Corpus Ruiz Fernández. Curso de Microsoft Office 2007

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1 Corpus Ruiz Fernández Curso de Microsoft Office 2007 UPI CIUDAD REAL 08/03/2010

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3 Índice Familiarizarse con Word Introducción a la nueva interfaz... 9 Conocer la cinta de opciones... 9 Qué hay en la cinta de opciones?... 9 Iniciadores de cuadros de diálogo en grupos Fichas que aparecen sólo cuando se necesitan Herramientas contextuales Fichas de programa La mini barra de herramientas Menús, barras de herramientas y otros elementos conocidos Botón de Microsoft Office Barra de herramientas de acceso rápido Iniciadores de cuadros de diálogo Ocultar temporalmente la cinta de opciones Utilizar el teclado Buscar los comandos habituales Comenzar con el botón de Microsoft Office Viñetas, números y más Qué pasa con los estilos? La herramienta copiar formato Insertar imágenes, hipervínculos, encabezados y pies de página Zoom Comprobar la ortografía y la gramática Listo para imprimir? Sí, listo para imprimir En segundo plano Gestión de formatos y estilos... 21

4 Gestión de formatos Formato de caracteres Formato de párrafos Tabulaciones Letra capital Guiones Lista con viñetas y números Listas simples Crear listas a medida que se escribe Interrumpir listas Viñetas o números? Cambiar la apariencia de una lista Aplicar formato a una lista Trabajar con párrafos de listas y pegar listas Lista de varios niveles La biblioteca de listas Resumen Gestión de estilos Aplicar formato a los estilos Los estilos rápidos El panel Estilos Crear un estilo Modificar un estilo Borrar un estilo Búsqueda y reemplazo de estilos Ahorrar tiempo con las plantillas Introducción Aprovechar la eficacia de las plantillas Utilizar una portada de fax ya elaborada Buscar plantillas instaladas Buscar plantillas en Office Online La fuerza especial de una plantilla Plantillas y documentos: dos tipos de archivo diferentes Crear sus propias plantillas... 50

5 Ventajas de crear una plantilla Preparar el contenido de una plantilla Guardar un archivo como plantilla Crear un documento basado en una plantilla Modificar la plantilla Los bloques de creación Tipos de bloques de creación Crear un bloque de creación de contenido reutilizable Guardar bloques de creación en una plantilla Sugerencias Agregar áreas de fecha y texto a la plantilla Encabezados y pies de página Introducción Agregar número de página, una fecha y mucho más El área de trabajo de encabezado y pie de página Insertar números de página Editar los números de página Otros encabezados y pies de páginas Agregar la fecha actual Agregar el nombre del archivo y la ruta de acceso del documento Quitar un encabezado o pie de página Documentos con varios encabezados o pies de página Variar los encabezados y pies de página Crear diferentes secciones Cómo crear los saltos de sección Tipos de saltos de sección Cómo se muestran las secciones en los encabezados y pies de página Crear un texto único en un encabezado o pie de página Sugerencias para trabajar con diferentes encabezados y pies de página Rompa los vínculos para cada sección del documento Rompa los vínculos de encabezado y pie de página de forma independiente Cuidado con la numeración de páginas Crear una primera página diferente Sugerencias... 70

6 Encabezados y pies de página diferentes para las páginas pares e impares Ilustraciones Imágenes o imágenes prediseñadas Ajuste de texto Gráfico SmartArt Formas Gráficos Agregar un gráfico a un documento Fondos, bordes y efectos de texto Introducción Agregar una marca de agua o un fondo Agregar una marca de agua a un documento impreso Agregar una marca de agua con una imagen Agregar bordes, sombreados y estilos Bordes de página Borde de imágenes, texto y tablas Sombreado Estilos rápidos para las tablas Estilos rápidos para las formas Usar efectos de textos especiales Crear una letra capital Efectos especiales de fuente Agregar WordArt Cuadros de texto Ecuación Símbolos Tareas avanzadas con tablas El cuadro de diálogo Insertar tabla Propiedades de la tabla Márgenes y espaciado en la tabla Márgenes de celda Dirección del texto en una celda Alineación de celdas Dibujo de tablas complejas... 93

7 Ordenar el contenido de una tabla Repetir el título de una tabla Fórmulas Indicar el rango de las celdas Formularios Introducción La ficha Programador Tipos de controles más comunes Crear un formulario Establecer las propiedades del control Proteger el formulario Combinar correspondencia Introducción Cómo funciona Documento principal Información del destinatario Conjunto terminado de documento Configurar la lista de destinatarios Más información acerca de la lista de destinatarios Procedencia de la lista de destinatarios Los campos de combinación Ejemplo de combinación de correspondencia Abrir el asistente de combinación de correspondencia Configurar el documento principal Conectarse a la lista de destinatarios Elegir los destinatarios Diseñar el documento principal Vista previa de las cartas Completar la combinación Cancelar o reanudar una combinación de correspondencia Combinación de correspondencia usando la Cinta de opciones Combinación de correspondencia para acuses de recibo Crear etiquetas para los acuses de recibo Explicación de los valores de la etiqueta Acuses de recibo

8 Ejemplo para acuses de alimentación manual Crear listados mediante la combinación de correspondencia Personalizar Word Guardar un documento Word como PDF Imprimir un documento en PDF Mostrar la ficha Programador Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido Guardar los archivos en formato Word

9 Manual de Microsoft Office Word 2007 Familiarizarse con Word 2007 Introducción a la nueva interfaz Office Word 2007 tiene un nuevo aspecto, una nueva interfaz de usuario que reemplaza los menús, las barras de herramientas y la mayoría de los paneles de tareas de las versiones anteriores de Word con un único mecanismo sencillo e intuitivo. La nueva interfaz se ha diseñado de forma que le ayuda a ser más productivo en Word y le facilita buscar las características adecuadas para varias tareas, descubrir la nueva funcionalidad y ser más eficiente. Conocer la cinta de opciones Al abrir Word 2007 por primera vez, es posible que le sorprenda su nuevo aspecto. La mayoría de los cambios se encuentra en la cinta de opciones, el área que se extiende por la parte superior de Word. La cinta de opciones presenta los comandos más populares en primer plano, de modo que no necesita ir en su búsqueda en distintas partes del programa para tareas que realiza constantemente. Qué objeto tiene el cambio? Facilitar y agilizar su trabajo. Se ha estudiado y diseñado cuidadosamente la cinta de opciones a partir de las experiencias de los usuarios de forma que los comandos se encuentren en una posición óptima. Qué hay en la cinta de opciones? Los menús y las barras de herramientas principales de Office Word 2007 se han reemplazado por la cinta de opciones, que se ha diseñado para simplificar la exploración. Está compuesta por fichas organizadas en escenarios u objetos específicos. Los controles de cada ficha se organizan además en varios grupos. La cinta de opciones puede incluir contenido más completo que los menús y las barras de herramientas, como botones, galerías y contenido de cuadros de diálogo. 9

10 Familiarizarse con Word 2007 Existen tres componentes básicos en la cinta de opciones. Es conveniente saber cómo se llaman para entender cómo se utilizan. 1. Las fichas están diseñadas para estar orientadas a las tareas. Cada una representa una actividad. 2. Los grupos incluidos en cada ficha dividen las tareas en subtareas. 3. Los botones de comando de cada grupo ejecutan un comando o muestran un menú de comandos Iniciadores de cuadros de diálogo en grupos A primera vista, es posible que no vea un comando determinado de una versión anterior de Word. Tranquilo. Algunos grupos tienen una pequeña flecha diagonal en la esquina inferior derecha. La flecha se llama iniciador de cuadros de diálogo. Si hace clic en ella, verá más opciones relacionadas con este grupo. Estas opciones aparecerán a menudo en forma de cuadro de diálogo que puede reconocer de una versión anterior de Word. También pueden aparecer en un panel de tareas con un aspecto que le resultará familiar. Hablando de versiones anteriores, si se pregunta si puede tener la misma apariencia y el mismo funcionamiento que en una versión anterior de Word, la respuesta lisa y llana es que no puede pero, tras utilizar la cinta de opciones un rato, se acostumbrará a la ubicación de los elementos y le gustará lo fácil que resulta trabajar con ella. 10

11 Manual de Microsoft Office Word 2007 Fichas que aparecen sólo cuando se necesitan Además del conjunto estándar de fichas que se ve en la cinta de opciones cuando se inicia Office Word 2007, hay otras dos clases de fichas que aparecen sólo en la interfaz cuando son útiles para el tipo de tarea que se esté realizando. Herramientas contextuales Las herramientas contextuales permiten trabajar con un objeto que selecciones en la página, como tablas, imágenes o dibujos. Al hacer clic en ese objeto, junto a las fichas estándar, aparece el conjunto pertinente de herramientas contextuales con un color resaltado. 1. Elemento seleccionado. 2. El nombre de las herramientas contextuales aparece en un color resaltado y las fichas contextuales aparecen junto al conjunto de fichas estándar. 3. Las fichas contextuales proporcionan controles para trabajar con el elemento seleccionado. Fichas de programa Las fichas de programa reemplazan el conjunto estándar de fichas cuando cambias a una vista o modo de creación determinado, incluida la Visa preliminar 11

12 Familiarizarse con Word 2007 La mini barra de herramientas Algunos comandos de formato son tan útiles que desearía tenerlos disponibles siempre, independientemente de lo que esté haciendo. Supongamos que desea dar formato a un texto rápidamente, pero está trabajando en la ficha Diseño de página. Puede hacer clic en la ficha Inicio para ver las opciones de formato, pero hay un método más rápido: 1. Selecciones el texto arrastrándolo con el ratón y señale la selección. 2. La mini barra de herramientas aparecerá atenuada. Si señala a la mini barra de herramientas, se vuelve activa y puede hacer clic en una opción de formato de ella. La mini barra de herramientas es estupenda para opciones de formato, pero y si desea que otros tipos de comandos estén siempre disponibles? Use la barra de herramientas de acceso rápido. El siguiente apartado explica en qué consiste Menús, barras de herramientas y otros elementos conocidos Además de las fichas, los grupos y los comandos, Office Word 2007 utiliza otros elementos que también facilitan rutas para realizar tareas. Los elementos siguientes son más parecidos a los menús y las barras de herramientas que ya conoce de las versiones anteriores de Word. Botón de Microsoft Office Este botón está ubicado en la esquina superior izquierda de la ventana de Word y abre el menú que se muestra aquí: 12

13 Manual de Microsoft Office Word 2007 Barra de herramientas de acceso rápido La barra de herramientas de acceso rápido está ubicada de forma predeterminada en la parte superior de la ventana de Word y le proporciona acceso rápido a herramientas que utiliza con frecuencia. Puede personalizar la barra de herramientas de acceso rápido agregándole comandos. Iniciadores de cuadros de diálogo Los iniciadores de cuadros de diálogo son pequeños iconos que aparecen en ciertos grupos. Al hacer clic en un iniciador de cuadros de diálogo se abre un cuadro de diálogo o un panel de tareas relacionado que proporciona más opciones relacionadas con dicho grupo. Ocultar temporalmente la cinta de opciones La cinta de opciones centraliza y facilita satisfactoriamente la búsqueda de todos los elementos de Word Hay ocasiones, sin embargo, en que no necesita buscar nada. Sólo desea trabajar en el documento y le gustaría tener más espacio para hacerlo. Por ello, la cinta de opciones resulta tan fácil de ocultar temporalmente como de usar. Esto se hace del modo siguiente: haga doble clic en la ficha activa. Los grupos desaparecen, por lo que tiene más espacio. Siempre que desee ver todos los comandos de nuevo, haga doble clic en la ficha activa para mostrar de nuevo los grupos. 13

14 Familiarizarse con Word 2007 Utilizar el teclado Este apartado está destinado a los que prefieren usar el teclado. Los métodos abreviados que comienzan con la tecla CTRL (por ejemplo, CTRL+C para copiar ó CTRL+ALT+1 para Título 1) siguen siendo los mismos que en las versiones anteriores de Word. No obstante, el diseño de la cinta de opciones incluye nuevos métodos abreviados. Por qué? Porque este cambio presenta dos grandes ventajas frente a las versiones anteriores: Métodos abreviados para cada botón de la cinta de opciones. Métodos abreviados que requieren menor combinación de teclas. Los nuevos métodos abreviados tienen también un nuevo nombre: sugerencias de teclas. Presione ALT para que aparezcan los identificadores de las sugerencias de teclas correspondientes a todas las fichas de la cinta de opciones, los comandos de la barra de herramientas de acceso rápido y el botón de Microsoft Office. Nota: También puede utilizar los antiguos métodos abreviados de ALT+ con los que se tenía acceso a menús y comandos en las versiones anteriores de Word, pero como los antiguos menús no están disponibles, ya no aparecen en la pantalla las teclas que debe presionar, por lo que debe conocer todos los métodos abreviados para utilizarlos. Buscar los comandos habituales Word 2007 es nuevo y fascinante, pero va a tener que aprender algunas cosas. Deberá conocer las ubicaciones exactas de la mayoría de los comandos más utilizados. Verá que el nuevo diseño del programa coloca estos comandos justo donde los necesita. Dónde se crea un documento? Dónde están las viñetas, los estilos y cómo puede comprobar la ortografía? Qué pasa con la impresión? Siga leyendo para ver cómo se responde a estas preguntas y más... Comenzar con el botón de Microsoft Office El lugar donde iniciar un documento de Word es el botón de Microsoft Office. Tras presionar el botón, aparece un menú. Quizá note que este menú, que se muestra aquí, se parece un poco a los menús Archivo de las versiones anteriores de Word. A la izquierda del menú, ve todos los comandos para trabajar con un archivo. Aquí es donde se crea un nuevo documento o se abre uno existente. También están aquí los comandos Guardar y Guardar como. 14

15 Manual de Microsoft Office Word 2007 En el lado derecho del menú se enumeran los documentos abiertos recientemente. Éstos suelen estar siempre visibles de modo que no tiene que buscar en el equipo un documento en el que trabaje con frecuencia. Qué ha pasado con el menú Archivo? Presione el botón de Microsoft Office para comprobarlo. Viñetas, números y más Una vez que abra un documento y escriba el texto, sin duda deseará dar formato al texto. Muchos de los comandos de formato conocidos están visibles en la ficha Inicio, en el grupo Fuente: Negrita, Cursiva, Tamaño de fuente, etc. También hay aquí otros comandos que le resultarán útiles. En el grupo Párrafo tiene las tan populares listas con viñetas, listas numeradas y listas con varios niveles. Encontrará igualmente los comandos de sangría y de alineación. 15

16 Familiarizarse con Word 2007 Recuerde que tiene que hacer clic en la pequeña flecha diagonal que se encuentra en la esquina inferior derecha del grupo, el iniciador de cuadros de diálogo, si no ve opciones que está acostumbrado a utilizar en Word. Por ejemplo, al hacer clic en la flecha del grupo Párrafo, se abre un cuadro de diálogo conocido en el que puede trabajar con sangría, control de líneas viudas y huérfanas, etc. Qué pasa con los estilos? Si le interesa un enfoque más eficaz en el formato que simplemente los comandos de negrita y cursiva, seguro que desea conocer los estilos en la nueva versión de Word. Con los estilos se trabaja en la ficha Inicio, en el grupo Estilos: 1. Los estilos rápidos son estilos profesionales listos para usar, fáciles y rápidos de aplicar y con una nueva apariencia en esta versión de Word. Los estilos rápidos de mayor uso aparecerán directamente en la cinta de opciones. 2. Haga clic en este botón para ver más estilos rápidos listos para usar. 3. Haga clic en el iniciador de cuadros de diálogo para abrir el panel Estilos. Este panel contiene estilos personalizados creados en una versión anterior de Word y permite crear estilos nuevos o modificar estilos existentes. Los estilos rápidos son algo más que meros diseños prácticos y atractivos de los documentos. El uso de estos estilos en los documentos aporta una gran ventaja: cambios inmediatos. La herramienta copiar formato Otro comando de formato extremadamente rápido es Copiar formato. Se encuentra en la parte más a la izquierda de la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles. En caso de que no esté familiarizado con Copiar formato, es una forma rápida de duplicar el formato de una sección de texto a otra. Para usar Copiar formato, coloque el cursor en el texto cuyo formato desea copiar y haga clic en el botón Copiar formato. Si tiene más de un lugar en el que copiar el formato, asegúrese de hacer doble clic en Copiar formato para que se mantenga. A continuación, seleccione el texto en el que desea copiar el nuevo formato. Para desactivarlo, haga clic en el botón de nuevo o presione ESC. Insertar imágenes, hipervínculos, encabezados y pies de página Para dar al texto fuerza y vigor, quizás desea agregar imágenes, imágenes prediseñadas, gráficos o formas al documento. Se agregan a través de la ficha Insertar. 16

17 Manual de Microsoft Office Word 2007 Éstos no son los únicos comandos de esta ficha. Aquí tiene también Tablas e Hipervínculos. Y esto no es todo: no representados pero listos para que los pueda utilizar están los números de página, cuadros de texto y WordArt. Zoom. Tras realizar una inserción, quizá desee ver los detalles más de cerca. Sin duda, deseará saber dónde está el zoom. Mire en la esquina inferior derecha. Arrastre el control deslizante hacia la derecha para acercarse y hacia la izquierda para alejarse. Sugerencias: Al hacer clic en el número de porcentaje que está a la izquierda del control deslizante, se abre el cuadro de diálogo Zoom, donde puede especificar un porcentaje de zoom. Si el ratón tiene una rueda, puede mantener presionada la tecla CTRL y girar la rueda hacia delante para acercarse y hacia atrás para alejarse. También puede encontrar los comandos Zoom en la ficha Ver. Comprobar la ortografía y la gramática No cometa errores: cuando haya finalizado con la mayor parte del trabajo del documento, deseará comprobar la ortografía y la gramática antes de imprimirlo o enviarlo por correo electrónico. 17

18 Familiarizarse con Word 2007 El comando Ortografía y gramática está en la ficha Revisar porque forma parte de la revisión del trabajo. Busque en la parte extrema izquierda, en el grupo Revisión. Listo para imprimir? Ya está listo para imprimir pero realmente lo está? En primer lugar, es mejor comprobar qué diseño tienen las páginas para la impresora. Todo lo que necesita está en la ficha Diseño de página. El grupo Configurar página contiene Tamaño (21,59 x 27,94, A4, etc.), Orientación (horizontal y vertical) y Márgenes. Es correcto: hay un acceso fácil a la configuración de márgenes en el mismo nivel que otros comandos de este grupo. Recuerda que en las versiones anteriores debía ejecutar varios pasos hasta llegar al menú Archivo, Configurar página, etc.? Ya no tendrá que hacerlo más. Sí, listo para imprimir Cuando esté realmente listo para imprimir, vuelva al botón de Microsoft Office. Pero recuerde que ahora tiene varias opciones: 1. Si hace clic en el comando Imprimir, aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir. No obstante, si se sitúa sobre la flecha que hay a la derecha del comando Imprimir, verá tres comandos: 2. Imprimir, que abre el ya familiar cuadro de diálogo Imprimir. 3. Impresión rápida, que envía el documento a la impresora de inmediato. 4. Vista preliminar, que muestra el aspecto que tendrá el documento impreso. Si utiliza a menudo este comando, es posible que desee agregarlo a la barra de herramientas de acceso rápido. 18

19 Manual de Microsoft Office Word 2007 En segundo plano Todas las características que está acostumbrado a usar a diario en Word están en la cinta de opciones y son mucho más fáciles de buscar que antes. Pero dónde están las opciones de segundo plano que no sirven para la producción de documentos sino que controlan el funcionamiento de Word? Opciones como seguridad e información del usuario, diccionarios de ortografía y autocorrección? En las versiones anteriores de Word, se hacía clic en Opciones en el menú Herramientas. Ahora, todas estas opciones forman parte de Opciones de Word, que se abre haciendo clic en el botón Opciones de Word del menú que se abre al hacer clic en el botón de Microsoft Office. 19

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21 Manual de Microsoft Office Word 2007 Gestión de formatos y estilos Gestión de formatos Word proporciona varias herramientas para cambiar el aspecto de tu documento, como la tipografía, el tamaño o el color del texto. El nuevo Microsoft Word 2007 asignará al texto un formato predeterminado cuando crees un documento. La tipografía será Calibri, el tamaño de ésta será 11, y el color será negro. Por supuesto, Word le permite cambiar estas características de entre muchas otras, lo que se conoce como dar formato. Word tiene dos tipos de formatos: de carácter y de párrafo. Los formatos de carácter se aplican carácter a carácter, es decir, se pueden aplicar solamente a uno o más caracteres de una palabra, frase o párrafo. Los formatos de párrafo se aplican al párrafo completo. Los formatos, tanto de carácter como de párrafo, se pueden aplicar antes de empezar a escribir, seleccionando los atributos con el documento en blanco, o bien después de haber escrito (o en cualquier momento), seleccionando los caracteres o párrafos y aplicándoles los formatos. A continuación se presentan las diferentes formas de dar formato a un documento. Formato de caracteres Para aplicar formatos a los textos, es necesario tener previamente seleccionado el texto al que le va a aplicar los cambios. Word muestra por defecto la cinta de opciones de la ficha Inicio en la parte superior del programa, desde la cual puede acceder a todas las opciones que la aplicación le proporciona para adecuar el formato de su texto. Dentro del grupo Fuente encontramos los siguientes menús y botones: Fuente: Desplegando el menú, indica a Word qué tipo de letra debe usar de las instaladas en el sistema operativo. Tamaño de fuente: Es la medida de la fuente introducida. Agrandar fuente: Este novedoso comando aumenta de punto en punto el tamaño de la fuente del texto seleccionado. Encoger fuente: Situado a la derecha del comando anterior y, al contrario que éste, reduce un punto el tamaño de la letra del texto seleccionado al pulsarlo. Borrar formato: Borra todo el formato de la selección y deja el texto sin formato. Es decir, vuelve al formato predeterminado de Word 2007 (Calibri, 11). Estilos: En el submenú de estilos, Microsoft Word muestra los tres estilos más comunes: negrita, cursiva y subrayado. Observe la flecha que aparece en el icono de 21

22 Gestión de formatos y estilos subrayado, que descubre un menú desplegable en el que podrá seleccionar el tipo y grosor del subrayado así como su color. Tachar: Este comando traza una línea en medio del texto seleccionado. Subíndice: Crea letras minúsculas debajo de la línea de base del texto. Superíndice: Crea letras minúsculas encima de la línea de texto. Cambiar mayúsculas y minúsculas: Cambia todo el texto seleccionado a mayúsculas, minúsculas u otras mayúsculas adicionales. Este comando es muy útil y se usa frecuentemente. Color de resaltado de texto: Actúa de la misma manera que si usara un rotulador fluorescente, destacando porciones de su texto. Con esta opción pintará el fondo del texto seleccionado. Observe la flecha que aparece en este icono, que descubre un menú desplegable en el que podrá seleccionar el color de fondo de su texto. Color de fuente: Es el color de la tipografía del texto seleccionado. De la misma forma que en la opción anterior, este botón alberga un menú desplegable para que indique a Word el color que desea, pero esta vez el menú es más completo, ya que le permite la introducción del color en valores exactos. Además, pulsando el iniciador de cuadro de diálogo del grupo Fuente se abrirá el cuadro de diálogo Fuente desde donde, además de lo visto anteriormente, podrá definir algunas opciones más: Cambiar el espacio entre caracteres: Permite modificar el espacio entre los caracteres, para expandir o comprimir el texto. También permite controlar el espacio entre pares de caracteres, para ajustar automáticamente el espacio existente entre determinados pares de caracteres. Cada fuente tiene un diseño diferente que indica una anchura para cada letra. Unas fuentes dan, por ejemplo, a la letra Y una anchura mayor que otras, para evitar que las letras anchas tropiecen con otras y las estrechas queden aisladas y rodeadas de espacio en blanco. La casilla de verificación Interletraje para fuentes hace que Word tenga en cuenta la disponibilidad de espacio cuando el carácter está apareado con otros caracteres junto a los cuales resulta grande. Agregar otros efectos al texto: Puede agregar otros efectos al texto que no aparecían en el grupo Fuente, tales como la sombra, contorno, relieve o grabado. 22

23 Manual de Microsoft Office Word 2007 Formato de párrafos Para aplicar formato a un párrafo, no es necesario tener resaltado todo el párrafo. Seleccionando una parte o con el puntero activo sobre él, es suficiente para que recoja todas las acciones que le aplique, lo cual agiliza enormemente su trabajo. Puede seleccionar un párrafo haciendo doble clic en el margen izquierdo donde se encuentra. Dentro del grupo Párrafo encontrará los menús y botones para darle formato. Si desea darle algún formato de párrafo avanzado, sólo tiene que pulsar el icono de iniciador de cuadro de diálogo Párrafo. Dentro del grupo Párrafo encontramos los siguientes menús y botones: Alineación a la izquierda: Microsoft Word asume por defecto esta alineación. En este caso, todas las líneas de un párrafo se ajustan al margen izquierdo de la página, pudiendo llegar o no al margen derecho. Alineación centrada: Microsoft Word 2007 configura una línea imaginaria equidistante del margen izquierdo y el derecho. El texto de cada una de las líneas del párrafo se reparte uniformemente a la izquierda y derecha de esta línea imaginaria. Alineación derecha: De forma inversa a la expuesta en la alineación izquierda, mediante esta opción se indicará a Word que todas las líneas se ajusten al margen derecho de la página, pudiendo llegar o no al margen izquierdo. Alineación justificada: Este tipo de alineación introduce los espacios necesarios para que todas las líneas del párrafo se ajusten perfectamente al margen izquierdo y derecho del documento, excepto la última línea del párrafo, que realiza una alineación izquierda. Interlineado: El interlineado es la distancia que existe entre las líneas de un párrafo. El valor que Microsoft Word toma como predeterminado es 1,15 puntos, y según vaya subiendo el interlineado, el espacio entre los renglones del texto irá aumentando. Sangrías: Las sangrías son espacios adicionales que se añaden tras el margen izquierdo y donde comenzará a insertar el texto. Esto le ayudará también a la hora de hacer más clara perceptible la lectura del documento. 23

24 Gestión de formatos y estilos En la barra de herramientas hay dos botones que le permiten aumentar o disminuir las sangrías del párrafo. Introducción de bordes: Esta opción es muy útil para resaltar una porción de su texto. Se trata de un marco, de un determinado color, que envuelve el texto seleccionado. Presionando con el puntero sobre esta opción, se desplegará un menú con las distintas opciones de marco que Microsoft Word le brinda. Sombreado: Similar al comando Color de resaltado de texto del grupo Fuente pero aplicado a un párrafo. Con esta opción pintará el fondo del párrafo seleccionado. Observe la flecha que aparece en este icono, que descubre un menú desplegable en el que podrá seleccionar el color de fondo de su texto. Ordenar: Comando para ordenar un texto ya sea alfabéticamente, por numeración o por fecha, de manera ascendente o descendente. Al pulsar en este botón se abre un cuadro de diálogo donde podrá elegir las opciones de ordenación. Mostrar todo: Muestra marcas de párrafo y otros símbolos de formato ocultos. Numeraciones y viñetas: Mediante numeraciones y viñetas, podrá estructurar su texto, así como destacar las opciones que considere importantes. 24

25 Manual de Microsoft Office Word 2007 La diferencia entre estas dos opciones es que la numeración crea una lista ordenada colocando números antes de los términos, mientras que la opción viñetas crea una lista desordenada, colocando simplemente símbolos delante de éstos. Más adelante se estudiará en profundidad estas dos opciones. Desde el cuadro de diálogo del grupo Párrafo puede utilizar otras opciones más avanzadas para dar formato a los párrafos: Sangría y espacio Modificar el valor de la sangría a izquierda y derecha del párrafo. Sangría especial: Desde donde podrá aplicar al párrafo una sangría francesa (incluye todas las líneas del párrafo excepto la primera y es especialmente útil cuando desea agregar gráficos integrados al comienzo del párrafo) o de primera línea. Modificar el espaciado y el interlineado. Líneas y saltos de página A continuación, se estudian con detalle una serie de opciones que agrupadas bajo la ficha de Líneas y saltos de página, modifican las características de posicionamiento del párrafo con relación a la página en la que se encuentra Control de líneas viudas y huérfanas: Las líneas viudas ocurren cuando un párrafo termina con una línea sola de texto en la página siguiente, lo cual puede confundir al lector y además se ve terrible en un escrito. Las líneas huérfanas son párrafos que empiezan con una sola línea al final de una página y continúan en la siguiente. Esta opción le permite eliminar líneas viudas y huérfanas de forma automática. 25

26 Gestión de formatos y estilos Conservar con el siguiente: Word, por defecto, puede insertar un salto de página automático entre dos párrafos cuando no caben ambos en la misma página. Se puede evitar que el salto de página se produzca entre dos párrafos, por ejemplo, cuando se desee mantener un título junto con el párrafo que le sigue, mantener todos los elementos de una lista juntos o mantener una figura y su pie en la misma página. Si las dos primeras líneas del segundo párrafo no caben en la parte inferior de una página, Word imprimirá las dos últimas líneas del primer párrafo en la siguiente página, de modo que exista una sensación de continuidad. Seleccionando esta casilla, se fuerza a Word a que no inserte un salto de página automático entre un párrafo dado y el siguiente. Conservar líneas juntas: Esta opción fuerza a Word a que no inserte un salto de página automático en medio del párrafo, sino que lo conserve en una misma página. Salto de página anterior: Con esta opción se puede forzar a que un párrafo específico aparezca en la parte superior de una página. Esta opción será útil, por ejemplo, sobre título de apartados que introduzcan un tema nuevo e importante. Justo antes de los párrafos que incorporan este atributo especial, Word insertará un salto de página forzado. No dividir con guiones: Por otra parte, Word permite la división de las palabras con guiones al final de la línea. Esta opción evita esta división en los párrafos en que esté activa. Tabulaciones La tabulación permite introducir datos de forma estructurada. Para ello dispone de la tecla TAB. Cada vez que la pulse, Word llevará el punto de inserción hacia delante, una distancia establecida de caracteres. Por ejemplo, introduzca en su documento un listado telefónico. Para ello teclee el primer nombre y pulse dos veces la tecla tabulador. Observa que Microsoft Word añade espacios en blanco hasta la siguiente tabulación establecida. Introduzca el número de teléfono y vuelva a pulsar dos veces la tecla tabulador, a continuación introduzca la edad. Si cambia de línea y vuelve a introducir otro elemento en su lista de la misma forma, puede apreciar cómo Word vuelve a dejar el espacio definido en los tabuladores, y que además coincide con la misma distancia que en la fila superior. 26

27 Manual de Microsoft Office Word 2007 Por lo tanto, utilizando los tabuladores el texto queda estructurado. Para cambiar el comportamiento de los tabuladores, puede hacerlo pulsando en el iniciador del cuadro de diálogo Párrafo, y seleccionando la opción Tabuladores. De esta manera, abrirá el cuadro de diálogo de Tabulaciones. Por defecto, los tabuladores estarán a una distancia de 1,25 cm y tendrán una alineación izquierda, aunque puede configurarlos a medida desde el cuadro de diálogo Tabulaciones. Letra capital Cuando, por estética, y emulando a las novelas literarias se desea que la primera letra de un párrafo aparezca de forma vistosa mucho más grande que las demás letras del texto, debe de aplicar la opción de formato llamada Letra capital (letra grande). Para ello hay que seguir estos pasos: 1. Escribir el texto del párrafo y posicionarse en cualquier parte del párrafo. 2. Hacer clic en el botón Letra capital, situado en el grupo Texto de la ficha Insertar y elegir alguna de las opciones del panel de despliegue. 27

28 Gestión de formatos y estilos Si quiere acceder a unas opciones de formato más avanzadas, eligiendo la fuente, las líneas que va a ocupar (tamaño) y la distancia desde el texto, deberá pulsar sobre Opciones de letra capital, generando un cuadro de diálogo como el siguiente. Aceptando el panel, se visualizará el resultado. Guiones Si una palabra es demasiado larga para caber al final de una línea, Microsoft Office Word 2007 lleva la palabra a la línea siguiente sin dividirla con un guión. Sin embargo, puede utilizar la característica de división de palabras para dividir las palabras del texto de manera automática o manual, insertar guiones opcionales o guiones de no separación y establecer la máxima cantidad de espacio permitida entre una palabra y el margen derecho sin separarla con un guión. Cuando se utiliza la división automática de palabras, Office Word 2007 inserta guiones automáticamente donde son necesarios. Al usar la división manual, Word busca el texto que se debe dividir y le pregunta si desea insertar guiones en el texto. Dividir automáticamente las palabras en un documento Cuando se utiliza la división automática, Office Word 2007 inserta automáticamente guiones cuando es necesario. Para realizar la activación, una vez asegurado de que no tiene ningún texto u objeto seleccionado, edite el cuadro de diálogo Guiones desde la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página desde el botón Guiones. 28

29 Manual de Microsoft Office Word 2007 Si quiere aplicar guiones automáticos a parte de un documento, seleccione el texto al que desee aplicar guiones y siga los pasos anteriores. Establecer la zona de división La zona de división es la cantidad máxima de espacio que Office Word 2007 permite que haya entre una palabra y el margen derecho sin dividir la palabra con un guión. La zona de división se puede modificar para hacerla más ancha o más estrecha. Para reducir la cantidad de guiones, ensanche la zona de división. Para reducir la irregularidad del margen derecho, haga que la zona de división sea más estrecha. Quitar guiones de división de palabras Puede quitar los guiones de división automática de palabras y todas las apariciones de guiones manuales, como los guiones opcionales y los guiones de no separación. Lista con viñetas y números Las listas son uno de los elementos que se usan todos los días pero en los que se piensa raras veces. Probablemente, solo se molesta en preocuparse de las listas cuando algo va mal. Ha intentado pegar alguna vez una lista dentro de otra? O ha intentado cambiar el nivel de sangría? Ahí es cuando las cosas empiezan a parecer algo más complicadas. Desea un estilo de viñeta diferente? No hay problema. Necesita una lista con muchos niveles? Obtenga los conceptos básicos sobre cómo funcionan las listas en Word y cómo puede hacer que trabajen para usted. Puede agregar rápidamente viñetas o números a líneas de texto existentes, o bien, Word puede crear automáticamente listas mientras escribe. De manera predeterminada, si empieza un párrafo con un asterisco o un número 1., Word reconoce que está intentando iniciar una lista numerada o con viñetas. Si no desea que el texto se convierta en una lista, puede hacer clic en el botón Opciones de Autocorrección que aparece. 29

30 Gestión de formatos y estilos Listas simples Las listas son elementos muy útiles en un documento. Se pueden utilizar con muchos fines; por ejemplo, para resumir la información y para facilitar su comprensión y asimilación. Hay listas con números y listas con viñetas. Si tiene una secuencia de información, las listas con números son esenciales. Si no tiene que preocuparse de la secuencia, es preferible utilizar listas con viñetas. Las listas pueden ser de un solo nivel o de varios niveles: en las listas de un solo nivel (o una sola capa), todos los elementos de la lista tienen la misma jerarquía y el mismo nivel de sangría; en las listas de varios niveles, hay una lista dentro de otra lista. En la ilustración se puede apreciar la diferencia. Lista con viñetas de un solo nivel Lista numerada de un solo nivel Lista con viñetas de varios niveles Lista numerada de varios niveles GISS IGSS INSS TGSS 1. GISS 2. IGSS 3. INSS 4. TGSS GISS IGSS INSS o Invalidez TGSS o Cotización o Recaudación 1. GISS 2. IGSS 3. INSS a. Invalidez 4. TGSS a. Cotización b. Recaudación Se van a describir las listas simples, es decir, las listas de un solo nivel o una sola capa. Las listas de varios niveles se describen posteriormente. Crear listas a medida que se escribe Existe más de un método para empezar una lista, pero uno de los más comunes es aquél en el que las listas se crean automáticamente según se escribe. Si necesita una lista con viñetas, solo tiene que escribir un asterisco (*) seguido de un espacio. El asterisco se convierte en una viñeta y comienza la lista. Cuando haya terminado de escribir el primer elemento de la lista, presione ENTRAR y aparecerá una nueva viñeta en la línea siguiente. Para crear automáticamente listas numeradas, escriba el número uno y un punto (1.) seguido de un espacio. Este método es nuevo para Word 2007; en versiones anteriores había que presionar ENTRAR antes de empezar la lista. Para empezar una lista como esta, se puede utilizar una serie de símbolos diferentes como flechas, guiones y cuadrados. En la Tarjeta de referencia rápida que figura al final del curso, encontrará una lista completa de símbolos. Como las listas con letras son una variedad de las listas numeradas, puede escribir la letra a y un punto (a.), seguido de un espacio, para empezar una lista con letras. 30

31 Manual de Microsoft Office Word 2007 Nota: En Word, las listas presentan automáticamente una sangría a partir del margen de página. Interrumpir listas Ya ha escrito el último elemento de la lista. Cómo puede terminar la lista e interrumpir la aparición de viñetas o números? El método más sencillo para detener la creación de una lista es presionar dos veces ENTRAR. Cada vez que presiona ENTRAR al final de la lista, aparece una nueva viñeta o número; pero si vuelve a presionar ENTRAR, desaparece la última viñeta o número y puede empezar un nuevo párrafo en una nueva línea. Si necesita algo ligeramente diferente, por ejemplo, si está en medio de una lista y desea escribir texto debajo de la viñeta que tiene el mismo nivel de sangría que el texto anterior, utilice la tecla RETROCESO. De este modo quita la viñeta pero el nivel de sangría del texto permanece idéntico. Si desea que el nuevo texto quede alineado debajo de la viñeta en lugar de permanecer alineado con el texto anterior, vuelva a presionar RETROCESO. Por último, si desea quitar totalmente la sangría de la lista, presione de nuevo RETROCESO. Nota: Se puede cambiar el nivel de sangría predeterminado de la lista para que las viñetas o números estén en el margen de página (más adelante sabrá cómo se hace); en ese caso, la acción de presionar dos veces RETROCESO (en lugar de tres veces) interrumpe la lista. Viñetas o números? No es este el tipo de lista que desea? Ha empezado con viñetas pero prefiere utilizar números, o viceversa? No se preocupe. Pasar de un diseño a otro es muy fácil. Sólo tiene que hacer clic en algún lugar de la lista y, a continuación, hacer clic en el botón Viñetas o Numeración de la cinta de opciones. Nota: Ambos botones "recordarán" qué tipo de lista utilizó por última vez y usarán el mismo tipo cuando vuelva a activar dichos botones. Por lo tanto, si la última lista numerada que utilizó era realmente una lista con letras, obtendrá otra lista con letras la próxima vez que haga clic en el botón Numeración. Y si el último diseño de viñeta que utilizó (en un momento sabrá más sobre diseños) era un cuadrado negro, obtendrá este diseño la próxima vez. También puede utilizar estos botones para empezar listas nuevas. Haga clic en el botón y empiece a escribir para crear el primer elemento de lista, o seleccione el texto que haya escrito y haga clic en el botón Viñetas o Numeración para convertir cada párrafo en un elemento de lista. Sugerencia: Si desea ordenar una lista después de crearla, por ejemplo en orden alfabético, puede utilizar el botón Ordenar en el grupo 31

32 Gestión de formatos y estilos Párrafo de la ficha Inicio de la cinta de opciones. Tenga en cuenta que cuando ordena una lista numerada, sólo se ordenan los elementos de la lista, no los números (por lo tanto, el número 1 aparecerá en primer lugar, y así sucesivamente). Cambiar la apariencia de una lista Si tiene una lista con viñetas que utiliza los aburridos y tediosos círculos negros, puede cambiar el diseño por uno de los numerosos nuevos diseños integrados. Solo tiene que hacer clic en la flecha situada junto al botón Viñetas para ver la Biblioteca de viñetas. Si ninguno de dichos diseños le llama la atención, puede crear su propio diseño haciendo clic en Definir nueva viñeta, en la parte inferior del cuadro de diálogo. Puede diseñar dos tipos de viñeta: símbolo e imagen. Las viñetas de símbolo utilizan un carácter a partir de una fuente; por ejemplo, las fuentes Webdings y Wingdings, como las siguientes, son apropiadas para símbolos de viñeta. Las viñetas de imagen consisten en lo que la propia palabra indica: imágenes diminutas. En Microsoft Office Online puede encontrar muchos más diseños para viñetas de imagen, y también puede generar uno nuevo con una imagen minúscula creada por usted. Como las viñetas son tan pequeñas, no intente utilizar imágenes complicadas. También existe una Biblioteca de numeración integrada, y puede utilizarla del mismo modo que la Biblioteca de viñetas. Puede cambiar las características de la fuente, como el color, para crear su propio estilo de viñeta de símbolo o numeración. Una vez agregado un nuevo diseño, aparecerá en la biblioteca de viñetas o de numeración a partir de ese momento, a no ser que la quite haciendo clic con el botón secundario del ratón y haciendo clic después en Quitar. Aplicar formato a una lista Un truco sobre las listas es que se puede aplicar formato a las viñetas o los números por un lado y al texto de los elementos de lista por otro. Por ejemplo, puede tener texto de color negro estándar con números de color rojo en negrita. Esto se consigue haciendo clic en una de las viñetas o números. De este modo, solo se seleccionan estos elementos y queda excluido el texto de los elementos de lista. 32

33 Manual de Microsoft Office Word 2007 Una vez seleccionados los números o viñetas, les puede aplicar formato del mismo modo que a cualquier texto mediante los comandos de la cinta de opciones. Por último, solo tiene que hacer clic fuera de la lista para ver la lista definitiva con el nuevo formato. Sugerencias La posibilidad de hacer clic en una viñeta o número individual para seleccionar todas las viñetas o todos los números de una lista es muy útil en una lista de varios niveles. Cuando desee ver todos los elementos de un nivel concreto, haga clic en una de sus viñetas o números para seleccionar todos los elementos de ese nivel individual. Si inicia una lista con un modelo de formato que Word puede reconocer, Word lo aplicará a cada uno de los elementos que siguen en la lista. Por ejemplo, si escribe la primera frase de un elemento de lista en negrita y, a continuación, escribe el resto del párrafo en texto normal, los demás elementos de lista que escriba adquirirán automáticamente este formato. Cuando presione ENTRAR al final de la línea y empiece a escribir el texto del segundo elemento, se mostrará en negrita. Y cuando llegue al final de la primera frase de este elemento, el texto aparecerá como texto normal. La lista presentará el siguiente aspecto: o o La primera frase del primer elemento de lista se muestra en negrita. La frase siguiente utiliza texto normal. La primera frase del segundo elemento de lista se muestra en negrita. La frase siguiente utiliza texto normal Trabajar con párrafos de listas y pegar listas Sugerencias para trabajar con párrafos de listas Supongamos que está creando una lista numerada o con viñetas y necesita que algún elemento de lista incluya subpárrafos (párrafos sin números ni viñetas), como se muestra en la ilustración. Hay varios métodos para afrontar esta situación; el método que utilice dependerá del estado del documento y de sus preferencias personales. 33

34 Gestión de formatos y estilos Si desea quitar un número o viñeta existente de un párrafo de una lista y que el texto tenga el mismo nivel de sangría que los demás elementos de lista, como se muestra en la ilustración, haga clic después del número o viñeta que desee quitar y presione RETROCESO. Puede aplicar a los párrafos posteriores el nivel de sangría usando el TABULADOR o activando el botón Aumentar sangría. Si desea quitar un número o viñeta existente de un párrafo de una lista y que el texto permanezca alineado con el margen en lugar de con el resto de la lista, haga clic en el número o viñeta que desee quitar y, a continuación, presione la tecla Suprimir. Otra opción para crear subpárrafos en una lista es finalizar cada bloque de texto presionando MAYÚSCULAS+ENTRAR en lugar de presionar solo ENTRAR. Esto recibe el nombre de párrafo automático; crea algo parecido a un salto de párrafo, pero en realidad se trata de una continuación del párrafo original en la línea siguiente. Para continuar una lista después de los subpárrafos, escriba el número siguiente seguido de un punto y la lista continuará automáticamente. Si usa el botón Numeración, observará que Word no conserva la numeración de la primera lista, sino que inicia una nueva lista volviendo a empezar en el número 1, mostrándose el botón Opciones de Autocorrección junto al elemento de lista. Haga clic en el botón Opciones de Autocorrección y, a continuación, en Continuar numeración. El nuevo elemento de lista se incorporará a la lista. Pegar listas Si pega una lista en una lista existente o al final de la misma, Word unirá automáticamente las listas y combinará la numeración correspondiente a las dos listas. Puede cambiar esta acción haciendo clic en el botón Opciones de pegado que aparece justo a continuación del texto pegado y seleccionando después Pegar lista sin combinar. Lista de varios niveles Qué sucede si algunos elementos deben tener subconjuntos de información? Será necesaria una lista de varios niveles. Las listas de varios niveles tienen listas dentro de las listas, donde puede haber muchos niveles o capas. Las listas de varios niveles, al igual que las de un solo 34

35 Manual de Microsoft Office Word 2007 nivel, pueden ser numeradas o con viñetas, pero tienen la ventaja adicional de que se pueden combinar números, letras y viñetas. Por ejemplo, puede haber una capa con viñetas y existir dentro de ella una lista numerada. Niveles de lista La clave para comprender las listas de varios niveles es comprender a su vez los niveles de lista. Las listas de un solo nivel tienen todo el contenido en el nivel uno, pero si se agrega una lista debajo de un elemento, se tiene una lista en el nivel dos. Cada nueva lista dentro de una lista crea un nuevo nivel de lista. Nota: No se base en los niveles de sangría para que se muestren los niveles de lista porque, como va a comprobar en un momento, se puede cambiar el nivel de sangría. Para que todos los elementos se vean en un nivel de lista concreto, haga clic en uno de los números o viñetas de dicho nivel para resaltar todos los elementos del mismo. Cree una lista de varios niveles escribiendo o utilizando los comandos de la cinta de opciones exactamente igual que en el caso de las listas de un solo nivel. Es decir, empiece con un número o viñeta, especifique el primer elemento y, a continuación, presione ENTRAR. Cuando esté preparado para empezar el siguiente nivel, presione el botón Aumentar sangría, escriba el primer elemento de ese nivel y, a continuación, presione ENTRAR. Si está trabajando con niveles de lista diferentes, puede desplazarse entre los niveles utilizando el botón Aumentar sangría y el botón Disminuir sangría de la cinta de opciones. También puede aumentar y reducir los niveles de sangría utilizando pulsaciones de teclas: presione TAB para aumentar la sangría y MAYÚS+TAB para reducirla. 35

36 Gestión de formatos y estilos Todo sobre la sangría Es muy habitual pensar que el nivel de lista está determinado por el nivel de sangría desde el margen izquierdo. Aunque ese es el comportamiento predeterminado de muchas listas, algunas no tienen niveles de sangría diferentes para niveles de lista diferentes (véase la Ilustración 1). Si desea cambiar el nivel de sangría de una lista desde el margen, no debe usar el TABULADOR ni el botón Aumentar sangría. Esta acción crea nuevos niveles de lista por lo que, aunque pueda parecer correcta, cuando intente crear una lista nueva tendrá todos los niveles mezclados. En su lugar, haga clic con el botón secundario del ratón en la lista y, a continuación, haga clic en Ajustar sangrías de lista. En el cuadro de diálogo que aparece, puede cambiar el nivel de sangría del número o viñeta y del texto. La biblioteca de listas Al igual que en las listas de un solo nivel, puede elegir el diseño de lista que desee utilizar. No obstante, las listas de varios niveles tienen una característica adicional: puede elegir entre diseñar cada nivel de forma independiente, exactamente igual que en el caso de las listas de una sola capa, o hacerlo todo de una vez. Empiece haciendo clic en el botón Lista multinivel para ver la Biblioteca de listas. Una vez más, puede elegir una lista integrada o diseñar su propia lista. Si elige esto último, haga clic en Definir nueva lista multinivel. Tendrá que establecer las características que desee para cada nivel. 36

37 Manual de Microsoft Office Word 2007 Sugerencia: En la lista Estilo de número para este nivel encontrará la lista de diferentes diseños de viñeta, porque las listas de varios niveles consideran que las viñetas son solo otro tipo de número. También hay una opción para definir un nuevo estilo de lista utilizando el comando Definir nuevo estilo de lista. Esta opción es buena si cree que va a utilizar el mismo diseño de lista otra vez pero puede desear efectuar cambios posteriores en el diseño. Un nuevo estilo de lista se puede modificar después de su creación; cada estilo de lista de ese tipo que haya en el documento quedará actualizado con los cambios que realice. No es necesario diseñarlo una segunda vez partiendo de cero si puede guardarlo como un estilo la primera vez. Por el contrario, si agrega un nuevo diseño de lista a la biblioteca en lugar de definir un nuevo estilo, no podrá efectuar cambios en el diseño de la nueva lista. Resumen Listas de un solo nivel Las listas de un solo nivel son aquellas en que todos los elementos de la lista tienen la misma jerarquía y el mismo nivel de sangría. Puede iniciar una lista en Microsoft Office Word 2007 mediante el botón Viñetas o el botón Numeración del grupo Párrafo de la ficha Inicio. También puede crear automáticamente una lista a medida que escribe. Para iniciar una lista automática, debe escribir un asterisco (*) si desea iniciar una lista con viñetas o 1. (el número uno seguido de un punto) si desea iniciar una lista numerada, y presionar a continuación la BARRA ESPACIADORA. Cuando termine de escribir el primer 37

38 Gestión de formatos y estilos elemento de la lista, presione ENTRAR y Word insertará automáticamente el siguiente número o viñeta. Símbolos que puede utilizar para las listas automáticas con viñetas Cuando se utiliza un asterisco para iniciar una lista, la viñeta que se muestra es el círculo negro tradicional. Puede crear otros estilos utilizando estos otros símbolos: Signo menos Dos signos menos Signo 1 Viñeta - Un signo o dos menos y un corchete angular de cierre (-> ó -->) Uno o dos signos igual y un corchete angular de cierra (=> ó ==>) Corchetes angulares de apertura y cierre (<>) Corchete angular de cierre (>) Letra o seguida de un tabulador pero no de un espacio O Formatos que puede utilizar para las listas automáticas numeradas Para iniciar una lista automática numerada o con letras, debe utilizar el valor inicial de una secuencia (1, a, A, I, i, etc.) seguido de uno de estos símbolos y un espacio: Punto (.) Paréntesis de cierre ()) Punto y paréntesis de cierre (.)) Guión Corchete angular de cierre (>) También puede encerrar el número o letra entre paréntesis (). Sugerencias y trucos para listas de un solo nivel Para finalizar una lista de un sólo nivel y que la línea siguiente empiece a partir del margen, presione dos veces ENTRAR. Para quitar un número o viñeta manteniendo el nivel de sangría de la lista, presione ENTRAR y, a continuación, la BARRA ESPACIADORA. Para ordenar una lista: Seleccione la lista. Haga clic en el botón Ordenar del grupo Párrafo de la ficha Inicio. Si desea ordenar alfabéticamente la lista en orden ascendente, sólo tiene que hacer clic en Aceptar, porque esta es la configuración predeterminada del cuadro de diálogo Ordenar texto. En caso contrario, seleccione las opciones que desee en dicho cuadro de diálogo. Para desactivar la aplicación de formato de lista automática: 3. Haga clic en el Botón de Office y, en el menú, haga clic en Opciones de Word. 1 Después del signo hay que pulsar la barra espaciadora. 38

39 Manual de Microsoft Office Word Haga clic en Revisión. 2. Haga clic en el botón Opciones de Autocorrección. 3. Haga clic en la ficha Autoformato mientras escribe. 4. Desactive la casilla de verificación Listas automáticas con números o la casilla de verificación Listas automáticas con viñetas, o ambas casillas. 5. Haga clic en Aceptar dos veces. Para copiar el diseño de una lista mediante Copiar formato: 1. Haga clic en cualquier lugar de la lista que tenga el diseño que desea copiar. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en el botón Copiar formato. 3. Haga clic y arrastre sobre la lista que tenga el diseño que desea cambiar. Listas de varios niveles Las listas de varios niveles tienen listas dentro de las listas y pueden tener muchos niveles o capas. Además, pueden tener números o viñetas, o una combinación de números, letras y viñetas. Lista multinivel con cuatro niveles Para iniciar una lista de varios niveles, haga clic en el botón Lista multinivel del grupo Párrafo de la ficha Inicio. En la Biblioteca de listas, haga clic en el diseño que desee. Escriba el primer elemento de la lista y, a continuación, presione ENTRAR para agregar el elemento siguiente. Presione TAB y MAYÚS+TAB para moverse entre niveles. (También puede utilizar el botón Aumentar sangría y el botón Disminuir sangría). Sugerencia No se base en los niveles de sangría para que se muestren los niveles de lista. Para que todos los elementos se vean en un nivel de la lista concreto, haga clic en uno de los números o viñetas de dicho nivel para resaltar todos los elementos del mismo. Puede ajustar el nivel de sangría de cualquier lista sin cambiar el nivel de la lista haciendo clic con el botón secundario del ratón y eligiendo después Ajustar sangrías de lista. 39

40 Gestión de formatos y estilos Sugerencias avanzadas Si desea utilizar un estilo de lista concreto en un documento, aplíquelo la primera vez que cree una lista en el documento. Word continuará utilizando ese estilo de lista cada vez que usted active el botón Viñetas o Numeración para crear una lista. (También puede crear automáticamente un estilo de lista diferente mediante los símbolos o formatos de número descritos anteriormente). A menos que sepa que es eso lo que desea, no guarde un nuevo estilo de párrafo con una lista en él porque cada vez que utilice dicho estilo también llevará la lista. Gestión de estilos Un estilo es un conjunto de formatos que se pueden aplicar a elementos en todo el documento. Puede crear estilos de párrafos, caracteres, listas y tablas. Existen muchos estilos predefinidos en Word2007, por ejemplo, el estilo Titulo 1 está compuesto por tamaño de letra de 16 puntos, fuente "Arial", negrita y párrafo alineado a la izquierda. Pero, además, se pueden crear estilos personales, con las características de formato que deseemos. Por ejemplo, podemos definir un estilo para aplicar a los títulos de nuestros documentos, otro estilo para escribir las direcciones de correo, otro estilo para cuando queremos resaltar algo importante del texto, etc. Definir estilos personales ayuda a que nuestros documentos tengan un diseño propio y nos permite trabajar más eficientemente. Aplicar formato a los estilos Puede que este acostumbrado a aplicar todo el formato directamente. Por ejemplo, para dar formato a un encabezado, podría usar el botón negrita y los cuadros fuente y tamaño de fuente. O bien, podría utilizar los cuadros de diálogo fuente y párrafo, que incluyen más opciones para ayudarle a aplicar diseño al texto y a ajustar la alineación y el espaciado. Todo se podría hacer de esta manera, pero es demasiado trabajo. Y si deseara utilizar el mismo formato para otro título o incluso para otro documento? Aquí es donde entran en juego los estilos. Los estilos son conjuntos especialmente empaquetados de características de formato que pueden aplicar muchos formatos en un solo paso. El estilo permanece disponible para usarlo tantas veces como sea necesario. Los estilos rápidos Word 2007 ofrece numerosos estilos predefinidos, completos y rápidos, que se pueden aplicar a un documento con un simple clic de ratón. Además, es posible ver inmediatamente el resultado de los estilo, porque al aproximar el cursor a cualquiera de ellos, los efectos se aplican de forma previa al texto, de forma que es posible saber de antemano si el estilo elegido es adecuado o no para el trabajo. Los estilos rápidos de Word 2007 se encuentran en la ficha Inicio. Para verlos todos, hay que hacer clic en el botón Más, que es el pequeño botón con una flecha abajo situado al final de la barra de desplazamiento del grupo Estilos. 40

41 Manual de Microsoft Office Word 2007 Para aplicar uno de los estilos rápidos de Word hay varias posibilidades: Seleccionar una porción de texto y después hacer clic en uno de los estilos predefinidos, para aplicárselo. Si el resultado no es adecuado siempre se puede hacer clic en el botón Deshacer de la barra de herramientas de acceso rápido. Desplegar la paleta completa, haciendo clic en el botón Más y seleccionar la opción Aplicar estilo. Desplegar el panel Estilos, haciendo clic en el iniciador del cuadro de diálogo, que es el pequeño botón con una flecha inclinada, situado en el extremo inferior derecho del grupo Estilos. El panel Estilos Este panel permite modificar el estilo aplicado a un párrafo o grupo de caracteres, seleccionándolo y eligiendo en el panel la opción deseada. De forma predeterminada, el panel Estilos no presenta una vista previa de los resultados de los estilos a aplicar, pero se puede obtener fácilmente haciendo clic en la casilla de verificación Vista previa, situada al final del menú. 41

42 Gestión de formatos y estilos El panel Estilos ofrece tres botones situados el final, junto a la opción Opciones y que son los siguientes: Nuevo estilo: Abre el cuadro de diálogo Crear nuevo estilo a partir del formato. Se utiliza para crear y modificar estilos. Inspector de estilos: Muestra los estilos de párrafo y carácter del texto seleccionado. Administrar estilos: Permite modificar los estilos y decidir si han de aparecer o no en una lista. Da acceso a los cuadros de diálogo para modificar y crear estilos y también da acceso al Organizador, que permite importar y exportar estilos entre plantillas. Crear un estilo En la creación de este manual, se ha utilizado entre otros- un estilo basado en una lista de viñetas y otro basado en una lista numerada y así no se ha tenido que ir dando formato cada vez que se utilizaba algún tipo de lista. Dichos estilos se han tenido que crear ya que no venían incorporados en la plantilla Normal.dotx que es la que se ha utilizado para crear este documento. Para añadir el estilo Lista Viñeta como estilo rápido sigue estos pasos: Cree una lista de viñetas y dele el formato adecuado. Muestre el panel de estilos y haga clic en el botón Nuevo estilo para editar el cuadro de diálogo Crear nuevo estilo a partir del formato. Por último, dele un nombre al estilo (Lista Viñeta). 42

43 Manual de Microsoft Office Word 2007 El estilo creado aparece en la galería Estilos rápidos con el nombre que le asignaste, listo para aplicarlo siempre que lo necesite. Para importar un estilo creado a la plantilla en la que está basado el documento Normal.dotx en nuestro caso- hay que hacer clic en el botón Importar ó exportar del cuadro de diálogo Administrar estilos. Para mostrar el cuadro de diálogo Organizador. Desde el Organizador se hace la importación del estilo creado a la plantilla Normal.dotx. Para añadir un nuevo estilo a una plantilla puede hacerlo editando dicha plantilla o a través de un documento basado en la misma. Microsoft Office 2007 cuando crea un documento en blanco lo hace tomando como referencia la plantilla Normal.dotx. Modificar un estilo Cada estilo del panel Estilos tiene una flecha abajo que despliega un menú como el que aparece en la figura, con opciones para actualizarlo, eliminarlo de la lista de estilos rápidos o quitarlo del panel y también para modificarlo. 43

44 Gestión de formatos y estilos Esta última opción da acceso al cuadro de diálogo Modificar estilo, similar al de crearlo, en el que se puede aplicar todo tipo de formatos. Borrar un estilo Para borrar un estilo hay que seleccionarlo en el panel Estilos, hacer clic en la flecha de abajo y seleccionar la opción Eliminar (nombre del estilo). El programa le pedirá una confirmación antes de eliminarlo. Si no puede eliminarlo edite el cuadro de diálogo Administrar estilos desde el panel de Estilos, selecciónelo en la ficha Modificar y pulse el botón Eliminar. Tenga cuidado antes de eliminar un estilo, sobre todo si éste ha sido utilizado ya varias veces en el documento desde donde lo intenta borrar. Búsqueda y reemplazo de estilos El cuadro de diálogo Buscar y reemplazar permite buscar texto por el estilo aplicado, o bien, reemplazar un estilo por otro con independencia del texto que lo lleve asignado. Eso permite cambiar, por ejemplo, todos los atributos de negrita por cursiva o subrayada en un documento. Para buscar textos formateados, por ejemplo, con el estilo Título 1, hay que hacer lo siguiente: En el grupo Edición de la ficha Inicio seleccione Buscar para editar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. Desplácese a la ficha Reemplazar. Haga clic en los botones Más y Formato, respectivamente, y seleccione Estilo en la lista desplegable. En cuadro de diálogo Buscar el estilo, pulse la tecla T que es la inicial del estilo a localizar, para acceder a los estilos que empiezan por T. Desplácese hacia abajo hasta localizar Título 1, selecciónelo y pulse Aceptar para volver al cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. Haga clic en el cuadro de texto Reemplazar con, y haga una búsqueda del estilo Título 2 similar a como lo hizo con Título 1. Pulse el botó Reemplazar todos para cambiar todos los párrafos que contengan el estilo Título 1 por el estilo Título 2. 44

45 Manual de Microsoft Office Word 2007 Truco: Otra forma de buscar formatos es aplicar la opción Seleccionar texto con formato similar del menú contextual que se despliega al hacer clic con el botón derecho sobre un texto formateado, como puede verse en la figura. Para reemplazarlo sólo hay que elegir el estilo a aplicar a la búsqueda realizada. 45

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47 Manual de Microsoft Office Word 2007 Ahorrar tiempo con las plantillas Introducción Deténgase un minuto antes de empezar a crear un documento de Word 2007 completamente desde cero. Utilice como punto de partida una de las plantillas ya existentes y ricas en contenido. Word incluye un gran número de plantillas, desde cartas y currículos hasta calendarios y folletos. Le van a ahorrar mucho tiempo. Dé un paso más allá y convierta un documento existente en una plantilla ajustada a sus necesidades. Esto también le puede ahorrar tiempo. Aprovechar la eficacia de las plantillas Aunque ya haya trabajado con Word y se haya familiarizado con los documentos de Word, puede que las plantillas de Word no le sean tan familiares. Qué es una plantilla y qué le aporta? Una plantilla es un tipo de documento que ya tiene contenido, como texto, estilos y formato; diseño de página, como márgenes e interlineado; y elementos de diseño, como colores especiales, bordes y acentos, que son típicos de los temas de Word. Considere las plantillas como un punto de partida muy útil. Por ejemplo, si asiduamente crea documentos similares pero con pequeños cambios, se aceleraría en gran medida el trabajo si el documento incluyera gran parte de la información. Para obtener algunos ejemplos y echar un vistazo a las numerosas plantillas que ya existen, vea Word y Microsoft Office Online. Utilice esas plantillas para crear documentos imponentes y profesionales y para ahorrar tiempo. Utilizar una portada de fax ya elaborada En su trabajo, tiene que enviar a menudo un fax a otras compañías y siempre necesita una portada. Podría crearla una y otra vez en Word, perdiendo así mucho tiempo. O bien, podría utilizar la portada de fax ya incluida en Word. Ésta y otras plantillas se encuentran entre las plantillas instaladas de Word. La imagen le da un ejemplo. La plantilla está configurada de modo que sea fácil de completar. Simplemente rellene los espacios en blanco con la información necesaria, imprima la hoja y envíela por fax. Incluso si tiene que agregar o eliminar alguna parte de la portada, ya incluye el contenido esencial; no tiene que crearla desde cero. 47

48 Ahorrar tiempo con plantillas Buscar plantillas instaladas Word incluye más de 30 plantillas instaladas para tipos de documento como cartas, faxes, informes, currículos y entradas de blog. Para buscarlas, siga este procedimiento: 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo. 2. En la ventana Nuevo documento, haga clic en Plantillas instaladas. 3. Haga clic en una de las miniaturas para ver su vista previa a la derecha. 4. Cuando encuentre la plantilla que desee, haga clic en Crear. Se abrirá un nuevo documento basado en la plantilla. A continuación, realice los cambios que desee. Buscar plantillas en Office Online Los pasos que hay que seguir para abrir plantillas del sitio Web de Office Online son muy similares. Tal y como se muestra en la animación, abra la ventana Nuevo documento, pero en este caso, fíjese en el área situada debajo de Microsoft Office Online. Haga clic en una de las categorías para ver las miniaturas de todas las plantillas disponibles. Al igual que en el caso de las plantillas instaladas, se puede ver la vista previa de cada plantilla. Algunas categorías, como Cartas, tienen subcategorías; por ejemplo, Académico, Empresa y Cartas de presentación. 48

49 Manual de Microsoft Office Word 2007 Para descargar una de las plantillas, seleccione la miniatura y haga clic en Descargar. Esto es todo. La plantilla se abrirá como un nuevo documento para que pueda agregar todos los elementos que desee y, a continuación, guardarlo. La plantilla original no cambia sino que permanece en Office Online y se guarda una copia de la plantilla en el equipo. Si desea volver a utilizarla, no hace falta volver a Office Online. Podrá abrirla en Word desde la carpeta Mis plantillas. La fuerza especial de una plantilla Ya hemos mencionado que al abrir una plantilla, se abre un nuevo documento basado en la plantilla seleccionada. En realidad, se abre una copia de la plantilla y no la plantilla propiamente dicha. Y en eso radica precisamente la fuerza especial de las plantillas: se abre una copia de la plantilla y se transmite todo su contenido a un nuevo documento. El usuario trabaja con ese nuevo documento, aprovechando todos los elementos incluidos en la plantilla y agregando o eliminando lo que estime oportuno. Dado que el nuevo documento no es la propia plantilla, los cambios se guardan en el documento y la plantilla conserva su estado original. Por consiguiente, una plantilla puede ser la base de un número ilimitado de documentos. Todos los documentos se basan en algún tipo de plantilla; las plantillas simplemente resides en un segundo plano. Plantillas y documentos: dos tipos de archivo diferentes Las plantillas no sólo se comportan de manera un tanto diferente que los documentos sino que también tienen un tipo de archivo distinto. Si ha guardado un gran número de documentos en Word, probablemente conozca los tipos de archivo disponibles para guardar los archivos. El formato estándar predeterminado es un tipo de documento. Una plantilla es otro tipo de archivo. 49

50 Ahorrar tiempo con plantillas 1. Tal y como se muestra en el ejemplo 1: las plantillas se guardan como Plantilla de Word y tienen la extensión.dotm al final del nombre de archivo. (En las versiones anteriores de Word, la extensión era.dot.) 2. Tal y como se muestra en el ejemplo 2: los documentos se guardan como Documento de Word y tienen la extensión.docx al final del nombre de archivo. (En las versiones anteriores de Word, la extensión era.doc.) A continuación obtendrá más información, en la que va a guardar un documento como una plantilla y verá de primera mano los pasos que hay que dar. De momento, simplemente recuerde que los documentos y las plantillas son dos tipos de archivo distintos y se comportan de manera diferente. Nota: Para ver la extensión como parte del nombre de archivo, es preciso cambiar una configuración en Microsoft Windows. En la sesión de prácticas y la Tarjeta de referencia rápida se describen los pasos necesarios para realizar ese cambio. Crear sus propias plantillas Ésta es una situación que le puede resultar familiar: imagínese que utiliza una y otra vez cierto documento, una factura, para facturar a un cliente. Su contenido básico es siempre el mismo, pero algunos detalles cambian, como el tipo de trabajo realizado y las fechas. Su método es abrir el documento de la factura, cambiar los datos obsoletos y, a continuación, guardar el documento con otro nombre. 50

51 Manual de Microsoft Office Word 2007 Le suena? En efecto, utiliza el documento original como plantilla, aunque nunca lo haya convertido en una plantilla. Y por qué no? Al convertir el documento de la factura en una plantilla, dispondrá de un documento maestro que puede utilizar como punto de partida y no tendrá que deshacer el contenido obsoleto cuando prepare una nueva factura. Podrá reforzar la plantilla con todos los elementos que siempre incluya en las facturas, incluidos marcadores de texto que faciliten la inserción de nuevo texto. Después, utilice siempre ese archivo de plantilla como base para todas sus facturas. Hay más ventajas. Compruebe cuáles son y, después, aprenda cómo guardar un archivo como plantilla, buscarla, utilizarla y modificarla. Ventajas de crear una plantilla Utilizando el mismo ejemplo del documento de factura, éstas son algunas de las ventajas de convertir el documento en una plantilla: No hay que buscar en diversas versiones del documento los cambios más recientes ya que todos estarían almacenados en la plantilla. Dado que una plantilla abre una copia de sí misma como un nuevo documento, no tiene que preocuparse de guardarla accidentalmente encima de alguna de las facturas anteriores. Podrá modificar el contenido de la plantilla de manera que contenga sólo la información que desee incluir en cada factura. De este modo, no tendrá que eliminar una y otra vez la información obsoleta, por lo que se ahorrará tiempo y trabajo. Al excluir la información obsoleta, se reduce la posibilidad de guardar y enviar accidentalmente una factura con información no deseada. La plantilla siempre estará en la misma ubicación en Word, junto con todas las demás plantillas. Preparar el contenido de una plantilla Parte del proceso de creación de una plantilla es dejar o crear sólo la información deseada. Éste es el contenido que desea que tenga cada nuevo documento que se base en la plantilla. Gran parte de lo que incluya en una plantilla depende de sus preferencias y de los pormenores del contenido. Primero, abra el documento que desee utilizar para crear la plantilla (en este caso, el documento de la factura), o bien, abra un documento en blanco. Éstas son algunas de las acciones típicas que podría realizar después: 1. No omitir el contenido que seguramente no va a sufrir ningún cambio en breve; por ejemplo, el logotipo, el nombre y la dirección de su compañía. (Estos datos serán fáciles de actualizar en la plantilla cuando sea necesario.) 2. Insertar un comando Fecha y hora para el área de fecha de la factura. De este modo, se insertará automáticamente la actual fecha en el nuevo documento. 3. Incluir áreas de marcas de texto para la información que cambia en cada factura, como el nombre y la dirección de la compañía a la que va dirigida la factura. 51

52 Ahorrar tiempo con plantillas 4. Dejar en blanco las áreas que cambian en cada factura, como la descripción del trabajo realizado, el número de horas y el costo total. Guardar un archivo como plantilla Hemos dicho que las plantillas tienen su propio tipo de archivo, distinto del archivo de documento. Por consiguiente, para guardar un documento como plantilla, debe seleccionar el tipo de archivo Plantilla de Word. A continuación, guárdelo como una plantilla de confianza para que sea fácil de buscar y abrir. Estos son los pasos que debe seguir: 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office, elija Guardar como y, a continuación, haga clic en Plantilla de Word. 2. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en Plantillas de confianza como ubicación en la que se va a guardar la plantilla. 3. A continuación, asigne un nombre a la plantilla y haga clic en Guardar. Observe que, si ha configurado Windows de modo que se muestren las extensiones de archivo, verá la extensión.dotx al final del nombre de archivo. Esta extensión denota que se trata del tipo de archivo de plantilla de Word 2007 (a diferencia del tipo de archivo de los documentos, cuya extensión es.docx). Importancia de las plantillas de confianza: Al ubicar la plantilla en Plantillas de confianza, se indica a Word que es seguro abrirla incluso si la plantilla contiene macros u otro tipo de código. Dado que las macros pueden contener código malintencionado, Word está alerta a la hora de abrirse documentos con macros. Si la configuración de seguridad de su equipo tiene el nivel recomendado, Word abrirá cualquier archivo de plantilla, pero deshabilitará las macros que contiene. Sin embargo, en el caso de las plantillas ubicadas en la carpeta Plantillas de confianza, Word no deshabilita las macros ya que da por supuesto que los archivos son seguros. Por lo tanto, asegúrese de que los archivos que almacene en esta ubicación procedan de un origen de confianza. Crear un documento basado en una plantilla Otra ventaja de guardar una plantilla en la carpeta Plantillas de confianza es que Word facilita en gran medida su búsqueda. 52

53 Manual de Microsoft Office Word En la ventana Nuevo documento, haga clic en Mis plantillas. 2. Haga clic en la plantilla que desee. 3. Asegúrese de que esté seleccionada la opción Documento situada en la parte inferior derecha, debajo de Crear nuevo y, a continuación, haga clic en Aceptar. (Esta es la configuración predeterminada porque Word supone que desea abrir la plantilla como un documento que va a completar y guardar.) Sugerencia: Como puede ver, hay una opción en la ventana Nuevo para abrir la plantilla con el formato Plantilla. De este modo, se abre una copia de la plantilla como plantilla, que se puede modificar y guardar como una nueva versión de la plantilla. Sin embargo, si desea abrir directamente la plantilla original, por ejemplo, para modificarla, puede proceder de manera diferente. Modificar la plantilla Qué sucede si una parte vital de la información incluida en la plantilla se vuelve obsoleta? Supongamos que actualiza el logotipo de la compañía y desea que el nuevo logotipo aparezca en la plantilla. Este es el procedimiento para abrir y modificar la plantilla: 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. 2. Haga clic en la carpeta Plantillas de confianza. 53

54 Ahorrar tiempo con plantillas 3. Seleccione la plantilla y haga clic en Abrir. En vez de abrirse una copia de la plantilla, se abre la propia plantilla. Los cambios se realizan y se guardan en el archivo de plantilla. A partir de ahora, cuando rellene una nueva factura basada en esta plantilla, aparecerá el nuevo logotipo. Proteger las plantillas: Si ha creado una plantilla que van a utilizar otras personas de la compañía, considere la posibilidad de proteger su contenido de modificaciones no deseadas. Por ejemplo, puede configurar una contraseña que las demás personas deben conocer para poder modificar la plantilla. Para obtener más información sobre esta cuestión, vea la Tarjeta de referencia rápida al final del curso. Los bloques de creación Los bloques de creación son partes reutilizables de contenido u otras partes del documento que se almacenan en galerías. Es posible tener acceso a dichos bloques y utilizarlos en cualquier momento. Puede crear un encabezado o un pié de firma y guardarlo como un nuevo bloque de creación para en un futuro volver a usarlo sin necesidad de tenerlo que volver a crear. Cada una de estas selecciones de texto o gráficos se almacena como un elemento en el Organizador de bloques de creación y se le asigna un nombre único que facilita la localización del contenido. Al Organizador de bloques de creación se accede desde el grupo Texto de la ficha Insertar mediante el botón Elementos rápidos. Tipos de bloques de creación Autotexto: En versiones anteriores de Office Word se podía insertar una entrada de Autotexto introduciendo algunos caracteres y luego pulsando la tecla Enter podía ver como se autocompletaba su Autotexto. En Word 2007 dicha función no está disponible pero tiene la opción de realizarla usando el Organizador de bloques de creación. Bibliografías: Una bibliografía es una lista de fuentes de información, que normalmente se incluye al final de los documentos, consultadas o citadas durante la creación de los documentos. En Microsoft Office Word 2007 se pueden generar bibliografías automáticamente tomando como base la información de origen proporcionada para el documento. Cuadro de texto. Ecuaciones. Encabezados y pies de página Marcas de agua. 54

55 Manual de Microsoft Office Word 2007 Portadas. Tablas. Tablas de contenido. Cada vez que cree una nueva fuente de información, ésta se guarda en el equipo para que pueda buscar y utilizar cualquier fuente de información que haya creado. Crear un bloque de creación de contenido reutilizable Una vez seleccionado el objeto que desea guardar como un bloque de creación, en este caso una tabla, siga estos pasos: En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en Elementos rápidos y, a continuación, en Guardar selección en una galería de elementos rápidos o presiones Alt + F3. Rellene la información solicitada en el cuadro de diálogo Crear nuevo bloque de creación. Observe que la tabla que se acaba de crear está disponible para ser insertada en cualquier momento sin necesidad de tener que crearla nuevamente. 55

56 Ahorrar tiempo con plantillas Guardar bloques de creación en una plantilla Es posible tener acceso a los bloques de creación y utilizarlos en cualquier momento. También pueden distribuirse con las plantillas. Por ejemplo, podría crear una plantilla que proporcione a los usuarios dos tipos de encabezado uno con el logo del INSS y otro con el logo de la TGSSentre los que elegir cuando cree sus propios escritos basándose en dicha plantilla. Para ello, una vez abierta la plantilla, cree los bloques de creación que desea proporcionar a los usuarios de la plantilla asegurándose de hacer clic en el nombre de la plantilla en el cuadro Guardar en. Por último, guarde la plantilla con los cambios realizados. Sugerencias Agregar áreas de fecha y texto a la plantilla A continuación se describen algunos elementos que se pueden agregar a una plantilla para facilitar su uso a la hora de crear documentos basados en ella. Estos elementos no son obligatorios para que el documento sea una plantilla; son simplemente útiles. Agregar un comando de fecha Este comando inserta la fecha y la hora actuales en el documento cada vez que se abre el documento. 1. Sitúe el cursor en el lugar donde desee insertar la fecha. 2. Haga clic en la ficha Insertar. 3. En el grupo Texto, haga clic en Fecha y hora. 4. Seleccione el tipo de formato que desee y haga clic en Aceptar. Si desea cambiar el formato más adelante, haga clic con el botón secundario del ratón en el comando de fecha del documento y haga clic en Editar campo. Si el documento permanece abierto durante un tiempo y desea que el área de fecha se actualice, haga clic en ella y, a continuación, en Actualizar. Agregar controles de fecha y de texto Hay diversos controles disponibles en la ficha Programador de Word Es preciso seleccionar una opción en Word para que se muestren la ficha y los controles. Paso 1: mostrar la ficha Programador 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Word. 2. Se muestran las opciones más frecuentes en la parte superior de la ventana. Active la casilla de verificación situada junto a Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Aceptar. Si el documento se creó en una versión anterior de Word, necesitará convertirlo a un documento de Word 2007 para poder obtener acceso a los controles de la ficha Programador. Puede: Guardar el documento como un Documento de Word (a diferencia del antiguo formato Documento de Word ). De este modo, obtiene una copia del documento con el nuevo formato y una copia con el antiguo formato. 56

57 Manual de Microsoft Office Word 2007 O bien, convertir directamente el documento, sin que se guarde una versión con el antiguo formato. Siga este procedimiento: haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Convertir. Aparecerá un mensaje para indicar que se va a convertir totalmente el documento; haga clic en Aceptar. Paso 2: agregar los controles 1. Para agregar un control de selector de fecha, en la ficha Programador, en el grupo Controles, haga clic en Selector de fecha. 2. Para seleccionar un formato de fecha, seleccione el control de selector de fecha en el documento y, en la ficha Programador, haga clic en Propiedades. Haga clic en cualquiera de los ejemplos de la lista situada debajo de Mostrar la fecha así. Haga clic en Aceptar. 3. Para agregar un control de texto enriquecido, sitúe el cursor en el lugar deseado dentro del documento. En el grupo Controles, haga clic en Texto enriquecido. 4. Para agregar una etiqueta que identifique el control, mantenga seleccionado el control y, en el grupo Controles, haga clic en Propiedades. 5. En el cuadro de diálogo Propiedades del control de contenido, escriba texto junto a Título y, a continuación, haga clic en Aceptar. 6. Para cambiar el texto informativo ("Haga clic aquí para escribir texto"), deberá activar el modo de diseño. Para ello, haga clic en Modo Diseño, encima de Propiedades, en el grupo Controles. Podrá sobrescribir el texto informativo del control. Desactive el modo de diseño haciendo clic en el correspondiente botón en la cinta de opciones. 57

58 Ahorrar tiempo con plantillas Proteger partes de una plantilla Puede agregar protección a los controles de contenido de una plantilla para evitar que se elimine o modifique un control o un grupo de controles, o puede proteger todo el contenido de la plantilla con contraseña. Agregar protección a partes de una plantilla 1. Abra la plantilla a la que desee agregar protección. 2. Seleccione los controles de contenido o el grupo de controles para el que desea limitar los cambios. 3. En el grupo Controles de la ficha Programador, haga clic en Propiedades. 4. En el cuadro de diálogo Propiedades del control de contenido, en Bloqueando, siga uno de estos procedimientos: a. Active la casilla de verificación No se puede eliminar el control de contenido, que permite modificar el contenido del control pero no permite eliminarlo de la plantilla ni de un documento que esté basado en la plantilla. b. Active la casilla No se puede editar el contenido, que permite eliminar el control pero no permite modificar su contenido. Utilice este valor cuando desee proteger texto si se incluye. Por ejemplo, si incluye a menudo una renuncia, puede asegurarse de que el texto siga siendo el mismo y eliminar la renuncia para los documentos que no la necesiten. Agregar protección a todo el contenido de una plantilla 1. Abra la plantilla que desee proteger de los cambios. 2. En el grupo Proteger de la ficha Programador, haga clic en Proteger documento y después en Restringir formato y edición. 3. En el panel de tareas Proteger documento, en Restricciones de edición, active la casilla de verificación Admitir sólo este tipo de edición en el documento. 4. En la lista de restricciones de edición, haga clic en las restricciones que desee. 5. Para elegir opciones de restricción adicionales, como quiénes pueden leer o cambiar el documento, haga clic en Restringir permiso. Las opciones de restricción incluyen establecer una fecha de caducidad para el documento y permitir a usuarios copiar contenido. 6. Debajo de Comenzar a aplicar, haga clic en Sí, aplicar la protección. 7. Para asignar una contraseña a un documento de modo que sólo los revisores que la conozcan puedan quitar la protección, escriba una contraseña en el cuadro Escriba la nueva contraseña (opcional) y confírmela. Importante Si elige no utilizar contraseña, cualquier persona podrá cambiar sus restricciones de edición. 58

59 Manual de Microsoft Office Word 2007 Encabezados y pies de página Introducción Los encabezados y pies de página son esos pequeños identificadores que aparecen en la parte superior y la parte inferior de los documentos y que proporcionan información importante sobre los mismos. Incluyen información como los números de página, fechas, el título del libro o de los capítulos y el nombre del autor. Estos pequeños postes indicadores mejoran el uso del documento y le dan una apariencia profesional. Encabezado Pie de página Agregar número de página, una fecha y mucho más Si no sabe muy bien lo que significa los términos encabezados y pies de página, piense en el formato que tienen las páginas de un libro. Normalmente, el título de un libro aparece en la parte superior de una página y el título del capítulo en cuestión aparece en la parte superior de la página opuesta. En la parte inferior de cada página aparece el número de página. Estos detalles de texto son los encabezados y pies de página. Tienen una aplicación similar en los documentos de Word. En la mayoría de los casos, los usuarios desean insertar números de página en los documentos. Otro tipo de información podría ser el título del documento, el autor y la fecha de impresión; el nombre de la compañía y su dirección de correo electrónico o dirección Web; o bien, el nombre de archivo del documento y la ruta de acceso a su ubicación. No hay ninguna prescripción referente al contenido de los encabezados y pies de página. En los documentos de Word 2007, podrá crear los encabezados y pies de página que desee. El área de trabajo de encabezado y pie de página Antes de entrar en detalle, vamos a dedicar unas palabras al área de trabajo de encabezado y pie de página. Esta área de trabajo incluye zonas en la parte superior e inferior de la página de un documento que sirven específicamente para el encabezado y el pie de página. Después de 59

60 Encabezados y pies de página insertar un encabezado o pie de página, esas áreas estarán activas y podrán modificarse. Están marcadas con una línea de guiones, tal y como se muestra en la imagen. Los encabezados y pies de página residen en una capa del documento que es independiente del cuerpo principal. Esto es porque los encabezados y pies de página se comportan de manera distinta que el contenido principal de un documento. Cuando se agrega un encabezado o pie de página, como un número de página o una fecha, aparece en todas las páginas. En el caso de los números de página, también están programados para que sean consecutivos y se actualicen automáticamente cuando al cambiar el número de páginas. A medida que vaya aplicando y usando los encabezados y pies de página, se familiarizará con su área de trabajo y verá cómo se abre y se cierra. Insertar números de página Los números de página son el tipo de encabezado o pie de página más común. Son un elemento tan necesario en los documentos que disponen de su propio botón y galería de opciones. Para agregar números de página: 1. En la ficha Insertar, en el grupo Encabezado y pie de página, haga clic en Número de página. 2. Elija el lugar donde desee insertar los números de página; por ejemplo, en la parte superior o la parte inferior de la página. 3. A continuación, elija un estilo de número de página en una galería de posibilidades 60

61 Manual de Microsoft Office Word 2007 Los números de página se aplican en todo el documento. Además, están configurados de modo que se actualicen automáticamente si se agrega o se elimina contenido del documento. Formato de los números de página En la ficha Insertar o la ficha Diseño en Herramientas para encabezado y pie de página haga clic en Formato del número de página y use las opciones del cuadro de diálogo para cambiar la apariencia de los números o especificar el número por el que deben empezar los números de página. Agregar números de página mediante campos. Si desea usar uno de los estilos de las galerías de encabezados o pies de página que no incluyen un número de página y desea agregar un número de página por separado, es posible pero debe insertar el número de página desde el cuadro de diálogo Campo. Es un procedimiento muy sencillo. A continuación, se describen los pasos. 1. Coloque el cursor en el encabezado o pie de página donde desee insertar el número de página. Si contiene un área de texto predeterminada que no desee, selecciónela y pulse SUPR. 2. En Herramientas para encabezado y pie de página, en el grupo Insertar, haga clic en Elementos rápidos y, a continuación, haga clic en Campo. 3. En la lista Nombres de campo del cuadro de diálogo, haga clic en Page. 61

62 Encabezados y pies de página 4. Si desea aplicar el tipo de formato 1, 2, 3, haga clic en Aceptar. Si desea usar otro tipo de formato, selecciónelo en la lista Formato debajo de Propiedades de campo y, a continuación, haga clic en Aceptar. "Página X de Y": Si desea utilizar el formato "Página X de Y" pero no desea insertar el formato de la Galería de números de página que utiliza este estilo, podrá escribirlo manualmente en el encabezado o pie de página e insertar el campo Page en el lugar donde desee insertar el número de página que se actualiza. Escriba "Página", inserte un espacio y, a continuación, inserte el campo Page según los pasos anteriormente descritos. Después, agregue un espacio, escriba "de", agregue un espacio e inserte otro campo, NumPages, en el lugar correspondiente al total de páginas. Los campos se actualizarán automáticamente. Sugerencia referente a las personalizaciones: Una vez agregado un texto propio a un encabezado o pie de página, se recomienda actualizarlo manualmente. Si le aplica uno de los estilos de galería integrados, se perderán las personalizaciones, incluidos el texto y los campos agregados. el formato que desea aplicar y haga clic en Aceptar. Editar los números de página Al insertar números de página u otros encabezados y pies de página, Word abre el área de trabajo de encabezado y pie de página. De este modo, podrá realizar cambios de formato o agregar texto. Por ejemplo, podrá seleccionar el número de página y utilizar la minibarra de herramientas para cambiar el tamaño de fuente. Herramientas para encabezado y pie de página incluye varios comandos que le ayudan a realizar otros cambios. Otros encabezados y pies de páginas Los números de página son un tipo de encabezado o pie de página. Ahora, veamos qué otros tipos hay en las Galerías de encabezados y pies de página. En la ficha Insertar, haga clic en Encabezado ó Pie de página, justo al lado del botón Número de página. A continuación, elija la opción que desee. Puede elegir estilos de encabezado y pie de página, como el estilo Alfabeto. Observe que algunos de estos estilos incluyen un número de página, de modo que no hay que incluirlo por separado. 62

63 Manual de Microsoft Office Word 2007 Agregar la fecha actual Algunos de los encabezados y pies de página disponibles en las galerías incluyen un área de texto especial para la fecha. Sin embargo, también puede agregar de manera independiente la fecha actual y la hora a cualquier encabezado y pie de página. Para ello, siga este procedimiento: 1. Haga clic en el encabezado o pie de página en el que desee insertar la fecha. Si contiene texto que no desea, selecciónelo. 2. En el grupo Insertar, haga clic en Fecha y hora. 3. Elija un formato. Puede insertar sólo la fecha, sólo la hora, o ambas. 4. Active la casilla de verificación Actualizar automáticamente. La fecha actual y la hora se mostrarán cada vez que se abra el documento. También puede actualizarlas mientras está abierto el archivo, y puede establecer las opciones de Word de modo que se actualicen antes de la impresión. En la sesión de prácticas encontrará más información. Nota: La característica Fecha y hora tiene esta capacidad de actualización porque es un campo. Un campo tiene una funcionalidad integrada de modo que realiza determinadas acciones. Verá más características de este tipo a medida que vaya usando los encabezados y pies de página. Agregar el nombre del archivo y la ruta de acceso del documento En cuanto a los encabezados y pies de página, hay otra necesidad común: la inclusión del nombre de archivo del documento y de la ruta de acceso a su ubicación. Para insertar esta información, se recurre una vez más a los campos. No se preocupe, no hace falta un aprendizaje especial en materia de campos. Primero, coloque el punto de inserción en el lugar donde desee insertar el nombre de archivo y la ruta de acceso. A continuación, siga estos sencillos pasos: 1. En el grupo Insertar, haga clic en Elementos rápidos y, a continuación, haga clic en Campo. 2. En el cuadro de diálogo Campo, debajo de Nombres de campos, haga clic en FileName (puede que tenga que desplazarse). 3. Active la casilla de verificación Agregar la ruta al nombre de archivo para seleccionar esa opción. El campo FileName permite actualizar automáticamente la ruta de acceso si cambia la ubicación del documento. Más adelante, verá cómo. 63

64 Encabezados y pies de página Nota: Se puede insertar otro campo cualquiera igual que se ha hecho con el campo FileName. Quitar un encabezado o pie de página Para encabezados o pie de páginas insertados desde las Galerías de encabezados y pe de páginas siga estos pasos: 1. En la ficha Insertar o la ficha Diseño en Herramientas para encabezado y pie de página que aparece cuando se edita el pie de página y el encabezado, haga clic en Encabezado o Pie de página. 2. En la parte inferior de la galería, haga clic en Quitar encabezado o Quitar pie de página. Nota: Si tiene problemas para quitar los encabezados o pies de página creados manualmente siguiendo los pasos anteriores, quite el contenido manualmente. Seleccione cada uno de los elementos del encabezado o pie de página y, a continuación, presione SUPR. Si desea quitar todos los encabezados y pies de página del documento, ejecute el inspector del documento: 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office. 2. Elija Prepara y, a continuación, haga clic en Inspeccionar documento. 3. De forma predeterminada, está seleccionada la opción Encabezados, pies de página y marcas de agua. Haga clic en Inspeccionar. Word los busca en el documento y, cuando finalice la comprobación, podrá hacer clic en Quitar todo. 64

65 Manual de Microsoft Office Word 2007 Documentos con varios encabezados o pies de página Un documento de Word 2007 consta de varias partes. Cómo se aplican y se varían los encabezados y pies de página de modo que sean los más apropiados para cada parte? Si el documento cuenta, por ejemplo, con una portada, puede que no desee mostrar el número de página en la portada. Además, desea que los encabezados de cada capítulo contengan únicamente el título del capítulo en cuestión. A continuación vea cómo ajustar los encabezados y pies de página al contenido. Variar los encabezados y pies de página Tiene un documento que consta de diversas partes y desea crear encabezados y pies de página que se ajusten a cada una de esas partes. En la imagen se muestran ejemplos de diferentes encabezados y pies de página según la parte del documento. 65

66 Encabezados y pies de página Para la portada, quizás desee que no incluya ningún número de página o contenga otro texto de encabezado o pie de página. Para los preliminares, como la tabla de contenido, los encabezados y pies de página deberían reflejar que esta parte aún no es el cuerpo del documento. Para los capítulos, los encabezados pueden servir de postes indicadores para recordar a los lectores el capítulo en el que se encuentran y el autor. Ya sabe que los encabezados y pies de página ofrecen la cómoda ventaja de que se pueden aplicar una sola vez pero que pueden aparecer en todo el documento. Sin embargo, en el caso de un documento que consta de diversas partes, requiere un mayor control. Cómo lo logra? Crear diferentes secciones Si el documento se compone de varias partes y desea aplicar a cada una encabezados y pies de página únicos, lo primero que debe hacer es crear saltos de sección entre las partes del documento. Un salto de sección permite crear un diseño de página único para las páginas de esa sección. Una vez establecido ese diseño único, podrá configurar los encabezados y pies de página de esa sección. Nota: Si desea que sólo sea diferente el encabezado o el pie de página de la portada, podrá aplicar una primera página diferente de modo que no tenga que crear secciones. Esto se explicará más detalladamente a continuación. Cómo crear los saltos de sección Los saltos de sección se insertan en el cuerpo principal del documento y no en el área de encabezado y pie de página. Por lo tanto, antes de llevar a cabo los siguientes pasos, cierre el área de trabajo de encabezado y pie de página. A continuación: 1. Coloque el cursor en el lugar donde desee que empiece una nueva sección. 2. En la cinta de opciones, haga clic en la ficha Diseño de página y, a continuación, haga clic en Saltos. 3. Bajo Salto de sección, haga clic en Página siguiente. Word crea un salto de sección delante de la posición del cursor. Nota: Los saltos de sección no se muestran automáticamente en el documento. Podrá exponerlos en la vista Diseño de impresión, con el área de trabajo de encabezado y pie de página desactivada, haciendo clic en el botón Mostrar u ocultar situado en la ficha Inicio. También podrá verlos en la vista Borrador. Sugerencia: También puede configurar saltos de sección cuando desea que el contenido empiece en las páginas pares o impares. Tipos de saltos de sección Página siguiente: Inserta un salto de sección y empieza la nueva sección en la nueva página. Utilizado para iniciar los nuevos capítulos de un documento. 66

67 Manual de Microsoft Office Word 2007 Continuo: Inserta un salto de sección e inicia la nueva sección en la misma página. Apropiado para crear un cambio de formato en la misma página, como un número diferente de columnas. Página par o página impar: Insertan un salto de sección e inician la nueva sección en la siguiente página par o impar, respectivamente. Por ejemplo, si se desea que los capítulo del documento siempre comiencen en una página par o en una página impar. Página siguiente Continuo Página par o página impar Cómo se muestran las secciones en los encabezados y pies de página El salto de sección indica que todo lo que le precede forma parte de una sección y todo lo que le sigue forma parte de otra sección. Por lo tanto, con el salto de sección insertado delante del Capítulo 1, todos los preliminares (es decir, la portada, la tabla de contenido, la lista de ilustraciones, etc.) forman parte de la sección 1 y todos los capítulos son la sección 2, suponiendo que todas las páginas y todos los capítulos están en un solo documento. Al abrirse el área de trabajo de encabezado y pie de página, aparecen marcadores que definen las secciones e informan al usuario. Tal y como se muestra en la imagen, las áreas de encabezado y pie de página indican las secciones y asignan un número a cada una. 67

68 Encabezados y pies de página La ficha Igual que el anterior significa que, a pesar de haber creado distintas secciones en el documento, Word sigue ofreciendo la opción de transferir el contenido de encabezado y pie de página entre las secciones. En la imagen, la ficha Igual que el anterior en la línea de puntos del Pie de página significa que el contenido del Pie de página para la nueva sección está vinculado al contenido del Pie de página en la sección anterior. Si desea que los Pies de página en la nueva sección sean únicos, deberá romper el vínculo con la sección anterior. Lo mismo se aplica a todos los encabezados en la nueva sección. Se transferirá el contenido del encabezado de la sección anterior, a menos que se rompa el vínculo en el encabezado. Respecto al encabezado, al no existir la ficha Igual que el anterior significa que es distinto a la de la sección anterior. Crear un texto único en un encabezado o pie de página Para romper el vínculo en un encabezado o pie de página de modo que su contenido sea único para esta sección, se coloca el cursor en el encabezado o pie de página cuyo vínculo se desea romper. A continuación, en el grupo Exploración, se hace clic en Vincular al anterior para desactivar esta configuración. Sugerencias para trabajar con diferentes encabezados y pies de página Tenga presente los siguientes puntos cuando configure encabezados y pies de página únicos en un documento: Rompa los vínculos para cada sección del documento Cada una de las secciones, que se crean con un salto de sección, tienen la configuración Igual que el anterior. Si desea que los encabezados sean únicos en todas las secciones (por ejemplo, para poner el título de cada capítulo en los encabezados de esa sección), debe desactivar Vincular al anterior para los encabezados de cada sección. 68

69 Manual de Microsoft Office Word 2007 Rompa los vínculos de encabezado y pie de página de forma independiente Al romperse el vínculo en los encabezados, no se ve afectado el vínculo en los pies de página. Si desea que el contenido de los pies de página no sea igual para todas las secciones, deberá romper los vínculos. Esto también se aplica a los encabezados y pies de página de las páginas pares e impares (que se abordarán más adelante). Cuidado con la numeración de páginas Es muy probable que desee que la numeración de páginas para los preliminares sea distinta de la numeración en el cuerpo principal. Utilice el cuadro de diálogo Formato de los números de página, que se muestra en la imagen, para ajustar la apariencia de los números. Por ejemplo, para los preliminares, puede usar números romanos. Además, este cuadro de diálogo también permite reiniciar los números de página en una nueva sección. Crear una primera página diferente Después de haber convertido los preliminares en una sección, podrá subdividirla aún más si no desea insertar ningún contenido en los encabezados y pies de página de la portada. Para ello, utilice el valor de configuración Primera página diferente de Word, que se muestra en la imagen. Si selecciona este valor las áreas de encabezado y pie de página podrán ser distintas del resto de las páginas en la sección. Este procedimiento puede aplicarse a cualquier sección del documento. 69

70 Encabezados y pies de página Ahora, las áreas de encabezado y pie de página de la sección incluirán en la parte superior el texto "Encabezado en primera página" y "Pie de página en primera página". (Este texto sólo aparece en el área de trabajo de encabezado y pie de página.) Si ya ha aplicado números de página, el valor de configuración Primera página diferente suprimirá el número de página en la portada. Sugerencias Si sólo desea encabezados y pies de página únicos en la primera página de un documento, puede aplicar el valor de configuración Primera página diferente y prescindir de crear secciones. Sin embargo, si piensa incluir secciones, debe crearlas antes de aplicar el valor de configuración Primera página diferente ya que éste se transfiere a una nueva sección, lo cual no es lo que se suele pretender. Word incluye portadas predefinidas que se pueden insertar (se encuentran en la ficha Insertar). Estas portadas aplican automáticamente el valor de configuración Primera página diferente. Encabezados y pies de página diferentes para las páginas pares e impares Cuando utilice las galerías de encabezados y pies de página, verá que algunos están configurados para páginas pares e impares. En estos casos, el contenido se coloca en el 70

71 Manual de Microsoft Office Word 2007 extremo externo de la página, como en las páginas pares e impares de un libro. Quizás desee aplicar este formato si tiene idea de encuadernar el documento. Para aplicar encabezados y pies de página a las páginas pares e impares, el proceso es idéntico al proceso anteriormente descrito: cree secciones de documento, rompa los vínculos entre ellas y, a continuación, agregue el contenido de encabezado y pie de página que desee en cada sección. A la hora de usar este formato, tenga en cuenta lo siguiente: Si desea que los encabezados o pies de página "pares" o "impares" se encuentren en los bordes del margen, como en el caso de las páginas pares e impares de un libro, debe activar el valor de configuración Páginas pares e impares diferentes en la ficha Diseño antes de aplicar los encabezados o pies de página. Este valor de configuración se aplica a todo el documento. Si bien puede seguir creando contenido de encabezado y pie de página único en las secciones del documento, no podrá cambiar el diseño de encabezados y pies de página pares e impares. 71

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73 Manual de Microsoft Office Word 2007 Ilustraciones El grupo de Ilustraciones de la ficha Insertar incluye cinco aplicaciones que le permitirá insertar: Imágenes prediseñadas o desde un archivo. Formas previamente diseñadas, como rectángulos y círculos, flechas, líneas, símbolos de diagrama de flujo y llamadas. Gráficos para comunicar información visualmente o para ilustrar y comparar datos. Veamos cada una de ellas. Imágenes o imágenes prediseñadas Le permite insertar, en cualquier parte de su documento, imágenes prediseñadas que pueden estar en su ordenador o en Microsoft Office Online e imágenes que localizadas en su ordenador o Internet. Una vez insertada en el documento, Word 2007 presentará la ficha Formato con sus grupos correspondientes (Ajustar, Estilos de imágenes, Organizar y Tamaño). Ajuste de texto Modifica el modo en que se ajusta el texto a la imagen: En línea con el texto: Esta opción inserta la imagen en un párrafo como si fuera texto. La imagen se mueve a medida que se agrega o se elimina texto. La imagen puede cambiar de posición arrastrándola de la misma manera que se arrastra el texto. Cuadrado: Esta opción ajusta el texto alrededor de todos los lados de un cuadrado situado alrededor de la imagen. La imagen no se mueve cuando se agrega o se elimina texto, pero se puede arrastrar para cambiarla de posición. Estrecho: Esta opción ajusta el texto alrededor de la imagen en una forma irregular alrededor de la imagen real. La imagen no se mueve cuando se agrega o se elimina texto, pero se puede arrastrar para cambiarla de posición. Detrás del texto: Esta opción inserta la imagen con objeto de que flote en su propia capa detrás del texto. No hay borde alrededor de la imagen. La imagen no se mueve cuando se agrega o se elimina texto, pero se puede arrastrar para cambiarla de posición. 73

74 Ilustraciones Delante del texto: Esta opción inserta la imagen con objeto de que flote en su propia capa delante del texto. No hay borde alrededor de la imagen. La imagen no se mueve cuando se agrega o se elimina texto, pero se puede arrastrar para cambiarla de posición. Transparente: Esta opción ajusta el texto alrededor de la imagen, e incluso rellena el espacio creado por una forma cóncava, como una luna creciente. La imagen no se mueve cuando se agrega o se elimina texto, pero se puede arrastrar para cambiarla de posición. Arriba y abajo: Esta opción impide que el texto se ajuste a los lados de la imagen. La imagen no se mueve cuando se agrega o se elimina texto, pero se puede arrastrar para cambiarla de posición. Gráfico SmartArt Inserta un gráfico para comunicar información visualmente. Los gráficos SmarArt incluyen listas gráficas y diagramas de procesos, así como gráficos más complejos como diagramas de Venn y organigramas. Con este tipo de ilustraciones puede probar diferentes estilos fácilmente ya que la previsualización muestra como se verá el diagrama antes de elegir uno de ellos. Formas Puede agregar una forma al documento de Microsoft Office Word 2007 o combinar varias formas para elaborar un dibujo o una forma más compleja. Entre las formas que hay 74

75 Manual de Microsoft Office Word 2007 disponibles se incluyen líneas, figuras geométricas básicas, flechas, formas de ecuación, formas para diagramas de flujo, estrellas, cintas y llamadas. Después de agregar una o más formas, puede agregarles texto, viñetas, numeración y estilos rápidos. Gráficos Los Gráficos son una manera de presentar información numérica para facilitar la lectura. Con Microsoft Word 2007, organizar y desplegar su información es simple. Office Word 2007 incluye muchos tipos distintos de gráficos que puede utilizar para informar a su audiencia acerca de los niveles de inventario, los cambios organizativos, las cifras de ventas, etc. Los gráficos están totalmente integrados con Office Word Al instalar Excel, podrá crear gráficos de Excel en Word haciendo clic en el botón Gráfico de la cinta de opciones (ficha Insertar, grupo Ilustraciones) y, a continuación, utilizar las herramientas de gráficos para modificar o dar formato al gráfico. Los gráficos creados se incrustarán en Office Word 2007, y los datos de dichos gráficos se almacenarán en una hoja de cálculo de Excel que se incorporará al archivo de Word. También puede copiar un gráfico de Excel en Office Word Cuando se copia un gráfico, éste puede incrustarse como datos estáticos o vincularse al libro. Si dispone de un gráfico vinculado a un libro al que tiene acceso, puede especificar que cada vez que se abra dicho gráfico compruebe automáticamente la existencia de modificaciones en el libro vinculado. Agregar un gráfico a un documento Puede agregar un gráfico a un documento de una de estas maneras: 75

76 Ilustraciones Puede insertar un gráfico en el documento incrustándolo: Cuando se incrustan datos de un gráfico de Excel en Word, dichos datos se editan en Office Excel 2007, y la hoja de cálculo se guarda con el documento de Word. Puede pegar un gráfico de Excel en su presentación y vincularlo a los datos de Office Excel 2007: Cuando se copia un gráfico de Office Excel 2007 y se pega en un documento, los datos de dicho gráfico se vinculan a la hoja de cálculo de Excel. Ésta es un archivo independiente y no se guarda con el documento de Word. En este caso, debido a que la hoja de cálculo de Excel no forma parte del documento de Word, si desea cambiar los datos del gráfico deberá modificar la hoja de cálculo vinculada en Office Excel Pegar un gráfico de Excel y vincularlo a los datos de Excel Es posible vincular los datos de una hoja de Excel a un gráfico del documento de Word como está vinculado, al modificar los datos en Excel, el gráfico de Word también se actualiza. Siga este procedimiento para crear un vínculo a los datos de la hoja de cálculo de Excel: Cree el gráfico en Excel con los datos de alguna de las hojas del libro. Copie el gráfico que acaba de crear en el portapapeles. Váyase el documento de Word y sitúe el puntero del ratón donde quiere insertar el gráfico. Por último, pegue el contenido del portapapeles en el documento y guárdelo. PRODUCTIVIDAD INSS TGSS TGSS INSS 76

77 Manual de Microsoft Office Word 2007 Fondos, bordes y efectos de texto Introducción Su documento está completo, pero le falta un cierto atractivo visual. Anime el texto y hágalo más colorido y llamativo con los elementos decorativos de Word Por ejemplo, agregue bordes delimitadores a las páginas e imágenes, utilice fondos coloridos para los documentos Web y comunique información mediante marcas de agua. Anime los gráficos como las tablas y formas, y realce el texto con sombreado de color o sombras. Agregar una marca de agua o un fondo Desea comunicar visualmente a la audiencia que su documento no es más que un borrador, o que la información es estrictamente confidencial? Para ello puede utilizar una marca de agua. En la imagen anterior se muestra qué es una marca de agua. La marca de agua indica a las personas algo sobre el documento. También puede utilizar una marca de agua con una imagen si desea emplearla a modo de marca comercial. Las marcas de agua son semitransparentes, por lo que quedan detrás y no desvían la atención del contenido del documento. Se utilizan en documentos que se van a imprimir. El objetivo es animar la página, pero sin dificultar su lectura. Aprenda a agregar marcas de agua. Agregar una marca de agua a un documento impreso Aquí se muestran algunos ejemplos de marcas de agua. Las que contienen texto son las marcas de agua típicas disponibles en la galería de marcas de agua de Word La que contiene el gráfico sirve para mostrar cómo se podría personalizar una marca de agua para utilizar la imagen que se especifique. 77

78 Fondos, bordes y efectos de texto Una vez insertada la marca de agua, puede verla en la vista Diseño de impresión, en la vista preliminar o en el documento impreso. Esto indica que las marcas de agua están diseñadas para los documentos impresos; no se muestran en la vista Diseño Web del documento, que es la vista utilizada cuando se publica el documento en un sitio Web. Si desea una marca de agua que no está en la galería, puede crear una marca de agua personalizada. En la siguiente sección verá cómo se hace. Agregar una marca de agua con una imagen Para una marca de agua personalizada, puede utilizar texto o una imagen. En este procedimiento se muestra cómo crear una marca de agua con una imagen. 1. En la ficha Diseño de página, haga clic en Marca de agua para abrir la galería. 2. Haga clic en Personalizar marcas de agua, en la parte inferior de la galería. 3. Haga clic en Marca de agua de imagen y seleccione la imagen que desee. Utilice cualquier imagen de su equipo o las imágenes prediseñadas de la Galería multimedia de Microsoft. Tenga en cuenta que puede cambiar el tamaño de la imagen o decolorarla para que quede menos visible detrás del texto del documento. El resultado podría ser similar al que se muestra en el ejemplo. Si desea una marca de agua de texto personalizada, seleccione el texto de una lista en el mismo cuadro de diálogo mostrado en esta imagen o escriba el texto que desee. Puede 78

79 Manual de Microsoft Office Word 2007 seleccionar la fuente, el tamaño y el color, además de definir la transparencia y elegir un diseño diagonal u horizontal. Puede guardar su marca de agua personalizada en la galería para poder aplicarla fácilmente la próxima vez. Agregar bordes, sombreados y estilos Los bordes, el sombreado y los efectos decorativos no son sólo para los boletines de vacaciones. Word proporciona muchas formas de retocar el aspecto de sus documentos para todo el año. 1. Aplique bordes de página tanto a los documentos informales como a los de carácter puramente comercial. 2. Para las imágenes, agregue nuevos efectos de estilo, como sombras y reflejos, o bordes simples. 3. Enfatice párrafos enteros con sombreado de fondo y bordes. 4. Elija nuevos estilos de tabla para agregar al instante color y formato. 5. Dote de elegancia a las formas con nuevos estilos y efectos de relleno. Combine los colores: Cuando agregue retoques decorativos como éstos, deseará que los colores utilizados combinen entre sí. Word 2007 incluye temas que puede seleccionar para sus combinaciones de colores de forma que todos los tonos de la página combinen entre sí. Bordes de página. Puede agregar bordes completos o parciales a una página. Word proporciona una variedad de bordes de página incorporados, desde los de estilo comercial a sofisticado. 79

80 Fondos, bordes y efectos de texto Puede elegir: El tipo de borde, desde un cuadro simple a uno con sombra, 3D o un estilo personalizado que usted diseñe. El estilo de línea, el color y el ancho. El estilo artístico, que puede ser divertido si el documento es informal o estar asociado a un evento comercial, festividad u ocasión especial. Puede obtener una vista previa del diseño del borde para ver el aspecto de los efectos seleccionados. El borde de página se aplica desde la ficha Diseño de página, utilizando el comando Borde de página. Borde de imágenes, texto y tablas Pruebe a aplicar bordes a distintos elementos de un documento. Por ejemplo: 1. Utilice un borde para resaltar una imagen. 2. Un borde puede poner de relieve una cita importante. 3. Y los bordes pueden ser muy eficaces en tablas. Aplíquelos a cada celda si le gusta ese aspecto. Al igual que con las páginas completas, hay muchos estilos de borde donde elegir. Los métodos para agregar bordes varían en función del elemento al que se agreguen. Para las imágenes, Word 2007 ofrece un conjunto totalmente nuevo de estilos de imagen que incluyen bordes además de efectos como reflejos y sombreado. Encontrará estos estilos seleccionando la imagen y utilizando las Herramientas de imagen de la cinta de opciones. 80

81 Manual de Microsoft Office Word 2007 Para otros gráficos, como las tablas, y para el texto encontrará opciones de borde similares a las que se utilizan para los bordes de página. Éstos se abren en la ficha Diseño de página. En la sesión de prácticas verá como buscarlos y aplicarlos. Sombreado Experimente con colores y estilos, y obtenga una vista previa de los efectos. La vista previa es especialmente útil en este caso porque desea que el sombreado complemente sin restar importancia al texto situado detrás. Encontrará las opciones de sombreado en el mismo lugar que las opciones de bordes: vaya a la ficha Diseño de página y haga clic en Bordes de página. 81

82 Fondos, bordes y efectos de texto 1. Destaque un encabezado. 2. Utilice un estilo de cita y aplíquele un fondo sombreado y un borde. 3. Realce una lista. Estilos rápidos para las tablas Si desea aplicar colores y sombras que combinen en una tabla, utilice uno de los nuevos estilos de tabla. Cada uno de estos estilos tiene un formato y colores distintos para obtener resultados profesionales. Es más eficaz usar un estilo de tabla que intentar agregar el sombreado y los bordes a cada fila o celda. Los estilos de tabla se aplican seleccionando la tabla del documento y utilizando las Herramientas de tabla de la cinta de opciones. En la imagen se muestran dos ejemplos de estilos de tabla. En cada uno de ellos se utiliza un conjunto de colores, disponible en un tema denominado Mirador. Estilos rápidos para las formas Las formas, como las flechas que aquí se muestran, tienen nuevas opciones de estilo en Word Al igual que ocurre con las tablas, existen paquetes de estilos acabados para aplicar color y un retoque final a círculos, flechas, cuadros de texto y otras muchas formas. Las flechas que aquí se muestran tienen tres estilos diferentes aplicados. Las formas tienen sus propias herramientas, al igual que las tablas e imágenes. Seleccione un forma y trabaje con las Herramientas de dibujo para seleccionar un estilo, que contiene un borde, aspecto y tipo de relleno integrados. Puede realizar pequeños ajustes al relleno y al borde. Verá como se hace en la práctica que se incluye a continuación. 82

83 Manual de Microsoft Office Word 2007 Usar efectos de textos especiales Cómo se da énfasis al texto? Con frecuencia se usan los recursos clásicos, como el formato de negrita o de cursiva o, en otras ocasiones, puede que las mayúsculas. Pero Word ofrece algunas opciones de formato para el texto que aumentan un poco más el impacto visual. Entre estas opciones, cabe destacar: Una letra capital, usada en el inicio de un documento o al principio de un nuevo capítulo. Efectos de texto que realzan las letras, como el relieve, el grabado y el sombreado. Formato de WordArt, para hacer un encabezado u otro texto más llamativo y vistoso. Nota: La característica de animación del texto, que tal vez haya utilizado en versiones anteriores de Word, no está disponible en Word Sin embargo, puede conservar la animación creada en un documento anterior en Word En la Tarjeta de referencia rápida al final del curso encontrará más información. Crear una letra capital Imagine un texto antiguo ilustrado o el principio de un cuento de hadas, y piense en la primera gran letra con la que a veces comienza un capítulo. En tipografía moderna, esta letra se denomina letra capital. Cree una en Word cuando desee dotar de elegancia al principio de su documento. 83

84 Fondos, bordes y efectos de texto Los pasos son simples: seleccione la letra que desea convertir en letra capital y haga clic en Letra capital en la ficha Insertar. La letra capital se coloca en un cuadro de texto, y puede aplicarle cualquier formato de texto. En la imagen se muestran ejemplos de fuentes diferentes que podría utilizar. Sólo puede convertir en letra capital una letra. Incluso si selecciona un bloque de texto, la letra capital sólo afectará a la primera letra. Además, sólo la primera letra del párrafo puede convertirse en letra capital. Efectos especiales de fuente Aunque el estilo de fuente y el color son muy útiles para dar impacto al texto, puede aumentar un poco más este impacto con efectos diferentes. En la imagen se muestran algunos ejemplos: 1. El primero tiene un efecto de relieve, que hace que el texto parezca que está elevado respecto a la página. 2. El segundo tiene un efecto de contorno, que quita el relleno de color sólido del texto. 3. En el último ejemplo se utiliza un efecto de grabado, que hace que el texto parezca que está hundido en la página. Estos tres efectos, relieve, contorno y grabado, además del sombreado (no mostrado en la imagen) se pueden utilizar para hacer que un encabezado simple se asemeje más a un logotipo. Son más visibles en tamaños de fuente grandes, algunas veces se realzan con el formato de negrita o cursiva, y deben utilizarse con moderación. Agregar WordArt WordArt no es para los tímidos. Mientras que los efectos de texto son sutiles, WordArt, sin embargo, es grande, llamativo y ostentoso. El texto con WordArt aplicado se trata como si fuera un gráfico. En la imagen se ofrecen algunos ejemplos. 84

85 Manual de Microsoft Office Word 2007 Los efectos de WordArt se crean escribiendo el texto al que se va a aplicar estilo en un cuadro de diálogo de edición de WordArt (que se abre desde la ficha Insertar). Una vez aplicado el efecto de WordArt al texto, éste se trata en cierto modo como si fuera una imagen. Haga clic para seleccionarlo y aparecerán las Herramientas de WordArt, con varias opciones de formato. Por ejemplo, puede modificar el texto, cambiar el color de relleno o el contorno de las palabras, aplicar un estilo de distorsión diferente y agregar sombras. Para la mayoría de las opciones, obtendrá vistas previas de WordArt antes de aplicar una selección. Cuadros de texto El cuadro de texto es un elemento gráfico en el que se puede insertar textos y funcionan de forma independiente con el resto del documento. Los cuadros de texto pueden ayudarle a colocar información flotante o complementaria al documento que está elaborando. Por ejemplo, colocar recuadros con una frase sobresaliente del texto. 85

86 Fondos, bordes y efectos de texto Insertar un cuadro de texto Su inserción en el documento se hace desde el grupo Texto de la ficha Insertar. Con Office Word 2007 vienen integrados una serie de cuadros de texto, puede elegir uno de esos diseños o crearlo manualmente haciendo clic en Dibujar cuadro de texto. El puntero del ratón cambiará su apariencia a una cruz, sólo tiene que situarla en el lugar donde quiere dibujar el cuadro de texto, hacer clic con el botón derecho del ratón y desplazarse hasta donde quiere que termine y soltar el botón del ratón. Al terminar de dibujar el cuadro de texto, automáticamente se colocará en su interior el punto de inserción, listo para que inicie la introducción de texto dentro del cuadro. Ecuación Word 2007 proporciona un editor de ecuaciones que le ayudará a insertar ecuaciones matemáticas o crear ecuaciones propias con la biblioteca de símbolos matemáticos. Dicha acción se realiza desde el grupo Símbolos de la ficha Insertar. Puede elegir algunas de las ecuaciones que vienen integradas o insertar una nueva ecuación partiendo de cero. Si elige esta opción se abre las herramientas de diseño de ecuaciones que se agrupan en Herramientas, Símbolos y Estructuras. Asimismo, en el documento aparece el lugar donde deberá insertar la ecuación. 86

87 Manual de Microsoft Office Word 2007 Símbolos La inserción de símbolos puede serle útil para añadirlos a ecuaciones matemáticas o a una lista de viñetas. Para añadirlos se utiliza el grupo Símbolos de la ficha Insertar. 87

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89 Manual de Microsoft Office Word 2007 Tareas avanzadas con tablas El cuadro de diálogo Insertar tabla Acceda al cuadro de diálogo Insertar tabla desde el grupo Tabla de la ficha Inicio. Por defecto, Word presenta el cuadro de diálogo para crear una tabla de 5 columnas y 2 filas. Si quiere que estos números cambien cuando lo abra nuevamente introduzca nuevos valores y active la casilla de verificación Recordar dimensiones para tablas nuevas. En Autoajuste puede elegir entre las siguientes opciones: Ancho de columna fijo: El ancho que Word asigna a cada columna de la tabla es igual al valor que se introduce en este campo dividido por el número de columnas. Cuando el valor introducido es Auto es como si se hubiera elegido la opción Autoajustar a la ventana. Autoajustar al contenido: El ancho de las columnas es el mínimo posible y aumenta conforme vaya escribiendo en la misma. Autoajustar a la ventana: Todas las columnas de la tabla se distribuyen con el mismo ancho- por todo el ancho de la página. Propiedades de la tabla Mediante el cuadro de diálogo Propiedades de tabla puede acceder a todas las características de la tabla. Desde aquí puede ve sus propiedades y realizar las modificaciones que estime oportunas. Acceda a dicho cuadro de diálogo situándose en cualquier parte de la tabla y haga clic con el botón derecho del ratón, por último pulse Propiedades de la tabla. Este cuadro de diálogo tiene cuatro fichas: 1. Tabla: Presenta las propiedades de la tabla. Los cambios que haga afectan a todas las celdas de la misma. 2. Fila: Propiedades de las filas seleccionadas. Los cambios afectan sólo a las filas que haya seleccionado. 3. Columnas: Idem que la fila pero referido a las columnas. 89

90 Tareas avanzadas con tablas 4. Cedas: Idem que la ficha fila pero referido a las celdas. A continuación verá algunas de las propiedades avanzadas. Márgenes y espaciado en la tabla Los márgenes de una tabla son el espacio en blanco que queda alrededor de los bordes de la misma. Microsoft Office Word 2007 ofrece varias opciones de márgenes de tabla, por lo que puede utilizar los predeterminados o bien valores personalizados. Puede acceder al cuadro de diálogo Opciones de tabla desde el cuadro de diálogo Propiedades de tabla pulsando en el botón Opciones. También puede establecer el espaciado entre las celdas de la tabla a través de la opción Permitir espaciado entre celdas. Pruebe con distintos valores para ese campo y vea el resultado. 90

91 Manual de Microsoft Office Word 2007 Márgenes de celda Los márgenes de una celda son el espacio en blanco que queda alrededor de los bordes de una celda. Microsoft Office Word 2007 ofrece varias opciones de márgenes de celda, por lo que puede utilizar los predeterminados o bien especificar otros personalizados. A este cuadro de diálogo se accede desde la ficha Celda del cuadro de diálogo Propiedades de tabla. Ejemplo: 91

92 Tareas avanzadas con tablas Dirección del texto en una celda Por defecto, cuando escribe en una celda, Word presenta el texto de izquierda a derecha pero también le da la opción de cambiar la dirección del texto. Una vez se haya situado con el ratón en la celda donde quiere variar la dirección del texto, haga clic con el botón derecho del ratón y elija la opción Dirección del texto. También puede acceder desde el grupo Alineación de la ficha Presentación, de Herramientas de tabla. Ejemplo: Alineación de celdas Para alinear el texto de una celda no utilice la tecla INTRO ya que Word dispone de botones de comando que lo hará por usted. 92

93 Manual de Microsoft Office Word 2007 Estos botones los podrá encontrar en el grupo Alineación de la ficha Presentación, de Herramientas de tabla, o haciendo clic con el botón derecho del ratón desde la celda que quiere alinear. Ejemplo: Dibujo de tablas complejas La opción Dibujar tabla del botón Tabla es un lápiz con el que se puede dibujar tablas de cualquier tipo como si se trazaran sobre el papel. Después de crear una tabla, resulta mucho más fácil ajustar el ancho de columnas y el alto de flas. Esta herramienta parece más útil que insertar tabla, pero, si se trata, por ejemplo, de crear una tabla muy grande, que no quepa en la página o una tabla totalmente simétrica, es mucho más útil insertar tabla. Otra herramienta útil que complementa a la anterior es Borrador, que borra los errores del dibujo de la tabla, simplemente pulsando el botón y aplicando el cursor a la zona que queremos borrar. Se encuentra en la ficha Diseño, de Herramientas de tabla, dentro del grupo Dibujar bordes. 93

94 Tareas avanzadas con tablas Nota: Después de crear una tabla con la opción Dibujar tabla, hay que hacer clic en ella o pulsar ESC para que el cursos deje la forma de lápiz. Ordenar el contenido de una tabla Microsoft Office Word 2007 le permite ordenar las columnas de cualquier tabla, dependiendo del criterio que aplique para ello. Observa que la figura inferior es un ejemplo de una tabla sencilla creada en Word con el fin de ordenar sus columnas. En primer lugar, seleccione la ficha Diseño, y pulse sobre la opción Ordenar del grupo Datos. Como la tabla tiene primera columna, Word le permite que establezca criterios de búsqueda en función de los campos Nombre y Edad. 94

95 Manual de Microsoft Office Word 2007 Pinche Aceptar para ordenar la tabla. Note en el ejemplo que el programa ordena los campos de su tabla teniendo en cuenta para ello los valores alojados en la columna (texto, numérico, fecha) Repetir el título de una tabla Cuando se trabaja con una tabla de gran tamaño, se dividirá en varias páginas. Puede realizar ajustes en la tabla para que los títulos de la tabla aparezcan en cada página. Los títulos de la tabla repetidos sólo se muestran en la vista Diseño de página o al imprimir el documento. 1. Seleccione la fila o filas de título. En la selección debe incluirse la primera fila de la tabla. 2. En Herramientas de tabla, en la ficha Diseño, en el grupo Contenido, haga clic en Repetir filas de título. Nota: Microsoft Office Word repite automáticamente el título de la tabla en las páginas resultantes de saltos de página automáticos. Word no repite el título si inserta un salto de página manual dentro de la tabla. 95

96 Tareas avanzadas con tablas Fórmulas Si se encuentra ante la situación de que necesite realizar operaciones con los datos numéricos de una tabla, Word le ofrece la posibilidad de incorporar fórmulas. Las fórmulas realizan una operación aritmética o lógica que previamente habrá definido tomando unos valores concretos de la tabla, y mostrará el resultado de esta operación en una celda que haya habilitado para ello. En consecuencia, antes de aplicar una fórmula, deberá dejar una celda vacía donde incluirla. Para aplicar una fórmula a su tabla, coloque primero el punto de inserción sobre la celda en la que desea que Word le muestre el resultado de la operación. A continuación pulse en la ficha Presentación y seleccione la opción Fórmula dentro del grupo Datos. Aparece el cuadro de diálogo fórmula, el muestra la fórmula de sumatorio predeterminadamente. Puedes dejar esa fórmula o borrarla, a excepción del signo =. Para conocer las fórmulas que Word le ofrece, despliegue el menú Pegar función. Aparecen una serie de operaciones que puede realizar con los valores de su tabla. Indicar el rango de las celdas Para indicar el rango de las celdas, es decir, el intervalo de celdas en el que desea aplicar una fórmula, se debe añadir : (dos puntos) entre el valor de una celda y otro. Cada uno de estos valores está formado por dos caracteres. El primero de ellos es una letra, y hará referencia a la columna, y el segundo será un número e indicará el número de fila. 96

97 Manual de Microsoft Office Word 2007 En consecuencia, la fórmula introducida indica a Microsoft Word que cuente los valores que existen desde la primera fila de la segunda columna (B1) hasta la cuarta fila de la segunda columna (B4), ambas inclusive. Pulse el botón Aceptar para realizar la operación definida en el cuadro de diálogo de Fórmula y observe que Word ha insertado el valor de la operación realizada (cuatro registros) en la celda habilitada para ello. 97

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99 Manual de Microsoft Office Word 2007 Formularios Introducción Una forma de compartir documentos es elaborando documentos para que unas personas los completen y lo envíen rellenados a otras. Para ello Word 2007 permite la introducción y uso de formularios en sus documentos. Puede, en un documento de texto, definir un formulario incluyendo cajas de texto o cuadros de selección, donde el lector del documento rellenará los datos que le solicite, de forma parecida a como se rellenan los documentos basados en plantillas. Un formulario es un documento estructurado con espacios de texto fijo y espacios reservados para escribir información, por ejemplo, una solicitud de pensión en la que ha de rellenar los espacios libres. Para diseñar la parte en la que el usuario debe de introducir datos, Microsoft Office 2007 proporciona campos especiales de forma variada, que se denominan controles. Muchas gente, en vez de crear un documento con un formulario, lo que hace es poner el nombre de los campos y dejar un hueco en blanco, puntos suspensivos o una línea hecha con guiones bajos para marcar el espacio que hay que rellenar, pero esto no asegura una homogeneidad en el formato ya que pueden ser editados y modificados por quienes los reciben. Si tiene que enviar, por correo electrónico, algún documento para que los rellenen otros usuarios, guardarlo con los datos y ser devuelto por algún medio, como correo electrónico, nada mejor que insertar un formulario en su documento de Word. El documento final permitirá introducir la información mediante campos de texto, casillas de verificación y campos de listas desplegables, tal y como se ilustra en la imagen. Puede partir de una plantilla para agregar controles de contenido y texto con instrucciones en Microsoft Office Word 2007 y crear fácil y rápidamente un formulario que pueda enviar a otras personas para que lo rellenen utilizando Office Word 2007 en sus equipos. También puede 99

100 Formularios crear un formulario a partir de una plantilla de muestra. Hay muchas disponibles en el sitio de Microsoft Office Online Web. Nota: Puede imprimir un formulario creado mediante controles de contenido en Office Word 2007, pero los cuadros que rodean los controles de contenido no se imprimirán. Crear un formulario utilizando Microsoft Word puede ser una tarea bastante simple que le permitirá especificar los campos que requiera y decidir. La ficha Programador Para poder agregar los controles de formulario al documento, deberá activar la ficha Programador en las Opciones de Word, a las que se accede desde el Botón de Office. Una vez activada, en la cinta le aparecerá una nueva ficha: Programador. Que contiene un grupo llamado Controles que contiene los diferentes tipos de controles que puede añadir al formulario (cajas de texto, listas desplegables, etc.) y otros botones más. Tipos de controles más comunes Campo de texto: El que más se utiliza en los formularios. Sirve para introducir texto en una sola línea. Casilla de verificación: Le permite seleccionar varias opciones dentro de un formulario. Botón de opción: Le permite elegir sólo una opción dentro de un conjunto predefinido de opciones. Texto enriquecido: Inserta un control de contenido de texto enriquecido, al que se le puede dar un formato determinado (fuente, bordes, etc.) Puede contener varias líneas. Texto: Inserta un control de contenido de texto sin formato. Puede contener varias líneas. 100

101 Manual de Microsoft Office Word 2007 Cuadro combinado: Le permite seleccionar un valor de una lista u otro distinto de la misma. Lista desplegable: Le permite seleccionar un valor de una lista pero no puede introducir un valor distinto de la misma. Selector de fecha: Le proporciona un calendario para que pueda introducir un contenido de fecha. Galería de bloque de creación: Para insertar un bloque de creación. Crear un formulario Cree un formulario desde el grupo Controles de la ficha Programador que acaba de visualizar bien utilizando controles heredados o controles Active X. Para un mejor diseño de los formularios es aconsejable utilizar tablas e insertar el texto fijo y los controles en las mismas. 1. Una vez haya hecho el esbozo del formulario, haga clic en Modo Diseño y clic donde desee insertar el control del formulario. 2. Inserte el control de formulario. 3. Establezca las propiedades del control. 4. Agregue texto con instrucciones al formulario. 5. Proteja partes o todo el formulario. Establecer las propiedades del control Cada control tiene unas propiedades que puede establecer o cambiar. Por ejemplo, la lista desplegable ofrece, al usuario, la posibilidad de elegir un valor de entre una lista de valores. Para acceder a las propiedades, pulse el botón de comando Propiedades para acceder al cuadro de diálogo de las propiedades del control. Propiedades del cuadro de texto Tiene la posibilidad de indicar el tipo de información a introducir en el campo (texto, numero, fecha, campo calculado, etc.) 101

102 Formularios Propiedades de la lista desplegable o cuadro combinado Utilice el botón Agregar para ir añadiendo los distintos valores de la lista. Con los botones Modificar y Quitar puede modificar o eliminar uno de los valores de la lista ya añadido. Ordene la lista con los botones Subir y Bajar. Utilice el botón Agregar para ir añadiendo los distintos valores de la lista. Con los botones Modificar y Quitar puede modificar o eliminar uno de los valores de la lista ya añadido. Para ordenar la lista use los botones Subir y Bajar. 102

103 Manual de Microsoft Office Word 2007 Propiedades de la casilla de verificación Tiene la opción de indicar si se le presenta al usuario activada o desactivada. Propiedades del botón de opción Al ser un control Active X el cuadro de diálogo de las propiedades es diferente distinto a los demás controles vistos. La propiedad GroupName es una de las más importantes y sirve para agrupar botones de opción en cada uno de los grupos se podrá activar una de las opciones entre las varias que se presentan. Por ejemplo, tiene un formulario con dos botones de opción en el que tendrá que elegir si el solicitante trabaja o no. Cada botón pertenece al grupo Trabajar y sólo uno de ellos será el que esté marcado. Puede, en el mismo formulario, tener otro grupo de botones de opción para indicar el sexo del solicitante, etc. La propiedad GroupName sirve para ir agrupando los diferentes botones de opción en grupos. 103

104 Formularios Otras propiedades: La propiedad Aligment alinea el botón respecto al valor de la propiedad Caption en el ejemplo el Sí está alineado a la derecha y el No a la izquierda. Proteger el formulario Puede proteger partes de un formulario o todo el formulario del documento. En el primer caso, seleccione los controles en el que desea limitar los cambios y haga clic en el botón de comando Propiedades del grupo Controles. Por último, active alguna de estas casillas: Active la casilla de verificación No se puede eliminar el control de contenido, que permite modificar el contenido del control pero no permite eliminarlo de la plantilla ni de un documento que esté basado en la plantilla. Active la casilla No se puede editar el contenido, que permite eliminar el control pero no permite modificar su contenido. Para proteger todo el formulario, debe de aplicar la opción Restringir formato y edición pulsando el botón Proteger documento del grupo Proteger del a ficha Programador. Seleccione la opción Rellenando formularios y pulse el botón Sí, aplicar la protección. Puede indicar una contraseña de modo que sólo los revisores que la conozcan puedan quitar la protección. 104

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107 Manual de Microsoft Office Word 2007 Combinar correspondencia Introducción Imagine que debe enviar a cada uno de sus empleados una carta o un mensaje de correo electrónico que contiene información personal salarial y sobre retención de impuestos. Crear cada carta, mensaje de correo electrónico o sobre individualmente llevaría horas. Para simplificar dicha tarea, cuenta con la función para combinar correspondencia. Al usar la combinación de correspondencia, todo lo que necesita hacer es crear un documento que contenga toda la información que es idéntica para todas las copias y agregar algunos marcadores de posición para la información que es única para cada copia. Word se encarga del resto. Cómo funciona En toda combinación de correspondencia existen tres elementos distintos: 1. El documento principal con el que se inicia la combinación. 2. La información del destinatario, como el nombre y la dirección de cada persona, que desea combinar con el documento principal. 3. Los documentos terminados, que incluyen la información del documento principal más la información única da cada destinatario. Comprender estos elementos le permitirá obtener los resultados esperados y deseados de la combinación de correspondencia. Documento principal El documento principal contiene texto que es idéntico para cada copia y marcadores de posición con la información única del destinatario. El documento principal puede ser una carta, un sobre, un correo electrónico o un cupón. Dicho documento contiene: 1. Contenido que es idéntico para todas las copias, como el texto del cuerpo principal de una carta modelo. Sólo tiene que escribir el texto una vez, con independencia de la cantidad de veces que desee imprimir las cartas. 107

108 Combinar correspondencia 2. Marcadores de posición con la información de cada destinatario. Por ejemplo, en una carta modelo, el bloque de direcciones y el nombre de saludo serán únicos en cada copia. Información del destinatario En una combinación de correspondencia, la información del destinatario, que es única para cada copia de la combinación, reemplaza los marcadores de posición que se han agregado al documento principal. La información del destinatario debe incluir: Direcciones en sobres o etiquetas, nombres en la línea de saludo de la carta modelo, importe del salario en mensajes de correo electrónico que ha enviado a sus empleados, notas personales acerca de los productos preferidos en postales enviadas por correo a sus principales clientes o números en cupones canjeables. Debe mantener la información del cliente en un archivo de origen de datos. Archivo de origen de datos es un término amplio que incluye una categoría completa de archivos con los que trabaja muy a menudo. Por ejemplo, su lista de contactos de Microsoft Office Outlook es un origen de datos. Entre otros ejemplos se encuentra una tabla de Word, una hoja de cálculo de Excel, una base de datos de Access o, incluso, un archivo de texto. En general, la información del destinatario se coloca en columnas y filas, tal como se muestra en la tabla de la imagen. El archivo de origen de datos debe estar estructurado de forma tal que sea posible vincular la información específica con los marcadores de posición en el documento principal. 108

109 Manual de Microsoft Office Word 2007 Conjunto terminado de documento El conjunto de documentos terminados de una combinación de correspondencia son las cartas únicas que se han impreso y enviado electrónicamente. Cuando finaliza una combinación de correspondencia, tendrá: El conjunto de documentos individuales terminados, que podrá imprimir (por ejemplo, cartas, etiquetas, sobres o cupones) o que podrá enviar electrónicamente durante el proceso de combinación (por ejemplo, a través de mensajes de correo electrónico). El documento principal. Es el documento que se usa como punto de partida, el cual permanece como un documento separado. Este documento no se guardará automáticamente después de la combinación. Debe guardarlo ya que Word recordará la lista de destinatarios a la cual lo conectó y cuando lo abra nuevamente podrá realizar una nueva combinación de correspondencia rápidamente. Nota: Opcionalmente, si está creando cartas, sobres o etiquetas, también puede generar un "documento completo" que contenga todos los documentos combinados en un único archivo. Obtendrá más información sobre este tema al final de la última lección. 109

110 Combinar correspondencia Configurar la lista de destinatarios Las columnas y las filas de la lista de destinatarios y los marcadores de posición que agrega al documento facilitan la combinación de correspondencia. Ya conoce los elementos básicos de una combinación de correspondencia. A continuación aprenderá a configurar su documento principal y a conectarlo a la lista de destinatarios. La lista de destinatarios, junto con los marcadores de posición que ha agregado a su documento o sobre de Word, son la parte esencial de la combinación de correspondencia. Funcionan conjuntamente para colocar la información única en las copias finales combinadas de forma individual. Después de comprender estos dos componentes clave y cómo se relacionan, podrá configurar y realizar combinaciones de correspondencia de forma correcta. Más información acerca de la lista de destinatarios Una lista de destinatarios puede ser cualquier archivo que organiza la información de los destinatarios en columnas y filas. Puede crearla con diferentes programas, como Excel, Access o Outlook. 1. Las columnas de la lista representan una categoría o tipo de información. Cada columna está definida mediante un encabezado de columna. Por ejemplo, en una lista de clientes podría tener columnas para Nombre, Apellido y Dirección. 2. Cada fila de la lista representa la información completa de un destinatario. En la lista de clientes, por ejemplo, una fila contiene toda la información acerca del cliente: su nombre, dirección, etc. Dichas columnas y filas le permiten colocar la información única de los destinatarios en otros documentos durante la combinación de correspondencia. Desde el documento principal, debe conectarse a la lista y luego podrá agregar cualquier encabezado de columna como marcador de posición en el documento principal. (Oficialmente, estos marcadores de posición se denominan campos. Más adelante podrá obtener más información sobre campos). Cuando finaliza la combinación de correspondencia, obtendrá un documento terminado para cada persona que contiene la información de las entradas de una fila de la lista de destinatarios. 110

111 Manual de Microsoft Office Word 2007 Procedencia de la lista de destinatarios En muchos casos, la lista de destinatarios que desea usar ya existe. Por ejemplo, posiblemente desee obtener acceso a un archivo con una lista de: Nombres, direcciones, etc. de clientes o contactos. Los productos o servicios que ofrece su compañía. Información acerca de sus empleados. Si la lista ya existe, puede conectarse a ella durante la combinación de correspondencia (podrá realizarlo durante la sesión de práctica en la próxima lección). No se preocupe si todavía no tiene una lista. El proceso de combinación de correspondencia incluye un paso en el cual puede crear una lista de destinatarios desde cero. Podrá obtener más información sobre este tema en la próxima lección. Podrá modificar los datos de la lista de destinatarios en cualquier momento si abre el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia durante la combinación o si abre el archivo de origen de datos directamente. Los campos de combinación Los campos de combinación están marcados mediante comillas angulares (<< >>). Después de conectarse a la lista de destinatarios, puede indicar la información que desea incluir en la combinación de correspondencia usando los campos. Un campo es un conjunto de códigos que indica a Word que inserte información en un documento de forma automática. Informalmente, se puede pensar que los campos son marcadores de posición. En un envío masivo de correo, los campos usados se llaman campos de combinación y son los marcadores de posición de la información única que se obtiene directamente de la lista de destinatarios. Por ejemplo, en la ilustración, se han agregado campos de combinación para la información almacenada en las columnas Dirección y Nombre de una lista de destinatarios. Ejemplo de combinación de correspondencia Al final de esta lección habrá aprendido otra forma de combinar correspondencia. Luego podrá practicar cómo realizar una combinación de correspondencia usando la lista de destinatarios que ha revisado durante la sesión de práctica en la lección anterior. 111

112 Combinar correspondencia Abrir el asistente de combinación de correspondencia Para realizar una combinación de correspondencia, haga clic en Iniciar combinación de correspondencia en la ficha Correspondencia y luego haga clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia. El Asistente se abrirá en la parte derecha de la ventana en un panel de tareas. Podrá mover el panel de tareas (sin acoplar) haciendo clic en la barra de título y arrastrándolo a una nueva ubicación. También puede cambiar el tamaño del panel arrastrando el controlador de tamaño en los laterales del panel de tareas. Para usar la combinación de correspondencia, siga las indicaciones y luego haga clic en Siguiente en la parte inferior del panel para avanzar en el Asistente (o en Anterior si necesita volver a un paso previo). En el Paso 1, el Asistente se inicia con una pregunta. Desea conocer el tipo de documento en el que desea combinar la información. Configurar el documento principal El segundo paso del Asistente consiste en configurar el documento inicial. Puede enviar una carta de correo directo, un mensaje de correo electrónico o quizás desea comenzar con los sobres y etiquetas. También puede crear un directorio para almacenar listas de datos, como nombres y direcciones de cliente, información de productos y datos de contacto del personal. Las opciones del Asistente varían de acuerdo con el tipo de documento que seleccionó en el primer paso. Como se han seleccionado cartas, las opciones son: Utilizar el documento actual: Esta opción permite crear el documento principal en el documento que hay abierto. Empezar a partir de una plantilla: Si se quiere crear el documento principal a partir de una determinada plantilla. Empezar a partir de un documento existente: Si anteriormente ha guardado un documento que desea usar para la combinación de correspondencia, pero su pantalla muestra otro documento, seleccione esta opción. 112

113 Manual de Microsoft Office Word 2007 Conectarse a la lista de destinatarios En el Paso 3, debe conectarse a la lista de destinatarios que desea usar en sus documentos. Tiene tres opciones: Utilizar una lista existente: Si ya tiene una lista de destinatarios que contiene la información que desea combinar, seleccione esta opción. Luego haga clic en Examinar en el Asistente para ubicar y abrir el archivo. Seleccionar de los contactos de Outlook: Si desea usar su lista de contactos de Outlook como su lista de destinatarios, seleccione esta opción. Luego haga clic en Elegir la carpeta de contactos para buscar y abrir la lista de contactos correcta. Escribir una lista nueva: Si no tiene una lista de destinatarios adecuada y desea crear una, seleccione esta opción. La lista nueva se guardará como un archivo de base de datos para envío de correspondencia (.mdb) en la carpeta Mis archivos de origen de datos de la carpeta Documentos o de Mis documentos. Podrá volver a usar el archivo para otras combinaciones de correspondencia. Elegir los destinatarios Después de conectarse a la lista de destinatarios, elija los destinatarios que desea incluir en el envío de correo. Por ejemplo, puede enviar una carta modelo únicamente a los clientes de su lista con un determinado código postal. Al conectarse a una lista o crear una nueva lista de destinatarios, aparece el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia: 113

114 Combinar correspondencia 1. Todos los destinatarios tienen una marca de verificación junto a su nombre y están incluidos en el envío de correo de forma predeterminada. Puede eliminar la marca de verificación de cada destinatario o eliminar todos los destinatarios si desactiva la casilla en el encabezado de la columna y luego activa la casilla junto al nombre de la persona que desea incluir en su envío de correo. 2. Puede restringir la lista de destinatarios; para ello, haga clic en Ordenar y elija el nombre de la columna que desea ver y ordenar (de forma ascendente o descendente); o haga clic en Filtrar para escribir los campos y valores de los destinatarios que desea ver. También puede hacer clic en Buscar duplicados para ejecutar un informe que muestra a los destinatarios que podrían estar en su lista más de una vez. O haga clic en Buscar destinatario para encontrar a una determinada persona. La función Validar direcciones estará disponible si tiene instalado algún programa de validación. Diseñar el documento principal En el Paso 4, se diseña el documento principal. Diseñar el documento principal implica colocar el contenido en el documento. El contenido se compone de: Información que es idéntica para todas las copias de la combinación. Marcadores de posición (campos) para la información del destinatario en cada copia de la combinación. En el caso de una carta, la información que no cambia en cada copia de la combinación es, por ejemplo, la dirección del remitente. Los marcadores de posición son los datos de cada destinatario (nombre y apellidos, DNI y dirección). 114

115 Manual de Microsoft Office Word 2007 Para agregar un marcador de posición sitúese, dentro de documento, donde quiere añadirlo, haga clic en Más elementos y elija el campo que quiere insertar en el documento principal. Vista previa de las cartas En el Paso 5 podrá revisar la combinación antes de completarla. En el paso de la vista previa, puede agregar o eliminar campos, limitar la cantidad de destinatarios y especificar información. Después de agregar todo el contenido y los campos al documento principal, puede realizar una vista previa de cómo se verán los documentos combinados. Al hacer clic en Siguiente en la parte inferior del Asistente para ir al Paso 5, aparecerá automáticamente el primer documento de la combinación. En función de cómo se vea el primer documento de la combinación, tiene varias alternativas: Si el documento no se ve correctamente, haga clic en Anterior en la parte inferior del Asistente. Al volver al paso anterior, puede agregar, eliminar o hacer coincidir los campos, o realizar otras correcciones de tal modo que la información se muestre correctamente. Si el documento es correcto, haga clic en el botón de doble flecha derecha parte superior del Asistente para ver otros documentos de la combinación. en la 115

116 Combinar correspondencia Si desea ver el documento combinado para un determinado destinatario, haga clic en Buscar destinatario para buscar a dicha persona. A medida que avanza por los documentos, puede excluir a cualquier persona de la combinación haciendo clic en Excluir al destinatario -de este modo excluirá al destinatario del resultado final de la combinación únicamente, no lo eliminará de la lista de destinatarios. Si observa que la combinación incluye a algunos destinatarios que no desea, haga clic en Editar lista de destinatarios para abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia. Tal como se describió anteriormente, puede usar este cuadro de diálogo para restringir la lista de destinatarios. Completar la combinación En el Paso 6 se completa la combinación. Si la vista previa de los documentos combinados es correcta, podrá imprimir el resultado final. Haga clic en Imprimir para abrir el cuadro de diálogo Combinar al imprimir. Cambió de opinión en el último momento? Si aún desea revisar los resultados, o si desea personalizar los sobres seleccionados, haga clic en Editar cartas individuales en el Asistente. 116

117 Manual de Microsoft Office Word 2007 De esta forma, creará una combinación completa por separado que contiene todos los sobres en un documento de Word. Después de revisar o modificar los sobres en este documento completo, podrá imprimirlos inmediatamente. O, simplemente guarde el documento e imprima los sobres en otro momento. Si desea conservar los cambios realizados a cada sobre, asegúrese de guardar este documento. Este documento completo está separado del documento principal y tendrá un tamaño más grande. Cancelar o reanudar una combinación de correspondencia Siempre puede cancelar la combinación de correspondencia antes de finalizar el proceso. Para ello, cierre el documento y elija no guardar los cambios. El documento se eliminará junto con la conexión a la lista de destinatarios. Sin embargo, si desea dejar de trabajar en la combinación y retomarla un rato más tarde, guarde el documento principal. Al guardar el documento principal, conservará la conexión con la lista de destinatarios y con los campos agregados al documento. Cuando abra el documento nuevamente, Word le preguntará si desea conservar la conexión con la lista de destinatarios. Haga clic en Sí para reanudar la combinación. Combinación de correspondencia usando la Cinta de opciones Advirtió que los comandos en la ficha Correspondencia están disponibles a medida que avanza en el Asistente? Puede usar la Cinta para realizar de forma sencilla una combinación de correspondencia. El proceso es muy similar a los pasos indicados en el Asistente. Con la Cinta, podrá acceder a más funciones, como la comprobación automática, que busca errores antes de finalizar la combinación. También se encuentran disponibles elementos avanzados, como el uso de campos para realizar acciones o cálculos dentro del documento principal. Los comandos de la ficha Correspondencia se encuentran dentro de los siguientes cuatro grupos: 1. Iniciar combinación de correspondencia: Éste es el punto de partida en el cual elegirá el tipo de documento y luego seleccionará, creará o editará la lista de destinatarios. 2. Escribir e insertar campos: Aquí podrá insertar campos de combinación, combinar sus campos y usar las Reglas para realizar distintas acciones en sus documentos. 3. Vista previa de resultados: Además de ver los documentos combinados individuales, podrá usar una función automática de control de errores. 117

118 Bandeja A4 Alimentación manual Combinar correspondencia 4. Finalizar: Complete la combinación y combine sus documentos individuales en un documento completo, imprímalos o envíelos por correo electrónico. Combinación de correspondencia para acuses de recibo En la Dirección Provincial puede encontrar dos tipos de acuses de recibo en función de sus dimensiones y que a continuación se indican. ALTO en cm. Alto en pulgadas Nº acuses Alimentación manual 30, Bandeja A4 29,7 11,69 3 Los de alimentación manual se pueden utilizar tanto en impresoras matriciales con láser, los de tamaño A4 sólo en impresoras láser. Vamos a ver cómo crear etiquetas para cada uno de ellos y utilizarlas en la combinación de correspondencia. Crear etiquetas para los acuses de recibo Una vez haya elegido la opción Etiquetas en el Paso 1 deberá en el Paso 2- debe de hacer clic en Opciones de etiqueta del Paso 2 para diseñar un tamaño a la etiqueta en la que se imprimirán los acuses de recibo. Siga estos pasos: En el cuadro de diálogo Opciones para etiquetas pulse el botón Nueva etiqueta. Dele un nombre y diséñela con los valores que se indican en la figura, en función del tipo de acuse. 118

119 Manual de Microsoft Office Word 2007 Explicación de los valores de la etiqueta Acuses de recibo Alto de etiqueta: La altura de cada uno de los acuses de recibo. Ancho de etiqueta: El ancho del acuse de recibo. Número horizontal: Número de etiquetas que se van a imprimir en horizontal. Número vertical: Número de etiquetas que se van a imprimir en vertical. Tamaño de la página: El de por defecto cuando se crea la etiqueta Personalizado. Ancho de página: Su valor es igual al ancho de la etiqueta multiplicado por el número horizontal. Alto de página: Igual al alto de etiqueta multiplicado por el número vertical. Nota: Para visualizar los datos en pulgadas vaya a Opciones de Word Avanzadas Mostrar Ejemplo para acuses de alimentación manual Una vez iniciado el asistenta para combinación de correspondencia y elegido la etiqueta como tipo de documento, creamos la etiqueta Hojas de acuse con los siguientes valores: 119

120 Combinar correspondencia Pulse aceptar cuando Microsoft Word 2007 presente el siguiente mensajes: Vaya al paso siguiente pulsando Seleccione los destinatarios. Ahora, tiene que elegir el origen de los datos que hay que fusionar con el documento de Word Pulse Examinar y elija la base de datos o la hoja de Excel en el que tiene los datos y pulse Aceptar. El siguiente paso es el diseño de etiquetas, en donde tendrá que ingresar los campos del origen de datos. Pulse en Diseñe etiquetas y comience su diseño haciendo clic en Mas elementos Nota: deberá de introducir los campos en cada uno de los registros que contiene la página (en nuestro caso tres, como puede apreciar por la frase que aparece dos veces: <<próximo registro>>). Para ello, elija el campo y pulse el botón aceptar. Nota: Para los otros acuses, el procedimiento es el mismo salvo que la creación de la etiqueta será con otros valores. 120

121 Manual de Microsoft Office Word 2007 Crear listados mediante la combinación de correspondencia Desde Recursos Humanos quieren emitir, mensualmente, un listado que recoja los datos del NIF, el nombre y apellidos y el sueldo de cada uno de los funcionarios de la Dirección Provincial. Algo similar a esto: NIF Nombre y apellidos Sueldo B MARIA RODRIGUEZ FERNANDEZ 2500, C LEOPOLDO RIOS GARCIA 2856, D CARMELO BARRIOS DELGADO 2056, X RAMONA HERVÁS MORENO 24652,43 Los datos los tienen mecanizados en una hoja de Excel y vamos a ver cómo fusionarlos con un documento de Microsoft Word para que presente el listado anterior. Los pasos a seguir son similares a los vistos anteriormente, la diferencia está en que en vez de ser una base de datos de Access como origen de datos será una hoja de Excel. Una vez elegido el origen de los datos, el siguiente paso es comenzar a escribir la carta en la que se debe de indicar que aparezcan en cada página cuatro registros por lo que al final del campo sueldo se debe de añadir el comando Próximo registro para que siga colocando los registros en la tabla de la misma página y no pasar a la siguiente. La tabla quedaría así: 121

122 Combinar correspondencia Al editar los documentos individuales observará que por cada página le salen 4 registros como se puede observar en la siguiente figura: Pero hay un problema, no todos los registro en el campo Sueldo, que es numérico, se presentan correctamente. Para corregir este error hay que especificar el formato del campo de combinación Sueldo en el documento de Word. Para indicar el formato de un campo de combinación hay que hacer clic con el botón derecho en el mismo y elegir el botón de comando Editar campo Aparece el siguiente cuadro de diálogo: 122

123 Manual de Microsoft Office Word 2007 El siguiente paso es pulsar el botón Código de campo para indicar el formato del mismo, como a continuación se indica: Estos pasos hay que realizarlos con cada uno de los campos de combinación Sueldo que se haya añadido al documento de Word. El resultado de esta acción es la siguiente: 123

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125 Manual de Microsoft Office Word 2007 Personalizar Word 2007 Guardar un documento Word como PDF Hay muchas situaciones donde es útil guardar el archivo con un formato de diseño fijo que sea fácil de compartir e imprimir pero difícil de modificar. Los currículos, documentos jurídicos, boletines informativos y otros archivos concebidos para ser leídos e impresos principalmente, son algunos ejemplos de estos casos. Microsoft Office 2007 ofrece un complemento gratuito para guardar o exportar este tipo de archivo, pero debe antes instalar el complemento para poder utilizarlo. Tras instalar Publish como complemento de PDF o XPS, puede exportar el archivo como PDF o XPS. Imprimir un documento en PDF Ya puede imprimir cualquier documento a PDF, sólo tiene que hacer clic en el botón de Office y guardar el documento como PDF, como puede observar en la imagen. Mostrar la ficha Programador Tras la instalación del paquete Microsoft Office 2007, la ficha Programador no se muestra por defecto por lo que para hacerla visible debe de ir al cuadro de diálogo Opciones de Word y en las opción Más frecuentes activar la casilla Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones. 125

126 Combinar correspondencia Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido La barra de herramientas de acceso rápido es una barra de herramientas personalizable que contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha que se esté mostrando. Puede agregar a esta barra botones que representen comandos y moverla a dos posibles ubicaciones. Puede colocarse en la esquina superior izquierda junto al botón de Microsoft Office o debajo de la cinta de opciones. Para moverla de un sitio a otro haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y elija dónde quiere situarla. Si hace clic en Más comandos, podrá agregar más botones a la barra de herramientas. En la figura, se puede observar que se ha añadido la posibilidad de crear directamente tablas desde dicha barra de herramientas. Guardar los archivos en formato Word 2003 Por defecto, Microsoft Word 2007 guarda los archivos con su extensión y para que puedan ser visualizados en los equipos con Word 2003 es necesario tener instalado un plugin. Puede que le interese, hasta que todos los usuarios usen el Word 2007, guardar los archivos en formato Word Si es así, vaya a Guardar de las opciones de Word e indíqueselo como se refleja en la imagen. 126