PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FISICAS, MUEBLES Y ENSERES

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1 MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FISICAS, Página 1 de 9 SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD NORMA ISO 9001 Responsable del proceso Responsable del procedimiento Versión Vigente desde: Directora Administrativa 01 Enero de 2007 Elaborado por: Revisado por: Operacionales Directora Administrativa Firma Operacionales Firma Directora Administrativa Control de cambios en el documento Causa del cambio: Cambio realizado: Autorizado por: Firma

2 MANTENIMIENTIO DE INSTALACIONES FISICAS, Página 2 de 9 TABLA DE CONTENIDO OBJETIVO ALCANCE DOCUMENTOS DE APOYO TERMINOLOGÍA DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NTC-ISO Flujograma Descripción del procedimiento INDICADORES SERVICIO NO CONFORME ACCIÓN PREVENTIVA Y CORRECTIVA..... Acción Preventiva Acción Correctiva ANEXOS Anexo 01: -R01 PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO..... Anexo 02: -R02 SOLICITUD DE REPARACIONES.... Anexo 03: -R03 PROGRAMACIÓN Y ATENCIÓN DE REPARACIONES..... Anexo 04: -R04 HOJA DE VIDA DE EQUIPOS.... Anexo 05: -R05 SOLICITUD DE PRÉSTAMO DE SALONES ESPECIALES

3 MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FISICAS, Página 3 de 9 1. OBJETIVO Establecer la planeación, la ejecución y el control del mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones físicas, muebles, enseres y equipos de telecomunicación del Colegio, de tal forma que se garantice la prestación del servicio Educativo. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para: Planear y controlar la ejecución del mantenimiento preventivo de instalaciones físicas, muebles y enseres Planear y controlar la ejecución del mantenimiento correctivo ( reparaciones) de instalaciones físicas, muebles y enseres 3. DOCUMENTOS DE APOYO Sistema de Gestión de Calidad. Norma NTC- ISO 9001: TERMINOLOGÍA No aplica

4 MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FISICAS, Página 4 de 9 5. DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NTC-ISO Flujograma Inicio -R05 SOLICITUD DE PRESTAMO DE SALONES ESPECIALES -R02 SOLICITUD DE REPARA- CIONES Elaborar, ejecutar y hacer seguimiento al plan de mantenimiento preventivo Recibir y analizar las solicitudes de mantenimiento de instalaciones, muebles, enseres y equipos Programar y hacer seguimiento a la ejecución del mantenimiento correctivo (Reparaciones) -R01 PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO. -R04 HOJA DE VIDA DE EQUIPO -R03 PROGRAMACIÓN Y ATENCIÓN DE REPARACIONES Hacer seguimiento: Reportar el cumplimiento o incumplimiento de las actividades y calcular los indicadores Fin

5 MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FÍSICAS, Página 5 de 9 5. DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NTC-ISO Descripción del procedimiento No Actividad Respons Detalles de la actividad 01 Elaborar, ejecutar y hacer seguimiento al plan de mantenimiento preventivo 02 Recibir y analizar las solicitudes de mantenimiento de instalaciones, muebles, enseres y equipos 03 Recibir y analizar las solicitudes de préstamo de salones especiales (salón múltiple, auditorios, sala de reuniones) 04 Programar y hacer seguimiento a la ejecución del mantenimiento correctivo (Reparaciones) 05 Hacer seguimiento: Reportar el cumplimiento o incumplimiento de las actividades y calcular los indicadores Mantenimiento Realizar el plan de mantenimiento y registrarlo en el -R01 PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO El plan de mantenimiento tiene como entradas lo siguiente: Los mantenimientos pendientes del año anterior La inspección visual a las instalaciones locativas, a los muebles y enseres del colegio. En el Plan de mantenimiento se clasifica: El mantenimiento preventivo y correctivo de instalaciones, muebles y enseres. El mantenimiento de zonas verdes La solicitud de servicios la realiza toda aquella persona que pertenezca a la comunidad educativa; se registra en el -R02 SOLICITUD DE REPARACIONES y se procede a atender el respectivo servicio La solicitud de préstamo la realiza la persona encargada del área o sección; se registra en el R05 SOLICITUD DE PRÉSTAMO DE SALONES ESPECIALES y se procede a verificar para la reserva teniendo en cuenta si se encuentra disponible. Sí estuviera reservado y se llegara a un acuerdo se puede cambiar su turno, se deberá endosar la solicitud aprobado ante la Dirección Administrativa para reasignar el turno nuevamente. Instrucciones para programar el mantenimiento correctivo: Programar el mantenimiento determinando y asignando los recursos económicos, físicos y humanos necesarios. Asignar el personal responsable para la ejecución del mantenimiento -R03 PROGRAMACIÓN Y ATENCIÓN DE REPARACIONES Informar al personal sobre las instrucciones y las normas de seguridad que deben tener para evitar accidentes o incidentes y dotarlo del equipo de protección adecuado. Los indicadores se reportan mensualmente a la Dirección Administrativa.

6 MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FISICAS, Página de 9 INDICADORES Nombre Definición Fórmula Frec Técn estad Resp Nivel de cumplimiento del Plan de mantenimiento Establece el nivel de cumplimiento del programa formulado Número de acciones Cumplidas N total de acciones planeadas y solicitadas Semestral Diagrama de barras Nivel de satisfacción de los usuarios internos del servicio de mantenimiento Evalúa el nivel de satisfacción de los usuarios internos del servicio ( mediante la evaluación institucional) Resultado de la Encuesta de evaluación Anual Diagrama de barras 7 SERVICIO NO CONFORME Se explica en la matriz de servicio no conforme 8 ACCIÓNES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS 8 1 Acción Correctiva Se aplica sobre el servicio no conforme definido en la matriz de servicio no conforme. 8 2 Acción Preventiva Atención y solución a las fallas presentadas en las instalaciones y equipos. Se aplica sobre los riesgos. Se realiza un análisis de riesgos como lo establece el procedimiento de acción preventiva. 9 Anexos R01 PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO -R02 SOLICITUD DE REPARACIONES -R03 PROGRAMACIÓN Y ATENCIÓN DE REPARACIONES -R04 HOJA DE VIDA DE EQUIPOS -R05 SOLICITUD DE PRÉSTAMO DE SALONES ESPECIALES

7 2 PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FÍSICAS, PLAN DE MANTENIMIENTO Página 7 de 9 -R01 Descripción del mantenimiento a realizar (P-C) Ubicación Equipo programada de realización SOLICITUD DE REPARACIONES -R02 Dependencia Lugar Instalación o Mueble Nombre del Solicitante Autorizado por Descripción de la Reparación: Hora de inicio: Hora de finalización: Recibido a satisfacción / comentario:

8 MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FÍSICAS, PROGRAMACIÓN Y ATENCIÓN DE REPARACIONES Página 8 de 9 -R03 Tipo de reparación Responsable de realización Solicitante/ Ubicación Observaciones SOLICITUD DE PRESTAMO DE SALONES ESPECIALES -R05 Nombre del solicitante: Área/Sección: Salón Solicitado de uso: Horario: Actividad a realizar: Observaciones: Firma Solicitante Reviso Aprobó Vo. Bo.

9 MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FÍSICAS, HOJA DE VIDA DE EQUIPOS Página 9 de 9 -R04 Equipo: Marca: Modelo: Serial: Código Inventario: Ubicación Ubicación Física Persona a Cargo: Nombre del Solicitante Autorizado por Especificaciones Técnicas En garantía: Sí No Vencimiento: Proveedor: Cel: Tel: Observaciones

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