Manual de Usuario para Gestión de Proyectos

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1 Manual Usuarios Manual de Usuario para Gestión de Proyectos

2 Manual de Planificación y Gestión de Proyectos Cruz Roja Colombiana Fernando José Cardenas Guerrero Presidente Cruz Roja Colombiana Walter Ricardo Cotte Witingan. Director Ejecutivo General Cruz Roja Colombiana Fernando Cubides Alarcón Director General de Cooperación y Desarrollo Comité Internacional de la Cruz Roja, Delegación Colombia (CICR), Cruz Roja Americana, Delegación Colombia Apoyo Avenida Carrera 68 No 68 B 31 Tels.: Fax.: Correo electrónico: cooperacion@cruzrojacolombiana.org Página de Internet: Manual de Planificación y Gestión de Proyectos Grupo Técnico y de Apoyo Departamento de sistemas Ing. Gloria M. Vásquez Rodriguez Tec. Andres Valencia Oliveros Dirección de Cooperación y Desarrollo Fernando Cubides Alarcón Javier Vargas Muñoz David Parra Rozo Diana Rivas Garcia Asesoría Editorial Rafael Burgos Alfredo Beltran Dirección Nacional de Docencia Diseño Departamento de Sistemas Impresión Departamento de Publicaciones - Cruz Roja Colombiana Primera Edición: Diciembre 2007 Versión Actualizada Febrero

3 CONTENIDO Pag Opciones 7 Sub Menús 9 Usuarios Encargados 12 Permisos Especiales 13 Proyecto 15 Análisis 22 Actividades 36 Formatos de Legalización 54 Variables de Legalización 57 Maestros Proyectos 62 Editor de Texto 64 Aplicar Estilos CSS 80 Hojear Archivos Multimedia 81 Explorador de Archivos Remotos 81 Insertar Imágenes 84 Editor de Imágenes 87 Hojear Documentos 96 Hojear Plantillas 96 Propiedades de Flash 96 Propiedades de Windows Media 100 Propiedades de Quick Time 102 3

4 Manual de Planificación y Gestión de Proyectos Insertar Caracteres Especiales 106 Insertar Enlace 107 Insertar Anclaje 109 Insertar Tabla 110 Formulario 121 Campo de Texto 122 Area de Texto 123 Botón 125 Casilla de Verificación 125 Botón de Opción 126 Lista / Menú 127 Campo de Archivo 129 Campo Oculto 129 Conjunto de Campos 130 Etiqueta 131 4

5 Presentación En el trabajo humanitario de hoy día, es esencial preparar propuestas de proyectos, gestionarlos e informar de sus resultados en conformidad con estándares de calidad mínimos y con los requerimientos de los socios y donantes en la rendición de cuentas. Una propuesta adecuada de proyectos proporciona a las organizaciones como la nuestra una ventaja comparativa en la eficacia de la planificación, ejecución y elaboración de informes, así como una mejor posición entre sus competidores. Por esto, la Federación Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja decidió preparar un esquema de formación estandarizado para presentar el proceso de planificación del proyecto PPP al personal de las Sociedades Nacionales y sus delegados. Este proceso formativo incorpora la metodología del ciclo de gestión del proyecto y herramientas bien conocidas como es el Marco Lógico. Tras un sistemático proceso metodológico de prueba, investigación y desarrollo la Cruz Roja Colombiana adaptó la metodología de la Federación Internacional al contexto de nuestra sociedad nacional; al tiempo que diseño e implementó bajo el ambiente web un Software Banco de Proyectos. Este trabajo liderado por la y acompañado en todo momento por la Dirección Ejecutiva General, Dirección General de Socorro, Dirección General de Doctrina y Protección, Dirección General de Salud, Direcciones Nacionales de Voluntariado (Juventud, Socorrismo y Damas Grises) y Dirección Nacional de Docencia. Este proceso está especialmente dedicado a los voluntarios, empleados y directivos de la Cruz Roja Colombiana, el cual busco desde el principio de sus ideas, desarrollar una herramienta sencilla pero que incluyera los aspectos necesarios en la gestión de proyectos el cual hemos denominado Proceso de Planificación y Gestión de Proyectos. Fernando Cubides Alarcón Director General de Cooperación y Desarrollo 5

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7 1. Preparándose para trabajar Manual de usuario Proyectos Este manual describe los procedimientos necesarios para el manejo de información en cada una de las seccionales incluyendo la Sede Nacional en lo que concierne a el análisis, formulación, ejecución y evaluación de Proyectos La aplicación se encuentra desarrollada en PHP con motor de Base de Datos MySql en plataforma Web (para Internet), para funcionamiento sobre los sistemas Operativos Windows y Linux con arquitectura Cliente Servidor (es decir que varios usuarios van a poder acceder al aplicativo desde diferentes computadores al mismo tiempo y a las mismas o diferentes opciones). Para acceder a la aplicación es necesario que los usuarios se encuentren autorizados con su Nombre de usuario y Clave personal, la cual debe ser creada previamente por el administrador del Sistema, éste asigna permisos para el Ingreso, Edición ò Consulta según sea el caso. Para acceder al módulo de Proyectos haga clic con el botón izquierdo del Mouse en el menú CRC Proyectos, ubicado en la parte izquierda de la pantalla Menú Módulos. Opción Configuración. Haciendo clic en este menú usted podrá asignar un perfil a los diferentes usuarios de Proyectos. Seleccione de la lista desplegable un perfil para cada uno de los usuarios que actualmente están creados (recuerde que de acuerdo a cada perfil el usuario dispondrá de permisos para acceder a las diferentes opciones del aplicativo), seleccione la seccional a la que pertenecen los usuarios (los usuarios solo tendrán acceso a la información de la seccional seleccionada), si selecciona sede Nacional el usuario podrá ver información de todas la seccionales (la información que vera esta relacionada con los permisos que el usuario posea según su perfil). Cuando haya terminado haga clic en el botón Actualizar registro, para guardar los cambios. 7

8 Manual de Planificación y Gestión de Proyectos Opción Súper Administración. Haciendo clic en este menú verá un listado con los usuarios con este perfil que están creados actualmente en el aplicativo. Seleccione el usuario al cual quiere editar o borrar y haga clic en el botón correspondiente. Al presionar el botón Editar usted podrá asignarle un nuevo perfil, un tipo de usuario, cargo, un usuario (nombre de la persona), un nombre de usuario (con el que podrá acceder al aplicativo), cambiar el password, asignar y activarlo o desactivarlo, cuando termine de hacer los cambios haga clic en el botón Actualizar para guardar los cambios o en el botón Cancelar para salir sin guardar los cambios. Si desea agregar o crear un nuevo usuario súper-administrador haga clic en el botón Añadir nuevo. Opción Proyectos. Haciendo clic en esta opción de menú verá dos opciones desplegables Sede Nacional y Seccional que de acuerdo a los permisos asignados a cada usuario así mismo al situar el cursor del ratón en una de las opciones observara las sub. Opciones permitidas. Sede Nacional y Seccional. Situando al puntero del Mouse sobre cualquiera de estas opciones y dependiendo los permisos asignados por el administrador observara los sub. Menús a los que puede acceder (Admón. Usuarios, Proyecto, análisis, Formulación, En Revisión, Devuelto, En ejecución, Ejecutado, etc.). 8

9 Sub. Menús. Admón. Usuarios. En este sub. Menú usted podrá administrar los usuarios creados, vera una lista con dichos usuarios, dependiendo de los permisos que le fueron asignados usted podrá editarlos, asignarles permisos, cambiar contraseñas y crear nuevos usuarios. 9

10 Manual de Planificación y Gestión de Proyectos Editar usuarios. Seleccione el usuarios que desea editar y haga clic en el botón editar, el aplicativo le mostrara un formulario con los datos que actualmente tiene ese usuario, tenga en cuenta que para hacer cualquier cambio al usuario deberá conocer el password de inicio de sesión de dicho usuario de lo contrario el aplicativo no le dejara hacer ningún cambio, luego de hacer los cambios haga clic en el botón Actualizar para guardar los cambios o en el botón Cancelar para salir sin guardar cambios. Cambiar contraseña En esta opción usted podrá cambiar el password del usuario sin necesidad de saber el password actual o anterior (solo para perfil de súper administrador), debe tener en cuenta que al hacer el cambio debe confirmar al usuario de dicho cambio. Permisos Proyectos. Haciendo clic en el botón Permisos Proyectos, usted podrá asignar al usuario permisos a las páginas a las que puede acceder en cada una de las seccionales a las que tenga permisos. Para asignar los permisos haga clic en el vinculo Permisos por Páginas, vera un listado con todas las páginas existentes, seleccione las paginas a las que el usuario puede acceder y haga clic en el botón Actualizar y clic en el botón Actualizar Registro. 10

11 Añadir Nuevo. 11

12 Manual de Planificación y Gestión de Proyectos Haga clic en botón Añadir nuevo vera un formulario en el cual usted deberá diligenciar nombre usuario con el cual iniciara sesión, asignar un perfil predeterminado con permisos, dar un password para el inicio de sesión, seleccione el tipo de usuario, digite los nombres y apellidos del usuario, seleccione el cargo del usuario, digite el correo electrónico del usuario (a este correo electrónico se le enviara el nombre de usuario y password en caso de olvido, además de la información de notificación, alarmas, recordatorios y otros), para activar el usuario marque la casilla de activar y haga clic en el botón Insertar para agregar el usuario o en el botón cancelar para salir sin agregar el usuario. Usuarios Encargados: En este sub. Menú usted podrá administrar los usuarios encargados en cada una de las seccionales, vera una lista con dichos usuarios, dependiendo de los permisos que le fueron asignados usted podrá editarlos, asignarles la seccional, y crear nuevos usuarios. Haga clic en botón Añadir nuevo para agregar un nuevo usuario, en editar para modificar un usuario ya creado o en borrar para eliminar un usuario encargado. Al hacer clic en añadir nuevo o en editar observara un formulario en el cual usted deberá diligenciar nombre usuario de la persona que será encargado y asignar una seccional, el usuario debe estar en la base de datos como usuario de proyectos con lo cual debe tener un login, un password para el inicio de sesión, al seleccionar el usuario automáticamente aparecerá en el campo el correo electrónico del usuario (a este correo electrónico se le enviara información de notificación, alarmas, recordatorios y otros, relacionados con los proyectos que se generen en la seccional asignada), haga clic en el botón Insertar para agregar el usuario o en el botón cancelar para salir sin agregar el usuario. 12

13 Permisos Especiales: En este sub. Menú usted podrá administrar los usuarios del banco de proyectos, vera una lista con dichos usuarios, dependiendo de los permisos que le fueron asignados usted podrá editarlos, borrarlos, añadir nuevos, asignarles seccional, darles permisos para consultar, borrar o editar información de los proyectos. Haga clic en botón Añadir nuevo para agregar un nuevo permiso especial a un perfil, en editar para modificar un permiso especial de un perfil ya creado o en borrar para eliminar un permiso especial de un perfil. 13

14 Manual de Planificación y Gestión de Proyectos Al hacer clic en añadir nuevo o en editar observara un formulario en el cual usted deberá marcar las opciones que mejor se acoplen al perfil creado, si marca la casilla de Editar/Borrar, el usuario con este perfil podrá modificar o borrar información de los proyectos, si marca la casilla Insertar, el usuario podrá agregar información nueva en los proyectos, Consultar, para solo visualizar la información sin modificarla. Seleccione el perfil (en el caso de añadir nuevo), al cual le dará permisos especiales, este perfil debe haber sido creado anteriormente (consulte modulo administración). En estado seleccione los estados de los proyectos a los que se les aplicara dichos permisos, tenga encuentra que no todos los usuarios participan en todo el proceso de un proyecto. En Páginas, seleccione las paginas a las que se le aplicaran dichos permisos, haga clic sobre el nombre de la pagina y luego en el botón >, si los permisos son aplicados a todas las paginas haga clic en el botón >>. En Seccionales, seleccione las seccionales en las que se aplicaran los permisos especiales, debe tener en cuenta que no todos los usuarios observaran la información de todas las seccionales, seleccione el nombre de la seccional haciendo clic sobre él y luego en el botón >, si desea asignar todas las seccionales haga clic en el botón >>. Cuando haya terminado haga clic en el botón Insertar para guardar los cambios o en Cancelar para salir sin guardar los cambios. 14

15 Proyecto. En este sub. Menú usted podrá según los permisos que le hayan sido asignados, ingresar nuevos proyectos, seleccionar proyectos ya creados con anterioridad, ingresar nuevas convocatorias, ingresar los datos básicos de un proyecto creado y listar los proyectos a nivel Nacional. Nuevo. En esta opción usted podrá ingresar nuevos proyectos, observara un formulario que deberá diligenciar en su totalidad. 15

16 Manual de Planificación y Gestión de Proyectos En el campo Nombre ingrese el nombre que le asignara al proyecto; en el campo Plan Estratégico seleccione de la lista el eje estratégico al que apunta el proyecto, recuerde que esta lista es editable desde los maestros que detallaremos mas adelante; en el campo Área de desarrollo seleccione de la lista el área responsable del proyecto o el área a la que pertenece la persona que formula el proyecto, recuerde que esta lista es editable desde los maestros; en el campo Línea seleccione de la lista la línea a la que apunta el proyecto, recuerde que esta lista es editable desde los maestros; en el campo Duración ingrese o seleccione el tiempo aproxima que durara el proyecto, tenga en cuenta que este tiempo esta dado en meses; en el campo Fecha inicial y Fecha final ingrese o seleccione la fecha en la que se presupuesta iniciar el proyecto y la fecha en que se tiene estimado que se finalice el mismo, tenga en cuenta que si va a digitar la fecha con su teclado el formato es el siguiente (aaaa-mm-dd), si la quiere seleccionar haga clic en el botón ; para finalizar y guardar los cambios haga clic en el botón Crear Proyecto. Nota: al seleccionar el Plan eje estratégico, podrá visualizar en la parte inferior de su pantalla el nombre y sus indicadores, además encontrara un link con el cual podrá visualizar el archivo PDF del documento Plan Eje Estratégico Seleccionar Proyecto. Con esta opción usted podrá seleccionar un proyecto creado anteriormente para ingresar, editar o eliminar según los permisos asignados la información del proyecto. Observará el siguiente formulario, donde usted podrá seleccionar el proyecto al que le podrá agregar más datos o editar los que ha ingresado hasta el momento. Para seleccionar el proyecto haga clic en el botón OK correspondiente al proyecto. Se presentara una ventana emergente para hacer la confirmación de la selección. 16

17 Haga clic en Aceptar para seleccionar el proyecto o en cancelar para volver al listado anterior. Nueva convocatoria. En esta opción usted podrá crear convocatorias a proyectos para varias seccionales, esta opción solo es habilitada para los perfiles con permisos de Sede Nacional. 17

18 Manual de Planificación y Gestión de Proyectos Observara un formulario en el cual debe diligenciar los campos para generar la convocatoria. Los campos Fecha Resumen Anteproyecto, Fecha Propuesta Preliminar y Fecha Proyecto Definitivo son para indicar a la seccional las fechas en que deben aplicar cada uno de avances de dicha convocatoria, según estas fechas el aplicativo generara alarmas que serán enviadas a los correos electrónicos de los usuarios encargados de las seccionales que apliquen a la convocatoria y a los encargados a nivel Nacional de las mismas. En el campo Línea seleccione la o las líneas a la que aplica la convocatoria, para cada línea se podrá ingresar un concepto, haga clic en el botón Agregar para guardar los cambios e ingresar una nueva línea, las líneas ingresadas se listaran en la parte inferior de dichos campos. En Seleccionar el Departamento visualizara una lista con las seccionales donde tiene presencia la Cruz Roja Colombiana a nivel nacional, seleccione las sesiónales a las que ira dirigida la convocatoria, solo las seccionales marcadas podrán aplicar a dicha convocatoria. En el campo Donantes seleccione el o los donantes que van a financiar la convocatoria (para esto usted debe crear dichos donantes por medio de los maestros), y haga clic en el botón Agregar, los donantes agregados se listaran en la parte inferior del campo. Luego de diligenciar dichos campos haga clic en el botón Generar Convocatoria para generar los correos electrónicos que serán enviados automáticamente a los encargados de las seccionales marcadas con la información diligenciada. Datos básicos. Con esta opción usted podrá ampliar los datos básicos de un proyecto, para esto usted debió haber creado el proyecto anteriormente, luego selecciónelo e ingrese a esta opción, observara una serie de formularios los cuales deberá diligenciar para complementar la información del proyecto seleccionado. En este formulario ingrese la(s) ubicación(es) en donde será desarrollado el proyecto, puede ingresar varias, para ingresar nuevas ubicaciones seleccione la cantidad de ubicaciones a ingresar (1, 3, 6) y haga clic en el botón Añadir nuevo ; para editar o borrar ubicaciones marque la casilla correspondiente y haga clic en el botón Editar o Borrar. 18

19 En el campo País seleccione el país donde se llevara a cabo el proyecto, esta lista es editable en los maestros; en el campo Departamento seleccione un departamento del país seleccionado donde se llevara a cabo el proyecto (predeterminado aparecen los departamentos de Colombia) esta lista es editable en los maestros; en el campo Municipio seleccione el municipio correspondiente al departamento del país seleccionados anteriormente (dependiendo el departamento visualizara su municipio) esta lista es editable en los maestros; en el campo Sitio digite el sitio exacto donde se llevara a cabo el proyecto y para finalizar y guardar los cambios haga clic en el botón Insertar o de lo contrario en Cancelar. En este formulario diligenciara los datos de los responsables del proyecto, puede editarlos, borrarlos o agregar mas registros. 19

20 Manual de Planificación y Gestión de Proyectos En el campo Estado seleccione si el usuario va a quedar activo en el sistema o inactivo, en el campo Nombre o Razón Social digite el nombre completo de la persona, en el campo Tipo de documento seleccione el tipo de documento que aplica para esta persona (esta lista es editable en los maestros), en Número Documento digite el numero de documento de la persona (si desea consultar y traer datos automáticamente de la persona que esta registrando de la base de datos de la CRC, haga clic en el botón Recurso Humano, el aplicativo hace la consulta en la base de datos de Talento Humano, si lo encuentra traerá automáticamente los datos, sino usted deberá digitar la información), en Cargo seleccione el cargo que ocupa la persona (esta lista es editable en los maestros), en Organización digite el nombre de la organización a la que pertenece o representa, en Teléfono trabajo digite en teléfono del lugar de trabajo, en Teléfono particular digite el teléfono de la casa u otro en el que se pueda ubicar, en Fax digite el teléfono de fax donde se pueda enviar información, en Teléfono Móvil digite el número de celular, satelital o buscapersonas de la persona, en el campo Dirección particular digite la dirección donde se pueda ubicar a la persona, en el campo, en Dirección oficina digite la dirección de trabajo, en el campo digite dirección de correo electrónico de la persona (si hace parte de la Cruz Roja Colombiana, deberá ingresar el correo corporativo, a esta dirección la persona recibirá avisos, respuestas, informes, etc. que aplicativo genera automáticamente), en Página Web digite la dirección del sitio Web de la organización a la que pertenece o representa y para finalizar y guardar los cambios haga clic en el botón Insertar o de lo contrario en Cancelar. En este formulario diligenciara los datos de la persona que formula el proyecto, puede editar, borrar o agregar más de un registro. En el campo Estado seleccione si el usuario va a quedar activo en el sistema o inactivo, en el campo Nombre o Razón Social digite el nombre completo de la persona, en el campo Tipo de documento seleccione el tipo de documento que aplica para esta persona (esta lista es editable en los maestros), en Número Documento digite el numero de documento de la persona (si desea consultar y traer datos automáticamente de la persona que esta registrando de la base de datos de la CRC, haga clic en el botón Recurso Humano, el aplicativo hace la 20

21 consulta en la base de datos de Talento Humano, si lo encuentra traerá automáticamente los datos, sino usted deberá digitar la información), en Cargo seleccione el cargo que ocupa la persona (esta lista es editable en los maestros), en Organización digite el nombre de la organización a la que pertenece o representa, en Teléfono trabajo digite en teléfono del lugar de trabajo, en Teléfono particular digite el teléfono de la casa u otro en el que se pueda ubicar, en Fax digite el teléfono de fax donde se pueda enviar información, en Teléfono Móvil digite el número de celular, satelital o buscapersonas de la persona, en el campo Dirección particular digite la dirección donde se pueda ubicar a la persona, en el campo, en Dirección oficina digite la dirección de trabajo, en el campo digite dirección de correo electrónico de la persona (si hace parte de la Cruz Roja Colombiana, deberá ingresar el correo corporativo, a esta dirección la persona recibirá avisos, respuestas, informes, etc. que aplicativo genera automáticamente), en Página Web digite la dirección del sitio Web de la organización a la que pertenece o representa y para finalizar y guardar los cambios haga clic en el botón Insertar o de lo contrario en Cancelar. Biblioteca del proyecto. Con esta opción podrá cargar, editar o eliminar archivos relacionados con el proyecto en diversos formatos (Word, Excel, pdf, multimedia, fotos, video, etc. ). Al hacer clic en el botón editar o añadir nuevo, usted visualizara un formulario en el cual puede modificar o ingresar información. Con el botón borrar usted eliminara el archivo. En el campo nombre digite el nombre del documento o archivo, este nombre será el identificador del archivo por ello se recomienda que para cada archivo cargado sea distinto, con esto se reducirán las confusiones. En Descripción digite una breve descripción del archivo, puede ser sobre su contenido. En Archivo digite la ruta de localización del archivo o si desea buscarla haga clic en el botón Examinar, observara una ventana emergente donde podrá ubicar el archivo, luego de ubicarlo haga clic en Abrir y luego en insertar para guardar los cambios o en Cancelar para regresar al listado de la biblioteca. 21

22 Manual de Planificación y Gestión de Proyectos Análisis En este submenú encontrará una serie de opciones (Partes interesadas, Análisis interno, Problemas, Objetivos, Estrategias y Matriz de Evaluación), que hacen parte del primer estado del proyecto que hemos creado, recuerde que para poder diligenciar cada una de las opciones, usted debe seleccionar el proyecto al cual ingresara dicha información. Partes Interesadas. En esta opción usted ingresara la información correspondiente a las entidades públicas y privadas, grupos, asociaciones, organizaciones, etc., que se verán involucradas en el proyecto. 22

23 En el campo Parte Interesada seleccione la categoría a la que pertenece la parte de interés (Grupo de interés, Instituciones, Instituciones Cruz Roja, Otros), esta lista es editable en los maestros; en el campo Nombre digite el nombre de la parte de interés, luego haga clic en el botón Insertar para guardar los cambios; repita este proceso para ingresar mas partes de interés las veces que lo requiera. Las partes de interés ingresadas se listaran en la parte inferior del formulario en orden de tipo de parte de interés, después de haber ingresado un registro lo podrá editarlo o borrarlo. Para cada parte de interés, deberá ingresar la información correspondiente, según el tipo de parte de interés el aplicativo habilitara o deshabilitara los campos (Problemas, Intereses, Potenciales, interrelación, Acción de la CRC/CICR). Haciendo clic en el botón Vista de impresión podrá visualizar el documento que se generara para impresión e imprimirlo. Si usted ha olvidado seleccionar el proyecto antes de ingresar el registro el aplicativo le mostrara un error solicitando que debe seleccionar el proyecto. Análisis Interno. En esta opción usted deberá ingresar información referente a las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades de la seccional o la sede Nacional frente al proyecto. Usted puede ingresar nueva información haciendo clic en o, editar haciendo clic en o borrar información haciendo clic en. 23

24 Manual de Planificación y Gestión de Proyectos La interior imagen la observara al hacer clic en o, o en o, en el campo Fortaleza, Oportunidades, Debilidades o Amenazas, según sea el caso, digite o copie y pegue la información, si al digitarla si se a ingresado anteriormente el aplicativo le traerá por medio de auto completar la información, si no ha sido ingresada anteriormente al hacer clic en el botón Insertar, esta información se guardara en la base de datos, para ser utilizada en ocasiones posteriores. Análisis de los Problemas. En esta opción usted podrá ingresar el problema principal a resolver con el proyecto, las causas y los efectos de ese problema, esto con el fin de establecer los objetivos del proyecto y las posibles estrategias que se utilizaran. Seleccione el proyecto al que le agregara esta información, luego ingrese a la opción Análisis Problemas, en el campo Problema principal, digite el problema principal que se presenta y que se pretende resolver, a continuación haga clic en el botón Insertar Registro para guardar los cambios; este campo le permite insertar varias líneas de texto (100 caracteres incluyendo espacios); si ya ha ingresado esta información anteriormente podrá cambiarla; luego de que usted haya guardado los cambios en la parte inferior de la ventana observara el árbol de problemas y en un circulo de color rojo encontrara el problema principal que usted a insertado. 24

25 Para editar el problema ingresado haga clic sobre la imagen círculo (rojo) con el nombre de Problema, ubicada al lado derecho de su pantalla. El árbol de los problemas consta de unas causas (parte inferior) y unos efectos (parte superior), para ingresar cada una de ellas haga clic en la figura (rectángulo), ubicadas en la parte derecha de su pantalla. En el formulario de las causas usted ingresara el Por que? se origina el problema principal, usted puede agregar varias causas y subcausas (máximo 7 niveles), en caso de que usted haya ingresado las causas anteriormente las podrá editar o borrar, seleccionadolas y haciendo clic en el botón correspondiente. 25

26 Manual de Planificación y Gestión de Proyectos En el caso de insertar una causa nueva o editar una ya existente, observara el siguiente formulario: Este formulario le indicara el problema principal al que usted le agregara o editara la causa, en el campo Causa Principal seleccione la causa padre, si la causa es del primer nivel no seleccione ninguno, de lo contrario seleccione la causa de la cual se desprenderá la que esta ingresando; en el campo sub. Causa digite o copie y pegue la información y haga clic en el botón Insertar para guardar los cambios o en Cancelar para volver al listado anterior. Repita el procedimiento anterior para los efectos. Cuando termine haga clic en el botón Vista de Impresión para visualizar e imprimir el árbol. 26

27 árbol de los objetivos. En esta opción usted podrá ingresar el objetivo principal del proyecto, los fines y los medios del objetivo, esto con el fin de establecer las estrategias que se utilizaran. 27

28 Manual de Planificación y Gestión de Proyectos Seleccione el proyecto al que le agregara esta información, luego ingrese a la opción Análisis Objetivos, en el campo Objetivo Principal, digite el objetivo principal que se alcanzara, a continuación haga clic en el botón Actualizar para guardar los cambios; este campo le permite insertar varias líneas de texto (100 caracteres incluyendo espacios); si ya ha ingresado esta información anteriormente podrá cambiarla; luego de que usted haya guardado los cambios en la parte inferior de la ventana observara el árbol de problemas y en un circulo de color rojo encontrara el objetivo principal que usted a insertado. Para editar el objetivo ingresado haga clic sobre la imagen círculo (rojo) con el nombre de Objetivo, ubicada al lado derecho de su pantalla. El árbol de los objetivos consta de unos medios (parte inferior) y unos fines (parte superior), para ingresar cada una de ellas haga clic en la figura (rectángulo), ubicadas en la parte derecha de su pantalla. 28

29 En el formulario de los medios usted ingresara el Como? se alcanzara el objetivo principal, usted puede agregar varios medios y sub. medios (máximo 7 niveles), en caso de que usted haya ingresado las causas anteriormente las podrá editar o borrar, seleccionándolas y haciendo clic en el botón correspondiente. En el caso de insertar un medio nuevo o editar uno ya existente, observara el siguiente formulario: Este formulario le indicara el Objetivo principal al que usted le agregara o editara el medio, en el campo Medio Principal seleccione el medio padre, si el medio es de primer nivel no seleccione ninguno, de lo contrario seleccione el medio del cual se desprenderá el que esta ingresando; en el campo sub. Medio digite o copie y pegue la información y haga clic en el botón Insertar para guardar los cambios o en Cancelar para volver al listado anterior. Repita el procedimiento anterior para los fines. 29

30 Manual de Planificación y Gestión de Proyectos Cuando termine haga clic en el botón Vista de Impresión para visualizar e imprimir el árbol. Si desea visualizar el árbol de problemas para diligenciar el de objetivos puede hacerlo de una forma fácil haciendo clic en las pestañas, ubicadas en la parte superior del árbol y marcadas con el nombre del árbol correspondiente. Árbol de las estrategias. En esta opción usted podrá ingresar las estrategias del proyecto, dichas estrategias solo se ingresaran entre los fines el objetivo. 30

31 El árbol de las estrategias consta de unos medios (parte inferior), unos fines (parte superior) y las estrategias, para ingresar cada una de ellas haga clic en la figura (rectángulo) marcada con el nombre de estrategias, ubicada en la parte derecha de su pantalla. Visualizara la siguiente ventana emergente: Seleccione la estrategia que aplicara para obtener el fin, esta lista podrá editarla desde los maestros, luego haga clic en el botón OK, para guardar los cambios. 31

32 Manual de Planificación y Gestión de Proyectos Utilice el botón Vista de impresión, para imprimir y visualizar el documento generado. Matriz de evaluación En esta opción usted podrá evaluar y seleccionar las estrategias del proyecto, solo podrá seleccionar una estrategia o una combinación de ellas. 32

33 En la parte superior izquierda encontrara el campo para combinar estrategias, con esta herramienta puede hacer las combinaciones que desee, dependiendo de las estrategias ingresadas, además puede hacer una combinación entre una estrategia simple y una combinación hecha anteriormente. Para hacer la combinación digite en las casillas el numero de las estrategias a combinar y haga clic en el botón Combinar, en la parte inferior y en el orden de ingreso visualizara la nueva combinación. En la parte superior derecha observara el cuadro de seleccionar la estrategia a seguir en el proyecto, en este cuadro podrá seleccionar o deshacer la selección de una estrategia y volver a seleccionar otra. Para seleccionar una estrategia de la lista digite el numero de la misma y haga clic en el botón Seleccionar, observara una ventana emergente donde le solicitara que haga una observación del por que selecciono dicha estrategia y haga clic en el botón Aceptar, visualizara en el listado de las estrategias que las estrategia que selecciono se marca de un color diferente a las demás. Para deshacer una selección digite el numero de la estrategia que se ha seleccionado anteriormente para identificarla esta aparece en el listado resaltada en color amarillo y haga clic en el botón Borrar Seleccionado, visualizara un aviso se confirmación y automáticamente la estrategia que había sido seleccionada pierde el color que la resaltaba. 33

34 Manual de Planificación y Gestión de Proyectos Formulación. En este sub. menú usted registrara la información del siguiente estado del proyecto, tenga en cuenta que debe haber diligenciado en su totalidad el anterior estado, dentro de las opciones de este encontrara: Matriz de Marco Lógico, Cronograma, Presupuesto, Presentación y la Evaluación. Matriz de Marco Lógico. En esta opción usted diligenciara la información correspondiente al marco lógico. 34

35 En el marco lógico el aplicativo trae datos automáticamente (Objetivo del proyecto), de los formularios diligenciados anteriormente. Para ingresar la información de los demás campos, haga clic en las celdas (campos) correspondientes, visualizara una ventana emergente donde le permitirá digitar o copiar y pegar el texto. Una vez ingresada la información haga clic en el botón Actualizar y/o Insertar para guardar los cambios o en Cerrar para volver al marco lógico. 35

36 Manual de Planificación y Gestión de Proyectos Para ingresar información de los resultados esperados, haga clic en el campo correspondiente y visualizara una ventana emergente como la anterior, la cual permite ingresar el resultado esperado haciendo clic en el botón Añadir nuevo, editar un resultado esperado ingresado anteriormente, haciendo clic en el botón Editar, borrar un resultado esperado haciendo clic en el botón borrar, además para cada resultado esperado podrá capturar los indicadores, las fuentes de verificación y los factores de riesgo, haciendo clic en el botón correspondiente. Indicadores Resultados esperados: Fuentes de Verificación resultados esperados: Factores externos de riesgo resultados esperados: Actividades Para la captura de las actividades, lo puede hacer de la misma forma que los resultados esperado, además para cada actividad registrada usted puede ingresar las condiciones previas, diligenciar el cronograma y el presupuesto relacionado con la actividad, haciendo clic en el botón correspondiente del siguiente listado: 36

37 Al ingresar nuevas actividades o editar alguna que ha sido ingresada anteriormente, visualizara el siguiente listado: En el campo Resultado Esperado, seleccione el resultado esperado al cual le ingresara la actividad (este campo es editable desde los maestros), en el campo Actividad seleccione la actividad a realizar (este campo es editable desde los maestros), el campo Orden es automático, el aplicativo lo genera de acuerdo al orden de ingreso de las actividades ingresadas. Condiciones Previas: Haciendo clic en el botón Cond. / Previas usted observara el anterior formato, el campo Orden le indicara el orden de ingreso de la condición previa actual, este campo es automático y no puede ser editado. En el campo Resultados esperados, el aplicativo traerá el resultado esperado al cual se le capturara las condiciones previas. En el campo Condiciones Previas usted digitara o pegara el texto correspondiente a las condiciones previas para el resultado esperado visualizado en el campo anterior. Cronograma: 37

38 Manual de Planificación y Gestión de Proyectos Para diligenciar el cronograma de las actividades, en el listado de las actividades haga clic en el botón Cronog. donde visualizara el listado anterior. Podrá programar nuevas actividades, editarlas o eliminarlas, también podrá regresar al listado de actividades, haga clic en el botón Añadir nuevo o en Editar y observara el siguiente formulario: Observara en la parte superior del formulario la actividad seleccionada y a la cual programara fechas. En el campo estado, seleccione si la actividad estará activa o inactiva (este campo es editable desde los maestros), en el campo Fecha de inicio programe el día y hora en que la actividad se iniciara, en Fecha de Finalización programe en día y la hora en que finalizara la actividad, en Alarma programe el día y la hora en la que el aplicativo le recordara por medio de correo electrónico que tiene algo pendiente (una alerta), en el campo Observación digite o pegue un texto que describa la actividad. Rubros: Al hacer clic en el botón Presupuesto en el listado de las actividades, observara el siguiente listado: Usted podrá ingresar, editar o borrar rubros del presupuesto, haciendo clic en el botón correspondiente, al insertar o editar un rubro observara el siguiente formulario: 38

39 En la parte superior visualizara la actividad a la cual ingresara el rubro, en el campo Rubros seleccione el rubro a presupuestar (este campo es editable desde los maestros), en Unidades seleccione las unidades del rubro a presupuestar (kilos, gramos, etc.), en Cantidad digite el numero de unidades a presupuestar, en Valor Unitario digite el valor por unidad del rubro a presupuestar, en el campo Vr. Total el aplicativo generara automáticamente el valor total de la cantidad por el valor unitario del rubro presupuestado, en Vr. CRC digite el valor que la Cruz Roja Colombiana financiaría, en Vr. Donante el aplicativo generara el valor que el donante financiaría automáticamente, haga clic en el botón Insertar para guardar los cambios o en Cancelar para volver al listado anterior. Cronograma. En el sub. Menú Cronograma, usted podrá consultar y programar actividades y alertas. 39

40 Manual de Planificación y Gestión de Proyectos Podrá visualizar el calendario anual, mensual, semanal o diario, además las actividades programadas en el mes actual se observaran en la parte derecha de su pantalla, los días de las actividades y alarmas programadas se observaran resaltados en color (verde), para visualizar el cronograma mensual haga clic sobre el nombre del mes que desea visualizar, para ver el cronograma semanal haga clic en el numero de la semana que desea visualizar, para visualizar el cronograma diario haga clic en el numero de día que desea observar, para volver a la vista anual haga clic en el link que 3se encuentra en la parte superior de la pantalla. 40

41 Presupuesto. En el sub. Menú Presupuesto, usted podrá consultar, editar e ingresar rubros al presupuesto. Haciendo clic en el icono podrá ingresar nuevos rubros, visualizara en siguiente formulario: Diligencie el formulario como se indico anteriormente y haga clic en el botón Insertar para guardar los cambios o en Cancelar para volver al presupuesto. Haciendo clic en el icono usted podrá editar los rubro ingresados anteriormente. 41

42 Manual de Planificación y Gestión de Proyectos Presentación. En este sub. Menú podrá diligenciar la presentación del proyecto, en este formato el aplicativo traerá los datos automáticamente que se han diligenciado anteriormente y habilitara los que no se han registrado para ser incluidos. 42

43 Haga clic en los iconos, o, para añadir nuevo, editar o borrar información, para editar y añadir nuevos datos en los campos Condiciones Previas y Factores Externos de Riesgo haga clic sobre el texto o sobre el campo en blanco, observara que dicho campo le permitirá digitar o pegar información, para guardar los cambios haga clic en el link Guardar o en el link Cancelar para volver a la presentación. Los datos que no puede editar y que se traen automáticamente, solo se podrán modificar desde el formato que se genero. 43

44 Manual de Planificación y Gestión de Proyectos Evaluación. En el sub. menú Evaluación podrá calificar cualitativamente el proceso hasta ahora desarrollado (Análisis y Formulación), en el siguiente formulario: Marque los formatos que se han diligenciado, haga las observaciones generales del proceso, indique según su criterio la descripción de la eficiencia del proceso, indique según su criterio la descripción de la eficacia del proceso, indique según su criterio la descripción del impacto del proceso, en el campo Elaborado por el aplicativo una vez haga clic en el botón Actualizar indicara el nombre de usuario de quien diligencia la evaluación. 44

45 En el formulario Documentos adjuntos de Evaluación podrá cargar, editar y eliminar los documentos generados en la evaluación, para agregar documentos haga clic en el botón añadir nuevo, observará el siguiente formulario. En el campo Nombre digite el nombre que le dará al documento, en el campo Descripción diligencie información referente al documento, en el campo Archivo digite la ubicación y nombre donde se encuentra el archivo a cargar o haga clic en el botón Examinar para ubicarlo. Una vez ubicado el archivo haga clic en el botón abrir, y haga clic en el botón Insertar para guardar los cambios o en Cancelar para volver a la pantalla anterior. Una vez que el proceso de análisis y formulación a concluido en su totalidad, el usuario debe enviar el proyecto a revisión a la sede nacional, para realizar esta tarea haga clic en el botón mandar a revisión. El aplicativo enviara un correo electrónico a todas las personas involucradas en el proyecto tanto a nivel seccional como a nivel Nacional, informando del nuevo estado del proyecto. Una vez que los usuarios encargados de la revisión del proyecto reciben el correo electrónico, deberán ingresar al aplicativo, seleccionar el proyecto, y realizar la correspondiente revisión, navegando por todas las paginas que la seccional diligencio. 45

46 Manual de Planificación y Gestión de Proyectos En Revisión. En este sub. menú los usuarios con perfil y permisos de revisión podrán navegar por los diferentes formatos diligenciados por la seccional en el proceso de análisis y formulación del proyecto, para realizar esta tarea debe seleccionar el proyecto que desea revisar, en el siguiente listado se observaran únicamente los proyectos a nivel nacional que se encuentran con estado en revisión, además los proyectos que adquieren este estado no podrán ser editados por las seccionales, es decir quedaran deshabilitados, una vez el proyecto haya sido revisado el usuario que realizo dicha tarea dará un nuevo estado (Devuelto o En espera de Donante) con el que el proyecto será habilitado para realizar los ajustes necesarios o continuar diligenciando información. Una ves seleccione el proyecto a revisar el aplicativo le mostrara una ventana de confirmación, haga clic en el botón Aceptar para revisar el proyecto o en Cancelar para volver al listado. 46

47 Observara en la parte superior de la pantalla los botones de navegación < para ir al formato anterior, > para ir al formulario siguiente, Finalizar para terminar la revisión, en el campo Observación digite el comentario relacionado con el formulario actual, para cada formulario podrá diligenciar varias observaciones, para guardar las observaciones haga clic en el botón Agregar Observación. En la parte inferior de la pantalla visualizara el formulario a revisar, a medida que avanza o retrocede se presentara el formulario según el orden de ingreso. Una vez finalizada la revisión observará un listado con la observaciones hechas, las cuales puede editar, borrar o añadir nuevas, también observara en la parte inferior dos botones Devolver para habilitar el proyecto para que la seccional edite y haga los cambios correspondientes según las observaciones hechas, Aceptar para cambiar el estado del proyecto a En espera de donante, haciendo clic en cualquiera de estas opciones el aplicativo generara correos electrónicos a todas las personas involucradas en el proyecto, avisando el nuevo estado del proyecto. Devuelto. En este sub. menú visualizara los proyectos que se encuentran en estado Devuelto a nivel Nacional. Seleccione el proyecto que desea consultar, el aplicativo mostrara una ventana de confirmación, haga clic en el botón Aceptar para continuar. 47

48 Manual de Planificación y Gestión de Proyectos Una vez seleccionado el proyecto en estado Devuelto, observara que en la parte superior de la pantalla unos botones de navegación < volver, > avanzar, Finalizar finalizar la edición, además visualizara las observaciones hechas en la revisión. En la parte inferior observara el formulario o formato en el que se encuentra actualmente, realice los cambios necesarios y avance hasta terminar. Una vez termine de hacer los ajustes deberá volver a enviar el proyecto a revisión haga clic en el botón Finalizar, visualizara la opción de Mandar a revisión. Este proceso se repetirá cuantas veces amerite, cada vez que el proyecto cambie de estado el aplicativo generara correos electrónicos a las personas involucradas en el proyecto. En espera de Donante. En este sub. menú encontrara todos los proyectos a nivel Nacional que se encuentran con estado En espera de Donante, podrá asignar donante o donantes al proyecto seleccionado y a la vez cambiar su estado a En ejecución. 48

49 Seleccione el proyecto al que le asignara donante o donantes, haciendo clic en el botón OK, observara una ventana emergente. Seleccione el o los donantes y haga clic en el botón Agregar, podrá agregar los que desee (este campo puede ser editado en los maestros), y haga clic en el botón Aceptar para guardar los cambios o en Cancelar para volver al listado anterior. El proyecto automáticamente cambiara de estado ( En espera de Donante a En ejecución ), generando los correos electrónicos correspondientes a las personas involucradas en el proyecto. En Ejecución. En este sub. menú usted encontrara los proyectos que se encuentran en estado En Ejecución, podrá diligenciar los formatos correspondientes a este estado. Seleccione el proyecto con estado En Ejecución, haciendo clic en el botón OK. 49

50 Manual de Planificación y Gestión de Proyectos Observara una ventana de confirmación, haga clic en Aceptar para seleccionarlo o en Cancelar para volver al listado. Ficha. En esta opción usted diligenciara la ficha técnica del proyecto, el aplicativo generara los campos diligenciados anteriormente automáticamente y el usuario deberá diligenciar los demás datos. Para ingresar la información cada campo cuenta con un icono de edición donde haciendo clic en el se habilitara un campo de texto donde podrá digitar o pegar la información. 50

51 Flujo de caja. En esta opción podrá hacer solicitud de recursos de monetarios para la realización de las actividades del proyecto. El aplicativo traerá automáticamente los datos correspondientes al presupuesto, en base en este usted podrá hacer las solicitudes de recursos, también podrá realizar traslado de rubros y solicitar autorizaciones. En el campo Solicitud Actual digite el valor a solicitar (sin puntos, comas, ni espacios), tenga en cuenta que el valor digitado no puede sobrepasar al saldo por solicitar, una vez haya hecho la solicitud haga clic en el botón Solicitar Autorización para enviar la solicitud y que esta sea aprobada. El aplicativo generara automáticamente correos electrónicos a las personas involucradas con el proyecto para que sean enterados de dicha solicitud. Para hacer traslado de rubro haga clic en el botón Trasladar Rubro correspondiente al rubro a trasladar, observara una ventana emergente donde le solicitara que seleccione el rubro destino, el monto a trasladar (puede ser una parte del monto o todo) luego haga clic en el botón Aceptar para guardar los cambios o en cancelar para volver al flujo de caja. Después haga clic en el botón Solicitar Autorización traslado de rubro para enviar la solicitud y ser aprobada, el aplicativo generara correos electrónicos automáticamente a las personas involucradas en el proyecto informando de dicha solicitud. 51

52 Manual de Planificación y Gestión de Proyectos Autorizar. En esta opción el usuario con perfil y permisos podrá autorizar flujo de caja o traslado de rubro. Observara un listado con las solicitudes hechas hasta el momento, la ultima solicitud se encontrara en la primera fila, haga clic en Editar para autorizar, visualizara el flujo de caja y un formulario de autorización. En el flujo de caja digite el monto que será autorizado en base al monto solicitado, este valor no puede ser mayor al solicitado y haga clic en el botón? para confirmar el valor. Después de digitar los monto autorizados, marque la casilla del campo Autorizado y digite una observación relacionado con la autorización, a continuación haga clic en el botón Autorizar para guardar los cambios. Legalización. En esta opción podrá legalizar el flujo de caja que se a solicitado anteriormente, debe tener en cuenta que para cada flujo de caja debe realizar una legalización. Observara un listado con los flujos de caja que se han solicitado hasta el momento, ordenados según el ingreso, es decir, el último se encontrara en la primera fila. Para legalizar el flujo de caja, haga clic en el botón editar, observara el flujo de caja. 52

53 Para realizar la legalización haga clic en el botón legalizar, el aplicativo le solicitara que seleccione el formato que se utilizara para dicha tarea (según el donante se manejan diferentes formatos). En el campo Formato seleccione el formato que utilizara, en Fecha de apertura digite o seleccione la fecha en que se abre la legalización, en Fecha cierre digite o seleccione la fecha de cierre de la legalización, haga clic en el botón Crear Formato para guardar los cambios y generar el formato. El aplicativo automáticamente traerá los datos que se hayan diligenciado anteriormente y el usuario deberá diligenciar los demás datos, además podrá cargar documentos de soporte, imprimir, ordenar las columnas del formato, modificar y eliminar algún movimiento hecho. En la parte inferior observara un formulario donde visualizará los formatos disponibles, los cuales le serán de ayuda para realizar las tareas de la ejecución del proyecto. Haga clic en el link del formato que desea generar, abra, guarde el archivo o cancele según su criterio. Ejecución Presupuestal. En esta opción podrá visualizar el estado del proyecto en lo referente a la ejecución presupuestal, visualizara un formato de presupuesto que le presentara cada resultado esperado con sus actividades y estas con sus rubros, para estos el monto autorizado en el presupuesto, el saldo pendiente por solicitar y el porcentaje de ejecución. 53

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