PROCEDIMIENTO ASIGNACION TARJETA TRANSITORIA ACADÉMICOS - ADMINISTRATIVOS NUEVOS

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO ASIGNACION TARJETA TRANSITORIA ACADÉMICOS - ADMINISTRATIVOS NUEVOS RESUMEN EJECUTIVO En este documento se definen y detallan todos los procedimientos de gestión y entrega de las TUC transitorias, tanto para los académicos como para los administrativos que se incorporan por primera vez a la Pontificia Universidad Católica de Chile. Quedan especificados los protocolos de cada unidad para la gestión de las tarjetas transitorias de sus respectivos integrantes. ÍNDICE DE CONTENIDOS P O N T I F I C I A U N I V E R S I D A D C A T Ó L I C A D E C H I L E 1

2 ANTECEDENTES DEL PROCESO ANTECEDENTES Las tarjetas transitorias entregadas a los académicos y administrativos que recién se incorporan a la UC tienen como objetivo principal la acreditación e identificación dentro de la universidad. La TUC permitirá el acceso a una serie de servicios, tales como el sistema de bibliotecas, control de acceso a lugares restringidos y control de asistencia. La identificación temporal, entregada mientras se genera la TUC personal, es otorgada por las propias unidades a sus respectivos administrativos y académicos, teniendo una cantidad finita de identificaciones. PROCEDIMIENTO TARJETA TRANSITORIA PARA ACADEMICOS Y/O ADMINISTRATIVOS Para la gestión de las tarjetas transitorias se entregarán a cada unidad o facultad un stock de tarjetas para su administración y asignación a los respectivos departamentos que necesiten las identificaciones transitorias. Las tarjetas transitorias no tendrán los servicios de la universidad activos hasta ser asignadas por la unidad a su usuario definitivo, así como tampoco tendrán acceso a todos los servicios de la universidad. P O N T I F I C I A U N I V E R S I D A D C A T Ó L I C A D E C H I L E 2

3 SERVICIOS ASOCIADOS Los servicios asociados a la tarjeta transitoria son los siguientes: SERVICIO IDENTIFICACIÓN ACCESO BIBLIOTECA ACCESOS SALAS CRISOL DESCRIPCIÓN La tarjeta transitoria permite la identificación temporal del académico o administrativo como miembro activo de la Pontificia Universidad Católica de Chile. Permite el control de acceso a las salas de biblioteca, el acceso a préstamos de libros y a todo el material disponible en las bibliotecas. Permite el acceso a las Salas Crisol. P O N T I F I C I A U N I V E R S I D A D C A T Ó L I C A D E C H I L E 3

4 SERVICIOS COMPLEMENTARIOS La TUC permite una serie de servicios opcionales que podrán ser activados si el usuario así lo desea. Los servicios complementarios son los siguientes: SERVICIO ABONO DE ESTACIONAMIENTOS CONTROL DE ACCESO A ÁREAS SUPERVISADAS DE LA UNIVERSIDAD CONTROL DE ASISTENCIA DESCRIPCIÓN La TUC permitirá el abono a los estacionamientos pagados dentro del campus San Joaquín. Permitirá el acceso a lugares específicos dentro de la UC que necesiten mayor seguridad. La nueva identificación permite a los administrativos marcar su asistencia a la entrada y a la salida de su Trabajo. P O N T I F I C I A U N I V E R S I D A D C A T Ó L I C A D E C H I L E 4

5 PROCEDIMIENTO ASIGNACIÓN DE TARJETA TRANSITORIA PARA ACADÉMICOS Y ADMINISTRATIVOS NUEVOS El procedimiento se describe en el siguiente diagrama: ACADEMICO / ADMINISTRATIVO UNIDAD DEPARTAMENTO DE PERSONAL ADMINISTRACION TARJETA UC Entregar Personales Revisar Informar Recepcionar Asignar Tarjeta Transitoria Activar Servicios Registra asignación de Tarjeta Transitoria Entregar de Tarjeta Transitoria P O N T I F I C I A U N I V E R S I D A D C A T Ó L I C A D E C H I L E 5

6 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO La descripción del diagrama presentado anteriormente se resume en lo siguiente: Entregar Personales Entregar Personales El académico o administrativo entrega a su unidad toda la información personal requerida para la realización de su contrato de trabajo Revisar Revisar La unidad correspondiente revisa los antecedentes requeridos, verifica que estén completos y aprueba o rechaza dichos antecedentes. Informar Informar antecedentes Las unidades informan y entregan al departamento de personal los antecedentes del nuevo académico o administrativo. Recepcionar antecedentes El departamento de personal recepciona la información enviada por las unidades y registra la información en la BDC. P O N T I F I C I A U N I V E R S I D A D C A T Ó L I C A D E C H I L E 6

7 Asignar Tarjeta Transitoria Asignar Tarjeta Transitoria Las unidades asignan una tarjeta transitoria al académico o administrativo que se está incorporando a la universidad, registrando en la Base de Datos los datos del funcionario responsable de la Tarjeta Transitoria. Activar Servicios Activar Servicios Las unidades activan los servicios de la tarjeta transitoria que se le asigna al académico o administrativo, de acuerdo al rol que éste valla a desempeñar en la universidad. Registra asignación de Tarjeta Transitoria Registra asignación de Tarjeta Transitoria La administración de la TUC registra en las Bases de Datos correspondientes la información correspondiente a la asignación de la Tarjeta Transitoria al académico y/o al administrativo. Entregar Tarjeta Transitoria Las unidades realizan la entrega física de la tarjeta transitoria al académico o administrativo, indicándole su uso y beneficios. P O N T I F I C I A U N I V E R S I D A D C A T Ó L I C A D E C H I L E 7