El valor de las nuevas tecnologías en la organización de eventos

Transcripción

1 El valor de las nuevas tecnologías en la organización de eventos

2 Índice 1.- Marco jurídico de actuación 2.- Actos académicos solemnes 3.- Colectivos con especial dedicación 4.- Habilidades y capacidades deseables en el desarrollo de estas actividades 5.- Carácter transversal de los grandes actos 6.- Secuencia de tareas 7.- Mejoras que supondría una aplicación informática

3 Marco jurídico de actuación Real Decreto 2099/1983, de 4 de Agosto, por el que se aprueba el Ordenamiento General de Precedencias en el Estado. Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades. Ley Orgánica 4/2007, de 12 de abril, por la que se modifica la Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades. Donde la disposición adicional decimotercera regula los Tratamientos. El Reglamento de Banderas y Estandartes, Guiones, Insignias y Distintivos (Real Decreto 1511/1977, de 21 de enero). Ley 39/1981, de 28 de octubre, por la que se regula el uso de la bandera de España y el de otras banderas y enseñas. Ley 2/1983, de 23 de diciembre, de la Bandera, Escudo e Himno de la Comunidad de Madrid. Ley 57/2003, de 16 de diciembre, de medidas para la modernización del gobierno local (BOE 301 DE 17/12/2003). Vid. art , ) Orden APU/516/2005, de 3 de marzo. Código de Buen Gobierno de los miembros del Gobierno y de los Altos cargos de la Administración General del Estado. Real Decreto 432/2008, de 12 de abril, que establece el orden de los Ministerios.

4 Nuevos doctores y Premios Extraordinarios Comunidad Universitaria Autoridades políticas locales, autonómicas y estatales Familiares e invitados especiales ACTO SOLEMNE Autoridades académicas externas Consejo Social y Fundación Autoridades académicas internas Honoris Causa

5 Colectivos con especial dedicación Honoris Causa. Trato personalizado y seguimiento diario. Nuevos Doctores y Premios extraordinarios. Dispersión geográfica: datos desde CEAES, toma de contacto, confirmaciones, especial ceremonial. Autoridades: políticas, académicas internas y externas. Se establecen y negocian las precedencias.

6 Capacidades deseables en la organización y ejecución de actos solemnes Habilidades Personales Habilidades sociales y comunicativas Cortesía Firmeza Conocimiento de la normativa aplicable Imagen personal y profesional Capacidad de Negociación Conocimiento del protocolo a nivel local Autonómico y estatal Código de buen gobierno Real Decreto 2099/1983: Ordenamiento general de precedencias

7 Carácter transversal de los actos solemnes Audiovisuales (megafonía, grabación digital, ) Oficina logística (reservas de salas, ordenanzas, intendencia, ) Auditorio: coro y orquesta. Cesya: audiodescripción. CEAES: listados de nuevos Doctores y Premios extraordinarios. Recursos Humanos: listados PAS y PDI Seguridad. Comunicación e Imagen institucional (fotógrafo, apoyo, medios, ) Consejo social y Fundación. Cafetería (catering)

8 Secuencia de Tareas Elaboración de listados generales y específicos Confirmación de asistencias Ordenación de precedencias Creación de un cronograma adecuado al desarrollo secuencial Comunicación por colectivos del ceremonial y protocolo a seguir Atendiendo a todo lo anterior, realización de los planos de salas y almuerzos

9 Mejoras que supondría una aplicación informática Generación de listados Confirmación de asistencias Ordenación de precedencias Cronograma Comunicación del ceremonial adecuado para cada colectivo Elaboración de planos de salas y almuerzos Ventajas: Mejora de flujos de trabajo reduciendo los tiempos de desarrollo y los márgenes de error, obteniendo mayor calidad en el servicio. Además, la automatización de los procesos arriba indicados, permitiría ofrecer un valor añadido mejorando los procedimientos y servicios de los actos. Inconvenientes: No es un proceso automático, es decir, necesita del factor humano para supervisar el correcto desarrollo del encuentro y modificar, en su caso, las necesidades propias de la Universidad. No obstante, con la implantación de softwares de gestión, se dispondría de una mayor capacidad para priorizar en los procesos no automáticos, que sí necesitan de una supervisión personalizada. Aplicación protocolaria GESProtocolo

10 Gracias!