Aplicar políticas AD RMS para los documentos PDF en entornos SharePoint... 4

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2 Índice Introducción... 3 Entornos de Foxit PDF Security Suite... 4 Aplicar políticas AD RMS para los documentos PDF en entornos SharePoint... 4 Aplicar políticas AD RMS para los documentos PDF en entornos Exchange... 5 Aplicar políticas AD RMS para los documentos PDF en entornos de escritorio... 6 Componentes de Foxit PDF Security Suite... 7 Foxit PDF Secure RMS Protector... 7 Foxit PhantomPDF Business... 7 Foxit Reader... 8 PDF Security Suite en entornos SharePoint... 9 Implementación del administrador de TI... 9 Autoría del proceso de protección en SharePoint Acceso a los documentos PDF protegidos en entornos SharePoint PDF Security Suite en entornos Exchange Implementación del administrador de TI Proceso de protección de autor en entornos Exchange Acceso a los documentos PDF protegidos en entornos Exchange PDF Security Suite en entornos de escritorio Proceso de protección de autor en entornos de escritorio Acceso a los documentos PDF protegidos en entornos de escritorio Herramienta de protección RMS PDF Conclusión Póngase en contacto con nosotros

3 Introducción El rápido crecimiento de los documentos en línea se ha visto potenciado por las ganancias en materia de eficiencia que las empresas y las organizaciones gubernamentales obtienen guardando los documentos en formato digital y no en papel. Portable Document Format (PDF) se ha convertido en el formato dominante para compartir y archivar documentos, puesto que permite la reproducción confiable de la información en muchas plataformas distintas y solo exige utilizar el software de lector de PDF de uso generalizado para ver los documentos. Administrar con eficacia el acceso digital a la gran -y cada vez mayor- cantidad de documentos que contienen información sensible y confidencial se vuelve un desafío para las organizaciones de TI. Rights Management Services de Microsoft Active Directory (AD RMS) brinda protección para los documentos digitales, que satisface los requisitos de gobernanza de seguridad empresarial y gubernamental. Dado que el soporte de Microsoft de AD RMS protege solo los documentos Microsoft Office, Microsoft ofrece un RMS Software Development Kit (SDK) para que las empresas de software extiendan el soporte AD RMS más allá de los documentos Office. Foxit ha utilizado RMS SDK para extender a la perfección RMS AD y brindar protección a los documentos PDF. Se utiliza AD RMS para restringir el acceso del contenido protegido por derechos solo a los usuarios autorizados. Utiliza una arquitectura de cliente/servidor mediante Windows Server 2003 o Windows Server 2008 para alojar el servidor AD RMS que emite las licencias RMS. Foxit PDF Security Suite, que consta de Foxit Reader, PhantomPDF Business, y PDF RMS Protector, ofrece una solución que implementa las API del cliente RMS en forma explícita. Foxit puede ayudar a los clientes que han implementado AD RMS a optimizar su entorno de seguridad para incluir los documentos PDF. Foxit PDF Security Suite también admite Azure Active Directory Rights Management (AAD RM). Foxit Reader es el lector de PDF preferido de Microsoft para AD RMS, SharePoint 2013, y SharePoint Online en entornos Office

4 Para los profesionales de TI que deben mejorar la seguridad de la información, respetar los requisitos de cumplimiento y ahorrar tiempo y dinero, Foxit PDF Security Suite es una solución económica que brinda protección de la política AD RMS de los documentos PDF y la activación selectiva de las prestaciones PDF, como el llenado de formularios y la edición de documentos. Dado que Foxit PDF Security Suite es una extensión de AD RMS, las organizaciones de TI aprovechan los beneficios de inmediato. Foxit PDF Security Suite: 1) No necesita implementar ni administrar una nueva solución 2) Aprovecha las plantillas de seguridad existentes 3) No necesita capacitación adicional para los administradores de TI 4) Transparente para los usuarios finales: siguen utilizando la misma solución que ya saben usar 5) Es muy económico. Entornos de Foxit PDF Security Suite Para las organizaciones que necesitan incluir la administración de derechos para archivos PDF, Foxit PDF Security Suite extiende Microsoft AD RMS para brindar protección de políticas a los documentos PDF en SharePoint, Exchange, y/o las soluciones de escritorio. Es posible leer estos documentos PDF protegidos con Foxit Reader que admite AD RMS. Aplicar políticas AD RMS para los documentos PDF en entornos SharePoint Las empresas comparten archivos de diversas formas. Una de las más comunes es con un servidor SharePoint con protección de un servidor AD RMS. En este entorno, se comparten los archivos de Microsoft Office en el servidor SharePoint y luego se encriptan y se protege la política al descargar a un cliente. Foxit PDF Security Suite RMS Protector extiende estas prestaciones AD RMS para incluir los documentos PDF. Foxit Reader con RMS aplica los archivos PDF protegidos de política AD RMS para operaciones tales como lectura, impresión, copia y anotación. Para las capacidades de edición de PDF, PhantomPDFBusiness ofrece la funcionalidad de edición además de las capacidades de Foxit Reader. 4

5 Aplicar políticas AD RMS para los documentos PDF en entornos Exchange Otra forma común por la que las empresas comparten los archivos es por correo electrónico. Un servidor de Exchange en un entorno AD RMS puede aplicar los servicios de administración de derechos a los archivos Microsoft Office que son adjuntados a los mensajes de correo electrónico. Tal como los entornos SharePoint, Foxit PDF Security Suite RMS Protector extiende estas funciones AD RMS en estos entornos para que incluyan los documentos PDF. Foxit Reader con AD RMS aplica los archivos PDF protegidos de política AD RMS para operaciones tales como lectura, impresión, copia y anotación. Para las capacidades de edición de PDF, PhantomPDFBusiness ofrece la funcionalidad de edición además de las capacidades de Foxit Reader. 5

6 Aplicar políticas AD RMS para los documentos PDF en entornos de escritorio Las empresas también comparten los archivos ubicados en sus sistemas de escritorio En estos entornos, la solución Foxit PhantomPDF Business implementada en cada sistema de escritorio de intercambio de archivos PDF, extiende estas capacidades AD RMS de forma de incluir los documentos PDF. PhantomPDF Business también se integra a la perfección en las soluciones de escritorio Microsoft Office Word, PowerPoint y Excel. Foxit Reader con AD RMS aplica los archivos PDF protegidos de política AD RMS para operaciones tales como lectura, impresión, copia y anotación. Para las capacidades de edición de PDF, PhantomPDFBusiness ofrece la funcionalidad de edición además, de las capacidades de Foxit Reader. 6

7 Componentes de Foxit PDF Security Suite Foxit PDF Secure RMS Protector Foxit PDF Secure RMS Protector se encuentra instalado en cualquier servidor SharePoint o Exchange que se comunica con un servidor AD RMS. Una vez instalada, esta aplicación extiende las funciones de Microsoft AD RMS a cualquier archivo PDF publicado en SharePoint Server o en el mensaje de correo de Exchange mediante la aplicación de plantillas de seguridad en RMS. Foxit PDF Secure RMS Protector se integra a la perfección en un flujo de trabajo SharePoint o Exchange para extender de forma automática y transparente la protección de la política AD RMS a cualquier documento PDF. Requisitos del sistema Microsoft Office SharePoint Server (MOSS 2007, 2010 y 2013) Microsoft Exchange Server 2010 y 2013 Windows Server 2003 (32 y 64 bits), Windows Server 2008 (32 y 64 bits), Windows Server 2012 (32 y 64 bits) 1GB de memoria, 10 MB de espacio libre en el disco Foxit PhantomPDF Business Foxit PhantomPDF Business extiende los beneficios del control de la utilización de AD RMS en los sistemas de escritorio/cliente a todos sus documentos PDF y le permite al autor controlar las funciones del documento dentro de cada PDF. También aplica la protección de la política AD RMS a las operaciones como impresión, copia, anotación, edición, reenvío y eliminación de archivos PDF, fuere que se los descarga de un servidor SharePoint o de otros sistemas de escritorio. Requisitos del sistema Sistemas operativos Microsoft Windows XP Home, Professional, o Tablet PC Edition con Service Pack 2 o 3 (32 y 64 bits). 7

8 Windows Vista Home Basic, Home Premium, Business, Ultimate, o Enterprise con o sin Service Pack 1 (32 y 64 bits). Windows 7 (32 y 64 bits) Hardware mínimo recomendado para mejor desempeño Procesador de 1,3 GHz o más rápido. 512 MB RAM (Recomendado: 1 GB RAM o más). 700 MB de espacio disponible en el disco duro. Resolución de pantalla 800x600 Foxit Reader Foxit Reader es un lector de PDF rápido, ligero y con gran cantidad de funciones que permite abrir, ver e imprimir cualquier archivo PDF. A diferencia de otros lectores de PDF gratuitos, Foxit Reader incluye también funciones de colaboración fáciles de usar como la capacidad de agregar anotaciones, llenar formularios y agregar texto a los documentos PDF. También aplica la protección de la política AD RMS a las operaciones como impresión, copia, anotación, edición, reenvío y eliminación de archivos PDF, fuere que se los descarga de un servidor SharePoint, se los adjunta a un mensaje de correo electrónico o se ubican en otros sistemas de escritorios. Foxit Reader es el lector de PDF preferido de Microsoft para AD RMS, SharePoint 2013, y SharePoint Online en entornos Office 365. Requisitos del sistema Sistemas operativos Microsoft Windows XP Home, Professional, o Tablet PC Edition con Service Pack 2 o 3 (32 y 64 bits). Windows Vista Home Basic, Home Premium, Business, Ultimate, o Enterprise con o sin Service Pack 1 (32 y 64 bits). Windows 7 (32 y 64 bits). 8

9 PDF Security Suite en entornos SharePoint Implementar archivos protegidos AD RMS en entornos SharePoint es muy fácil y coherente con la implementación de archivos protegidos Microsoft Office. Implementación del administrador de TI Los administradores de TI deben seguir estos pasos sencillos para la implementación inicial: 1. En la administración central de SharePoint, inserte la dirección URL correcta del servidor Microsoft AD RMS para establecer una conexión. 9

10 2. En el centro de documentos de SharePoint, configure la biblioteca de documentos para activar el servicio Microsoft AD RMS (también denominado IRM). La biblioteca de documentos contiene los archivos PDF que necesitan protección. 3. En la página de permisos del centro de documentos, configure los permisos grupales y de usuarios para la biblioteca de documentos con servicios IRM. 10

11 Autoría del proceso de protección en SharePoint Los autores de los documentos PDF deben seguir estos pasos sencillos para distribuir los documentos PDF confidenciales en SharePoint: 1. Los autores de los documentos crean documentos PDF en sus sistemas de escritorio. 2. Luego, suben los documentos a la biblioteca de documentos activada para el servicio IRM. 11

12 Acceso a los documentos PDF protegidos en entornos SharePoint Quienes necesitan acceder a los documentos PDF protegidos pueden seguir estos pasos sencillos: 1. Inicie sesión en el entorno SharePoint, desplácese a la biblioteca de documentos, y haga clic en el archivo para abrir o descargar el archivo PDF. La aplicación cliente Foxit (Foxit Reader o Foxit PhantomPDF) llama al cliente AD RMS, que se comunica con el servidor RMS, que valida el usuario y emite una "licencia de usuario". 12

13 2. Luego, la aplicación de cliente Foxit procesa el archivo y aplica los derechos asignados. 13

14 PDF Security Suite en entornos Exchange Implementar archivos protegidos AD RMS en entornos Exchange es muy fácil y coherente con la implementación de archivos protegidos Microsoft Office. 14

15 Implementación del administrador de TI Los administradores de TI deben seguir estos pasos sencillos para la implementación inicial: 1. Configure el entorno Exchange Server con la dirección URL correcta de Microsoft AD RMS para configurar la conexión. 2. Configure las reglas de seguridad del correo electrónico con el servicio Microsoft AD RMS (también llamado IRM) activado. 15

16 3. Determine "palabras clave" (son disparadores para que AD RMS proteja los archivos), usuarios y permisos grupales para el correo electrónico/los adjuntos con las funciones IRM de Exchange Server. 16

17 Proceso de protección de autor en entornos Exchange Tras la creación del PDF, los autores del documento deben adjuntar el documento PDF confidencial a un mensaje de correo electrónico de Outlook para su distribución. Acceso a los documentos PDF protegidos en entornos Exchange Quienes necesitan acceder a los documentos PDF protegidos pueden seguir estos pasos sencillos: 1. Una vez que el destinatario intenta abrir los documentos PDF confidenciales por correo electrónico, la aplicación Foxit llama al cliente AD RMS, que se comunica con el servidor RMS, que valida el usuario y emite una "licencia de usuario". 2. Luego, la aplicación de cliente Foxit procesa el archivo y aplica los derechos asignados. PDF Security Suite en entornos de escritorio Proceso de protección de autor en entornos de escritorio Para proteger los archivos en los entornos de escritorio, los autores de los PDF deben seguir estos pasos sencillos: 1. Los autores de documentos en PDF confidenciales utilizan la función de encriptación de Foxit PhantomPDF Business s RMS (en la sección de protección) para proteger el documento. 17

18 2. Una vez terminado el encriptado, los autores pueden distribuir los archivos PDF por correo electrónico, USB, etc. Acceso a los documentos PDF protegidos en entornos de escritorio Quienes necesitan acceder a los documentos PDF protegidos pueden seguir estos pasos sencillos: 1. Una vez que el destinatario recibe los documentos PDF, la aplicación Foxit llama al cliente AD RMS, que se comunica con el servidor RMS, que valida el usuario y emite una "licencia de usuario". 2. Luego, la aplicación de cliente Foxit procesa el archivo y aplica los derechos asignados. 18

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20 Herramienta de protección RMS PDF La herramienta de protección RMS PDF encripta y protege los archivos PDF con permisos y configuraciones de autorización mediante interfaces programáticas para evitar que los usuarios no autorizados impriman, editen y copien la información confidencial en entornos de Microsoft Active Directory Rights Management Services (AD RMS). Las interfaces programáticas brindan Command Line Interfaces (CLI) para que los administradores de TI las ejecuten en secuencias o a pedido e interfaces de programación C para que los desarrolladores las incluyan en las aplicaciones existentes. Entre las funciones clave de la herramienta de protección RMS PDF están las siguientes: 1. Protección programática (encriptado) y desprotección (desencriptado) de archivos PDF con políticas de derechos RMS especificadas. Protege los detalles de la implementación y permite al usuario proteger y desproteger los archivos PDF de forma programática mediante algunas interfaces sencillas. 2. Protección y desprotección por lotes de archivos PDF. Permite la protección y desprotección de archivos por lotes, a pedido y basada en eventos. 3. Recuperación de plantillas de políticas de derechos a partir de servidores RMS en tiempo real. 4. Aplicación de marcas de agua dinámicas de seguridad. Estas marcas muestran automáticamente la información de la identidad del lector en los archivos PDF protegidos en caso de que los usuarios copien la información confidencial usando capturas de pantalla, cámaras, cámaras de teléfonos móviles, captura de video u otros métodos similares. 5. Generación de archivos de registro de actividades que mantienen un historial de los archivos protegidos/desprotegidos y cuándo se protegen/desprotegen. 6. Integración inmediata con la infraestructura de clasificación de archivos (FCI). 7. El diseño coherente con Microsoft AD RMS Bulk Protection Tool y AD RMS SDK 2.1 brinda una experiencia de usuario acorde para proteger los documentos PDF en un flujo de trabajo similar a la protección de los documentos de Microsoft Office. Aplica una configuración uniforme de seguridad y permisos en todos los formatos de archivo de documentos. 20

21 8. Es compatible con cualquier entorno de depósito de archivos o de intercambio de archivos, para proteger y desproteger archivos. Conclusión Optimizar el valor de las inversiones existentes en infraestructura de TI a través de la ampliación de los servicios AD RMS a los documentos PDF representa un beneficio enorme para los profesionales de TI. Foxit PDF Security Suite ofrece una integración óptima con AD RMS en entornos SharePoint, Exchange, y de escritorio. Esta solución se instala e implementa fácilmente en toda la empresa. Foxit Reader está disponible para descarga, lo que garantiza un mantenimiento simple. Para las organizaciones que utilizan AD RMS para su solución de administración de los derechos digitales, Foxit PDF Security Suite es la solución obvia para proteger los documentos PDF confidenciales, ya que: 1) No es necesario implementar ni administrar una nueva solución 2) Aprovecha las plantillas de seguridad existentes 3) No se necesita capacitación adicional para los administradores de TI 4) Transparente para los usuarios finales: siguen utilizando la misma solución que ya saben usar 5) Es extremadamente rentable Para comprobar por símismo de qué forma Foxit PDF Security Suite puede ampliar a la perfección AD RMS a los archivos PDF, pruébelo gratiso por 30 días. Para ello, puede descargarlo haciendo clic aquí. 21

22 Póngase en contacto con nosotros Comuníquese con nosotros si necesita información o asistencia sobre nuestros productos. Estamos siempre listos para ayudar. Oficina Principal: Foxit Software Incorporated Christy Street. Suite 201 Fremont CA USA Domicilio postal: Foxit Software Incorporated Christy Street. Suite 201 Fremont CA USA Ventas: (24/7) Soporte: MYFOXIT o (24/7) Fax: Sitio web: Correo electrónico: Ventas e información: Servicio de marketing: Soporte técnico: Preguntas sobre el sitio web: 22

23 Copyright 2015 Foxit Software Incorporated. Reservados todos los derechos. Está prohibido reproducir, transferir, distribuir y almacenar en ningún formato cualquier parte del presente documento sin la autorización previa y otorgada por escrito por Foxit. Anti-Grain Geometry -Version 2.3 Copyright (C) Maxim Shemanarev (http://www.antigrain.com). Se otorga la autorización de copiar, usar, modificar, vender y distribuir este software con la condición de que el aviso de copyright aparezca en todas las copias. El software se entrega "como está", sin garantía expresa ni tácita, y sin pretensión de adecuación para cualquier fin. 23

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