OBSERVACIONES RECURRENTES EN LA PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS (FUPEF) CIRCULAR N 2094, DE 2003

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1 OBSERVACIONES RECURRENTES EN LA PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS (FUPEF) CIRCULAR N 2094, DE 2003 Elizabeth Bermedo P. Departamento Inspección. 29 y 30 de Noviembre 2012 Superintendencia de Seguridad Social

2 1.- Item Disponible (11010) - Omite la presentación de la conciliación bancaria. Lo que se requiere en esta cuenta es una conciliación bancaria al 31 de diciembre; es decir, explicar la diferencia, si la hubiere, entre el saldo de la cuenta Banco del Bienestar y el saldo del certificado emitido por el Banco. - Fondos a rendir. Los fondos deben ser rendidos periódicamente y, a más tardar al término del ejercicio (31 de diciembre). 2.- Item Colocaciones (11030) a) En el Balance General Clasificado, los códigos Colocaciones y Otros, presentan indebidamente intereses no devengados de los préstamos. Los intereses no devengados no deben exponerse en el balance general clasificado, ya que las colocaciones deben presentarse netas de estos, según lo instruido en la Circular N

3 En el ítem Colocaciones se incluyen indebidamente cuotas de préstamos que han vencido. Las cuotas de préstamos que han vencido deben incluirse en el ítem Cuentas por Cobrar (11040), con los correspondientes intereses devengados incluidos en esas cuotas. Tener presente que se deben ejercer las acciones de cobro tendientes a recuperar en forma oportuna los valores adeudados, ya sea al deudor titular y/o a los codeudores solidarios, según corresponda. Cabe agregar que los codeudores deben constituirse por cada operación de crédito. b) El saldo del ítem Colocaciones presentado en el activo circulante, es distinto al indicado en la Nota Explicativa N 6; en la citada Nota, la columna Capital debe referirse al saldo de las cuentas de activo del balance general clasificado; por tanto, ambos valores deben ser idénticos. 3

4 Ejemplo de Tratamiento Contable de los Préstamos Se otorga un préstamo personal por un monto de $ , a una tasa de interés del 1% mensual, a descontar en seis cuotas, efectuado el cálculo correspondiente se deben cancelar seis cuotas mensuales por $ , por tanto, el Servicio de Bienestar va a percibir $ ( x 6= ) lo que lleva implícito un ingreso por concepto de intereses de $

5 Asientos Contables Comprobante de Egreso Cuentas Debe Haber Préstamo Personal (Activo) Intereses No devengados (Pasivo) Banco (Activo) Al momento de otorgar el préstamo, se debe contabilizar la totalidad de los valores por cobrar, es decir, capital más intereses. La totalidad de los intereses no devengados se deben registrar en una cuenta de pasivo, la que se irá cargando con abono a una cuenta de resultados, cuando se devengue cada cuota. 5

6 Comprobante de Ingreso Cuentas Debe Haber Banco (Activo) Préstamo Personal (Activo) Ingreso por descuento de la primera cuota. Comprobante de Traspaso Cuentas Debe Haber Intereses No Devengados (Pasivo) Interés Ganado (Resultado) Reconoce el interés ganado por la primera cuota. 6

7 En los meses siguientes, el registro contable se desarrolla de la misma manera, reconociendo los intereses que correspondan según la tabla de amortización. Al 31 de diciembre de 2011, ya se han descontado 4 cuotas, por tanto el saldo de las cuentas es el siguiente: Préstamo Personal $ Menos Intereses no Devengados $ 513 Saldo de Capital $ Presentación en el Balance General Clasificado y en la Nota Explicativa N 6. Item Colocaciones $ (Activo) 7

8 3.- Tratamiento Contable de un beneficio de Navidad que se encuentra pendiente de pago al 31 de diciembre de El beneficio de Navidad debe registrarse en el ejercicio a que corresponde la prestación, es decir, debe quedar contabilizado solamente en la contabilidad patrimonial del año 2011, como beneficio devengado y no pagado, constituyendo una obligación en el pasivo, en el ítem Beneficios por Pagar (21010) y su gasto en la cuenta de resultados Beneficios Facultativos (32050). Los beneficios pendientes de pago al cierre del balance deberán incluirse en el presupuesto del año 2012, en el Título Gastos Pendientes del Ejercicio Anterior, ejecutándose presupuestariamente cuando se efectúe el pago de la prestación. 8

9 4.- Fondos de Terceros El Servicio de Bienestar no está autorizado para recaudar fondos que no sean propios o relacionados con actividades para fines que no contempla el Reglamento del Bienestar; como por ejemplo: aportes efectuados por los afiliados para actividades de celebración de Navidad, Aniversario de la Institución, ahorro para la vivienda, paseos y otros, ya que carece de facultades para ello. Todos los ingresos que recibe el Bienestar deben ingresar a sus fondos generales vía estado de resultados, el cual es un fondo de reparto destinado a otorgar los beneficios a los afiliados expresamente definidos en el Reglamento Particular. 9

10 5.- Servicios Dependientes. a) Las operaciones financieras de los servicios dependientes deben ser registradas mediante contabilidad separada del Servicio de Bienestar y confeccionar el respectivo balance general de ocho columnas por cada servicio dependiente, que incluya los saldos de las cuentas de activo, pasivo y de resultados, el que se debe remitir a esta Superintendencia junto con los estados financieros del Bienestar; según lo instruido en la Nota Explicativa N 12, de la Circular N Sólo se relacionan si existen fondos depositados en la cuenta corriente del Bienestar, para su mejor control, cuya contrapartida debe presentarse en el ítem Obligaciones con Servicios Dependientes (21020), del pasivo. Estos fondos depositados, pertenecientes a los servicios administrados, tales como: jardines infantiles, colonias de veraneo, casas de reposo, complejos deportivos, por presentar una restricción del disponible del Servicio de Bienestar, deben clasificarse en el ítem Otros (11080), conforme a lo instruido en la Nota Explicativa N 9, letra b), de la Circular N

11 b) Según lo instruido en la Circular N 1592, de 1997, no corresponde que los Servicios de Bienestar se hagan cargo de los déficit que se produzcan en la administración de los Servicios Dependientes, ni aún por la vía reglamentaria, por cuanto, los Servicios de Bienestar no tienen patrimonio propio, y todos los recursos que reciben, de acuerdo con la legislación pertinente y reglamentos particulares, están destinados a otorgar beneficios a los afiliados. Por ello, en caso que se produzcan déficit, ellos deberán ser asumidos por el Servicio o Institución que haya entregado los bienes en administración. c) Los valores descontados a los afiliados a favor de servicios dependientes y no enterados al Bienestar por la institución dentro del mes, se deben registrar como cuentas por cobrar sólo en la contabilidad del servicio dependiente. 11

12 6.- Item Cuentas por Pagar a Casas Comerciales (21030) Se incluyen indebidamente saldos deudores de casas comerciales, en el ítem Cuentas por Cobrar (11040). Por este concepto, no debe haber saldo en el activo, ya que el Servicio de Bienestar actúa sólo de intermediario y no puede hacerse cargo de las deudas de sus afiliados con esas entidades. Las deudas de los afiliados con casas comerciales, deben ser controladas por el Bienestar en forma extracontable. En el ítem Cuentas por Pagar a Casas Comerciales (21030), sólo se deben contabilizar los valores descontados a los afiliados e ingresados al Servicio de Bienestar; éste debe recaudar las cuotas y luego pagar a las referidas entidades. 12

13 7.- Notas Explicativas. No se informan todas las notas a los Estados Financieros. - Es de carácter obligatorio informar cada una de ellas. - En caso que una o más notas no sea aplicable al Servicio de Bienestar, debe señalarse tal condición en el lugar de la nota correspondiente. - Pueden agregarse las notas explicativas que sean necesarias para la mejor exposición de los estados financieros. 13

14 8.- De los antecedentes que deben ser aportados, se observa lo siguiente: a) Omisión del Informe para preparar F.U.P.E.F. o presentación no conforme a lo requerido en Circular N 2094 (el informe que emite el software de contabilidad no es el que indica la referida Circular. Es sólo un estado de validación) El informe pedido permite conocer los saldos de las cuentas que componen cada ítem del balance general clasificado y del estado de resultados. b) No se cumple con el envío de la información en disco compacto, ya que algunos de ellos se incluyen pero no contienen información. Falta información en disco compacto, o es incompleta. Es de carácter obligatorio presentar en disco compacto, al menos lo siguiente: Balance General Clasificado, Estado de Resultados y Balance General de ocho columnas en formato de planilla Excel. 14

15 c) Los estados financieros e informes anuales al 31 de diciembre de cada año son presentados en un sólo ejemplar. Los estados financieros e informes anuales, referidos al 31 de diciembre de cada año, deben ser presentados en la Oficina de Partes de esta Superintendencia en duplicado, excepto los estados demostrativos de saldos, de los que sólo se requiere una copia. 15

16 9.- De Control Interno a) Cuenta Banco - La conciliación bancaria debe ser a lo menos mensual, sin perjuicio de la verificación diaria o semanal de las cartolas bancarias para comprobar que los cheques pagados por el banco correspondan a los efectivamente emitidos. - En la confección, autorización, firma de cheques y depósitos, es conveniente que tales operaciones sean realizadas por más de un funcionario; ajenos a quienes registran las operaciones. - Se deben traspasar a una cuenta de pasivo los cheques caducados, es decir, los no cobrados con más de 60 días o 90 días, según corresponda, contados desde la fecha de emisión. 16

17 Depósitos en cuentas bancarias de los afiliados. - Deben existir autorizaciones de los afiliados para que el Servicio de Bienestar efectúe el depósito en las respectivas cuentas bancarias. - En dicha autorización se debe indicar, a lo menos, la institución bancaria, el número de la cuenta y la firma del afiliado. - Los antecedentes de la autorización deben estar en poder del Servicio de Bienestar. - Al comprobante de egreso se debe adjuntar el documento bancario que certifique dicho depósito, con su respectiva nómina de las cuentas corrientes, para una efectiva y expedita verificación de que los beneficios pagados se abonaron en las cuentas bancarias de los afiliados. 17

18 b) Se ha detectado que no se confeccionan documentos de traspaso para contabilizar operaciones que no generan ingresos o egresos, y las operaciones de este tipo se registran directamente en la contabilidad. Es obligatorio confeccionar documentos de traspaso según las operaciones contables a registrar, los que deberán tener adjunta la documentación de respaldo y la firma del Contador y del Jefe del Servicio de Bienestar. c) Actas del Consejo Administrativo No debe existir su registro en hojas sueltas, sin numeración y en algunos casos sin firmas. Cabe hacer presente, que las Actas de las sesiones celebradas por el Consejo Administrativo del Servicio de Bienestar, constituyen el documento oficial de los acuerdos allí tomados. Por lo tanto, se debe llevar un libro de Actas u hojas sueltas debidamente archivadas, foliadas y firmadas por todos los integrantes del Consejo que asistan a la sesión, a fin de evitar que posteriormente sean intercaladas otras hojas o cualquier otra adulteración. Debe haber un responsable de su custodia. 18

19 PREGUNTAS FRECUENTES 1.- Circular vigente para la confección de los estados financieros anuales. En tanto no se emita una nueva Circular al efecto, sigue vigente la Circular N 2094, de 2003, modificada por la Circular N 2400, de Procedimiento contable para declaración de incobrabilidad y castigo de deudas incobrables. Según lo instruido en la Circular N 2094, se deben incluir en el ítem Deudas de Dudosa Recuperación todas aquellas deudas con una antigüedad superior a un año desde que se origina su morosidad. Al momento de registrar las deudas incobrables, no se deben devengar intereses ni reajustes. 19

20 El Servicio de Bienestar, después de identificar plenamente a quien corresponden los saldos deudores y de haber agotado todos los medios de cobro tendientes a su recuperación, deberá proceder a solicitar el castigo contable de esas deudas. Se hace presente que el artículo 19 de la Ley N , faculta a las instituciones y organismos descentralizados y a las empresas del Estado, para que, previa autorización de los Ministros del ramo correspondiente y de Hacienda, castiguen en sus contabilidades los créditos incobrables, siempre que hayan sido contabilizados oportunamente y se hayan agotado prudencialmente los medios de cobro. 20

21 3.- Procedimiento para eliminar documentación del Servicio de Bienestar. Los Servicios de Bienestar deben considerar lo siguiente al momento de decidir eliminar documentación de sus archivos físicos. 1.- Registros y documentación que debe conservar la Entidad: a) Los libros principales de la contabilidad general, conforme a los métodos empleados para el registro de las operaciones, llevadas en forma manual, mecanizada o computarizada, deben mantenerse durante todo el período de duración del Bienestar. b) Los estados financieros y anexos obligatorios aprobados por el Consejo Administrativo. c) Comprobantes, actas, escrituras y demás documentos de interés relativos a bienes en poder del Servicio de Bienestar y otros derechos a favor de éste. 21

22 2.- Tampoco corresponde eliminar los originales de los documentos contables y antecedentes de respaldo, cuando concurren algunas de las situaciones que a continuación se indican y mientras se mantengan: a) Las operaciones de cualquier ejercicio contable que no estén íntegramente registradas en la contabilidad, tanto a nivel de libros principales como de auxiliares o cuando no se han practicado las cuadraturas, los balances y los estados demostrativos de saldos exigidos por los organismos contralores. b) El resultado de los ejercicios financieros examinados por esta Superintendencia ha sido motivo de rechazo o de abstención en su pronunciamiento, y/o se han formulado requerimientos como consecuencia de los problemas detectados. 22

23 c) Las operaciones de un ejercicio financiero que son materia de investigación o sumario administrativo o de juicio ante los tribunales de justicia; y d) Situaciones especiales de semejante naturaleza a juicio de la Entidad, las que deberán ser consultadas a esta Superintendencia. 23

24 3.- Registros y documentación que puede eliminarse, siempre que tengan una antigüedad superior a cinco años, conforme a los plazos de prescripción estipulados en los artículos 2514 y 2515 del Código Civil. a) Los originales de los comprobantes de ingresos, egresos y traspasos de contabilidad, excluidos de éstos los señalados en el punto 2 anterior, letras a) a la d). b) Comprobantes, recibos, boletas, correspondencia interna, antecedentes de operaciones financieras, presupuestarias y contables, todos ellos correspondientes a operaciones ordinarias de cada ejercicio contable, que no generen efectos de larga duración. Entre éstos se pueden considerar los siguientes antecedentes: 24

25 Depósitos y giros en cuentas corrientes. Cartolas bancarias. Solicitudes y autorizaciones de préstamos amortizados. Solicitudes de bonificaciones médicas y subsidios Facturas, boletas, cobranzas de casas comerciales por compras de bienes y servicios para los afiliados. Resoluciones y modificaciones presupuestarias y registros complementarios. Antecedentes estadísticos; de beneficios otorgados, de aportes de imponentes y de la institución. 25

26 c) Los documentos acompañados con el objeto de obtener el reconocimiento y/o pago de beneficios por parte de sus afiliados, podrán ser eliminados siempre que hayan transcurrido cinco años contados desde la fecha en que los correspondientes beneficios se hicieron exigibles, a menos que se trate de beneficios que se otorguen periódicamente, caso en el cual los cinco años se contarán desde que haya dejado de tener derecho a ellos o de ser afiliado. Lo anterior, en conformidad al plazo de prescripción ya mencionado. Las copias de los mismos documentos y que se destinan para el manejo administrativo del Servicio, pueden ser eliminados acorde con sus políticas de control interno contable y administrativo y con las necesidades de los usuarios de los mismos. Por tanto, las copias de órdenes de compra pueden eliminarse bajo este criterio. 26

27 d) Los libros y registros auxiliares de la contabilidad se conservarán también por un período mínimo de cinco años, siempre que no incluyan información afectada por lo señalado en los puntos 1. c) y 2) anteriores. En este caso se encuentran las cartolas de cuentas corrientes de los afiliados. 4.- Los talonarios de cheques pueden ser eliminados sin inconvenientes, pues sólo son un elemento de control de saldos de las cuentas corrientes bancarias, con un valor suplementario de carácter temporal, pero que carecen de validez en la extinción de obligaciones o en otros actos jurídicos. 5.- Antes de proceder a la eliminación de dichos documentos es indispensable que la Entidad proceda a la inutilización de los mismos y a levantar un acta con el detalle preciso de los períodos, numeración interna y demás antecedentes útiles al efecto. Dicha acta deberá ser suscrita por el Jefe Superior del Servicio. 27

28 4.- Normas sobre cotejo de documentos. En el Diario Oficial de 19 de octubre de 1991, se publicó la Ley N que estableció normas de cotejo de documentos con copias o fotocopias de los mismos. Al respecto, conforme a la Circular N 1233, de 1991, de este Organismo, el cotejo de documentos tiene la ventaja que sólo es necesario presentar los originales de los documentos que sean requeridos o fotocopias autorizadas de ellos y dejar fotocopias simples de los mismos. El cotejo de documentos es gratuito y debe ser efectuado por el funcionario administrativo receptor, quien previa verificación que la fotocopia simple que quedará para el Bienestar es idéntica a su original o fotocopia autorizada, debe devolver éstas a los interesados y estampar en la fotocopia simple el timbre de recepción, la fecha, su nombre y firma, con lo cual se entenderá efectuado el cotejo. 28

29 5.- Procedimiento de los cheques caducados de casas comerciales, cuya antigüedad es superior a cinco años. Si revisada la información de cada cheque caducado a favor de una entidad comercial no es posible pagarlo ni devolver el monto descontado al afiliado y han transcurrido cinco años o más, su monto deberá llevarse a resultados del ejercicio como otros ingresos, pues en esos casos ha transcurrido el plazo de prescripción establecido en los artículos 2514 y 2515 del Código Civil. 6.- Pueden los Servicios de Bienestar efectuar Bingos y/o Rifas? Los servicios de bienestar no pueden realizar rifas, sorteos ni colectas, porque no están comprendidos entre la instituciones que de acuerdo con el artículo 1 del D.S. N 955, de 1974, del Ministerio del Interior, pueden ser autorizadas para tal efecto. 29

30 7.- Quiénes deben firmar los comprobantes contables de ingresos, egresos y traspasos? Los comprobantes contables de ingresos, egresos y traspasos, deben contener, a lo menos, la firma de las personas responsables de su confección y autorización, la firma del Contador y la del Jefe del Servicio de Bienestar. Todos los comprobantes contables deben contener obligatoriamente, la documentación necesaria que avale las operaciones que se registran en la contabilidad. Con respecto a los comprobantes de egresos, deberán contener la recepción conforme de los dineros, cuando corresponda. 30

31 Gracias.

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