GUÍA PARA ADQUISICIONES Código: GA_DOCI_001
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- José Ramón Ramírez Quintero
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1 GUÍA PARA ADQUISICIONES Código: GA_DOCI_001 HISTORIAL DE CAMBIOS REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN 1 14/08/2014 Elaboración del documento 2 26/12/2016 Inclusión de requerimientos para proveedores HSEQ ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Líder de negociaciones Director Administrativo Director Administrativo
2 Página: 2 de 5 1. OBJETIVO Establecer lineamientos a tener en cuenta en la adquisición de bienes o servicios. 2. ALCANCE Este documento es aplicable a toda compra de bienes y servicios. 3. DEFINICIONES Negociación: Gestión previa a la adquisición de un bien o servicio, que termina en un acuerdo entre las partes. Precio: Monto de dinero que se intercambia por obtener un bien o servicio. Contrato: Acuerdo de voluntades que se manifiesta en común entre dos o más personas (natural o jurídica). 4. DESCRIPCIÓN 4.1 NEGOCIACIÓN De manera general toda negociación de bienes o servicios debe establecer como mínimo las siguientes condiciones: Precio Forma de pago Plazo y lugar de entrega Flete y seguros de movilización Impuestos aplicables Garantías Tipo de documento de respaldo (Tipo de contrato u Orden Compra/Servicio) 4.2 LINEAMIENTOS PARA LA COMPRA Se tendrán en cuenta los siguientes lineamientos de acuerdo a la naturaleza del bien o servicio a comprar, así:
3 Página: 3 de 5 COMPRA DE ACTIVOS MAYORES Maquinaria y equipo de transporte Entrega de manuales y accesorios La empresa define: Pago con recursos propios, leasing o crédito bancario Si es importado, tipo de importación temporal o definitiva Condiciones de la importación (Aranceles aplicables) Agencia de Aduana COMPRA DE MATERIALES DE OBRA Frecuencia de facturación (semanal- quincenal-mensual) Forma de facturación (transporte/material) SERVICIO DE ALQUILER MAQUINARIA O VEHÍCULOS Pago o no de Stand by Encargado de la movilización Si el alquiler incluye operador y combustible Afiliación y pago de seguridad social Presentación de planillas de control de la prestación del servicio Documentos del vehículo: Revisión técnico-mecánica, SOAT, tarjeta de propiedad y póliza contra todo riesgo Documentos del equipo: Póliza contra todo riesgo Condiciones de entrega del equipo SERVICIO DE ALQUILER EQUIPO DE TOPOGRAFÍA Presentar certificado de calibración SERVICIO DE ALQUILER DE INMUEBLES
4 Página: 4 de 5 Acordar condiciones de entrega y recibo del bien. SERVICIO TRANSPORTE DE CARGA Solicitar documentos del vehículo: Revisión técnico-mecánica, SOAT, tarjeta de propiedad y póliza contra todo riesgo del vehículo. Solicitar documentos del conductor: Afiliación a seguridad social, licencia de conducción. Póliza de transporte de mercancía SOLICITUD A PROVEEDORES. Al elaborar la orden de compra o servicio, la responsable de la compra debe incluir en las observaciones las exigencias y requerimientos estipulados por la empresa y adicionalmente tener en cuenta los siguientes criterios. DESCRIPCIÓN CRITERIOS QUE DEBE CUMPLIR PRODUCTO/SERVICIO Materiales pétreos: arena, grava triturado, agregado, Licencia ambiental y registro minero. bolo, base y sub-base. Emulsión Asfáltica Licencia de Calidad o que cumplan con alguna norma específica, según requerimiento del cliente Licencia de Calidad y quedan sujetas a verificación de Mezcla Asfáltica acuerdo a estudios de laboratorios periódicos que se hace a cada despacho, que cumpla con la exigencia del cliente. Tubos en concreto alcantarilla, cemento, Malla Q5 y para Certificados de Calidad / pruebas de resistencia. gaviones, acero de refuerzo (varilla) Fichas Técnicas de los elementos en español (deben ser Elementos de Protección revisados por el área de Gestión Integral antes de realizar Personal la compra). Sistemas de Acceso (escaleras, Certificado - manuales de seguridad y utilización. andamio) Productos Químicos Ficha Técnica y Hoja de Seguridad en español. Maderas Permiso de aprovechamiento Forestal y autorización de transporte (salvoconducto). Combustibles y Lubricantes Ficha técnica y Hoja de seguridad en español.
5 Página: 5 de 5 Herramienta manuales (Pala, machete, alicate, llaves, martillo, entre otras) Herramientas Manuales Mecanizadas (Taladro, pulidoras, esmeriles, entre otras) Maquinaria Residuos convencionales Residuos sólidos y líquidos peligrosos Agua para hidratación Baños Recolección de papel Recolección aceites El área de Gestión Integral realizará verificación de las herramientas, garantizando el cumplimiento de las condiciones de seguridad, de acuerdo al pre operacional de herramientas menores. Manual de instrucciones en español, guardas de seguridad, y garantía del producto. Manual de Operación y mantenimiento. Manual de partes. Licencias para la recolección, tratamiento y disposición final Licencias para la recolección, tratamiento y disposición final Análisis de agua, Certificado Invima Licencias ambientales para el transporte, tratamiento y disposición final de aguas residuales Licencia para el transporte y disposición final del papel Licencia ambiental para el transporte y disposición final
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