Manual de usuario para Proveedor Comercial del Registro Electrónico de Proveedores

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1 Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda Manual de usuario para Proveedor Comercial del Registro Electrónico de Proveedores

2 Tabla de contenidos 1. INTRODUCCIÓN ENTRADA AL SISTEMA REGISTRO DE USUARIOS EN LÍNEA REGISTRARSE EN EL SISTEMA AUTENTICARSE CON CLAVE CAMBIAR LA CLAVE RECUPERAR LA CLAVE AUTENTICACIÓN CON CERTIFICADO DIGITAL SOLICITUDES DE INSCRIPCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL REGISTRO DE PROVEEDORES INICIAR SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN INICIAR SOLICITUD DE ACTUALIZACIÓN LLENAR FORMULARIOS DE LA SOLICITUD 23 ANEXOS...38 A. GLOSARIO 39 B. SIGNIFICADO DE LAS IMÁGENES DE HERRAMIENTAS 42

3 Tabla de figuras ILUSTRACIÓN 1 INICIO DEL REGISTRO DE PROVEEDORES... 2 ILUSTRACIÓN 2 REGÍSTRESE COMO USUARIO DE COMPRARED... 3 ILUSTRACIÓN 3 REGISTRO DE USUARIO CON CÉDULA DE IDENTIDAD... 4 ILUSTRACIÓN 4 REGISTRO DE USUARIO CON CÉDULA DE RESIDENCIA... 5 ILUSTRACIÓN 5 REGISTRO DE USUARIO CON PASAPORTE... 6 ILUSTRACIÓN 6 CONFIRMACIÓN DE USUARIO REGISTRADO... 7 ILUSTRACIÓN 7 ERROR AL REGISTRAR USUARIO... 7 ILUSTRACIÓN 8 AUTENTÍQUESE COMO USUARIO DE COMPRARED... 8 ILUSTRACIÓN 9 ERROR DE INGRESO DE CÉDULA AL AUTENTICARSE... 8 ILUSTRACIÓN 10 ERROR DE AUTENTICACIÓN EN EL SISTEMA... 9 ILUSTRACIÓN 11 OPCIONES DEL REGISTRO DE PROVEEDORES AL INICIAR SESIÓN... 9 ILUSTRACIÓN 12 CAMBIE SU CLAVE...10 ILUSTRACIÓN 13 ERROR DE COINCIDENCIA EN CLAVES...10 ILUSTRACIÓN 14 ERROR DE INGRESO EN LA CLAVE A CAMBIAR...11 ILUSTRACIÓN 15 CONFIRMACIÓN DE CAMBIO DE CLAVE...11 ILUSTRACIÓN 16 OLVIDÓ SU CLAVE...12 ILUSTRACIÓN 17 ERROR DE INGRESO EN LA IDENTIFICACIÓN PARA RECUPERAR LA CLAVE...12 ILUSTRACIÓN 18 IDENTIFICACIÓN INGRESADA NO CORRESPONDE A NINGÚN REGISTRO...13 ILUSTRACIÓN 19 CONFIRMACIÓN DE IDENTIDAD PARA RECUPERAR LA CLAVE...13 ILUSTRACIÓN 20 RESPUESTA A PREGUNTA SECRETA ES INCORRECTA...13 ILUSTRACIÓN 21 AUTENTICACIÓN MEDIANTE CERTIFICADO DIGITAL...14 ILUSTRACIÓN 22 SELECCIONAR LA OPCIÓN DE INICIAR SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN DEL PROVEEDOR...15 ILUSTRACIÓN 23 SELECCIONAR EL TIPO DE PERSONA DEL PROVEEDOR...15 ILUSTRACIÓN 24 DESPLIEGUE DE TIPOS DE PERSONA DEL PROVEEDOR...16 ILUSTRACIÓN 25 INTRODUCIR LA IDENTIFICACIÓN DEL PROVEEDOR QUE DESEA INSCRIBIRSE...16 ILUSTRACIÓN 26 SELECCIÓN DE LA UNIDAD DE REGISTRO...17 ILUSTRACIÓN 27 PREGUNTA PARA CONFIRMAR LA INFORMACION SUMINISTRADA...17 ILUSTRACIÓN 28 AVISO DE LA SOLICITUD CREADA EXITOSAMENTE Y REQUISITOS...18 ILUSTRACIÓN 29 OPCIÓN PARA INICIAR SOLICITUD DE ACTUALIZACIÓN DEL PROVEEDOR...19 ILUSTRACIÓN 30 INTRODUCIR LA IDENTIFICACIÓN DEL PROVEEDOR A ACTUALIZAR...20 ILUSTRACIÓN 31 LISTA DESPLEGABLE AL INGRESAR IDENTIFICACIÓN O NOMBRE DE PROVEEDOR...20 ILUSTRACIÓN 32 INGRESE NOMBRE DEL PROVEEDOR SI NO RECUERDA IDENTIFICACIÓN...21 ILUSTRACIÓN 33 EL PROVEEDOR NO ESTÁ INSCRITO EN COMPRARED...21 ILUSTRACIÓN 34 SELECCIONE EL TIPO DE SOLICITUD PARA ACTUALIZAR PROVEEDOR...21 ILUSTRACIÓN 35 SELECCIÓN DE UNIDAD DE REGISTRO Y CREACIÓN DE SOLICITUD...22 ILUSTRACIÓN 36 MENSAJE DE SOLICITUD DE ACTUALIZACIÓN CREADA EXITOSAMENTE...22 ILUSTRACIÓN 37 SELECCIONAR LA OPCIÓN CONSULTAR SOLICITUDES REALIZADAS...23 ILUSTRACIÓN 38 LISTA DE SOLICITUDES REALIZADAS ANTERIORMENTE...23 ILUSTRACIÓN 39 INFORMACIÓN DEL PROVEEDOR QUE ESTÁ SIENDO INSCRITO O ACTUALIZADO...24 ILUSTRACIÓN 40 BOTÓN PARA ENVIAR LA SOLICITUD AL REGISTRO DE PROVEEDORES...25 ILUSTRACIÓN 41 FORMULARIO PARA LLENAR LA SOLICITUD...26 ILUSTRACIÓN 42 DISTINTOS CONTROLES EN LOS DATOS DE CAMPO DE UNA SOLICITUD...28 ILUSTRACIÓN 43 CAMPOS DE DATOS DE INFORMACIÓN DEL PROVEEDOR Y HERRAMIENTAS ADICIONALES...29 ILUSTRACIÓN 44 TABLA DE SELECCIÓN DE MERCANCÍAS...30 ILUSTRACIÓN 45 CAMPO PARA SUBIR DOCUMENTO ESCANEADO...32 ILUSTRACIÓN 46 PREGUNTA ANTES DE SUBIR COPIA ESCANEADA...33

4 ILUSTRACIÓN 47 PÁGINA PARA SUBIR DOCUMENTOS ESCANEADOS...34 ILUSTRACIÓN 48 ERROR AL SUBIR UNA PÁGINA DE DOCUMENTO QUE NO ES IMAGEN...34 ILUSTRACIÓN 49 ERROR AL SUBIR DOCUMENTO ESCANEADO AL SERVIDOR...34 ILUSTRACIÓN 50 OPCIÓN PARA DESCARTAR LA SOLICITUD...35 ILUSTRACIÓN 51 PÁGINA DE CONFIRMACIÓN PARA DESCARTAR SOLICITUD...35 ILUSTRACIÓN 52 VENTANA PARA CONFIRMAR SÍ DESEA DESCARTAR LA SOLICITUD...36 ILUSTRACIÓN 53 MENSAJE DE INDICACIÓN DE SOLICITUD DESCARTADA...36 ILUSTRACIÓN 54 VENTANA PARA ABRIR O DESCARGAR RECIBO DE SOLICITUD...36 ILUSTRACIÓN 55 PÁGINA DE INDICACIÓN DE SOLICITUD RECIBIDA...37

5 1 1. Introducción El presente documento contiene los procedimientos que debe llevar a cabo el Proveedor Comercial en la utilización del Registro Electrónico de Proveedores, con este manual se quiere hacer conocimiento a este usuario del papel que juega en el sistema de inscripción de proveedores comerciales del Estado costarricense. Aquí se explica las funcionalidades que tiene el sistema y las operaciones que puede realizar este usuario según el perfil que posee en el mismo como proveedor del Estado.

6 2 2. Entrada al sistema Para el usuario que desee ingresar al sistema de Registro de Proveedores debe indicar en la barra de direcciones del navegador la siguiente dirección: https://www.comprared.cr Al entrar en esa página debe dar clic o en la imagen que tiene como texto Registro Electrónico de Proveedores Actualícese aquí o en la imagen animada al centro de la pantalla lo cual le llevará al un conjunto de opciones (Ver Ilustración 1 Inicio del Registro de Proveedores ) donde puede crear su usuario en línea para uso del sistema, y si ya es usuario puede autenticarse con clave o con certificado digital. De igual manera si desea un acceso más directo al sistema de registro puede digitar esta dirección: https://www.hacienda.go.cr/comprared, y de inmediato tendrá a su alcance las opciones mencionadas. Ilustración 1 Inicio del Registro de Proveedores 3. Registro de usuarios en línea Esta sección está dirigida a los representantes de las empresas que desean utilizar el Registro Electrónico de Proveedores y explica cómo inscribirse en línea, autenticarse en el sistema, cambiar la clave o recuperar la clave.

7 Registrarse en el sistema En esta sección se explica cómo una persona (nacional o extranjera) puede registrarse directamente por medio de Internet como usuario del Registro Electrónico de Proveedores. Esta sección está dirigida a los representantes de las empresas que son proveedoras del gobierno, o quieren serlo, y que desean utilizar el Registro Electrónico de Proveedores. Para poder registrarse como usuario del sistema la persona no debe estar inscrita actualmente como usuario del registro de proveedores. Si la persona ya está inscrita entonces no podrá volver a inscribirse, sino que debe hacer uso de la funcionalidad descrita en la sección 3.4. Recuperar la clave si no recuerda cuál era su clave. Una vez que el usuario presiona la opción Crear usuario en línea en la página principal, el sistema lo lleva a un formulario como el mostrado en la Ilustración 2 Regístrese como usuario de Comprared que consiste en el proceso para registrarse como usuario del Registro Electrónico de Proveedores de Comprared. Ilustración 2 Regístrese como usuario de Comprared Como el sistema permite registrar tanto usuarios nacionales como extranjeros y residentes, se provee de un combo o listado de opciones que indica tipos de identificación para que las personas seleccionen su forma de registro de acuerdo con el documento que poseen.

8 4 Para una persona que se registra con cédula de identidad, los pasos que debe seguir son los siguientes: 1. Seleccionar el ítem Cédula de Identidad del combo de identificaciones. 2. En el campo junto al combo de identificaciones debe ingresar el número de cédula tal y como aparece en su documento de identificación, pero no debe ingresar ni espacios ni guiones, debe escribir sólo números y para completar 10 dígitos debe agregar un 0 a la izquierda. 3. Seguidamente debe dar clic sobre el enlace Validar contra TSE que está por debajo del campo de texto, esto verificará la existencia de esa cédula en la base de datos de costarricenses, y si existe, entonces el sistema deshabilitará el campo donde ingresó la identificación para que no sea editado, luego indicará con un mensaje en verde la existencia de la cédula y le informa al usuario que puede proceder a terminar de llenar el formulario, además rellena y desactiva los campos de nombre y apellidos con los datos correspondientes a la cédula escrita, esto con el propósito de inscribir usuarios reales y no personas ficticias. 4. Si la cédula no existe o el campo identificación no es rellenado con datos correctos se mostrará el respectivo mensaje para información del usuario. Ilustración 3 Registro de usuario con cédula de identidad NOTA: Como medida de prevención el botón de Crear usuario permanece inhabilitado hasta que se haya hecho las validaciones del caso, y así impedir la creación de usuarios con información irreal. El botón de Limpiar todo elimina el texto ingresado en los campos del formulario y desaparece mensajes de error o información que se genera luego de validaciones.

9 5 Para una persona que se registra con cédula de residencia, los pasos que debe seguir son los siguientes: 1. Seleccionar el ítem Cédula de Residencia del combo de identificaciones. 2. En el campo junto al combo de identificaciones debe ingresar el número de cédula tal y como aparece en su documento de identificación, pero no debe ingresar ni espacios ni guiones, debe escribir sólo números. El largo de la identificación debe ser de 10 o más dígitos. 3. Seguidamente debe dar clic sobre el enlace Generar nuevo ID que está por debajo del campo de texto, esto creará una nueva identificación de 10 dígitos para que el usuario con este tipo de identificación pueda hacer uso del sistema. 4. Una vez que el sistema hizo las validaciones del caso y generó el nuevo ID, se le muestra, en el mismo campo donde él escribió su cédula, la nueva identificación que deberá usar para iniciar una sesión, luego en un campo con color está el número de cédula original. 5. Seguidamente en verde se encuentra un mensaje que le indica al usuario que se le ha creado una identificación y que la anote en un lugar donde la pueda recordar. Posterior a esto están los campos del formulario que deben rellenarse para completar la creación del usuario. Ilustración 4 Registro de usuario con cédula de residencia

10 6 Para una persona que se registra con pasaporte, los pasos que debe seguir son los siguientes: 1. Seleccionar el ítem Pasaporte del combo de identificaciones. 2. En el campo junto al combo de identificaciones debe ingresar el número de pasaporte tal y como aparece en su documento de identificación, pero no debe ingresar ni espacios ni guiones, debe escribir los números y letras que contenga la identificación. El largo de la identificación debe ser menor a 10 caracteres. 3. Seguidamente debe dar clic sobre el enlace Generar nuevo ID que está por debajo del campo de texto, esto creará una nueva identificación de 10 dígitos para que el usuario con este tipo de identificación pueda hacer uso del sistema. 4. Una vez que el sistema hizo las validaciones del caso y generó el nuevo ID, se le muestra, en el mismo campo donde él escribió su pasaporte, la nueva identificación que deberá usar para iniciar una sesión, luego en un campo con color está el número de pasaporte original. 5. Seguidamente en verde se encuentra un mensaje que le indica al usuario que se le ha creado una nueva identificación y que la anote en un lugar donde la pueda recordar. Posterior a esto están los campos del formulario que deben rellenarse para completar la creación del usuario. Ilustración 5 Registro de usuario con pasaporte NOTA: Al seleccionar un ítem distinto en el combo de identificaciones, el formulario se limpia completamente para iniciar un nuevo proceso de registro del usuario.

11 7 Una vez que se complete esta parte del registro de usuario, los siguientes pasos son iguales para los distintos tipos de identificación permitidos 1. Llenar los campos del formulario que se describen a continuación: a. Nombre completo de acuerdo con la identificación (en el caso de registrarse con cédula de identidad, este campo se rellena automáticamente luego de validar contra el TSE y no es editable). b. Primer apellido de acuerdo con la identificación (igual situación como se describe para el campo Nombre al registrarse con cédula costarricense). c. Segundo apellido de acuerdo con la identificación (igual situación descrita para el campo Nombre al registrarse con cédula costarricense). Para el caso de registrarse con cédula de residencia o pasaporte este es un campo opcional. d. Clave: Contraseña que desea usar para entrar al sistema. Debe tener por lo menos 4 letras y 2 dígitos. e. Confirmación de la clave: Debe ser igual a la clave digitada en el campo anterior. f. Correo electrónico: Dirección electrónica que será usada para contactarlo en el futuro (por ejemplo, cuando requiera de una nueva clave). g. Pregunta y respuesta secretas: Si usted olvida su clave podrá recuperarla usando la pregunta y respuesta secreta. Procure utilizar una pregunta y respuesta que nadie más conozca. 2. Presionar el botón Crear usuario. 3. Si el usuario es creado exitosamente se mostrará el siguiente mensaje de confirmación: Ilustración 6 Confirmación de usuario registrado Una vez que se ha registrado el usuario y da clic en el botón Continuar, el sistema inicia sesión automáticamente para que el usuario pueda comenzar a llenar solicitudes de inscripción para registrar el proveedor y además pueda consultar las solicitudes realizadas anteriormente. 4. Si el usuario no se puede registrar porque ya existe o se presentó algún otro problema en el proceso, entonces se mostrará un mensaje de error en rojo como se muestra en la siguiente imagen: Ilustración 7 Error al registrar usuario

12 Autenticarse con clave Esta sección describe los pasos a seguir por el usuario del Registro Electrónico de Proveedores, para ingresar al sistema a partir de los datos de autenticación que indicó al registrarse. Esta sección está dirigida a los representantes de las empresas que son proveedoras del gobierno y que forman parte del Registro Electrónico de Proveedores. Para poder autenticarse como usuario del sistema la persona debe estar inscrita actualmente como usuario del registro de proveedores. Si la persona ya está inscrita podrá ingresar al sistema, de lo contrario recibirá un mensaje que le indica que no puede entrar en sesión. En la Ilustración 8 Autentíquese como usuario de Comprared se muestra la página donde el usuario puede tener acceso al sistema a partir de sus datos de autenticación. Para llegar a este punto el usuario debe dar clic en la opción Autenticarse con clave en la página principal (Ver Ilustración 1 Inicio del Registro de Proveedores ) o bien en el enlace que se encuentra en la parte superior izquierda de la página que dice Iniciar sesión. Ilustración 8 Autentíquese como usuario de Comprared Los pasos para autenticarse con clave son: 1. Llenar los campos del formulario que se describen a continuación: a. Identificación: número de identificación compuesto de 10 dígitos, sin guiones o espacios. Será validado contra la base de datos de usuarios registrados en el sistema. Si se registró con pasaporte o cédula de residencia recuerde ingresar en este campo el nuevo ID que le generó el sistema. Al principio este campo aparece con un 0 para que usuarios nacionales ingresen los restantes 9 dígitos que conforman la cédula de identidad. b. Clave: clave que definió el usuario al registrarse en el sistema. 2. Presionar el botón Iniciar sesión. 3. Si el usuario no ingresó la identificación con el tamaño y formato requerido, se le enviará inmediatamente el siguiente mensaje de error en rojo: Ilustración 9 Error de ingreso de cédula al autenticarse

13 9 4. Si el usuario fue autenticado exitosamente el sistema iniciará sesión, de lo contrario recibirá el siguiente mensaje: Ilustración 10 Error de autenticación en el sistema 5. Si la persona ya está inscrita pero no recuerda su clave, puede utilizar la funcionalidad de recuperación de la misma, para esto remítase a la sección 3.4. Recuperar la clave. Luego de que el usuario entra en sesión podrá realizar las distintas funciones que le ofrece el sistema como entrar al registro de proveedores a realizar solicitudes de inscripción, consultar solicitudes hechas previamente, cambiar su clave, entre otras, según se muestra en la siguiente ilustración: Ilustración 11 Opciones del registro de proveedores al iniciar sesión

14 Cambiar la clave En este punto se le indica al usuario del Registro Electrónico de Proveedores las instrucciones para cambiar su clave de acceso al sistema. Esta sección está dirigida a los representantes de las empresas que son proveedoras del gobierno y que están inscritas en el Registro Electrónico de Proveedores. Para poder cambiar la clave de entrada al sistema, la persona debe estar inscrita actualmente como usuario del registro de proveedores y encontrarse autenticado en el sistema en ese momento, es decir tiene que haber abierto una sesión. En la siguiente Ilustración 12 Cambie su clave se muestra la página donde el usuario tiene acceso a la opción de modificar su clave con la que ingresa al sistema. Para ingresar a esta funcionalidad del sistema el usuario, una vez que inicia sesión, podrá encontrar una opción llamada Cambiar clave, ésta está junto a la imagen que indica la entrada para registrar el proveedor (Ver Ilustración 11 Opciones del registro de proveedores al iniciar sesión ). Ilustración 12 Cambie su clave Los pasos para cambiar la clave son: 1. Llenar los campos del formulario que se describen a continuación: a. Clave actual: clave con la que ingresa el usuario actualmente al sistema. b. Nueva clave: es la clave nueva que el usuario desea utilizar. Debe contener un mínimo de 6 caracteres: 4 letras y 2 números. c. Repita la nueva clave: aquí el usuario debe ingresar otra vez la nueva clave, para confirmar que esa es la que desea usar ahora. 2. Presionar el botón Cambiar clave. 3. Si la nueva clave y su confirmación no son iguales se muestra el siguiente mensaje de error en rojo: Ilustración 13 Error de coincidencia en claves

15 11 4. Si la clave actual es incorrecta o no se cumple con el formato requerido para ésta, entonces se envía a pantalla el siguiente mensaje de error: Ilustración 14 Error de ingreso en la clave a cambiar 5. Si la clave actual es la correcta, y si los requerimientos en cuanto a la nueva clave se cumplen, entonces se muestra el siguiente mensaje: Ilustración 15 Confirmación de cambio de clave 6. Si no se desea hacer cambio de clave, simplemente se presiona sobre el botón Cancelar para regresar a la página principal.

16 Recuperar la clave Esta sección describe los pasos a seguir por el usuario del Registro Electrónico de Proveedores, para recuperar su clave en caso de haberla olvidado. Esta sección está dirigida a los representantes de las empresas que son proveedoras del gobierno y que forman parte del Registro Electrónico de Proveedores. Para poder obtener una nueva clave, la persona debe estar inscrita actualmente como usuario del registro de proveedores. Si la persona ya está inscrita podrá ingresar su identificación y obtener vía correo electrónico la información; sino estuviera inscrita se le muestra un error. En la Ilustración 16 Olvidó su clave se muestra la sección donde el usuario podrá, a partir de su identificación, recuperar su clave. Ilustración 16 Olvidó su clave A continuación los pasos para realizar la recuperación de la clave: 1. Llenar el campo del formulario siguiente: a. Identificación: es el número de cédula que el usuario utilizó para registrarse en el sistema. Ésta debe ser de 10 dígitos, sin guiones ni espacios. 2. Presionar el botón Seguir. 3. Si el usuario ingresó una identificación con un formato incorrecto o una longitud distinta a los 10 dígitos, se le informará mediante un mensaje de error en rojo la indicación que debe seguir, tal como se muestra en la siguiente figura: Ilustración 17 Error de ingreso en la identificación para recuperar la clave 4. Si la identificación digitada no coincide con algún usuario inscrito, se le informará mediante el siguiente mensaje el error ocurrido:

17 13 Ilustración 18 Identificación ingresada no corresponde a ningún registro 5. Si por el contrario se logra encontrar un registro relativo a esa identificación, se despliega la página que corresponde a la siguiente figura, en donde se le muestra al usuario su identificación más la pregunta secreta con la cual se registró (Ver 3.1. Registrarse en el sistema ), a continuación debe ingresar la respuesta a esa pregunta para recibir por correo electrónico 1 la nueva clave con la cual se podrá autenticar en el sistema. Ilustración 19 Confirmación de identidad para recuperar la clave 6. Si la respuesta es correcta se envía un correo a la cuenta de correo electrónico del usuario, sino, se le mostrará el siguiente mensaje de error: Ilustración 20 Respuesta a pregunta secreta es incorrecta 7. En el caso de que la respuesta a la pregunta secreta sea la correcta, el sistema envía un correo electrónico a la cuenta que registró el usuario en el punto 3.1. Registrarse en el sistema con el dato requerido, y el usuario debe proceder luego a tomar esa contraseña que le fue generada y copiarla en el campo clave y proceder a realizar los pasos descritos en 3.2. Autenticarse con clave. 1 El correo electrónico de contacto que debió ser ingresado a la hora de registrarse

18 Autenticación con certificado digital Esta sección describe los pasos a seguir por el usuario del Registro Electrónico de Proveedores, para autenticarse mediante un certificado digital. Esta forma de autenticación también es llamada Autenticación con token. Esta sección está dirigida a los representantes de las empresas que son proveedoras del gobierno y que forman parte del Registro Electrónico de Proveedores. Para poder autenticarse como usuario del sistema la persona debe estar inscrita actualmente como usuario del registro de proveedores. Si la persona ya está inscrita podrá ingresar al sistema, de lo contrario recibirá un mensaje que le indica que no puede entrar en sesión porque el usuario no existe. En la Ilustración 21 Autenticación mediante certificado digital se muestra la página donde el usuario puede tener acceso al sistema a partir de un certificado digital. Para tal fin, el usuario ingresa su identificación y se le solicita el certificado, el cual se encuentra en un dispositivo USB, pero para lograr esta autenticación debe estar instalado el software respectivo que permite al navegador establecer la interfaz entre el token y el sistema de Comprared ya que el mismo se encarga de la respectiva autenticación. Éste tiene que ser un certificado vigente sino no podrá entrar al sistema. Ilustración 21 Autenticación mediante certificado digital Una vez pasado este proceso el usuario puede entrar al sistema para inscribir el proveedor, actualizar los datos del proveedor, consultar solicitudes realizadas anteriormente, entre otros. 4. Solicitudes de inscripción y actualización del registro de proveedores Esta sección va dirigida a los Proveedores Comerciales, en la cual se explica con detalle los procedimientos que deben llevar a cabo estos usuarios para que pueda completar las solicitudes de inscripción y actualización del registro de proveedores. Las operaciones a describir a continuación abarcan el iniciar una solicitud de inscripción, iniciar una solicitud de actualización, llenar formularios con solicitudes de ese tipo y el enviar la solicitud a la unidad de registro para la respectiva aprobación e inscripción del proveedor en el registro.

19 Iniciar solicitud de inscripción A continuación se describe la serie de pasos que debe seguir el Proveedor Comercial para iniciar, a partir de una definición de solicitud creada, la inscripción del proveedor en el sistema de Comprared. Para poder realizar este proceso, el proveedor debe haber iniciado una sesión en el sistema (Ver secciones 3.2. Autenticarse con clave y 3.5. Autenticación con certificado digital ). La siguiente ilustración muestra la página que aparece posterior a haber presionado la opción Entrar al Registro de Proveedores en la página principal o cuando por medio del menú Proveedores se da clic en la opción que dice Inscripción y actualización de proveedores : Ilustración 22 Seleccionar la opción de Iniciar solicitud de inscripción del proveedor El primer paso entonces es seleccionar la primera opción que dice Iniciar la inscripción de un nuevo proveedor y dar clic en Siguiente >>. Seguidamente el sistema le pedirá al usuario que ingrese el número de identificación del proveedor a inscribir: Ilustración 23 Seleccionar el tipo de persona del proveedor

20 16 Ilustracion 24 Despliegue de tipos de persona del proveedor. Una vez que ha seleccionado el tipo de persona del proveedor y se da click en Siguiente >> aparecerá la siguiente pantalla don de debe introuducir el número de identificación del proveedor. Ilustracion 25 Introducir la identificación del proveedor que desea inscribirse. Luego de haber ingresado el número de proveedor debe seleccionar la unidad de registro, ahí mismo puede revisar las direcciones donde se encuentran las distintas unidades de registro, dando clic en el enlace Ver direcciones ; la unidad de registro es donde se debe presentar el día y hora indicados en el correo con los documentos que se le exige presentar en el mismo correo que se le envía posterior a haber llenado y terminado la solicitud.

21 17 Ilustracion 26 Selección de la unidad de registro. Una vez ingresada la unidad de registro debe presionar Crear Solicitud, en caso de que desee regresar a ver a la información anterior presionar la opción Anterior. Al presionar la opción de Crear Solicitud aparecerá la siguiente pantalla de confirmación para verificar si está correcta toda la información, de ser así se presiona la opción Aceptar Ilustracion 27 Pregunta para confirmar la informacion suministrada Luego, el sistema mostrará el siguiente mensaje para indicar que la solicitud fue creada exitosamente, y el número de la misma además de indicar los requisitos solicitados.

22 18 Ilustracion 28 Aviso de la solicitud creada exitosamente y requisitos Sólo falta dar clic en el enlace continuar que lo trasladará a la siguiente página donde se llena la solicitud de inscripción con la información del proveedor. Para tener una descripción de cómo debe realizarse el llenado de la solicitud y de las consideraciones que debe tener, diríjase a la sección 4.3. Llenar formularios de la solicitud.

23 Iniciar la solicitud de actualización A continuación se describe la secuencia que debe seguir el Proveedor Comercial para iniciar, a partir de una definición de solicitud creada, la actualización del proveedor en el sistema de Comprared. Para poder realizar este proceso, el proveedor debe haber iniciado una sesión en el sistema (Ver secciones 3.2. Autenticarse con clave y 3.5. Autenticación con certificado digital ). La siguiente ilustración muestra la página que aparece posterior a haber presionado la opción Entrar al Registro de Proveedores en la página principal o cuando por medio del menú Proveedores se da clic en la opción que dice Inscripción y actualización de proveedores : Ilustración 29 Opción para Iniciar solicitud de actualización del proveedor Para actualizar entonces debe seleccionar la segunda opción que dice Iniciar la actualización de un proveedor registrado y dar clic en Siguiente >>. Posterior a eso se le pedirá al usuario que indique la identificación del proveedor que va a modificar, para esto debe introducir el número de identificación del proveedor que desea actualizar en el campo de texto. Vea la siguiente ilustración:

24 20 Ilustración 30 Introducir la identificación del proveedor a actualizar Conforme se va ingresando la identificación en el campo respectivo se despliega una lista que muestra los proveedores que coinciden con parte de esos dígitos escritos, tal como se observa en la siguiente ilustración: Ilustración 31 Lista desplegable al ingresar identificación o nombre de proveedor Luego de que se tiene a la vista el proveedor que desea actualizar, se da un clic sobre éste para seleccionarlo y el número de la identificación se cargará en el campo de texto respectivo. Si no recuerda o desconoce el número de cédula de la persona a actualizar, puede ingresar también el nombre del proveedor y al desplegarse la lista que coincide con los datos que se van introduciendo (Ver Ilustración 32 Ingrese nombre del proveedor si no recuerda identificación ), entonces debe seleccionar la persona y se cargará en el campo respectivo la identificación del proveedor.

25 21 Ilustración 32 Ingrese nombre del proveedor si no recuerda identificación Luego dar clic en Siguiente >> para que el sistema valide si este proveedor ya está inscrito en Comprared, si no lo está envía el siguiente mensaje de error: Ilustración 33 El proveedor no está inscrito en Comprared Si ya está inscrito, entonces el sistema se dirige al siguiente paso que consiste en seleccionar el tipo de persona que va a actualizar (esto si hay varios tipos de persona que coincidan con la identificación ingresada), sino el siguiente paso será seleccionar la definición de solicitud con la cual va a actualizar la información del proveedor. Aquí aparece un combo donde se despliegan las definiciones de solicitud en producción, que aplican al tipo de persona seleccionado y para las cuales el usuario tiene permiso. Si el usuario tiene el permiso requerido, entonces también se despliegan las definiciones de solicitud en Confección. Ilustración 34 Seleccione el tipo de solicitud para actualizar proveedor

26 22 Si sólo hay definida una solicitud para este tipo de persona entonces se omite el paso anterior. Luego de seleccionar el tipo de solicitud, hacer clic en Siguiente >> para ir al paso de seleccionar la Unidad de registro donde se va a presentar la documentación ( Ilustración 35 Selección de Unidad de Registro y Creación de solicitud ). En esa misma caja de detalle se indica la información que se ha venido indicando en los pasos anteriores: la identificación del proveedor, el tipo de persona que representa, el tipo de solicitud que se va a utilizar para actualizar los datos, y un link a una página donde podrá ver las direcciones en que se encuentran ubicadas las distintas unidades de registro. NOTA: El usuario que tiene una solicitud activa sólo puede tener una solicitud de ese tipo activa a la vez. Si el proveedor ya tiene una solicitud activa sólo puede tener una solicitud de ese tipo activa a la vez. Ilustración 35 Selección de Unidad de Registro y Creación de solicitud Una vez que se verifica que esta información es la correcta y luego de elegida la unidad de registro, hacer clic en Crear solicitud ; posteriormente, si la operación es exitosa el sistema mostrará un mensaje como éste: Ilustración 36 Mensaje de solicitud de actualización creada exitosamente El último paso es dar clic en aquí para entrar a llenar la solicitud o modificar los datos del proveedor. Para tener una descripción de cómo debe realizarse el llenado de la solicitud y de las consideraciones que debe tener, diríjase a la sección 4.3. Llenar formularios de la solicitud.

27 Llenar formularios de la solicitud En esta sección se describe los pasos que debe seguir el Proveedor Comercial para iniciar el llenado de solicitud de inscripción o actualización del proveedor en el sistema de Comprared. Para poder realizar este proceso, el proveedor además de haber iniciado una sesión en el sistema debe haber realizado los pasos descritos en las dos secciones anteriores hasta crear la solicitud y entrar a la página de llenado. Pero si el proveedor no completó la solicitud luego de haber pasado por cualquiera de esos dos procesos, entonces puede continuar llenándola en otro momento. Para continuar el proceso de llenado de una solicitud, ya sea de inscripción o actualización, el usuario debe dar clic en la opción Entrar al Registro de Proveedores en la página principal (Ver Ilustración 11 Opciones del registro de proveedores al iniciar sesión ) o dar clic en el menú Proveedores y luego en la opción Inscripción y actualización de proveedores, y eso lo llevará a la página mostrada en la siguiente ilustración, donde debe seleccionar la última opción Consultar solicitudes realizadas anteriormente : Ilustración 37 Seleccionar la opción Consultar solicitudes realizadas Luego debe dar clic en Siguiente >>, lo que lo llevará a una página que muestra una tabla con un listado de las solicitudes realizadas por ese usuario. Ver la siguiente ilustración: Ilustración 38 Lista de solicitudes realizadas anteriormente

28 24 Esta tabla tiene como columnas el número de solicitud, luego en la segunda columna la identificación y el nombre del proveedor, en la siguiente columna se despliega la fecha y hora de cuando se inició la solicitud, en otra columna está la fecha y hora de recepción de documentos del proveedor (fecha que asigna quien da seguimiento a la solicitud una vez que el proveedor la ha llenado y que se le ha preaprobado), sino se ha terminado de llenar la solicitud este campo se muestra vacío; las siguientes columnas corresponden al tipo de solicitud utilizada para llenar el formulario, el tipo de persona que representa el proveedor, la unidad de registro donde se va a presentar la documentación, el estado actual de la solicitud y por último una columna que indica si la solicitud aún no ha sido completada (estado de Confección), para lo cual habilita un link Continuar para que el usuario pueda volver al proceso de llenado de la respectiva solicitud. Una vez que presiona el enlace Continuar el sistema lo llevará a la página de llenado de la solicitud, y si antes había ingresado información para ese proveedor, podrá observar que ésta aún se mantiene. NOTA: En este documento no se explica cada ficha, sección y campo detalladamente puesto que el formulario depende del tipo de persona que lo vaya a llenar y éste es distinto para todos, aquí se da una explicación grosso modo de los campos y funcionalidades que se puede encontrar el proveedor y con eso él pueda tener una idea de cómo realizar el llenado de la solicitud. Al entrar en esta página va a tener a mano la siguiente información (igual es para una solicitud de inscripción como para una de actualización): - En la parte superior de la página, hacia la izquierda se encuentra una caja de información con los datos del proveedor, la fecha y hora en que se inició el llenado de la solicitud, la fecha asignada para la cita de recepción de documentos, el tipo de solicitud que está siendo usada para completar el registro y la unidad de registro donde el proveedor debe presentar la documentación que se le solicite. La siguiente ilustración muestra lo descrito anteriormente: Ilustración 39 Información del proveedor que está siendo inscrito o actualizado - En la parte superior de la página pero más a la derecha (Ver Error! No se encuentra el origen de la referencia. ) está un texto que indica la ficha donde se está trabajando actualmente, junto a este texto está un enlace que al ser presionado permite descargar un Borrador del recibo de la solicitud que se está llenando, para que el usuario tenga en todo momento una vista previa en formato PDF de cómo se va a ver su solicitud y asimismo corregir algún dato que esté incorrecto en el documento. - Seguidamente, bajo este enlace hay dos botones, el primero para Descartar para eliminar la solicitud actual y el otro botón enviar solicitud que permite dar por

29 25 finalizado el proceso de llenado de solicitud, con la salvedad de que este último botón permanece deshabilitado mientras no se haya completado todos los formularios y el triangulito amarillo no desaparezca. Una vez que no haya más triangulitos amarillos en las fichas (lo que indica que la información está completa y correcta) el botón de Enviar Solicitud se va a activar para que sea enviada y pueda ser revisada por los Registradores del Registro de Proveedores. Ilustracion 40. Botón para enviar la solicitud al Registro de proveedores. - Debajo de todo esto se despliega el formulario que el proveedor debe llenar para completar sus datos (Ver Ilustración 41 Formulario para llenar la solicitud ), el mismo está dividido en fichas, secciones, campos y datos de campo, elementos a los cuales el usuario puede accesar dando clic sobre cada uno de ellos y así navegar por la solicitud. La Ilustración 41 Formulario para llenar la solicitud muestra en la parte superior del formulario los títulos de cada ficha, en este caso la que está seleccionada tiene un color azul de fondo en el encabezado y una línea del mismo color que rodea la ficha, los demás encabezados de fichas tienen un fondo celeste indicando con esto que ninguna de esas fichas está siendo accesada en el momento. Para los títulos de las secciones ocurre una situación similar únicamente que el color para la sección activa es blanco y para las inactivas es gris oscuro. Los títulos de los campos de sección se encuentran en un color gris claro y el contenido donde están los datos del campo es de un gris aún más claro. Los datos de campo son en color blanco y están conformados por campos de texto, combos o listas desplegables, cajas de chequeo o de verificación, botones de radio o de opción, tablas, entre otros. - Junto a cada título de ficha, cada título de sección, cada campo y cada dato va a aparecer un triángulo amarillo que indica que el dato correspondiente no ha sido ingresado o no está en el formato correcto, una vez que se haya corregido y se dé clic en Guardar, el símbolo mencionado va a desaparecer del dato, y si ningún otro dato del campo tiene errores, el triángulo desaparecerá del campo, y de igual manera sin ningún campo de esa sección tiene triángulos amarillos va a desaparecer el que está junto al título de la sección y así para las fichas.

30 26 Ilustración 41 Formulario para llenar la solicitud - Para rellenar la solicitud no es necesario llevar un orden, ya que, por la forma en que está confeccionada la misma, permite ir a cualquier ficha y entrar en cualquier sección en el momento que lo desee, pero debe tomar en cuenta que para que la información se mantenga hay que dar clic en el botón Guardar que se encuentra en la parte inferior de cada ficha. Esta operación permite que, si por alguna razón (ya sea corte eléctrico, cierre accidental de ventana, fin de sesión, si desea continuar llenándola otro día, etc.) no se puede continuar llenando la solicitud, la información quede almacenada y el usuario no tenga que volver a ingresarla, haciendo con esto

31 27 más ágil y seguro el proceso de completar la solicitud, ya sea de inscripción o de actualización del proveedor. - En los campos donde se ingresa fechas, junto a éste hay una imagen de un calendario, esto indica que se puede dar clic sobre ella e inmediatamente se cargará una ventana con un calendario donde el usuario puede elegir la fecha que desee ingresar, y al dar clic sobre el número de día la ventana se cierra y el valor seleccionado se muestra en el campo de texto con el formato de fecha dd/mm/aaaa. Igualmente estos campos pueden rellenarse manualmente ingresando únicamente los números, ya que los separadores (/) se irán agregando automáticamente conforme el usuario escribe. - Cuando el campo consista de casillas de verificación o checks, esto quiere decir que el usuario puede escoger entre varias opciones simplemente dando clic sobre la o las casillas (selección múltiple). Para cuando haya botones de selección o de radio o botones de opción, esto indica que sólo se puede marcar una opción (selección única).

32 Ilustración 42. Distintos controles en los datos de campo de una solicitud. 28

33 Ilustración 43. Campos de datos de información del proveedor yherramientas adicionales 29

34 30 - En la anterior ilustración se muestra una sección donde podemos encontrar controles como los combos o listas desplegables utilizados, por ejemplo en el caso mostrado, para la indicación de direcciones; cada vez que se selecciona una provincia el siguiente combo de cantones se va a actualizar con respecto a la provincia escogida, igualmente si se selecciona un cantón el combo de distritos se va a refrescar con los que pertenezcan a ese cantón. Junto a cada combo aparece una lupa que permite buscar elementos en la lista para más rápido acceso a lo que se quiere seleccionar. - En los casos en que aparezca una X roja junto al dato del campo, esto indica que ese campo es opcional y por lo tanto si no queremos rellenarlo debemos utilizar esta funcionalidad para eliminarlo (dando clic sobre la X) y así no enviar esa información. Esto se debe realizar de esta forma, ya que estos campos aunque son opcionales algunos tienen una validación asignada que impide pasar a otro punto o guardar la información sin antes haber ingresado el dato correctamente. - En el caso en que junto al campo de información del proveedor aparezca un + en verde (o cruz verde), esto indica que se puede agregar varios campos de este tipo, entonces debe dar clic sobre esta imagen y se cargará, inmediatamente debajo del campo, otro campo de información similar a éste para ingresar datos adicionales del mismo tipo. Ilustración 44 Tabla de selección de mercancías

35 31 - En un caso como el de la imagen anterior donde se muestra una tabla con mercancías, la idea es seleccionar aquellos productos o servicios que ofrece el proveedor; para esto hay un combo donde se indica el catálogo del cual se van a tomar las mercancías, una vez indicado esto la tabla posee unas casillas de verificación que al marcarlas indica que la empresa tiene a su disposición la mercancía respectiva, pero si desea indicar que posee todo un conjunto o clase de mercancía (mercancías de un mismo tipo), debe sólo marcar aquel elemento que se encuentre en negrita y automáticamente se seleccionarán todas aquellas mercancías relacionadas con esa clase. - Si desea buscar una mercancía específica para marcarla, la tabla posee un campo para ingresar texto y hacer búsquedas o filtrado (tiene el texto Buscar por que desaparece al entrar en el campo de texto), una vez que se ha escrito una palabra cable de la mercancía o servicio que se ofrece, se presiona sobre la imagen del filtro y la tabla es actualizada con valores correspondientes al texto indicado. - Si hay más de 20 elementos en la tabla, en la parte inferior de ésta aparece una serie de números que consisten en índices de página que al ser presionados permiten navegar en la tabla y poder visualizar en este caso el resto de mercancías. - Si el proveedor conoce el código de la mercancía y quiere ahorrarse el tener que ir a buscarlo para marcarlo, puede ingresar el código completo en el campo Código de mercancía y darle clic en Seleccionar, esto automáticamente marcará la mercancía. - Si el usuario proveedor quiere listar en la tabla solamente aquellas mercancías que ofrece, o sea las que ha seleccionado, puede ir y marcar la casilla Desplegar sólo mercancías seleccionadas para realizar esta acción.

36 32 Ilustración 45 Campo para subir documento escaneado - En un campo como el anterior, donde se debe subir copia escaneada de un documento, por ejemplo, la copia escaneada de la cédula de identidad, se debe tener en archivo de imagen (preferiblemente en formato JPG) el documento digitalizado para cumplir con la presentación del mismo, ya que este campo es obligatorio, lo mismo sucede con el campo donde se debe subir la personería.

37 33 - En el espacio en el que se solicita escanear la personería, el usuario podrá encontrar debajo de este campo una flecha blanca con fondo azul y junto a ésta un texto que indica que puede descargar un machote. Este machote sirve como guía para a fin de presentar la información solicitada y llevar el documento a escanear para posteriormente subir las páginas escaneadas al sistema. - El enlace Subir copia escaneada entonces permitirá ir a la página donde el proveedor subirá los archivos de imagen que correspondan con el campo que se está llenando (Ver Ilustración 47 Página para subir documentos escaneados ). Por seguridad, antes de dirigirse a esa página el sistema le mostrará una ventana de confirmación donde le pedirá que se asegure de guardar los cambios y le preguntará al usuario si desea continuar una vez que ya haya guardado los cambios (Ver Ilustración 46 Pregunta antes de subir copia escaneada ). Ilustración 46 Pregunta antes de subir copia escaneada - Si presiona Aceptar entrará a la página y encontrará un cuadro con información general de la solicitud que se está llenando (misma información que está en la página del formulario de solicitud), seguido está una indicación con el tipo de documento que va a subir y una nota de cómo debe llevar a cabo el proceso de subir la (s) copia (s). Más abajo aparece una tabla donde se lista los documentos escaneados que corresponden a este mismo tipo de dato, ahí el usuario cuenta con la herramienta de reordenamiento de los documentos subidos para indicar en qué orden van en el formulario de la solicitud (flechas azules, pero antes de usarlas debe marcar el documento que se desea mover de posición); además tiene otras herramientas también para girar la imagen, selección del documento subido para reemplazarlo por otro, visualización en ventana aparte del documento subido (imagen del ojo), descarga del mismo (flecha blanca con fondo azul), eliminación (X roja) y las funcionalidades encontradas en la mayoría de las tablas del sistema: exportación a formatos de archivo, navegación por páginas de la tabla y filtrado de la misma (por Id y Nombre de la página).

38 34 Ilustración 47 Página para subir documentos escaneados - Para realizar el proceso de inserción o subida de documentos escaneados se debe seguir estos pasos: o En el campo Página escaneada de un documento indicar la ruta en el disco duro local donde se encuentra el archivo de imagen. o Si no conoce la ruta puede presionar el botón Examinar, el cual abrirá una ventana de diálogo donde se puede ir a buscar en la computadora el archivo, una vez localizado se hace clic en Abrir y seguido se cargará en el campo de texto la ruta de la imagen a subir. o Dar clic en Insertar. o Si el tipo de archivo no coincide con una imagen entonces se envía este mensaje de error (Por ejemplo: subir un archivo con una extensión.htm que no es de imagen): Ilustración 48 Error al subir una página de documento que no es imagen o Si el documento no pudo ser subido correctamente, entonces se muestra el siguiente mensaje: Ilustración 49 Error al subir documento escaneado al servidor o o Si la página se subió correctamente, entonces la tabla se actualiza con el nuevo elemento agregado y el usuario si lo desea puede subir más páginas repitiendo los pasos anteriores. Una vez que se ha subido las páginas escaneadas del documento de este tipo, el usuario puede regresar al formulario para continuar con el proceso de llenado, para esto cuenta con el enlace Volver al formulario que lo llevará a la ficha y sección donde se encontraba anteriormente.

39 35 - Eso en cuanto a los campos del formulario, ahora siguiendo con el resto de funcionalidades de la página, si el usuario considera en determinado momento que la solicitud debe ser descartada, puede ir y presionar el botón Descartar, que se encuentra en la parte superior derecha de la solicitud como se muestra: Ilustración 50 Opción para descartar la solicitud - Luego de haber presionado el botón descartar, lo cual lo llevará a esta página: Ilustración 51 Página de confirmación para descartar solicitud - Ahí debe llenar el campo respectivo indicando el porqué desea descartar la solicitud; sino quiere descartarla y volver al llenado de la solicitud, tiene a disposición el botón de Cancelar, pero si la decisión es eliminar la solicitud entonces presiona el botón Descartar! Después de haber ingresado la razón, e inmediatamente se mostrará esta ventana:

40 36 Ilustración 52 Ventana para confirmar sí desea descartar la solicitud - Ahí se le pide al usuario proveedor que confirme si desea cancelar la solicitud, si es así presionar el botón de Aceptar, de lo contrario dar clic en Cancelar. Para el caso que el proveedor indique la cancelación de la solicitud el sistema mostrará el siguiente mensaje: Ilustración 53 Mensaje de indicación de Solicitud descartada - Una vez que se elimina la solicitud, el sistema volverá a la página de llenado de solicitud pero esta vez mostrando solamente la información que el proveedor había ingresado antes de descartarla. No se permite modificar ningún dato. Los botones de Descartar y Terminado! se inhabilitan para impedir de igual manera estas acciones. - En caso de que el proveedor continúe en el proceso de llenado o antes de terminar la solicitud, el usuario puede descargar el Borrador de la Solicitud (enlace Borrador recibo ) para dar un vistazo de cómo va a quedar la solicitud final, al dar clic en el enlace se le mostrará una ventana como la siguiente en la cual se le ofrece abrir o guardar el archivo, así podrá revisar en formato PDF (formato convencional) si la información ingresada tiene algo por corregir o si todo está correcto hasta el momento: Ilustración 54 Ventana para abrir o descargar recibo de solicitud - Una vez que el proveedor termina de llenar la solicitud, es decir, luego de que verifica que todos los campos estén llenos y con la información debida, y los triángulos amarillos hayan desaparecido, debe dar clic en el botón Terminado!, para que el sistema procese la solicitud y la envíe para ser revisada por los Registradores. El botón Terminado! se desactiva por precaución para que el usuario

41 37 no lo presione más de una vez y el texto de este cambia a Enviando solicitud para que el usuario se informe del proceso que se está realizando. - Para notificación del proveedor de que la solicitud fue recibida, el sistema le muestra este mensaje: Ilustración 55 Página de indicación de solicitud recibida - Además se le habilita un enlace para poder descargar el recibo final de la solicitud en formato PDF. - Ahora que se ha enviado la solicitud a la unidad de registro para ser procesado, el proveedor debe esperar a que se le informe vía el medio de notificación que indicó en su solicitud la fecha y hora que se debe presentar en la unidad para que presente los documentos que se le indique y así ser aprobado y oficialmente inscrito en Comprared.

42 ANEXOS 38

43 39 A. Glosario - Proveedor Persona física o jurídica (nacional o extranjera) que se inscribe en el sistema para participar en la oferta de servicios a las distintas instituciones gubernamentales. - Certificado digital o token Es un documento digital mediante el cual un tercero confiable (una autoridad de certificación) garantiza la vinculación entre la identidad de un sujeto o entidad y su clave pública. El certificado contiene usualmente el nombre de la entidad certificada, un número serial, fecha de expiración, una copia de la clave pública del titular del certificado (utilizada para la verificación de su firma digital), y la firma digital de la autoridad emisora del certificado de forma que el receptor pueda verificar que esta última ha establecido realmente la asociación. En lo que respecta al Registro de Proveedores cada usuario que quiera actualizar la información debe contar con un token o certificado que debe portar en una llave para que cuando se autentique con su identificación ingrese en un puerto USB el dispositivo y el sistema pueda permitirle el inicio de sesión. - Solicitud Documento que involucra fichas, secciones, campos y datos. Es el documento o formulario donde se inscribe un proveedor para participar. Puede ser de dos tipos: Solicitud de inscripción o actualización de los datos del proveedor. - Ficha de solicitud Es la división principal de una solicitud para incluir un conjunto de datos en común del proveedor. Hay diferentes tipos de fichas: ficha general, ficha de giro comercial, ficha legal, entre otras. Las fichas se subdividen a su vez en secciones. - Sección de ficha Incluye el conjunto de campos de información de proveedor. Ejemplo de secciones son: Datos generales del proveedor, Mercancías, Giro comercial, Representantes legales, etc. - Campo de sección Es el conjunto de información del proveedor y que consiste en una serie de datos que completan ese campo. Por ejemplo: Campo Dirección tiene Provincia, Cantón, Distrito y Otras Señas. - Dato de campo Es la información propia del proveedor, la cual constituye lo esencial en una solicitud y que puede ser validada para confirmar que corresponde a datos reales de un proveedor específico.

44 40 - Formato Es el patrón que debe seguir el valor de un campo específico para que el dato contenido dentro de éste sea considerado como válido o correcto. Por ejemplo, un formato para un campo fecha es dd/mm/aaaa, donde el día debe ser 2 números, luego una barra inclinada, seguido del mes con 2 números, otro slash (/) y el año con 4 dígitos. - Validación Es la comprobación de que el dato contenido en un campo esté correcto, o sea que cumpla con el formato requerido y que se cumpla lo concerniente al tipo de dato relacionado, es decir, que si el campo requiere un número éste sea en efecto un número y no otro caracter. - Pestaña de información (cejilla, ficha, tab) Es la forma de tener organizado en una página varias operaciones relacionadas. Para impedir que la página se haga muy grande por la cantidad de campos y texto, se incrusta varias secciones o paneles, cada uno con un título definido que sobresale de la sección y campos relativos al título dentro de ésta. La navegación por pestañas se refiere a la posibilidad de que varios paneles con información estén contenidos dentro de una sola ventana principal, usando pestañas para alternar entre ellos. Para ingresar a cada una de estas secciones se da un clic en el título de la misma y de inmediato se carga el contenido respectivo, cambiando de una cejilla o pestaña de información a otra. - Catálogo Es el listado completo de mercancías y servicios que puede ofrecer un proveedor. Se presenta en forma sumaria, ordenada y sistematizada. - Subcatálogo Conforma una pequeña parte de todo el catálogo de mercancías y servicios ofrecidos. Los subcatálogos están disponibles para que luego un proveedor no tenga que buscar en todo el catálogo general las mercancías que ofrece sino que busque en listados pequeños de servicios y mercancías. - Clase Identifica un servicio principal para todo un grupo de mercancías. - Subclase Es una pequeña cantidad de mercancías de una clase general específica - Mercancía Es el producto o servicio a ofrecer por un proveedor comercial.

45 41 - Unidad de Registro Es la planta física donde tendrá lugar el registro de proveedores para el sistema de CompraRed. Cada una cuenta con una serie de registradores a su cargo. - Registrador Persona encargada de realizar el registro de los distintos proveedores que van a formar parte del sistema, pues su función es recibir la documentación que presentan los distintos proveedores y posteriormente procesar la solicitud para aprobarla o rechazarla, según se sea, al comparar los datos que están en la solicitud que fue llenada con el sistema y con los que presenta personalmente el proveedor. Cada registrador debe estar debidamente inscrito en una Unidad de Registro determinada.

46 42 B. Significado de las imágenes de herramientas - Casilla de confirmación de borrado: Casilla de verificación para confirmación de borrado Ventana de confirmación de borrado Consiste en una casilla de verificación que se encuentra en la última columna de las tablas, en la parte superior; la misma al ser marcada indica que cuando el usuario desee eliminar un registro el sistema le va a pedir confirmación de borrado, pero si la casilla no se encuentra marcada, el sistema procederá a eliminar el registro sin preguntar. - X Roja (Herramienta de eliminación): Permite hacer borrado de registros de una tabla. Esta funcionalidad va ligada con la casilla de confirmación de borrado. Cada vez que se encuentre en las tablas una X de color rojo significa que el elemento adjunto puede eliminarse. Usualmente está en la última columna de las tablas. - Filtro o Embudo (Filtrado de tablas): Permite hacer búsqueda de registros dentro de una tabla a partir de un patrón de texto que se haya ingresado en el campo respectivo. Esta herramienta está conformada entonces por un campo de texto y un botón para iniciar la búsqueda, el cual consiste en un filtro o embudo que al ser presionado realiza la consulta. Usualmente se encuentra al pie de las tablas. - Herramienta de exportación: Esta herramienta permite exportar la tabla que se encuentra en la página a varios formatos de archivo, entre los que están: Excel, PDF y RTF, formatos que son a la vez compatibles con la mayoría de sistemas operativos. Esta utilidad conformada por 3

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