Revista El Buzón de Pacioli, Número Especial 74, Octubre 2011,

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1 PLAN MAESTRO: PRODUCTO DE UN PROCESO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA PARTICIPATIVA DE UNA INSTITUCIÓN PARTICULAR DE EDUCACIÓN SUPERIOR Irma Lucia Bórquez Antillón 1 Gloria Isabel Bojórquez Morales 2 Maria Guadalupe Leticia Ramírez Buentello 3 Resumen El objetivo de este proyecto es el desarrollar el proceso de planeación estratégica de una Universidad particular de inspiración cristiana, en el que participaron miembros de la comunidad universitaria. Las fases que se siguieron son: diagnóstico interno y externo, definición de la visión, determinación de factores críticos, establecimiento de las metas institucionales y diseño de programas estratégicos. El resultado del proceso participativo de planeación estratégica fue el documento institucional Plan Maestro que contiene el modelo de planeación; análisis FODA; visión institucional; 8 factores críticos de éxito; 15 metas institucionales; relación de programas estratégicos por meta institucional y factor crítico; y 38 programas estratégicos. Por último, es necesario resaltar la importancia de contar con un documento que rija las actividades estratégicas y operativas de la institución, y además que dicho documento sea producto de un trabajo participativo de los integrantes de la comunidad universitaria ya que facilita la identificación y el compromiso con el cumplimiento de los programas y por ende, con el logro de la misión y visión institucional. Antecedentes y marco de referencia Actualmente ha aumentado la importancia de la planeación formal en las organizaciones, independientemente del giro o del tamaño de las mismas, debido a la búsqueda sistemática de 1 Universidad La Salle Noroeste, Coordinadora de Planeación Institucional, Maestra en Investigación y Desarrollo de la Educación. iborquez@ulsa-noroeste.edu.mx 2 Universidad La Salle Noroeste, Profesor de Tiempo Completo del Área Económico Administrativo, Maestra en Administración. ibojorquez@ulsa-noroeste.edu.mx 3 Universidad La Salle Noroeste, Coordinadora del Área Económico Administrativas, Maestra en Tecnología Educativa. lramirez@ulsa-noroeste.edu.mx 1

2 responder al entorno cambiante. Las instituciones educativas de educación superior no pueden permanecer ajenas a la necesidad de desarrollar procesos sistemáticos y continuos de planeación para cumplir con el objetivo de formar profesionistas que sean capaces de encontrar soluciones innovadoras al contexto económico y social. La planeación debe de considerar no sólo el aspecto académico, parte sustantiva de la universidad, sino también el aspecto administrativo que brinda el apoyo necesario para que se lleve a cabo su función primordial. La planeación es la función administrativa más básica. Ayuda a los administradores a identificar oportunidades, anticipar problemas y formular estrategias adecuadas. Una planeación correcta identifica las oportunidades y las amenazas, y propicia el aprendizaje. Existen tres tipos de planeación: estratégica, táctica y operativa (Bateman y Snell, 2005). Este estudio se enfocará a la planeación estratégica. La planeación estratégica se concentra en el desarrollo de la misión y la visión de una organización, en sus metas, estrategias generales y asignaciones mayores de recursos, según Hellriegel et al (2009). Para Steiner (1992) la planeación estratégica (PE) se puede definir desde cuatro puntos de vista: Desde el porvenir de las decisiones actuales, la PE es la identificación sistemática de las oportunidades y peligros que surgen en el futuro; desde el proceso, la PE se inicia con el establecimiento de metas organizacionales, define estrategias y políticas para lograr esas metas, desarrolla planes detallados para asegurar su implantación; desde la filosofía la PE es una actitud contante y sistemática como parte integrar de la dirección; desde la estructura la PE une tres tipos 2

3 planes fundamentales, planes estratégicos, programas a mediano plazo, presupuestos a corto plazo, y planes operativos. La importancia de la planeación estratégica radica en que se piense en ella como una oportunidad para la búsqueda de las tendencias significativas, resolución de problemas, descubrimientos de posibilidades ignoradas, surgimiento de nuevas ideas y desarrollo de una guía para llegar a los objetivos (Hellebust y Krallinger, 1995). En términos generales, el proceso de planeación estratégica consta del establecimiento de la visión y misión, análisis interno y externo, formulación e implementación de estrategias y control estratégico (Bateman y Snell, 2005). Existen otros autores como Steiner (1992) y Hellriegel et al (2009) que presentan modelos de la planeación estratégica semejante al anteriormente mencionado, solo que especifican cada una de las etapas de manera pormenorizadas. El punto de partida para articular la jerarquía de las metas de la organización es la visión de una compañía, que se puede definir como la declaración que determina a dónde se quiere llegar. Las estrategias no deben surgir de la nada, deben responder al entorno de la organización, de ahí la importancia de analizar la situación actual del entorno general de la sociedad. La metodología empleada para revisar el entorno general es el análisis PEST que consiste en examinar el impacto de aquellos factores externos que están fuera del control de la empresa, los cuales son: Políticos, Económicos, Sociales y Tecnológicos (Martínez y Milla, 2005). Después es conveniente, en forma participativa, se determine las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de la organización (Análisis FODA), considerando los resultados del análisis PEST, para elaborar las estrategias y tácticas más adecuadas para la empresa. 3

4 El plan estratégico es un excelente ejercicio para trazar las líneas que marcarán el futuro de la empresa. Se debe ser capaz de diseñar el porvenir de la empresa y lo que es más importante, es transmitir estas pautas, contrastarlas y convencer al resto de los agentes que interactúan con la organización de cuál es el camino al éxito (Martínez y Milla, 2005). Problema El hablar de planeación en el ámbito educativo no es nuevo en México ya que se tiene evidencia de un primer intento a nivel macro, con la Ley sobre la Planeación General de la República en el año de 1930 (Arias, 1985) y a nivel institucional se tiene registro que en 1967 el Instituto Tecnológico y Estudios Superiores de Monterrey fue la primera institución de educación superior que realizó un proceso de planeación (Martínez, 1983). Durante la década de los 90 s, la Asociación Nacional de Universidades e Instituciones de Educación Superior (ANUIES) impulsó el desarrollo de una cultura de planeación en los diversos ámbitos del quehacer universitario que ha permitido enriquecer la reflexión sobre la importancia que tiene mejorar y asegurar la calidad de los programas y servicios que las universidades públicas ofrecen a la sociedad. (IPN, 2001). La Federación de Instituciones Mexicanas Particulares de Educación Superior (FIMPES) ha promovido por medio de los requerimientos para la acreditación de las instituciones particulares de educación superior (IEPES), el proceso de planeación institucional. Esto se hace constar en el capítulo II Planeación y Efectividad de los criterios para la acreditación de las instituciones, en los cuales se solicita a las IEPES que cuenten con un proceso organizado de planeación que les permite ser más efectivas en el cumplimiento de su misión. Este proceso, adecuadamente 4

5 documentado, se convierte en el bastión del desarrollo institucional y tiene como producto un plan de desarrollo institucional en función de la filosofía y misión institucionales, el cual es difundido en la comunidad académica. La planeación estratégica en las IEPES es un proceso participativo, interviniendo toda la comunidad académica; que incluye la actividad de investigación institucional como apoyo al mismo proceso, además de que se evalúa periódicamente en el logro del cumplimiento de sus planes y programas de acción como retroalimentación a su proceso de planeación institucional (FIMPES, 2009). La cultura de la evaluación que se ha dado dentro de las instituciones educativas de nivel superior ha obligado a que se establezcan los procesos de planeación en forma continua, permanente y participativa. La universidad particular de inspiración cristiana, objeto de este estudio, no ha soslayado esta responsabilidad, quiere y necesita responder a su misión institucional por medio de un plan estratégico que le permita una respuesta oportuna y coherente al entorno social, así como ser capaz de incidir en él. Objetivo Desarrollar el proceso de planeación estratégica de la Universidad particular de inspiración cristiana con el fin de elaborar el documento institucional Plan Maestro que regirá las actividades estratégicas y operativas de la institución. 5

6 Método Revista El Buzón de Pacioli, Número Especial 74, Octubre 2011, Durante el verano del 2010 se elaboró el Plan Maestro En su diseño participaron 32 personas que sesionaron alrededor de 30 horas distribuidas en 9 días. Este grupo estuvo integrado por el Rector, el Director Académico, los Coordinadores Académicos y Administrativos, los Profesores de Tiempo Completo, así como una representación de profesores de carrera, de alumnos y de egresados. También se tomó en cuenta la opinión de una muestra representativa de profesores de asignatura y de alumnos a través de encuestas aplicadas a estos sectores; asimismo, se contó con la colaboración de expertos de los sectores político, económico, social y tecnológico, quiénes nos ofrecieron su percepción del entorno que influye en la Universidad. El modelo adoptado en este proceso de planeación estratégica incluyó 5 etapas, que son: Diagnóstico interno y externo; definición de la visión; determinación de los factores críticos de éxito; establecimiento de las metas institucionales relacionadas con estos factores, y, finalmente, elaboración de los planes estratégicos por parte de las distintas áreas de responsabilidad. En la figura No. 1 se presenta en forma esquemática el modelo de planeación. Figura No. 1. Modelo de Planeación Institucional 6

7 Cabe agregar que, sin ser un elemento explícito en el modelo de planeación, la Filosofía Institucional (Misión, Ideario y Modelo Educativo) fue una referencia siempre presente durante todo el proceso. A continuación se describirán cada una de estas etapas. 1. Diagnóstico interno y externo. Esta etapa consistió en una evaluación externa e interna. El objetivo fue identificar las principales fortalezas y oportunidades, debilidades y amenazas de la Universidad (análisis Foda). La mecánica para llegar a este resultado, incluyó dos etapas: en un primer momento se organizaron 5 equipos de trabajo con la tarea de enlistar y llegar a un consenso sobre las principales fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas a juicio del grupo. En un segundo momento y en sesión plenaria, cada equipo presentó su lista y se seleccionaron aquellos aspectos en los que hubo coincidencias. Para fundamentar tanto el trabajo de los equipos como de las plenarias, se consideraron las siguientes fuentes de información: Resultados de una encuesta dirigida a los alumnos y aplicada a una muestra representativa (202) al finalizar el semestre enero mayo del En dicha encuesta se solicitó la opinión de los estudiantes sobre indicadores relacionados con la filosofía institucional, el impacto de la Universidad en el medio, la normatividad, los programas académicos, los servicios estudiantiles, los recursos físicos, la formación cristiana y la estructura administrativa. Resultados de la encuesta de opinión aplicada a una muestra de maestros (50) al finalizar el semestre enero mayo del La encuesta incluyó indicadores relacionados con la filosofía y propósitos institucionales, la normatividad, el impacto de la Universidad en el medio, los programas académicos, el programa de desarrollo docente, la vinculación y la extensión cultural, los recursos físicos, la formación cristiana y la estructura administrativa. Reporte cuantitativo del avance global del Plan Maestro , por áreas, factores críticos y metas institucionales. 7

8 Panel sobre escenarios político, económico, social y tecnológico presentado por un grupo de cuatro personas expertas en la temática. (técnica PEST). Esta información fue muy valiosa para sustentar el análisis de las oportunidades y amenazas. 2. Definición de la Visión. El objetivo de esta etapa fue definir la Universidad que queremos llegar a ser al final del período del plan (2013) considerando las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de la ULSA Noroeste. La mecánica consistió en que los participantes se reunieron en pequeños grupos e hicieron un ensayo sobre la visión universitaria para el año Posteriormente, en una reunión plenaria, se identificaron los elementos de mayor coincidencia para llegar a una versión final de esta visión. 3. Determinación de los Factores Críticos de Éxito. El propósito de esta etapa fue determinar las condiciones que son claves para optimizar las fortalezas y oportunidades de la Universidad y contrarrestar o evitar las debilidades y amenazas; todo, a fin orientar los esfuerzos hacia la Visión de la Universidad al Establecimiento de las metas institucionales. Establecer los grandes logros de la Universidad para el 2013, fue el objetivo de esta cuarta etapa. Para lograrlo, se tomaron como base los factores críticos de éxito determinados en la etapa anterior. 5. Diseño de Programas Estratégicos. El objetivo de esta última etapa fue diseñar programas estratégicos de las distintas áreas de responsabilidad. Para elaborarlos se acordó un formato y criterios comunes. Cada programa debió elaborarse con nombre, objetivo (mensurable, adecuado, realista, específico y agendable), plan de actividades (acciones generales con sus responsables y fechas de realización por semestre) y evaluación del programa parcial y total (indicadores y evidencias); además, en cada programa debió identificarse la meta institucional a la que trata de responder así como su correspondiente factor crítico. Con estos puntos de base, cada área se reunió a elaborar los propios programas. Una vez elaboradas las versiones preliminares, se llevó a 8

9 cabo una sesión de presentación y retroalimentación de los programas. Posteriormente se pusieron en común las versiones definitivas, ya enriquecidas, reorientadas o completadas con base a la retroalimentación recibida. Se aseguró que todas las metas institucionales tuvieran asignados programas para su consecución. Resultados El producto de este proceso de planeación estratégica fue el documento Plan Maestro , el cual contiene: Presentación; estructura organizativa; modelo de planeación; fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas; visión institucional; factores críticos de éxito; metas institucionales ; relación de programas estratégicos por meta institucional y factor crítico; programas de Rectoría; Programas del Área Académica; Programas de Pastoral Universitaria; Programas de Planeación; Programas de Extensión Universitaria; Programas de Contabilidad; Programa de Recursos Humanos; Programas de Promoción; Programas de Servicio de Apoyo Académico; y Programas de Mantenimiento y Vigilancia; y Comité de Elaboración del Plan Maestro. Como resultado del análisis FODA, los participantes determinaron 29 fortalezas, 12 oportunidades, 20 debilidades, y 11 amenazas. Considerado los resultados del diagnóstico, los directivos y los profesores de la Universidad establecieron como Visión Institucional: Ser reconocida como universidad líder por la formación integral de personas, su carácter innovador y compromiso proactivo en la transformación del entorno. 9

10 A partir de la visión institucional se obtuvieron 8 factores críticos de éxito, 15 metas institucionales y 38 programas estratégicos, tal y como se muestra en la siguiente tabla: Tabla 1. Factores críticos, metas institucionales y programas estratégicos. Factor Crítico de Éxito Cantidad de Metas Institucionales Cantidad de programas estratégicos Aspecto relacionado Innovación 2 6 Formalización de la investigación en el aula Equipos de intervención Esquema curricular alternativo Cultura de salud Calidad Educativa Mejorando la salud del personal Decálogo verde los recursos tecnológicos Área responsable Académica Académica Planeación Recursos Humanos Académica Servicio de Apoyo Académico 1 4 Tutores de Carrera Académica Actualización del Planeación Modelo curricular Docencia competente Extensión Aprovechamiento de los recursos tecnológicos en la educación Académica Compromiso proactivo en la transformación del entorno 2 6 Consolidación del grupo ecológico universitario Apoyo al medio ambiente Alianzas estratégicas con el sector productivo Ulsa Comparte Intégrate al Ser Ulsa Lazos Lasallistas Formación 1 2 Infraestructura física integral promotora de la salud Incubación de talentos artísticos Posicionamiento 2 3 Enlace y participación institucional externa Reconocimiento institucional Reforzamiento de las Mantenimiento Académica Académica Pastoral Extensión Extensión Rectoría Extensión Rectoría Rectoría Promoción 10

11 Promoción financiera Identidad Lasallista Eficiencia organizacional estrategias diferencias en la promoción 2 5 Seguro educativo Contabilidad Certificados de Contabilidad educación profesional Procuración de fondos Contabilidad económicos Recursos alternos Extensión Uso inteligente de Mantenimiento energía y agua 2 7 Campaña interna de Promoción promoción de la imagen institucional Imagen Institucional Rectoría Conocimiento y Pastoral vivencia de la identidad lasallista Somos La Salle Rectoría (difusión de políticas de comunicación) Ambiente estudiantil Académica Lasallista Marketing Interno Recursos Humanos Hábitos Lasallista Académica 3 5 Capacitación efectiva Recursos Humanos Evaluando el desempeño Recursos Humanos Incentivos y Recursos reconocimientos del Humanos desempeño Sistema automatizado de Planeación evaluación del plan maestro Usabilidad de los recursos tecnológicos Servicio de Apoyo Académico Conclusiones Uno de los retos que tiene la planeación estratégica es tener una visión clara de lo que se quiere lograr en una institución educativa considerando todas las áreas que la integran, sin olvidar que la 11

12 parte sustantiva, es la academia. Además, se debe de considerar el contexto en que se desenvuelve la institución y al cual responderán los futuros profesionistas. Otro reto de la planeación, es que deben ser un proceso participativo, en donde la comunidad universitaria sea considerada como fuente de información y elemento importante en el desarrollo de este proceso institucional. Es importante que el proceso y producto de la planeación estratégica, estén documentados y que sean conocidos por los participantes de dicho proceso y por todos aquellos en los que va a impactar. Para finalizar, es importante reconocer que quienes innovan y participan en la elaboración de los planes estratégicos de la institución, estarán firmemente comprometidos con su logro. Bibliografía Arias Casteñeda (1985, octubre - diciembre). Un modelo Propositivo de Planeación estratégica para Instituciones Educativas Privadas de Nivel Superior, Revista de la Educación Superior en línea, 56, consultado el 27 de mayo de 2010 en: Bateman, Thomas y Scott A. Snell (2009). Administración, Un Nuevo panorama competitivo, 6ta. Edición, Editorial McGraw Hill, México. FIMPES (2009), Criterios de Acreditación, Capítulo II Planeación y Efectividad, Federación de Instituciones Mexicanas Particulares de Educación Superior, consultado el 27 de mayo de 2010 en: mitstart=1 Hellebust, Karsten y Joseph C. Krallinger (1995), Planeación Estratégica, Editorial CECSA, México. Hellriegel, Don, Susan E. Jackson y John W. Slocum (2009), Administración, un enfoque basado en competencias, 11a. edición, Editorial CENGAGE, México. IPN (2001), Modelo de Planeación Estratégica del Instituto Politécnico Nacional, Instituto Politécnico Nacional, México, consultado el 27 de mayo de 2010 en: 12

13 Martínez Rizo, Felipe (1983, enero marzo). Planeación de la Educación Superior en México , Revista de la Educación Superior en línea, 45, consultado el 27 de mayo de 2010 en: Steiner, George A. (1992), Planeación Estratégica, Lo que todo Director debe saber, editorial CECSA, México. Ulsa Noroeste (2009), Reporte Final del Autoestudio, Vol. I, Abril 2007 junio 2008, Universidad La Salle Noroeste, Ciudad Obregón, Sonora, México. Martínez Pedrós, Daniel y Artemio Milla Gutiérrez (2005), La elaboración del plan estratégico y su implantación a través del cuadro de mando integral, Diaz de Santos, España. 13