EL ANFITRIÓN PROTOCOLO 1. EL PROTOCOLO DE ANFITRIÓN 2. LA ORDENACIÓN DE LOS INVITADOS 3. LA RECEPCIÓN DE INVITADOS 4. OTRAS TAREAS DEL ANFITRIÓN

Transcripción

1 EL ANFITRIÓN 1. EL PROTOCOLO DE ANFITRIÓN 2. LA ORDENACIÓN DE LOS INVITADOS 3. LA RECEPCIÓN DE INVITADOS 4. OTRAS TAREAS DEL ANFITRIÓN Junto al invitado de honor, el anfitrión es una de las figuras clave en protocolo. Ocupa un lugar específico en los actos que organiza (preside o inmediatamente al lado del que preside), recibe a todos los invitados, facilita las presentaciones entre los invitados que no se conocen, se ocupa de todo el operativo de la organización, envía las invitaciones y dispone el protocolo general de los asistentes en un acto. Debe saber desenvolverse en los actos, procurando integrar a todos los invitados y evitando al mismo tiempo ser excesivamente el centro del acto.

2 EL PROTOCOLO DEL ANFITRIÓN El anfitrión, aquella persona que organiza, convoca e invita en un acto, preside los acontecimientos o eventos que organiza, sean de la clase que sean. Así lo disponen las costumbres y las tradiciones, y así lo eleva a rango de norma para los actos oficiales el Real Decreto 2099/83 sobre Precedencias generales del Estado. El artículo 4 de esta disposición señala textualmente: Los actos serán presididos por la autoridad que los organice. En caso de que dicha autoridad no ostentase la presidencia, ocupará lugar inmediato en la misma. Esta frase no deja lugar a dudas sobre el protocolo del anfitrión. Preside los actos y cuando cede la presidencia en honor de una autoridad o de un invitado de honor debe situarse junto a ella o él. De acuerdo con la costumbre, a su izquierda en el caso de presidencias en alternancia o a continuación en presidencias lineales. Actualmente, muchos jefes de protocolo empujados por una falta de comprensión por parte de sus respectivos jefes con respecto a esta costumbre de situar al invitado de honor a la derecha del anfitrión optan por situar a éste en el siguiente puesto (número 2) con independencia del tipo de presidencia que se adopte (alternancia, lineal, mixta). Argumentan al respecto que sólo se cede una vez la presidencia y, por lo tanto, sólo se cede un sitio, por lo que necesariamente se van al puesto número 2 (y no al 3 como obligaría en la presidencia de alternancia la costumbre). Igualmente, muchos jefes de protocolo consideran erróneo que el anfitrión deba ceder obligatoriamente o hacerlo voluntariamente, y que sólo se ceda una vez. Estas afirmaciones no son correctas, pues ni existen costumbres al respecto ni la normativa oficial dice nada sobre el asunto. Por definición, la cesión es un hecho voluntario. Nadie puede obligar a un anfitrión a ceder su puesto de presidencia. Otra cuestión es que la lógica haga aconsejable tal hecho (por

3 ejemplo el presidente de una empresa cuando acude el ministro de Industria o el decano de la Facultad cuando invita a un Premio Nobel). Un Jefe de Estado preside siempre los actos en su territorio, pues se considera que en su país es como si estuviera en su propia casa, pese a que en España no existe una sólo disposición que establezca esta cuestión. Por definición, y por la costumbre internacional y el protocolo comparado, tal hecho también se extiende a los jefes de Estado extranjeros. Por extensión y por lógica se interpreta lo mismo para los presidentes de las comunidades autónomas en su región y para los alcaldes en su municipio, ello sin perjuicio de que en razón de la asistencia de autoridades de mayor rango sean éstas las que ocupen la presidencia. Por lo tanto en estos casos, u otros similares, más que una cesión obligada estaríamos ante una cortesía obligada en lo moral y en la costumbre. Como también parece obligado en lo moral que si en un acto privado invitamos a una autoridad de realce le ofrezcamos un tratamiento especial que seguramente lleve parejo la cesión de la presidencia. También es erróneo pensar que sólo se puede ceder una vez la presidencia. Al margen de que las disposiciones oficiales nada dicen al respecto, parece lógico pensar que el anfitrión en su propia casa podrá sentarse o situarse donde estime más conveniente para la consecución de sus objetivos. Sin embargo, es costumbre (y parece de sentido común) que el anfitrión se ubique junto al invitado de honor o la principal autoridad, a los efectos de poder atenderle de forma continua. Sin embargo, en virtud al rango de los invitados, en ocasiones parece de sentido común ceder varios puestos, como puede darse el caso de que acudiera la Familia Real al completo, varios jefes de Estado, etc.

4 LA ORDENACIÓN DE LOS INVITADOS Es misión importante del anfitrión determinar el protocolo de los invitados que asistan a su acto. Así lo dispone para los eventos oficiales de carácter especial el Real Decreto de Precedencias vigente en España, que en su artículo 6 lo especifica claramente: La precedencia en los actos oficiales de carácter especial se determinará por quien los organice, de acuerdo con su normativa específica, sus costumbres y tradiciones y, en su caso, con los criterios establecidos por el presente Ordenamiento. Quedan fuera de esta responsabilidad los actos oficiales de carácter general, por cuanto que la ordenación de las autoridades asistentes a los mismos debe de hacerse cumpliendo exquisitamente los criterios establecidos en la citada norma. Así lo dispone el artículo 4, que no deja dudas para los actos oficiales de carácter general organizados por la Corona, el Gobierno o la Administración del Estado, cuya precedencia se ajustará a las prescripciones del presente Ordenamiento. Sin embargo, para los actos oficiales de carácter general organizados por las comunidades autónomas o por la administración local, el anfitrión tiene una importante labor, principalmente de interpretación de costumbres y de aplicación de sus propias normativas, pues en estos casos, tal y como dispone el artículo 5 (apartado 2): la precedencia se determinará prelativamente, de acuerdo con lo dispuesto en el presente Ordenamiento, por su normativa propia y, en su caso, por la tradición o costumbre inveterada del lugar. En ningún caso podrá alterarse el orden establecido para las instituciones del Estado señaladas en el presente Ordenamiento. No obstante, se respetará la tradición inveterada del lugar cuando, en relación con determinados actos oficiales, hubiera asignación o reserva a favor de determinados entes o personalidades.

5 Como puede verse, esta disposición deja una amplísima responsabilidad en los actos oficiales de carácter general a los organizadores en una comunidad autónoma o en la administración local, pues ha de conjugar perfectamente las normativas (nacional y propia) y las costumbres típicas del lugar, cuestión que en ocasiones resulta compleja. Para evitar problemas de interpretaciones, el anfitrión puede dirigirse a Protocolo del Estado (actualmente adscrito al Departamento de Protocolo de la Presidencia del Gobierno), responsable de aplicar las normas del presente Ordenamiento general de precedencias. En los actos no oficiales, el anfitrión dispone a los invitados de acuerdo a sus propios criterios y en virtud al tipo de acto y filosofía, procurando siempre no vulnerar el orden entre las autoridades establecido en aquel decreto o en las normativas a tal efecto dispuestas por otras instituciones regionales o locales. LA RECEPCIÓN DE LOS INVITADOS Una misión fundamental del anfitrión es recibir a sus invitados. En protocolo hay una máxima: todo invitado ha de ser recibido. En unos casos será la máxima autoridad o jerarquía de la institución anfitriona o del departamento anfitrión, y en otros un representante de aquél. Ello dependerá del rango del invitado y del tratamiento o cortesía que se desee conceder. En los actos y las visitas oficiales se procura buscar un cierto equilibrio jerárquico entre la persona que recibe y la que llega, no siendo conveniente que la que reciba sea de muy superior rango con respecto al invitado. En este caso, es costumbre que el anfitrión designe a una persona (su jefe de gabinete, un director de servicio, el jefe de protocolo, la secretaria, etc.) para que la reciba en su nombre y reservarse el propio anfitrión para cumplimentar a su llegada a los de mayor rango (autoridades o invitados especiales). Es costumbre, igualmente, que el anfitrión presente a sus colaboradores inmediatos, a los patrocinadores del evento que se celebra y a los principales representantes de las

6 instituciones o entidades privadas que asistan al acto. En un recibimiento a una autoridad, éste se ajusta a un determinado ceremonial que pasa por la disposición de las líneas de saludo. El anfitrión se sitúa el primero y, a continuación, a los restantes miembros de su equipo (los concejales en el caso de un alcalde, los consejeros en el caso de un presidente de comunidad, o los miembros del consejo de administración en el caso del presidente de una empresa). Este saludo se efectúa, generalmente, en la puerta de la calle o el vestíbulo de acceso al edificio donde se celebre el acto. En estas salutaciones oficiales a las altas autoridades, previa a la bienvenida por parte del anfitrión, suele haber un recibimiento de las primeras autoridades (salvo que ya hubieran saludado en otro lugar, como en el aeropuerto o en un acto anterior), por lo que se establecen dos líneas de saludo: la oficial (autoridades que han de cumplimentar en razón a su cargo), que se efectúa en el exterior del edificio, y la de los anfitriones (en el edificio o también en el exterior pero próximos a la puerta de acceso y a continuación de aquella primera línea de saludo). OTRAS TAREAS DEL ANFITRIÓN Son muchas las tareas o misiones que tiene un anfitrión en un acto. Todas ellas pasan por el cumplimiento de los objetivos que se proponen, el trato amable a los invitados, la constante atención a los mismos, el cumplimiento del programa previsto, el respeto hacia los invitados y sus circunstancias, la integración de todos y facilitar las relaciones públicas y el conocimiento entre todos los asistentes. A la hora de los discursos, el anfitrión es el primero en dirigir la palabra, a los efectos de agradecer la asistencia, explicar los motivos del acto, presentar a los demás invitados o, al menos, a quienes le acompañan en la presidencia. En este caso, el invitado de honor es quien cierra los discursos. Si el anfitrión es al mismo tiempo la máxima autoridad, un representante del propio anfitrión será el primero en intervenir (el caso de un concejal con respecto a su alcalde) y cerrará el anfitrión, quien en todo momento va concediendo o anunciando las

7 intervenciones de acuerdo al orden del día que previamente se ha elaborado. Si se trata de una comida, el brindis lo efectuará el anfitrión, al que puede responder el invitado de honor. El anfitrión es quien marca el inicio del acto y quien, igualmente, señala el final del mismo, procurando que no se retrase en exceso y que tampoco se prolongue más allá de lo lógico, pues el tiempo es oro para todos. Especialmente en una comida, el tiempo ha de calibrarse muy bien y hay que saber terminarla a tiempo, pues no todo el mundo puede sentirse cómodo y a gusto. El anfitrión, al igual que recibe, despide, y en el mismo sitio o lugar. Envía las invitaciones a los actos y se ocupa personalmente (con la colaboración de su equipo) de todos los detalles de los actos. En aquellos eventos de cierta complejidad, parece conveniente sugerir al anfitrión que estudie detalladamente el programa y los anexos, y que junto a su jefe de protocolo recorra previamente el lugar y estudie su actuación. El mejor anfitrión es aquél que sabe moverse sólo y muestra continuamente un gran dominio de la situación.