GUÍA DEL REGISTRO MERCANTIL. Cómo registrar la apertura de una sucursal Servicios delegados por el Estado INFORMACIÓN GENERAL

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1 Cómo registrar la apertura de una sucursal Servicios delegados por el Estado GUÍA DEL REGISTRO MERCANTIL Cómo registrar la apertura de una sucursal 8 INFORMACIÓN GENERAL Qué es una sucursal de una sociedad nacional? abierto por una sociedad, una empresa unipersonal, o por una sociedad unipersonal o pluripersonal creada en virtud de la Ley 1014 de 2006, dentro o fuera de su domicilio principal, para el desarrollo de los negocios sociales o de parte de ellos, administrados por mandatarios con facultades para representar a la sociedad. Comúnmente a las sucursales se les llama tienda, almacén, fábrica, bodega, planta industrial, factoría, etc. Qué es la matrícula mercantil? Es una obligación legal que tienen todos los comerciantes y que consiste en el registro de la sucursal en la cámara de comercio del lugar donde va funcionar, a través de un formulario de Registro Único Empresarial especial donde se consignan datos importantes de la sociedad como su dirección, teléfonos, actividad económica y situación financiera, entre otros. Dónde debe matricularse y registrarse? El titular de la sucursal debe presentar la solicitud de matrícula y de registro de los documentos de apertura en la cámara de comercio con jurisdicción donde va a desarrollar su actividad. Si la sucursal está localizada en Bogotá o en los municipios de competencia de la Cámara de Comercio de Bogotá, se matriculará en cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio de Bogotá, o a través del servicio RUE en cualquier Cámara de Comercio del país. Cuándo debe matricularse? La sucursal de una sociedad nacional se debe matricular dentro del mes siguiente a la fecha de su apertura.

2 GUÍA DEL REGISTRO MERCANTIL Cómo efectuar la inscripción y la matrícula de la sucursal nacional? Para inscribir y matricular la sucursal de una sociedad nacional, allegue los documentos relacionados a continuación y tenga en cuenta las siguientes recomendaciones: Copia auténtica del documento donde se decidió abrir la sucursal (acta, escritura, documento privado etc.) Si se remite acta donde conste la decisión de apertura de la sucursal, ésta debe provenir del órgano social competente, sea este, la junta de socios, la asamblea de accionistas o junta directiva, de acuerdo con los estatutos sociales. El acta debe estar autorizada con la firma del secretario de la reunión o del representante legal o autenticada ante notario público. (Se sugiere consultar la guía para la elaboración de las actas, Guía N 19). Si la decisión proviene del representante legal, de acuerdo con sus facultades, es necesario que allegue el documento donde se decide la apertura de la sucursal debidamente reconocido ante notario o con presentación personal ante el juez o el secretario de la cámara. Copia auténtica del documento donde se realizó el nombramiento del representante legal de la sucursal y las facultades asignadas. Debe indicarse el nombre, apellidos, identificación y aceptación al cargo. Cuando en los estatutos no se determinen las facultades de los administradores de las sucursales,deberá otorgárseles un poder por escritura pública o documento legalmente reconocido, que se inscribirá en el registro mercantil. A falta de dicho poder se presumirá que tendrán las mismas atribuciones de los administradores de la principal. Si la sociedad abre la sucursal en una ciudad diferente a la jurisdicción de su domicilio principal, es necesario que adjunte Certificación de existencia y representación legal de la sociedad propietaria o casa principal. Copia auténtica de la escritura de constitución. Copia auténtica de cada una de las escrituras de reforma. Cuando las personas designadas no suscriben el documento de apertura debe anexarse una carta donde se indique el cargo aceptado. Certificado de existencia y representación legal de la sociedad propietaria o casa principal. Verifique que no exista registrado un nombre igual o similar al que se va a utilizar la sucursal. Ver consulta de nombres. Formulario Carátula Única Empresarial El formulario está compuesto de por una Carátula Única Empresarial y un anexo de matrícula mercantil. Cuando desee tramitarlo por vía electrónica ingrese a la dirección apl ica.ccb.org.co/ccbinternet/formularios/matricula.asp. Por favor tenga en cuenta que es necesario diligenciar por lo menos la siguiente información: Nombre completo de la entidad propietaria de la sucursal, de acuerdo como figura en certificado de existencia y representación Nombre de la sucursal. Información de la dirección comercial. Información de la dirección de notificación judicial. Actividad mercantil Información correcta de los códigos CIIU Valor de los activos de la sucursal Imprima el formulario si lo está tramitando por vía electrónica Tenga en cuenta al presentar el formulario: Que esté firmado por el representante legal, o administrador de la sucursal o su apoderado que deberá ser abogado titulado, anexando poder. (Art. 35 Decreto - Ley 196 de 1971).

3 Cómo registrar la apertura de una sucursal Que esté debidamente reconocido ante notario o con presentación personal ante el juez o ante el secretario de la Cámara de Comercio. Que no contenga tachones ni enmendaduras. Realice los siguientes pagos Si encuentra alguna duda sobre el correcto diligenciamiento del formulario antes mencionado, consulte con el Asesor Especializado en cualquiera de las sedes de atención al público de la Cámara de Comercio de Bogotá, quién le guiará. Cancele el valor de los derechos de inscripción por el documento que decreto la apertura de la sucursal, el documento de constitución, y las escrituras públicas públicas de reformas, según el caso. Cancele el valor de los derechos por la matrícula mercantil de la sucursal, los cuales liquidará el cajero, con base en el activo que se diligencie en el formulario de la sucursal. La inscripción del documento donde se decreta la apertura de la sucursal causa, adicionalmente, un impuesto de registro a favor del departamento de Cundinamarca y del Distrito Capital de Bogotá, en una tarifa del 0,7% sobre el valor del capital. Este rubro no se causará: Si se aportaron bienes inmuebles a los activos de la sucursal. En este caso, se debe acreditar la cancelación del impuesto de registro en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. Si el documento fue inscrito en la cámara de comercio donde funciona la casa principal, es necesario que remita copia del recibo del pago del impuesto de registro del documento de apertura, de las escrituras de constitución y reformas. Tenga en cuenta que La falta de alguno de los documentos antes enunciados, la falta del formulario o su mal diligenciamiento impiden la radicación de la solicitud. La falta de uno o más de los requisitos de los documentos antes citados, son causales que impiden la inscripción de la sucursal y ocasionan la devolución de los documentos por parte de la Cámara de Comercio. La falta de pago de los derechos de inscripción y/o del impuesto de registro correspondientes impiden el registro de la constitución. Cuando solicite ante el secretario de la Cámara de Comercio la diligencia de presentación personal debe presentar el original del documento de identificación o la contraseña certificada por la Registraduría Nacional del Estado Civil. Consultas Le recomendamos hacer las siguientes consultas antes de matricular e inscribir la sucursal. Aunque no son obligatorias, sí son importantes para brindarle la información adecuada para el buen funcionamiento de su empresa y el correcto diligenciamiento de los documentos y formularios, para evitar futuros problemas. Consulta de nombre: Valide que el nombre de la sucursal que va a crear no haya sido registrado anteriormente, por lo que le sugerimos consultar: En las terminales de autoservicio de las sedes de la CCB de Bogotá En nuestra página electrónica Servicios en línea Homonimia Nacional En l a dirección aplica. ccb.org.co/ccbinternet/consultas /rue/consulta_empresa.aspx A nivel nacional

4 GUÍA DEL REGISTRO MERCANTIL Consulta de actividad económica: Identifique el código que le corresponde a la actividad económica que va a desarrollar, de acuerdo a los sistemas internacionales CIIU. Este requisito es necesario para el diligenciamiento de los formularios, y puede ser consultado en: Las terminales de autoservicio de las sedes de la CCB de Bogotá Nuestra página electrónica Apoyo Empresarial Pasos para crear una empresa Servicios en línea - Clasificación por actividad económica La dirección aplica.ccb.org.co/ccbinternet/tiendaempresarial/generales/ciiu.aspx Consulta de uso de suelo: Verifique que la actividad económica se pueda desarrollar en la ubicación (dirección) prevista para la sucursal. Esta consulta puede ser realizada en: Las terminales de autoservicio de las sedes de la CCB de Bogotá Nuestra página electrónica Apoyo Empresarial Pasos para crear una empresa La Dirección electrónica cae.ccb.org.co/consultas/index.htm Consulta de marca Verifique que la marca elegida para su producto o servicio no esté ya registrada. Esta consulta se puede llevar a cabo en: Las terminales de autoservicio de las sedes de la CCB de Bogotá Nuestra página electrónica Apoyo Empresarial Pasos para crear una empresa La dirección Esta consulta no reemplaza la consulta de antecedentes marcarios que se realiza ante esa Superintendencia la cual tiene un costo establecido por dicha entidad. Si Usted desea realizar la consulta de antecedentes marcarios diríjase al abogado de la sede quien le ofrecerá información sobre este tema. Por qué es importante matricular y registrar la sucursal? Matricular e inscribir la sucursal es cumplir con un deber legal y para hacer oponible a terceros la existencia del establecimiento. Quiere decir, que si la empresa no matrícula e inscribe la sucursal que está creando, no existe para los terceros. Con el certificado expedido por la Cámara se acredita la existencia de la sucursal y los nombres de los administradores (representantes legales) La matrícula es una fuente de información comercial a la que pueden acudir quienes deseen conocer datos de la sucursal, como actividad económica y activos. Evita que otras sociedades o establecimientos de comercio tengan el mismo nombre a nivel nacional. Facilita el proceso de inscripción en el Regist ro de Proponentes. Facilita contactos comerciales directos con proveedores y clientes. Permite ingresar a la gran base de datos de la Cámara de Comercio de Bogotá. Facilita la obtención de créditos en el sector financiero. Evita multas que puede imponer la Super intendenc ia de Industria y Comercio. Facilita la celebración de negocios con los sectores público y privado. Lo acredita como comerciante cumplidor de sus deberes legales.

5 Cómo registrar la apertura de una sucursal Cuándo debe renovarse? La matrícula debe renovarse entre los meses de enero a marzo de cada año, para obtener los beneficios que de ella se derivan y evitar sanciones legales. La matrícula debe renovarse entre los meses de enero a marzo de cada año, para obtener los beneficios que de ella se derivan y evitar sanciones legales. Para la renovación de la matrícula debe diligenciar el Formulario Carátula Única Empresarial, presentarlo en una de nuestras sedes de atención y cancelar los derechos respectivos. También lo puede hacer a través de Internet en nuestra página electrónica Servicios en línea Renovación de Matrícula Mercantil. Recuerde que la información financiera debe corresponder al balance con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior. Cómo modificar la información de la matrícula o la renovación? Cuando sea necesario modificar alguna de la información contenida en el formulario de matrícula o renovación, debe solicitarlo por escrito en las ventanillas de atención al público de cualquiera de las sedes, donde debe cancelar el valor de los derechos autorizados por Ley. Si lo desea puede utilizar los formatos de modificación de información que gratuitamente le suministra la Cámara de Comercio de Bogotá, o imprimirlos a través de Internet en nuestra página electrónica org.co, Servicios en línea Formularios en línea. Cómo se cancela la Matrícula mercantil? Existen dos eventos para la cancelación y cierre de una sucursal: Cuando por orden del órgano social competente se determina el cierre de la misma. En este evento, se debe remitir copia auténtica del acta de la junta de socios, asamblea de accionistas, junta directiva en la que conste la decisión de cerrar la sucursal. El acta debe estar autorizada con la firma del secretario de la reunión o de un representante legal, o autenticada ante notario. Cuando la decisión de cerrar proviene del representante legal de la sociedad, en ejercicio de sus facultades, éste presentará un escrito. También puede optar por utilizar los formatos que gratuitamente le suministra la Cámara de Comercio de Bogotá, o imprimirlos a través de Internet en nuestra página electrónica www. ccb.org.co, Servicios en línea Formularios en línea. El documento que elija debe estar reconocido ante notario o con presentación personal ante el juez o el secretario de la Cámara. La solicitud se presentará en cualquiera de nuestras sedes en las ventanillas de atención al público, donde se debe cancelar el valor de los derechos autorizados por la Ley. Para cancelar la matrícula debe encontrarse al día con la renovación. Recomendaciones Verifique que la apertura de la sucursal sea ordenada por el órgano social competente. Cuando la sociedad o casa principal reforme sus estatutos, remita una copia de la escritura de reforma a la cámara donde tenga abierta la sucursal o sucursales. Recuerde que solo los comerciantes personas jurídicas pueden tener sucursales. REGISTRO UNICO EMPRESARIAL RUE

6 GUÍA DEL REGISTRO MERCANTIL fue creado por la Ley 590 de 2000 y la Circular Externa No. 5 de 2002 de la SIC. Es la primera red nacional de servicios registrales, que integra y centraliza el registro mercantil. Las Cámaras de Comercio de todo el país han desarrollado este nuevo sistema que facilita la inscripción y mat r ícula de su empresa, evitándole viajar a otras ciudades. Ahora, desde cualquier Cámara de Comercio del país usted puede: Verificar y controlar que el nombre de su empresa sea único en el país. Matricular su empresa, matricularse como comerciante Inscribir las reformas de la sociedad. Inscribir las actas de nombramientos de la sociedad. Solicitar y recibir certificados en línea, de registro mercantil y registro de proponentes. Inscribirse o inscribir su empresa como constructor, consultor o proveedor en el registro de proponentes. Actualizar, modificar o cancelar su registro de proponentes. Consultar datos básicos de empresas colombianas. Hacer seguimiento a los trámites a nivel nacional por Internet. Consulta nacional del nombre comercial, en Servicios en línea CCB La Cámara de Comercio de Bogotá tiene un espacio diseñado para que a través de nuestros Servicios en Línea pueda realizar virtualmente los siguientes Servicios Registrales: Renovación de matrícula mercantil Calculadora valor renovación matrícula mercantil o inscripción ESAL Consulta para el trámite de actualización de la actividad económica (Código CIIU) Asistencia virtual para la elaboración de actas, donde podrá resolver todas sus inquietudes a través de un chat en línea con abogado especializado y revisar previamente las actas emitidas por las Juntas de Socios, Asamblea de Accionistas y Juntas Directivas, de las Sociedades Comerciales inscritas en la Cámara de Comercio de Bogotá Trámites virtuales para el Registro Único de Proponente (Nuevo) CERTIFICADOS ELECTRÓNICOS Podrá adquirir los siguientes Certificados Electrónicos de las personas jurídicas, naturales y establecimientos de comercio, inscritos en la Cámara de Comercio de Bogotá: Certificado de Matrícula. Certificado de Existencia y Representación Legal. Certificado del Registro Único de Proponentes Certificado Especial Negativo de Libros. Certificados que pueden ser solicitados en nuestra página web, con total celeridad, seguridad y validez técnica y jurídica, tanto el mundo físico como en el electrónico. Mayores informes Este documento contiene información y orientaciones de carácter general sobre algunos aspectos legales aplicables a los actos y documentos sujetos a inscripción en el Registro Público. El presente texto no suple la normatividad vigente ni evita la aplicación de la misma Fecha de publicación septiembre de Código 827-1

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