Manual de Organización y Funciones

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1 AGENCIA NACIONAL DE EVALUACIÓN Y ACREDITACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR (ANEAES) Manual de Organización y Funciones

2 ÍNDICE 1 I. PRESENTACIÓN... 3 II. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL... 4 III. ATRIBUCIONES DE LA AGENCIA... 7 IV. FUNCIONES DE LA AGENCIA... 7 V. DEBERES Y ATRIBUCIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO... 8 VI. FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL CONSEJO DIRECTIVO... 9 VII. FUNCIONES DEL COMITÉ DE PARES EVALUADORES... 9 VIII.... FUNCIONES DEL COORDINADOR DEL COMITÉ DE PARES EVALUADORES 10 IX. FUNCIONES DE LAS DIRECCIONES, SECRETARÍAS, DEPARTAMENTOS Y UNIDADES DEPENDIENTES DE LA PRESIDENCIA DENOMINACIÓN: Secretaría General DENOMINACIÓN: Unidad de Mesa de Entrada DENOMINACIÓN: Unidad de Análisis Documental DENOMINACIÓN: Unidad de Archivo Documental DENOMINACIÓN: Unidad de Ceremonial y Protocolo DENOMINACIÓN: Secretaría Privada DENOMINACIÓN: Departamento de Auditoría Interna DENOMINACIÓN: Departamento de Gabinete Técnico DENOMINACIÓN: Departamento de Comunicación Social DENOMINACIÓN: Departamento de Planificación DENOMINACIÓN: Departamento de Desarrollo del Talento DENOMINACIÓN: Departamento de Asesoría Jurídica DENOMINACIÓN: Gerencia de Proyectos DENOMINACIÓN: Dirección Ejecutiva DENOMINACIÓN: Secretaría Ejecutiva DENOMINACIÓN: Departamento de enlaces Interinstitucionales DENOMINACIÓN: Dirección General de Administración y Finanzas DENOMINACIÓN: Secretaría de la Dirección General DENOMINACIÓN: Unidad Operativa de Contrataciones DENOMINACIÓN: Unidad de Gestión Administrativa Financiera DENOMINACIÓN: Dirección Administrativa DENOMINACIÓN: Secretaría de Dirección DENOMINACIÓN: Departamento de Suministros DENOMINACIÓN: Departamento de Bienes Patrimoniales DENOMINACIÓN: Departamento de Servicios Generales... 44

3 26. DENOMINACIÓN: Departamento de Tecnología de la Información y Comunicación DENOMINACIÓN: Dirección Financiera DENOMINACIÓN: Secretaría de Dirección DENOMINACIÓN: Departamento de Presupuesto DENOMINACIÓN: Departamento de Contabilidad DENOMINACIÓN: Departamento de Tesorería DENOMINACIÓN: Departamento de Rendición de Cuentas DENOMINACIÓN: Dirección General Técnica Académica DENOMINACIÓN: Secretaría de la Dirección General DENOMINACIÓN: Dirección de Evaluación DENOMINACIÓN: Secretaría de Dirección DENOMINACIÓN: Departamento de Evaluación Institucional DENOMINACIÓN: Departamento de Evaluaciones de Sistemas DENOMINACIÓN: Departamento de Gestión y Formación de Pares Evaluadores DENOMINACIÓN: Dirección de Acreditación DENOMINACIÓN: Secretaría de la Dirección de Acreditación DENOMINACIÓN: Departamento de Acreditación de Carreras de Grado DENOMINACIÓN: Departamento de Acreditación de Carreras de Postgrado. 70 2

4 I. PRESENTACIÓN 3 El propósito fundamental de este manual es orientar a los funcionarios permanentes, comisionados y contratados que integran la Agencia, sobre los distintos aspectos que circunscriben las funciones inherentes a la entidad y las atribuidas a cada uno de ellos para la consecución de los objetivos misionales y estratégicos. Si bien la estructura organizativa establece, entre otras cuestiones, las áreas en que se divide la responsabilidad al interior de la organización, representa asimismo, la autoridad de estas áreas sobre el uso de recursos y también sobre la gestión de otras áreas, así como las relaciones de coordinación y articulación entre las mismas. La descripción sistematizada y precisa de estos aspectos requiere de la aplicación de métodos adecuados que incluyen el establecimiento de los perfiles de los puestos de trabajo, entre otros aspectos. Los usuarios de estas importantes informaciones son todos aquellos que tengan responsabilidades de gestión, así como quienes tengan a su cargo las acciones de mejora organizacional. Este documento puede utilizarse en cada unidad de gestión individualmente, considerando la relación de la misma con el ámbito institucional del que forma parte con una visión micro de la estructura. Cuando se inserta el despliegue organizacional de más de una unidad de gestión, las configuraciones pueden ser consolidadas en ámbitos mayores, hasta obtener la descripción integral de la organización, que se refleja en el manual de organización y funciones. Asimismo, este documento constituirá un instrumento válido para la evaluación de desempeño de los servidores públicos que conforman la Agencia. El cumplimiento de las funciones establecidas, por parte de todos los integrantes de la Agencia, contribuirá al mejor desarrollo de la gestión y el funcionamiento organizacional hacia el logro de los objetivos institucionales.

5 II. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 4

6 1. CONSEJO DIRECTIVO PRESIDENCIA 1.1.a. Secretaría General 1.1.a.1. Unidad de Mesa de Entrada 1.1.a.2. Unidad de Análisis Documental 1.1.a.3. Unidad de Archivo Documental 1.1.a.4. Unidad de Ceremonial y Protocolo 1.1.a.5. Secretaría Privada 1.1.b. Departamento de Auditoría Interna 1.1.c. Departamento de Gabinete Técnico 1.1.d. Departamento de Comunicación Social 1.1.e. Departamento de Planificación 1.1.f. Departamento de Desarrollo del Talento 1.1.g. Departamento de Asesoría Jurídica 1.1.h. Gerencia de Proyectos DIRECCIÓN EJECUTIVA a. Secretaría de la Dirección b. Departamento de Enlaces Interinstitucionales DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS a. Secretaría de la Dirección General b. Unidad Operativa de Contrataciones c. Unidad de Gestión Administrativa Financiera Dirección Administrativa Secretaría de la Dirección Departamento de Suministros Departamento de Bienes Patrimoniales Departamento de Servicios Generales

7 Departamento de Tecnología de la Información y Comunicación Dirección Financiera Secretaría de la Dirección Departamento de Presupuesto Departamento de Contabilidad Departamento de Tesorería Departamento de Rendición de Cuentas DIRECCIÓN GENERAL TÉCNICA ACADÉMICA a. Secretaría de la Dirección General Dirección de Evaluación Secretaría de la Dirección Departamento de Evaluación Institucional Departamento de Evaluaciones de Sistemas Departamento de Gestión y Formación de Pares Evaluadores Dirección de Acreditación Secretaría de la Dirección Departamento de Acreditación de Carreras de Grado Departamento de Acreditación de Carreras de Postgrado

8 III. ATRIBUCIONES DE LA AGENCIA 7 Según lo dispuesto en el Art. 82 de la Ley 4995/2013, la Agencia Nacional de Evaluación y Acreditación de la Educación Superior (ANEAES), es el organismo técnico encargado de evaluar y acreditar la calidad académica de las instituciones de educación Superior. Posee autonomía académica, administrativa y financiera. Debe cumplir con las tareas específicas de verificar y certificar sistemáticamente la calidad de las instituciones de educación superior, sus filiales, programas y las carreras que ofrecen, y elevar el informe al Consejo Nacional de Educación Superior para su tratamiento conforme a esta ley. La Agencia tendrá a su cargo la acreditación de las carreras de las universidades e institutos superiores. La acreditación de las carreras es un requisito indispensable para acceder a fondos públicos y becas del Estado, así como para acceder a concursos, licitaciones y prestaciones de servicios al Estado. La acreditación de programas será necesaria para el reconocimiento oficial de las carreras reguladas por el Estado. La Agencia se regirá en su organización y funcionamiento por su ley de creación, sus reglamentos y lo prescripto en esta ley. IV. FUNCIONES DE LA AGENCIA El artículo 4º de la Ley Nº 2072/03, establece como funciones de la Agencia: a. Realizar las evaluaciones externas de la calidad académica de instituciones de educación superior; b. Producir informes técnicos sobre proyectos académicos de habilitación de carreras e instituciones, a solicitud de la instancia competente de la educación superior; c. Servir de órgano consultivo en materia de evaluación y acreditación relativa a la educación superior;

9 d. Servir como órgano consultivo a solicitud de instituciones u organismos interesados en materias relacionadas con la presente ley y en los términos de su competencia; e. Acreditar la calidad académica de las carreras y programas de postgrado que hubiesen sido objeto de evaluaciones externas por la misma Agencia; f. Dar difusión pública oportuna sobre las carreras acreditadas; y, g. Vincularse a organismos nacionales o extranjeros en materia de cooperación financiera o técnica. 8 V. DEBERES Y ATRIBUCIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO El artículo 5º de la Ley Nº 2072/03, dispone como deberes y atribuciones del Consejo Directivo: a. Establecer los procedimientos para la evaluación y la acreditación; b. Realizar la evaluación externa de la calidad de las instituciones de educación superior, determinando en cada caso si reúnen los niveles mínimos aceptables; c. Responsabilizarse del dictamen técnico sobre los proyectos académicos de nuevas carreras e instituciones a solicitud de la instancia competente; d. Recibir los resultados de las autoevaluaciones que se realicen en instituciones de educación superior y someterlas a análisis crítico; e. Considerar las solicitudes y decidir la acreditación de carreras de grado universitario y de cursos de postgrado; f. Brindar información pública sobre carreras de grado universitarios y cursos de postgrado acreditados; g. Establecer su reglamento interno; h. De acuerdo con la Ley de Presupuesto General de la Nación, designar al personal técnico y administrativo de la Agencia, por concurso de títulos, méritos y aptitudes y removerlos de acuerdo a las normas jurídicas pertinentes; i. De acuerdo con la Ley de Presupuesto General de la Nación, administrar los recursos asignados a la Agencia; j. Preparar el presupuesto anual de gastos y recursos de la Agencia y elevarlo a la instancia correspondiente;

10 k. Conformar el Registro Nacional de Pares Evaluadores por áreas disciplinarias o profesiones; l. Conformar los Comités de Pares Evaluadores por áreas disciplinarias o profesiones; m. Solicitar la ejecución de acciones o la prestación de servicios necesarios para el mejor cumplimiento de las funciones de la Agencia; n. Verificar periódicamente el desarrollo de los proyectos institucionales, a solicitud de la instancia competente de la educación superior y de conformidad al procedimiento establecido en esta ley; o. Establecer tarifas para la realización de procesos de evaluación externa, de acreditación y de elaboración de informes técnicos en los casos en que fueran requeridos por personas físicas o jurídicas; y, p. Los demás establecidos en esta ley. 9 VI. FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL CONSEJO DIRECTIVO Conforme al artículo 9º de la Ley 2072/03, son funciones del Presidente del Consejo Directivo: a. Representar a la Agencia. b. Suscribir la documentación que expida la Agencia. c. Convocar las sesiones del Consejo Directivo. d. Presidir y dirigir las sesiones del Consejo Directivo. e. Dirigir la administración de la Agencia, el Registro Nacional de Pares Evaluadores, al personal permanente y al contratado. f. Organizar y mantener el Registro Nacional de Pares Evaluadores. g. Supervisar y coordinar las actividades de los Pares Evaluadores. VII. FUNCIONES DEL COMITÉ DE PARES EVALUADORES El Comité de Pares Evaluadores debe realizar la evaluación externa a través del cumplimiento de las siguientes funciones:

11 a. Analizar el informe institucional, de autoevaluación y otros antecedentes documentales presentados por la institución de educación superior. 10 b. Coordinar la visita de evaluación externa con el representante del área técnica de la Agencia. c. Realizar la visita de evaluación externa. d. Realizar la entrega de informes en lo que se emita un pronunciamiento acerca del cumplimiento de los criterios de calidad, al representante del área técnica de la Agencia. e. Brindar las aclaraciones pertinentes que le sean solicitadas por el Consejo Directivo de la Agencia. VIII. FUNCIONES DEL COORDINADOR DEL COMITÉ DE PARES EVALUADORES La Agencia designa a uno de los integrantes del Comité de Pares Evaluadores como coordinador, quien deberá además cumplir con las siguientes funciones: a. Coordinar el trabajo del Comité de Pares Evaluadores. b. Representar al Comité de Pares en las instancias formales de la visita. c. Propiciar la participación de todos los miembros, quienes deben arribar a los consensos necesarios para la redacción del informe escrito.

12 IX. FUNCIONES DE LAS DIRECCIONES, SECRETARÍAS, DEPARTAMENTOS Y UNIDADES DEPENDIENTES DE LA PRESIDENCIA DENOMINACIÓN: Secretaría General a. NIVEL: Secretaría b. RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Presidencia del Consejo Directivo Garantizar la elaboración eficiente y oportuna de los documentos y demás actos administrativos de la Agencia. 1. Colaborar en la elaboración y coordinación de la agenda de la Presidencia. 2. Participar en carácter de Secretario de Actas en las sesiones del Consejo Directivo de la Agencia. 3. Garantizar el flujo adecuado y oportuno de las documentaciones. 4. Resguardar y mantener en buen estado la documentación de la que es responsable (notas, resoluciones, circulares, currículum, entre otros), organizándola conforme a la clasificación temática establecida. 5. Coordinar con la instancia de ceremonial y protocolo los eventos y actividades de la Agencia. 6. Presentar informes de gestión en forma periódica a la Presidencia. 7. Supervisar las actividades del personal a su cargo para el logro de los objetivos. 8. Colaborar e integrar equipos de trabajo necesarios para el logro de los 9. Realizar otras funciones que le sean encomendadas en el marco

13 2. DENOMINACIÓN: Unidad de Mesa de Entrada 12 a. NIVEL: Unidad b. RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Secretaría General Recibir y registrar los documentos dirigidos a la institución. 1. Recibir las documentaciones que cumplan con todos los requisitos primarios. 2. Asistir, orientar y brindar la información necesaria a los interesados respecto de las gestiones y trámites que deseen realizar; así como del estado actual de las documentaciones recibidas. 3. Colaborar e integrar equipos de trabajo necesarios para el logro de los 4. Realizar otras funciones que le sean encomendadas en el marco

14 3. DENOMINACIÓN: Unidad de Análisis Documental 13 a. NIVEL: Unidad b. RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Secretaría General Analizar, controlar y procesar documentos recibidos y remitidos en la institución. 1. Elaborar, analizar y controlar los memos, notas, resoluciones, acuerdos, contratos, etc. 2. Gestionar los servicios de recepción y distribución de documentos a través del correo electrónico de la Secretaría General. 3. Mantener actualizado el registro de los documentos emitidos por la institución (Memos, notas, resoluciones, acuerdos, contratos, etc.). 4. Colaborar e integrar equipos de trabajo necesarios para el logro de los 5. Realizar otras funciones que le sean encomendadas en el marco

15 4. DENOMINACIÓN: Unidad de Archivo Documental 14 a. NIVEL: Unidad b. RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Secretaría General Organizar, custodiar, registrar y guardar todos los documentos generados y recibidos en la institución, así como los archivos académicos y administrativos de la Agencia. 1. Garantizar la aplicación de las normas, procesos técnicos y procedimientos de los archivos. 2. Supervisar el funcionamiento adecuado del área de archivo y verificar el estado de protección y conservación de los fondos documentales. 3. Guardar absoluta discreción y reserva acerca de la documentación que se maneja en la Unidad. 4. Colaborar e integrar equipos de trabajo necesarios para el logro de los 5. Realizar otras funciones que le sean encomendadas en el marco

16 5. DENOMINACIÓN: Unidad de Ceremonial y Protocolo 15 a. NIVEL: Unidad b. RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Secretaría General Organizar los eventos de la Agencia, garantizando el buen desarrollo de las actividades en el marco de las normas de ceremonial y protocolo. 1. Planificar las actividades y los programas de acción a ser desarrollados. 2. Aplicar las normas generales de etiqueta, cortesía, tratamiento y precedencia a tener en cuenta en las actividades organizadas por la Agencia. 3. Organizar y supervisar los actos y otras actividades en los cuales asistan la Presidencia y las autoridades de la Agencia. 4. Coordinar las visitas de autoridades nacionales, personalidades extranjeras y representantes del sector privado, cuando en la agenda de los mismos se incluya alguna actividad de la que participe la Presidencia, o tenga vinculación con la Agencia. 5. Capacitar a los funcionarios de la Agencia respecto al protocolo de atención al público. 6. Mantener actualizada la agenda de la Presidencia, en coordinación con la Secretaría Privada y preparar todo lo necesario para el buen desarrollo de las actividades programadas. 7. Colaborar e integrar equipos de trabajo necesarios para el logro de los 8. Realizar otras funciones que le sean encomendadas en el marco

17 6. DENOMINACIÓN: Secretaría Privada 16 a. NIVEL: Secretaría b. RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Secretaría General Planificar, organizar y supervisar todas las actividades que afectan a la Presidencia. 1. Organizar los días y horas de audiencias al público conjuntamente con la Presidencia. 2. Organizar las reuniones marcadas por la Presidencia con los Rectores, Decanos, Directores Generales, Directores de Nivel, Jefes de Departamento y funcionarios en general de la Agencia. 3. Organizar la agenda de la Presidencia y, para el efecto, establecer un sistema para la recepción de las invitaciones. 4. Elevar a consideración del Presidente la agenda semanal o diaria, en cada caso. 5. Coordinar con el Departamento de Gabinete Técnico la organización de eventos en casos necesarios. 6. Revisar, ordenar y archivar todos los documentos concernientes a la Presidencia. 7. Efectuar otras tareas acordes al cargo, por instrucciones del Presidente. 8. Colaborar e integrar equipos de trabajo necesarios para el logro de los 9. Realizar otras funciones que le sean encomendadas en el marco

18 7. DENOMINACIÓN: Departamento de Auditoría Interna 17 a. NIVEL: Departamento b. RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Presidencia del Consejo Directivo Evaluar la gestión de los procesos internos de la Agencia y la correcta utilización de los recursos públicos, conforme a las disposiciones legales vigentes. 1. Elaborar el plan anual de trabajo de cada ejercicio fiscal y someterlo a consideración y aprobación de la Presidencia. 2. Controlar los actos administrativos y de gestión, conforme al plan anual de trabajo aprobado y por pedido expreso de la Presidencia sobre situaciones especiales. 3. Generar informes de evaluación, síntesis ejecutiva, informes ordinarios y extraordinarios a petición expresa de la Presidencia. 4. Actuar como enlace entre la institución y los auditores de organismos de control externo, previa autorización de la Presidencia. 5. Ejecutar el plan anual de control y auditoria de la agencia. 6. Asesorar oportunamente a la Presidencia en la política de control, de conformidad con la Ley de Administración Financiera y otras disposiciones vigentes. 7. Efectuar auditorías y exámenes especiales a los estados financieros de acuerdo a las normas de auditoría gubernamental. 8. Recomendar acciones correctivas de gestión y actos administrativos de la Agencia. 9. Participar como observador en licitaciones públicas, concursos de ofertas y contratación directa que realiza la Agencia.

19 10. Realizar estudios y evaluaciones de descargos, presentados por las dependencias auditadas. 11. Presentar informes de gestión en forma periódica a la Presidencia. 12. Supervisar las actividades del personal a su cargo para el logro de los objetivos. 13. Colaborar e integrar equipos de trabajo necesarios para el logro de los 14. Realizar otras funciones que le sean encomendadas en el marco 18

20 8. DENOMINACIÓN: Departamento de Gabinete Técnico 19 a. NIVEL: Departamento b. RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Presidencia del Consejo Directivo Apoyar técnicamente a la Presidencia, servir de enlace con las demás instancias dependientes de la misma y su interacción con las demás dependencias de la Agencia. 1. Fomentar, promover y apoyar los planes, programas y proyectos que apuntan al logro de los objetivos y metas propuestas por la Agencia. 2. Elaborar conjuntamente con el equipo técnico, las estrategias y políticas institucionales y planes de acción relacionados con la misión de la Agencia. 3. Planificar, conjuntamente con los responsables de las distintas instancias, las actividades a desarrollar de acuerdo con los objetivos y prioridades establecidos en el Plan Estratégico de la Agencia. 4. Coordinar la implementación de los proyectos de cooperación técnica y financiera que reciba la Agencia. 5. Coordinar la elaboración de la memoria de gestión anual de la Agencia, en colaboración con las demás dependencias de la Agencia. 6. Estudiar y analizar las disposiciones y planes que afectan a la Agencia. 7. Coordinar la elaboración de la agenda de la Presidencia y reuniones del Consejo Directivo. 8. Presentar informes de gestión en forma periódica a la Presidencia. 9. Supervisar las actividades del personal a su cargo para el logro de los objetivos. 10. Colaborar e integrar equipos de trabajo necesarios para el logro de los 11. Realizar otras funciones que le sean encomendadas en el marco

21 9. DENOMINACIÓN: Departamento de Comunicación Social 20 a. NIVEL: Departamento b. RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Presidencia del Consejo Directivo Informar las actividades de la Agencia con objetividad a los distintos medios de comunicación, a las instituciones de educación superior y público en general sobre los trabajos que realiza. 1. Mantener una comunicación clara, abierta y coherente con las instituciones de educación superior. 2. Difundir periódicamente las actividades de interés para la comunidad académica y público en general a través de los medios con que cuenta la Agencia. 3. Canalizar los requerimientos recibidos vía correo electrónico realizados por la comunidad académica y público en general hacia los responsables de las distintas dependencias de la Agencia. 4. Editar y publicar materiales institucionales sobre la Agencia. 5. Coadyuvar en la actualización de la página web de la Agencia. 6. Presentar informes de gestión en forma periódica a la Presidencia. 7. Supervisar las actividades del personal a su cargo para el logro de los objetivos. 8. Colaborar e integrar equipos de trabajo necesarios para el logro de los 9. Realizar otras funciones que le sean encomendadas en el marco

22 10. DENOMINACIÓN: Departamento de Planificación 21 a. NIVEL: Departamento b. RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Presidencia del Consejo Directivo Impulsar, coordinar, desarrollar y gerenciar los procesos de planificación de la Agencia y proporcionar información necesaria para la toma de decisiones. 1. Apoyar a la Presidencia en la planificación de las actividades de la Agencia. 2. Recabar los datos e informaciones que sean necesarios para la toma de decisiones en materia de planificación. 3. Sistematizar y consolidar los informes proveídos por las diferentes instancias de la Agencia. 4. Construir y mantener actualizado el sistema de información estadística de la educación superior y de las proyecciones de la Agencia. 5. Diseñar y aplicar mecanismos de recolección de datos del sistema de educación superior pertinentes a la misión de la Agencia, en coordinación con las instancias nacionales respectivas. 6. Coordinar la elaboración, implementación, seguimiento y evaluación del Plan Estratégico de la Agencia. 7. Coordinar con las distintas instancias el proceso de formulación del Plan Operativo Anual. 8. Coordinar acciones con el área financiera para la elaboración del anteproyecto de presupuesto anual de gastos e inversiones de la Agencia. 9. Formular y evaluar las políticas y estrategias de la Agencia. 10. Coordinar la evaluación de normas y procedimientos para mejorar la organización y las funciones de las distintas dependencias.

23 11. Consolidar el informe de resultados de la gestión identificando logros y debilidades y elaborar la memoria 12. Presentar informes de gestión en forma periódica a la Presidencia. 13. Supervisar las actividades del personal a su cargo para el logro de los objetivos. 14. Colaborar e integrar equipos de trabajo necesarios para el logro de los 15. Realizar otras funciones que le sean encomendadas en el marco 22

24 11. DENOMINACIÓN: Departamento de Desarrollo del Talento 23 a. NIVEL: Departamento b. RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Presidencia de Consejo Directivo Gestionar el desarrollo y la oportuna administración del talento humano, conforme a las políticas de la Agencia y las disposiciones legales vigentes. 1. Promover la formación continua para el crecimiento personal y profesional de los funcionarios de la Agencia. 2. Orientar oportunamente a los funcionarios sobre los trámites de orden técnico, administrativo y el derecho laboral, manteniendo un archivo actualizado de las disposiciones legales vigentes. 3. Controlar el cumplimiento de la asistencia y los horarios de trabajo de los funcionarios de la Agencia, sin perjuicio del control obligatorio del jefe inmediato superior. 4. Asegurar la operatividad de los trámites administrativos relacionados con los derechos y deberes del funcionario. 5. Mantener actualizados los registros y la documentación, con todos los antecedentes e informaciones referidas al funcionariado de la Agencia. 6. Gerenciar y ejecutar acciones para el bienestar de los funcionarios de la Agencia, procurando crear un clima laboral favorable. 7. Armonizar los intereses de la Agencia y el de los funcionarios permanentes, comisionados y contratados. 8. Gestionar los procesos de selección, incorporación y evaluación de desempeño de recursos humanos. 9. Trabajar coordinadamente con la instancia jurídica de la Agencia para la aplicación de las normativas vigentes.

25 10. Presentar informes de gestión en forma periódica a la Presidencia. 11. Supervisar las actividades del personal a su cargo para el logro de los objetivos. 12. Colaborar e integrar equipos de trabajo necesarios para el logro de los 13. Realizar otras funciones que le sean encomendadas en el marco 24

26 12. DENOMINACIÓN: Departamento de Asesoría Jurídica 25 a. NIVEL: Departamento b. RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Presidencia Brindar asesoramiento jurídico y asistencia legal a la Presidencia y demás dependencias de la Agencia. 1. Formular proyectos de resolución, disposiciones, contratos, convenios y otros dispositivos de carácter jurídico legal de la Agencia. 2. Analizar documentos, elaborar dictámenes, proyectos de resoluciones, reglamentos y convenios realizados por la Agencia. 3. Gerenciar y monitorear la actualización del sistema de información legal de la Agencia. 4. Representar legalmente a la Agencia. 5. Sustanciar sumarios administrativos ante pedido de la máxima autoridad. 6. Gestionar con las demás instancias los aspectos legales y jurídicos de la Agencia. 7. Sistematizar y difundir la legislación en materia de evaluación y acreditación de la educación superior. 8. Presentar informes de gestión en forma periódica a la Presidencia. 9. Supervisar las actividades del personal a su cargo para el logro de los objetivos. 10. Brindar asesoramiento a la Agencia en asuntos de carácter jurídico legal. 11. Asesorar y orientar sobre la aplicación de Reglamentos. 12. Colaborar e integrar equipos de trabajo necesarios para el logro de los 13. Realizar otras funciones que le sean encomendadas en el marco

27 13. DENOMINACIÓN: Gerencia de Proyectos 26 a. NIVEL: Departamento b. RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Presidencia del Consejo Directivo Brindar asesoramiento técnico a la Presidencia en el diseño, implementación y evaluación de proyectos institucionales e inter-institucionales que contribuyan al cumplimiento de los fines y objetivos de la Agencia, en el marco de los principios, normas y disposiciones legales vigentes que regulan el funcionamiento de la institución. 1. Asesorar a la Presidencia en todo lo relacionado con actividades vinculadas con la gerencia de proyectos. 2. Proponer proyectos institucionales conforme a las directivas y condiciones establecidas por las autoridades superiores. 3. Recomendar herramientas, metodologías y técnicas que contribuyan al cumplimiento efectivo con todas las exigencias técnico-normativas de las fases del ciclo de vida de un proyecto. 4. Monitorear el proceso de implementación de los proyectos asumidos por la Agencia. 5. Supervisar la correcta aplicación de los instrumentos normativos, especificaciones técnicas establecidas en el proceso de desarrollo y gerenciamiento de los proyectos. 6. Supervisar la ejecución de los contratos de servicios y de suministro de la Agencia. 7. Coordinar y controlar los procesos de análisis y evaluación de programas y proyectos presentados a la Agencia.

28 8. Suministra información oportuna para la toma de decisiones de las autoridades superiores en relación con los proyectos institucionales. 9. Responder a las consultas de la Presidencia en el proceso de implementación de los proyectos. 10. Elaborar informes de gestión en forma periódica a la Presidencia. 11. Colaborar e integrar equipos de trabajo necesarios para el logro de los 12. Realizar otras funciones que le sean encomendadas en el marco 27

29 14. DENOMINACIÓN: Dirección Ejecutiva 28 a. NIVEL: Dirección General b. RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Presidencia del Consejo Directivo c. FUNCIONES PRINCIPALES 1. Coordinar y supervisar el funcionamiento operativo y administrativo de la Agencia, de acuerdo con el reglamento de organización interna aprobado por el Consejo Directivo. 2. Llevar archivo de la documentación que expida la Agencia y de los informes técnicos y dictámenes sobre proyectos académicos de habilitación de instituciones de educación superior, carreras de grado y postgrado, así como de las acreditaciones institucionales y de programas. 3. Convocar a reunión del Consejo Directivo, de acuerdo con lo establecido en la ley de creación de la Agencia. 4. Brindar asistencia al Presidente y al Vicepresidente del Consejo Directivo para el cumplimiento de los fines establecidos en la ley de creación de la Agencia. 5. Las demás funciones que establezca el Consejo Directivo de la Agencia. 1. Impulsar la implementación de las políticas de la Agencia en correspondencia con los propósitos institucionales de mejoramiento de la calidad del nivel de educación superior. 2. Impulsar la elaboración conjunta y ejecución del plan estratégico de la Agencia Nacional de Evaluación y Acreditación de la Educación Superior. 3. Acompañar la ejecución y evaluación del plan estratégico de la Agencia. 4. Establecer una dinámica comunicacional y procedimental que favorezca el trabajo coordinado para la ejecución de las acciones de la Agencia.

30 5. Constituirse en enlace entre la Presidencia del Consejo Directivo y las distintas dependencias de la Agencia. 6. Elaborar e implementar una planificación que concilie actividades y tareas propias del ámbito técnico-académico con las del área administrativa, para el logro de una gestión eficiente. 7. Velar por el cumplimiento de los propósitos institucionales enmarcados en la visión y misión de la Agencia. 8. Establecer un canal comunicacional con los académicos que forman parte del Registro Nacional de Pares Evaluadores de la Agencia Nacional de Evaluación y Acreditación de la Educación Superior. 9. Velar por la calidad y pertinencia de las documentaciones técnica - académica y administrativa financiera a ser emitidas por la Agencia. 10. Impulsar la elaboración y ejecución de un mecanismo de evaluación de desempeño de los funcionarios permanentes, comisionados y contratados de las distintas dependencias de la Agencia. 11. Colaborar en la construcción de mecanismos para la autoevaluación institucional permanente, a fin de lograr la cultura evaluativa en la Agencia. 12. Presentar informes de gestión en forma periódica a la Presidencia. 13. Supervisar las actividades del personal a su cargo para el logro de los objetivos. 14. Colaborar e integrar equipos de trabajo necesarios para el logro de los 15. Realizar otras funciones que le sean encomendadas en el marco 29

31 15. DENOMINACIÓN: Secretaría Ejecutiva 30 a. NIVEL: Secretaría b. RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Dirección Ejecutiva c. FUNCIONES PRINCIPALES Gestionar las acciones y tareas correspondientes a la Secretaría de la Dirección Ejecutiva y cooperar con otras dependencias en los procesos relacionados a la misión de la Agencia. 1. Velar por los archivos e informaciones institucionales manteniendo el orden y la confidencialidad. 2. Mantener actualizada la agenda de nombres de personas e instituciones nacionales e internacionales, con direcciones y teléfonos, con las cuales la dirección mantiene relaciones. 3. Disponer la actualización de la lista de números de teléfonos internos y externos de las distintas instituciones de educación superior. 4. Organizar y administrar la agenda de eventos de la Dirección. 5. Implementar y mantener actualizado un sistema de archivo de documentos de la Dirección y sus respectivas dependencias. 6. Gestionar a solicitud de su jefe inmediato superior la comunicación institucional interna y externa. 7. Cooperar en el desarrollo de las diferentes actividades enmarcadas en la Misión 8. Colaborar e integrar equipos de trabajo necesarios para el logro de los 9. Realizar otras funciones que le sean encomendadas en el marco

32 16. DENOMINACIÓN: Departamento de enlaces Interinstitucionales 31 a. NIVEL: Departamento b. RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Dirección Ejecutiva c. FUNCIONES PRINCIPALES Propiciar el fortalecimiento de las relaciones interinstitucionales a fines de promover la participación de la Agencia en programas y proyectos nacionales e internacionales. 1. Organizar tareas administrativas que coadyuven a las relaciones con las instituciones de educación superior. 2. Fomentar e incrementar las alianzas estratégicas con organismos regionales, nacionales e internacionales. 3. Promover y apoyar la creación de eventos para incrementar la interacción de los miembros de la Agencia, con representantes de las instituciones de educación superior. 4. Brindar información de los programas institucionales que participe o genere la Agencia. 5. Gestionar administrativamente la ejecución de la vinculación institucional y el desarrollo de programas. 6. Coordinar actividades con otras áreas de la Agencia e instituciones de educación superior. 7. Fortalecer de manera permanente una imagen positiva de la institución a través de las relaciones institucionales y la difusión de las actividades de la Agencia. 8. Promover el intercambio y la movilidad nacional e internacional entre diversos organismos educativos.

33 9. Colaborar e integrar equipos de trabajo necesarios para el logro de los 10. Realizar otras funciones que le sean encomendadas en el marco 32

34 17. DENOMINACIÓN: Dirección General de Administración y Finanzas 33 a. NIVEL: Dirección General b. RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Dirección Ejecutiva c. FUNCIONES PRINCIPALES 1. Establecer mecanismos conducentes al cumplimiento de la misión de la Agencia. 2. Coordinar la programación y ejecución presupuestaria de la Agencia. 1. Planificar conjuntamente con la Dirección Ejecutiva tareas y actividades del ámbito administrativo financiero para el cumplimiento de la misión 2. Planificar y programar, conjuntamente con los responsables de los sectores, las actividades a ser realizadas para la consecución de los objetivos previstos. 3. Coordinar las actividades con los responsables de las dependencias a su cargo, conforme con los objetivos, políticas establecidas y la legislación vigente. 4. Controlar el cumplimiento de las funciones en las dependencias a su cargo, conforme al manual de organización y funciones de la Agencia. 5. Velar por el cumplimiento y la trasparencia de los procesos administrativos y financieros conforme a normativas vigentes. 6. Evaluar la ejecución presupuestaria conforme a lo establecido en el plan financiero y plan operativo anual de la Agencia. 7. Elaborar informes mensuales sobre operaciones financieras y contables realizadas conforme a normativas vigentes. Brindar, de manera permanente, información sobre las actividades realizadas por la Dirección

35 General de Administración y Finanzas, y elevar a consideración de la Presidencia del Consejo Directivo. 8. Refrendar las Solicitudes de Transferencias de Recursos (STRs) y libramiento de cheques de la Agencia. 9. Presentar informes de gestión en forma periódica a la Dirección Ejecutiva. 10. Realizar en forma semestral evaluación de gestión de la Dirección a su cargo y proponer plan de mejora. 11. Supervisar las actividades del personal a su cargo para el logro de los objetivos. 12. Colaborar e integrar equipos de trabajo necesarios para el logro de los 13. Realizar otras funciones que le sean encomendadas en el marco 34

36 18. DENOMINACIÓN: Secretaría de la Dirección General 35 a. NIVEL: Secretaría b. RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Dirección General de Administración y Finanzas Gestionar los mecanismos y procedimientos adecuados para el cumplimiento de los actos administrativos de la Dirección General de Administración y Finanzas. 1. Convocar a reuniones fijadas por la Dirección General. 2. Analizar los documentos recepcionados en la Dirección General. 3. Coordinar y distribuir los expedientes a las distintas dependencias de la Dirección General de Administración y Finanzas de la Agencia. 4. Recepcionar y verificar, en forma conjunta con la Unidad de Gestión Administrativa Financiera, las Solicitudes de Transferencias de Recursos (STRs), cheques y otros documentos y procesos administrativos para la firma del Director General. 5. Examinar los documentos para la firma de Director General. 6. Actualizar periódicamente el registro de las resoluciones que sean de competencia de la Dirección General de Administración y Finanzas. 7. Mantener un archivo ordenado de los documentos recibidos y remitidos. 8. Realizar otras tareas que le sean asignadas para el logro de los objetivos de la Dirección General. 9. Colaborar e integrar equipos de trabajo necesarios para el logro de los 10. Realizar otras funciones que le sean encomendadas en el marco

37 19. DENOMINACIÓN: Unidad Operativa de Contrataciones 36 a. NIVEL: Unidad b. RELACION DE DEPENDENCIA: Dirección General de Administración y Finanzas. c. FUNCIONES PRINCIPALES Planificar, organizar y coordinar los procesos de Contrataciones para la adquisición de bienes y servicios necesarios para el logro de los objetivos de la Agencia. 1. Elaborar, coordinar y controlar el programa anual de contrataciones de cada ejercicio fiscal. 2. Ejecutar, coordinar y controlar el Programa Anual de Contrataciones (PAC) aprobado para la Agencia. 3. Implementar las regulaciones sobre la organización y el funcionamiento que emita la Dirección Nacional de Contrataciones Públicas (DNCP). 4. Coordinar y controlar los pliegos de bases y condiciones para las distintas modalidades de llamado. 5. Monitorear los distintos procesos y modalidades de los llamados a licitación. 6. Colaborar e integrar equipos de trabajo necesarios para el logro de los 7. Realizar otras funciones que le sean encomendadas en el marco

38 20. DENOMINACIÓN: Unidad de Gestión Administrativa Financiera 37 a. NIVEL: Unidad b. RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Dirección General de Administración y Finanzas c. FUNCIONES PRINCIPALES Coordinar las actividades de la Dirección General de Administración y Finanzas y las instancias dependientes de la misma. 1. Asesorar técnicamente a la Dirección General de Administración y Finanzas y a las instancias dependientes, proponiendo medidas institucionales que consoliden el trabajo efectivo y eficiente. 2. Adecuar los procedimientos y medidas de carácter administrativo financiero a las normativas legales vigentes. 3. Velar por el cumplimiento de las normativas vigentes para los procesos de pagos de los compromisos económicos de la Agencia. 4. Verificar la ejecución presupuestaria de la agencia. 5. Garantizar el cumplimiento en la presentación de informes dirigidos a la Presidencia del Consejo Directivo y a los distintos organismos de control interno y externo. 6. Promover mecanismos de interacción entre las diferentes instancias de la Dirección General de Administración y Finanzas y demás dependencias de la Agencia, a fin de asegurar la fluidez de comunicación y el intercambio de información profesional. 7. Mantener informada la Dirección General en torno al desenvolvimiento y avance de los aspectos administrativos y financieros de los controles realizados en la DGAF y en los Programas.

39 8. Colaborar e integrar equipos de trabajo necesarios para el logro de los 9. Realizar otras funciones que le sean encomendadas en el marco 38

40 21. DENOMINACIÓN: Dirección Administrativa 39 a. NIVEL: Dirección b. RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Dirección General de Administración y Finanzas Administrar la gestión de servicios generales y recursos materiales a fin de proporcionar los requerimientos necesarios para el adecuado funcionamiento de la Agencia. d. FUNCIÓNES ESPECÍFICAS 1. Recepcionar y gestionar las solicitudes referentes a servicios generales y recursos materiales requeridos por las diferentes dependencias de la Agencia. 2. Autorizar la provisión de bienes de usos y consumo solicitados por las diferentes instancias de la Agencia. 3. Remitir solicitudes para llamados a licitación a la Dirección General de Administración y Finanzas. 4. Participar en los procesos licitatorios convocados por la Unidad Operativa de Contrataciones. 5. Planificar conjuntamente con la Dirección General de Administración y Finanzas y con las demás dependencias, las actividades a ser realizadas por su sector, de acuerdo con los objetivos y políticas establecidas por la Agencia. 6. Garantizar que las unidades del parque automotor se ajusten a las disposiciones internas de uso, condiciones técnicas operativas y normas legales vigentes. 7. Coordinar los mecanismos para la utilización adecuada de los recursos destinados a la Agencia.

41 8. Elaborar el anteproyecto de presupuesto en coordinación con la Dirección General de Administración y Finanzas. 9. Presentar informes de gestión en forma periódica a la Dirección Ejecutiva. 10. Realizar en forma semestral evaluación de gestión de la Dirección a su cargo y proponer plan de mejora. 11. Supervisar las actividades del personal a su cargo para el logro de los objetivos. 12. Colaborar e integrar equipos de trabajo necesarios para el logro de los 13. Realizar otras funciones que le sean encomendadas en el marco 40

42 22. DENOMINACIÓN: Secretaría de Dirección 41 a. NIVEL: Secretaría b. RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Dirección Administrativa Gestionar los mecanismos y procedimientos adecuados para el cumplimiento de los actos administrativos de la Dirección. 1. Organizar y viabilizar la agenda correspondiente a la Dirección. 2. Atender todas las llamadas y pedidos de entrevistas relacionadas a la Dirección. 3. Gestionar a solicitud de su jefe inmediato superior la comunicación institucional interna y externa. 4. Analizar los documentos recepcionados en la Dirección. 5. Mantener un archivo ordenado de los documentos recibidos y remitidos. 6. Realizar otras tareas que le sean asignadas para el logro de los objetivos de la Dirección. 7. Colaborar e integrar equipos de trabajo necesarios para el logro de los 8. Realizar otras funciones que le sean encomendadas en el marco

43 23. DENOMINACIÓN: Departamento de Suministros 42 a. NIVEL: Departamento b. RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Dirección Administrativa Controlar, proveer y custodiar los bienes de consumo, útiles, artículos de limpieza y mobiliarios, solicitados por las distintas dependencias de la Agencia. 1. Verificar, conjuntamente con la Unidad Operativa de Contrataciones, las especificaciones técnicas en base a las solicitudes de bienes de consumo, artículos varios, mobiliarios, equipamientos, entre otros, para la adquisición de los mismos en posteriores llamados a licitación. 2. Recepcionar las facturas, notas de remisión y los bienes adquiridos de las empresas adjudicadas, previa verificación del cumplimiento de las especificaciones técnicas. 3. Actualizar periódicamente los registros de entrada y salida de bienes y mantener informada a la Dirección Administrativa. 4. Presentar informes de gestión en forma periódica a la Dirección Administrativa. 5. Supervisar las actividades del personal a su cargo para el logro de los objetivos. 6. Colaborar e integrar equipos de trabajo necesarios para el logro de los 7. Realizar otras funciones que le sean encomendadas en el marco

44 24. DENOMINACIÓN: Departamento de Bienes Patrimoniales 43 a. NIVEL: Departamento b. RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Dirección Administrativa Administrar con eficiencia y transparencia los bienes patrimoniales de la Agencia. d. FUNCIÓNES ESPECÍFICAS 1. Mantener actualizado el inventario de rodados, bienes muebles e inmuebles de la Agencia, debidamente valorizado de acuerdo a las normativas impartidas por el Ministerio de Hacienda. 2. Participar en la entrega efectiva de bienes, cuya baja se produzca por venta en remate público, permuta, donación, desmantelamiento, etc. y que disminuya o afecte el patrimonio de la Agencia. 3. Gestionar ante los organismos respectivos la titulación de los inmuebles, vehículos y otros bienes que deben ser escriturados y que están a cargo de la institución. 4. Informar casos de robo a las instancias correspondientes y colaborar en la investigación. 5. Proceder, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes, en lo relativo al destino y conservación de los bienes que integran el patrimonio de la Agencia. 6. Presentar informes de gestión en forma periódica a la Dirección Administrativa. 7. Supervisar las actividades del personal a su cargo para el logro de los objetivos. 8. Colaborar e integrar equipos de trabajo necesarios para el logro de los 9. Realizar otras funciones que le sean encomendadas en el marco

45 25. DENOMINACIÓN: Departamento de Servicios Generales 44 a. NIVEL: Departamento b. RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Dirección Administrativa Organizar, controlar y dirigir las tareas de limpieza, seguridad, reparación y mantenimiento de las instalaciones de la Agencia y los servicios de transporte. d. FUNCIÓNES ESPECÍFICAS 1. Controlar el desempeño del personal de servicio y seguridad de la Agencia. 2. Mantener actualizado el registro de novedades acontecidas dentro del edifico de la Agencia. 3. Presentar informes de gestión en forma periódica a la Dirección Administrativa. 4. Colaborar e integrar equipos de trabajo necesarios para el logro de los 5. Realizar otras funciones que le sean encomendadas en el marco

46 26. DENOMINACIÓN: Departamento de Tecnología de la Información y Comunicación 45 a. NIVEL: Departamento b. RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Dirección Administrativa Desarrollar un sistema de comunicación efectivo, eficiente y actualizado, a través de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, asegurando la integridad y seguridad de los datos y equipos institucionales. 1. Definir con las distintas dependencias de la Agencia, las prioridades de TIC. 2. Organizar y coordinar el rol de asistencia en TIC en las diferentes actividades y eventos que se presenten. 3. Brindar atención a usuarios de los servicios ofrecidos por el Departamento. 4. Coordinar las labores pertinentes a la administración y el mantenimiento para el buen funcionamiento de los servidores y de la red. 5. Supervisar el diseño, programación, documentación e implementación de los sistemas y/o programas, utilizando los recursos informáticos con que cuenta la Agencia. 6. Asegurar el correcto funcionamiento de los equipos. 7. Mantener bajo su custodia y responsabilidad una copia (back-up) de los archivos y programas cuyos sistemas son ejecutados en la Agencia. 8. Recibir y analizar los pedidos adicionales de servicios de procesamiento de datos, identificar su efecto desde el punto de vista técnico y realizar sugerencias.

47 9. Estudiar y sugerir a los responsables de los demás Departamentos, las normas y procedimientos para mejorar el flujo de informaciones entre los distintos sectores involucrados. 10. Colaborar e integrar equipos de trabajo necesarios para el logro de los 11. Realizar otras funciones que le sean encomendadas en el marco 46

48 27. DENOMINACIÓN: Dirección Financiera 47 a. NIVEL: Dirección b. RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Dirección General de Administración y Finanzas Programar, organizar y realizar, en forma eficiente y eficaz, la ejecución presupuestaria de los recursos financieros. d. FUNCIÓNES ESPECÍFICAS 1. Proporcionar información oportuna a la Dirección General de Administración y Finanzas sobre el registro de los acontecimientos económicos que respaldan la ejecución presupuestaria. 2. Planificar, organizar y supervisar, con las distintas dependencias a su cargo, las actividades tendientes a lograr una gestión financiera eficaz. 3. Garantizar el registro de los acontecimientos económicos que se produzcan. 4. Controlar y refrendar los informes financieros y contables presentados por las dependencias a su cargo e instancias de controles internos y externos de la Agencia. 5. Proponer planes de mejora de las dependencias a su cargo. 6. Administrar los fondos percibidos y el cumplimiento de la ejecución en base al Plan Financiero Anual. 7. Verificar y suscribir las planillas de sueldos de los funcionarios permanentes, comisionados y contratados de la Agencia. 8. Presentar informes de gestión en forma periódica a la Dirección General de Administración y Finanzas. 9. Realizar, en forma semestral, la evaluación de gestión de la Dirección a su cargo y proponer plan de mejora.

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