C.A.F.E. Practices. C.A.F.E. Practices - Términos y Condiciones - v3.3 (Vigente a partir del 15 de enero de 2015)

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1 C.A.F.E. Practices C.A.F.E. Practices - Términos y Condiciones - v3.3 (Vigente a partir del 15 de enero de 2015) Los participantes en busca de un estatus C.A.F.E. Practices con validez, deben cumplir los pre-requisitos de calidad y transparencia económica y deben ser aprobados por Starbucks Coffee Trading Company (SCTC), en Lausana Suiza. Las verificaciones de C.A.F.E. Practices se pueden llevar a cabo en cualquier momento del año, sin embargo, dependiendo de los resultados, se pueden obtener un periodo de validez más largo para las verificaciones realizadas durante la cosecha, ver tabla 2. Estatus y validez de C.A.F.E. Practices 1. Estatus Provisional: a. El estatus provisional sólo se otorgará a NUEVAS cadenas de suministro en el momento de la aplicación bajo lo siguiente (las cadenas de suministro que han participado previamente en C.A.F.E. Practices no son elegibles): i. Solicitud de aplicación debidamente completada, y, ii. Compromiso por escrito de cumplir con todos los indicadores requeridos de cero tolerancia iii. Compromiso de completar el proceso de verificación. iv. Confirmación de la fecha de verificación dentro de los 90 días siguientes a la recepción del número de identificación de su cadena (ID#). v. El estatus provisional se concede en cuanto se confirme la fecha de verificación. 1. Cualquier cambio en las fechas de verificación se comunicará al Centro de Apoyo a Productores y al respectivo trader de SCTC. b. NOTA: la verificación de C.A.F.E. Practices debe realizarse y la finalización de reportes antes de la fecha de embarque del café. c. Sujeto al puntaje obtenido en la verificación, el estatus provisional se puede convertir en un estatus verificado, preferido, o estratégico una vez que se haya completado la verificación, se hayan presentado los reportes a Starbucks y confirmado el cumplimiento con C.A.F.E. Practices ver tabla 2. i. Una cadena de suministro con un estado provisional podrá embarcar café bajo C.A.F.E. Practices dentro de los primeros 12 meses, siempre y cuando los términos del estatus Página 1

2 provisional se estén cumpliendo adecuadamente, y con la condición de que un plan de acción correctiva esté en vigencia y que las instancias de cero tolerancia se estén resolviendo. ii. Starbucks solicita que los proveedores brinden al Centro de Apoyo a Productores en Costa Rica actualizaciones trimestrales sobre las acciones correctivas que se estén tomando. iii. El estatus provisional vence después de un máximo de 12 meses O al final del periodo de validez, lo que ocurra primero, (tabla 1.) para el que se presente la aplicación. Una vez que la validez y el estatus se otorgue, el período provisional se contará como parte de la validez total. iv. Starbucks se reserva el derecho de rechazar cualquier embarque de café después del vencimiento de la validez, a menos que esté en cumplimiento con el programa C.A.F.E. Practices y se le haya otorgado un estatus con validez. v. La ausencia de un estatus con validez podría resultar en incumplimiento de contrato. 2. Renovación re-(verificación): a. Todas las cadenas de suministro con un estatus y una validez vigentes (no vencidos) deben completar su proceso de re-verificación ANTES del vencimiento de la validez actual, en algunos casos, esto podría ser hasta con un año de anticipación. b. Favor tener en cuenta que, según la complejidad de la cadena de suministro, el proceso de verificación, incluida la elaboración de reportes, puede durar de 2 a 5 meses. i. Plazos aproximados: tiempo de verificación de campo semanas para preparación de informes de clientes ( client report ) + 2 semanas para revisión por parte del proveedor/ aplicante + 2 semanas para el envió final & revisión por parte de Starbucks. Cualquier incumplimiento con indicadores requeridos de cero tolerancias podría ampliar estos plazos. c. Una re-verificación temprana no afectará ni acortará la validez o estatus vigente, pero provee una validez continua de C.A.F.E. Practices a la cadena de suministro específica de acuerdo a la aplicación. d. Una re-verificación se considera completa sólo cuando se ha concedido una nueva validez y estatus. e. Cualquier vencimiento en la validez puede afectar la cadena de suministro y caer en incumplimiento de contrato. 3. Re-verificación caducada y pendiente: a. Starbucks se reserva el derecho a rechazar cualquier envío de café hasta que se haya completado una re-verificación y se haya otorgado un nuevo estatus y una nueva validez. Un nuevo estatus y validez sólo puede concederse una vez que todos los requisitos hayan sido aprobados por Starbucks, incluyendo la implementación de planes de acción correctiva. b. Se debe completar una re-verificación y todos los casos que no estén en cumpliendo con indicadores de cero tolerancia o con la documentación deben resolverse, y los informes de chequeo de cero tolerancia realizados por terceros deben ser recibidos y aprobados por Starbucks. Página 2

3 4. Verificaciones con instancias de cero tolerancia a. Si se identifican incumplimiento con indicadores de cero tolerancia por parte del verificador, el aplicarte debe contactar inmediatamente el Centro de Apoyo a Productores para desarrollar un plan de acción correctiva. b. El aplicante debe completar y enviar un plan de acción correctiva (ZT CAR, por sus siglas en inglés) e implementarlo para resolver todas las instancias de cero tolerancia y brindar evidencia según las guías de Starbucks. c. El aplicante es responsable de contactar al verificador lo antes posible para programar una verificación de chequeo relacionado con todas las instancias de incumplimiento con indicadores requeridos de cero tolerancia. d. Una vez que todas las instancias de cero tolerancia se hayan resuelto, y que el verificador haya enviado su reporte y puntaje, se otorgará el estatus y la validez correspondiente. a. Cualquier demora o falla para resolver instancias de cero tolerancia puede afectar la cadena de suministro y caer en incumplimiento de contrato y pueden aplicar sanciones. 3. Estatus final y validez: a. El estatus y la validez se otorgan una vez que los informes finales de verificación, incluyendo las correcciones de cero tolerancia de acuerdo al plan de acciones correctivas (ZT-CAR, por sus siglas en inglés), hayan sido recibidos y aprobados por Starbucks. b. Fecha de inicio: los periodos de validez son correspondientes al ciclo de embarques del país/región respectivo (tabla 1). NOTA: el proceso de verificación de C.A.F.E. Practices debe completarse antes de período de embarque previsto. c. Fecha de vencimiento: el estatus y la duración de la validez se otorga según el país/región (tabla 1.) y variarán en función del puntaje obtenido en la verificación Y si la verificación se llevó a cabo durante o fuera de la cosecha tal y como se define en la tabla 2. d. Nota: el café que se embarca como C.A.F.E. Practices debe embarcar dentro del período de validez vigente. El café cosechado dentro del período de validez, pero embarcado después del vencimiento de la validez no serán aceptados. Para cualquier consulta relacionada con el proceso de verificación y con los plazos, favor comunicarse con nosotros por correo electrónico a: cafeprac@ starbucks.com o llamando al centro de Apoyo a Productores Starbucks en Costa Rica al (506) Página 3

4 Períodos de validez por región, tabla 1. Países/regiones Colombia: Norte & central [Boyacá, Cesar, La Guajira, Magdalena, Norte de Santander, Antioquia, Caldas, Cundinamarca, Quindío, Risaralda, Santander] Perú: Norte [Amazonas, Cajamarca, Piura, San Martín] Hawái Camerún, Etiopía, Kenia, Uganda Costa Rica, República Dominicana, El Salvador, Guatemala, Honduras, Jamaica, México, Nicaragua, Panamá, Puerto Rico China, India, Nepal, Filipinas, Sumatra, Tailandia, Vietnam Colombia: Sur [Cauca, Huila, Nariño, Tolima, Valle del Cauca] Perú: central y Sur [Junín, Huánuco, Pasco, Apurímac, Cusco, Puno] Bolivia, Brasil, Ecuador Página 4 Períodos de validez*** 1 de abril - 31 de marzo 1 de julio - 30 de junio 1 de octubre - 30 de septiembre Burundi, Congo (República Democrática del Congo), Malawi, Ruanda, Tanzania, Zambia, Zimbabue Timor Oriental, Papúa Nueva Guinea, Isla de Sulawesi *** Los períodos de validez corresponden aproximadamente al inicio de los períodos de embarques, lo que permite que las cadenas de suministro obtengan su verificación durante la cosecha y completen el proceso de reverificación y obtengan un nuevo estatus antes del vencimiento de la validez vigente. Puntajes, estatus y validez correspondiente - tabla 2. Puntaje obtenido en verificación (Puntuación Total Ponderada* ) Clasificación de verificación en cosecha Estatus 80% + Durante la cosecha Estratégico 4 Años % Durante la cosecha Preferido 3 Años Por debajo del 60 % Durante la cosecha Verificado 2 Años 80% + Fuera de cosecha Estratégico 2 Años % Fuera de cosecha Preferido 1 Año Por debajo del 60 % Fuera de cosecha Verificado 1 Año * La puntuación total ponderada de la aplicación se redondea al entero más próximo. Validez Definición de clasificación de cosecha y criterios: La verificación durante la cosecha no es obligatoria, pero puede resultar en un periodo de validez más largo y reducir los costos de verificación a largo del tiempo. Si por lo menos 50% o más de las fincas y muestreados son verificados durante la cosecha, la aplicación califica como verificada en cosecha. Aplican las valideces correspondientes (tabla 2). Criterios de verificación en cosecha: a. A nivel de finca

5 1. Las fincas grandes y medianas tienen café/cerezas maduras o en maduración, las cuales se pueden observar en algunas partes de la finca en el momento de la verificación. Los cosechadores están presentes y disponibles para entrevistas. 2. Las fincas pequeñas tienen café/cerezas maduras o en maduración las cuales se pueden observar en algunas partes de la finca en el momento de la verificación. Aplican las condiciones para en cosecha, ver a continuación. b. A nivel de beneficio 1. La maquinaria (despulpadoras, lavadoras mequanicas, tanques de fermentación, secadoras mecánicas, sistemas de tratamiento de agua) debe estar, o haber estado, en funcionamiento por al menos una (1) semana antes de la verificación. Metodología de muestreo: tabla 3. Finca(s) & Finca(s) pequeñas y correspondie ntes Finca(s) medianas y correspondie ntes Finca(s) grandes y correspondie ntes Tamaño Nueva verificación Re-verificación (Hectáreas) Muestreo Muestreo Cero Tolerancia Hasta 11, ,9 50+ Raíz cuadrada del total de fincas pequeñas Raíz cuadrada del total de fincas medianas multiplicada por (1.5 ) Todos muestreados. Excepto cuando la aplicación está compuesta por más de 20 fincas grandes; en ese caso, el método de muestreo será: raíz cuadrada del número total de fincas grandes multiplicada por (1.5 ) 15% de fincas previamente verificadas + 85% de fincas nuevas / no verificadas previamente + Todas las entidades con casos anteriores de cero tolerancia Nota: todas las entidades con instancias previas de cero tolerancia deben ser incluidas en la solicitud de reverificación y serán verificadas adicionalmente de a la muestra normal. Puntuaciones genéricas y de pequeños productores Puntuación de pequeños productores: las fincas pequeñas y sus correspondientes se evaluarán con base en la tarjeta de puntuación de pequeños productores si las operaciones de beneficiado se realizan in situ. Página 5

6 Puntuación genérica: los húmedos y/o en seco independientes serán evaluados bajo la tarjeta puntuación genérica. Puntuación genérica: las fincas medianas y grandes, los húmedos y/o en seco serán evaluadas bajo la tarjeta de puntuación genérica. Revisiones de mejoramiento continuo Dado que Starbucks trata de mejorar los rendimientos productividad, así como las condiciones sociales y ambientales a través del mejoramiento continuo del programa C.A.F.E. Practices, se espera que los proveedores: Realicen un seguimiento con el Centro de Apoyo a Productores con relación a la implementación de su plan de trabajo dentro de los 30 días posteriores a la carta de aprobación; Proporcionen informes de progreso según le sean solicitados; Se pongan en contacto con el Centro de Apoyo a Productores a fin de revisar y/o solicitar ayuda con sus planes de acción según sea necesario; Brinden actualizaciones cada 6 meses con base en el plan de trabajo; Por favor, tenga en cuenta que el reporte de verificación, la aplicación y el desempeño del proveedor pueden estar sujetos a una auditoría adicional realizada por un auditor independiente de C.A.F.E. Practices designado por Starbucks. Un estatus C.A.F.E. Practices no implica ni garantiza que el café será comprado por parte de Starbucks Coffee. * Para cualquier aclaración, asistencia, o preguntas acerca de su estatus, por favor contáctenos al correo electrónico: CAFEprac@starbucks.com ** Para mayor documentación acerca de C.A.F.E. Practices, visite SCS: Página 6