UNIVERSIDAD DE BURGOS GERENCIA

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1 BORRADOR DE INSTRUCCIÓN DE REGULADORA DEL CONTROL HORARIO Y DE PRESENCIA EN EL PUESTO DE TRABAJO DEL PERSONAL DE ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS DE LA UNIVERSIDAD DE BURGOS. Burgos, 18 de enero de 2012 Versión 1.2 Página 1 de 15

2 INDICE 1. EXPOSICIÓN DE MOTIVOS OBJETO Y ALCANCE CONTROL HORARIO REPONSABILIDAD DEL CONTROL HORARIO MEDIO DE CONTROL HORARIO JORNADA DE TRABAJO PROCEDIMIENTO OBLIGACIÓN DE FICHAR AUSENCIAS INCIDENCIAS COMPUTO HORARIO ENTRADA EN VIGOR... ANEXO I RELACIÓN DE SUPERVISORES-... Página 2 de 15

3 1. EXPOSICIÓN DE MOTIVOS Los procedimientos de control de presencia del personal son necesarios en cualquier empresa privada o Administración Pública, para garantizar que cada trabajador presta servicios durante el horario completo para el que ha sido contratado y por el cual es retribuido. El control de presencia no es un fin en sí mismo sino un medio para conseguir un trabajo eficiente y tampoco es suficiente, ya que la presencia no garantiza la realización de un trabajo de calidad: el control del trabajo desarrollado y la responsabilidad de los departamentos de gestión, debe existir en todos los puestos de trabajo. Además, el control de presencia es un elemento importante del principio de transparencia que debe presidir la actuación pública y una garantía de igualdad que debe existir entre los empleados públicos. La no existencia de un control de presencia eficaz puede propiciar, con mayor facilidad, la existencia de abusos que afectan negativamente al trabajo, a los fines de servicio público y dañan la imagen de los ciudadanos sobre los empleados públicos. Otro de los objetivos del control de presencia es disponer de información estadística fiable sobre el absentismo laboral, dedicación de horas en formación de los empleados, y soporte de las horas extraordinarias realizadas por determinados empleados; datos estos entre otros, que tienen gran importancia para la gestión de personal ya que pueden ser un indicador del clima laboral y, sin un sistema de control de presencia, resultan desconocidos o inciertos. En virtud de lo anterior es necesario que se regule formalmente el procedimiento de control de presencia para que cada empleado pueda conocer de antemano sus derechos, obligaciones y garantías, así como las condiciones precisas de la prestación del servicio. Página 3 de 15

4 2. OBJETO Y ALCANCE La presente normativa tiene como finalidad la regulación del sistema de control de horario y de presencia en el puesto de trabajo del Personal de Administración y Servicios de la Universidad de Burgos. Esta normativa será de obligado cumplimiento para el Personal de Administración y Servicios de la Universidad de Burgos. 3. CONTROL HORARIO 3.1 REPONSABILIDAD DEL CONTROL HORARIO La responsabilidad directa del cumplimiento de la jornada y del horario de trabajo corresponde a cada uno de los empleados, estando obligados a la utilización correcta de los medios existentes para el control de la asistencia y de la puntualidad, así como a registrar todas las entradas y salidas que se determinan en esta normativa. Cada trabajador tendrá acceso a los registros de sus fichajes a través del portal del empleado. Los Jefes de Servicio, Responsables de Unidades y Administradores de Centro (en adelante supervisores) y el Servicio de Recursos Humanos, colaborarán en el control horario mediante la supervisión del cumplimiento de la jornada y horario del personal a su cargo, así como del control de las diferentes incidencias. La relación de supervisores figura en el ANEXO I. 3.2 MEDIO DE CONTROL HORARIO El control horario se realizara mediante un sistema de identificación biométrica a través de la colocación de la huella dactilar en los terminales existentes en los vestíbulos de los Edificios y Centros de la Universidad de Burgos. Página 4 de 15

5 El personal de administración y servicios estará obligado a facilitar al Servicio de Recursos Humanos la minucia de la huella digital, de acuerdo con lo establecido en la Resolución Rectoral de 21 de septiembre de 2011, del Secretario General de la Universidad de Burgos, por la que se acuerda la publicación de la creación de ficheros de carácter personal de la Universidad de Burgos (B.O.C. y L. de 3 de octubre de 2011). En aquellos supuestos en los que no sea posible aplicar este sistema se establecerán medios alternativos de control. 3.3 JORNADA DE TRABAJO Los diferentes tipos de jornadas y horarios serán los establecidos en el reglamento sobre jornada de trabajo, permisos, licencias y conciliación de la vida familiar y laboral del Personal de Administración y Servicios de la Universidad de Burgos. La jornada de trabajo que tenga que desempeñar cada empleado público estará subordinada a los horarios de apertura y cierre de los edificios donde desempeñe sus funciones. El trabajo realizado fuera del horario de apertura y cierre de los edificios no computa como tiempo trabajado. El horario de los auxiliares de servicios podrá efectuarse desde 15 minutos antes de la apertura de su centro hasta 15 minutos después, en atención a su trabajo de apertura y cierre de los edificios. 3.4 PROCEDIMIENTO OBLIGACIÓN DE FICHAR Todo el Personal de Administración y Servicios tendrán la obligación de fichar al entrar y salir del centro de trabajo, tanto al comienzo y al final de cada jornada, como en las ausencias que se determine en esta normativa. Los trabajadores deberán fichar en los terminales que tengan asignados. En principio cada trabajador tendrá asignado el terminal correspondiente a su centro de trabajo. Página 5 de 15

6 Cuando un trabajador desarrolle normalmente su trabajo en varios centros de la Universidad tendrá asignados todos los terminales de los centros donde desarrolle su trabajo. En este caso fichará en el edificio donde se encuentre trabajando. En aquellos casos en los que el trabajador no pueda realizar su fichaje por avería del terminal o porque el lector no le reconoce la huella lo comunicará a la siguiente dirección de correo electrónico: AUSENCIAS Todo trabajador esta obligado a justificar a su supervisor las ausencias que se produzcan durante su jornada laboral. Las ausencias justificadas pueden ser consideradas como tiempo de trabajo efectivo o como tiempo de trabajo a recuperar, en función de lo establecido en la presente instrucción y en el Reglamento sobre jornada de trabajo, permisos, licencias y conciliación de la vida familiar y laboral del Personal de Administración y Servicios de la Universidad de Burgos. Una ausencia no justificada además de tener que ser recuperada será considerada como un incumplimiento de horario, pudiendo dar lugar a la responsabilidad disciplinaria correspondiente. Cuando el Supervisor, ante la falta de justificación o a la vista de la justificación alegada estime que la ausencia no está justificada deberá remitir un correo electrónico a indicando los datos relativos a dicha ausencia. El trabajador que, por causa justificada, deba ausentarse del trabajo durante la jornada laboral lo solicitará verbalmente a su supervisor, aportando con posterioridad la justificación pertinente. Las ausencias por enfermedad, en el período anterior a la baja médica, se comunicarán de forma inmediata al superior jerárquico aportando, en todo caso, la justificación con posterioridad. Dicha comunicación se realizará telefónicamente o Página 6 de 15

7 por cualquier otro medio que permita al responsable tener conocimiento inmediato de la misma. El supervisor será el encargado de anotar esta incidencia en la aplicación del control de presencia INCIDENCIAS El procedimiento de control horario y presencia cuenta con un sistema de introducción de incidencias para informar sobre los motivos de ausencia, retrasos o salidas durante la jornada laboral. Las incidencias tienen su regulación en el Reglamento sobre jornada de trabajo, permisos, licencias y conciliación de la vida familiar y laboral del Personal de Administración y Servicios de la Universidad de Burgos. Incidencias que deben ser introducidas por el trabajador a través de los terminales de fichaje. Estas incidencias también podrán ser tramitadas por el trabajador a través del portal del empleado. En todo caso deben ser validadas por el supervisor. Todas ellas deberán ser justificas, excepto la incidencia descanso/pausa café. Número Nombre 1 Realización de horas extraordinarias 92 Realización de horas sindicales Acompañamiento a consulta médica 93 Consulta médica 94 Descanso/Pausa café 96 Deber Inexcusable 97 Asistencia a Tribunales Página 7 de 15

8 98 Ausencia a recuperar 99 Comisión de Servicio Trabajos fuera del centro Cursos de formación Lactancia Reuniones Centros Educación Especial Exámenes Prenatales y técnicas de preparación al parto Guarda Legal Enfermedad sin baja médica Compensación de Horas Extras Compensación de sábados, domingos y festivos Se ha olvidado fichar 1 Realización de horas extraordinarias: Con esta incidencia se fichan las horas de presencia realizadas como consecuencia de los trabajos realizados fuera de la jornada habitual y que tienen el carácter de extraordinario (horas extraordinarias). Deberán solicitarse y autorizarse con anterioridad a su realización. En el caso de horas extraordinarias urgentes, en las que no se haya solicitado autorización previa, el supervisor será el encargado de anotarlas en la aplicación una vez autorizadas. 92. Horas sindicales Con esta incidencia se fichan las horas de ausencia debidas al crédito de horas sindicales que poseen los representantes de los trabajadores. Cuando este tiempo sea disfrutado por horas sueltas dentro de la jornada laboral, el empleado marcará esta incidencia en el terminal. Cuando sea disfrutado por días completos, se comunicará con antelación al supervisor, a través del portal del empleado, para su anotación por parte de éste. Página 8 de 15

9 Acompañamiento a Consulta médica Con esta incidencia se fichan las horas de ausencia como consecuencia de acudir con un familiar hasta el primer grado de consaguinidad o afinidad a consultas, tratamientos y exploraciones de tipo médico durante la jornada de trabajo. Será obligatoria su justificación. 93. Consulta médica por necesidades propias Con esta incidencia se fichan las horas de ausencia como consecuencia de acudir por necesidades propias a consultas, tratamientos y exploraciones de tipo médico durante la jornada de trabajo. Será necesaria su justificación. 94 Descanso Pausa Café El tiempo y período de disfrute de esta incidencia viene regulado en el Reglamento sobre Jornada de Trabajo, Permisos, Licencias y Conciliación de la vida familiar y laboral del Personal de administración y servicios de la Universidad de Burgos. El tiempo que se exceda del establecido será tiempo a recuperar. Las pausas no disfrutadas en ningún caso se podrán acumular, abonar o compensar, excepto lo establecido en el Reglamento. 96 Deber inexcusable Se entiende por deber inexcusable aquel cuyo incumplimiento genera una responsabilidad de índole civil, penal o administrativa; también se considera la participación en procesos electorales y el ejercicio del derecho de sufragio. Será necesaria su justificación. Página 9 de 15

10 97 Asistencia Tribunales Esta incidencia se deberá utilizar cuando asista a una reunión del Tribunal o Comisión de Selección por haber sido nombrado Presidente, Secretario o Vocal de un tribunal o asesor del mismo. Será necesaria su justificación. 98 Ausencia a recuperar Esta incidencia se utilizara en aquellos supuestos en los que el trabajador deba ausentarse del trabajo por motivos personales, y así se lo haya autorizado su superior. Será necesaria su justificación siempre que sea posible. Esta incidencia será considerada como tiempo de trabajo a recuperar. 99 Comisión de Servicios Esta incidencia se utilizará para fichar las ausencias por encontrarse en comisión de servicios previamente autorizada. Esta incidencia será considerada como tiempo de presencia y se computará según lo establecido en el Reglamento. Trabajos fuera del Centro Cuando un trabajador tenga que salir por motivos de su trabajo fuera de los centros de la Universidad de Burgos, deberá fichar su salida con esta incidencia. Cuando un trabajador tenga que salir por motivos de su trabajo a algún otro centro de la Universidad de Burgos, no será necesario fichar esta salida, salvo que prevea que no va a volver a su centro, en cuyo caso fichará una salida con esta incidencia. Cuando un trabajador entre más tarde de su horario habitual porque ha estado realizando tareas en otros centros de la Universidad de Burgos o fuera de ella, fichará su entrada con esta incidencia. Será necesaria la comunicación al superior. Página 10 de 15

11 Cursos de formación Esta incidencia se utilizará para fichar las ausencias por encontrase el trabajador realizando cursos de formación autorizados, tanto en el propio centro de trabajo como en cualquier otro centro de la Universidad o fuera de ella. Si por motivo de horario el trabajador se dirige en primer lugar al centro donde se imparte la formación, deberá fichar una entrada con esta incidencia cuando regrese a su centro de trabajo. Cuando el trabajador se ausente de su centro de trabajo para asistir a un curso de formación y prevea que no va a volver, deberá fichar una salida con esta incidencia. Lactancia Esta incidencia se utilizará para fichar las ausencias por lactancia que previamente habrán sido comunicadas al superior por parte de la trabajadora o del trabajador (en el caso de haber hecho extensivo este permiso al mismo). Reuniones Centros Educación Especial Esta incidencia se utilizará para fichar las ausencias por encontrase el trabajador que tenga algún hijo con discapacidad psíquica, física o sensorial en reuniones de coordinación en el centro de educación especial o en acompañamiento si ha de recibir apoyo adicional en el ámbito sanitario. Será necesaria su justificación. Exámenes prenatales y técnicas de preparación al parto por las empleadas públicas embarazadas Esta incidencia se utilizará para fichar las ausencias de las trabajadoras que tengan como causa la realización de exámenes prenatales y técnicas de preparación al parto, así como las ausencias para someterse a técnicas de fecundación. Será necesaria su justificación. Página 11 de 15

12 Guarda Legal Esta incidencia se utilizará para fichar las ausencias del trabajador que haya tramitado y obtenido el permiso por guarda legal de un familiar que padezca disminución física, psíquica o sensorial igual o superior al treinta y tres por ciento y que no desempeñe una actividad retribuida. Cuando el trabajador tenga una reducción en su horario, o en los períodos de horario reducido, el tiempo por guarda legal se minorará en la misma proporción. Enfermedad sin baja médica Cuando un trabajador se encuentre enfermo y por este motivo deba salir antes de su puesto de trabajo, o bien entrar más tarde o bien faltar todo el día, deberá comunicarlo inmediatamente a su superior y/o supervisor. La incidencia no puede superar los tres días ya que el cuarto día es obligatorio aportar la baja médica. Compensación de horas extras Esta incidencia se utilizará para compensar horas y/o días por la realización de horas extras realizadas, cuando así se haya autorizado. El supervisor será el encargado de controlar esta circunstancia, así como el número de horas y/o días a compensar. Compensación de sábados, domingos y festivos Esta incidencia se utilizará para compensar horas y/o días por la realización de sábados, domingos y festivos realizados cuando así se haya autorizado. El supervisor será el encargado de controlar esta circunstancia, así como el número de horas y/o días a compensar. Página 12 de 15

13 Se ha olvidado fichar Si al entrar a trabajar un trabajador se olvida de fichar en el terminal, procederá a fichar con esta incidencia en cuanto se haya dado cuenta. Comunicará la misma lo comunicará a su supervisor indicando la hora en que ha venido a trabajar. El supervisor vistas las alegaciones presentadas, podrá validar la incidencia. Si esta incidencia ocurre al salir, el trabajador ya no puede fichar pero en su control horario aparecerá una incidencia que se comunicará al supervisor para que valide en su caso En el caso de que se observe la necesidad de introducir nuevas incidencias en la aplicación del control de presencia se actualizará la presente instrucción, comunicándose las mismas a los trabajadores. Cuando un trabajador se haya equivocado al marcar una incidencia en el terminal, se lo comunicará a su supervisor indicando la incidencia que debía haber marcado. El supervisor vistas las alegaciones presentadas, podrá validar la incidencia. Incidencias que están registradas en la aplicación del Servicio de Recursos Humanos. Las siguientes incidencias se solicitarán al Servicio de Recursos Humanos, en el impreso correspondiente, o través de los medios telemáticos que puedan sustituir a éste (portal del empleado). La justificación de las mismas se realizará mediante la presentación de los documentos correspondientes En el proceso de control horario no es necesario indicar la incidencia ni la validación por el supervisor, ya que el propio programa de recurso humanos reconoce la incidencia. Página 13 de 15

14 1. VACACIONES ANUALES 2. VACACIONES DE SEMANA SANTA 3. VACACIONES DE NAVIDAD 4. DÍAS POR ASUNTOS PARTICULARES 5. DÍA DEL CENTRO 6. PUENTE 7. CARNAVAL 8. PERMISO DE MATERNIDAD 9. PERMISO DE PATERNIDAD 10. PERMISO POR ADOPCIÓN INTERNACIONAL 11. ACUMULACIÓN DE LA LACTANCIA 12. PERMISO POR ENFERMEDAD GRAVE U HOSPITALIZACIÓN DE FAMILIARES 13. PERMISO POR FALLECIMIENTO DE FAMILIARES 14. TRASLADO DE DOMICILIO 15. PERMISO POR MATRIMONIO 16. PERMISO POR MATRIMONIO DE UN FAMILIAR HASTA 2º GRADO 17. BAJA POR ENFERMEDAD 18. PERMISO POR RAZÓN DE VIOLENCIA DE GÉNERO 19. PERMISO PARA LA REALIZACIÓN DE EXÁMENES 20. LICENCIA POR ESTUDIOS RELACIONADOS CON LA FUNCIÓN PÚBLICA 21. LICENCIA POR ASUNTOS PROPIOS COMPUTO HORARIO El cómputo de horas de presencia se hará de forma que el saldo acumulado de horas al final de cada trimestre natural (31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre, 31 de diciembre) debe ser cero o positivo. En el caso de que el saldo acumulado de horas al finalizar el trimestre fuera positivo el trabajador podrá compensarlo en trimestres posteriores hasta llegar, como máximo, al último trimestre del año (31 de diciembre) en el cual el saldo positivo ya no se podrá compensar. Cuando exista un saldo positivo de horas no se podrá compensar más de la mitad de la jornada habitual diaria y para los trabajadores con jornada ordinaria de mañana esta compensación tendrá que realizarse en la parte flexible de la misma. Página 14 de 15

15 En el caso de que al finalizar el trimestre el trabajador tenga un saldo negativo de horas el supervisor lo comunicará a la Gerencia. Cualquier incumplimiento que no haya sido justificado o comunicado, según lo establecido en esta instrucción, el supervisor lo comunicará inmediatamente a la Gerencia para que tome las medidas oportunas. Si algún supervisor observa que un trabajador repite reiteradamente la incidencia de enfermedad sin baja médica o la incidencia de ausencias a recuperar pondrá este hecho en conocimiento de la Gerencia para que tome las medidas oportunas. 4. ENTRADA EN VIGOR La presente normativa entrará en vigor el 1 de febrero de 2012, dependiendo de la fecha en que terminen las adaptaciones de la aplicación informática que sirve de soporte. ANEXO I RELACIÓN DE SUPERVISORES- Página 15 de 15

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