IDENTIFICACIÓN. Manual de Procedimientos

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1 Gobierno del Estado de Baja California IDENTIFICACIÓN Dirección de Relaciones Públicas Manual de Procedimientos Responsable de su elaboración: Coordinación Administrativa Numero de ejemplares: 03 Mexicali, B.C. 30 de julio de 2007

2 Índice 1. Introducción 2. Listado de los procedimientos 3. Procedimiento 3.1- Denominación del procedimiento y unidad responsable de su ejecución Objetivo Políticas de Operación Descripción del Procedimiento Diagrama de Flujo 1

3 INTRODUCCIÓN El presente manual de procedimientos de la Dirección de Relaciones Publicas, se elaboro con el fin de que esta dependencia, cuente con un documento donde se estipulen los diferentes procedimientos que se efectúan en las distintas áreas de la Dirección de Relaciones Públicas y delimitar así las actividades por área administrativa y de esta manera eficiente y agiliza los procedimientos establecidos, dejando ver quien es el responsable del proceso. Para su elaboración se contó con la participación del personal, quienes estuvieron en toda disposición de ayudarnos a realizar este manual, dando paso por paso las actividades que se realizaban por unidad administrativa. Sin duda la implementación de documentos de este tipo, permite eficientar el quehacer gubernamental de las dependencias públicas ya que gracias a este se pueden ver las insuficiencias con las que la dependencia cuenta y poder así actualizar los procedimientos para tener una mejora continua con eficiencia y eficacia. 2

4 LISTADO DE LOS PROCEDIMIENTOS Coordinación Administrativa: 1. Administración y control de recursos presupuestales. 2. Elaboración del anteproyecto del presupuesto de egresos y del POA. Departamento de Eventos Cívicos y Especiales: 1. Organización de Eventos Cívicos; 2. Organización de Eventos del Ejecutivo; 3. Apoyo Logístico a las Dependencias del Poder Ejecutivo en la Organización de los Eventos; 4. Atención a Invitados Especiales del Ejecutivo. 3

5 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE RECURSOS PRESUPUESTALES Responsable: Coordinación Administrativa Objetivo: Administrar y racionalizar los recursos financieros que se asignan a las unidades administrativas y delegaciones que integran a la Dirección de Relaciones Públicas para el ejercicio fiscal correspondiente. Alcance: Documentos de Referencia: Ley orgánica de la Administración Pública del Estado de Baja California; Reglamento Interno de la Dirección de Relaciones Públicas; Ley del Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Baja California; Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos; Lineamientos Programáticos-Presupuestales Emitidos por la Secretaría de Planeacion y Finanzas; 4

6 Avance Presupuestal; Movimientos Presupuestales. Definiciones: Código Programático: Es la clave numérica que se le otorga a cada unidad administrativa para referirse presupuestalmente a la misma. Responsabilidad /Políticas: Responsabilidades: La unidad Administrativa de la Dependencia, deberá ejercer el Presupuesto de Egresos que se les haya autorizado para el ejercicio fiscal correspondiente de acuerdo a las normas y políticas establecidas, a fin de obtener el máximo aprovechamiento y racionalización de recursos financieros. Políticas: Las afectaciones presupuestales que realice la unidad Administrativa deberá de hacerlas de acuerdo a la disponibilidad presupuestal que exista al momento de realizar dicha afectación, así como de acuerdo a las disposiciones y criterios establecidos por el Titular de la Dependencia. Los recursos Financieros que se autoricen en materia presupuestal deberán destinarse para la adquisición de los bienes o servicios que fueron solicitados en la 5

7 elaboración del anteproyecto del Presupuesto de Egresos de la Dependencia. Los trámites de afectación presupuestal que realicen las Unidades Administrativas, deberán contar con la firma del servidor público autorizado para ello, de lo contrario el trámite tendrá calidad de detenido mientras no cuente con la autorización correspondiente. Las cancelaciones de afectaciones presupuestales se harán a través del sistema de control presupuestal únicamente por personal autorizado para ello. 6

8 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Dirección de Relaciones Públicas Fecha: Hoja: Coordinación Administrativa Nombre del Procedimiento: Administración y Control de Recursos Presupuestales No. de actividad Puesto o Unidad Administrativa Descripción de la actividad INICIO 01 Secretaría de Planeacion y Finanzas Se publica en el Periódico Oficial del Estado el Presupuesto de Egresos del Estado de Baja California para el Ejercicio fiscal correspondiente 02 Depto. Administrativo Se emite reporte del Presupuesto autorizado de la Dependencia para el ejercicio fiscal correspondiente, por código programático, y se notifica a las Unidades Administrativas de la Dirección de Relaciones Públicas para su conocimiento. 03 Unidad Administrativa y Delegaciones Las unidades ejercen el gasto en base a su presupuestación para la adquisición de un bien o un servicio para su área de trabajo. 04 Unidad Administrativa y Delegaciones Capturan en el Sistema Integral de presupuesto los requerimientos de Bienes y Servicios de acuerdo a los recursos financieros autorizados. 05 Unidad Administrativa y Delegaciones Se Autoriza la afectación presupuestal de las unidades administrativas de su adscripción y competencia. 06 Unidad Administrativa y Delegaciones Envía para su trámite las afectaciones presupuestales realizadas en original y copia. 07 Depto. Administrativo Consulta recursos presupuestales por unidad administrativa en el Sistema Integral de Presupuesto y emite reportes mensuales para conocer el avance y comportamiento del gasto y disponibilidad presupuestaria. 08 Depto. Administrativo Notifica a las unidades administrativas de la 7

9 dependencia la disponibilidad de recursos. 09 Depto. Administrativo Se reciben solicitudes de transferencia y/o ampliación de recursos presupuestales por parte de las unidades administrativas. 10 Depto. Administrativo Se analizan las propuestas haciendo conciliaciones internas hasta que sea posible, enviando lo demás a la Secretaría de Planeacion y Finanzas. Fin Elaboro Reviso Autorizo 8

10 DIAGRAMA DE FLUJO 9

11 ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS Y DEL POA Responsable: Coordinación Administrativa Objetivo: Administrar de acuerdo a las normas, políticas y lineamientos establecidos en materia de programación y presupuestación los recursos financieros asignados a la dependencia mediante el máximo aprovechamiento y racionalización de los mismos, a fin de alcanzar las metas y objetivos establecidos en los Programas Operativos Anuales. Alcance: Este procedimiento es de competencia estatal. Las delegaciones de la dependencia lo aplican de la misma manera, y se sujetan a las normas, políticas y lineamientos establecidos por la Administración Central en materia de Programación y Presupuestación. Documentos de Referencia: Anteproyecto Presupuestal; Lineamientos Programáticos. 10

12 Definiciones: Lineamientos Programáticos: Criterios establecidos por la Secretaria de Planeacion y Finanzas para la elaboración del Presupuesto de Egreso. Responsabilidad /Políticas: Responsabilidades: Para la elaboración e integración del Presupuesto de Egresos de la Dependencia, las Unidades Administrativas (Departamentos), y Delegaciones que la conforman, deberán de aplicarse las normas, políticas y lineamientos emitidos en materia de programación-presupuestación por la Secretaría de Planeacion y Finanzas; Las Unidades Administrativas (Departamentos), y Delegaciones deberán de calendarizar el ejercicio de los recursos de acuerdo a sus necesidades o requerimientos que permitan ejecutar los programas de trabajo de su unidad correspondiente. Políticas: Los recursos que soliciten las Unidades Administrativas (Departamento), y las Delegaciones deberán de venir acompañados de su justificación correspondiente en la elaboración del Anteproyecto del Presupuesto de Egresos, así como la forma en que impactaran o beneficiaran en sus programas de trabajo durante el ejercicio fiscal 11

13 de que se trate. El Anteproyecto del presupuesto de Egresos de las unidades administrativas (Departamentos), y las Delegaciones, deberán presentarlo consolidado en un solo paquete, el cual será integrado al Anteproyecto del presupuesto de Egresos de la dependencia por la Unidad administrativa. El presupuesto de Egresos de la Dependencia será consolidado y concentrado por la Unidad Administrativa de la Dependencia para su autorización del Oficial Mayor y para su posterior envió a la Secretaría de Planeacion y Finanzas. 12

14 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Dirección de Relaciones Públicas Fecha: Hoja: Coordinación Administrativa Nombre del Procedimiento: Elaboración del Anteproyecto del Presupuesto de Egresos No. de actividad Puesto o Unidad Administrativa Descripción de la actividad INICIO 01 Secretaría de Planeacion y Finanzas La Secretaría de Planeacion y Finanzas da a conocer los lineamientos programáticos presupuestales para la elaboración del Anteproyecto del Presupuesto de Egresos de Gobierno del Estado, definiendo las normas, políticas y lineamientos a que se sujetaran las dependencias. 02 Departamento Administrativo Se recibe Oficio acompañado de los lineamientos programáticos presupuestales, se sella de recibido y se turna para la Elaboración del Anteproyecto de Egresos de la Dependencia, a las Unidades Administrativas y Delegaciones. 03 Unidades Administrativas Las Unidades Administrativas y Delegaciones reciben lineamientos e instrucciones para la elaboración e integración del Anteproyecto del Presupuesto de Egresos de sus Unidades Administrativas adscritas. 04 Unidades Administrativas Las Unidades Administrativas y Delegaciones elaboran y formulan los programas de trabajo de acuerdo a las necesidades propias de las Unidades Administrativas (Departamento), de su adscripción. 05 Unidades Administrativas Las Unidades Administrativas y Delegaciones integran el Anteproyecto del Presupuesto de 13

15 Egresos de sus Unidades administrativas (Departamentos). Y Turnan al Departamento Administrativo. 06 Departamento Administrativo El Departamento Administrativo recibe y revisa e integra la información en un solo documento el Anteproyecto del Presupuesto de Egresos de sus Unidades Administrativas. 07 Departamento Administrativo El Departamento Administrativo consolida y somete a consideración y autorización del Director incluyendo el Anteproyecto del Presupuesto de Egresos de las Unidades Administrativas y de las Delegaciones. 08 Relaciones Públicas El Director recibe y verifica el anteproyecto del Presupuesto de Egresos de la Dependencia y realiza cuestionamientos sobre algunos aspectos o conceptos en los cuales existan dudas. 09 Relaciones Públicas El Director autoriza el Anteproyecto del Presupuesto de Egresos de la dependencia y se envía al Departamento Administrativo para la integración del Anteproyecto del Presupuesto de Egresos del gobierno del Estado. 10 Departamento Administrativo El Departamento Administrativo recibe el Anteproyecto del Presupuesto de Egresos, lo concentra y consolida en el Proyecto del Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado para el Ejercicio Fiscal correspondiente y envía a SPF. 11 Secretaría de Planeacion y Finanzas Recibe proyecto.fin. Elaboro Reviso Autorizo 14

16 DIAGRAMA DE FLUJO 15

17 ORGANIZACIÓN DE EVENTOS CÍVICOS Responsable: Departamento de Eventos Cívicos y Especiales Objetivo: contribuir al desarrollo cívico y político de la población Bajacaliforniana; por ello se continúa organizando y coordinando eventos del Poder Ejecutivo Estatal que conlleven a construir una sociedad más informada y compenetrada con sus raíces históricas Alcance: Sistema Educativo Funcionarios Ciudadanía Documentos de Referencia: Calendario cívico por parte de Gobernación Protocolo a seguir por medio de de la Secretaría de Gobernación 16

18 Definiciones: Ninguna Responsabilidad /Políticas: Políticas: La Realización del evento correspondiente al calendario cívico Seguir el protocolo de acuerdo a como se indica en la Secretaría de Gobernación. 17

19 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Dirección de Relaciones Públicas Fecha: Hoja: Departamento de Eventos Cívicos y Especiales Nombre del Procedimiento: Organización de Eventos Cívicos No. de actividad Puesto o Unidad Administrativa Descripción de la actividad INICIO 01 Dpto. de Enlace Institucional Se solicita al Dpto. de Enlace Institucional un lista de invitados y se entrega al Dpto. de Eventos y Especiales 02 Dpto. Eventos Cívicos y Especiales Recibe lista, diseña invitaciones y envía invitaciones tanto para asistentes como para Presidium a el Gabinete legal y ampliado 04 Gabinete legal y ampliado Recibe invitación y confirma al Dpto. Eventos Cívicos y Especiales 04 Dpto. Eventos Cívicos y Especiales Recibe confirmación y realiza diseño de escenario 05 Dpto. Eventos Cívicos y Especiales El Dpto. Eventos Cívicos y Especiales, realiza oficio de apoyo a Ingeniería y Mantenimiento para construcción de escenario y colocación de mobiliario, se envía oficio. 06 Ingeniería y Mantenimiento Confirma y envía copia de oficio a el Dpto. Eventos Cívicos y Especiales 07 Dpto. Eventos Cívicos y Especiales Recibe oficio, realiza logística de todo el evento y solicita a alguna Institución Educativa, escolta y banda de guerra para dar realce al evento. 08 Institución Educativa La Institución Educativa recibe solicitud y llama al Dpto. Eventos Cívicos y Especiales 9 Dpto. Eventos Cívicos y Especiales Reciben llamada para ponerse de acuerdo con fecha y hora del evento, contrata quien conduzca el evento, se realiza el evento. Fin 18

20 Elaboro Reviso Autorizo 19

21 DIAGRAMA DE FLUJO 20

22 ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEL EJECUTIVO Responsable: Departamento de Eventos Cívicos y Especiales Objetivo: Dar realce a la imagen del ejecutivo Alcance: Ciudadanía Documentos de Referencia: Ninguno Definiciones: Ninguna Responsabilidad /Políticas: Responsabilidades: Evitar al mínimo los percances del evento Políticas: Seguir el protocolo. 21

23 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Dirección de Relaciones Públicas Fecha: Hoja: Departamento de Eventos Cívicos y Especiales Nombre del Procedimiento: Organización de Eventos del Ejecutivo No. de actividad Puesto o Unidad Administrativa Descripción de la actividad INICIO 01 Secretaría Particular Designa Evento a Relaciones Públicas 02 Relaciones Públicas ( Dpto. Eventos Cívicos y Especiales) Recibe designación y llama a la Dependencia que tendrá el evento para solicitar información sobre lo ya mencionado y brindar apoyo con mobiliario. 03 Dependencia Recibe llamada por parte de Relaciones Públicas y envía toda la información requerida. 04 Relaciones Públicas ( Dpto. Eventos Cívicos y Especiales) Recibe información y se le solicita apoyo con mobiliario 05 Relaciones Públicas ( Dpto. Eventos Cívicos y Especiales) Relaciones Públicas realiza oficio de apoyo a Ingeniería y Mantenimiento para construcción de escenario y colocación de mobiliario, se envía oficio. 06 Ingeniería y Mantenimiento Confirma y envía copia de oficio a el Dpto. Eventos Cívicos y Especiales 07 Relaciones Públicas ( Dpto. Eventos Cívicos y Especiales) Recibe oficio, realiza logística de todo el evento y realiza acomodo de presidium 08 Relaciones Públicas ( Dpto. Eventos Cívicos y Especiales) Da atención al Gobernador durante todo el evento. Fin Elaboro Reviso Autorizo 22

24 DIAGRAMA DE FLUJO 23

25 APOYO LOGÍSTICO A LAS DEPENDENCIAS DEL PODER EJECUTIVO EN LA ORGANIZACIÓN DE LOS EVENTOS Responsable: Departamento de Eventos Cívicos y Especiales Objetivo: Dar apoyo a las Dependencias en sus diferentes eventos Alcance: Dependencias Ciudadanía en General Documentos de Referencia: No existen documentos de referencia Definiciones: Ninguna Responsabilidad /Políticas: Responsabilidades: Que el equipo se entregue en condiciones optima 24

26 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Dirección de Relaciones Públicas Fecha: Hoja: Departamento de Eventos Cívicos y Especiales Nombre del Procedimiento: Apoyo Logístico a las Dependencias del Poder Ejecutivo en la Organización de los Eventos (Préstamo de Equipo) No. de actividad Puesto o Unidad Administrativa Descripción de la actividad INICIO 01 Relaciones Públicas Recepción de oficio por parte de la Dependencia, con los requerimientos a solicitar 02 Relaciones Públicas Proceso de aprobación. No.- Se informa a la Dependencia que no se podrá apoyar con lo requerido. Si.- Se pasa al Especiales. Dpto. Eventos Cívicos y 03 Dpto. Eventos Cívicos y Especiales El Dpto. Eventos Cívicos y Especiales, realiza oficios de préstamo de acuerdo al apoyo solicitado por la Dependencia y se envía una copia a almacén y otra a la Dependencia que requirió el apoyo. 04 Almacén Recibe oficio de préstamo 05 Dependencia La Dependencia recibe oficio y va a almacén a recoger lo solicitado 06 Almacén Entrega lo requerido a la Dependencia 07 Dependencia La Dependencia al terminar el evento entrega lo que había solicito a almacén. 08 Almacén Recibe. Fin Elaboro Reviso Autorizo 25

27 DIAGRAMA DE FLUJO 26

28 ATENCIÓN A INVITADOS ESPECIALES DEL EJECUTIVO Responsable: Departamento de Eventos Cívicos y Especiales Objetivo: Brindar la atención especializada a los diferentes invitados del ejecutivo Alcance: Invitados Documentos de Referencia: No existen Definiciones: Ninguno Responsabilidad /Políticas: Responsabilidades: Hacer que el invitado especial se sienta en un ambiente confortable. Políticas: De acuerdo al protocolo 27

29 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Dirección de Relaciones Públicas Fecha: Hoja: Departamento de Eventos Cívicos y Especiales Nombre del Procedimiento: Atención a Invitados Especiales del Ejecutivo (Obsequios) No. de actividad Puesto o Unidad Administrativa Descripción de la actividad INICIO 01 Relaciones Públicas Recepción de oficio por parte de la Dependencia, con los requerimientos a solicitar 02 Relaciones Públicas Proceso de aprobación. No.- Se informa a la Dependencia que no se podrá apoyar con lo requerido. Si.- Se pasa al Especiales. Dpto. Eventos Cívicos y 03 Dpto. Eventos Cívicos y Especiales Realiza oficio solicitando obsequios, que no maneje Relaciones Públicas 04 Dpto. Eventos Cívicos y Especiales Se envía oficio a la Dependencia que maneja el obsequio 05 Dependencia que Maneja el Obsequio Recibe oficio y manda lo solicitado 06 Dpto. Eventos Cívicos y Especiales Recibe obsequios y realiza formato de salida de obsequios 07 Dpto. Eventos Cívicos y Especiales Se llama a la Dependencia que solicito obsequios, para que recogerlos 08 Dependencia que solicita obsequios La Dependencia recibe llamada y va por obsequios 09 Dpto. Eventos Cívicos y Especiales Se entrega lo solicitado a la Dependencia y firma oficio de salida. Fin Elaboro Reviso Autorizo 28

30 DIAGRAMA DE FLUJO 29

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