su liderazgo en el club, de las reuniones de la Junta y del asesoramiento y la inspiración que les brinde a los comités de su club. En nuestra comunidad, será la cara de Kiwanis y de su club. Guiados por su visión del club, usted y la Junta establecerán objetivos para mejorar la experiencia de los socios de su club y aumentar el impacto del servicio en la comunidad. Gracias por dedicarse a este puesto de liderazgo. Por el presente, le hago tomar formalmente posesión del cargo de presidente de este club y espero sinceramente que su año administrativo supere sus expectativas". CONCLUSIÓN "Felicito a su club por los excelentes directores de la Junta y funcionarios que tomaron posesión de sus cargos en este día, y les deseo a ellos y a su club un año de éxitos. Gracias a todos por aceptar sus roles de liderazgo. Y gracias a los socios del club por su apoyo a estos líderes. Les garantizo que la zona, el distrito y los funcionarios y presidentes de comités de Kiwanis International cooperarán con ustedes y le brindarán la ayuda que necesiten". NOTA: En algunas ocasiones, el tiempo no permite más que una breve ceremonia de posesión de cargos. En tales casos, modifique el programa para que se adapte a su situación

74 Recursos Lista de verificación mensual del presidente Abril-junio (antes de la finalización de su mandato) Anuncie la fecha, la hora y el lugar de los cursos de capacitación en liderazgo del club tan pronto como estén disponibles. Programe una reunión de planificación de verano con los líderes del club Kiwanis, los asesores de Programas de Servicio y Liderazgo del club y los funcionarios del club patrocinado. Solicite el asesoramiento de los funcionarios actuales para el próximo año y ayúdelos a hacer que el año actual sea un éxito. Asista a la convención de Kiwanis International y haga planes para asistir a la convención de su distrito. Marque su calendario con las fechas de creación de nuevos clubes y del consejo de la zona para el año. Solicite subsidios de la Fundación Kiwanis International antes del 15 de abril. Julio (antes de la finalización de su mandato) Elija a los presidentes de los comités y realice nombramientos especiales. Reúnase con cada presidente para establecer objetivos y expectativas. Aliente a los presidentes de los comités a completar una sesión de capacitación para presidentes de comités. Trabaje con el presidente del comité de membresía para desarrollar un plan sólido de aumento de la membresía. Consulte para obtener recursos y lineamientos. Planifique una reunión con el presidente actual. Busque asesoramiento sobre áreas de mejoras del club. Consulte sobre cómo realizar un análisis de la comunidad y una evaluación del club para ayudar a desarrollar objetivos para el próximo año. Infórmele a su club acerca de su asistencia a la convención de Kiwanis International. Ultime los planes para asistir a la convención de distrito como uno de los tres delegados de su club. PRESIDENTE Agosto (antes de la finalización de su mandato) Asista a una sesión de capacitación para presidentes de clubes antes del 30 de septiembre. Trabaje en estrecha colaboración con el secretario entrante para asegurarse de que asista a la capacitación para secretarios de clubes antes del 30 de septiembre. Entréguele al presidente del comité de programas un calendario de fechas de reuniones y aliéntelo a desarrollar un calendario de asignación de programas para el año. Concrete el plan de aumento de la membresía con el comité de membresía. GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 73

75 Agosto (cont.) Planifique una sesión de planificación del presupuesto con los próximos presidentes de la Junta y el comité para fines de septiembre. Apruebe el presupuesto del club antes del 15 de octubre (preferentemente antes del 1 de octubre). Considere qué asistencia financiera se dará a los delegados y sustitutos que asistan a la convención de Kiwanis International. Considere qué asistencia financiera se dará a los delegados que asistan a la convención de distrito. Considere realizar una donación del club a la campaña anual de la Fundación Kiwanis International. Compruebe que el tesorero del club reciba copias de información pertinente del secretario entrante. Planifique una reunión con los tesoreros actuales y entrantes. Revise las responsabilidades y procedimientos en esa reunión. Acompañe a los asesores de Key Club, Builders Club (Club de los Edificadores) en visitas a directores de escuelas para reforzar el apoyo al club patrocinado para el año próximo. Confirme las necesidades de patrocinio de Círculo K International y Aktion Clubs. Septiembre (antes de la finalización de su mandato) Desarrolle una agenda para la conferencia de planificación del presidente del club. Consulte las páginas 62 y 63 para obtener más información. Realice esta sesión antes del 30 de septiembre. Revise los programas de premios de Kiwanis International así como todos los programas de premios que su zona o distrito ofrezcan. Esta información se encuentra en la sección de materiales de referencia de esta guía. Planifique actividades de servicios conjuntos, sociales o de recaudación de fondos para el año con los clubes patrocinados del Programa de Servicio y Liderazgo. Planifique el Mes de la Familia Kiwanis (noviembre). Asegúrese de que todos los funcionarios, los miembros de la junta y los presidentes de los comités estén preparados para empezar sus funciones el 1 de octubre. Planifique el discurso del presidente del club, que se pronunciará en la primera o segunda reunión del club de octubre. Consulte la página 64 para obtener más información. Infórmele a su club sobre lo que aprendió en su convención de distrito. Extienda invitaciones a presidentes y asesores docentes de clubes patrocinados de Programas de Servicio y Liderazgo, para que asistan al evento de toma de posesión de cargos de funcionarios de clubes. Aliente a los representantes de Key Club a asistir a los fines de semana Key Leaders. Cree conciencia en su comunidad usando la marca Kiwanis en forma uniforme. Asegúrese de que su comité de membresía siga la última guía de la marca Kiwanis que está disponible en

76 Octubre-septiembre Para cada reunión de la Junta: Coordine con el secretario del club para preparar la agenda de la reunión. Revise el progreso de cada objetivo y proyecto. Recopile informes del comité. Para cada reunión de club: Coordine con el secretario del club para preparar la agenda de la reunión. Confirme programas/oradores (si corresponde). Evalúe las reuniones del mes anterior y ajuste lo que sea necesario. Confirme las inducciones de nuevos socios para la reunión y tenga listos los materiales. Comience y finalice cada reunión a tiempo. Octubre Antes de la primera reunión de la Junta, revise las actas de la reunión de la Junta del mes anterior. Ultime los objetivos de cada año y el presupuesto en la reunión de la junta. Envíe los objetivos del club al vicegobernador. Antes de su primera reunión del club, revise un ejemplo de agenda, que se incluye en esta guía. Anuncie y prepare la visita del vicegobernador. Pídale al comité de membresía que envíe un comunicado de prensa al periódico local acerca de la toma de posesión de cargos de los funcionarios del club. Aliente al presidente a publicar noticias sobre el club durante el año. Considere las propuestas de resoluciones o enmiendas a los Estatutos de Kiwanis International que a su club le gustaría presentar en la convención de Kiwanis International. Envíe las propuestas a la Oficina de Kiwanis International antes del 31 de octubre. Sea el primero en darle la inducción a un nuevo socio. Aliente a los demás a seguir su ejemplo. Considere solicitar un subsidio a la Fundación Kiwanis International antes del 15 de noviembre. PRESIDENTE Noviembre Asegúrese de que todas las noticias, proyectos y eventos del club, la zona, el distrito y Kiwanis International se comuniquen a través de boletines y anuncios. Asegúrese de que los socios se enteren de alguna novedad de Kiwanis cada semana. Respete el Mes de la Familia Kiwanis. Designe semanas para reconocer a Círculo K International, Key Club, Builders Club (Club de los Edificadores), Aktion Club y Kiwanis Kids que su club patrocina. Participe en el Martes de Donación. Para obtener más información, visite GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 75

77 Diciembre Planifique interacciones con los Programas de Servicio y Liderazgo de su club entre enero y mayo. Aliente a los socios a asistir a conferencias de mitad de año. Continúe alentando a los socios del club a inscribirse y asistir a la convención de Kiwanis International. Reúnase con los presidentes de comités para hablar sobre el progreso logrado hacia los objetivos. Enero Con el secretario del club, revise las reuniones del club y la Junta del primer trimestre; los programas/ proyectos de los comités; y la participación en eventos y programas de la zona, el distrito y Kiwanis International. Busque áreas de éxito y áreas que necesiten mejoras. Planifique la participación de su club en el Día Mundial Kiwanis. Realice la reunión/elección de funcionarios del club entre el 1 de enero y el 15 de mayo. Consulte las páginas 65 a 67 para obtener más información. Febrero Asegúrese de que su Círculo K International y sus Key Clubs elijan e informen los funcionarios nuevos en su oficina de distrito y la Oficina de Kiwanis International. Designe un comité de nominaciones al menos cinco semanas antes de la reunión anual del club. Asegúrese de que sus Key Clubs y sus clubes Círculo K International estén representados en convenciones del distrito. Recuérdeles a los Key Clubs y a los clubes Círculo K International que asistan a la sesión de capacitación de su distrito. Marzo Asegúrese de que se completen los planes para la participación en el Día Mundial Kiwanis. Revise los programas de premios de Kiwanis International, así como los del distrito, la zona y el club. Determine si su club va por buen camino. Examine otras oportunidades en recogntion. Aliente a los socios del club que planeen asistir a la convención de Kiwanis Internatinal a enviar sus formularios de inscripción a través de Al menos 60 días antes de la convención de Kiwanis International, elija a dos delegados principales y dos sustitutos para que representen al club en ella

78 Marzo (cont.) Considere qué actividades propondrá en la convención de su distrito. Al menos 30 días antes de la convención de su distrito, elija a tres delegados para que representen a su club en el evento. Aliente a los clubes Círculo K International y Key Clubs que respalda a que asistan a las convenciones de sus distritos. Considere solicitar una subsidio a la Fundación Kiwanis International antes del 15 de abril. Abril Asegúrese de que el club participe en el Día Mundial Kiwanis. Celebre sus éxitos! Elija a dos delegados y dos sustitutos para que lo representen en su club, en la convención de Kiwanis International. Ayude a sus clubes del Programa de Servicio y Liderazgo con las actividades de reconocimiento de fin de año. Invite a los padres de los socios del club y tenga materiales de membresía disponibles para ellos. Entrégueles recordatorios a los funcionarios salientes y asesores docentes. Reúnase con el presidente entrante. Ofrezca asesoramiento sobre posibles áreas de mejoras del club. Participe en Skip-a-Meal de la Fundación Kiwanis International. Recuérdele al presidente entrante que asista a una sesión de capacitación en liderazgo del club que se ofrezca en su área. Comuníquese con la oficina del distrito para obtener más detalles. Mayo PRESIDENTE Ultime los planes para que los delegados, sustitutos y otros socios del club asistan a la convención de Kiwanis International. Considere qué actividades propondrá en la convención del distrito. Elija a tres delegados para que lo representen en su club en la convención del distrito. Asegúrese de sus clubes Círculo K International y Key Club estén representados en sus convenciones. Junio Revise los programas de premios de Kiwanis International, así como los del distrito, la zona y el club. Determine si su club va por buen camino. Examine otras oportunidades en recogntion. Haga participar a su sucesor en operaciones y procedimientos del club y promueva una preparación temprana para el próximo año. GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 77

79 Junio (cont.) Ultime los planes para que los delegados y otros socios del club asistan a la convención del distrito. Aliente a los representantes de Key Club a asistir a los fines de semana para líderes Key. Julio Revise los logros del club y los socios y reconozca las contribuciones. Pídales a los socios que asistieron a la convención de Kiwanis International que informen a su club sobre las actividades que se llevaron a cabo y sus experiencias. Recuérdele al presidente electo que acompañe a los presidentes de comités de Builders Club (Club de los Edificadores), Key Club y Kiwanis Kids que visiten a los directores de escuelas, para asegurarse de que se realicen planes para los programas patrocinados para el próximo año escolar. Además, organice una reunión con los funcionarios de la facultad/universidad en los campus de los clubes Círculo K International que su club patrocine. Planifique la ceremonia de toma de posesión, que por lo general se realiza a fines de septiembre o principios de octubre. Trabaje con su secretario para asegurarse de que se realice el pedido de los elementos que su club usa tradicionalmente para rendir homenaje a los funcionarios salientes y entrantes, y a otros líderes del club (broches, plaquetas, certificados, etc. para los funcionarios). Para los elementos que requieran personalización, tenga en cuenta que el plazo de entrega será de tres a seis semanas más el tiempo de envío. Invite al vicegobernador entrante a hacerles tomar posesión del cargo a los funcionarios entrantes. Agosto Ayude al presidente entrante a planificar el próximo año. Septiembre Trabaje con el secretario para solicitar los premios obtenidos por los socios del club. Pídales a los socios del club que asistieron a la convención del distrito que informen a su club acerca de las actividades que se llevaron a cabo y sus experiencias. Celebre la ceremonia de toma de posesión de cargos. Aliente a los representantes de Key Club a asistir a los fines de semana para Key Leaders. Envíe un regalo del club a la Fundación Kiwanis International en línea o por correo postal antes del 30 de septiembre, para que se le dé el reconocimiento adecuado

80 Octubre (después de la finalización de su mandato) Entréguele los materiales del presidente al presidente entrante. Felicitaciones por su año de éxito! Su distrito necesita líderes fuertes. Considere convertirse en vicegobernador. PRESIDENTE GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 79

81 Si sus acciones inspiran a otros a soñar más, a aprender más, a hacer más y a convertirse en mejores personas, usted es un líder. John Quincy Adams Encuentre más recursos en línea, en

82 VICEGOBERNADOR Sus compañeros socios de Kiwanis lo han elegido para uno de los cargos de liderazgo clave de su distrito. Entre sus responsabilidades se incluyen ayudar a los clubes a mantener o aumentar su membresía, crear nuevos clubes, garantizar la participación en capacitaciones sobre liderazgo para clubes, y aumentar el compromiso y el ánimo de los socios del club. La energía que le brinde a este cargo ayudará a mantener la salud y la vitalidad de los clubes de su zona y, por ende, de Kiwanis. RESPONSABILIDADES De la misma manera en que el presidente del club es su líder, el vicegobernador es el líder de la zona. El vicegobernador se esfuerza por trabajar con los clubes existentes y abrir nuevos clubes para fortalecer a Kiwanis dentro de las comunidades de la zona. Este cargo es la conexión entre los clubes y la organización global Kiwanis en materia de comunicación, recursos, oportunidades de capacitación e información. El vicegobernador trabaja en estrecha colaboración con los líderes de los clubes, en especial, con los presidentes de clubes, para garantizar que se sientan respaldados y tengan acceso a información para mejorar continuamente la experiencia de sus socios. CUALIFICACIONES Conoce las comunidades de su zona Conoce las actividades básicas de un club Kiwanis Tiene voluntad para aprender y usar el sistema de elaboración de informes en línea de Kiwanis Conoce las herramientas y los recursos de Kiwanis Es organizado y puede administrar bien el tiempo Puede forjar relaciones con los líderes de los clubes de la zona OBLIGACIONES Desarrolla un plan de acción de la zona, que incluye un plan de crecimiento de esta Actúa como líder para el equipo de crecimiento de la zona Es responsable de cumplir los objetivos de crecimiento de la membresía de la zona VICEGOBERNADOR GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 81

83 OBLIGACIONES (cont.) La mayoría de las obligaciones del vicegobernador ayudan a los cuatro roles del distrito: 1. Ayuda y fortalece los clubes existentes Visita los clubes de la zona Evalúa, capacita, ayuda y brinda apoyo a los clubes Kiwanis de la zona Coordina la ayuda para los clubes, comunicándose con los consejeros certificados de los clubes de la zona, los miembros del equipo de crecimiento del distrito y Kiwanis International Ofrece herramientas y recursos para abordar áreas de oportunidad Impulsa el crecimiento de la membresía en la zona ayudando a los clubes existentes con las tareas de reclutamiento y retención Facilita las reuniones de los comités de la zona Es anfitrión en las visitas del gobernador 2. Abre nuevos clubes Identifica las comunidades como posibles ubicaciones de clubes nuevos Dirige el equipo de apertura de clubes nuevos de la zona Conecta a un club patrocinante con un nuevo club Actúa como mentor de nuevos clubes 3. Ofrece capacitación sobre Kiwanis a los clubes, en coordinación con Kiwanis International Trabaja con el instructor principal o certificado para coordinar servicios de capacitación para presidentes de clubes Promueve la participación en oportunidades de capacitación en liderazgo de clubes Participa en la capacitación para vicegobernadores 4. Proporciona los Programas de Servicio y Liderazgo y la Campaña Mundial por los Niños a los clubes y a través de ellos Comparte mensajes clave con los clubes Ofrece información relevante a los clubes para que se la incluya en los boletines informativos Garantiza una transición sin dificultades entre el vicegobernador anterior, el actual y el sucesor Ayuda a reclutar al vicegobernador electo Es miembro de la Junta Directiva del distrito (si corresponde)

84 Designación del equipo de liderazgo de la zona Para tener éxito como líder de la zona, necesitará ayuda de un equipo de liderazgo de la zona La política del distrito o la tradición de la zona pueden sugerir algunos miembros clave para el equipo. Otros se obtendrán a partir del análisis que usted haga de sus necesidades para que el año sea productivo y exitoso. Analice los cargos de liderazgo existentes en la zona con el actual vicegobernador, los ex vicegobernadores y con otras personas cuyo asesoramiento considere valioso. Algunas posibles designaciones de la zona incluyen un presidente de comité para la visita del gobernador y expertos que puedan brindar apoyo directo a los comités del club. Para cada cargo, defina las tareas, identifique las habilidades necesarias y pídale al socio, en persona, que sea parte de se equipo. Use el formulario de designación de cargo para definir y crear su equipo. Ejemplo de formato para la designación de cargos Título del cargo: Responsabilidades: Tareas principales y fechas objetivo para la finalización de cada una: TAREAS FECHAS DE FINALIZACIÓN Características personales que se necesitan para tener éxito: Persona que acepta el cargo: Dirección: VICEGOBERNADOR Teléfono: Dirección de correo electrónico: GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 83

85 Plan de acción de la zona Los líderes eficaces comprenden claramente las responsabilidades y expectativas de su cargo en relación con Kiwanis International, el distrito y los clubes. El vicegobernador establece una visión clara para el siguiente año a través de objetivos de desarrollo de la zona. Elija objetivos de la zona que sean específicos y alcanzables. Diseñe pasos específicos y un plazo para concluir cada uno. Defina quién es responsable de cada paso y comunique los pasos y las responsabilidades a todos los que tengan un rol en el logro de cada objetivo. Distribuya el borrador de un plan de acción de la zona, que incluya objetivos, pasos y plazos, en la reunión preliminar del consejo de la zona. Después del debate, desarrolle y distribuya un plan de acción final a todos los líderes de clubes y zona. Este puede servir como base para las verificaciones de progreso que realiza el vicegobernador en forma regular con las personas responsables. Los clubes deben identificar sus objetivos anuales antes del 1 de octubre. Esto incluye los objetivos de crecimiento de la membresía, los objetivos del comité y los objetivos específicos de las actividades de la Junta. Solicite una copia de estos objetivos a cada club y considere de qué manera tienen un impacto en los objetivos colectivos de la zona. Tener estos objetivos a mano le dará al vicegobernador una oportunidad inmediata de analizar áreas que son importantes para el club e identificar mejor el tipo de apoyo que aprecian. Como parte del plan de acción de la zona, incluya un plan de crecimiento de la zona que describa en forma específica los objetivos de membresía de cada club, así como los planes de apertura de nuevos clubes. Consulte las páginas 85 a 86 para comprender mejor el plan de crecimiento de la zona. Ejemplo de formato de plan de acción de la zona Objetivo: (un enunciado específico de los resultados deseados y la fecha de finalización). PASOS DE ACCIÓN PERSONA RESPONSABLE FECHA DE FINALIZACIÓN FECHAS DE PROGRESO

86 Plan de crecimiento de la zona El vicegobernador es responsable de lograr los objetivos de crecimiento de la membresía en la zona durante el año. Este esfuerzo se realiza en colaboración con su equipo de crecimiento de la zona, que incluye a consejeros certificados del club, quienes se focalizan en los clubes existentes, y un creador de clubes nuevos. En especial, el equipo de crecimiento de la zona supervisa y alienta la apertura de nuevos clubes, y el crecimiento de la membresía en los existentes. A continuación, le indicamos cómo crear un plan de crecimiento: Antes de que comience el año 1. Asista a la capacitación para vicegobernadores y familiarícese con los recursos provistos por Kiwanis International en 2. Obtenga información de membresía del actual vicegobernador de cada club. Cuando se reúna con los funcionarios entrantes de cada club, analice los objetivos de crecimiento de la membresía y el apoyo a nuevos clubes en la zona. Preste especial atención a los clubes que se han organizado recientemente. 3. Identifique sitios posibles para nuevos clubes e inicie los pasos de apertura de nuevo club. 4. Considere de qué manera les comunicará a los líderes y socios del club las prioridades y el progreso en cuanto al crecimiento de la zona durante el año. Use lo siguiente: Sesiones de capacitación Boletines informativos de la zona Visitas oficiales al club y la Junta Durante el año administrativo 1. Progrese en la apertura de un nuevo club Kiwanis durante la primera mitad del año (octubre-marzo). 2. Fortalezca un club Kiwanis existente. 3. Asegúrese de que el apoyo y la tutoría sean continuos para los clubes que se hayan organizado en los últimos 12 meses. 4. Lidere con el ejemplo: cumpla con sus compromisos para participar personalmente en actividades específicas de crecimiento. 5. Continúe comunicando las prioridades y el progreso en cuanto al crecimiento de la zona. 6. Reconozca a los clubes e individuos que logran sus objetivos de crecimiento. 7. Patrocine a un socio para que se una a su club durante el año. 8. Ofrézcale asesoramiento a su sucesor en materia de crecimiento de la zona para el siguiente año administrativo. VICEGOBERNADOR GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 85

87 Posibles áreas de establecimiento de objetivos Aumente el impacto en la comunidad Crecimiento de membresía neto para la zona, por ciento ( socios) Apertura y desarrollo de nuevos clubes Inclusión de ex alumnos de CKI y Key Club, y de padres de Programas de Servicio y Liderazgo como socios potenciales Orientación a todos los socios nuevos Retención de los socios actuales Reconocimiento regular de los socios por sus logros Crecimiento de Programas de Liderazgo y Servicio, como Kiwanis Kids, Builders Club (Club de los Edificadores), Key Clubs, CKI, Aktion Clubs y Key Leader (cuando corresponda) Publicidad positiva en la comunidad

88 Evaluación preliminar de los clubes por parte del vicegobernador (A completarse en junio para cada club de la zona). Su éxito como vicegobernador depende, en última instancia, del éxito que tenga cada club de la zona en el fortalecimiento de la cantidad y la calidad de la membresía y el servicio durante el año administrativo. Su habilidad para ayudar a los clubes a crecer, a brindar mejores servicios a la comunidad y a satisfacer las necesidades de sus socios comienza con un completo entendimiento de las fortalezas y debilidades de cada club. Establezca una relación positiva y servicial con los presidentes entrantes y manténgala todo el año. Pasos 1. Reúnase con el actual vicegobernador y analice cada club. Tenga en cuenta la impresión que el vicegobernador tiene de las fortalezas notables y las mejoras posibles. 2. Solicítele al vicegobernador copias de los informes mensuales de cada club (octubre-abril). Observe tendencias positivas y negativas de cada club. Estos informes estarán disponibles para usted en copia electrónica cuando su mandato haya comenzado oficialmente. 3. Comuníquese con los presidentes entrantes de todos los clubes. Comparta con ellos su dirección postal, su número de teléfono y su dirección de correo electrónico. Aliéntelos a comunicarse cuando necesiten ayuda. Pregúnteles sobre sus impresiones del actual estado del club, incluidas las fortalezas y los posibles desafíos para el próximo año. Registre estos comentarios. Analice los objetivos de sus clubes y la manera en que estos abordarán los posibles desafíos que pueden afrontar durante su mandato. VICEGOBERNADOR GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 87

89 Evaluación de clubes y juntas El distrito puede solicitarle al vicegobernador que realice una evaluación. Esto no es una exigencia de Kiwanis International, pero podría ser una magnífica referencia durante el año, a medida que realiza seguimientos a las conversaciones y visitas. Los recursos que pueden resultarle de utilidad para su evaluación incluyen el ejemplo de agenda de reunión del club de la página 59 y los ejemplos de agendas de reuniones de la Junta de las páginas 55 a 56. Recuerde que cada club puede tener un formato único. Las siguientes son algunas de las principales áreas a las cuales se les debe prestar atención: Reunión del club Lugar de la reunión Actividades de bienvenida Organización de la reunión Compañerismo Planificación de programas Reunión de la Junta Asistencia Cumplimiento del presupuesto y los estatutos Actividades de los comités Gestión administrativa Puntualidad de los informes y pagos Áreas especiales Participación en Programas de Servicio y Liderazgo Niños Pequeños: Prioridad Uno (planes, logros y grado de participación del club) Representación en convenciones de distrito y de Kiwanis International Revisión de los estatutos del club Constitución del club Fundación de caridad Solicitudes de materiales de parte del club Información adicional sobre el valor especial para el gobernador, el secretario del distrito y los comités del distrito

90 Ejemplo de evaluación de reunión de la Junta Nombre del club: club Kiwanis de Presidente entrante: Número de teléfono del presidente entrante: Correo electrónico del presidente entrante: Comentarios sobre las fortalezas/problemas del club Revisión de informes mensuales: (observe tendencias significativas en áreas como nuevos socios, retención de socios, asistencia a las reuniones, programas de las reuniones, oportunidades de servicio, esfuerzos de recaudación de fondos). Comentarios del presidente entrante sobre el club: VICEGOBERNADOR GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 89

91 Ejemplo de evaluación de reunión del club FECHA DE LA REUNIÓN DEL CLUB: / / Ceremonias de apertura Reconocimiento a invitados Acciones del comité Informes (Hágalos concisos, indique el progreso). Servicio a la comunidad Programa Continuar con los preparativos Introducción Orador Gracias Membresía Participación Camaradería Crecimiento Retención Programas de Servicio y Liderazgo Actividades interclubes Presupuesto Publicidad Promoción de los Objetos de Kiwanis Participación en las actividades de la zona, el distrito y Kiwanis International Excelente Bueno Regular Malo Ideas de mejoras *Nota: Si desea obtener sugerencias sobre cómo mejorar áreas débiles del club, consulte

92 Consejo de la zona PROPÓSITO Kiwanis International alienta a todos los vicegobernadores a organizar un consejo de la zona. A través de reuniones regulares del consejo, el vicegobernador tiene la oportunidad de trabajar con los líderes de los clubes y la zona para conseguir lo siguiente: Resolver problemas comunes de los clubes Compartir ideas y éxitos Evaluar el progreso hacia el logro de los objetivos del club, la zona y el distrito Resolver problemas menores antes de que sean graves Dar seguimiento a las presentaciones de informes Promover programas de la zona, el distrito y Kiwanis International Coordinar la implementación de proyectos y eventos que abarquen a toda la zona, como la visita del gobernador del distrito y la apertura de un nuevo club Kiwanis. Además, en la reunión del consejo de la zona que se realiza el 15 de abril, se deben elegir un nuevo vicegobernador y un vicegobernador electo. Consulte los estatutos de su distrito para conocer el proceso adecuado y destine tiempo a este asunto. TAMAÑO Y COMPOSICIÓN En la mayoría de las zonas, la membresía de los consejos incluye al vicegobernador y a los presidentes de los clubes. En muchos consejos, también se incluye a los secretarios de clubes, el vicegobernador electo, funcionarios designados de la zona y vicegobernadores o representantes de CKI y Key Club. REUNIONES Idealmente, el consejo debería reunirse en forma mensual. Si esto no es posible, planifique al menos una reunión por trimestre. Recomendamos utilizar comunicaciones electrónicas periódicas. Al menos dos reuniones del consejo pueden realizarse en combinación con otras actividades a las que se espera que asistan los presidentes de clubes: 1. Capacitación para presidentes de clubes (mayo/junio). Esta es su primer oportunidad de reunirse con los presidentes entrantes. Aproveche la ocasión para analizar los detalles de los objetivos del club, la zona y el distrito y buscar posibles ubicaciones de nuevos clubes en la zona. Su apoyo será importante en el proceso de creación de nuevos clubes. 2. Elecciones de zona. Revise atentamente los estatutos del distrito para conocer requisitos como notificaciones por escrito, la definición de quórum y el plazo para la finalización. El ex vicegobernador inmediato por lo general preside la conferencia. VICEGOBERNADOR GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 91

93 SUGERENCIAS DE TEMAS PARA LA AGENDA DE LOS CONSEJOS DE LA ZONA QUE SE REALIZAN DURANTE EL AÑO Informe de progreso respecto de los objetivos del club, la zona y el distrito Informes de cada club sobre los logros principales, los próximos eventos y los problemas actuales Promoción de próximos eventos y proyectos de la zona, el distrito y Kiwanis International Análisis de los esfuerzos de membresía: haga que cada club informe el progreso de su reclutamiento y la retención de socios. Conecte a los clubes que necesiten ayuda con clubes más fuertes de la zona y dedique un segmento de la reunión a compartir ideas y estrategias para mejorar la calidad de la experiencia en el club. Promoción de próximos eventos de Kiwanis Kids, Builders Club (Club de los Edificadores), Key Club, CKI, Aktion Club y Key Leader Informes breves por parte de funcionarios designados de la zona (cuando corresponda) Actualización del calendario de la zona

94 Visita oficial del gobernador PROPÓSITO Una celebración de toda la zona con el gobernador, organizada por el vicegobernador y los clubes de la zona Una oportunidad para que el gobernador se conecte y brinde apoyo a los socios del club y los líderes de la zona ASISTENCIA Todos los socios de Kiwanis de la zona están invitados a asistir. Cuando el calendario y los detalles del evento sean los definitivos, aliente a los clubes a inscribirse. Es común que un club tenga suficientes socios asistentes para calificar como interclub. Los líderes de clubes y zonas generalmente asisten a una reunión del consejo de la zona antes del evento. También se invita al equipo de liderazgo de los Programas de Servicio y Liderazgo de Kiwanis (Kiwanis Kids, Builders Club [Club de los Edificadores], CKI y Aktion Clubs). Invite a los medios locales. PLANIFICACIÓN Las visitas oficiales del gobernador son variadas. Algunos eventos consisten en una cena con un programa formal, otros son proyectos de servicio. Pregúntele al gobernador si tiene alguna preferencia. Recuerde: esta es una oportunidad para que se conecte con los clubes de su zona y celebre los logros en áreas clave como membresía y esfuerzos de apertura de nuevos clubes, recaudación de fondos e impacto en la comunidad. De modo que debería crear un evento que se adapte mejor al propósito. Mientras sea vicegobernador designado, establezca un comité de zona especial para planificar y llevar a cabo todos los preparativos. Reúnase con este comité para determinar obligaciones específicas y plazos. Haga un seguimiento regular para asegurarse de que se cumplan todas las fechas límite. El comité de eventos hará lo siguiente: Planificar el presupuesto. Determinar los gastos, incluidas las comidas de los invitados, y establecer costos por club y por persona. Asegurarse de que se cubran todos los gastos. Establecer una fecha con el gobernador. Asistirá el cónyuge o la pareja del gobernador? Habrá líderes del distrito o invitados especiales que acompañen al gobernador? Se quedará el gobernador hasta el día siguiente? Desea el gobernador programar una fecha para una reunión privada con el vicegobernador? Existen necesidades o preparativos especiales? Determinar las obligaciones financieras de la zona. Determinar el lugar específico, el programa y el menú, y firmar el contrato. Asegurarse de que haya suficiente espacio para el evento y de que la sala esté disponible para una reunión del consejo de la zona antes del evento. Organizar un horario tentativo para el día, que incluya una reunión privada del vicegobernador con el gobernador, una reunión del consejo de la zona, discursos y actividades especiales para el gobernador. Enviarle el programa con anticipación al gobernador para que lo revise. Confirmar oradores, presentadores, entretenimiento, etc. Preparar y distribuir invitaciones/formularios de inscripción a los clubes, invitados especiales y clubes del Programa de Servicio y Liderazgo. VICEGOBERNADOR GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 93

95 En función de la formalidad del evento, el comité también podría realizar lo siguiente: Determinar un programa específico para la cena, que incluya presentaciones, oradores, un discurso del gobernador, entretenimiento, reconocimientos especiales y presentaciones. La agenda deberá incluir los tiempos de cada actividad. Haga participar a otros socios de la familia Kiwanis en el programa/ evento según corresponda. Verifique que todas las presentaciones y los reconocimientos estén preparados. Organice la cabecera de la mesa y los materiales y equipos que se necesiten (tarjetas de ubicación, centros de mesa, atril, campana, mazo, pancartas, banderas, carteles, identificaciones con nombres, sistema de sonido, etc.). Desarrolle y produzca programas impresos (si corresponde). Agenda sugerida Una visita oficial a una zona le brinda al gobernador una magnífica oportunidad de trabajar directamente con los líderes del club, brindar información, motivar y recibir opiniones. Para los eventos que tienen un programa formal, sugerimos la siguiente agenda: 1. Inicio formal por parte del gobernador 2. Invocación (opcional) 3. Presentación de los funcionarios y presidentes de distrito presentes 4. Pase de lista de los clubes 5. Presentación del gobernador (quien preside desde este punto en adelante) 6. Relación de la zona con los objetivos del distrito a. Servicio b. Crecimiento de la membresía c. Formación de nuevos clubes d. Creación de nuevos clubes CKI, Key Club, Builders Club (Club de los Edificadores), Kiwanis Kids y Aktion Club e. Asistencia a la convención de Kiwanis International f. Asistencia a la convención y los eventos de distrito 7. Revisión del estado de los clubes de la zona a. Crecimiento de la membresía y apertura de nuevos clubes b. Actividades completadas o en progreso c. Análisis de planes para los próximos meses 8. Estado de lo clubes CKI, Key Club, Builders Club (Club de los Edificadores), Kiwanis Kids y Aktion Club a. Esfuerzo cooperativo y supervisión por parte de los clubes patrocinantes b. Ayuda necesaria para los clubes (Programas de Servicio y Liderazgo)

96 9. Ayuda necesaria para los clubes a. Inquietudes sobre cuestiones administrativas b. Recaudación de fondos c. Niños Pequeños: Prioridad Uno d. CKI, Key Club, Builders Club (Club de los Edificadores), Kiwanis Kids y Aktion Club e. Otras áreas de servicio (servicios comunitarios y para jóvenes, valores humanos y espirituales) f. Relaciones públicas g. Programas de reuniones del club (intercambio de programas) h. Capacitación sobre Kiwanis 10. Próximos eventos a. Club b. Zona c. Distrito 11. El distrito mira hacia el futuro a. Comentarios del gobernador sobre fortalezas y oportunidades b. Debate sobre cómo pueden ayudar los líderes de los clubes y la zona 12. Si resulta relevante, deje tiempo en la agenda para la elección de un nuevo vicegobernador y gobernador electo. Consulte los estatutos del distrito para conocer el proceso adecuado. 13. Levantamiento de la sesión VICEGOBERNADOR GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 95

97 Capacitación para presidentes de clubes PROPÓSITO Preparar a los presidentes entrantes para que lleven a cabo sus responsabilidades de manera exitosa PERSONAS RESPONSABLES Un instructor certificado ha sido elegido por su distrito y capacitado por Kiwanis International para facilitar este programa de capacitación en cada zona. El vicegobernador entrante coordina la fecha, el lugar, las invitaciones y otros aspectos logísticos. QUIÉN ASISTE Presidentes entrantes de clubes y el vicegobernador entrante. Se alienta a quienes estén ausentes en la sesión de capacitación a que completen este requisito a través del curso de capacitación en línea en De ser posible, el líder entrante también puede asistir a una sesión de recuperación con el instructor certificado o en la convención de distrito, si se ofrece en el evento. PLAZO La sesión que se dicta en un salón de clases debe realizarse en abril, mayo o junio. Las sesiones de recuperación o los cursos en línea deben concluirse antes del 1 de octubre. MATERIALES DE RECURSOS Guía para instructores de capacitación para presidentes de clubes Libro de actividades para participantes de la capacitación para presidentes de clubes Otra información y materiales de su distrito EQUIPOS NECESARIOS El instructor puede necesitar un anotador en un atril y marcadores, un proyector LCD y una pantalla. DISTRIBUCIÓN La distribución ideal para una participación máxima es una disposición de mesas de manera tal que los participantes estén enfrentados y se promueva la interacción. PLANIFICACIÓN Determine la fecha, el horario y la ubicación con su instructor certificado de Kiwanis. Organice una reunión de planificación con el instructor certificado, al menos tres a cuatro semanas antes de la sesión, para discutir los temas que se tratarán y el rol del vicegobernador en la agenda. El instructor certificado será quien dirija la sesión, sin embargo, puede haber oportunidades para que usted participe. Envíe invitaciones a los presidentes de clubes entrantes y solicite una confirmación de asistencia al menos un mes antes de la sesión de capacitación. Haga llamadas telefónicas de seguimiento a los invitados una semana antes de la sesión de capacitación

98 Recursos Lista de verificación mensual del vicegobernador Marzo-mayo (antes de la finalización de su mandato) Planifique asistir a la conferencia de capacitación para vicegobernadores. Familiarícese con el sitio web de su distrito. Busque las políticas y estatutos más actuales de su distrito. Verifique las fechas, los horarios y los lugares de eventos significativos y ultime los planes para asistir. Solicite nombres e información de contacto de los presidentes de clubes y secretarios entrantes de la zona. Designe miembros para el equipo de liderazgo de la zona y cree una nómina del equipo. Incluya a cada presidente de club y secretario entrante, a las personas designadas, a su predecesor y a su sucesor (si los conoce). Envíe una copia de la nómina a la oficina del distrito y a cada miembro del equipo. Comuníquese con el instructor certificado de su zona para coordinar el lugar, las fechas y el horario de la capacitación para presidentes de clubes. Se recomienda que las sesiones de capacitación se realicen en abril, mayo o junio. Preséntese a sí mismo y a sus contrapartes de CKI y Key Club que fueron elegidas en febrero, marzo o abril. Haga planes para asistir a las convenciones de distrito y de Kiwanis International. Junio (antes de la finalización de su mandato) Comuníquese con cada presidente de club entrante de la zona. Aliéntelos, y aliente a otros socios de los equipos de liderazgo de su club, a asistir a la capacitación disponible para su cargo a través de un curso en un salón de clases o en línea antes del 1 de octubre. Esta capacitación es especialmente importante para los presidentes de clubes y secretarios, pero los cursos también se ofrecen para miembros de la Junta, presidentes de comités y muchos otros líderes. Únase al actual vicegobernador cuando visite clubes para comenzar su evaluación preliminar. (Consulte la página 87 para obtener más información.) Reúnase con el equipo de crecimiento de su zona para analizar planes para el próximo año. Este equipo incluye al creador certificado de nuevos clubes y los consejeros certificados de clubes. Identifique un lugar para un club nuevo y fechas clave para reclutamiento. Asista a la convención de Kiwanis International. Aliente la asistencia de los presidentes de clubes entrantes, los secretarios y el equipo de liderazgo de la zona. Planifique sus reuniones del consejo de la zona para que se realicen en forma mensual o al menos una vez por trimestre. Julio (antes de la finalización de su mandato) Intente conocer a cada uno de los presidentes de clubes entrantes de la zona. Puede invitarlos a cenar para conocerse. VICEGOBERNADOR GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 97

99 Agosto (antes de la finalización de su mandato) Pídale a cada presidente designado que se comprometa a patrocinar un nuevo socio durante el mes de octubre. Complete su encuesta de lugares para nuevos clubes y envíele una propuesta de nuevo club al gobernador en su convención del distrito Septiembre (antes de la finalización de su mandato) Reclute a un nuevo socio para darle la inducción a su club. Programe una ceremonia de inducción en octubre para demostrar su énfasis en el crecimiento. Revise sus notas de la convención del distrito y diseñe un plan de implementación de programas que beneficiarán a sus clubes. Comience a trabajar en su plan de acción de la zona, incluido el plan de crecimiento. Octubre-septiembre Cada mes: Revise el informe mensual de cada club y busque oportunidades para celebrar los logros y ofrecer ayuda. Comuníquese con cada presidente de club. Compare la información disponible con el plan de acción de la zona para asegurarse de que esté encaminado hacia los objetivos. Revise el progreso del equipo de apertura de nuevos clubes. Revise el progreso de los consejeros de clubes designados para los clubes que tienen dificultades. Cada trimestre: Realice una reunión del consejo de la zona. Consulte las páginas 91 y 92 para obtener información sobre cómo crear una agenda que logre su propósito. Visite los clubes de su zona. Octubre Revise los objetivos anuales de cada club. Sobre la base de estos objetivos, complete el plan de acción de su zona, incluido el plan de crecimiento de esta, y envíeselo al gobernador

100 Noviembre Promueva el Mes de la Familia Kiwanis, la Semana de la Fundación Kiwanis International, la Semana Internacional de los Key Club y los fines de semanas para Key Leaders. Enero Haga planes para asistir a la convención de Kiwanis International. Aliente a los socios del club de su zona a hacer lo mismo. Visite la página para inscribirse cuando encuentre las mejores tarifas. Febrero Invite a los posibles candidatos a vicegobernador electo a analizar las responsabilidades y obligaciones de este cargo. Marzo Programe elecciones de la zona en la próxima reunión del consejo de la zona. Se le recomienda al ex vicegobernador que presida esta parte de la reunión. Revise los estatutos del distrito para conocer requisitos como notificaciones por escrito, la definición de quórum y el plazo para la finalización. Abril Participe en el Día Mundial Kiwanis Mayo Coordine un horario para reunirse con el vicegobernador designado en junio, después de su asistencia a la conferencia de capacitación para vicegobernadores. Junio Aliente a los clubes a asistir y enviar delegados a la convención del distrito. Reúnase con el vicegobernador designado y ofrézcale ayuda. Asista a la convención de Kiwanis International. VICEGOBERNADOR GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 99

101 Julio Haga planes para asistir a la próxima convención del distrito. Revise el progreso del equipo de apertura de nuevos clubes, si aún no ha formado ningún club. Revise el progreso de los consejeros de clubes designados para los clubes que tienen dificultades. Agosto Asista a la convención de su distrito. Septiembre Reúnase con su sucesor para garantizar una transición sin dificultades de un vicegobernador al siguiente. Octubre (después de la finalización de su mandato) Como ex vicegobernador inmediato, actúe como presidente de la elecciones de la zona. Revise los estatutos del distrito para conocer requisitos como notificaciones por escrito, la definición de quórum y el plazo para la finalización. Felicitaciones por su año de éxito!

102 Notas GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 101

103 Me impresionó la urgencia de las acciones. El conocimiento no es suficiente, es necesario aplicarlo. Tener la voluntad no es suficiente, debemos hacer. Leonardo da Vinci Encuentre más recursos en línea, en

104 MATERIALES DE REFERENCIA Como líder del club, es su tarea mantener a su club saludable y a sus socios comprometidos. Use estas herramientas para reconocer logros, recaudar fondos y mantener la buena salud de su club. Encuentre más recursos útiles en línea, en Programas de premios y reconocimiento Cuando entregue premios y reconozca a los socios, haga que todos estén comprometidos con el club y motivados durante el año. Dedique tiempo a celebrar contribuciones y logros. Premios del club Su club puede hacer que la gestión sea divertida y puede reconocer el trabajo y los logros de sus socios. También es una buena idea compartir un pequeño obsequio con invitados y oradores en su club. Puede encontrar ideas para reconocimientos y premios en Busca obsequios? Visite la selección de productos de la marca Kiwanis en la tienda de la familia de Kiwanis ( Premios del distrito Su distrito tendrá varias oportunidades para entregar premios y reconocer a su club y a sus socios. Búsquelas en el sitio web de su distrito, en las conferencias del distrito y la zona, y en los materiales que la oficina de su distrito ofrece. Comuníquese con su distrito para obtener más detalles. Premios de Kiwanis International Su club tiene la oportunidad de recibir el reconocimiento de Kiwanis International, también. Hay muchas oportunidades para brillar! A continuación, presentamos un vistazo rápido de los diferentes tipos de reconocimiento disponibles tanto para clubes como para socios individuales. Tenga en cuenta que algunos tipos de reconocimiento premian los logros mientras que otros distinguen a los clubes e individuos por sus contribuciones financieras. Visite los sitios web enumerados en cada sección para mantenerse al día sobre las últimas oportunidades de reconocimiento. Casi siempre hay algo nuevo! GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 103

105 PARA LOS SOCIOS Estatus de socio vitalicio Legión de Honor Broche Rubí K por reclutar cinco o más socios nuevos Premio al socio distinguido Sociedad de Líderes de la Fundación Kiwanis International: contribución de USD 250 Condecoración George F. Hixson de la Fundación Kiwanis International: contribución de USD Placa de Honor de la Fundación Kiwanis International: contribución de USD Socio G. Harold Martin: contribución del Fondo de Oportunidades para Jóvenes de Key Club de USD 250 Socio de la Sociedad Carthage-Pullman: contribución del Fondo de Circle K Tomorrow de USD 250 Socio Honorario Sapphire Circle: contribución del Fondo de Circle K Tomorrow de USD PARA EL CLUB Premio al club distinguido Insignia bordada de patrocinador sobresaliente para Kiwanis Kids, Builders Club (Club de los Edificadores), CKI o Aktion Club, nominación por parte de clubes del Programa de Servicio y Liderazgo Insignia bordada de la Fundación Kiwanis International, contribución del club a la Campaña Anual de la Fundación Kiwanis International Insignia bordada de la Fundación Kiwanis International, contribución del club al programa Skip-a-Meal de la fundación Insignia bordada de participación en el Día Mundial Kiwanis. Siga las instrucciones que se brindan en línea en Insignia bordada de participación en Niños Pequeños: Prioridad Uno. Siga las instrucciones que se brindan en línea en Insignia bordada de participación en Read Around the World (Lectura en todo el mundo). Siga las instrucciones que se brindan en línea en

106 Reconocimiento al crecimiento y la membresía Los clubes y los socios de clubes pueden obtener reconocimiento por su participación y sus logros en actividades que permiten abrir nuevos clubes, fortalecer los existentes y aumentar el compromiso de los socios con el crecimiento de la membresía. El conjunto de premios evoluciona para permitir reconocimientos más premeditados y locales. Obtenga más información sobre oportunidades de reconocimiento en los anuncios que aparecen en Legión de Honor El programa Legión de Honor es una de las maneras en la que su club y Kiwanis International pueden reconocer a los socios del club que han acumulado un total de 25 años o más (no necesariamente sin interrupción) de membresía en uno o más clubes Kiwanis. Aun un club organizado dentro de los últimos 25 años puede tener un socio que tenga derecho al reconocimiento de Legión de Honor por su membresía antes de unirse al club actual. A través del catálogo de la tienda de la familia Kiwanis, se pueden solicitar broches de solapa/certificados adecuados para la Legión de Honor. Estos indican "25 años" u otro múltiplo de cinco superior a 25: 30, 35, 40, etc. Reconozca a los socios de la Legión de Honor de la misma manera cada vez que acumulen cinco años más de servicio. Premios de la Fundación Kiwanis International Usted y su club pueden ampliar el impacto de Kiwanis y recibir reconocimiento apoyando a la Fundación Kiwanis International. Consulte la página 118 para obtener más información sobre los programas de reconocimiento que ofrece la Fundación Kiwanis International. También puede obtener más información en Campaña mundial por los niños de Kiwanis : del Proyecto Eliminar El Proyecto Eliminar, nuestra actual Campaña mundial por los niños, se extenderá hasta 2015, y las donaciones continuarán llegando después de la finalización formal de la campaña. Descubra oportunidades de reconocimiento a nivel individual y de clubes en Conozca más sobre cómo los Programas de Servicio y Liderazgo que apoya pueden recibir reconocimiento en www. TheEliminateProject.org/slpawards. GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 105

107 Notas

108 Marca y creación de conciencia pública Su club es parte de algo grande, una organización global con clubes en más de 80 países, y una marca internacional compartida entre todos los clubes y socios de Kiwanis. Cuando promueva su club en su comunidad, asegúrese de usar las estrategias de marca más recientes de Kiwanis International. De ese modo, todo lo que haga ayudará a sus compañeros socios de Kiwanis y a los clubes de todo el mundo. Cuanto más comparta nuestra marca, más podremos hacer por los niños de nuestras comunidades y de todo el mundo. Puede encontrar recursos para respaldar los esfuerzos de creación de conciencia pública de su club en Descargue los logotipos en y nuestra última guía de la marca en brandguide. GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 107

109 Publicaciones del club Boletín del club Los boletines mantienen a los socios del club en contacto y pueden mejorar su participación y retención. Puede distribuir el boletín de su club de diferentes maneras: en línea en un sitio web, por correo electrónico o en formato impreso. En algunos clubes, el secretario prepara el boletín del club. En otros, lo prepara un socio designado por el presidente como director del boletín. Busque recursos para el boletín en A continuación, presentamos algunos factores a considerar. MARCA Asegúrese de que el boletín incluya la marca más reciente de Kiwanis International. Encuentre logotipos en y una guía de la marca en PROGRAMAS Un buen boletín llega a todos los socios antes de la reunión para la cual se prepara. Comience con un calendario simple basado en los calendarios de reuniones. CONTENIDO Considere estas ideas para su publicación: Anuncios de próximas iniciativas de servicio, programas de reuniones del club y otras actividades Consejos sobre liderazgo, servicio y administración de clubes Informes sobre logros de los comités y el club, y reconocimiento de logros individuales Historias sobre los Programas de Servicio y Liderazgo que su club patrocina (Kiwanis Kids; incluidos K-Kids, BUG y Terrific Kids [Niños destacados]; Builders Club [Club de los Edificadores], Key Club, Key Leader, CKI o Aktion Club) Información sobre próximas actividades de la zona, el distrito y Kiwanis International (la publicidad a nivel del club aporta al éxito) Información sobre las actividades oficiales de la Junta de Directores o el club Un breve informe sobre la reunión de la semana anterior Convocatorias oficiales a reuniones en las que se les pedirá a los socios que voten y redacten propuestas de enmiendas a los estatutos o resoluciones Noticias y eventos relevantes de la comunidad Reseñas biográficas de los nuevos socios Un recordatorio para que los socios traigan invitados Cuestiones de interés general sobre los socios individuales, por ejemplo, una promoción, matrimonio, jubilación, premio o un nuevo hijo o nieto

110 Sitios web del club Son cada vez más los clubes que usan un sitio web para trasmitir sus mensajes y atraer la atención. Actualmente, más de 600 clubes Kiwanis usan el Sistema de administración de clubes, que incluye alojamiento de un sitio web y herramientas simples para crear un sitio web. El sistema ofrece un sitio modelo fácil de usar y con las estrategias de marca de las pautas de Kiwanis. Descubra cómo crear o mejorar el sitio web de su club en GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 109

111 Publicaciones de Kiwanis International Revista Kiwanis La Revista Kiwanis, una publicación oficial de Kiwanis International, se entrega a todos los socios de clubes de habla inglesa de los Estados Unidos y Canadá, y otros socios y no socios pueden comprarla a través del formulario de Información sobre membresía. ENVÍOS DE HISTORIAS Se alienta a los clubes y sus socios a enviar sus historias de logros de Kiwanis por correo electrónico a shareyourstory@ kiwanis.org o por correo postal a la Revista Kiwanis, 3636 Woodview Trace, Indianápolis, IN 46268, EE. UU. La revista recibe muchos informes, de modo que el personal de publicaciones no puede prometer si se usará una historia o cuándo se la publicará. Sin embargo, todas las historias enviadas se consideran y se agradecen. FOTOGRAFÍAS La Revista Kiwanis usa fotografía profesional de alta calidad. Se prefieren imágenes a color grandes, digitales y de alta resolución. Todas las personas que aparezcan en una foto de una publicación del club deberán firmar una autorización. Si desea obtener más información sobre la Revista Kiwanis, visite Kiwanis International al Día Kiwanis International al Día es un boletín mensual que se envía por correo electrónico y está disponible para socios y no socios de todo el mundo, sin cargo. La publicación muestra historias inspiradoras de clubes de todo el mundo y ofrece noticias y recursos de Kiwanis International. Está disponible en chino, holandés, inglés, francés, alemán, italiano, japonés y español. Para suscribirse, visite Publicaciones de la familia Kiwanis Kiwanis International publica periódicos impresos o electrónicos para Key Club y Círculo K International. Revista de Key Club La revista de Key Club se publica en formato digital e impreso. Las ediciones impresas de la revista de Key Club se envían por correo a la dirección de la escuela de cada club. Pídale a su asesor de Key Club de Kiwanis que confirme si las revistas se distribuyen a estudiantes. Revista de CKI La Revista de CKI solo se publica en formato digital. Su asesor de CKI de Kiwanis deberá promocionar las nuevas ediciones de la revista entre los socios del club CKI que su club patrocine

112 Sitios web de Kiwanis International Este sitio se ofrece públicamente, muestra los inspiradores logros de los clubes Kiwanis de todo el mundo y crea conciencia sobre la organización y su propósito. Este sitio está diseñado para los socios de Kiwanis y actúa como su fuente de comunicaciones y recursos. GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 111

113 Descripción general de los Programas de Servicio y Liderazgo Kiwanis ha patrocinado programas para jóvenes desde que se formara el primer Key Club, en Desde entonces, se han agregado otros programas, que incluyen Aktion Club para adultos con discapacidades, que han tenido un magnífico crecimiento. En todo el mundo, estos Programas de Servicio y Liderazgo (o SLP) se han convertido en los proyectos centrales de los clubes Kiwanis patrocinantes. Todos los SLP pertenecen a una de dos categorías: clubes de servicio o programas/iniciativas. Clubes de servicio AKTION CLUB Fundación: 2000 Misión: Aktion Club les brinda a los adultos con discapacidades una oportunidad de desarrollar iniciativas, aprender destrezas de liderazgo y prestar servicio en la comunidad. Socios: adultos (18 años o más) que tengan una discapacidad Estadísticas: socios, 490 clubes, 8 naciones Sitio web: Notas: Dado que este es un club para adultos con discapacidades, tenga cuidado de no identificar a todos los SLP colectivamente como "programas para jóvenes". Aktion Club ha tenido un crecimiento increíble en 10 años. CÍRCULO K INTERNATIONAL (CKI) Fundación: 1947 Misión: CKI es una organización internacional dirigida por estudiantes que busca convertir a estudiantes terciarios y universitarios en una red global de ciudadanos y líderes responsables con un compromiso de por vida con el servicio. Socios: estudiantes inscriptos en una institución de educación superior Estadísticas: socios, 450 clubes, 19 naciones Sitio web: Nota: CKI está dirigido por una junta de estudiantes compuesta por socios actuales. KEY CLUB Fundación: 1925 Misión: Key Club es una organización internacional dirigida por estudiantes que les brinda a sus socios oportunidades de prestar servicio y desarrollar la personalidad y el liderazgo. Socios: estudiantes de escuelas secundarias de entre 14 y 18 años Estadísticas: socios, clubes, 31 naciones Sitio web: Nota: Key Club ha tenido un crecimiento progresivo durante muchos años. Al igual que CKI, Key Club está dirigido por una junta de estudiantes integrada por socios actuales

114 BUILDERS CLUB (CLUB DE LOS EDIFICADORES) Fundación: 2000 Misión: Builders Club (Club de los Edificadores) es una organización internacional dirigida por estudiantes que les brinda a sus socios oportunidades de prestar servicio y desarrollar la personalidad y el liderazgo. Socios: estudiantes de escuelas medias de entre 11 y 14 años Estadísticas: socios (estimación), clubes, 18 naciones Sitio web: Notas: Builders Club (Club de los Edificadores) también ha tenido un magnífico crecimiento en los últimos años. Actualmente, Kiwanis da seguimiento a la cantidad de clubes en todo el mundo, con las correspondientes estimaciones de cantidad de socios. K-KIDS Fundación: 2000 Misión: K-Kids es una organización internacional dirigida por estudiantes que les brinda a sus socios oportunidades de prestar servicio y desarrollar la personalidad y el liderazgo. Socios: estudiantes de escuelas primarias de entre 6 y 12 años Estadísticas: socios (estimación), clubes, 8 naciones Sitio web: Notas: al igual que con Builders Club (Club de los Edificadores), Kiwanis da seguimiento a la cantidad de clubes en todo el mundo, con las correspondientes estimaciones de cantidad de socios. Programas/iniciativas KEY LEADER Key Leader es un programa de liderazgo experimental de un fin de semana de duración, para estudiantes de entre 14 y 18 años. El plan de estudio se centra en el "liderazgo de servicio" y tiene módulos sobre cinco principios fundamentales: integridad, crecimiento personal, respeto, comunidad y búsqueda de la excelencia. La experiencia de un fin de semana de duración incluye sesiones de grupo completas dirigidas por un moderador capacitado y pequeños grupos de debate llamados "barrios". Uno de los componentes destacados es un curso de desafíos de actividades de creación de equipos. Desde 2005, ha habido más de graduados en todo el mundo. Un equipo de voluntarios de Kiwanis del distrito coordina las actividades de marketing y la logística en el lugar, y brinda apoyo financiero para que los estudiantes asistan. Este equipo es liderado por un presidente de distrito y un coordinador del sitio (para cada evento) que son designados por el gobernador de distrito. Sitio web: GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 113

115 EX ALUMNOS DE KEY CLUB INTERNATIONAL Y DE CÍRCULO K INTERNATIONAL Las actividades de extensión de los ex alumnos comenzaron en El propósito es identificar y retener a ex socios de Key Club y CKI, y comprometerlos a trabajar en forma continua para Kiwanis International. Este compromiso podría incluir, en todo o parte, lo siguiente: Sentirse comprometido a continuar cumpliendo con los objetivos de Key Club y Círculo K en la vida cotidiana. Apoyar y ampliar los Programas de Servicio y Liderazgo a través del activismo, los consejos o la creación de nuevos clubes. Dar el paso siguiente en el recorrido de club de servicio uniéndose o formando un club Kiwanis. Contribuir en forma financiera a Kiwanis International y su fundación. Los ex alumnos pueden elegir ser socios activos de la red si se inscriben (sin cargo) o toman esta decisión inmediatamente después de que se gradúan con buenas notas. Más de individuos ya han elegido ser parte de la red. Sitios web: TERRIFIC KIDS (NIÑOS DESTACADOS) Terrific Kids es un programa de reconocimiento a estudiantes que promueve el desarrollo de la personalidad, la autoestima y la perseverancia. "Terrific" es un acrónimo de Thoughtful (atento), Enthusiastic (entusiasta), Respectful (respetuoso), Responsible (responsable), Inclusive (integrador), Friendly (amigable), Inquisitive (inquisitivo) y Capable (capaz). Los estudiantes trabajan con el docente del salón de clases para establecer objetivos para mejorar la conducta, las relaciones con los pares, la asistencia y el trabajo en la escuela. Todos los estudiantes que logran sus objetivos después de un período específico son reconocidos como Terrific Kids. El reconocimiento implica recibir un broche de Terrific Kid; una fiesta con pizza, helado u otro tipo de fiesta temática; y la entrega de certificados y otros obsequios. Los clubes Kiwanis ofrecen patrocinio financiero para el programa y ayudan a planificar y desarrollar la ceremonia de reconocimiento. Sitio web: BRING UP GRADES (BUG) Bring Up Grades (o BUG, Mejorar las notas) está diseñado para brindar reconocimiento a los estudiantes que levantan sus notas a un nivel aceptable y luego las mantienen y siguen subiéndolas de un período de calificación a otro. El reconocimiento implica agregar al niño a la Nómina de honor de BUG de la escuela; una fiesta con pizza, helado u otro tipo de fiesta temática; y la entrega de certificados y distintivos. Los clubes Kiwanis ofrecen patrocinio financiero para el programa y ayudan a planificar y desarrollar la ceremonia de reconocimiento. Sitio web:

116 Sitios web importantes Creación de clubes: Asesores/patrocinadores: Pautas de protección de jóvenes: Prevención del acoso escolar: GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 115

117 Patrocinio de un Programa de Servicio y Liderazgo El rol del club Kiwanis patrocinante Inicia la organización del club patrocinado Obtiene la aprobación de los directivos de la escuela para su establecimiento, ya que es una organización basada en escuelas Recluta a los primeros socios Programa la reunión organizativa Presenta la Solicitud de carta constitutiva Planifica el evento de Entrega de la carta constitutiva Ofrece coordinación continua, asesoramiento, ayuda e instrucción según lo acordado en los requisitos de patrocinio Obligaciones de patrocinio Estas pautas lo ayudarán a influir de manera poderosa y positiva en los clubes del Programa de Servicio y Liderazgo que dirige. (Estos pertenecen solo a los clubes patrocinados, no a programas/iniciativas). 1. Designa a un socio de Kiwanis o a un comité de socios de Kiwanis para que sean los asesores del Programa de Servicio y Liderazgo (SLP). 2. Asiste a las reuniones y eventos de SLP. 3. Mantiene una partida de gastos en la cuenta de servicios. 4. Se reúne con el director de la escuela o administrador de las instalaciones cada año. 5. Garantiza que todas las cuotas y tarifas estén pagadas. 6. Se asegura de que los funcionarios de SLP reciban capacitación adecuada. 7. Programa una reunión anual con los líderes de Kiwanis y SLP. 8. Organiza o participa en actividades conjuntas. 9. Invita a socios del club del SLP a asistir a las reuniones de Kiwanis. 10. Garantiza que los socios del SLP reciban oportunidades de capacitación más allá del nivel del club. Puede encontrar recursos de patrocinio, incluido un kit de herramientas de patrocinio en línea, en www. kiwanis.org/advisor

118 Fundación Kiwanis International La fundación ofrece distintos tipos de oportunidades de donación a los socios de Kiwanis, y cada una de ellas genera un cambio que no podría lograrse con los recursos de los clubes y distritos de Kiwanis. HOY. Con las donaciones anuales, los donantes extienden su impacto de forma inmediata apoyando los programas y las iniciativas que ayudan a los socios de Kiwanis a cambiar la vida de los niños hoy. Con recursos tales como subsidios y programas de becas, nuestra fundación alcanza a los niños de comunidades cercanas y distantes. MAÑANA. Con nuestra Campaña Global por los Niños, la familia Kiwanis produce un impacto positivo en la salud y el bienestar de los niños de todo el mundo. La donación para la campaña que realiza hoy un club o una persona cambiará el mundo en el mañana. Actualmente, Kiwanis formó una alianza con UNICEF hasta 2015 para el Proyecto Eliminar: Kiwanis elimina el tétanos materno y neonatal. Nuestro objetivo es recaudar USD 110 millones, para ayudar a la familia Kiwanis a salvar o proteger a más de 61 millones de madres y bebés. Se trata de un enorme esfuerzo... por proteger uno de los vínculos más íntimos de la Tierra. PARA SIEMPRE. Con la donación prevista de nuestra fundación, el donante puede cambiar la vida de los niños incluso más allá de su propia vida. El aporte del donante no tiene que ser grande para producir un cambio. La Fundación Kiwanis International puede ayudar a las personas a examinar distintos tipos de donaciones que se adapten a sus circunstancias, y a hacer que la bondad sea parte de su legado. Impacto y programas Puede ayudar a mejorar el futuro de los niños de todo el mundo y de los socios de los programas para jóvenes de Kiwanis. Esto es lo que hace que la Fundación Kiwanis International sea especial. Cada donación produce un cambio en la vida de un niño, y cada vida cambiada es una medida del éxito alcanzado. SUBSIDIOS Dos veces al año, la Junta Directiva Internacional de la Fundación Kiwanis International examina solicitudes de subsidios presentadas por clubes y distritos de Kiwanis. La junta selecciona aquellas a las que nuestra fundación otorgará asistencia financiera, ayudando así a financiar proyectos y eventos que esos clubes y distritos no podrían costear por sí solos. Asimismo, también se ofrecen subsidios paralelos para las fundaciones de los distritos. La generosidad de un donante también contribuye con los subsidios de nuestra fundación para los Programas de Servicio y Liderazgo de Kiwanis. Los miembros de estos programas pertenecen a la familia Kiwanis, incluidos los miembros de K-Kids (entre 6 y 12 años), los miembros de Key Club International (la organización de servicios más antigua y grande para adolescentes) y muchos otros. Cuando la fundación recibe una donación, el donante ayuda a los integrantes de la familia Kiwanis de todas las edades a adquirir habilidades de liderazgo y a disfrutar del placer del servicio. GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 117

119 RECONOCIMIENTO La generosidad es una parte importante de la vida del donante. Es por eso que el reconocimiento de esta cualidad es importante para nosotros. De hecho, la Fundación Kiwanis International celebra las donaciones de distintos modos. Con cada donación, extendemos el impacto de Kiwanis que usted genera... y le extendemos también nuestro más sincero agradecimiento. HERITAGE SOCIETY Distinga su membresía en la Heritage Society cuando haga un obsequio planificado documentado de USD o más. MARY AND BO SCHAFER LEGACY SOCIETY La membresía es la manera que tiene nuestra fundación de reconocer un obsequio planificado documentado de USD o más. CÍRCULO DE FUNDADORES Cuando sus obsequios acumulados como individuo o pareja ascienden a USD o más, recibe membresía en el Círculo de Fundadores. Las personas homenajeadas pueden optar también por el águila del Círculo de Fundadores. CONDECORACIÓN GEORGE F. HIXSON Los individuos, los clubes Kiwanis, las zonas y los distritos establecen una membresía individual a través de una contribución de USD También está disponible el reconocimiento progresivo por donaciones de la Condecoración Hixson. SOCIEDAD DE LÍDERES DE KIWANIS Cuando realiza una donación de USD 250 o más, nuestra fundación reconoce su liderazgo, y lo convierte en miembro de la Sociedad de Liderazgo de Kiwanis. Los clubes e individuos también pueden donar USD 250 o más para reconocer a otra persona. PLACA DE HONOR Puede reconocer a personas extraordinarias con un obsequio de USD o más, que puede entregar a nombre de un individuo, pareja o grupo. En puede encontrar más información sobre reconocimientos. Comuníquese con nosotros: Fundación Kiwanis International 3636 Woodview Trace Indianápolis, Indiana KIWANIS (EE. UU. y Canadá), (resto del mundo) foundation@kiwanis.org

120 Documentos constitutivos de Kiwanis International Los documentos constitutivos de Kiwanis International actúan como lineamiento para los líderes a nivel del club, la zona y el distrito. Incluyen los Estatutos de Kiwanis International, las Normas y Procedimientos de la Junta Directiva de Kiwanis International, el Formato Estándar para los Estatutos de Distrito y el Formato Estándar para los Estatutos de Club. Los Estatutos de Kiwanis International solo pueden ser enmendados por la Asamblea de Delegados en la convención de Kiwanis International (aunque algunas disposiciones pueden enmendarse en una reunión del consejo de Kiwanis International). La junta de Kiwanis International puede revisar las Normas y Procedimientos en cualquier momento. El Formato Estándar para los Estatutos de Club y los Estatutos del Distrito generalmente se revisan solo de conformidad con las enmiendas de los Estatutos de Kiwanis International, aunque la junta puede revisarlos en cualquier momento, si lo considera necesario. La versión más reciente de cada documento está disponible en GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 119

121 Estado del club Estado "en regla" Para estar "en regla", un club Kiwanis debe cumplir con las Actividades Esenciales de un club Kiwanis según la siguiente definición de la Junta Directiva de Kiwanis International: A. Cumplir con todas las disposiciones de los Estatutos y las Normas y Procedimientos de Kiwanis International, su distrito y su federación (si corresponde) B. Cumplir con el actual Formato Estándar para los Estatutos de Club, modificado según aprobación de la Junta Directiva Internacional C. Implementar proyectos de servicio comunitario, incluidos aquellos que respaldan a Niños Pequeños: Prioridad Uno D. Patrocinar o apoyar un programa de Kiwanis Kids, Builders Club (Club de los Edificadores), Key Club, club CKI, Aktion Club o club Kiwanis Junior (cuando sea posible) E. Mantener una membresía de no menos de quince (15) socios; establecer un objetivo de aumento neto de al menos un (1) socio por año; y llevar a cabo una orientación previa a la inducción e inducción formal de nuevos socios F. Pagar cuotas, suscripciones y otras obligaciones a Kiwanis International, su distrito y su federación (si corresponde), dentro de un plazo de noventa (90) días después de su vencimiento G. Reunirse al menos dos veces por mes en una reunión bien organizada, informativa y divertida del club, que contenga un programa informativo y siga una agenda con horarios establecidos H. Programar reuniones de la junta al menos una vez por mes I. Los fondos recibido de proyectos de recaudación en los que participe el público, o de socios y otras personas por las actividades de servicio patrocinadas por el club se separarán de los fondos administrativos y se usarán solo para fines de caridad, educativos, religiosos y de beneficencia J. Completar la organización anual del club, incluida la elección y el informe de funcionarios y la designación de comités K. Hacer que los funcionarios del club participen en capacitación sobre liderazgo del club L. Participar en actividades del distrito y la zona, lo que incluye el cumplimiento de la obligación de delegado del club en convenciones del distrito M. Presentar todos los informes según lo requieran Kiwanis International y el distrito y la federación (si corresponde)

122 Clubes que no están al día con las obligaciones financieras A. Suspensión de la Carta Constitutiva: cuando un club no paga sus obligaciones financieras internacionales, de distrito o de federación, de más de USD 150 facturados y pagaderos a Kiwanis International dentro de un plazo de noventa (90) días después de que dichos montos vencen, se considerará que el club no está al día con sus obligaciones financieras y se lo colocará en estado Carta Constitutiva suspendida. B. Representación de delegado de club prohibida: un club que no esté al día con sus obligaciones financieras o tenga cuotas pendientes no tiene derecho a ser representado por delegados en ningún distrito o federación (si corresponde), ni en una conferencia o convención internacional. C. Notificación por escrito e informe de estado: el Director Ejecutivo o la persona que él designe les enviará al último presidente informado y al secretario del club una notificación con los motivos por los que el club no está al día con sus obligaciones financieras, dentro de un plazo de no más de ciento veinte (120) días después de la fecha de vencimiento de la deuda. También se enviarán copias de la notificación al distrito. D. Revocación de la Carta Constitutiva: cuando un club no pague sus obligaciones financieras internacionales, de distrito o de federación a Kiwanis International en un plazo de ocho (8) meses después del vencimiento de tales montos, según los Estatutos internacionales, se revocará la Carta Constitutiva del club en la siguiente reunión de la Junta de Kiwanis International. Cuando la Junta Directiva Internacional ordene la revocación de la Carta Constitutiva de un club por la falta de pago de las obligaciones financieras, el Director Ejecutivo o la persona que este designe notificará inmediatamente tal acción al último presidente informado del club y al secretario, y se enviarán copias al distrito. El último presidente informado del club y el secretario y el distrito serán informados de la revocación pendiente de la Carta Constitutiva dos (2) meses antes de la fecha de tal revocación. E. Restitución del estado "en regla": si, en algún momento de este proceso anterior a la revocación de la Carta Constitutiva, el club paga la totalidad de su deuda, regresará al estado "en regla" y se notificará al Director Ejecutivo o a la persona que este designe. Clubes en riesgo de baja membresía A. Condiciones y notificación: en un plazo de treinta (30) días después de que se publica la membresía certificada del 30 de septiembre, el Director Ejecutivo o la persona que este designe notificará a cada distrito los clubes de su distrito cuya membresía certificada al 30 de septiembre sea inferior a quince (15). Tales clubes se considerarán en riesgo. B. Asistencia: durante el período en que el club se considere en riesgo, Kiwanis International o el distrito ofrecerán programas de desarrollo de la membresía para ayudar al club en el proceso de aumentar su membresía a un nivel en el que el club pueda funcionar de manera óptima y cumplir sus responsabilidades según lo requieren las Actividades Esenciales. GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 121

123 Informes, verificaciones y formularios para el año administrativo A continuación, se enumeran algunos de los informes y verificaciones que el presidente o el secretario deben presentar durante el año administrativo. Consulte el catálogo de la tienda de la familia Kiwanis en para obtener materiales útiles e información de pedidos. OBLIGATORIO Informe anual de elecciones del club A completar por: el secretario Propósito: notificar a Kiwanis International y al distrito acerca de los funcionarios del club para el próximo año administrativo. La información aparecerá en el directorio de Kiwanis International. Fecha de vencimiento: 1 de junio Informe anual del club A completar por: el presidente y el secretario Propósito: informar las actividades del club y el servicio para el año. Fecha de vencimiento: 30 de noviembre Formulario de información sobre membresía A completar por: el secretario Propósito: agregar, eliminar y transferir un socio, cambiar información de un socio o agregar una suscripción de no socio a la Revista Kiwanis. Disponible en línea en Para obtener más información, visite Fecha de vencimiento: presentar a Kiwanis International después de la finalización. Notificación de cambio de presidente/secretario A completar por: el secretario La notificación se realiza a través del sistema de administración en línea del club. Fecha de vencimiento: presentar a Kiwanis International inmediatamente después del cambio de información de presidente/secretario

124 OTROS Informe mensual oficial A completar por: el secretario Propósito: informar actividades administrativas y de servicio del club realizadas durante el mes. Para obtener más información, visite Fecha de vencimiento: el 10 de cada mes Certificación de delegado de la convención de distrito e inscripción A completar por: asistentes Propósito: inscribir asistentes a la convención y reservar alojamiento. Comuníquese con la oficina de su distrito si tiene preguntas. Fecha de vencimiento: siga las instrucciones de la fecha de vencimiento del formulario. Certificación de delegado de la convención de Kiwanis International A completar por: asistente o secretario Propósito: designar representantes oficiales del club para la votación en la convención de Kiwanis Internacional. La información se envía a los asistentes inscriptos en la convención de Kiwanis International con instrucciones de finalización por parte del secretario del club. El formulario está disponible en Fecha de vencimiento: 30 de abril Inscripción en la convención de Kiwanis International y alojamiento A completar por: asistentes a la convención Propósito: inscribir asistentes a la convención y reservar habitaciones de hotel. Los formularios de inscripción y alojamiento se envían en la edición de diciembre de la Revista Kiwanis y están también disponibles en Fecha de vencimiento: siga las instrucciones de la fecha de vencimiento del recordatorio que reciba. Informe anual para organizaciones sin fines de lucro A completar por: el secretario En algunas áreas (estados, provincias, países), las organizaciones sin fines de lucro, como los clubes Kiwanis constituidos, deben presentar un informe anual. Consulte a un abogado local especializado en impuestos o al funcionario gubernamental pertinente para determinar si esto se aplica a su club. Fecha de vencimiento: varía GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 123

125 Informes a organismos gubernamentales relacionados con coberturas de empleados A completar por: el secretario o el tesorero En algunas áreas, los organismos gubernamentales exigen que los empleadores (incluidos los clubes Kiwanis que emplean secretarios administrativos, etc.) presenten informes y pagos e informes del Impuesto federal de Desempleo para ciertos empleados. Las exigencias varían de un país a otro. Consulte a las oficinas gubernamentales locales. Fecha de vencimiento: varía

126 ÍNDICE Administración de socios 13 Aktion Club 112 Archivos permanentes Para el secretario 8-9 Para el tesorero 33 Auditoría anual 32 Bring Up Grades (BUG) 114 Builders Club (Club de los Edificadores) 113 Campaña Global de Membresía 48 Campaña Mundial por los Niños 105 Certificación de delegado 123 Círculo K International 112 Comités Conciencia pública 107 Conferencia de planificación del presidente del club 62 Consejo de la zona Constitución 33 Cuenta administrativa 31, 36-37, Cuenta de servicio 31-32, 39, 42 Cuotas y tarifas 30 Discurso del presidente del club 64 Documentos constitutivos Estatutos 119 El Proyecto Eliminar 105 Elecciones Comité de nominaciones Conferencia de elecciones de la zona 91 Informe anual de elecciones del club 122 Reunión anual del club Estado del club Estatutos 119 Evaluaciones de clubes Formulario de solicitud de cheque 44 Fundación (Fundación Kiwanis International) 105, Fundación Kiwanis International 105, Guía de recursos de seguro del club 106 Hoja de trabajo de presupuesto Inducción a nuevos socios Informe anual de elecciones del club 122 Informe anual del club 14, 122 Informe financiero mensual Informes Informe financiero mensual Junta de Directores Actas de reuniones Agenda de reuniones Key Club International 112 Key Leader 113 KiwanisOne.org GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 125

127 Líderes del club Capacitación para presidentes de clubes 52, 82, 96, 120 Capacitación para secretarios de clubes 18 Descripción del cargo de presidente 47 Descripción del cargo de secretario 7 Descripción del cargo de tesorero 29 Descripción del cargo de vicegobernador Descripción del cargo de vicepresidente 52 Presidentes de comités Responsabilidades de la Junta de Directores Lista de verificación mensual del presidente Lista de verificación mensual del secretario Lista de verificación mensual del tesorero 45 Lista de verificación mensual del vicegobernador Membresía Inducción a nuevos socios Legión de Honor 105 Panel del secretario Informe mensual 13 Plan de acción de la zona 84 Plan de crecimiento de la zona Premios Premios de la Fundación Kiwanis International 105 Presupuesto Administrativo 31, 36-37, Recaudación de fondos Servicio 39, 42 Programas de Servicio y Liderazgo Aktion Club 112 Bring Up Grades (BUG) 114 Builders Club (Club de los Edificadores) 113 Círculo K International 112 Ex alumnos 114 Key Club International 112 Key Leader 113 Terrific Kids (Niños Destacados) 114 K-Kids 113 Publicaciones Boletín del club 108 Publicaciones de la familia Kiwanis Revista Kiwanis 110 Publicaciones de Kiwanis International Publicaciones del club 108 Reconocimiento Fundación Kiwanis International 105, Guía de la marca Kiwanis 107 Premios Reunión anual del club 65 Presidente Presidente electo

128 Reuniones Consejo de la zona Reunión anual del club 65 Reunión de la Junta Agenda Actas Reuniones del club Agenda 59 Protocolo Visita oficial del gobernador Reuniones del club Revista (Revista Kiwanis) 110 Rol y obligaciones de patrocinio 116 Secretario 7-27 Sistema de elaboración de informes en línea Sistema de elaboración de informes en línea 10 Sitios web Recursos 128 Sitio web del club 109 Tesorero Toma de posesión de cargos de funcionarios del club Vicegobernador Vicepresidente 52 Visita oficial del gobernador GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 127

129 Recursos de sitios web Los sitios web de Kiwanis International ofrecen muchos recursos útiles. Úselos para encontrar lo que necesite. PÁGINAS O SITIO WEB Premios y reconocimiento Guía de la marca Herramientas para líderes de clubes Capacitación en liderazgo del club Recursos para secretarios de clubes Recursos para presidentes de clubes Recursos para sitios web del club Campaña Global de Membresía Recursos de crecimiento Tienda de la familia Kiwanis Convención de Kiwanis International Fundación Kiwanis International Logotipos de Kiwanis Revista Kiwanis Día Mundial Kiwanis Tutorial del centro de mensajes Informes en línea Conciencia pública Panel del secretario Asesores/patrocinadores de Programas de Servicio y Liderazgo Formato estándar para los estatutos de club El Proyecto Eliminar Tutoriales y asistencia para sitios web Pautas de protección juvenil URL

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