C A J A N A C I O N A L D E S A L U D OFICINA CENTRAL: LA PAZ, (BOLIVIA) - APARTADO CABLES Y TELEGRAMAS CASEGURAL

Transcripción

1 RESUMEN EJECUTIVO Informe de Auditoria Nº IDAI-04/12 de 30/03/2012 correspondiente al Examen de Confiabilidad de los Registros y Estados Financieros de la Caja Nacional de Salud por el ejercicio terminado al 31 de diciembre de la gestión 2011, ejecutado en cumplimiento a los artículos 15 y 27 inciso e) de la Ley Nº 1178 de Administración y Control Gubernamentales y el Programa Operativo Anual de la gestión 2012 del Departamento Nacional de Auditoria Interna, se efectuó el examen de Confiabilidad de los Registros y Estados Financieros preparados al 31 de diciembre de 2011 de Oficina Central de la Caja Nacional de Salud. El objetivo del examen es expresar una opinión independiente sobre el Sistema de Control Interno Administrativo Financiero existente en la Caja Nacional de Salud, como resultado del examen de Confiabilidad de los Registros y Estados Financieros de Oficina Central y Regionales a nivel Nacional de la Caja Nacional de Salud, terminados al 31 de diciembre de 2011, sobre cuya base sugerir acciones correctivas para mejorar la eficacia y eficiencia de los sistemas de administración y control, con el objeto de que la administración de la entidad proporcione información útil, oportuna y confiable a las instancias correspondientes. Como resultado del examen realizado se identificaron las siguientes deficiencias de control interno y de registro contable que deben merecer acciones correctivas inmediatas por parte del Gerente General de la Caja Nacional de Salud, a fines de evitar la materialización de los riesgos que se exponen, a continuación se detallan los títulos de las deficiencias: OFICINA CENTRAL 2.1 Inexistencia sustento documentario y falta aprobación documentos por transacciones efectuadas a través de la cuenta 101 y Retenciones y/o depósitos judiciales a través de bancos no fueron registradas en la cuenta 151 depósitos judiciales 2.3 Incertidumbre del monto por cobrar registrado a nombre del Gobierno Autónomo Municipal 2.4 El saldo por faltantes en inventarios al 31/12/11 Cuenta 112 Deudas del Personal, carecen de documentos que sustenten los cargos. 2.5 La Cuenta Aportes por Cobrar al T.G.N. expone saldo estimado y falta de Conciliación del importe de Bs , Inexistencias de Políticas para la Previsión de Cuentas Incobrables. 2.7 Irregular Previsión para Cuentas Incobrables 2.8 Saldos negativos reflejados en los estados de cuenta 126

2 2.9 El saldo del estado cuenta 126 difiere con el saldo reflejado en Balance General 2.10 Falta depuración cuenta 126 Equipo, materiales, medicamentos en tránsito" 2.11 Falta sustento documentario y aprobación de documentos por transacciones efectuadas a través de la cuenta Dividendos pendientes de cobro 2.13 Líneas telefónicas pendientes de regularización 2.14 Falta tenencia física de acciones (títulos - valores) que posee la Caja Nacional de Salud en el Banco Nacional de Bolivia Las líneas telefónicas de Administración Regional La Paz se exponen en Estados Financieros Oficina Central 2.16 Deficiencias en cuenta 141 edificaciones y 142 terrenos 2.17 Falta conciliación y actualización de registros de inmuebles cuenta Inmuebles y montacarga sin seguro 2.19 Distorsión de saldos en las cuentas 143 y Activos fijos adquiridos que no fueron objeto de identificación con el código respectivo Falta de revalorización técnica de activos fijos 2.22 Acumulación de Activos Fijos dados de baja 2.23 Vehículos sin derecho de propiedad saneado 2.24 Vehículos sin roseta SOAT 2,25 Vehículos sin logo Institucional 2.26 Vehículos sin uso - chatarra 2.27 Desconcentración no aplicada al Rubro Activo Fijo 2.28 Depósitos Judiciales no regularizados al 31/12/ Saldos Cuenta 155 Obras en Construcción y Otros sin movimiento desde gestiones anteriores 2.30 Documentación de respaldo insuficiente en registros contables Cuenta 157 Cuentas Corrientes Internas - Debe y 267 Cuentas Corrientes Internas-Haber 2.31 Cierre Cuenta 157 y 267 Cuentas Corrientes Internas Debe y Haber sin previa conciliación entre Oficina Central y Administraciones Regionales Falta de Conciliación de Saldos Acumulados de las Cuentas 157 Cuentas Corrientes Internas Debe y 267 Cuentas Corrientes Internas Haber de Oficina Central 2.33 Errónea obligación de pago a la empresa PEVIJOR por deficiencias en el control de pagos a las empresas constructoras 2.34 Resolución de Contrato con la Empresa HANSA LTDA. no fue excluido de la obligaciones de pago a esta empresa 2.35 Pago en demasía de Bs por la compra de un equipo de rayos X a la firma HANSA Ltda Obligación Contabilizada en la Cuenta 202 Documentos por Pagar fue cancelada en la Cuenta 201 Facturas por Pagar

3 2.37 Falta Conciliación de Obligaciones con el INASES y el Ministerio de Salud 2.38 Depósitos Directos realizados por Empresas y Personas Naturales, no fueron regularizados 2.39 Transferencia de Provisión para Beneficios Sociales a la Regional La Paz no cuenta con suficiente documentación de respaldo 2.40 Cuentas del grupo Reservas no fueron actualizadas a moneda constante 2.41 Registros Contables de la Cuenta 651 Resultado de la Gestión no cuentan con Cuadro de Conciliaciones para el Cierre Parcial de la Cuenta Inadecuada apropiación contable de las actualizaciones por aportes en mora en la cuenta Ingresos Varios 2.43 Errónea exposición en el Estado de Resultados/2011 de los Ingresos por Ejecución de Boletas de Garantía 2.44 Documentación incompleta en los Files del Personal Permanente de Contrato y de la Planilla Algunos Funcionarios se encuentran cumpliendo labores en cargos y niveles salariales que no les corresponde Debito Automático PAI 5% transferido al Ministerio de Salud y Deportes correspondiente a los ingresos por aportes deficientemente contabilizados 2.47 Pago de Multas a Impuestos Nacionales por incumplimiento a deberes formales en la presentación de la Información del RC-IVA Pago de Intereses por mora en el pago de aportes a las AFP S Futuro de Bolivia y Previsión BBVA por Reintegro de haberes enero a marzo/ Estados Financieros Básicos de Oficina Central no se encuentran firmados por la Máxima Autoridad Ejecutiva y el Responsable del Área financiera 2.50 Estados Financieros de Oficina Central y del Consolidado Institucional Gestión 2011 no fueron elaborados en base al Plan Único de Cuentas de la Contabilidad Integrada del Sector Publico Incumplimiento de fecha limite para la programación de pagos con cargo a la gestión Estado de Ejecución Presupuestaria de Recursos y de Gastos - Consolidado Institucional Gestión 2011 no fue presentado adjunto a los Estados Financieros Básicos ADMINISTRACION REGIONAL LA PAZ 2.1 Falta de formalización sobre políticas aplicadas en el manejo de cheques en tránsito con una antigüedad mayor a 30 días. 2.2 Diferencias entre el saldo final del Flujo de Caja de la Regional La Paz gestión 2010 respecto al saldo inicial del Flujo de Caja gestión 2011

4 2.3 Demora en las notificaciones (Pre-Aviso) para la recuperación de las Deudas de Personal. 2.4 Saldos de gestiones anteriores de la Cuenta 112 Deudas del Personal y 115 Deudores Varios sin respaldo de documentación. 2.5 Diferencias en Cotejo del Kardex Físico con Kardex Valorado 2.6 Incumplimiento al Programa Anual de Contrataciones (PAC) Gestión Existencia de Materiales Vencidos y Sin Movimiento incorporados en los Saldos de la Cuentas 121 y 122, del Rubro Inventarios. 2.8 Existencia de Materiales Expirados, Obsoletos y Sin Movimientos los Sub. Almacenes y servicio de laboratorio de Policlínicos y Hospitales de la Regional La Paz. 2.9 Incumplimiento al Cronograma de Cierres emitido por la Gerencia Administrativa Financiera Medicamentos con fechas vencidas para cambio con la empresa 2.11 Registros Deficientes en Tarjetas Kardex de Laboratorio de Policlínica Central Saldo 2011 de Tarjetas Kardex en el Sub Almacén de la Policlínica Central aperturadas el 03/05/ Falta de espacio físico en los Depósitos de Drogas 1 de Almacenes Generales Entre Ríos Ambiente Inapropiado del Sub Almacén de la Policlínica de Especialidades La Paz 2.15 Ingresos por Donación sin Código 2.16 Deficiencias en el proceso de reversión de medicamentos 2.17 Algunos Kardex no registran requisitos de Cierre de Inventario Diferencia de menos entre el saldo según tarjetas kardex y verificación física en el Sub almacén de Centros Médicos 2.19 Ambientes de Farmacia del Hospital Materno Infantil con Temperatura elevada Circular N 12 de la Sección Activos Fijos e Inventarios de Oficina Nacional Desactualizada Pedidos internos emitidos con posterioridad al Corte Documentario del 12/12/2011 Inventariación Gestión Falta de regularización de derecho propietario de Inmueble y Terreno 2.23 Incorrecta Actualización en la Cuenta 143 Equipo Hospitalario e Instrumental Médico 2.24 Incorrecta actualización de saldos gestión Activos por Distribuir en la Cuenta Exposición de Activos Fijos en la Administración Regional La Paz 2.27 No existe Balance Inicial de Apertura 2.28 Deficiencias Cuenta 153 Anticipo a Cuenta de Pedidos y Contratos

5 2.29 Saldos sin movimiento de la Cuenta 155 Obras en Construcción y Otros que se mantienen desde gestiones anteriores 2.30 Falta de Uniformidad en la Documentación Adjunta a los Comprobantes de Devengado 2.31 Demora en la Elaboración de Acta de Recepción y Formulario de Ingreso de Material DL Facturas por Servicios de Energía Eléctrica que no Figuran a nombre de la Caja Nacional de Salud No se evidencio Provisión para Beneficios Sociales del Personal de Contrato 2.34 Falta de actualización de las cuentas del Grupo Patrimonio 2.35 Inadecuada apropiación de diferentes conceptos en la cuenta Ingresos Varios (Reiterativa) Los Informes de Fiscalización de Empresas con Convenio de Seguro Delegado no se encuentran actualizadas. (Reiterativa) Informes Mensuales de Tesorería Regional La Paz, no se encuentran debidamente respaldado La Unidad de Tesorería Regional La Paz no cuenta con un Manual de Funciones Actualizado Los Comprobantes de Ingreso RIO generados por la Unidad de Tesorería, no son objeto de revisión por la Unidad de Contabilidad Regional La Paz Ingresos por aportes de gestiones pasadas contabilizados en la gestión Funcionarios con ingresos que superan el salario que percibe el Presidente del Estado, cuyo origen son recursos del sector público Servidores Públicos de la Administración Regional La Paz cumplen funciones en cargos y niveles salariales que no corresponden a sus ítems 2.43 Transferencias al Ministerio de Salud, pendientes de conciliación 2.44 Documentación incompleta en los Files del personal permanente y eventual 2.45 Saldos inadecuadamente expuestos en el Estado de Resultados emitido oficialmente, respecto a los Saldos según el SIIF-ND 2.46 Deficiencias en la documentación sustentatoria de los registros por consumo de materiales, suministros e insumos médicos en Subalmacenes de Centros Hospitalarios y de Consulta Externa 2.47 Facturaciones de medicamentos consumidos no adjunta Acta de conformidad elaborado por el Dpto. Nal. de Sistemas y Regencias de farmacia ADMINISTRACIÓN REGIONAL SANTA CRUZ 2.1. Falta de acciones para la recuperación de aportes 2.2. Deficiencias en el registro de depósitos no identificados 2.3. Inconsistencias de contabilización entre pagado y devengado 2.4. Saldos de gestiones anteriores reflejados en la cuenta 206

6 2.5. Inclusión de saldos que no corresponden a la cuenta Diferencia en el cálculo de la provisión para beneficios sociales 2.7. Inadecuado control al llenado del Formulario RCI-1A Comprobante de Pago Mensual de Aportes 2.8. Falta de emisión de certificación presupuestaria para el pago de sueldos y salarios Inoportuno registro del compromiso y devengamiento del gasto de sueldos y salarios No existe segregación de funciones ni evidencia de aprobación de las modificaciones presupuestaria en la partida Servicios Personales Falta de contrato de trabajo del personal eventual de la Caja Nacional de Salud Regional Santa Cruz Falta de actualización del file personal y regularización de los ítems Insuficiente respaldo en registro contable de la cuenta 704 Convenios en curso de cobro REGIONAL COCHABAMBA 2.1 Saldo de Caja General no coincide con el de los arqueos de caja 2.2 Espacio reducido del Almacén de Medicamentos 2.3 Comprobantes contables sin respaldo documentario 2.4 Registro en la cuenta 126 activos en tránsito pendientes de recepción y/o apropiación contable 2.5 Excedentes de COMTECO y COBOCE pendientes de cobro 2.6 Compras de insumos sin Programación 2.7 Contratación por Excepción sin documentación de respaldo 2.8 Formularios y pagos de reparación de equipos de Lavandería duplicados 2.9 Pago de facturas sin documentación suficiente 2.10 Elaboración de adendas en forma consecutiva 2.11 Adquisiciones de fin de gestión sin respaldo suficiente REGIONAL ORURO 2.1 Cheques en Circulación por más de 30 días Falta de Seguridad en el traslado de dinero. 2.3 Falta de control y cobro para la recuperación de Deudas de Personal de la cuenta Falta de acciones sobre saldos deudores de gestiones anteriores de la Cuenta 115 Deudores Varios. 2.5 Diferencias de saldos, entre el kardex Valorado y el Kardex Físico, de la Cuenta 121 Almacén de Medicamentos y Materiales de Curación

7 2.6 Materiales sin Movimiento, de lento Movimiento y Vencido en el Almacén de Medicamentos y Materiales de Curación. 2.7 Activos Fijos dados de baja sin cumplir sus años de vida útil. 2.8 Falta de Regularización del Derecho Propietario de Inmuebles, Terrenos y Vehículos. 2.9 Vehículos que se encuentran fuera de servicio cuentan con póliza de seguros Acumulación de activos fijos en desuso, en ambientes de la institución 2.11 Falta de Revalorización de Activos Fijos 2.12 Extravío ecógrafo del Hospital Santa María de Huanuni 2.13 Llaves de los depósitos de Activos Fijos Fuera de uso, no entregado por encargados del Activo Fijo, al cambio de funciones Acumulo de cuentas por cobrar por atención Médica al Adulto Mayor (SSPAM) 2.15 Falta de remisión por Oficina Central, del presupuesto con cierre definitivo 2.16 Cuenta 267 Cuentas Corrientes Internas Haber, sin cierre de gestión Falta documentación respaldatoria a asientos de ajuste que fueron elaborados en la Regional de Oruro y en Oficina Central La Paz. REGIONAL SUCRE 2.1 Cinco vehículos no cuentan con el carnet de propiedad 2.2 Activos Fijos Muebles e Inmuebles de la Regional de Sucre no cuentan con seguro 2.3 Demora en la entrega de bienes bajo la modalidad de compras menores 2.4 Ambientes inadecuados en el Almacén Regional para el almacenaje de medicamentos y falta de medidas de salvaguarda 2.5 Bienes almacenados sin movimiento desde gestiones pasadas 2.6 Incumplimiento a cartas de compromiso de cambio por empresas adjudicadas 2.7 Falta de controles en la entrega de bienes sin que exista el documento de salida 2.8 Diferencia entre las planillas de indemnizaciones de la Regional y Oficina Central REGIONAL POTOSI 2.1 Deficiencias en el control de Inventarios 2.2 Adquisición de Material de Laboratorio y Reactivos con destino directo al servicio solicitante 2.3 Falta de cobro de las deudas del personal ADMINISTRACIÓN REGIONAL TRINIDAD 2.1 Exención impositiva de los bienes inmuebles y vehículos de la Caja Nacional de Salud Regional Trinidad.

8 2.2 Deudas sin movimiento 2.3 Rendiciones de cuenta 2.4 Previsiones para cuentas Incobrables 2.5 Adquisición de medicamentos, material de curación y otros 2.6 Equipos, Muebles y Materiales en Transito 2.7 Administración y control de Activo fijos REGIONAL DE TARIJA 2.1 Falta de Documentos de Propiedad de un Inmueble y Tres Vehículos. 2.2 Falta de Conciliaciones con la Oficina Central de los Saldos de la Cuenta Depósitos sin Regularizar 2.4. Falta de Conciliación Entre la Información de Tesorería y Cotizaciones 2.5. Línea Telefónica sin Uso 2.6. Falta de Cálculo para la Provisión para Cuentas Incobrables 2.7. Falta de Documentos para Proceder a la Baja de Activos Fijos 2.8. Falta de Codificación y de Documento de Efectos en Custodia al Momento de Entregar los Activos 2.9. Inmuebles no Registrados en Derechos Reales Adquisiciones Efectuadas en la Gestión Auditada no Fueron Actualizadas Incumplimiento a Baja Contable por Incobrabilidad Instruido por Juez de Partido de Trabajo Social de la Capital Obras Concluidas que no Fueron Traspasadas al Activo Fijo Diferencias entre los Saldos que Presenta la Cuenta 112 Deudas del Personal y las Confirmaciones Remitidas por los Deudores Ambientes Inadecuadamente Dispersos Ítems sin Codificación Ítems sin Movimiento de Gestiones Anteriores Activos Fijos no se Encuentran Asegurados Falta de Actualización de las Declaraciones Juradas de Bienes y Rentas Inseguridad del Personal de Tesoreria en el Traslado de Dinero Items Acefalos por Periodos Prolongados 2.21 Funcionarios que no se Encuentran en sus Items REGIONAL PANDO 2.1 Deficiencia en la sección contabilidad, respecto a la responsabilidad del contador. 2.2 Inexistencia de seguros de caución para el resguardo del efectivo 2.3 Falta de periodicidad en el levantamiento de arqueos de caja 2.4 Inexistencia de manuales administrativos

9 2.5 Inadecuada custodia de documentos 2.6 Inexistencia de estados de cuentas individuales, conciliación y falta de seguimiento a cuentas por cobrar y por pagar 2.7 Saldos pendientes de regularización desde gestiones anteriores 2.8 Comprobantes contables que no adjuntan suficiente documentación de respaldo 2.9 Equipo materiales y medicamentos en transito 2.10 Deficiencias encontradas en activos fijos 2.11 Ingresos no facturados 2.12 Tarifario para atención médica a particulares pendiente de actualización 2.13 Deficiencias en los archivos y control de cotizaciones 2.14 Falta de firmas en los comprobantes de contabilidad DISTRITAL YACUIBA 2.1 Algunos Inmuebles y vehículos no Cuentan con Documento de Propiedad 2.2 Falta de ítems en la Distrital de Yacuiba 2.3 Falta de políticas de seguridad en el traslado de efectivo por parte del personal de Tesorería 2.4 Falta documentos de sustento para proceder a la baja en almacenes 2.5 Ítems sin codificación 2.6 Falta de documentación sustentatoria 2.7 Falta codificación y documento Efectos en Custodia, al momento de entregar los activos a funcionarios de la Distrital Yacuiba. 2.8 Activos fijos no se encuentran asegurados. 2.9 Contrato anticrítico vencido Incumplimiento en la presentación de las declaraciones juradas de bienes y rentas Falta conciliación entre la información de tesorería y cotizaciones. La Paz, Abril 2012