MS Excel Ing. Patricia Acosta Vargas, MSc.

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1 Excel 2007 proporciona herramientas y funciones eficaces que pueden utilizarse para analizar, compartir y administrar los datos con facilidad. A través del formato condicional podrá comentar visualmente los datos con fines analíticos y de presentación los mismos que le permitirán encontrar fácilmente excepciones y reconocer tendencias importantes en los datos. Ms Excel a través de las funciones, filtros y tablas dinámicas le brindarán la posibilidad de resumir, analizar, explorar y presentar datos de resumen. A través de los informes de gráfico dinámico podrá ver los datos de resumen contenidos en un informe de tabla dinámica para realizar comparaciones, patrones y tendencias. Ing. Patricia Acosta Vargas, MSc. Web Site: Blog:

2 Contenido INTRODUCCIÓN A MS Excel INICIAR EXCEL... 7 ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL... 8 TIPOS DE DATOS FÓRMULAS Formatos Formato de celdas Personalizar los formatos de las celdas en Microsoft Excel Códigos básicos de formato de número Cambiar la forma en que Microsoft Excel muestra los números FORMATO CONDICIONAL Borrar el formato condicional Destacar gráficamente el valor de cada celda FILTRADO DE UNA LISTA FILTRAR CON EL FILTRO AUTOMÁTICO CRITERIOS PERSONALIZADOS DE FILTRO AUTOMATICO FILTRADO AVANZADO Copiar a otro lugar FORMATO CONDICIONAL Borrar el formato condicional Destacar gráficamente el valor de cada celda DEFINICIÓN DE NOMBRES Definir un nombre para una celda o un rango de celdas de una hoja de cálculo Ing. Patricia Acosta, MSc. 2

3 Definir un nombre mediante una selección de celdas de la hoja de cálculo Definir un nombre mediante el cuadro de diálogo Nombre nuevo Administrar nombres mediante el cuadro de diálogo Administrador de nombres Cambiar un nombre Eliminar uno o más nombres USO DE LOS HIPERVÍNCULOS Definición y funcionamiento de una dirección URL Crear un hipervínculo a un archivo nuevo Crear un hipervínculo a un archivo o página Web existente Crear un hipervínculo a una ubicación específica de un libro Crear un hipervínculo a una dirección de correo electrónico Crear un vínculo de referencia externa a los datos de una hoja de cálculo en la Web Establecer la dirección base para los hipervínculos de un libro Eliminar un hipervínculo VALIDACIÓN DE DATOS CREAR UNA LISTA DE ENTRADAS VALIDAS MENSAJE ENTRANTE MENSAJE DE ERROR Gráficos Auditar una hoja de Cálculo VALIDAR DATOS CON LISTAS DE OTROS LIBROS CREAR GRÁFICOS CAMBIAR TIPO DE GRÁFICO Ing. Patricia Acosta, MSc. 3

4 AGREGAR ETIQUETAS DE DATOS MODIFICAR EL TAMAÑO DE UN GRÁFICO SUBTOTALES ESQUEMAS Creación automática de esquemas Creación manual de esquemas Borrar y ocultar un esquema Ocultar un esquema VER UNA HOJA EN VARIAS VENTANAS CONSOLIDAR DATOS PLANTILLAS Rellenar la plantilla Crear plantillas FUNCIONES Función SUMA Función PROMEDIO FUNCION MAXIMO FUNCION MINIMO FUNCION MODA FUNCIONA MEDIANA FUNCION CONTAR Función CONTARA FUNCION CONTAR.SI Ing. Patricia Acosta, MSc. 4

5 FUNCION Concatenar FUNCION MAYUS FUNCION MINUSC FUNCION ESPACIOS FUNCION LOGICA SI Funciones de Búsqueda y Referencia Función BUSCARV Ejercicios propuestos: Funciones Lógicas Función Y Función SI Funciones de Información Función ESERROR Ejercicios propuestos Funciones Anidadas Funciones anidadas dentro de funciones Exportación de datos Exportar de Excel a.txt Importar un archivo.txt a Excel Como recuperar en Excel un archivo con un separador diferente xls a web (.html) HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS Buscar Objetivo Ing. Patricia Acosta, MSc. 5

6 Análisis con múltiples objetivos Escenario Modificar un Escenario Hojas de resumen Solver Instalando el Solver EJERCICIO DE APLICACIÓN Tablas Dinámicas Gráfico dinámico FORMULAS EN TABLAS DINAMICAS TABLAS DINÁMICAS CON FUENTE EXTERNA (ARCHIVO DE EXCEL) EJEMPLO Modificar un origen de conexión en una tabla dinámica con fuente externa Actualizar la tabla dinámica cuando se aumenta una columna (nuevo campo) Error de conexión PROTECCIÓN DE UNA HOJA DE CÁLCULO QUE CONTIENE FÓRMULAS O FUNCIONES Práctica: COLOCAR CONTRASEÑA A UN ARCHIVO DE EXCEL BIBLIOGRAFÌA Ing. Patricia Acosta, MSc. 6

7 INTRODUCCIÓN A MS Excel 2007 Una de las aplicaciones informáticas más utilizadas en las empresas son las hojas de cálculo, que permiten al usuario manipular cualquier dato o información. El objetivo básico de las hojas de cálculo es proporcionar un entorno simple y uniforme para generar tablas de números y a partir de ellos obtener mediante fórmulas nuevos valores. Las hojas de cálculo permiten a los usuarios manipular grandes cantidades de información de forma rápida y fácil que permiten ver los efectos de distintas suposiciones. El área de aplicación más importante ha sido hasta ahora el análisis profesional y ha servido para desarrollar modelos de gestión, entre los que se puede citar la planificación de proyectos y el análisis financiero, el análisis contable, el control de balances, la gestión de personal, etc. En cualquier caso, los límites de este tipo de aplicaciones dependen de la utopía del usuario. Permite desarrollar modelos personalizados que se pueden adaptar a las necesidades particulares de cada usuario. El interesado puede decidir lo que desea hacer y escribir su propio programa aprovechando la flexibilidad y la versatilidad de la hoja de cálculo, con lo que se convierte en una herramienta de investigación aplicada, de especial interés para economistas, investigadores, financieros, directivos, ingenieros o incluso para el hogar. INICIAR EXCEL Excel se puede iniciar de las maneras siguientes: 1. Se hace un doble clic sobre el acceso directo del Escritorio. 2. Ir al menú de Inicio Programas Microsoft Office Seleccionar Microsoft Office Excel Ilustración 1: Acceso a MS Excel 2007 Ing. Patricia Acosta, MSc. 7

8 Ilustración 2: Inicio de MS Excel 2007 ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL Al entrar a MS Excel presenta la siguiente ventana con los siguientes elementos: El área de trabajo de Excel 2007 mantiene una estructura intuitiva en la cual se observan elementos distribuidos y organizados de manera clara. Ing. Patricia Acosta, MSc. 8

9 Elementos que forman parte del área de trabajo en Excel Botón de Office 2.Barra de Título 3.Barra de Menú 4.Barra de fórmulas 5.Grupo del Portapapeles 6.Grupo de Fuente 7.Grupo de Alineación 8.Grupo de Formato de Número 9.Grupo de Estilos 10.Grupo de Celdas 11.Grupo de Modificar 12.Barra de Herramientas de acceso rápido 13.Barras de desplazamiento Ing. Patricia Acosta, MSc. 9

10 14.Zoom 15.Botones de presentación 16.Hojas del libro 17.Barra de estado 18.Celda activa 19.Botón Minimizar 20.Botón Restaurar 21.Botón Cerrar 22.Filas 23.Columnas 24.Cuadro de nombres 25 Celdas La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo, la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Celda activa: es aquella sobre la que tiene efecto las órdenes y funciones de celda que se puedan activar posteriormente. Un Rango de celdas, es un bloque de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son importantes en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. La versión de Excel 2007 cuenta con hojas de trabajo formadas de celdas, dispuestas por columnas y filas. TIPOS DE DATOS En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son: VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto. FÓRMULAS Es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *, +, -, Sen, Cos, etc. En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =. Ing. Patricia Acosta, MSc. 10

11 Formatos Formato de celdas Veremos las diferentes opciones disponibles en Excel respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para modificar el tipo y aspecto y forma de visualizar números en la celda. Personalizar los formatos de las celdas en Microsoft Excel Para ver Haga clic en Símbolos de moneda Estilo de moneda Números como porcentajes Pocos dígitos detrás del separador Más dígitos detrás del separador Estilo porcentual Reducir decimales Aumentar decimales Tabla 1: Formato de número Códigos básicos de formato de número # Presenta únicamente los dígitos significativos; no presenta los ceros sin valor. 0 (cero) muestra los ceros sin valor si un número tiene menos dígitos que ceros en el formato.? Agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del separador, para alinear los decimales. También puede utilizarse este símbolo para las fracciones que tengan un número de dígitos variable. Para ver Use este código de formato 1234,59 como 1234,6 ####,# 8,9 como 8,900 #.000,631 como 0,6 0,# 12 como 12,0 y 1234,568 como 1234,57 #,0# 44,398, 102,65 y 2,8 con decimales???,??? Ing. Patricia Acosta, MSc. 11

12 Para ver alineados 5,25 como 5 1/4 y 5,3 como 5 3/10, con los símbolos de división alineados Use este código de formato #???/??? Tabla 2: Códigos básicos de formato de número Para ver un punto como separador de los millares o para ajustar la escala de un número mediante un múltiplo de mil, incluya un punto en el formato de número. Para ver como #,### como 12 #, como 12,2 0.0,, Use este código de formato Tabla 3: Visualización de códigos básicos Para definir el color de una sección del formato, escriba en la sección el nombre del color entre corchetes. El color debe ser el primer elemento de la sección. [NEGRO] [AGUAMARINA] [MAGENTA] [BLANCO] [AZUL] [VERDE] [ROJO] [AMARILLO] Tabla 4: Colores de formatos personalizados Cambiar la forma en que Microsoft Excel muestra los números 1. Seleccione las celdas a las que desea dar formato. 2. Haga clic en el botón derecho Formato de celdas 3. Para seleccionar un formato elija el Grupo de Formato de Número Ing. Patricia Acosta, MSc. 12

13 Ilustración 3: Formato de celdas 4. Se visualiza: Ilustración 4: Formato personalizado 5. Seleccione la pestaña Número 6. En Categoría seleccione: Personalizada. 7. Para esto escriba un valor en la celda, por ejemplo, si desea verlo en color azul escriba entre corchetes. Ejemplo: [Azul] Ing. Patricia Acosta, MSc. 13

14 Ilustración 5: Editar formato personalizado 8. Observe que los valores ingresados en las celdas se visualizarán en color azul. 9. Si además desea ingresar una condición, por ejemplo, que se visualicen en color azul todos números con 2 decimales cuyos valores mayores o iguales a 10, caso contrario que se visualicen en color rojo. Las condiciones se escribirán así: [Azul][>=10]#,00;[Rojo] #,00. Para separar una condición de otra se usa el separador de listas que se sugiere sea el punto y coma. FORMATO CONDICIONAL El formato condicional permite modificar el aspecto de determinadas celdas, de acuerdo al cumplimiento o no de reglas lógicas. Soporta hasta 64 condiciones. Por ejemplo: Dar el color de fuente rojo y trama amarilla para las notas menores a 7 de la columna nota1. Para iniciar activar el menú Inicio en el bloque Estilos seleccione Formato Condicional y por último Administrar reglas. Excel ofrece algunas alternativas: Ing. Patricia Acosta, MSc. 14

15 Ilustración 6: Formato condicional Para resolver el ejercicio, seleccione las celdas que desee resaltar. 1. Ir al grupo de Estilos, haga clic en Formato condicional, seleccione Reglas de celdas opción Es menor que 2. Despliega: Ilustración 7: Es menor que Ing. Patricia Acosta, MSc. 15

16 Ilustración 8: Aplicar formato a las celdas 3. En Aplicar formato a las celdas que son MENORES QUE: digite el valor de En con de clic en la lista desplegable y elija Formato personalizado 5. Seleccione en Fuente el color rojo. 6. En Relleno seleccione la trama de color amarillo. 7. Clic en Aceptar. Si elige Administrar reglas, se visualiza el siguiente cuadro de diálogo: Ilustración 9: Administrar reglas Dentro de esta pantalla se pueden colocar las condiciones, para crear una nueva regla de clic en Nueva regla Seleccionar la opción Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan Se tiene la siguiente pantalla: Ing. Patricia Acosta, MSc. 16

17 Ilustración 10: Aplicar formato únicamente a las reglas que contengan Seleccione las condiciones que desea aplicar al valor de la celda y para aplicar el formato de clic en el botón Formato Se visualiza: De clic en Aplicar, luego en Aceptar. Se visualiza: Ilustración 11: Administrador de reglas de formato condicional Ing. Patricia Acosta, MSc. 17

18 Ilustración 12: Visualización luego de aplicar formato condicional Para añadir otra condición basta con presionar la opción Nueva Regla Para Modificar las condiciones de clic en Editar regla Para eliminar de clic en Eliminar regla Borrar el formato condicional 1. Seleccione las celdas que contienen el formato condicional. 2. Ir al grupo Estilo haga clic en Formato condicional. Ing. Patricia Acosta, MSc. 18

19 Ilustración 13: Eliminar reglas de formato condicional 3. Borrar reglas 4. Borrar reglas de las celdas seleccionadas. Destacar gráficamente el valor de cada celda Seleccione un rango de celdas, y dentro del menú desplegable del botón Formato Condicional seleccione la opción Barras de Datos y dentro de ella el color que quiere utilizar. Ing. Patricia Acosta, MSc. 19

20 Ilustración 14: Uso de barras de colores para destacar gráficamente el valor de cada celda Como se observa en la ilustración 15, su rango de celdas ofrece la misma información que antes pero gracias a esta opción del Formato Condicional es mucho más sencillo identificar la información numérica global. Seleccione otro rango de celdas, y dentro del menú desplegable del botón Formato Condicional selecciona la opción Escalas de color y dentro de ella el rango de colores que se visualiza en la ilustración 16, Ilustración 15: Uso de escalas de colores para destacar gráficamente el valor de cada celda. Por último selecciona otro rango de celdas, y dentro del menú desplegable del botón Formato Condicional selecciona la opción Conjunto de Iconos y dentro de ella el rango Ing. Patricia Acosta, MSc. 20

21 de iconos que quiere utilizar ilustración 17. Ilustración 16: Uso de iconos para destacar gráficamente el valor de cada celda. FILTRADO DE UNA LISTA Para crear un filtro, se debe ubicar en una celda de la lista. No es necesario seleccionar la lista completa. Excel se encarga de seleccionar las filas y las columnas que pertenecen a la lista. A continuación, seleccionar el menú Inicio del bloque de datos Modificar Busque y visualice tipos de datos específicos de una lista. Para filtrar una lista realice lo siguiente: 1. De clic en el icono de Ordenar y filtrar, 2. Seleccione Filtro 3. Se visualiza: Ing. Patricia Acosta, MSc. 21

22 Una vez que se ha filtrado los datos, puede editar, ordenar, imprimir y crear un gráfico a partir de la información filtrada. FILTRAR CON EL FILTRO AUTOMÁTICO. Para filtrar datos de una lista con el Filtro automático: Por ejemplo filtrar los empleados del departamento de Marketing. Ing. Patricia Acosta, MSc. 22

23 Seleccione la etiqueta Departamento de lista. Coloque un visto en Marketing De clic en Aceptar. En la columna filtrada se visualiza el icono Para borrar un filtro de clic en la columna que contiene el filtro, y de clic en Borrar filtro de Nombre de la columna que contiene el filtro. CRITERIOS PERSONALIZADOS DE FILTRO AUTOMATICO. Estos criterios le permiten buscar registros que contienen dos elementos de campo, o buscar registros que contienen datos que están entre dos valores. 1. Seleccione de las listas desplegables los elementos a buscar, seleccione Filtros de texto o de número según sea el caso luego de clic en Filtro personalizado Ing. Patricia Acosta, MSc. 23

24 2. Seleccione un operador lógico de la lista desplegable que aparece a la izquierda de los cuadros de elementos a buscar. 3. Seleccione Y para filtrar registros que contengan ambos elementos. 4. Seleccione O para filtrar registros que contengan el primer elemento de búsqueda o el segundo elemento de búsqueda. 5. Ingrese las condiciones y de clic en Aceptar. FILTRADO AVANZADO Con el filtrado avanzado se introducen los criterios de búsqueda directamente dentro de las celdas de la hoja. Partamos del siguiente ejemplo: Ing. Patricia Acosta, MSc. 24

25 Ir a la pestaña Datos. En el grupo Ordenar y filtrar. Seleccionar Avanzadas. Despliega: Si deseas Copiar los datos en otro lugar selecciona Copiar a otro lugar. En Rango de la lista seleccionar el rango en donde se encuentren los datos. Ing. Patricia Acosta, MSc. 25

26 Rango de la lista En rango de criterios seleccionar el rango de criterios. En Copiar a, seleccionar la celda en donde se desea copiar el resultado. Es este caso selecciona la celda D1. Activa la opción Sólo registros únicos. Ing. Patricia Acosta, MSc. 26

27 Haz clic en Aceptar. Se visualiza el resultado final: Copiar a otro lugar En Rango de la lista: marcar el rango de $A$1: $A$11 El rango de criterios considera condiciones con OR y AND. Así las condiciones colocadas en columnas corresponden a un OR es decir si son dos condiciones puede cumplir la una, la otra o las dos condiciones. Ing. Patricia Acosta, MSc. 27

28 Las condiciones colocadas en filas corresponden a un AND, es decir deben si son dos condiciones debe cumplir las dos. Para el ejemplo tomamos las condiciones en columnas que corresponden a un OR En Rango de criterios: marcar el rango que contiene la condición $B$1: $B$2. La celda que contiene las condiciones debe estar con el mismo nombre del rango de lista: por ejemplo Campo 1 Rango de lista rango de criterios: Campo 1 Campo 1 1 < En Copiar a: $E$1 indicar la celda en la que desea que de despliegue el resultado. Dar clic en Aceptar Obtendrá el siguiente resultado: Ejemplo tomando condiciones en filas que corresponden a un AND Ing. Patricia Acosta, MSc. 28

29 En Rango de criterios: marcar el rango que contiene las condiciones $B$1: $C$2. La celda que contiene las condiciones debe estar etiquetadas con el mismo nombre del rango de lista: por ejemplo Campo 1 Rango de lista rango de criterios: Campo 1 Campo 1 Campo 1 1 <8 > En Copiar a: $D$1 indicar la celda en la que desea que de despliegue el resultado. Dar clic en Aceptar Obtendrá el siguiente resultado: Ing. Patricia Acosta, MSc. 29

30 FORMATO CONDICIONAL El formato condicional permite modificar el aspecto de determinadas celdas, de acuerdo al cumplimiento o no de reglas lógicas. Soporta hasta 64 condiciones. Por ejemplo: Dar el color de fuente rojo y trama amarilla para las notas menores a 7 de la columna nota1. Para iniciar activar el menú Inicio en el bloque Estilos seleccione Formato Condicional y por último Administrar reglas. Excel ofrece algunas alternativas: Ilustración 17: Formato condicional Para resolver el ejercicio, seleccione las celdas que desee resaltar. 2. Ir al grupo de Estilos, haga clic en Formato condicional, seleccione Reglas de celdas opción Es menor que Ing. Patricia Acosta, MSc. 30

31 Ilustración 18: Es menor que 2. Despliega: Ilustración 19: Aplicar formato a las celdas 8. En Aplicar formato a las celdas que son MENORES QUE: digite el valor de En con de clic en la lista desplegable y elija Formato personalizado 10. Seleccione en Fuente el color rojo. 11. En Relleno seleccione la trama de color amarillo. 12. Clic en Aceptar. Si elige Administrar reglas, se visualiza el siguiente cuadro de diálogo: Ing. Patricia Acosta, MSc. 31

32 Ilustración 20: Administrar reglas Dentro de esta pantalla se pueden colocar las condiciones, para crear una nueva regla de clic en Nueva regla Seleccionar la opción Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan Se tiene la siguiente pantalla: Ilustración 21: Aplicar formato únicamente a las reglas que contengan Seleccione las condiciones que desea aplicar al valor de la celda y para aplicar el formato de clic en el botón Formato Se visualiza: Ing. Patricia Acosta, MSc. 32

33 De clic en Aplicar, luego en Aceptar. Se visualiza: Ilustración 22: Administrador de reglas de formato condicional Ilustración 23: Visualización luego de aplicar formato condicional Para añadir otra condición basta con presionar la opción Nueva Regla Para Modificar las condiciones de clic en Editar regla Para eliminar de clic en Eliminar regla Borrar el formato condicional 1. Seleccione las celdas que contienen el formato condicional. 2. Ir al grupo Estilo haga clic en Formato condicional. Ing. Patricia Acosta, MSc. 33

34 Ilustración 24: Eliminar reglas de formato condicional 3. Borrar reglas 4. Borrar reglas de las celdas seleccionadas. Destacar gráficamente el valor de cada celda Seleccione un rango de celdas, y dentro del menú desplegable del botón Formato Condicional seleccione la opción Barras de Datos y dentro de ella el color que quiere utilizar. Ilustración 25: Uso de barras de colores para destacar gráficamente el valor de cada celda Como se observa en la ilustración 15, su rango de celdas ofrece la misma información que antes pero gracias a esta opción del Formato Condicional es mucho más sencillo Ing. Patricia Acosta, MSc. 34

35 identificar la información numérica global. Seleccione otro rango de celdas, y dentro del menú desplegable del botón Formato Condicional selecciona la opción Escalas de color y dentro de ella el rango de colores que se visualiza en la ilustración 16, Ilustración 26: Uso de escalas de colores para destacar gráficamente el valor de cada celda. Por último selecciona otro rango de celdas, y dentro del menú desplegable del botón Formato Condicional selecciona la opción Conjunto de Iconos y dentro de ella el rango de iconos que quiere utilizar ilustración 17. Ilustración 27: Uso de iconos para destacar gráficamente el valor de cada celda. Ing. Patricia Acosta, MSc. 35

36 DEFINICIÓN DE NOMBRES Definir un nombre para una celda o un rango de celdas de una hoja de cálculo 1. Seleccione la celda, el rango de celdas o las selecciones no adyacentes a los que desee poner un nombre. 2. Haga clic en el cuadro Nombre en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas. Cuadro Nombre 3. Escriba el nombre que desea utilizar para referirse a su selección. Los nombres pueden tener hasta 255 caracteres de longitud. 4. Presione ENTRAR. Definir un nombre mediante una selección de celdas de la hoja de cálculo Puede convertir rótulos existentes de filas y columnas en nombres. 1. Seleccione el rango al que desea poner nombre, incluidos los rótulos de las filas y columnas. 2. En el grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas, haga clic en Crear desde la selección. 3. En el cuadro de diálogo Crear nombres a partir de la selección, designe la ubicación que contiene los rótulos al activar la casilla Fila superior, Columna izquierda, Fila inferior o Columna derecha. Ing. Patricia Acosta, MSc. 36

37 Definir un nombre mediante el cuadro de diálogo Nombre nuevo 1. En el grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas, haga clic en Definir nombre. 2. En el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre, escriba el nombre que desea utilizar para su referencia. 3. Para especificar el ámbito del nombre, en la lista desplegable Ámbito, seleccione Libro o el nombre de una hoja de cálculo del libro. 4. De forma opcional escriba un comentario descriptivo de hasta 255 caracteres en el cuadro Comentario. 5. En el cuadro Se refiere a, siga uno de estos procedimientos: Para especificar una referencia de celda, escriba la referencia de celda. Administrar nombres mediante el cuadro de diálogo Administrador de nombres Use el cuadro de diálogo Administrador de nombres para trabajar con todos los nombres definidos y los nombres de tabla del libro. Por ejemplo, es posible que desee buscar nombres con errores, confirmar el valor y la referencia de un nombre, ver o modificar comentarios descriptivos o determinar el ámbito. También puede ordenar y filtrar la lista de nombres y agregar, cambiar o eliminar nombres de una ubicación con facilidad. Para abrir el cuadro de diálogo Administrador de nombres, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, haga clic en Administrador de nombres. Cambiar un nombre Si cambia un nombre definido o un nombre de tabla, también se cambian todos los usos de ese nombre en el libro. Ing. Patricia Acosta, MSc. 37

38 1. En el grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas, haga clic en Administrador de nombres. 2. En el cuadro de diálogo Administrador de nombres, haga clic en el nombre que desea cambiar y, a continuación, en Modificar. Sugerencia También puede hacer doble clic en el nombre. 3. En el cuadro de diálogo Editar nombre, en el cuadro Nombre, escriba el nuevo nombre de la referencia. 4. En el cuadro Se refiere a, cambie la referencia y, a continuación, haga clic en Aceptar. 5. En el cuadro de diálogo Administrador de nombres, en el cuadro Se refiere a, cambie la celda, la fórmula o la constante representada por el nombre. Para cancelar los cambios no deseados o accidentales, haga clic en Cancelar o presione ESC. Para guardar los cambios, haga clic en Ejecutar o presione ENTRAR. Eliminar uno o más nombres 1. En el grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas, haga clic en Administrador de nombres. 2. En el cuadro de diálogo Administrador de nombres, haga clic en el nombre que desee cambiar. 3. Seleccione uno o más nombres mediante uno de los siguientes procedimientos: Para seleccionar un nombre, haga clic en él. Ing. Patricia Acosta, MSc. 38

39 Para seleccionar más de un nombre en un grupo contiguo, haga clic y arrastre los nombres, o bien presione Mayús y haga clic con el botón del mouse en cada nombre del grupo. Para seleccionar más de un nombre en un grupo no contiguo, presione CTRL y haga clic con el botón del mouse en cada nombre del grupo. 4. Haga clic en Eliminar. También puede presionar SUPR. 5. Haga clic en Aceptar para confirmar la eliminación. Crear el nombre ciudad. Seleccionar los datos. Seleccionar la ficha fórmulas. Haz clic en Administrador de nombres. Se visualiza: Ing. Patricia Acosta, MSc. 39

40 Haz clic en Nuevo. En nombre digita un nombre para el rango de ciudades. Haz clic en Aceptar. Ing. Patricia Acosta, MSc. 40

41 Haz clic en Cerrar. USO DE LOS HIPERVÍNCULOS Los hipervínculos se pueden utilizar para realizar una de las siguientes acciones: Ir a un archivo o una página web en una red o Internet. Ir a un archivo o una página web que tiene previsto crear en el futuro. Enviar un mensaje de correo electrónico. Iniciar la transferencia de un archivo, como una descarga o un proceso de FTP. Cuando apunta a un texto o una imagen que contiene un hipervínculo, el puntero se convierte en una mano, indicando que puede hacer clic en el texto o la imagen. Definición y funcionamiento de una dirección URL Cuando crea un hipervínculo, su destino se codifica como una dirección URL (Localizador uniforme de recursos); por ejemplo: En la siguiente ilustración se definen las partes de la dirección URL: Ing. Patricia Acosta, MSc. 41

42 Protocolo usado (http, ftp, file) Ubicación de red o del servidor web Ruta de acceso Nombre de archivo Crear un hipervínculo a un archivo nuevo 1. En una hoja de cálculo, haga clic en la celda en la que desea crear un hipervínculo. Sugerencia También puede seleccionar un objeto, como una imagen o un elemento de un gráfico, que desee usar para representar el hipervínculo. 2. En el grupo Vínculos de la ficha Insertar, haga clic en Hipervínculo. 3. En Vincular a, haga clic en Crear nuevo documento. 4. Escriba el nombre del nuevo archivo en el cuadro Nombre del nuevo documento. 5. En Cuándo modificar, haga clic en Modificar documento nuevo más adelante o en Modificar documento nuevo ahora para especificar cuándo desea abrir el archivo nuevo para modificarlo. 6. En el cuadro Texto para mostrar, escriba el texto que desea usar para representar el hipervínculo. 7. Para mostrar información útil cuando se coloque el puntero sobre el hipervínculo, haga clic en Info. de pantalla y escriba el texto que desee en el cuadro Información en pantalla. 8. Haga clic en Aceptar. Ing. Patricia Acosta, MSc. 42

43 Crear un hipervínculo a un archivo o página Web existente 1. En una hoja de cálculo, haga clic en la celda en la que desea crear un hipervínculo. 2. En el grupo Vínculos de la ficha Insertar, haga clic en Hipervínculo. Sugerencia Asimismo, puede hacer clic con el botón secundario del mouse en la celda o el objeto y después elegir Hipervínculo en el menú contextual, o bien, presionar CTRL+ALT+K. 3. En Vincular a, haga clic en Archivo o página Web existente. 4. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para seleccionar un archivo, haga clic en Carpeta actual y, a continuación, haga clic en el archivo con el que desea establecer el vínculo. 6. Si desea crear un hipervínculo a una ubicación específica del archivo o la página Web, haga clic en Marcador y, a continuación, haga doble clic en el marcador que desea utilizar. En el cuadro Texto, escriba el texto que desea utilizar para representar el hipervínculo. 7. Para mostrar información útil cuando se coloque el puntero sobre el hipervínculo, haga clic en Info. de pantalla y escriba el texto que desee en el cuadro Información en pantalla. Haga clic en Aceptar. Crear un hipervínculo a una ubicación específica de un libro Para establecer un vínculo a una ubicación del libro actual o de otro libro, puede elegir entre definir un nombre para las celdas de destino o utilizar una referencia de celda. 1. Seleccione la celda, el rango de celdas o a los que desee asignar un nombre. 2. Haga clic en el cuadro Nombre situado en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas. Cuadro Nombre 3. En el cuadro Nombre, escriba el nombre de las celdas y a continuación, presione ENTRAR. Ing. Patricia Acosta, MSc. 43

44 2. En una hoja de cálculo del libro de origen, haga clic en la celda en la que desea crear un hipervínculo. 3. En el grupo Vínculos de la ficha Insertar, haga clic en Hipervínculo. 4. En Vincular a, siga uno de los procedimientos siguientes: Para establecer un vínculo a una ubicación del libro actual, haga clic en Lugar de este documento. Para establecer un vínculo a una ubicación de otro libro, haga clic en Archivo o página Web existente, busque y seleccione el libro con el que desea crear el vínculo y, a continuación, haga clic en Marcador. 1. Siga uno de los procedimientos siguientes: En el cuadro o seleccione un lugar de este documento, en Referencia de la celda, haga clic en la hoja de cálculo con la que desea establecer el vínculo y, a continuación, escriba la referencia de la celda en el cuadro Escriba la referencia de celda y haga clic en Aceptar. En la lista que aparece bajo Nombres definidos, haga clic en el nombre que representa las celdas con las que desea establecer el vínculo y haga clic en Aceptar. 2. En el cuadro Texto, escriba el texto que desea utilizar para representar el hipervínculo. 3. Para mostrar información útil cuando se coloque el puntero sobre el hipervínculo, haga clic en Info. de pantalla y escriba el texto que desee en el cuadro Información en pantalla. Haga clic en Aceptar. Crear un hipervínculo a una dirección de correo electrónico Cuando se hace clic en un hipervínculo a una dirección de correo electrónico, el programa de correo electrónico se inicia automáticamente y crea un mensaje con la dirección correcta en el cuadro Para, siempre que haya instalado un programa de correo electrónico. 1. En una hoja de cálculo, haga clic en la celda en la que desea crear un hipervínculo. 2. En el grupo Vínculos de la ficha Insertar, haga clic en Hipervínculo. Ing. Patricia Acosta, MSc. 44

45 3. En Vincular a, haga clic en Dirección de correo electrónico. 4. En el cuadro Dirección de correo electrónico, escriba la dirección que desee. 5. En el cuadro Asunto, escriba el asunto del mensaje de correo electrónico. 6. En el cuadro Texto, escriba el texto que desea utilizar para representar el hipervínculo. 7. Para mostrar información útil cuando se coloque el puntero sobre el hipervínculo, haga clic en Info. de pantalla y escriba el texto que desee en el cuadro Información en pantalla. 8. Haz clic en Aceptar. Crear un vínculo de referencia externa a los datos de una hoja de cálculo en la Web 1. Abra el libro de origen y seleccione la celda o el intervalo de celdas que desee copiar. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar. 3. Cambie a la hoja de cálculo donde desee colocar la información y, a continuación, haga clic en la celda donde desee que aparezca la información. 4. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegado especial. 5. Haga clic en Pegar vínculo. Excel crea un vínculo de referencia externa para la celda o cada celda en el rango de celdas. Establecer la dirección base para los hipervínculos de un libro 1. Haga clic en el Botón de Microsoft Office, haga clic en Preparar y, a continuación, haga clic en Propiedades. 2. En el panel de información del documento, haga clic en Propiedades del documento y, a continuación, haga clic en Propiedades avanzadas. Ing. Patricia Acosta, MSc. 45

46 3. Haga clic en la ficha Resumen. 4. En el cuadro Base de hipervínculo, escriba la ruta de acceso que desea usar. Eliminar un hipervínculo Para eliminar un hipervínculo, siga uno de los procedimientos siguientes: Para eliminar un hipervínculo y el texto que lo representa, con el botón secundario del mouse, haga clic en la celda que contiene el hipervínculo y elija Borrar contenido en el menú contextual. Para eliminar un hipervínculo y el gráfico que lo representa, mantenga presionada la tecla CTRL, haga clic en el gráfico y, después, presione la tecla SUPR. Para desactivar un único hipervínculo, haga clic en él con el botón secundario del mouse y elija Quitar hipervínculo en el menú contextual. Para desactivar varios hipervínculos a la vez, haga lo siguiente: 1. En una celda en blanco, escriba el número Haga clic en la celda con el botón secundario del mouse y, a continuación, haga clic en Copiar en el menú contextual. 3. Mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona cada uno de los hipervínculos que desea desactivar. En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada debajo de Pegar y, a continuación, en Pegado especial. 5. En Operación, haga clic en Multiplicar y, a continuación, en Aceptar. 6. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en Estilos de celda. 7. En Bueno, malo y neutral, seleccione Normal. Ing. Patricia Acosta, MSc. 46

47 VALIDACIÓN DE DATOS CREAR UNA LISTA DE ENTRADAS VALIDAS Esta herramienta permite que Excel supervise el ingreso de información en una hoja de cálculo sobre la base de un conjunto de criterios previamente establecidos. Puede crear una lista de entradas que se aceptarán en una celda de la hoja de cálculo y a continuación, restringir la celda para que acepte únicamente las entradas de la lista mediante el comando del menú Datos opción Validación. El usuario que introduzca los datos puede hacer una selección en la lista. Ejemplo: El usuario que introduzca los datos puede hacer una selección en la lista. Crear una lista de entrada en la misma hoja, por ejemplo: Tabla 5: Datos de origen para la lista desplegable Para trabajar con Validación de datos los datos deben estar en la misma hoja, debe seleccionar la o las celdas a validar. Para este ejemplo se validará una celda que permita seleccionar el número de RUC. 1. Seleccione la celda a validar. 2. Ir a la pestaña Datos Ing. Patricia Acosta, MSc. 47

48 3. En el Grupo Herramientas de datos 4. Opción Validación de datos 5. Se visualiza: Ilustración 28: Grupo Herramientas de datos 6. Presenta el siguiente cuadro de diálogo: Ilustración 29: Cuadro de diálogo Validación de datos 7. En la pestaña Configuración en Criterio de validación en la opción Permitir: seleccionar Lista. 8. Se visualiza: Ing. Patricia Acosta, MSc. 48

49 Ilustración 30: Configuración de criterio de validación 9. En Origen indicar el rango que contiene la lista 10. Por ejemplo: 11. De clic en Aceptar. Ilustración 31: Ejemplo de validación de datos Ing. Patricia Acosta, MSc. 49

50 12. Al dar clic en desplegará la lista de los números de RUC 1. MENSAJE ENTRANTE Ilustración 32: Lista desplegable, luego de aplicar validación de datos Para crear un mensaje entrante haga lo siguiente: 1. Marcar la celda en la que desea se cree el Mensaje entrante 2. Ir a la pestaña Datos 3. En el Grupo Herramientas de datos 4. De clic en la opción Validación de datos 5. Seleccione la pestaña Mensaje de entrada Ilustración 33: Mensaje de entrada 1 En Ecuador, para efectos de la declaración de impuestos, toda persona natural o empresa es identificado por el Estado mediante un código denominado Registro Único de Contribuyentes (RUC). Ing. Patricia Acosta, MSc. 50

51 6. Active Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda. 7. En Título digite un título por ejemplo: Mensaje de entrada. 8. En Mensaje de entrada, digite un mensaje relacionado con lo que valida en la celda, por ejemplo: El número de RUC sólo puede ser seleccionado de la lista desplegable 9. De clic en Aceptar 10. Un vez configurado el mensaje entrante se visualiza: Mensaje entrada de Ilustración 34: Mensaje de entrada MENSAJE DE ERROR Para crear un mensaje de error haga lo siguiente: 1. Ir a la pestaña Datos 2. En el Grupo Herramientas de datos 3. De clic en la opción Validación de datos 4. Seleccione la pestaña Mensaje de error Ilustración 35: Mensaje de error 5. Activar la opción Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos. Ing. Patricia Acosta, MSc. 51

52 6. En la opción Estilo: Grave: Este estilo evita la especificación de datos no válidos. Ilustración 36: Estilo de error Grave Advertencia: Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Advertencia. Ilustración 37: Estilo de error Advertencia Información: Permite mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos. Ilustración 38: Estilo de error Información 7. En Título: Escriba el Título que desea que se muestre. 8. En Mensaje de error: Escriba el mensaje de error que desea que se despliegue si se introducen datos no válidos Ing. Patricia Acosta, MSc. 52

53 9. Clic en el botón Aceptar Ejemplo: Si se ingresa un número de RUC no válido mayor de 13 dígitos Despliega lo siguiente: Dar clic en el botón Cancelar Gráficos Ilustración 39: Estilo de error Grave Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación. Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo: Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto. Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto. Auditar una hoja de Cálculo Al utilizar las opciones de Auditoria puede encontrar errores y asegurar la exactitud de las fórmulas en sus hojas de trabajo complejas. Cuando audita una hoja de trabajo, el programa Excel determina la relación que existe entre las fórmulas y las celdas que están referenciadas por ellas. Las celdas precedentes son aquellas que suministran los datos a la fórmula mientras que las celdas dependientes contienen las fórmulas y se refieren a otras celdas. Cuando el programa encuentra las celdas precedentes o dependientes, aplica flechas de seguimiento a las celdas. Las flechas de rastreo muestran la relación que existe entre la celda activa y las celdas relacionadas. Ing. Patricia Acosta, MSc. 53

54 Cuando busca las celdas precedentes, debe seleccionar la celda de la fórmula antes de que programa pueda aplicar las flechas. De igual forma, primero debe seleccionar una celda o el rango de celdas que contiene los datos para buscar las celdas dependientes. Si dentro de la celda aparece un mensaje de error, como #DIV/0! o #VALUE!, debe seleccionar la celda antes de que el programa pueda encontrar un error. Al buscar los errores puede utilizar las opciones que se encuentran en 1. Pestaña Fórmulas 2. Grupo Auditoría de fórmulas Ilustración 40: Grupo Auditoría de fórmulas 3. Debe seleccionar una celda que contenga la fórmula antes de que empiece a buscar las celdas precedentes. 4. Debe seleccionar la celda o el rango de celdas que contienen los datos o que proporcionan dependientes. los daros a la fórmula antes de que pueda encontrar las celdas Ejemplo: Validar las celdas que permitan valores mayores a 500 Por didáctica he pintado el grupo de celdas en color amarillo, para indicar que ese grupo de celdas serán validadas. Seleccione las celdas a validar Celdas a validar Ing. Patricia Acosta, MSc. 54

55 1. Pestaña Fórmulas 2. Grupo Auditoría de fórmulas 3. Despliega: Ilustración 41: Celdas a validar Ilustración 42: Validación de celdas para valores mayores que Seleccionar la pestaña Configuración 5. En Permitir seleccionar: Decimal 6. En Datos: mayor que 7. En Mínimo: digite Dar clic en Aceptar Para que pueda admitir otros valores diferentes a la condición Ir a la pestaña Mensaje de Error Activar Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos (debe estar el visto) Ilustración 43: Mostrar mensaje de error Ing. Patricia Acosta, MSc. 55

56 En Estilo: Seleccionar Advertencia, para que deje pasar previa confirmación valores diferentes a la condición validada. En Título: digitar Advertencia En Mensaje de error: digitar Desea ingresar un valor diferente a la condición La pantalla configurada se visualizará de la siguiente manera: Dar clic en Aceptar Ilustración 44: Configuración de mensaje de error Una vez validada ingrese valores por ejemplo Ingresar el valor de 40, como este no cumple la condición desplegara el mensaje de error configurado anteriormente, se visualiza: Ilustración 45: Estilo de Mensaje de error Advertencia Ing. Patricia Acosta, MSc. 56

57 Dar clic en Sí para que permita ingresar el valor de 40 Ingresar los valores que se muestran en la pantalla siguiente: Ilustración 46: Datos ingresados para probar la validación Dar clic en Sí para que se ingresen los valores que no cumplen la condición validada. Calcular la suma en de cada una de las columnas y rastrear sus respectivas precedentes Para esto se debe visualizar el Grupo de Auditoría de fórmulas Con lo que se tendrá la siguiente pantalla: Se visualiza: Ilustración 47: Aplicar autosuma a cada columna Ing. Patricia Acosta, MSc. 57

58 Ilustración 48: Rastrear precedentes Si desea rodear con un círculo los datos no válidos: 1. Ir a la pestaña Datos 2. Grupo Herramientas de datos 3. Opción Rodear con un círculo datos no válidos Ilustración 49: Herramientas de Datos Los datos que no cumplan la condición de validación se visualizarán: Ilustración 50: Datos que no cumplen la condición validada Ing. Patricia Acosta, MSc. 58

59 VALIDAR DATOS CON LISTAS DE OTROS LIBROS Para aplicar este tipo de validación deben estar abiertos los dos libros. Se puede utilizar la validación de la forma siguiente: Ingresa los nombres de las ciudades en el libro datos.xlsx en la hoja ciudad. Prepara la hoja en la que aplicarás la validación de datos. En este caso abre el libro validar.xlsx y la hoja formulario. Selecciona la celda a validar, para el ejemplo selecciona la celda B3. Haz clic en la ficha Datos, selecciona Validación de datos En Permitir elige Lista En origen digita: = [datos.xlsx]ciudad!$a$2:$a$5 Se visualiza: Ing. Patricia Acosta, MSc. 59

60 En Permitir elige Lista En origen digita: =[datos.xlsx]ciudad!$a$2:$a$5 Haz clic en Aceptar. Haz clic en Aceptar. Se visualiza: Ing. Patricia Acosta, MSc. 60

61 Prueba abriendo los dos archivos adjuntos: datos.xlsx y validar.xlsx. CREAR GRÁFICOS Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar. Es recomendable que selecciones el rango de celdas que quieres que participen en el gráfico. Haz clic en la pestaña Insertar. En el grupo Gráficos. Haz clic en Columna. Selecciona el tipo de gráfico que deseas. Por ejemplo Columna agrupada. Ing. Patricia Acosta, MSc. 61

62 Se visualiza: Para cambiar el diseño de gráfico, haz clic en la pestaña diseño. Ing. Patricia Acosta, MSc. 62

63 En el grupo Estilo de diseño. Selecciona el diseño que deseas. Se visualiza: Ing. Patricia Acosta, MSc. 63

64 CAMBIAR TIPO DE GRÁFICO Para cambiar el tipo de gráfico selecciona el gráfico en la pestaña Diseño, en el grupo Tipo, haz clic en Cambiar tipo de gráfico. Selecciona el tipo, por ejemplo circular en 3D. Haz clic en Aceptar. Ing. Patricia Acosta, MSc. 64

65 Se visualiza: Para cambiar el diseño, haz clic en Estilos de diseño: Selecciona un estilo, se visualiza: Ing. Patricia Acosta, MSc. 65

66 Para mover el gráfico a otra hoja, haz clic en Mover gráfico, se visualiza: En la ventana Mover gráfico, selecciona Hoja nueva. Se visualiza: Ing. Patricia Acosta, MSc. 66

67 AGREGAR ETIQUETAS DE DATOS Para agregar etiquetas a los datos realiza lo siguiente: Selecciona el gráfico. Haz clic en derecho. Opción Agregar etiquetas de datos. Ing. Patricia Acosta, MSc. 67

68 Se visualiza: Para dar formato a las etiquetas de datos, realiza lo siguiente: Selecciona el gráfico. Haz un clic derecho. Selecciona Formato de etiquetas de datos Ing. Patricia Acosta, MSc. 68

69 Se visualiza: Selecciona en Porcentaje. Haz clic en Cerrar. Se visualiza: Ing. Patricia Acosta, MSc. 69

70 MODIFICAR EL TAMAÑO DE UN GRÁFICO También puedes seleccionar un elemento del gráfico para modificarlo. Cuando tienes un elemento seleccionado aparecen diferentes tipos de controles que explicaremos a continuación: Los controles cuadrados establecen el ancho y largo del objeto, haz clic sobre ellos y arrástralos para modificar sus dimensiones. Haciendo clic y arrastrando los controles circulares podrás modificar su tamaño manteniendo el alto y ancho que hayas establecido, de esta forma podrás escalar el objeto y hacerlo más grande o pequeño. Coloca el cursor sobre cualquier objeto seleccionado, cuando tome esta forma podrás hacer clic y arrastrarlo a la posición deseada. SUBTOTALES Ir a Datos sección esquema Los datos deben estar ordenados por categoría y las columnas etiquetadas: Ing. Patricia Acosta, MSc. 70

71 Ir a: Se visualiza: Ing. Patricia Acosta, MSc. 71

72 Seleccionar la columna que maneja el dato numérico: Se visualiza: Ing. Patricia Acosta, MSc. 72

73 Si no están organizamos los datos se da este problema: Dos totales de marketing cuando no es así: Encontrar el ingreso mínimo: Ing. Patricia Acosta, MSc. 73

74 Herramienta de agrupar o desagrupar por columnas: Se visualiza: Ing. Patricia Acosta, MSc. 74

75 ESQUEMAS Un esquema puede ser un índice de un libro, donde vemos todos los puntos tratados en el libro, el mismo que está estructurado por niveles de profundización sobre un tema en concreto. Sugerencias: Asegurar de que los datos sean apropiados para crear un esquema. Los datos apropiados para crear un esquema puede tener una jerarquía o disponer de una estructura por niveles, por ejemplo si tenemos datos sobre las ventas realizadas a lo largo del año en Algunas provincias de Ecuador, estos datos son buenos candidatos a formar un esquema. En una hoja solo podemos incluir un esquema, para tener más de un esquema sobre los mismos datos, debemos copiar los datos a otra hoja. Para crear esquemas automáticamente debemos preparar lo hoja con un formato adecuado. Existen dos formas de crear un esquema en Excel 2007: Manual y Automática. Creación automática de esquemas La mejor opción para crear esquemas es que lo haga Excel automáticamente, puesto que tarda mucho menos tiempo que haciéndolo manualmente. Existen unos requisitos previos para que Excel 2007 pueda crear automáticamente el esquema: Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca entremezclados. Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca entremezclados. En la imagen podemos ver el ejemplo de datos bien estructurados: Ing. Patricia Acosta, MSc. 75

76 Puedes observar que existen subtotales en las celdas B6, C6, D6, B11, C11, D11, B17, C17, D17 y la columna E está llena de subtotales correspondientes a las filas donde se encuentran. En las celdas B18, C18, D18 y E18 son los totales de los subtotales. En este ejemplo puedes hacer un esquema tanto de filas como de columnas, puesto que se ha organizado los subtotales de cada comunidad autónoma (filas) y se ha calculado los subtotales de cada trimestre (columnas). Por tanto, como ya tienes los datos vas a realizar el esquema. Para ello te sugiero situar sobre una celda cualquiera y seleccionar la opción Autoesquema del menú Agrupar que se encuentra en la pestaña Datos. Ing. Patricia Acosta, MSc. 76

77 Automáticamente, Excel nos genera los niveles del esquema como podemos ver a continuación: En la imagen anterior puedes observar que ahora aparecen unas líneas en la zona izquierda de las celdas y otra línea sobre las columnas de la tabla. Además, observa en la esquina superior izquierda unos números que nos indican cuántos niveles tiene el esquema. Por columnas podemos ver que existen dos niveles: La tabla desplegada por completo y la tabla con los datos trimestrales. Por filas tenemos tres niveles: La tabla desplegada completamente. Por provincias. y solo por Ecuador. Ing. Patricia Acosta, MSc. 77

78 Creación manual de esquemas La segunda opción es la de crear el esquema manualmente. Para crear un esquema manualmente debes crear grupos de filas o de columnas dependiendo del tipo de esquema que desees hacer. Para crear un grupo debes seleccionar las filas (seleccionar los números de las filas) o columnas (seleccionar las letras de las columnas) de las cuales vas a crear un grupo, pero no debes incluir las filas o columnas que contengan fórmulas de sumario. Una vez seleccionadas las filas o columnas vas al menú Agrupar de la pestaña Datos y seleccionamos Agrupar. Para trabajar un poco más rápido puedes utilizar las teclas para agrupar y desagrupar. Para agrupar, una vez tengas el grupo seleccionado presionas Alt + Shift + Flecha derecha. Para desagrupar, una vez tengas el grupo seleccionado presionas Alt + Shift + Flecha izquierda. Borrar y ocultar un esquema Para borrar un esquema debes acceder a la opción Desagrupar y seleccionar la opción Borrar esquema. Antes de eliminar un esquema, debes estar seguro de que es lo que realmente deseas, pues una vez dada la orden, Excel no nos ofrece la posibilidad de deshacer. Así pues si no estas seguro de querer eliminar el esquema es mejor ocultarlo. Ing. Patricia Acosta, MSc. 78

79 Ocultar un esquema. Al ocultarlo lo que haces es ocultar las marcas que nos ayudan a expandir/contraer un esquema, pero el esquema sigue estando activo, para ocultar un esquema basta con presionar las teclas Ctrl+8 y automáticamente desaparecen las marcas del esquema, para volverlas a mostrar volvemos a pulsar la combinación de teclas Ctrl+8. VER UNA HOJA EN VARIAS VENTANAS Suele suceder de forma muy común que al estar realizando hojas de cálculo vas ampliando cada vez más el campo de visión de la pantalla, llegando a ocupar más de una página por hoja, y cuando se trata de estar cotejando datos resulta bastante incómodo tener que desplazarse cada vez de arriba hacia abajo o de un lado al otro. Vas a ver las distintas opciones que Excel 2007 nos ofrece para minimizar el problema y así trabajar de una manera más cómoda con los datos introducidos. Podemos utilizar la opción de ver la misma hoja en varias ventanas, o utilizar la opción de ver la misma hoja en varios paneles. Para ver la misma hoja en varias ventanas, debes acceder a la pestaña Vista y pulsar el botón Nueva ventana, si la ventana que tenías estaba maximizada no te darás cuenta de que haya ocurrido algún cambio en la ventana, pero si te fijas en la barra de título puedes ver que ahora el nombre del documento además tiene añadido al final ":2" indicando que es la segunda ventana del mismo documento. Para ver las dos ventanas al mismo tiempo haz clic en Organizar todo y seleccionas Vertical, Horizontal, Mosaico o Cascada, dependiendo de como estén situados los datos en la hoja. Ing. Patricia Acosta, MSc. 79

80 Ahora puedes desplazar sobre una ventana independientemente de la otra. Ing. Patricia Acosta, MSc. 80

81 CONSOLIDAR DATOS Aplicaras el siguiente ejemplo: Observa los datos para febrero Observa la información de marzo. Ing. Patricia Acosta, MSc. 81

82 Observa la hoja de 1er trimestre. Se tiene información para enero, febrero y marzo. Trimestre. Se desea consolidar para el 1er Ing. Patricia Acosta, MSc. 82

83 Selecciona la celda B5 de la hoja 1er Trimestre. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haz clic en Consolidar. Se visualiza: En Función selecciona Suma. En referencia selecciona la hoja Enero y el rango desde B5 a D11. Haz clic en Agregar. Ing. Patricia Acosta, MSc. 83

84 Con el mismo criterio agrega los demás parámetros. Ing. Patricia Acosta, MSc. 84

85 Se visualiza: Para crear vínculos entre los datos activa la opción Crear vínculos con los datos de origen. Haz clic en Aceptar. Ing. Patricia Acosta, MSc. 85

86 Se visualiza: Haz clic en 2 para abrir los esquemas Ing. Patricia Acosta, MSc. 86

87 PLANTILLAS Una plantilla es un modelo que puede servir como base para muchas hojas de cálculo. Puede incluir tanto datos como formatos. Para crear un libro de trabajo utilizando plantillas: Seleccionar el Botón Office. Elegir la opción Nuevo... Hacer clic sobre la categoría Plantillas instaladas en el cuadro de diálogo Nuevo Libro. Aparecerán las plantillas instaladas, si no lo estuviesen habría que volver a instalar Excel2007 con las opciones de plantillas activadas. Seleccionar el tipo de plantilla deseada, como Factura o Informe de Gastos. Ing. Patricia Acosta, MSc. 87

88 Hacer clic sobre el botón Descargar. Posiblemente nos avise de la habilitación de macros junto con la plantilla, y al final aparecerá una copia de nuestro modelo elegido. Ing. Patricia Acosta, MSc. 88

89 Rellenar la plantilla. Al guardar nuestro modelo, nos aparecerá el cuadro Guardar como para tener siempre la plantilla original. Crear plantillas Para crear una plantilla, seguir los siguientes pasos: Crear un libro de trabajo con todos los datos y los formatos que serán comunes a todos los libros de trabajo creados a partir de esta plantilla. Seleccionar el Botón Office. Elegir la opción Guardar como... Escribir el nombre de la plantilla en el recuadro Nombre de archivo. En el recuadro Guardar como tipo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para que se abra la lista desplegable y elegir la opción Plantilla de Excel. Hacer clic sobre el botón Aceptar. Excel2007 cambia automáticamente a la carpeta de plantillas, para que tu nueva plantilla esté siempre disponible al seleccionar la opción Nuevo del Botón Office. FUNCIONES Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas. Si queremos introducir una función en una celda: 1. Situarse en la celda donde queremos introducir la función. 2. Hacer clic en la pestaña Fórmulas. 3. Elegir la opción Insertar función. Ing. Patricia Acosta, MSc. 89

90 4. O bien, hacer clic sobre el botón 5. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función: Excel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita. Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría: esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas. Ing. Patricia Acosta, MSc. 90

91 Función SUMA Sumar las celdas que están en azul: Escogemos el icono : Aplicar control y seleccionar: (forma tradicional) OTRA FORMA: Dar clic en Ing. Patricia Acosta, MSc. 91

92 Se selecciona de la categoría de funciones Matemáticas y trigonométricas. Ing. Patricia Acosta, MSc. 92

93 Seleccionar los valores a sumar Función PROMEDIO Calcula la media aritmética, pertenece a la categoría de funciones Estadísticas. Marcar las celdas a calcular el promedio Ing. Patricia Acosta, MSc. 93

94 Este es el resultado: FUNCION MAXIMO Permite encontrar el valor máximo de una lista de valores. Ing. Patricia Acosta, MSc. 94

95 Seleccionar el rango de la lista a calcular el valor máximo. Ing. Patricia Acosta, MSc. 95

96 FUNCION MINIMO Encuentra el valor mínimo de una lista de valores. Ing. Patricia Acosta, MSc. 96

97 FUNCION MODA Encuentra el valor que se repite con más frecuencia FUNCIONA MEDIANA Se consideran los casos: IMPARES: Devuelve el valor central PARES: Devuelve el promedio de los valores centrales VALORES PARES: Ing. Patricia Acosta, MSc. 97

98 PARA IMPARES DEVUELVE EL VALOR CENTRAL: FUNCION CONTAR Cuenta todos lo valores de tipo numérico de un conjunto de datos Ing. Patricia Acosta, MSc. 98

99 He contado 11 datos (pero si cambiamos a letras no cuenta texto). Al cambiar a texto no cuenta: No cuenta espacios en blanco: Ing. Patricia Acosta, MSc. 99

100 Función CONTARA Cuenta las celdas no vacías de un rango. FUNCION CONTAR.SI Cuenta los datos que cumplen un determinado criterio. Ing. Patricia Acosta, MSc. 100

101 Ejercicio: Contar de la lista los valores mayores a cero. Clic en contar.si Solo en la columna saldo >0: Ing. Patricia Acosta, MSc. 101

102 FUNCION Concatenar Une varios elementos de textos en uno solo. Ing. Patricia Acosta, MSc. 102

103 Para ordenar sin ampliar la selección lo hacemos con un pegado especial: Para separa los datos: Ing. Patricia Acosta, MSc. 103

104 He separado los datos: Ing. Patricia Acosta, MSc. 104

105 FUNCION MAYUS Cambia de minúsculas a mayúsculas: Ing. Patricia Acosta, MSc. 105

106 FUNCION MINUSC FUNCION ESPACIOS Ing. Patricia Acosta, MSc. 106

107 Permite eliminar los espacios del texto excepto los espacios individuales entre palabras. Señalamos: Este es el resultado. Ing. Patricia Acosta, MSc. 107

108 Con espacios entre los nombres y al final: Eliminamos los espacios entre el nombre Cárdenas Juan: Ing. Patricia Acosta, MSc. 108

109 Fijémonos en la columna: Fijémonos como queda es un cambio notable: Ing. Patricia Acosta, MSc. 109

110 FUNCION LOGICA SI Si las notas son mayores o iguales a 7 indique que aprobó el curso caso contrario que reprobó Ing. Patricia Acosta, MSc. 110

111 Funciones de Búsqueda y Referencia Existen varias funciones que buscan información almacenada en una lista o tabla, o que manipulan referencias. Para utilizar las fórmulas, seleccione en el menú Fórmulas, ir al grupo de Biblioteca de funciones. Ing. Patricia Acosta, MSc. 111

112 Ilustración 51: Biblioteca de funciones Para aplicar la funciones ir a Insertar función, en donde puede seleccionar la categoría de la función que desea. Función BUSCARV Busca un valor específico en la columna más a la izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. Sintaxis BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparación;indicador_columnas;ordenado) Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Matriz_de_comparación es el conjunto de información donde se buscan los datos. Indicador_columnas es el número de columna de matriz_de_comparación desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Ordenado Es un valor lógico que indica si desea que la función BUSCARV busque un valor igual o aproximado al valor especificado. Si el argumento ordenado es VERDADERO o se omite, la función devuelve un valor aproximado, Si ordenado es FALSO, BUSCARV devuelve el valor buscado. Si no encuentra ningún valor, devuelve el valor de error #N/A. Para el ejemplo se trabaja con la hoja factura y cliente. La hoja factura contiene: Ing. Patricia Acosta, MSc. 112

113 Ilustración 52: Contenido de la hoja Factura Al digitar el número de RUC, con la función BUSCARV se debe desplegar el nombre del cliente, que debe ser buscado de en la hoja Clientes. El mismo ejercicio lo pues realizar si los datos de la hoja cliente se encuentra en otro libro de MS Excel. Ing. Patricia Acosta, MSc. 113

114 Ilustración 53: Contenido de la hoja Clientes Para dar solución al ejercicio, seleccione la celda C4 De clic en insertar función Despliega: Ing. Patricia Acosta, MSc. 114

115 De clic en Aceptar Se visualiza el siguiente cuadro de diálogo: Ilustración 54: Insertar función Ilustración 55: Función BUSCARV En Valor_ Buscado, seleccione la celda que contiene el número de RUC Ing. Patricia Acosta, MSc. 115

116 En Matriz_buscar_en Marque la hoja clientes, como se visualiza: Ilustración 56: Valor_Buscado Ilustración 57: Matriz_buscar_en En Indicador_columnas, digite el número de columna que desea visualizar en este caso como se desea ver el nombre digite el 2 porque está en la segunda columna. Ing. Patricia Acosta, MSc. 116

117 Ilustración 58: Indicador_columnas Para encontrar el valor exacto en Ordenado digite 0. Se visualiza: La fórmula resultante queda así: = BUSCARV(C5;Clientes!A2:D161;2;0) Finalmente su hoja de cálculo lucirá: Ejercicios propuestos: Ilustración 59: Resultado de aplicar BUSCARV Aplique la función BUSCARV para encontrar la Dirección y el teléfono del cliente. Ing. Patricia Acosta, MSc. 117

118 Funciones Lógicas Función Y Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o más argumentos son FALSO. Sintaxis Y(valor_lógico1;valor_lógico2;...) Valor_lógico1;valor_lógico2;... son de 1 a 30 condiciones que desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO. Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos (VERDADERO O FALSO), o los argumentos deben ser matrices o referencias que contengan valores lógicos. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, esos valores se pasan por alto. Si el rango especificado no contiene valores lógicos, la función Y devuelve el valor de error # VALOR! Ejemplos Y(VERDADERO; VERDADERO) es igual a VERDADERO Y(VERDADERO; FALSO) es igual a FALSO Y(2+2=4; 2+3=5) es igual a VERDADERO Si B1:B3 contiene los valores VERDADERO, FALSO y VERDADERO, entonces: Y(B1:B3) es igual a FALSO Si B4 contiene un número entre 1 y 100, entonces: Y(1<B4; B4<100) es igual a VERDADERO Función SI Devuelve un valor si la condición especificada es Verdadero y otro valor si dicho argumento es Falso. Se utiliza para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas. Sintaxis SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Pruba_logica es cualquier valor o expresión que puede evaluarse como Ing. Patricia Acosta, MSc. 118

119 VERDADERO o FALSO Valor_si_Verdadero es el valor que se devolverá si prueba_logica es VERDADERO Valor_si_falso es el valor que se devolverá si prueba_logica es FALSO Observaciones: Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumento Valor_si_verdadero y Valor_si _ falso para construir formulas mas elaboradas Ejemplo: Para este ejemplo utilizaré la hoja Factura, para validar datos si la forma de pago es al CONTADO realice un descuento del 20%, se utilizará la función lógica Sí. 1. Seleccione la celda F21 2. De clic en Insertar función Ing. Patricia Acosta, MSc. 119

120 3. En categorías seleccione Lógicas 4. Seleccione SI 5. De clic en Aceptar 6. Ingrese los parámetros como se visualiza Ing. Patricia Acosta, MSc. 120

121 7. La fórmula resultante es: =SI(F5="CONTADO";F20*20%;0) Funciones de Información Función ESERROR Devuelve como VERDADERO si Valor es cualquier valor de error ( #N/A, # VALOR!, # REF!, # DIV/0!, # NUM!, # NOMBRE? o #NULO) Ejemplo Color Cantidad Precio unitario Precio total Rojo 7 12 Verde 12 aa Para calcular el precio Total se multiplicará la cantidad por el precio unitario. Al aplicar y arrastrar la fórmula se obtiene el error de # VALOR! Para dar solución se aplica la función ESERROR En la celda que contiene el error devolverá: VERDADERO Ing. Patricia Acosta, MSc. 121

122 Ejercicios propuestos Validar con la función sí de tal forma que si existe el error se visualice la celda en blanco, caso contrario que se muestre la operación. Funciones Anidadas Funciones anidadas dentro de funciones En algunos casos, puede que tenga que utilizar una función como uno de los argumentos de otra función. Por ejemplo, la fórmula utiliza una función PROMEDIO anidada y compara el resultado con el valor 50. Devoluciones válidas Cuando se utiliza una función anidada como argumento, deberá devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la función anidada deberá devolver VERDADERO o FALSO. Si éste no es el caso, Microsoft Excel mostrará el valor de error # VALOR! Límites del nivel de anidamiento Las funciones anidadas utilizan una función como uno de los argumentos de otra. Puede anidar hasta 64 niveles de funciones. Ejemplo: Para el ejercicio anterior aplicar lo siguiente Si la forma de pago el al CONTADO y es MAYORISTA realice el descuento del 20%. Si la forma de pago el al CONTADO y es MINORISTA realice el descuento del 10%. Si la forma de pago el al CREDITO y es MAYORISTA realice el descuento del 15%. Caso contrario sin descuento. Para solucionar aplicaremos el anidamiento de funciones. Dentro de la función lógica SI insertaremos un Y para unir las dos condiciones: Ing. Patricia Acosta, MSc. 122

123 Aprovechamos el Valor_si_Falso para anidar el resto de condiciones. La fórmula resultante es: =SI(Y(F5= "CONTADO";D21="MAYORISTA");F20*20%;SI(Y(F5="CONTADO";D21="MINORISTA");F20*10%; SI(Y(F5="CREDITO";D21="MAYORISTA");F20*15%;0))) Exportación de datos Obtener datos desde Excel a formatos como.txt,.csv, y.html Exportar de Excel a.txt Abrir la base de Excel Ing. Patricia Acosta, MSc. 123

124 Ir al botón de office en el caso de Excel 2007 en Excel 2003 debería ir a archivo guardar como. Ing. Patricia Acosta, MSc. 124

125 Guardar como tipo: texto(delimitado por tabulaciones)(*.txt) Clic en Guardar Dar clic en Si. Cerrar Excel. Clic en NO. Importar un archivo.txt a Excel Abrir Excel. Localizar el archivo a importar. Se visualiza: Ing. Patricia Acosta, MSc. 125

126 Pero no observa los archivos de tipo texto, cambie tipo de archivo a todos los archivos. Ing. Patricia Acosta, MSc. 126

127 Clic en abrir. Se visualiza: Clic en siguiente Ing. Patricia Acosta, MSc. 127

128 Chequear que el separador sea el tabulador. Clic en siguiente. Clic en finalizar. Como recuperar en Excel un archivo con un separador diferente Abrir Excel. Localizar el archivo a importar. Se visualiza: Pero no observa los archivos de tipo texto, cambie tipo de archivo a todos los archivos. Ing. Patricia Acosta, MSc. 128

129 Clic en abrir. Se visualiza: El separador es en este caso / Clic en siguiente. Ing. Patricia Acosta, MSc. 129

130 En separadores marcar con un visto la opción OTRO y digitar el separador. Clic en siguiente. Clic en finalizar..xls a web (.html) Es una de las exportaciones de datos más Utilizadas por ser independiente del tipo de plataforma o sistema operativo. Debe guardar con el tipo de página web. Ing. Patricia Acosta, MSc. 130

131 HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS Buscar Objetivo Buscar objetivo es parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de análisis. En el caso de que conozca el resultado deseado de una fórmula sencilla, pero no la variable que determina el resultado, podrá utilizar la función Buscar objetivo. Para utilizar esta herramienta haz clic en el menú Herramientas Opción Buscar objetivo Al realizar una búsqueda de objetivo, Microsoft Excel varía el valor de celda específica hasta que una fórmula dependiente de dicha celda devuelve el resultado deseado. Para esto partamos del siguiente ejemplo: Ing. Patricia Acosta, MSc. 131

132 En la celda que contiene el Beneficio la fórmula es Precio*Cantidad - (Costes Fijos + Coste variable unitario * Cantidad) Calcular la cantidad que se debe vender para obtener beneficios de : 1000 Para aplicar Solver se requiere: 1. Definir la celda, la que debe contener una fórmula, por ejemplo B4 2. Debe existir al menos una celda cambiante (Para cambiar la celda), por ejemplo, B5 3. Se debe especificar el valor que se desea como objetivo (Con el valor de) por ejemplo, 1000 Resolviendo con Solver: Seleccione la celda que contiene la fórmula Ir al menú Herramientas Opción Buscar objetivo En Definir la celda: marque la celda que contiene la fórmula por ejemplo, B14. En con el valor: digite el valor que requiere que sea su objetivo por ejemplo En para cambiar la celda: marque la celda a cambiar por ejemplo la celda $B$15. El cuadro de diálogo contendrá: De clic en el botón Aceptar Observará que buscar objetivo empieza a procesar Se obtendrá: Ing. Patricia Acosta, MSc. 132

133 Cuando termine y buscar objetivo haya encontrado una solución de clic en Aceptar, se visualizarán los siguientes resultados: Ejercicios: La fórmula CF/(P - CV) calcula el umbral de rentabilidad. Costo Fijo Costo Variable Unitario 2 PRECIO 4 RENTABILIDAD Obtener el umbral de rentabilidad para valores de 5000 con la celda cambiante para el costo fijo Cantidad que se debe vender para obtener beneficios de Ing. Patricia Acosta, MSc. 133

134 Con los siguientes datos el estudiante requiere conocer cuanto debe obtener en el examen para que su nota total sea de 7/10. DEBERES 1,5 ASISTENCIA 2 PRUEBA 1 EXAMEN 0 TOTAL 4,5 Análisis con múltiples objetivos. Cuando requiera analizar múltiples objetivos, es conveniente guardar el conjunto de datos en un escenario. Escenario Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir automáticamente en la hoja de cálculo. Puede utilizar los escenarios para prever el resultado de un modelo de hoja de cálculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de cálculo y, a continuación, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos resultados. Para esto parta del ejemplo MAXIMO SUGERIDA DEBERES 2 1,5 ASISTENCIA 3 2,5 PRUEBA 2 1,5 Celda cambiante EXAMEN 3 2,5 TOTAL (objetivo) 10 8,0 Guarde los escenarios para las notas objetivos de 7, 8 y 6 Primero calcule el objetivo para la nota de 7. Ing. Patricia Acosta, MSc. 134

135 Y los datos obtenidos guárdelo en el escenario de nombre nota7 Para esto haga lo siguiente: Marque los datos Ir al menú Herramientas Opción Escenarios Se visualiza el siguiente cuadro de diálogo: Haga clic en el botón Agregar Se visualiza el siguiente cuadro de diálogo: Ing. Patricia Acosta, MSc. 135

136 En el nombre del escenario: ingrese un nombre por ejemplo, Nota7 En Celdas cambiantes: marque las celdas que contienen los datos a guardar en el escenario. De clic en el botón Aceptar. Despliega el cuadro de diálogo: De clic en el botón Aceptar. Realice el proceso anterior para obtener los escenarios para la nota de 8 y 6. Una vez guardados los escenarios puede administrarlos ya sea para modificar, eliminar, mostrar o generar resúmenes. Ing. Patricia Acosta, MSc. 136

137 Modificar un Escenario Para modificar un escenario haga lo siguiente: Ir al menú Herramientas Opción Escenarios Se visualiza: Seleccione el escenario a modificar por ejemplo, Nota6. Haz clic en Modificar Se visualiza el siguiente cuadro de diálogo: Ing. Patricia Acosta, MSc. 137

138 Haz clic en el botón Aceptar. Se visualiza: En donde podrá modificar los datos que desea. Una vez modificados, para que estos se guarden de clic en el botón Aceptar. Hojas de resumen Para visualizar el Administrador de escenarios guardados, haga clic en el menú Herramientas, opción Escenarios Se visualiza: Ing. Patricia Acosta, MSc. 138

139 Para generar un reporte con el resumen de escenarios haga clic en Resumen Se visualiza el siguiente cuadro de diálogo: Seleccione el tipo de informe por ejemplo Resumen En Celdas resultantes: verifica que esté la celda que contiene la fórmula Haga clic en Aceptar Observe que automáticamente Excel le genera una nueva hoja de cálculo de nombre de escenarios con los datos de los escenarios a comparar. Resumen Ing. Patricia Acosta, MSc. 139

140 Solver Con Solver, puede buscarse el valor óptimo para una celda, denominada celda objetivo, en una hoja de cálculo. Solver funciona en un grupo de celdas que estén relacionadas, directa o indirectamente, con la fórmula de la celda objetivo. Solver ajusta los valores en las celdas cambiantes que se especifiquen, denominadas celdas ajustables, para generar el resultado especificado en la fórmula de la celda objetivo. Pueden aplicarse restricciones para restringir los valores que puede utilizar Solver en el modelo y las restricciones pueden hacer referencia a otras celdas a las que afecte la fórmula de la celda objetivo. Instalando el Solver Haz clic en el botón de Office Opciones de Excel. Selecciona Complementos. Haz clic en el botón Ir. Ing. Patricia Acosta, MSc. 140

141 Activa con un visto la opción Solver. Se visualiza: Haz clic en Aceptar. Ing. Patricia Acosta, MSc. 141

142 La herramienta se instalará en la pestaña Datos. Grupo Análisis. EJERCICIO DE APLICACIÓN Calcular cuánto se debe vender en las ciudades de Ambato y Quito en el año 2010 para alcanzar un total de dólares en ventas. Para aplicar Solver se requiere conocer el objetivo, en este caso el monto de dólares, además la celda objetivo contiene la fórmula: Las celdas cambiantes están relacionadas con las ventas del año 2010 correspondientes a las ciudades de Ambato y Quito. Seleccionar la celda objetivo. Seleccionar la ficha Datos. En el grupo Análisis. Ing. Patricia Acosta, MSc. 142

143 Haz clic en Solver. Se visualiza: En Valores de la celda objetivo seleccionar la opción Valores de, digitar En Cambiando las celdas, seleccionar las celdas que contienen datos de las ventas en al año 2010 de la s ciudades de Ambato y Quito. Haz clic en Resolver. Ing. Patricia Acosta, MSc. 143

144 Se visualiza: Cuando Solver ha encontrado una solución se visualiza el mensaje: Solver ha hallado una solución. Se han satisfecho todas las restricciones y condiciones. Luego haz clic en Aceptar. Ing. Patricia Acosta, MSc. 144

145 Se obtiene el resultado: Tablas Dinámicas Un informe de tabla dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente grandes volúmenes de datos. Utilice un informe de tabla dinámica para analizar datos numéricos en profundidad y para responder preguntas no anticipadas sobre los datos. Un informe de tabla dinámica está especialmente diseñado para: 1. Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes para el usuario. 2. Calcular el subtotal y agregar datos numéricos, resumir datos por categorías y subcategorías, y crear cálculos y fórmulas personalizados. 3. Expandir y contraer niveles de datos para destacar los resultados y desplazarse hacia abajo para ver los detalles de los datos de resumen de las áreas de interés. 4. Desplazar filas a columnas y columnas a filas para ver resúmenes diferentes de los datos de origen. 5. Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos más útiles e interesantes para poder centrarse en la información que le interesa. Para crear un informe de tabla dinámica, en la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinámica y, a continuación, en Tabla dinámica. Ing. Patricia Acosta, MSc. 145

146 El empleo de Tablas Dinámicas se justifica si la cantidad de datos a manejar es importante. Por ejemplo: Si partimos de una hoja de MS Excel se tiene: Ing. Patricia Acosta, MSc. 146

147 Por ejemplo si se requiere un reporte dinámico de los empleados por el mes, Nombre, departamento, ingresos y egresos se tendría: Para agregar los datos a la tabla dinámica basta con arrastrarlos y colocarlos en su estructura de diseño o seleccionarlos con un visto en la casilla de verificación del campo que desea agregar. Ing. Patricia Acosta, MSc. 147

148 Las herramientas de la tabla dinámica: Contiene las fichas: 1. Opciones, que contiene: En Tabla dinámica>opciones>mostrar páginas de filtro de informes, se puede abrir un reporte en varias páginas, siempre que se encuentre en el diseño como un campo de página. La opción campo activo permite: Configurar un campo, expandir o contraer la información de un campo activo. Ing. Patricia Acosta, MSc. 148

149 Gráfico dinámico Para realizar gráficos se cuenta con la herramienta Gráfico dinámico. Al seleccionar presenta el cuadro de diálogo: En donde puede seleccionar el tipo de gráfico que desea. Por ejemplo: Ing. Patricia Acosta, MSc. 149

150 Para actualizar datos de la tabla dinámica basta con hacer un clic derecho sobre la tabla dinámica y dar un clic en el icono Para resumir un campo, seleccione el campo, de un clic derecho, opción Resumir datos por, seleccione por ejemplo promedio: Se visualiza: Ing. Patricia Acosta, MSc. 150

151 O puede dar un clic derecho en Configuración de campo de valor. Seleccione el campo que desea y de clic en Aceptar. Las opciones de tabla dinámica son muy útiles al momento de corregir errores por ejemplo el de división para cero, para esto de un clic sobre la tabla dinámica y elija Opciones de tabla dinámica, se visualiza: Active con un visto la casilla de verificación Para valores erróneos, mostrar: Digite el símbolo que desea, por ejemplo: ****. Cuando exista el error indicado Ing. Patricia Acosta, MSc. 151

152 Automáticamente se colocarán los **** en la celda que contenga el error. FORMULAS EN TABLAS DINAMICAS Una vez generada la Tabla dinámica, puede aplicar fórmulas, por ejemplo se desea Calcular el 10% de los ingresos de los empleados. Para esto realice lo siguiente: El Herramientas de tabla dinámica>opciones>herramientas>fórmulas>campo Calculado. Se visualiza: 1. En la opción Nombre ingresar el nombre que desea para el Campo 2. Dar clic en Fórmula luego del signo = 3. En Campos seleccionar el campo que desea para la operación 4. Dar clic en el botón Insertar Campo Por ejemplo: Ingresos y multiplicar por el 10% Ing. Patricia Acosta, MSc. 152

153 6. Dar clic en Aceptar. 7. Se obtiene el siguiente resultado: 3. Y Diseño: Permite mostrar u ocultar subtotales, opciones de estilo de tabla dinámica, estilos de tabla dinámica. TABLAS DINÁMICAS CON FUENTE EXTERNA (ARCHIVO DE EXCEL) REQUISITOS: Conocer la ubicación del archivo que será parte de la fuente externa Ing. Patricia Acosta, MSc. 153

154 Conocer el Tipo de archivo, que me permite determinar el controlador a usar en la conexión. EJEMPLO El archivo de la fuente externa debe estar cerrado Archivo roles que se lo renombro como datos externos.xls Contiene: Está guardado en: Ing. Patricia Acosta, MSc. 154

155 Para realizar la conexión de este archivo debe estar cerrado. Abrir un nuevo libro en Excel Ira al grupo DATOS Obtener datos externos Ing. Patricia Acosta, MSc. 155

156 Opción de otras fuentes Desde Microsoft Query Se visualiza: Seleccionar <Nuevo origen de datos> Clic en Aceptar Se visualiza: Ing. Patricia Acosta, MSc. 156

157 En el paso 1, ingresar el nombre del origen de datos Por ejemplo conexión roles Excel Se visualiza: Seleccionar el tipo de controlador, esto depende del tipo de archivo, en nuestro caso el controlador es para MS Excel 2003 se selecciona En el paso 3 dar clic en Conectar Dar clic en Aceptar, para ubicar el archivo de fuente externa Localizar el archivo Ing. Patricia Acosta, MSc. 157

158 Dar clic en Aceptar Seleccionar la tabla Datos$ y dar clic en Aceptar. Si Excel nunca ha trabajo anteriormente con tablas dinámicas con fuente externa es posible que no se visualicen las tablas. Para este de clic en Aceptar, es muy posible que nos del mensaje que No están visible las tablas del sistema, Da clic en Aceptar el error. Ing. Patricia Acosta, MSc. 158

159 Para activar las tablas del sistema ir a opciones y colocar un visto en la opción tablas del sistema: Al activar esa opción se visualizarán todas las tablas incluidas las del sistema. Para seleccionar todos los datos hacia las Columnas en la consulta de un clic en la punta de flecha que apunta hacia la derecha Se visualiza: Ing. Patricia Acosta, MSc. 159

160 Dar clic en siguiente Clic en siguiente Ing. Patricia Acosta, MSc. 160

161 Se visualiza: Seleccionar Informe de tabla dinámica. Dar clic en Aceptar. Ing. Patricia Acosta, MSc. 161

162 Se visualiza Diseñar el reporte de tabla dinámica. Por ejemplo el reporte con los datos de mes, nombre, departamento e ingresos Para cambiar al diseño de tabla dinámica clásica Ing. Patricia Acosta, MSc. 162

163 De un clic derecho sobre la tabla dinámica Opciones de tabla dinámica Pestaña mostrar Active con un visto la opción Clic en Aceptar, se visualiza: Seleccionar o arrastrar los campos requeridos en el informe Se visualiza: Ing. Patricia Acosta, MSc. 163

164 Modificar un origen de conexión en una tabla dinámica con fuente externa Abrir la base o el archivo de fuente externa, en vuestro caso datos externos.xls Aumentar una nueva columna al archivo de fuente externa, se aumenta la columna Estado Actualizar la tabla dinámica cuando se aumenta una columna (nuevo campo) Ir al grupo DATOS Ir a Conexiones Ing. Patricia Acosta, MSc. 164

165 Opción propiedades de conexión Se visualiza: Seleccionar la pestaña Definición Ing. Patricia Acosta, MSc. 165

166 Clic en Editar consulta Abrir el contenido de Datos$ y visualizar el nuevo campo (columna) Incluir en nuevo campo en Columnas en la consulta: Clic en Siguiente Ing. Patricia Acosta, MSc. 166

167 Se visualiza Clic en siguiente Siguiente Ing. Patricia Acosta, MSc. 167

168 Clic en Finalizar Clic en Aceptar Ing. Patricia Acosta, MSc. 168

169 Se visualiza Error de conexión Se sugiere Examinar la conexión de su archivo, se debe volver a conectar Clic en examinar Seleccionar la conexión utilizada para enlazar el archivo de fuente externa Ing. Patricia Acosta, MSc. 169

170 Clic en Abrir NOTA: La actualización de datos es posible realizar si se la hace en la base de fuente externa con la que realizó la conexión. Si actualiza otra base es imposible realizar la actualización de una tabla dinámica con fuente externa. PROTECCIÓN DE UNA HOJA DE CÁLCULO QUE CONTIENE FÓRMULAS O FUNCIONES Ing. Patricia Acosta, MSc. 170

171 Práctica: Todas las celdas en color amarillo quedarán libres para el ingreso de datos. Para proteger las celdas que contiene las fórmulas realice lo siguiente: Seleccionar toda la hoja. Haz clic aquí Sobre la hoja seleccionada da un clic derecho opción formato de celdas. Ing. Patricia Acosta, MSc. 171

172 Se visualiza: Clic en Proteger Activar con un visto Bloqueada y oculta Ing. Patricia Acosta, MSc. 172

173 Clic en el botón Aceptar. Una vez bloqueadas (no permite el ingreso de datos) Oculta (no muestra las fórmulas) Para poder ingresar o seleccionar información en las que están en color amarillo se realiza lo siguiente: Debes desbloquear y desocultar a las celdas en color amarillo. Para esto seleccionar celdas en color amarillo. Marcar la primera celda amarilla, mantener presionada la tecla control hasta seleccionar todas las celdas en color amarillo. Soltar control. Dar un clic derecho sobre las celdas seleccionadas (amarillas). Se visualiza: Quitar los vistos de las casillas Bloqueada y Oculta. Ahora debes proteger a la hoja. Ing. Patricia Acosta, MSc. 173

174 Ir a Revisar. Opción Proteger hoja. Ingresar una contraseña. Ing. Patricia Acosta, MSc. 174

175 Clic en Aceptar. Volver a reingresar la contraseña. Clic en Aceptar. Guardar el archivo. COLOCAR CONTRASEÑA A UN ARCHIVO DE EXCEL Ir al botón de office. Guardar como. Visualiza: Ir a Herramientas. Opciones generales. Se sugiere activar Crear siempre una copia de seguridad. Ing. Patricia Acosta, MSc. 175

176 Clic en Aceptar. Se visualiza: Clic en Guardar. Ing. Patricia Acosta, MSc. 176

177 Clic en Sí. Salir de Excel. Probar el funcionamiento. Al abrir el archivo protegido se visualiza: Ingresar la contraseña. Ing. Patricia Acosta, MSc. 177

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