Solutions ÑAIKOTEVẼVA RYRU. VERSIÓN 1, Feb.

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1 ÑAIKOTEVẼVA RYRU Caja de Instrumentos de Gestión de Proyectos Plan de Ejecución del Proyecto - PEP - Instructivo VERSIÓN 1, Feb. CSC/CPR

2 Índice 1. Definición 2. Elementos del PEP 3. Características de un buen PEP 4. Guía para la elaboración del PEP 5. Flujograma de procesos 6. Uso de la herramienta Project: PEP integrado con el POA 6.1. Elaboración de los instrumentos integrados PEP / POA 7. Lista de verificación de la calidad de los elementos del PEP 8. Bibliografía

3 Plan de Ejecución del Proyecto (PEP) 1. Definición El Plan de Ejecución del Proyecto es un instrumento de planificación multianual a nivel de Componentes y productos, que debe identificar un cronograma de ejecución (física y financiera) y sus responsables. 1 La utilidad principal del PEP es que permite integrar actividades, tiempos y costos: qué hacer, cuándo hacer y cuánto cuesta, en función a los resultados esperados, para todo el período de ejecución considerando un nivel de detalle suficiente. 2. Elementos del PEP i. La Matriz de Resultados (MdR) ii. La Estructura Desglosada del Trabajo (EDT) iii. El Plan de Adquisiciones (PA) iv. El Plan de Gestión de Riesgos (PGR) v. Presupuesto Detallado de Inversión del proyecto vi. Cronograma vii. Plan de Monitoreo y Evaluación (PME) El principal insumo para la elaboración del PEP es la matriz de resultados. El plan debe estructurarse de acuerdo al orden de componentes, subcomponentes (si aplica) y productos de la matriz. Es importante que todos los instrumentos conserven la misma estructura, para que la tarea de seguimiento sea más sencilla. Con la ayuda de la EDT se van definiendo los paquetes de trabajo y las actividades requeridas para lograr los objetivos y las metas. El presupuesto detallado de inversión del proyecto provee información sobre los costos de las actividades, el plan de adquisiciones sobre los procesos de contratación y el cronograma facilita la información sobre los tiempos (inicio, fin y duración de las tareas). En el proceso de elaboración deben participar todas las áreas técnicas que puedan proveer información para que la planificación resulte más precisa. 1 BID CAN/CBO, Toolkit para Ejecutores N 3

4 3. Características de un buen PEP i. La estructura está conforme a la matriz de resultados. ii. Determina una secuencia lógica de las actividades, y su dependencia entre ellas relacionándolas con sus correspondientes productos, subcomponentes (si aplica) y componente. iii. Incluye actividades definidas en la planificación programática, en el plan de monitoreo y evaluación, y las acciones del plan de mitigación de riesgos. iv. Las actividades muestran fechas de inicio y fin, su duración y responsables. v. Incluye los hitos principales. vi. Los costos coinciden con el presupuesto. vii. Incluye las actividades desde el diseño de la operación, firma del Contrato de Préstamo, aprobación, elegibilidad, hasta el cierre del programa o proyecto. En la etapa de diseño del proyecto, se elabora el PEP inicial, el cual contiene las actividades programadas en la planificación inicial, y va como anexo al Plan de Desarrollo de la Operación. En el Taller de Arranque o antes del inicio de la ejecución se actualiza el PEP creando la versión final. En el gráfico se ilustra la evolución de la herramienta desde la fase inicial hasta la obtención de la versión final. Fuente:BID- Implementación de Estándares de Gestión de Proyectos Enfocado en Resultados y Gestión de Riesgos, Presentación Setiembre Se recomienda manejar esta herramienta en formato Project, cualquiera sea el proveedor, ya que por sus propiedades para el manejo de cronograma permite realizar las actualizaciones de manera más eficiente, facilitando la tarea de monitoreo y seguimiento en fase de ejecución del proyecto. Con la versión del PEP final se guarda la línea de base y se determina la ruta crítica del proyecto,

5 elementos que servirán para las tareas de seguimiento y monitoreo durante la ejecución. En la medida que se desarrollan las actividades, pueden surgir situaciones que impacten la ejecución del proyecto y que alteren su ruta crítica. Estos cambios deberán ser identificados con el monitoreo usando la línea de base para establecer el desvío con respecto a la planificación. La ruta crítica es el máximo tiempo de duración de un proyecto, determinado por el secuenciamiento de actividades concatenadas, que no tienen espacio de tiempo ni holguras entre actividades, luego cualquier retraso en una de ellas resultará en el retraso del proyecto. El seguimiento de la ruta crítica permite determinar si el proyecto podrá ejecutarse en el tiempo estimado o si será necesaria una ampliación del plazo. Cualquier cambio en el PEP que altere la ruta crítica deberá ser comunicado al Banco y previo a la actualización de las herramientas relacionadas (POA/PA/PF) se deberá contar con la no objeción. 4. Guía para la elaboración del PEP La tabla siguiente contiene los procesos para elaborar el PEP. Tabla N 1: Procesos para elaborar el Plan de Ejecución del Proyecto Plan de Ejecución del Proyecto (PEP) - Etapa de Diseño del Proyecto Responsable (s) Actividad Observación Ejecutor / Equipo Técnico y/o Especialista del área* A Definir las Actividades Ejecutor / Equipo Técnico y/o Especialista del área B Secuenciar las actividades Con base al Perfil de Proyecto, al POD y su Acuerdo Fiduciario (según disponibilidad), a la Matriz de Resultados y al Plan de Mitigación de Riesgos, identifica las acciones específicas a realizar para elaborar los productos del proyecto. Crea la Estructura Desglosada del Trabajo a nivel de paquetes de trabajo. Define las actividades a realizar para elaborar los productos e incluye las actividades del Plan de Mitigación de Riesgos Ejecutor / Equipo Técnico y/o Especialista del área C Estimar los recursos Ejecutor / Equipo Técnico y/o Especialista del área Secuencia las actividades de acuerdo a un orden lógico, estableciendo las predecesoras y sucesoras. Estima los recursos de las actividades, según tipo, cantidad y tiempos contractuales. Estima los costos de los recursos

6 D Estimar la duración de los recursos Ejecutor / Equipo Técnico y/o Especialista del área E Determinar el Presupuesto Detallado de Inversión Estima la duración de los recursos con los tiempos de trabajo necesarios para finalizar cada actividad con el presupuesto asignado. Ejecutor Jefe de Equipo E Plan de Adquisiciones Ejecutor / Equipo Técnico y/o Especialista del área Determina el presupuesto detallado de inversión del proyecto. Elabora el Cuadro de Costos, a ser incluido en el POD del Proyecto. Remite al Banco el Cuadro de Costos para incluirlo en el POD. Incluye el Cuadro de Costos en el POD del proyecto. Consolida actividades, define montos y modalidades de adquisición. Estima el cronograma de los procesos de contratación. Cada recurso a ser utilizado debe presentar: unidades de medida, cantidades y costo unitario que componen el costo total del recurso. F Desarrollar el cronograma Ejecutor Desarrolla el cronograma considerando los puntos # 4, 5 y 10. G Elaboración del Plan de Ejecución del Proyecto Inicial Ejecutor Jefe de Equipo del Proyecto H Unificación del PEP con el POA Ejecutor Con la estructura de la MdR y de la EDT, elabora el Plan de Ejecución del Proyecto (PEP) inicial, incluyendo las actividades del punto #3, el presupuesto detallado de inversión (punto #8), el Plan de Adquisiciones y el cronograma (punto #11). Discrimina los montos de cada actividad por fuente de financiamiento. Remite al Banco el PEP inicial. Incluye en el POD el PEP inicial, en el Apéndice como documento opcional. Unifica el PEP con el POA convirtiéndolas en un solo instrumento, aumentando el nivel de detalle a las actividades del año 1, guardando la línea de base Se debe desglosar las actividades desde la firma del Contrato de Préstamo hasta la elegibilidad y a continuación las actividades programadas para la ejecución del proyecto. Formato MS Project, Open Project o similar *El Banco podrá apoyar al ejecutor a través del Analista de Operaciones del Proyecto o Consultorías de Especializadas de Apoyo para la ejecución de las actividades.

7 5. Flujograma del proceso de elaboración del PEP Figura N 1: Flujograma de elaboración del PEP Plan de Ejecución Plurianual del Proyecto (PEP) Etapa de Diseño del Proyecto Equipo Técnico y/o Especialista del área Ejecutor Especialista Sectorial del Banco Jefe de Equipo 1 Con base al Perfil de Proyecto, al POD y su Acuerdo Fiduciario (según disponibilidad), a la Matriz de Resultados y al Plan de Mitigación de Riesgos, identifica las acciones específicas a realizar para elaborar los productos del proyecto. 2 Crea la Estructura Desglosada del Trabajo a nivel paquetes de trabajo. 3 Define las actividades a realizar para elaborar los productos e incluye las actividades del Plan de Mitigación de Riesgos 4 Secuencia las actividades de acuerdo a un orden lógico, estableciendo las predecesoras y sucesoras. 5 Estima los recursos de las actividades, según tipo, cantidad y tiempos contractuales. 6 Estima los costos de los recursos 7 Estima la duración de los recursos con los tiempos de trabajo necesarios para finalizar cada actividad con el presupuesto Determina el presupuesto detallado de inversión del proyecto. Elabora el Cuadro de Costos, a ser incluido en el POD del Proyecto Remite al Banco el Cuadro de Costos para incluirlo en el POD. Incluye el Cuadro de Costos en el POD del proyecto.

8 Plan de Ejecución Plurianual del Proyecto (PEP) Etapa de Diseño del Proyecto Equipo Técnico y/o Especialista del área Ejecutor Especialista Sectorial del Banco Jefe de Equipo Consolida actividades, define montos y modalidades de adquisición Estima el cronograma de los procesos de contratación. 14 Desarrolla el cronograma considerando los puntos # 4, 5 y Con la estructura de la MdR y de la EDT, elabora el Plan de Ejecución del Proyecto (PEP) inicial, incluyendo las actividades del punto #3, el presupuesto detallado de inversión (punto #8), el Plan de Adquisiciones y el cronograma (punto #11). 16 Discrimina los montos de cada actividad por fuente de financiamiento. 17 Remite al Banco el PEP inicial. 18 Incluye en el POD el PEP inicial, en el Apéndice como documento opcional. 19 Unifica el PEP con el POA convirtiéndolas en un solo instrumento, aumentando el nivel de detalle a las actividades del año 1, guardando la línea de base

9 6. Uso de la herramienta Project: PEP integrado con el POA El PEP planifica para toda la vida del proyecto y el Plan Operativo Anual (POA) para un año de ejecución. La integración de estos dos instrumentos es posible realizarla mediante la utilización de herramientas de software para gestión de proyectos (formato Project, cualquiera sea el proveedor) ya que con ésta es posible manejar los cronogramas, combinado con otra información relevante para el seguimiento. Se planifica el PEP para toda la vida del proyecto, y para planificar el POA, se desagregan las actividades aumentando el nivel de detalle para los procesos de adquisición, gestiones y tareas, y sus responsables. De esta manera, a la par de realizar el monitoreo del POA (corto plazo) es posible contar con información relativa a la ejecución del proyecto completo Elaboración de los instrumentos integrados PEP / POA El modelo del PEP (ver archivo PEP Formato estándar), en su estructura contiene las actividades previas al inicio de la ejecución y a continuación desarrolla la estructura programática del proyecto, por Componentes, Subcomponentes (si aplica) y Productos de acuerdo a la Matriz de Resultados; los Paquetes de Trabajo de acuerdo a la Estructura Desglosada del Trabajo, y las actividades con un nivel de detalle suficiente, para toda la vida del proyecto. En cuanto a la información de los costos de las actividades, en el PEP se planifican los costos totales para cada fuente de financiamiento. Figura N 2: Tabla PEP en formato Project

10 Con el uso de tablas del software es posible integrar el PEP y el POA en un solo archivo. Se crean las tablas para PEP y POA, y para acotar el POA a un periodo de tiempo determinado, se utiliza el filtro para intervalo de fechas Figura N 3: Ubicación de la Tabla PEP En la pestaña Vista se encuentra el ícono Tablas, allí seleccionar la tabla con la que se desea trabajar. En el caso del PEP, la tabla se denomina 1_Entry_PEP Para migrar de la Tabla PEP a la Tabla POA, se selecciona la Tabla definida para el POA y queda convertida. En el caso del POA, la tabla se denomina 2_Entry_POA Figura N 4: Ubicación de la Tabla POA

11 Figura N 5: Tabla POA Se aplica el filtro para intervalo de fechas, de modo a acotar la información al periodo de tiempo que se requiere. Figura N 6: Aplicación de la función Filtro para intervalo de fechas

12 Figuras 7 y 8: Uso del filtro para intervalo de fechas Al abrir un archivo que previamente haya tenido filtro, al abrir, el software realiza la misma consulta para agregar la información del periodo del POA.

13 Figura 9: Tabla POA, planificación para año 2014 Al obtener la información para el POA del año que se planifique, se puede aumentar el detalle de las actividades para el año planificado según necesidad, a fin de contar con información precisa para el monitoreo. En la Tabla POA, los costos que se cargan corresponden a los previstos según actividades y pagos para el año planificado solamente. En la Sección Gestión Fiduciaria Gestión de las Adquisiciones de BID Solutions están disponibles plantillas en formato Project que corresponden a la cronogramas con tiempos promedios estimados por modalidad de contratación que pueden utilizarse para elaborar el PEP / POA. Estas plantillas son modelos que deben ajustarse de acuerdo a las necesidades del proyecto, en función a la organización institucional interna, a los procesos internos y sus tiempos de duración.

14 7. Lista de verificación de la calidad de los elementos del PEP El propósito de esta lista es servir de guía al ejecutor o planificador para asegurar que el contenido del Plan de Ejecución del Proyecto que se está elaborando o con el que se va a trabajar, contiene todos los elementos y con la calidad que se requiere para que su utilidad como herramienta de gestión sea óptima y contribuya al logro de los resultados esperados del proyecto. En la siguiente tabla están contenidos los elementos que componen un PEP y los requerimientos que deben cumplir para constituirse en una herramienta eficaz de la gestión de proyectos: # Verificar Si Estructura Tiene la misma estructura que la EDT, la cual está alineada a la matriz de resultados Cronograma El cronograma de ejecución multianual tiene: No, revisar Nombre de cada actividad, paquetes de trabajo, productos, componentes Duración, fechas de inicio y fin de cada actividad Ruta crítica Responsables Costos Se hizo una estimación de recursos y tiempo antes de elaborar el cronograma y el costeo Las actividades suman productos, los productos suman componentes, y los componentes suman el total del proyecto Los costos están discriminados por fuente de financiamiento

15 8. Bibliografía 8.1. BID-INDES, PM4R Gestión de Proyectos para Resultados, Guía de Gestión de Proyectos de Desarrollo, 8.2. BID - Herramientas para la Gestión de Proyectos, Mayo BID- Implementación de Estándares de Gestión de Proyectos Enfocado en Resultados y Gestión de Riesgos, Presentación Setiembre BID -Guía para ejecución de operaciones con garantía soberana financiadas con recursos del BID en Colombia, Versión N,.