Procedimiento para la elaboración del informe contable cuando se produzca cambio de Rector o Director.

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1 Procedimiento para la elaboración del informe contable cuando se produzca cambio de Rector o Director.

2 CONTENIDO DEL INFORME * Este informe hace parte del acta de informe de gestión. Se refiere a Condiciones en que se encuentra el Sistema Contable Condiciones en que se entrega el Sistema Contable al Rector o Director entrante

3 El Sistema Contable comprende: Sistema Contable Subsistemas Financiero Tributario

4 El Sistema Contable comprende: Sistema Contable Procedimientos Subsistemas Financiero Tributario Operaciones: Respaldo en copias de s. Aplicaciones Correspondencia

5 Además debe dar cuenta de: Anexar Procesos y reclamaciones en contra o a favor de la institución Situaciones pendientes de resolver en materia contable. Estados Contables básicos Informe de Contraloría (si lo hay) Informe de Control interno (si lo hay) Informe de la Secretaría de Educación

6 Estados contables, informes, formatos, movimiento contable y documentos complementarios. Balance general Estado de actividad financiera, económica y social Estado de cambios en el patrimonio Notas contables Los estados contables deben prepararse con corte al último día del mes inmediatamente anterior a aquel en el cual se presentó el cambio de rector, sin que implique para la institución el cierre de sus operaciones.

7 Estados contables, informes, formatos, movimiento contable y documentos complementarios. ENTREGA DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS Es necesario que al hacer el corte para la entrega. Se incluya la información financiera, económica, social y ambiental de todas las sedes consolidadas.

8 Estados contables, informes, formatos, movimiento contable y documentos complementarios. Deberán suministrarse los saldos actualizados y conciliados de los informes de ejecución presupuestal de ingresos y gastos en sus distintas etapas, con los registros en las Cuentas de Presupuesto y tesorería. Debe entregarse copia de los informes de revisión contable practicada por la Secretaría de Educación, así como la correspondencia existente entre la Secretaría de Educación y la institución educativa, precisando aspectos que se encuentren pendientes por resolver.

9 Estados contables, informes, formatos, movimiento contable y documentos complementarios. En el caso de las operaciones que registre la entidad a través del procesamiento electrónico de datos, deben entregarse los medios magnéticos que la respaldan, dejando copias de seguridad, así como las respectivas claves de acceso.

10 Libros de contabilidad principales y auxiliares, comprobantes y documentos soporte Los libros de contabilidad principales (Diario y Mayor), deben entregarse actualizados a la fecha de corte en que se elaboren y presenten los estados contables y comprenderán la totalidad de los registros de las operaciones. Por su parte, los libros auxiliares deben entregarse actualizados hasta el día en el que se produzca el cambio de rector.

11 Información necesaria para la verificación de los recursos; propiedades, planta y equipo; Inversiones; Obligaciones y Operaciones de crédito público. Los libros auxiliares deberán permitir la verificación a nivel de detalle, de los saldos de las operaciones financieras, económicas y sociales registradas por la institución educativa. La información relativa a las cuentas bancarias y de ahorros, deberá estar soportada y conciliada con los extractos bancarios, a la fecha de presentación de los estados contables, y con los reportes diarios de bancos, para los días transcurridos entre la fecha de los estados contables y la del cambio de rector.

12 Información necesaria para la verificación de los recursos; propiedades, planta y equipo; Inversiones; Obligaciones y Operaciones de crédito público. Relación de recursos y bienes con destinación específica o sometidos a alguna condición, detallando las causas de tal situación. Detalle de las inversiones. Al respecto, es necesario hacer la entrega física de los títulos o de los respectivos certificados de depósito en custodia.

13 Información necesaria para la verificación de los recursos; propiedades, planta y equipo; Inversiones; Obligaciones y Operaciones de crédito público. Igualmente, deberá presentarse la información financiera de los recursos entregados y/o recibidos en administración o fiducia.

14 Información necesaria para la verificación de los recursos; propiedades, planta y equipo; Inversiones; Obligaciones y Operaciones de crédito público. Relación de los bienes que conforman las propiedades, planta y equipo. Tratándose de inmuebles, deben entregarse los archivos de los títulos de propiedad o documentos que soporten el proceso de legalización. Relación de bienes cuya tenencia esté en poder de un tercero, así como aquellos que, siendo propiedad de terceros, la institución educativa los tenga a su cargo o bajo su responsabilidad por algún acto o contrato. (arrendamiento, comodato, usufructo u otro similar)

15 Información necesaria para la verificación de los recursos; propiedades, planta y equipo; Inversiones; Obligaciones y Operaciones de crédito público. Detalle de las provisiones constituidas para protección de activos, así como el procedimiento técnico de estimación.

16 Información necesaria para la verificación de los recursos; propiedades, planta y equipo; Inversiones; Obligaciones y Operaciones de crédito público. Es necesario que puedan identificarse claramente los acreedores y los proveedores con quienes se tengan saldos por pagar y con respecto a las operaciones de crédito público, para lo cual habrá de entregarse copia de los contratos, tablas de amortización y estado actual de estas obligaciones. Indicar las obligaciones y derechos que posea la entidad en desarrollo de contratos y convenios, identificando su naturaleza, vigencia y tercero con quien se tengan.

17 cuando se produzcan cambios de rector o director. Información necesaria para la verificación de los recursos; propiedades, planta y equipo; Inversiones; Obligaciones y Operaciones de crédito público. Igualmente, aquellos en los cuales la entidad haya participado en calidad de garante. Informe sobre el estado de procesos y reclamaciones en contra y a favor de la Institución Educativa.

18 GRACIAS POR SU ATENCIÓN

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