PROTOCOLO DE ORGANIZACIÓN DE AUDITORÍA DE REGISTROS

Transcripción

1 1 PROTOCOLO DE ORGANIZACIÓN DE AUDITORÍA DE REGISTROS Contactos : Ángel Ruiz Téllez angelruiztellez@cymap.es CYMAP SL Rambla Nova 2-4, 3º 1ª Mollet del Vallès Barcelona.

2 2 DESCARGA FILTRO DE Identificar los DATOS PARA LA cupos que NO DESCARGA deben Descargarse El responsable de Registros identifica las modificaciones habidas en la base de datos por la creación o eliminación de nuevos cupos. En ocasiones los centros crean cupos que sirven para colgar de ellos nuevos pacientes no adscritos a los médicos del centro, o cupos que van a servir para colgar pacientes de especialistas, etc El responsable de registros debe advertir al responsable informático de la existencia de un nuevo cupo que no debe cargarse, para que lo active en la DESCARGA. La comprobación de la ausencia del cupo no deseado o de la presencia del nuevo cupo la tendremos en: Configuración / Organización sanitaria DESPLAZADOS FUNCIONALIDA D DE MANEJO DEL PACIENTE DESPLAZADO Identificar los Pacientes Docentes que NO deben Descargarse Comportamiento de registro de información con los Desplazados El responsable de registros debe controlar en el centro la creación de nuevos pacientes comodín ( por ej. el paciente pendiente ) o pacientes docentes para informar al responsable informático de ISIS, para que lo introduzca y no se cargue. Sugerencia: Todo desplazado que accede al centro, de una forma consensuada, se adscribe a un cupo oficial. Lo que permite asegurar la identificación de la carga de pacientes reales. Igualmente si se creara un nuevo CUPO, debe darse de alta en GERENCIA y Exportar la configuración al centro, para que pueda reconocerse por el ISIS del centro. Los pacientes docentes o comodín se crean continuamente en los centros, como necesidad de colchón o de funcionalidad. Para que éstos no alteren los datos de los pacientes y los cálculos, debe informarse a los responsables informáticos para programar su no extracción, en la DESCARGA periódica. La práctica habitual de crear un cupo para la atención de los desplazados hace que se pierda toda la información de denominadores en los cupos, mientras no desaparece, a nivel oficial la de los consumos ( farmacia, Rx, interconsultas, etc). / Continuación FUNCIONALIDA D DE MANEJO DEL PACIENTE DESPLAZADO Acción preventiva de Depuración de base de datos de pacientes Recomendación para la eliminación de pacientes no atendidos durante largo tiempo. Se sugiere que, se realice una acción periódica, de acuerdo con los administrativos, haciendo un indicador o una consulta mensual de la relación de pacientes con la Fecha de la última visita < 2 o 3 años. Pudiendo, con este listado, pasar a históricos a los pacientes deseados.

3 3 ISIS Log DATOS Carga de datos Comprobación de la Abriendo ISIS Log se muestran las carpetas En ISIS Log presencia de la carpeta existentes. Cada nuevo periodo debe mostrar correspondiente al periodo la carpeta correspondiente. del mes pasado. Eliminación de las carpetas previas Borrar carpetas, en C:\ISIS\LOG las carpetas de periodos antiguas Como cada mes se carga un nuevo ISIS Log, pueden eliminarse los anteriores a dos meses, para ganar espacio en disco En ISIS Log MAESTROS Revisión de la existencia de errores en maestros. Las acciones pasan por identificar los errores y subsanarlos con borrado de las duplicaciones, en ocasiones desde consultas en el Gestor de Base de datos ( SQL Server, Oracle, Informix ) En ISIS Log, todas las tablas de maestros deben estar en azul Medida preventiva MAESTROS Puesta en marcha de sistema de responsables de tablas maestras para que nadie más cree nuevos códigos Los responsables de MAESTROS deben comprobar la integridad de las tablas de maestros, poniendo los mecanismos suficientes para evitar el que otros, que los responsables, puedan alterar tales tablas. PACIENTES Revisión de la existencia de errores de pacientes Parte de las correcciones puede hacerse automáticamente por sentencias SQL por informáticos. Hay que considerar que antes de borrar, se hace preciso actualizarlos registros grabados en códigos erróneos a los correctos En ISIS Log, todas las tablas de Pacientes deben estar en azul Medida preventiva PACIENTES Poner en marcha medidas de evitación de gradado de pacientes con datos incompletos Poner en marcha medidas preventivas para que NO PUEDAN volver a grabarse pacientes sin datos. Sugerencia crear un paciente llamado PENDIENTE, que se cita como tal en la agenda del profesional, y en observaciones se añade el nombre. El profesional obliga al paciente a que pase por el Área Administrativa

4 4./ Cont. Revisión de todos los errores de las tablas de EPISODIOS DATOS EPISODIOS CIRCUITO DE INFORMACIÓN Tareas del Circuito de información. Centro y Gerencia Carga del periodo mensual Revisión de la realización de la Carga mensual de datos Medias y medianas Revisión de la llegada correcta de las medias y medianas desde Gerencia Percentiles Modulación Revisión de la llegada correcta de las medias y medianas desde Gerencia Revisión de la correcta realización de las Modulaciones Parte de las correcciones puede hacerse automáticamente por sentencias SQL por informáticos. Hay que considerar que no se podrá solo borrar el código erróneo sin antes haber actualizado la información por sentencias SQL en las bases de datos, por medio de los informáticos. Establecer el sencillo mecanismo de un responsable para valorar el cumplimiento del circuito de datos evita olvidos, de manera mensual IDEM de manera mensual IDEM de manera mensual IDEM de manera mensual En ISIS Log, todas las tablas de Episodios deben estar en azul información / Análisis Epidemiológico / Información cuantitativa / Por periodo o por periodo cupo información / Análisis Epidemiológico / Información cuantitativa / Por periodo o por periodo cupo, Comprobarlo al pulsar x 1000 h. pond, y pulsar el botón emergente Media s Cuadro de mandos / Perspectiva epidemiológico financiera / Producto sanitario información /Análisis epidemiológico / Episodios Modulados / datos cuantitativos / por periodo

5 5./. Cont. Cálculo de Revisión de la correcta IDEM de manera mensual realización de los cálculos de Tareas del Indicadores los Indicadores Circuito de información. Centro y Gerencia CONFIGURACIÓN ANUAL DE VALORES DETECCIÓN DE ERRORES SISTEMÁTICOS Valores De Precios de Costo Variable Descriptores de uso frecuente en SQL incongruencias por alta elevación de Tasas de Oferta, muy por encima del 100% Ajuste Anual coherencia de la codificación errores sistemáticos en la codificación. La Gerencia podrá actualizar año tras año el valor de los Precios de Costo Variable del menú configuración. Revisión de los Códigos CIAPs más frecuentes, CAV, Neumonía, ASMA, Hiperlipemia, para observar la forma de codificación. Ordenar de más a menos, por la columna de Tasas de Oferta, lo que mostrará las tasas más elevadas. Estos precios podrán ajustarse año tras año., pero se guardarán los anteriores. Tras ello la Gerencia debe exportar esos valores a los centros y los centros importarlos. información /Análisis epidemiológico / Indicadores Epidemiológicos / Evolución por Periodo Podrá comprobarse su actualización en : Configuración ISIS / Precios de Costo Variable. Si en el SQL creamos unas cuantas preguntas En SQL Libre se crean preguntas con Selección de Episodios, y filtro en Episodios, y cargando el campo Identificador CIAP se iguala al código deseado y se ejecuta la sentencia, en modo detalle, posteriormente Agrupando posicionado en la columna Precisión diagnóstica. Y ordenando para ver las tendencias de corrección o no de descriptores. Aunque cuando se trabaja en tamaños pequeños las tasas pueden ser muy grandes con pequeñas variaciones, es posible, también, observar errores de concepto o codificación. Se recomienda, en esas tasas ir a precisión clinica, modular ese EpiMod y revisar uno a uno los pacientes con el check de Tablas del centro., una vez dentro del paciente, de la lista de modulados Podemos observar tales diferencias en : información /Análisis epidemiológico / Episodios Modulados / Tasas del producto Sanitario

6 6 errores Errores en el Comprobación de los errores La forma de comprobar los errores, es de colocación de información localizando cada uno de los apuntes de cada en la ubicación de empleo del de los episodios, en el de una de las columnas: la información de Episodio Actividades Preventivas. Interconsultas, recetas, Rx,., entrar en episodios. Actividades Detalle y exportar a Excel la relacion de errores y pacientes. Preventivas Ir al programa de Historia clínica y corregir uno a uno de los pacientes. El objetivo es que mes a mes esto disminuya. Comprobarlo en : información / Análisis Epidemiológico / Información cuantitativa / Datos cuantitativos / Por periodo CIAP Cupo. Seleccionando el CIAP 000 PREVENCIÓN Criterios de Adecuación Diagnóstico Terapéutica : CIAP- ATC Incongruencias en relaciones ATC - CIAP Comprobación de idoneidad de adecuación diag- terap por la congruencia de grupos ATC y CIAPs Su control, la propia gráfica de valores mensuales. Se trata de revisar la coherencia diagnóstico terapéutica, que pudiera estar alterada por error de codificación, lo más probable o por error de concepto. En cualquier caso interesante su revisión. Comprobación en: información / Consumos / Farmacia / cualquiera de ellos