República de Colombia Departamento de Antioquia INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA IDEA Tablas de Retención Documental Tercera Actualización

Transcripción

1 ACTAS ACTAS DE COMITÉS Actas de Comités Grupo Primario 1 9 Cumplido el tiempo de retención en el archivo central transferir al archivo histórico. La subserie documental posee valores secundarios dando cuenta de las decisiones tomadas en el grupo de trabajo. Debe reproducirse en un medio digital para garantizar su consulta y conservación. Resolución de Gerencia 0251 del ACTAS DE REUNIONES 1 5 Cumplido el tiempo de retención en el archivo central transferir al archivo histórico. La subserie documental posee valores secundarios,

2 2 permitiendo conocer las decisiones tomadas con otras dependencias. Debe reproducirse en un medio digital para garantizar su consulta y conservación CONCILIACIONES CONCILIACIONES BANCARIAS Extractos bancarios Reportes del sistema 1 9 Cumplido el tiempo de retención en totalidad, siempre que por cualquier medio técnico adecuado se garantice su reproducción exacta. Si no es posible garantizarlo, se debe conservar veinte (20) años, luego se procede a su eliminación. Código de comercio, artículo 60. Decreto 2649 de 1993, artículo 134.

3 3 Decreto 2620 de Ley 962 de 2005, artículo CONCILIACIONES CONTABLES Conciliaciones créditos de empleados. Conciliaciones cuentas por balance. Conciliaciones módulo de nómina 1 9 Cumplido el tiempo de retención en totalidad, siempre que por cualquier medio técnico adecuado se garantice su reproducción exacta. Si no es posible garantizarlo, se debe conservar veinte (20) años, luego se procede a su eliminación DECLARACIONES Código de comercio, artículo 60. Decreto 2649 de 1993, artículo 134. Decreto 2620 de Ley 962 de 2005, artículo 28. DECLARACIONES 1 4 Cumplido el tiempo de retención en

4 TRIBUTARIAS Declaración de Industria y Comercio al municipio de Medellín. Declaración de ingresos y patrimonios a la DIAN. Declaración de IVA a la DIAN. Declaración de retención de industria y comercio al municipio de Medellín. Declaración en retención en la fuente a la DIAN. INFORMES totalidad, ya que no adquieren valores secundarios. Estatuto Tributario. Artículos 632, INFORMES FINANCIEROS Indicadores Económicos para Findeter. Estados financieros y notas 1 4 Cumplido el tiempo de retención en el archivo central transferir al archivo histórico. La subserie documental posee valores secundarios y

5 5 a los estados financieros. constituye parte de la gestión de la oficina. Debe reproducirse en un medio digital para garantizar su consulta y conservación. Resolución de Junta Directiva 016 de INFORMES A ORGANISMOS DE REGULACIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL Informe a la Contraloría General de la República. Informe a la Contaduría 1 9 Cumplido el tiempo de retención en totalidad, ya que no adquieren valores secundarios. Decreto 1798 de 1990 Artículo 31.

6 General de la Nación. Informes en medios magnéticos a la DIAN. Boletín deudores morosos a la Contaduría General de la Nación. LIBROS CONTABLES Decreto 2649 de 1993 Artículos 123, y 134. Código de Comercio, Artículos 19, 27, 28, 43,44, 48. Ley 962 de 2005, Artículo 28. Plan General de Contabilidad Pública, Art Resolución Nº 248 de LIBROS AUILIARES 1 9 Cumplido el tiempo de retención en totalidad, ya que esta información se encuentra contenida en el Libro Mayor y Balance. Código del Comercio Artículo 52, Artículos 19, 48 al 57, 60

7 7 Decreto 2649 de 1993, Artículos 23 y 134. Ley 962 de 2005, artículo LIBRO DIARIO OFICIAL 1 9 Cumplido el tiempo de retención en totalidad, ya que esta información se encuentra contenida en el Libro Mayor y Balance. Código del Comercio Artículo 52, Artículos 19, 48 al 57, 60 Decreto 2649 de 1993, Artículos 23 y 134. Ley 962 de 2005, artículo LIBRO MAYOR Y BALANCE 1 9 Cumplido el tiempo de retención en el archivo central transferir al archivo

8 8 histórico. La subserie documental posee valores secundarios y constituye parte de la memoria institucional PLANES Debe reproducirse en un medio digital para garantizar su consulta y conservación PLAN PRESUPUESTAL Proyecto de presupuesto Presupuesto ejecución Proyección de ingresos y egresos 2 5 La subserie documental se conserva en el archivo de gestión por 5 años después de elaborado, posteriormente pasa al archivo central por otros 5 años y posteriormente se transfiere al archivo histórico para conservación total.