MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN ENERO DE 2013 SECRETARIA DE EDUCACIÓN SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN

2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA MA Y EVALUACIÓN ENERO DE 2013 SECRETARIA DE EDUCACIÓN SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN

3 Derechos reservados Tercera edición Enero de Gobierno del Estado de México. Secretaría de Educación. Subsecretaría de Educación Media Superior y Superior. Colegio de Bachilleres del Estado de México. Departamento de Estadística y Evaluación. 2 Privada de Libertad No. 102, Col. La Merced y Alameda. C.P , Toluca, Estado de México Impreso y Hecho en Toluca, México. La reproducción total o, parcial de este documento podrá efectuarse mediante la autorización exprofeso de la fuente y dándole el crédito correspondiente.

4 DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN Código: 205N12002 Página: I INDICE Presentación Objetivo General Identificación e interacción de procesos Relación de procesos y procedimientos Descripción de los procedimientos 1. Aplicación de los Formatos Estadística Básica 911 para la Obtención de Información sobre las Unidades Educativas del COBAEM. II III IV V VI 205N12002/01 1 de Elaboración de Estadísticas Institucionales para la Obtención de Indicadores Educativos. 205N12002/02 1 de 20 Simbología Registro de ediciones Distribución Validación VII VIII IX X

5 DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN Código: 205N12002 Página: II II. PRESENTACIÓN La sociedad mexiquense exige de su gobierno cercanía y responsabilidad para lograr, con hechos, obras y acciones, mejorar condiciones de vida y constante prosperidad. Por ello, el Dr. en Derecho Eruviel Ávila Villegas, Gobernador Constitucional del Estado de México impulsa la construcción de un gobierno eficiente y de resultados, cuya premisa fundamental es la generación de acuerdos y consensos para la solución de las demandas sociales. El buen gobierno se sustenta en una administración pública más eficiente en el uso de sus recursos y más eficaz en el logro de sus propósitos. El ciudadano, el factor principal de su atención y la solución de sus problemas públicos su prioridad. En este contexto la Administración Pública Estatal transita a un nuevo modelo de gestión orientado a la generación de resultados de valor para la ciudadanía. Este modelo propugna por garantizar la estabilidad de las Instituciones que han demostrado su eficacia, pero también por el cambio de aquellas que es necesario modernizar. La solidez y el buen desempeño de las instituciones gubernamentales tienen como base las mejores prácticas administrativas emanadas de la permanente revisión y actualización de las estructuras organizacionales y sistemas de trabajo, del diseño e instrumentación de proyectos de innovación y del establecimiento de sistemas de gestión de la calidad. El presente manual administrativo documenta la acción organizada para dar cumplimiento a la misión del Colegio de Bachilleres del Estado de México. La estructura organizativa, la división del trabajo, los mecanismos de coordinación y comunicación, las funciones y actividades encomendadas, el nivel de centralización o descentralización, los procesos claves de la organización y los resultados que se obtienen, son algunos de los aspectos que delinean la gestión administrativa de este organismo auxiliar del Ejecutivo Estatal. Este documento contribuye en la planificación, conocimiento, aprendizaje y evaluación de la acción administrativa. El reto impostergable es la transformación de la cultura de las dependencias y organismos auxiliares hacia nuevos esquemas de responsabilidad, transparencia, organización, liderazgo y productividad.

6 DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN Código: 205N12002 Página: III III. OBJETIVO GENERAL Incrementar la eficiencia y eficacia de los trámites y servicios que proporciona el Departamento de Estadística y Evaluación mediante la formalización y estandarización de los métodos y procedimientos de trabajo.

7 DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN Código: 205N12002 Página: IV IV. IDENTIFICACIÓN E INTERACCIÓN DE PROCESOS

8 DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN Código: 205N12002 Página: V V. RELACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN INSTITUCIONAL Del levantamiento Estadístico del COBAEM a la Evaluación de resultados. Procedimientos Aplicación de los Formatos Estadística Básica 911 para la Obtención de Información sobre las Unidades Educativas del COBAEM. Elaboración de Estadísticas Institucionales para la Obtención de Indicadores Educativos.

9 DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN Código: 205N12002 Página: VI VI. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

10 DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN. Código: 205N12002/01 Página: 1 de 26 PROCEDIMIENTO Aplicación de los Formatos Estadística Básica 911 para la Obtención de Información sobre las Unidades Educativas del COBAEM. OBJETIVO Mantener actualizada la información cuantitativa, pertinente, objetiva, oportuna, y oficial, sobre los distintos elementos académicos y administrativos de los planteles escolarizados y Centros de Educación Media Superior a Distancia (EMSAD), mediante la aplicación de los formatos Estadística Básica 911 de Inicio y Fin de cursos de cada ciclo escolar. ALCANCE Aplica al Jefe y Analistas Administrativos del Departamento de Estadística y Evaluación del Colegio de Bachilleres del Estado de México, así como al Director de Planeación y Evaluación Institucional, Directores de Planteles Escolarizados y Coordinadores de Centros EMSAD que tengan la responsabilidad de remitir y/o procesar información para el llenado de los formatos Estadística Básica 911 de Inicio o Fin de Cursos correspondientes. REFERENCIAS Ley del Sistema de Información, Estadística y Geográfica, Art. 63 Fracc. lv y Art. 45 (Diario Oficial de la Federación. 16 de abril de 2008). Reglamento Interior del Colegio de Bachilleres del Estado de México, Capítulo XII, artículo 73, fracción VII (Gaceta del Gobierno No. 98 del 17 de noviembre de 2004). Manual General de Organización del Colegio de Bachilleres del Estado de México, apartado correspondiente a las funciones del Departamento de Estadística y Evaluación. Numeral VI, Código 205N (Gaceta del Gobierno No. 110 del 09 de diciembre de 2011). RESPONSABILIDADES El Departamento de Estadística y Evaluación, será responsable de realizar las acciones encaminadas al llenado y entrega de los Formatos de Estadística Básica 911 de Inicio o Fin de cursos correspondientes, de acuerdo con los requerimientos y especificaciones señaladas por las instancias correspondientes, a fin de coadyuvar en el levantamiento estadístico de la educación media superior del Estado de México.

11 DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN. Código: 205N12002/01 Página: 2 de 26 El Director Académico deberá: Notificar vía oficio el calendario escolar autorizado por la H. Junta Directiva del COBAEM, a la Unidad de Planeación, Profesiones, Escuelas Incorporadas y Evaluación, con el fin de que esta tenga conocimiento del inicio y termino de clases y sobre esas fechas determine los tiempos de entrega y captura del Formato 911 de Inicio y Fin del ciclo escolar, además de este oficio se deriva copia al Director General, al Departamento de Estadística y Evaluación y al Departamento de Organización, Innovación y Calidad. El Director General deberá: Recibir copia del oficio que envió la Dirección Académica a la Unidad de Planeación, Profesiones, Escuelas Incorporadas y Evaluación, sobre el calendario del ciclo escolar del COBAEM. Recibir de la Unidad de Planeación, Profesiones, Escuelas Incorporadas y Evaluación la solicitud de llenado y captura de los Formatos de Estadística Básica 911 y turna este oficio a la Dirección de Planeación y Evaluación Institucional. El Director de Planeación y Evaluación Institucional deberá: Coordinar y supervisar las acciones encaminadas a la aplicación de los Formatos de Estadística Básica 911 de Inicio y Fin de Cursos correspondientes. Identificar oportunamente las necesidades y los problemas que se presentan durante el desarrollo de las funciones y actividades de aplicación de los formatos de Estadística Básica 911, con el fin de reorientar las acciones que lo requieran. Cumplir con las fechas de entrega de la información. El Jefe del Departamento de Estadística y Evaluación deberá: Determinar los períodos de aplicación, entrega, análisis y emisión de resultados de los formatos de Estadística Básica 911 de Inicio o Fin de Cursos correspondientes, de acuerdo a los tiempos definidos por el Director de Planeación y Evaluación Institucional. Programar las reuniones mediante un calendario de captura, entre los analistas administrativos del Departamento de Estadística y Evaluación y los Directores y/o Coordinadores de planteles y/o centros EMSAD.

12 DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN. Código: 205N12002/01 Página: 3 de 26 Solicitar al personal de planteles y centros mediante memorándum la información requerida, así como la asistencia del responsable del control escolar en compañía de su Director del Plantel o Coordinador del CEMSAD el día de la captura. Solicitar por memorándum a los Directores y/o Coordinadores de Planteles y Centros EMSAD, que la información que se reporta en el llenado del formato 911, deberá ser la misma que se reporta en el Departamento de Control Escolar del COBAEM. Coordinar y supervisar las actividades de los analistas administrativos del departamento, encaminadas a la aplicación de los formatos Estadística Básica 911. Cumplir con los tiempos de elaboración y entrega de la información. El Analista Administrativo del Departamento de Estadística y Evaluación deberá: Elaborar y entregar cuando le sea indicado, el memorándum de solicitud de información, incluyendo el calendario de captura, el archivo electrónico del formato 911 en una hoja de Excel y los borradores de los formatos Estadística Básica 911 Inicio o Fin de Cursos correspondientes a los Directores y Coordinadores de planteles y centros. Atender las asesorías requeridas por los planteles y centros EMSAD, con respecto al llenado del formato 911 de inicio y fin de cursos. Revisar el correcto llenado de los mismos en las reuniones programadas según el calendario de captura. Recibir y concentrar la información obtenida y cumplir en tiempo y forma con la entrega de la misma. Notificar al Jefe de Departamento el avance en el desarrollo de las actividades solicitadas así como cualquier imprevisto, irregularidad y/o contrariedad presentada durante la realización de las mismas. El Director del Plantel deberá: Recoger el memorándum de solicitud de información que incluye el calendario de captura, el archivo electrónico del formato 911 en una hoja de Excel y los borradores de los formatos Estadística Básica 911 Inicio o Fin de Cursos correspondientes.

13 DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN. Código: 205N12002/01 Página: 4 de 26 Determinar las áreas y el personal que participarán en la obtención de la información solicitada. Determinar las fechas en que cada área tendrá que entregar y/o concentrar la información, de acuerdo al calendario de captura y entrega definida por el Jefe del Departamento de Estadística y Evaluación. Reportar de forma veraz y completa los datos solicitados. Asistir a las reuniones programadas por el Jefe del Departamento de Estadística y Evaluación, para la revisión, captura y entrega de los formatos Estadística Básica de Inicio o Fin de Cursos correspondientes. Validar la información con el sello del plantel así como con su rúbrica. El Coordinador del Centro EMSAD deberá: Recoger el memorándum de solicitud de información, que incluye el calendario de captura, el archivo electrónico del formato 911 en una hoja de Excel y los borradores de los formatos Estadística Básica 911 Inicio o Fin de Cursos correspondientes. Determinar las áreas y el personal que participarán en la obtención de la información solicitada. Determinar las fechas en que cada área tendrá que entregar y/o concentrar la información, de acuerdo al calendario de captura y entrega definida por el Jefe del Departamento de Estadística y Evaluación. Reportar de forma veraz y completa los datos solicitados. Asistir a las reuniones programadas por el Jefe del Departamento de Estadística y Evaluación, para la revisión, captura y entrega de los formatos Estadística Básica de Inicio o Fin de Cursos correspondientes. Validar la información con el sello del plantel así como con su rúbrica.

14 DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN. Código: 205N12002/01 Página: 5 de 26 DEFINICIONES Centros EMSAD: COBAEM: Formato de Estadística Básica 911 de Fin de Cursos: Formato de Estadística Básica 911 de Inicio de Cursos: Planteles Escolarizados: U.P.P.E.I. y E.: Unidades educativas adscritas al COBAEM, que implementan la modalidad de Educación Media Superior a Distancia. Colegio de Bachilleres del Estado de México. Formato elaborado por la SEP, que tiene la finalidad de recabar información estadística concreta, sobre elementos académicos y administrativos de cada centro educativo al término del ciclo escolar. Formato elaborado por la SEP, que tiene la finalidad de recabar información estadística concreta, sobre elementos académicos y administrativos de cada centro educativo al inicio del ciclo escolar. Unidad Educativa adscrita al COBAEM, que implementan la modalidad de Bachillerato General. Unidad de Planeación, Profesiones, Escuelas Incorporadas y Evaluación. Conceptos sobre las cualidades de la información: Objetiva: Información recabada a través de procedimientos válidos y confiables apegados a criterios previamente establecidos con base en los objetivos institucionales. Oportuna: Pertinente: Información obtenida en un momento específico, de acuerdo con las especificaciones y requerimientos establecidos por el área solicitante. Información específica y concreta que responde al objetivo establecido para la toma de decisiones.

15 DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN. Código: 205N12002/01 Página: 6 de 26 INSUMOS Oficio de solicitud del calendario escolar del COBAEM, a la Unidad de Planeación, Profesiones, Escuelas Incorporadas y Evaluación con el fin de que tenga el conocimiento de los tiempos de entrega del formato 911 de inicio y fin de cursos. Oficio de solicitud de llenado y entrega de los formatos Estadística Básica 911 Inicio o Fin de Cursos correspondientes, emitido por la Unidad de Planeación, Profesiones, Escuelas Incorporadas y Evaluación de la Secretaría de Educación. Formatos de Estadística Básica 911 de Inicio y Fin de cursos elaborados por la SEP y proporcionados por la Secretaría de Educación a través de la Unidad de Planeación, Profesiones y Escuelas Incorporadas, al Colegio de Bachilleres del Estado de México. Información cuantitativa de los distintos elementos académicos y administrativos, generada en cada uno de los planteles y centros EMSAD del Colegio de Bachilleres del Estado de México. RESULTADOS Obtención y entrega a las instancias correspondientes, de los Formatos de Estadística Básica 911 de Inicio o Fin de Cursos correspondientes, con información cuantitativa, oportuna, pertinente, objetiva y oficial, sobre los elementos académicos y administrativos de los Planteles Escolarizados y Centros EMSAD del COBAEM. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS Elaboración de Estadísticas para la Obtención de Indicadores Educativos. POLÍTICAS Los Directores y Coordinadores de planteles y centros llenarán los formatos de Estadística Básica 911 de Inicio o de Fin de Cursos correspondientes, dentro de las fechas programadas para ello por el Departamento de Estadística y Evaluación, en caso contrario, se enviará memorándum solicitando la entrega del formato; de no obtener respuesta, el departamento no se hará responsable de las consecuencias que por ello resulten.

16 DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN. Código: 205N12002/01 Página: 7 de 26 La información reportada en los formatos de Estadística Básica 911 de Inicio o de Fin de Cursos correspondientes, tendrá validez oficial para los efectos a que haya lugar. En caso de considerarse necesario, el jefe y analistas del Departamento de Estadística y Evaluación, proporcionarán asesoría para el llenado de los formatos a Directores y Coordinadores de Planteles y Centros EMSAD, 15 días antes de su día de captura, así mismo informar si cuenta con personal de nuevo ingreso con la finalidad para capacitarse para la captura del formato 911, en instalaciones de oficinas centrales y fuera de las fechas programadas para reuniones, a fin de agilizar el procedimiento. Los responsables de la captura del formato de Estadística Básica de Inicio y Fin de Cursos que no pudieran realizar la captura en el sistema en el día que fueron calendarizados, deberán entregar la información a los analistas del Departamento de Estadística y Evaluación, para que estos realicen la captura de los mismos posteriormente y avisaran al Director del Plantel o Coordinador del Centro EMSAD para que este asista a la firma y entrega del acuse correspondiente. Es necesario que para el llenado del formato 911 de inicio o fin de cursos, los Planteles y Centros EMSAD cuenten con la información registrada en el formato inmediato anterior y en caso de que no cuenten con la misma, deberán solicitarla por escrito al Departamento de Estadística y Evaluación. Si se presenta el caso de que este ausente el Director del Plantel o Centro EMSAD, se designará quién puede validar la información capturada en el formato 911 y en caso de no existir, se deberá solicitar a la Coordinación de Zona correspondiente, indicando quien deberá estar presente y validar dicha información. En caso de que la información no sea verídica o real se emitirá un exhorto por escrito al Director del Plantel o Coordinador del Centro EMSAD, a fin de evitar inconsistencias en la información y se le recordará que tienen que estar presente en la captura.

17 DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN. Código: 205N12002/01 Página: 8 de 26 DESARROLLO No. UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO ACTIVIDAD 1.- Director Académico Notifica mediante oficio el calendario escolar autorizado en la H. Junta Directiva del COBAEM, a la Unidad de Planeación, Profesiones, Escuelas Incorporadas y Evaluación, con el fin de que esta tenga conocimiento del inicio y termino de clases y sobre esas fechas determine los tiempos de entrega y captura del Formato 911 de inicio y fin de cursos, distribuyendo copias de este mismo al: Director General, al Departamento de Estadística y Evaluación y al Departamento de Organización, Innovación y Calidad. 2.- Unidad de Planeación, Profesiones, Escuelas Incorporadas y Evaluación Recibe el oficio de conocimiento de fechas escolares del COBAEM, se entera, firma acuses y toma conocimiento. 3.- Elabora y envía el oficio de pedimento al Director General del COBAEM, que incluye el Formato Estadística Básica 911 de inicio o fin de cursos, con el link de la página oficial y la relación de contraseñas para acceder al sistema WEB de Gobierno del Estado de México para recopilación y captura de datos. 4.- Director General del Colegio de Bachilleres del Estado de México Recibe de la Unidad de Planeación, Profesiones, Escuelas Incorporadas y Evaluación, el oficio de solicitud de llenado y entrega de los formatos Estadística Básica 911 de inicio o fin de cursos correspondientes, con el link de la página oficial y la relación de contraseñas para acceder al sistema WEB de Gobierno del Estado para captura de datos, posteriormente turna este oficio con los documentos al Director de Planeación y Evaluación Institucional para su atención. Obtiene acuse de recibo y archiva.

18 DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN. Código: 205N12002/01 Página: 9 de 26 No. UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO ACTIVIDAD 5.- Director de Planeación y Evaluación Institucional 6.- Jefe del Departamento de Estadística y Evaluación 7.- Analistas administrativos del Departamento de Estadística y Evaluación Recibe el turno del oficio y documentos, se entera y firma acuse, determina las fechas en que deberá realizar la entrega, aplicación, revisión y captura de los formatos, de acuerdo a los tiempos establecidos por la U.P.P.E.I. y E. y lo comunica al Jefe del Departamento de Estadística y Evaluación, entrega copia del turno con relación de contraseñas y formatos correspondientes. Recibe turno del oficio, link de la página oficial, contraseñas e indicaciones, programa las reuniones entre los analistas administrativos del departamento y los Directores y/o Coordinadores de al menos 10 planteles y/o centros EMSAD por día, a fin de optimizar tiempos; solicita mediante memorándum a los Directores y/o Coordinadores de planteles y centros EMSAD, que la información que se reporta en el llenado del formato 911, deberá ser la misma que se reporta en el Departamento de Control Escolar del COBAEM, además de que la persona encargada del control escolar del plantel o CEMSAD sea la responsable del llenado y captura. Una vez definidas las fechas y horarios, las da a conocer a los analistas adscritos al departamento, y les extiende verbalmente las siguientes indicaciones: Elaborar el memorándum dirigido al titular de cada unidad educativa del COBAEM, donde se especifique el lugar, fecha y hora de la reunión y las características con las que habrá de contar la información reportada, además de entregarles copia simple (fotostática) de los formatos originales. Reciben indicaciones y formatos originales, fotocopia los formatos y elabora el calendario de captura y el memorándum solicitado, el cual ira dirigido al titular de cada unidad educativa del COBAEM; entrega documentos al Jefe de Departamento de Estadística y Evaluación.

19 DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN. Código: 205N12002/01 Página: 10 de 26 No. UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO ACTIVIDAD 8.- Jefe del Departamento de Estadística y Evaluación Recibe las fotocopias, el calendario de captura y memorándum de solicitud, revisa memorándum y determina: 9.- Si requiere modificaciones las notifica al analista administrativo a su cargo para realizarlas Analistas Administrativos del Departamento de Estadística y Evaluación 11.- Jefe del Departamento de Estadística y Evaluación 12.- Analistas administrativos del Departamento de Estadística y Evaluación Reciben indicaciones, modifica el memorándum y entregan al Jefe del Departamento de Estadística y Evaluación para su validación y firma. Se conecta con la operación número 8. Firma el memorándum dirigido a los titulares de cada unidad educativa del COBAEM, y lo entrega junto con las fotocopias de los formatos a los analistas administrativos del Departamento de Estadística y Evaluación, les extiende verbalmente las siguientes indicaciones: Entregar el memorándum a los titulares de las unidades educativas del COBAEM anexando únicamente las copias fotostáticas de los formatos correspondientes. Entregar las contraseñas de acceso al sistema WEB de Gobierno del Estado, solicitar la impresión de acuses, concentrar las copias de los formatos y acuses de captura correspondientes. Elaborar oficio de respuesta de la entrega de la información signado por el Director General, dirigido al titular de la U.P.P.E.I. y E. Reciben las copias de los formatos, memorándum firmado e indicaciones, anexan a cada memorándum una fotocopia del formato y los envían a sus destinatarios. Obtiene acuse de recibo y archivan.

20 DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN. Código: 205N12002/01 Página: 11 de 26 No. UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO ACTIVIDAD 13.- Directores y/o Coordinadores de Planteles Escolarizados y Centros EMSAD 14.- Analistas administrativos del Departamento de Estadística y Evaluación Reciben el memorándum y las copias fotostáticas de los formatos, posteriormente concentran y reportan la información solicitada, así mismo se enteran, elaboran y firman el memorándum de respuesta, mismo que entregan en la reunión programada con los Analistas Administrativos del Departamento de Estadística y Evaluación. Reciben a los Directores y Coordinadores de Planteles y Centros EMSAD, en el Departamento de Estadística y Evaluación, dan indicaciones generales sobre la organización y mecánica de la reunión, las cuales se ajustan a las características situacionales de la misma, posteriormente entregan las fotocopias de los formatos donde concentran la información solicitada e inician con la revisión de la información reportada en las copias fotostáticas y determinan: 15.- Se requiere modificaciones, se notifica al Director o Coordinador de Planteles y Centros EMSAD para realizarlas Directores, y/o Coordinadores de Planteles y Centros EMSAD del COBAEM 17.- Analistas administrativos del Departamento de Estadística y Evaluación 18.- Directores, y/o Coordinadores de Planteles y Centros EMSAD del COBAEM Reciben indicaciones, modifican la información y entregan a los Analistas Administrativos del Departamento para su validación. Se conecta con la operación número 14. No requieren modificaciones, validan la información reportada en la copia fotostática y entregan contraseñas de acceso al sistema de la pagina WEB de G.E.M; solicitan al Director o Coordinador de Plantel o Centro la captura de la información, al término de esta, deberán imprimir y firmar los acuses de captura correspondientes, así como plasmar el sello oficial del centro educativo. Reciben fotocopia con información validada, indicaciones y contraseñas de acceso al sistema, capturan la información de la fotocopia en la Página WEB del G.E.M., posteriormente imprimen, sellan y firman acuses correspondientes y los entregan estos mismos a los Analistas Administrativos del Departamento de Estadística y Evaluación.

21 DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN. Código: 205N12002/01 Página: 12 de 26 No. UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO ACTIVIDAD 19.- Analistas administrativos del Departamento de Estadística y Evaluación 20 Directores, y/o Coordinadores de Planteles y Centros EMSAD del COBAEM 21.- Analistas administrativos del Departamento de Estadística y Evaluación 22.- Jefe del Departamento de Estadística y Evaluación Reciben acuses de la información validada y sellada, archivan y entregan un archivo del formato 911 en una hoja de Excel para facilitar el uso de la información y solicitan al Director o Coordinador de Planteles o Centros EMSAD, complementar los formatos con la información validada de las fotocopias y capturada en la Página WEB del Gobierno del Estado de México. Reciben el archivo del formato 911 en una hoja de Excel para facilitar el uso de la información, capturan información en la página del Gobierno del Estado de México, imprimen tres copias, sellan, firman y distribuyen: dos juegos de copias para los analistas administrativos del Departamento de Estadística y Evaluación y el tercer juego se lo quedan los Directores y/o Coordinadores de los Planteles y Centros EMSAD. Reciben las copias de los formatos complementados, que fueron utilizados para la captura en el sistema, los concentran y ordenan con los acuses de captura. Ordenan los acuses de captura generados por el sistema; elaboran oficio de respuesta que deberá ser firmado por el Director General del COBAEM y se colocan los acuses originales en carpetas, mismas que servirán para los fines institucionales a que haya lugar. Entrega documentos al Jefe del Departamento de Estadística y Evaluación. Recibe oficio y las carpetas con la información generada por el sistema de estadística básica 911, revisa el oficio y determina: 23.- Si requiere modificaciones, entrega oficio con observaciones para ser realizadas por los Analistas del Departamento de Estadística y Evaluación.

22 DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN. Código: 205N12002/01 Página: 13 de 26 No. UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO ACTIVIDAD 24.- Analistas administrativos del Departamento de Estadística y Evaluación 25.- Jefe del Departamento de Estadística y Evaluación 26.- Director de Planeación y Evaluación Institucional del COBAEM Recibe oficio con observaciones, corrige y entrega al Jefe del Departamento de Estadística y Evaluación. Se conecta con la operación número 22. No requiere modificaciones, rubrica el oficio y lo entrega junto con la carpeta al Director de Planeación y Evaluación Institucional. Recibe oficio y carpeta, rubrica oficio y entrega documentos al Director General Director General del Colegio de Bachilleres del Estado de México Recibe oficio y carpeta, firma oficio y remite documentación a la U.P.P.E.I. y E. Se conecta con el Procedimiento de Elaboración de Estadísticas para la Obtención de Indicadores Educativos.

23 DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN. Código: 205N12002/01 Página: 14 de 26 APLICACIÓN DE LOS FORMATOS ESTADÍSTICA BÁSICA 911 PARA LA OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN SOBRE LAS UNIDADES EDUCATIVAS DEL COBAEM Director Académico Unidad de Planeación, Profesiones, Escuelas Incorporadas y Evaluación Director General del COBAEM Director de Planeación y Evaluación Jefe del Departamento de Estadística y EValuación Inicio 1 Notifica mediante oficio el calendario escolar autorizado en la H. Junta Directiva del COBAEM, con el fin de que tenga conocimiento del inicio y termino de clases y determine los tiempos de entrega y captura del Formato 911 de inicio y fin de cursos, distribuyendo copias. 2 Recibe el oficio de conocimiento de fechas escolares del COBAEM, se entera, firma acuses y toma conocimiento. 3 Analistas Administrativos del Departamento de Estadística y Evaluación 7 Reciben indicaciones y formatos originales, fotocopia los formatos y elabora el calendario de captura y el memorándum solicitado, el cual ira dirigido al titular de cada unidad educativa del COBAEM; entrega documentos. Elabora y envía el oficio de pedimento, incluye el Formato Estadística Básica 911 de inicio o fin de cursos, con el link de la página oficial y la relación de contraseñas para acceder al sistema WEB del G.E.M. para recopilación y captura de datos. 4 Recibe oficio de solicitud de llenado y entrega de los formatos Estadística Básica 911 de inicio o fin de cursos correspondientes, con el link de la página oficial y la relación de contraseñas para acceder al sistema WEB del G.E.M. y turna para su atención. Obtiene acuse de recibo y archiva. 5 Recibe turno del oficio y documentos, se entera y firma acuse, determina las fechas en que deberá realizar la entrega, aplicación, revisión y captura de los formatos, de acuerdo a los tiempos establecidos por la U.P.P.E.I. y E., comunica y entrega copia del turno con relación de contraseñas y formatos correspondientes. 6 Recibe turno del oficio, contraseñas e indicaciones, programa reuniones; solicita mediante memorándum dirigido al titular de cada unidad educativa del COBAEM, donde se especifique el lugar, fecha y hora de la reunión y las características con las que habrá de contar la información reportada, además de entregarles copia simple (fotostática) de los formatos originales. 8 Recibe las fotocopias, el calendario de captura y memorándum de solicitud, revisa memorándum y determina: Requiere modificaciones? No 9 Si 10 Reciben indicaciones, modifica el memorándum y entregan para su validación y firma. Se conecta con la operación número 8. 8 A Las notifica al analista administrativo a su cargo para realizarlas. 11 Firma memorándum dirigido a los titulares de cada unidad educativa del COBAEM y entrega con fotocopias de los formatos y da indicaciones.

24 DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN. Código: 205N12002/01 Página: 15 de 26 APLICACIÓN DE LOS FORMATOS ESTADÍSTICA BÁSICA 911 PARA LA OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN SOBRE LAS UNIDADES EDUCATIVAS DEL COBAEM Analistas Administrativos del Departamento de Estadística y Evaluación Unidad de Planeación, Profesiones, Escuelas Incorporadas y Evaluación Director General del COBAEM Director de Planeación y Evaluación Jefe del Departamento de Estadística y EValuación A 12 Reciben copias de formatos, memorándum firmado e indicaciones, anexan a cada memorándum una fotocopia del formato y envían. Obtiene acuse de recibo y archiva. 14 Reciben a los Directores y Coordinadores de Planteles y Centros EMSAD, dan indicaciones, entregan fotocopias de los formatos donde concentran la información solicitada e inician con la revisión de la información reportada y determinan: 13 Reciben memorándum y fotostáticas de los formatos, concentran y reportan la información solicitada, elaboran y firman el memorándum de respuesta, que entregan en reunión programada. No Requiere modificaciones? Si 15 Notifica para realizarlas Validan información reportada y entregan contraseñas de acceso al sistema de la pagina WEB de G.E.M; solicitan la captura de la información, al término de esta, deberán imprimir y firmar los acuses de captura correspondientes, así como plasmar el sello oficial del centro educativo. 19 Reciben acuses de información validada y sellada, archivan y entregan formato 911 en una hoja de Excel para facilitar el uso de la información y solicitan complementar los formatos con la información validada de las fotocopias y capturada en la Página WEB del Gobierno del Estado de México. 21 Reciben indicaciones, modifican información y entregan. Se conecta con la operación número Reciben fotocopia con información validada, indicaciones y contraseñas de acceso al sistema, capturan la información de la fotocopia en la Página WEB del G.E.M., imprimen, sellan y firman acuses correspondientes y los entregan. 20 Reciben archivo del formato 911 en una hoja de Excel, capturan información en la página del G.E.M., imprimen tres copias, sellan, firman y distribuyen copias. Reciben copias de formatos complementados, los concentran y ordenan con los acuses de captura. Elaboran oficio de respuesta y se colocan los acuses originales en carpetas, turna documentación. B

25 DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN. Código: 205N12002/01 Página: 16 de 26 APLICACIÓN DE LOS FORMATOS ESTADÍSTICA BÁSICA 911 PARA LA OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN SOBRE LAS UNIDADES EDUCATIVAS DEL COBAEM Analistas Administrativos del Departamento de Estadística y Evaluación Unidad de Planeación, Profesiones, Escuelas Incorporadas y Evaluación Director General del COBAEM Director de Planeación y Evaluación Jefe del Departamento de Estadística y EValuación B 22 Recibe oficio y las carpetas con la información generada por el sistema de estadística básica 911, revisa el oficio y determina: Requiere modificaciones? No Si Entrega oficio con observaciones para ser realizadas. Recibe oficio con observaciones, corrige y entrega. Se conecta con la operación número Rubrica oficio y entrega junto con la carpeta. 27 Recibe oficio y carpeta, rubrica oficio y entrega documentos. Recibe oficio y carpeta, firma oficio y remite documentación a la U.P.P.E.I. y E. Se conecta con el Procedimiento de Elaboración de Estadísticas para la Obtención de Indicadores Educativos.

26 DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN. Código: 205N12002/01 Página: 17 de 26 MEDICIÓN Indicador para medir la gestión de respuesta Número de Formatos entregados X 100=% de solicitudes atendidas Número de Formatos Solicitados por turno REGISTRO DE EVIDENCIAS La entrega de los formatos con la información solicitada queda registrada temporalmente en el archivo de trámite correspondiente a la Dirección General y la Dirección de Planeación y Evaluación Institucional del COBAEM.

27 DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN. Código: 205N12002/01 Página: 18 de 26 FORMATOS E INSTRUCTIVOS FO DEE-16 Formato de Estadística Básica 911 Inicio de Cursos FO DEE-16 Formato de Estadística Básica 911 Inicio de Cursos

28 DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN. Código: 205N12002/01 Página: 19 de 26 FO DEE-16 Formato de Estadística Básica 911 Inicio de Cursos FO DEE-16 Formato de Estadística Básica 911 Inicio de Cursos

29 DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN. Código: 205N12002/01 Página: 20 de 26 FO DEE-16 Formato de Estadística Básica 911 Inicio de Cursos FO DEE-16 Formato de Estadística Básica 911 Inicio de Cursos

30 DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN. Código: 205N12002/01 Página: 21 de 26 FO DEE-16 Formato de Estadística Básica 911 Inicio de Cursos FO DEE-17 Formato de Estadística Básica 911 Fin de Cursos

31 DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN. Código: 205N12002/01 Página: 22 de 26 FO DEE-17 Formato de Estadística Básica 911 Fin de Cursos FO DEE-17 Formato de Estadística Básica 911 Fin de Cursos

32 DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN. Código: 205N12002/01 Página: 23 de 26 FO DEE-17 Formato de Estadística Básica 911 Fin de Cursos FO DEE-17 Formato de Estadística Básica 911 Fin de Cursos

33 DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN. Código: 205N12002/01 Página: 24 de 26 FO DEE-17 Formato de Estadística Básica 911 Fin de Cursos INSTRUCCIONES GENERALES DE LLENADO FORMATO 911 INICIO DE CURSOS Para contestar este cuestionario utilice bolígrafo de punto fino, de tinta azul o negra, o lápiz y letra de molde. Presione lo suficiente para que se marque adecuadamente cada una de las copias. Para hacer cualquier corrección, aplique un poco de corrector o borre perfectamente cada una de las copias y escriba el dato correcto. Llene las áreas cuadriculadas cargando los datos a la derecha, no ponga ceros en los cuadros no utilizados. Utilice los datos obtenidos al 30 de septiembre, independientemente de la fecha de llenado. Al terminar de contestarlo, verifique que no falte algún dato y que las sumas sean correctas, separe los juegos, según los datos marginales. El responsable de llenado dispone de cinco días hábiles para dar respuesta. Este cuestionario debe ser oficializado mediante la forma del director o del responsable del centro de trabajo y el sello de éste en el reverso de la última página. El centro de trabajo debe conservar la copia en color de este documento.

34 DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN. Código: 205N12002/01 Página: 25 de 26 INSTRUCCIONES GENERALES DE LLENADO FORMATO 911 DE FIN DE CURSOS Para contestar este cuestionario utilice bolígrafo de punto fino, de tinta azul o negra, o lápiz y letra de molde. Presione lo suficiente para que se marque adecuadamente cada una de las copias. Para hacer cualquier corrección, aplique un poco de corrector o borre perfectamente cada una de las copias y escriba el dato correcto. Llene las áreas cuadriculadas cargando los datos a la derecha, no ponga ceros en los cuadros no utilizados. Utilice los datos obtenidos al 7 de julio, independientemente de la fecha de llenado. Al terminar de contestarlo, verifique que no falte algún dato y que las sumas sean correctas, separe los juegos, según los datos marginales. El responsable de llenado dispone de cinco días hábiles para dar respuesta. Este cuestionario debe ser oficializado mediante la forma del director o del responsable del centro de trabajo y el sello de éste en el reverso de la última página. El centro de trabajo debe conservar la copia en color de este documento. -GLOSARIO Grupo: Conjunto de alumnos que cursan, en un mismo espacio educativo y con igual horario, las materias establecidas en un plan o programa de estudios correspondiente a un grado escolar. Altas: Alumnos inscritos o reinscritos después del inicio del ciclo escolar. Bajas: Alumnos que dejaron de asistir definitivamente al grado de donde se inscribieron o reinscribieron. Alumnos de Nuevo Ingreso: Alumno que se integra por primera vez en cualquier grado escolar. Alumno Repetidor: Es el educando que cursó total o parcialmente un grado escolar y no lo acredita, por lo que se reinscribe al mismo grado. Alumnos por Edad: Conjunto de alumnos que al primero de septiembre cumplieron una edad determinada. Alumno Egresado: Alumno que se hace acreedor a un certificado de terminación de estudios, una vez concluido un nivel educativo. Alumno con Asignaturas Reprobadas: Alumno que no obtenido los conocimientos necesarios para acreditar una o más asignaturas de cualquier grado y curso y que por lo tanto, se ve en la necesidad de presentar exámenes extraordinarios o repetir dichas materias para su acreditación. Alumno Regularizado: Es el educando que, habiendo reprobado algunas materias en los exámenes ordinarios, las aprueba por medio de exámenes extraordinarios y logra con ello acreditar la totalidad de las materias que se imparten en determinado grado o nivel educativo. Personal por Función: Personal de Tiempo Completo. Conjunto de académicos que imparten durante 40 horas o más a la semana. Personal de Tres Cuartos de Tiempo.: Conjunto de académicos que imparten clases de 25 a 39 horas a la semana. Personal de Medio Tiempo: Conjunto de académicos que imparten clases de 15 a 24 horas a la semana. Personal por Horas: Conjunto de académicos que imparten clases durante menos de 15 horas a la semana. Nivel Educativo: Cada una de las etapas que forman un tipo educativo. Casi todos son propedéuticos, y sólo algunos son terminales; algunos ofrecen servicios bivalentes, es decir, el educando puede cursarlo como preparación para ingresar a otro mas adelantado, o bien, al concluirlo, ingresar a la fuerza de trabajo. Personal Directivo con Grupo: Personal que ejerce funciones de dirección y/o administración en las escuelas, institutos o centros de enseñanza y, además, imparte clases a uno o más grupos de alumnos. Personal Directivo sin Grupo: Personal que desempeña exclusivamente funciones de dirección y/o administración en las escuelas, institutos o centros de enseñanza, independientemente de su nombramiento. No tiene grupo a su cargo. Personal Docente: Maestros cuya función exclusiva es la enseñanza a uno o más grupos de educandos.

35 DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN. Código: 205N12002/01 Página: 26 de 26 Personal Docente Especial: Maestros que imparten asignaturas especiales dentro del programa de estudio (consideradas en algunos casos materias o actividades de acreditación), tales como educación física, actividades tecnológicas, educación artísticas e idiomas, entre otras. Personal Administrativo, Auxiliar y de Servicios: Conjunto de personas que se encarga del funcionamiento, de proporcionar servicios profesionales especiales y de mantenimiento de un centro de trabajo. Comprende las secretarías jefes de servicios administrativos, coordinadores de actividades tecnológicas o académicas, auxiliares contables, médicos, psicólogos, orientadores, trabajadores sociales, prefectos, bibliotecas, laboratorio, vigilantes, jardineros, intendentes, almacenistas, técnicos en mantenimiento, auxiliares de servicios y chóferes, entre otros. Aula: Local construido en una escuela, y destinado a la enseñanza y el aprendizaje. Aulas Existentes: Cantidad total de locales para uso educativo que tiene un inmueble escolar, sea que se hayan construido ex profeso para la enseñanza y el aprendizaje o que hayan sido adaptados. Aulas en uso: Cantidad de locales de un inmueble escolar que se utiliza para la enseñanza. Aula adaptada: Espacio construido para un uso diferente del educativo, pero que, mediante modificaciones se emplea para la enseñanza y el aprendizaje. Taller: Sitio donde se realiza una actividad manual o tecnológica. Laboratorio: Local provisto de los utensilios necesarios para hacer experimentos o investigaciones científicas o técnicas.

36 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN Código: 205N12002/02 Página: 1 de 20 PROCEDIMIENTO Elaboración de Estadísticas para la Obtención de Indicadores Educativos. OBJETIVO Obtener y mantener actualizados los indicadores educativos del COBAEM, mediante la elaboración de estadísticas. ALCANCE Aplica al personal adscrito al Colegio de Bachilleres del Estado de México, encargado de la elaboración de Estadísticas para la obtención de indicadores. REFERENCIAS Ley del Sistema de Información, Estadística y Geográfica, artículos 63 fracciones IV y 45 párrafo primero (Diario Oficial de la Federación. 16 de abril de 2008). Reglamento Interior del Colegio de Bachilleres del Estado de México, Capítulo XII, artículo 73, fracción VII (Gaceta del Gobierno No. 98 del 17 de noviembre de 2004). Manual General de Organización del Colegio de Bachilleres del Estado de México, apartado correspondiente a las funciones del Departamento de Estadística y Evaluación. Numeral VI, Código 205N (Gaceta del Gobierno No. 110 del 09 de diciembre de 2011). RESPONSABILIDADES El Departamento de Estadística y Evaluación es el área responsable de reunir, clasificar y procesar la información estadística que se genere en cada una de las unidades educativas del COBAEM a fin de obtener los indicadores educativos de la institución. El Director General deberá: Establecer e indicar las fechas de elaboración y entrega de las estadísticas educativas. Determinar y señalar las especificaciones con que deberán contar las estadísticas educativas.

37 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN Código: 205N12002/02 Página: 2 de 20 El Director de Planeación y Evaluación Institucional deberá: Establecer y dar a conocer los períodos de concentración de información, elaboración y emisión de resultados de las estadísticas educativas, de acuerdo a los requerimientos y especificaciones establecidos por el Director General. Mantener actualizado el sistema estadístico del COBAEM. El Jefe del Departamento de Estadística y Evaluación deberá: Definir las acciones necesarias para recabar la información estadística de los planteles y centros EMSAD del COBAEM. Solicitar a Directores y Coordinadores de planteles y centros la información estadística requerida. Validar los formatos y esquemas para la obtención y presentación de información estadística. Supervisar y coordinar el análisis de la información estadística obtenida. Cumplir con los tiempos de elaboración y entrega de la información. Coordinar y supervisar las actividades de los analistas a su cargo en la elaboración de las estadísticas educativas. El Analista Administrativo del Departamento de Estadística y Evaluación deberá: Elaborar los formatos con las especificaciones señaladas. Imprimir los documentos y enviarlos a los Directores y Coordinadores de planteles y centros en los tiempos indicados. Recibir, revisar y concentrar la información obtenida y cumplir en tiempo y forma con la elaboración de las estadísticas educativas y entrega de las mismas. Notificar al Jefe de Departamento el avance en el desarrollo de las actividades solicitadas así como cualquier imprevisto, irregularidad y/o contrariedad presentada durante la realización de las mismas.

38 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN Código: 205N12002/02 Página: 3 de 20 El Director del Plantel deberá: Determinar las áreas y el personal que participarán en la obtención de la información solicitada. Determinar los períodos en que cada área tendrá que recabar dicha información, así como la fecha en que deberá entregarla. Reportar de forma veraz y completa los datos solicitados y hacerlos llegar al Jefe del Departamento de Estadística y Evaluación, dentro de los tiempos definidos para este fin. El Coordinador del Centro EMSAD deberá: Determinar las áreas y el personal que participarán en la obtención de la información solicitada. Determinar los períodos en que cada área tendrá que recabar dicha información, así como la fecha en que deberá entregarla. Reportar de forma veraz y completa los datos solicitados y hacerlos llegar al Jefe del Departamento de Estadística y Evaluación, dentro de los tiempos definidos para este fin. DEFINICIONES Centros EMSAD: Diagnóstico: Estadística de indicadores básicos: Unidades Educativas adscritas al COBAEM, que implementan la modalidad de Educación Media Superior a Distancia. Es el resultado del análisis realizado a los formatos y/o documentos que contengan información estadística solicitada por el Departamento de Estadística y Evaluación a los planteles y centros EMSAD del COBAEM. Formatos y/o modelos estadísticos mediante los cuales se expresan los datos sintéticos correspondientes a la situación de aspectos como: aprobación, reprobación, deserción, bajas, regulares, regularizados, eficiencia terminal y tasa de transición.

39 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN Código: 205N12002/02 Página: 4 de 20 Estadística de Inicio y Fin de Cursos: Estadísticas educativas: Indicadores: Infraestructura Existente: Planteles Escolarizados: Proyecciones: Formatos y/o modelos estadísticos mediante los cuales se expresan los datos y la información de los elementos académicos y administrativos generados por cada uno de los planteles escolarizados y centros EMSAD del COBAEM al inicio o término de cada ciclo escolar. Formatos y/o modelos estadísticos mediante los cuales se expresan los datos y la información de los elementos académicos y administrativos generados por cada uno de los planteles escolarizados y centros EMSAD del COBAEM. Son datos sintéticos constitutivos de cada variable académica, que resume en forma precisa y cuantitativa la situación de ciertos aspectos como: aprobación, reprobación, deserción, bajas, regulares, regularizados, eficiencia terminal y tasa de transición. Formatos y/o modelos estadísticos mediante los cuales se expresan los datos referentes a infraestructura de los planteles escolarizados y centros EMSAD del COBAEM. Unidades Educativas adscritas al COBAEM, que implementan la modalidad de Bachillerato General. Son pronósticos realizados con base en el análisis de la información existente, de la situación de los diversos elementos académicos y administrativos de los planteles y centros EMSAD del COBAEM. INSUMOS La elaboración, obtención y entrega de estadísticas e indicadores educativos. Requerimientos y especificaciones de la información, definidos por las áreas y organismos competentes. Formatos elaborados por el Departamento de Estadística y Evaluación para concentrar información de cada uno de los planteles y centros del COBAEM.

40 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN Código: 205N12002/02 Página: 5 de 20 Formatos oficiales expedidos por las autoridades educativas pertinentes, para ser aplicados de manera periódica a los planteles y centros del COBAEM. Información estadística generada en cada uno de los planteles y centros EMSAD del COBAEM. RESULTADOS Obtención de estadísticas e indicadores educativos elaborados a partir de datos oficiales oportunos, verídicos y actualizados, de Planteles Escolarizados y Centros de Educación Media Superior a Distancia, del Colegio de Bachilleres del Estado de México. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS Aplicación de los Formatos Estadística Básica 911 para la Obtención de Información sobre las Unidades Educativas del COBAEM. POLÍTICAS Los formatos elaborados por el Departamento de Estadística y Evaluación, que tengan como finalidad concentrar datos estadísticos para la obtención de indicadores educativos, serán aplicados como mínimo dos veces por año, garantizando la continua actualización de los mismos. El Departamento de Estadística y Evaluación revisará y cotejará la información, a fin de detectar posibles incongruencias, de ser así, los planteles y centros tendrán la responsabilidad de ratificar o corregir los datos, si por alguna razón no lo hicieran: a) Se tomará como válida la información reportada para los efectos a que haya lugar, siendo responsabilidad del Director y/o Coordinador del plantel o centro las consecuencias que por ello resulten y; b) Para el caso de los indicadores, perderán validez aquellos reportados para la integración de estadísticas educativas, por lo que se tomarán en cuenta los establecidos en los Formatos de Estadística Básica 911, Inicio o Fin de Cursos correspondientes.

41 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN Código: 205N12002/02 Página: 6 de 20 DESARROLLO No. UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO ACTIVIDAD 1.- Director General del COBAEM 2.- Director de Planeación y Evaluación Institucional del COBAEM 3.- Jefe del Departamento de Estadística y Evaluación Solicita de manera verbal al Director de Planeación y Evaluación Institucional las estadísticas e indicadores educativos del COBAEM, referentes a la: Aplicación de los Formatos Estadística Básica 911 para la Obtención de Información sobre las Unidades Educativas del COBAEM, proyecciones, diagnósticos y relación de Infraestructura física existente; especifica los requerimientos que habrán de cubrir. Se entera de la solicitud, establece fechas de entrega, y las comunica con los requerimientos al Jefe del Departamento de Estadística y Evaluación. Recibe la instrucción e inicia con la identificación y clasificación de la información estadística a obtener, establece los formatos que servirán como instrumento para la obtención de la información, mismos que pueden ser formatos oficiales emitidos por organismos pertenecientes al sector educativo del Gobierno del Estado de México, así como de la Secretaría de Educación Pública, y en su caso. Formatos personalizados que deberán ser diseñados y elaborados en función de una nueva serie de datos a obtener, posteriormente instruye al analista administrativo adscrito al departamento, para que realice la búsqueda y/o elaboración de dichos formatos, así como de los oficios de solicitud de llenado dirigidos a los titulares de planteles y centros EMSAD.

42 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN Código: 205N12002/02 Página: 7 de 20 No. UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO ACTIVIDAD 4.- Analista Administrativo del Departamento de Estadística y Evaluación 5.- Jefe del Departamento de Estadística y Evaluación Recibe indicaciones, realiza la búsqueda, elaboración y/o modificación solicitada, una vez elaboradas o encontradas y/o modificadas, elabora los oficios de solicitud de llenado especificando las fechas límites de entrega y el tipo de datos que deberán reportar. Integra los oficios y los formatos y los turna al Jefe del Departamento de Estadística y Evaluación para su revisión y validación. Recibe y revisa oficios y formatos y determina: 6.- Si requiere modificaciones, se notifica al analista administrativo a su cargo para realizarlas. 7.- Analista Administrativo del Departamento de Estadística y Evaluación 8.- Jefe del Departamento de Estadística y Evaluación 9.- Analista Administrativo del Departamento de Estadística y Evaluación Recibe indicaciones, oficios y formatos, los modifica y entrega al Jefe del Departamento para su validación y firma. Se conecta con la operación número 5. No requiere modificaciones, firma los oficios, valida los formatos y entrega al analista administrativo del departamento, indica que sean enviados oficios con formatos estadísticos a los Directores de planteles escolarizados y Coordinadores de centros EMSAD. Recibe formatos validados y oficios firmados, organiza los paquetes anexando un formato a cada oficio, y los envía a Directores y/o Coordinadores de planteles escolarizados y centros EMSAD del COBAEM Directores y/o Coordinadores de planteles escolarizados y centros EMSAD del COBAEM Reciben oficio y formato, complementan el formato y lo remiten con oficio de respuesta al Jefe del Departamento de Estadística y Evaluación dentro de los tiempos definidos.

43 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN Código: 205N12002/02 Página: 8 de 20 No. UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO ACTIVIDAD 11.- Jefe del Departamento de Estadística y Evaluación Recibe oficios y formatos, indica al analista administrativo del Departamento concentrar y capturar el total de la información, almacenar los formatos en carpetas, elaborar las estadísticas educativas con las especificaciones señaladas por el Director de Planeación y Evaluación Institucional y obtener los indicadores educativos correspondientes Analista administrativo del Departamento de Estadística y Evaluación Recibe indicaciones, oficios y formatos, revisa los datos reportados por los Directores y Coordinadores de Planteles Escolarizados y Centros EMSAD, captura la información en concentrados de información. Una vez integrada la información reportada, se elaboran las estadísticas educativas con las características y especificaciones señaladas por el Director de Planeación y Evaluación Institucional y obtienen los indicadores educativos correspondientes, almacenan los formatos en carpetas bajo resguardo del área administrativa. Posteriormente se entregan las estadísticas con los indicadores al Jefe de Departamento de Estadística y Evaluación para su revisión y en su caso validación Jefe del Departamento de Estadística y Evaluación Recibe y revisa las estadísticas e indicadores educativos y determina si requieren modificaciones: 14.- Si requiere modificaciones, se notifica al personal administrativo a su cargo para realizarlas Analista Administrativo del Departamento de Estadística y Evaluación Recibe indicaciones, modifica formatos estadísticos y entrega al Jefe del Departamento para su validación. Se conecta con la operación número 13.

44 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN Código: 205N12002/02 Página: 9 de 20 No. UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO ACTIVIDAD 16.- Jefe del Departamento de Estadística y Evaluación 17.- Director de Planeación y Evaluación Institucional 18.- Director General del COBAEM No requieren modificaciones, entrega estadísticas con indicadores educativos al Director de Planeación y Evaluación Institucional, y registra la entrega en el Formato: Registro de Elaboración y Entrega de Estadísticas Educativas. Recibe las estadísticas con indicadores educativos, y las entrega al Director General del COBAEM. Recibe estadísticas e indicadores educativos, las conserva para los fines correspondientes.

45 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN Código: 205N12002/02 Página: 10 de 20 ELABORACIÓN DE ESTADÍSTICAS PARA LA OBTENCIÓN DE INDICADORES EDUCATIVOS DIRECTOR GENERAL DEL COBAEM DIRECTOR DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN INSTITUCIONAL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN ANALISTA DEL DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN DIRECTORES Y COORDINADORES DE PLANTELES Y CENTROS EMSAD DEL COBAEM INICIO 1 Solicita de manera verbal a la Dirección de Planeación y Evaluación Institucional, las estadísticas, e indicadores educativos del COBAEM, referente a la: Aplicación de los formatos Estadística Básica 911 para la obtención de Información sobre las unidades educativas del COBAEM, proyecciones, diagnósticos y relación de infraestructura física existente; especifica los requerimientos que habrán de cubrir 2 Recibe instrucciones define fechas de entrega y las notifica de manera verbal al Jefe del Departamento de Estadística y Evaluación. 3 Recibe solicitud, identifica la información a obtener, define formatos a utilizar e instruye al personal a su cargo para elaborar oficios y formatos. 4 5 Recibe y revisa oficios y formatos, determina: Recibe indicaciones, elabora o modifica formatos y oficios de solicitud y los turna al Jefe del Departamento para su revisión y validación. No Requieren Modificaciones? 6 si Entrega al analista formatos y oficios y les solicita las modificaciones. 7 Recibe oficios, formatos e indicaciones, modifica y entrega al Jefe del Departamento. Se conecta con la operación número Firma oficios, valida formatos y solicita envíen a directores de planteles y centros. 9 Recibe oficios firmados, formatos validados y envía a directores y coordinadores de planteles y centros. 10 Recibe oficio y formato, complementan el formato y remiten con oficio de respuesta al Jefe del Departamento de Estadística y Evaluación. A

46 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN Código: 205N12002/02 Página: 11 de 20 ELABORACIÓN DE ESTADÍSTICAS PARA LA OBTENCIÓN DE INDICADORES EDUCATIVOS DIRECTOR GENERAL DEL COBAEM DIRECTOR DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN INSTITUCIONAL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN ANALISTAS DEL DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN DIRECTORES Y COORDINADORES DE PLANTELES Y CENTROS EMSAD DEL COBAEM A 11 Recibe oficios y formatos, solicita concentrar, capturar y almacenar formatos, así como elaborar estadísticas y obtener indicadores educativos Recibe y revisa estadísticas e indicadores, determina si requieren alguna modificación. Concentran y capturan la información, almacenan formatos en carpetas, elaboran estadísticas y obtienen indicadores educativos. Entregan al Jefe del Departamento. No requieren modificaciones? si 14 Entrega estadística e indicadores y les solicita las modificaciones Recibe las Estadísticas con Indicadores Educativos y Entrega al Director General. 16 Entrega estadísticas con indicadores educativos y registra la entrega en el Formato: Registro de Elaboración y Entrega de Estadísticas Educativas. Recibe estadísticas, indicadores e indicaciones, modifica y entrega al Jefe del Departamento. Se conecta con la operación número Recibe y analiza las estadísticas educativas, las conserva para los fines correspondientes. FIN

47 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN Código: 205N12002/02 Página: 12 de 20 MEDICIÓN Indicador para medir la gestión de respuesta. No. de estadísticas elaboradas y entregadas. X 100 = % de solicitudes atendidas. No. de estadísticas solicitadas. REGISTRO DE EVIDENCIAS Las Estadísticas elaboradas y entregadas quedan registradas en el formato: Registro de Elaboración y Entrega de Estadística Educativas, bajo resguardo del Jefe de Departamento de Estadística y Evaluación.

48 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN Código: 205N12002/02 Página: 13 de 20 FORMATOS E INSTRUCTIVOS FO DEE-10 Alumnos, Grupos, Aulas y Anexos por Plantel (1) Plantel (4) (2) (3) (5) Alumnos Inscritos GRUPOS POR SEMESTRE Gpos. Aulas 1ero. 3ero. 5to. Tot. 1ero. 3ero. 5to. Tot. Exist. Util. Adapt. (6) Tall. (7) Lab. (8) Turno Total El presente formato tiene como objetivo recabar la información estadística de los planteles para elaborar las estadísticas básicas. INSTRUCTIVO DE LLENADO (1) En la columna Plantel se deberá colocar el nombre de la totalidad de Planteles Escolarizados, adscritos al Colegio de Bachilleres del Estado de México, al momento de la aplicación. (2) En el apartado Alumnos por Semestre, se deberá colocar el número de alumnos inscritos por plantel al inicio del semestre o ciclo escolar, desglosando la cantidad por grado y total en la columna correspondiente. (3) En el apartado Grupos por Semestre se deberán reportar la cantidad de grupos por plantel, que operan en cada grado escolar, ubicándolos en la columna correspondiente, la suma de grupos por grado deberá reportarse en la columna Total. (4) En el apartado Aulas, se deberá reportar la cantidad total de aulas existentes por plantel, en las columnas siguientes la cantidad de ellas que son utilizadas y la cantidad de ellas que no fueron construidas inicialmente para uso educativo, pero han sido modificadas para ello, respectivamente. (5) En la columna Talleres se deberá reportar la cantidad total de talleres con que cuenta el plantel correspondiente. (6) En la columna Laboratorios se deberá reportar la cantidad total de laboratorios con que cuenta el plantel. (7) En la columna Turno se deberá reportar el número de turnos que operan en el plantel, debiendo ser turno 1 si solo cuenta con turno matutino y 2 si cuenta con turno matutino vespertino. FO DEE-11 Alumnos, Grupos, Aulas y Anexos por Centro EMSAD

49 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN Código: 205N12002/02 Página: 14 de 20 (1) Centro (4) (2) Alumnos por Semestre (3) Grupos por Semestre Gpos (5) Aulas 1ero. 3ero. 5to. Tot. 1ero. 3ero. 5to. Tot. Exist. Util. Adapt. (6) Tall. Total El presente formato tiene como objetivo recabar la información estadística de los planteles para elaborar las estadísticas básicas. INSTRUCTIVO DE LLENADO (1) En la columna Centro se deberá colocar el nombre de la totalidad de Centros de Educación Media Superior a Distancia (EMSAD), adscritos al Colegio de Bachilleres del Estado de México, al momento de la aplicación. (2) En el apartado Alumnos por Semestre, se deberá colocar el número de alumnos inscritos por plantel al inicio del semestre o ciclo escolar, desglosando la cantidad por grado y total en la columna correspondiente. (3) En el apartado Grupos por Semestre se deberán reportar la cantidad de grupos que operan en cada grado escolar, ubicándolos en la columna correspondiente, la suma de grupos por grado deberá reportarse en la columna Total. (4) En el apartado Aulas, se deberá reportar la cantidad total de aulas existentes en el centro, en las columnas siguientes la cantidad de ellas que son utilizadas y la cantidad de ellas que no fueron construidas inicialmente para uso educativo, pero han sido modificadas para ello, respectivamente. (5) En la columna Talleres se deberá reportar la cantidad de talleres de cómputo con que cuenta el centro EMSAD correspondiente. FO DEE-12 Indicadores Educativos Planteles

50 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN Código: 205N12002/02 Página: 15 de 20 Escolarizados (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) P lan te l In sc.t otal (in icio) E xis t. Deserción Aprobados + Reg. Aprobados Reprobados Eficiencia Terminal (ord ) Ef. Terminal (tot) E gre % ab s. % a bs. % a b s. % ab s. % In s c. Eg re % To ta l El presente formato tiene como objetivo recabar la información estadística de los planteles para elaborar las estadísticas básicas.

51 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN Código: 205N12002/02 Página: 16 de 20 Total FO DEE-13 Indicadores Educativos Centros EMSAD (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Período ordinario de exámenes Fin de períodos extra ordinarios Centro Insc total (inicio) Exist. Deserción Aprobación Reprobación Ef. Terminal (ordinario) Aprob. + Reg. Ef. terminal total abs. % abs. % abs. % Insc. Egre % abs. % Egre % TOTAL El presente formato tiene como objetivo recabar la información estadística de los planteles para elaborar las estadísticas básicas. INSTRUCTIVO DE LLENADO. (1) En la columna Centro se deberá colocar el nombre de la totalidad de Centros EMSAD adscritos al Colegio de Bachilleres del Estado de México al momento de la aplicación. (2) En la columna Inscripción Total de Inicio, se deberá reportar la totalidad de alumnos inscritos en por centro con corte al 15 de septiembre de cada año, fecha que se considera inicio de cursos del ciclo correspondiente. (3) En la columna Existencia, se deberá reportar la totalidad de alumnos existentes en el centro al término del ciclo escolar correspondiente. (4) En la columna Deserción se deberá reportar el número y porcentaje de alumnos desertores durante el ciclo escolar que corresponda. (5) En la columna Aprobación se deberá reportar el número y porcentaje de alumnos que aprobados todas las asignaturas en período ordinario de exámenes, del ciclo escolar que corresponda. (6) En la columna Reprobación se deberá reportar el número y porcentaje de alumnos que reprobaron de 1 a 5 asignaturas en período ordinario de exámenes, del ciclo escolar que corresponda. (7) En el apartado Eficiencia Terminal Ordinario se deberá reportar el número y porcentaje de alumnos egresados de la generación que corresponda, con relación al total de alumnos inscritos a primer semestre en el ciclo anterior por dos años al de aplicación, colocando cada dato en la columna correspondiente. (8) En la columna Aprobados mas Regularizados se deberá reportar la cantidad de alumnos aprobados hasta período ordinario, mas los alumnos aprobados en período extraordinario de exámenes. (9) En la columna Eficiencia Terminal Total, se deberá reportar la cantidad de alumnos de sexto semestre aprobados en período ordinario más los alumnos aprobados en período extraordinario, y obtener porcentaje con relación a la cantidad de alumnos inscritos a primer semestre del ciclo anterior por dos años al de aplicación. FO DEE-14

52 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN Código: 205N12002/02 Página: 17 de 20 CATALOGO DE INMUEBLES ESCOLARES FO DEE-14 CATALOGO DE INMUEBLES ESCOLARES

53 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN Código: 205N12002/02 Página: 18 de 20 FO DEE-14 CATALOGO DE INMUEBLES ESCOLARES FO DEE-14 CATALOGO DE INMUEBLES ESCOLARES

54 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA Y EVALUACIÓN Código: 205N12002/02 Página: 19 de 20 FO DEE-14 CATALOGO DE INMUEBLES ESCOLARES FO DEE-14 CATALOGO DE INMUEBLES ESCOLARES