División de Admisiones, Registro y Control Académico Carnetización

Transcripción

1 Código: PA-GA-4.2-PR-5 Versión: 4 Fecha de actualización: Página 1 de 6 1. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO: Gestión Administrativa/Gestión de Admisiones, Registro y Control Académico. 2. RESPONSABLE(S): Profesional Especializado, Operario Calificado. 3. OBJETIVO: Carnetizar a toda la comunidad universitaria de la Universidad del Cauca. 4. ALCANCE: Inicia con la solicitud del servicio de carnetización y termina con la entrega del carnet institucional. 5. MARCO RMATIVO: Acuerdo 105 de 1993: Estatuto Orgánico Universidad del Cauca. 6. CONTENIDO: No. Actividad / Descripción Cargo Responsable Punto de control Recibe y revisa los documentos de soporte del solicitante según la función que desempeña, después de la revisión devuelve los documentos solicitados: 1 Estudiantes: Recibo de pago de matrícula vigente Profesores: Resolución del nombramiento (Original o copia) Operario calificado y/o funcionario Verifica información en el SAC, cada vez que sea necesario, Operario calificado y/o funcionario Egresados: Acta de grado (Original o copia) Recibo de pago de carnet Contratistas: Copia del contrato

2 Código: PA-GA-4.2-PR-5 Versión: 4 Fecha de actualización: Página 2 de 6 TA: En caso de pérdida del carnet el solicitante debe presentar el denuncio y el recibo de pago para la expedición del mismo. 2 Registra o actualiza en la base de datos la información del solicitante (Estudiante, Docente, Administrativo o Contratista) Realiza la toma de la huella dactilar y registro fotográfico del solicitante. Operario calificado y/o funcionario Verifica registro de la información en el SAC, cada vez que sea necesario, Operario calificado y/o funcionario 3 Imprime y entrega el carnet al solicitante (Estudiante, Docente, Administrativo o Contratista) y registra el recibido del carnet. Operario calificado y/o funcionario Verifica registro cada vez que sea necesario, Operario calificado y/o funcionario 7. FORMATOS: N.A. DARCA: División de Admisiones, Registro y Control Académico. 8. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES: CARNET: Es una identificación única donde se especifica quien eres y sirve para que los demás miembros te identifiquen con un simple resumen de tu vida con información básica como tu nombre, a que te dedicas, etc. IMPREÓN DACTILAR: Es la impresión visible o moldeada que produce el contacto de las crestas papilares, es una característica individual que se utiliza como medio de identificación de las personas. SAC: Sistema Control de Acceso

3 Código: PA-GA-4.2-PR-5 Versión: 4 Fecha de actualización: Página 3 de 6 9. REGISTRO DE MODIFICACIONES: Fecha Versión: No. Código ARCA-PR MM-FO-4.2-PR MM-FO-4.2-PR MM-FO-4.2-PR PA-GA-4.2-PR-5 Modificaciones Construcción procedimiento: Ajuste en la codificación del procedimiento Ajuste en las actividades del procedimiento Ajuste en las actividades del procedimiento y aplicación del nuevo formato Cambio en el código, proceso/subproceso, responsable, objetivo y alcance, mejora en las actividades del mismo, creación de formatos, actualización de abreviaturas y definición y del diagrama de flujo del procedimiento. Actualización del formato de caracterización del procedimiento. 10. ANEXOS: Anexo A: Convenciones del Diagrama de Flujo Anexo B: Diagrama de Flujo del procedimiento ELABORACIÓN REVIÓN Nombre: Cargo: Profesional Especializado Fecha: REVIÓN Nombre: Responsable Subproceso Cargo: Jefe División de Admisiones, Registro y Control Académico Fecha: APROBACIÓN Nombre: Responsable Proceso Cargo: Vicerrector (a) Administrativo (a) Rector Fecha: Fecha: Nota: La firma en el espacio revisión - responsable de subproceso, aplica cuando el subproceso exista.

4 Código: PA-GA-4.2-PR-5 Versión: 4 Fecha de actualización: Página 4 de 6 Anexo A: Convenciones del Diagrama de Flujo MBOLO Inicio GNIFICADO Identifica el inicio del proceso. Representa la preparación de un documento en original. Representa la preparación de un documento que se elabora en original y varias copias. Representa la toma de decisiones. Representa una operación. Conector de páginas. Conector interno. Permite conectar actividades o formatos con otras actividades dentro del Flujograma. Indica el sentido de la información. Las flechas se utilizan para conectar los diferentes símbolos y con ello se representa el recorrido de la información entre las diferentes actividades o dependencias. Fin Representa el final del procedimiento/proceso.

5 Código: PA-GA-4.2-PR-5 Versión: 4 Fecha de actualización: Página 5 de 6 Anexo B: Diagrama de Flujo del procedimiento SOLICITANTE OPERARIO CALIFICADO Y/O FUNCIONARIO AUTORIZADO INICIO Realiza solicitud del carnet institucional, presentando los documentos requeridos El solicitante es estudiante? Recibo de pago de matricula, vigente El solicitante es profesor? Resolución del nombramiento El solicitante es egresado? Acta de grado Recibo de pago de carnet El solicitante es contratista? Copia del contrato La solicitud es por perdida del carnet, presenta los siguientes documentos Denuncio Recibo de pago de carnet Recibe y revisa los documentos de soporte del solicitante, después de la revisión devuelve los documentos solicitados A

6 Código: PA-GA-4.2-PR-5 Versión: 4 Fecha de actualización: Página 6 de 6 SOLICITANTE OPERARIO CALIFICADO Y/O FUNCIONARIO AUTORIZADO A Verifica información en el SAC, Sistema Control de Acceso Registra o actualiza en la base de datos la información del solicitante Realiza la toma de la huella dactilar y registro fotográfico del solicitante Imprime el carnet institucional Carnet institucional Entrega el carnet al solicitante y registra su recibido FIN