SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PÚBLICO. Versión 1.0. Fecha de última revisión 15 de Agosto de Vigente a partir de: 15 /08/ 2006
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- Adrián Aranda Duarte
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1 SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PÚBLICO SUBPROCESO Planear inventarios Proceso: 9.6 Proveer y controlar bienes Instrumentales y de consumo Fecha de última revisión 15 de Agosto de 2006 Vigente a partir de: 15 /08/ 2006 No. de Página: 1 de 11
2 FIRMAS DE VALIDACIN DEL SUBPROCESO Planear inventarios NO. DE VERSIN FECHA 15 / 08/ 2006 V A L I D A Lic. Germán Camacho Sánchez Dueño del Subproceso Responsables de aplicación del Subproceso Lic. Santiago Hernández Villegas Titular de la Administración de Organización de la ACCH Vigente a partir de: 15 /08/ 2006 No. de Página: 2 de 11
3 I N D I C E Página I. Introducción 4 II. Objetivo del Subproceso 5 III. Políticas de Operación del Subproceso 5 IV. Flujo y Guías de Operación del Subproceso 6 V. Actividades del Subproceso y su detalle Calcular y/o modificar puntos de Determinar niveles de inventario y requerimientos 8 VI. Control de Versiones 10 VII. Glosario de términos 11 3 de 11
4 I. INTRODUCCIN Se emite el presente Manual de Procedimientos del Subproceso Planear Inventarios, con el fin de dar a conocer las actividades y tareas que permitan establecer los requerimientos de inventarios para asegurar el suministro de los artículos solicitados por las áreas usuarias en tiempo y forma, utilizando la facilidad que brinda el sistema para el manejo de puntos de para bienes de consumo generalizado, mismos que se generan a través de los consumos históricos, tiempos de entrega del proveedor, máximos, mínimos y stock de seguridad, por lo que los responsables de las unidades administrativas de los recursos materiales deberán apegarse a las disposiciones que se consideren en el presente. La estructura de este manual, considera el objetivo, políticas de operación, flujo del proceso (liga a los mapas CPE y FAD de la herramienta ARIS), actividades del subproceso y su detalle fundamentando cada una de ellas de acuerdo a la normatividad vigente, control de versiones y glosario de términos, así como las formas e instructivos de llenado y guías de operación que intervienen en la ejecución de las tareas. Es importante, señalar que para cumplir con los objetivo de este manual, se requiere de su actualización permanente, por lo que se deberán realizar revisiones periódicas por parte del personal responsable de su operación. La elaboración del presente manual tiene como fundamento los Artículos 19 de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal; 14, fracción IV de la Ley del Servicio de Administración Tributaria; 3 fracción XX, 5 fracción V, 6, 9 fracción XXI y 28 fracción XII de su Reglamento Interior, los cuales establecen la responsabilidad que tienen las unidades administrativas de esta institución, de formular y actualizar sus manuales de organización y de procedimientos conforme a sus programas de trabajo. 4 de 11
5 II. OBJETIVO Realizar el Plan de inventarios de los bienes de Consumo Generalizado con base en los niveles de inventario deseados evitando altos costos por inventarios mermas y obsolescencia, a través de la planeación, para mantener el nivel de servicio al menor costo. III. POLÍTICAS DE OPERACIN DEL SUBPROCESO - Se definirá y utilizará al menos un indicador de la rotación de inventarios a efecto de detectar los bienes de consumo de lento o nulo movimiento y determinar las acciones correctivas necesarias. Asimismo, se identificarán los bienes de consumo de acuerdo a la clasificación ABC y se determinarán los niveles máximos y mínimos de existencia de productos de acuerdo a la demanda real.. - Solamente se adquirirán aquellos bienes que se hayan programado para su compra y estén incluidos en el catálogo de materiales autorizado. - El catálogo de materiales deberá ser revisado y actualizado, mínimo una vez al año. - Será responsabilidad de los encargados de los recursos materiales en cada unidad administrativa verificar diariamente las existencias a través de AGS. - El plan de materiales se calcula mensualmente y tiene un horizonte de seis meses, divididos en periodos mensuales. El primer mes del plan es el mes siguiente al mes de emisión del plan. El primer mes solo puede ser ajustado en cantidades en un 10% hacia arriba o hacia debajo de la cantidad planeada del mes anterior. El segundo mes del plan puede ser ajustado un 50% en cantidades y a partir del tercer mes, el plan es libre de ajustarse en cualquier cantidad. - Los encargados de los recursos materiales en cada unidad administrativa, serán los responsables de desarrollar un Plan de materiales cada mes, con un periodo de planeación de seis meses. (someter a consideración del personal de plataforma). - Los encargados de los recursos materiales en cada unidad administrativa, serán los responsables de vigilar que se mantenga la existencia de bienes de consumo de acuerdo con las demandas de abastecimiento y puntos de. - Los encargados de los recursos materiales en cada unidad administrativa, serán los responsables de llevar a cabo previamente la parametrización de AGS, y deberán ser actualizados cada seis meses. 5 de 11
6 IV. FLUJO Y GUÍAS DE OPERACIN DEL SUBPROCESO PLANEAR INVENTARIOS 207 Devolución Artículos 6 de 11
7 V. ACTIVIDADES DEL SUBPROCESO Y SU DETALLE DETALLE DE LA ACTIVIDAD Calcular y/o modificar puntos de CPE DAF Puesto Responsable Descripción de la tarea Documentos involucrados Central - Enlaces Administrativos de Administraciones Generales. Local - Subadministradores de Centros de Servicios Administrativos Calcular puntos de. Llevar a cabo previamente la parametrización de AGS, de acuerdo a las necesidades de reabastecimiento identificada. Lineamientos generales para la administración de almacenes de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal (Lineamiento cuarto). Sistema Archivo de Consumos Históricos por Artículo Solicitudes de Compra. Plan de inventarios Parámetros de planeación entrada Datos Históricos Solicitud de Compra Plan de inventarios Parámetros de planeación salida Reabastecimi ento Central - Enlaces Administrativos de Administraciones Generales. Local - Subadministradores de Centros de Servicios Administrativos Revisar y/o modificar en su caso los puntos de. Llevar a cabo el monitoreo de los niveles de inventario de acuerdo a las necesidad de bienes consumibles destacada. Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de las Dependencias y Entidades de la Administración Publica Federal (Lineamiento cuarto). Datos Históricos Solicitud de Compra Plan de inventarios Parámetros de planeación Reabastecimi ento 7 de 11
8 DETALLE DE LA ACTIVIDAD Determinar niveles de inventario y requerimientos CPE DAF Puesto del Responsable Central - Enlaces Administrativos de Administraciones Generales. Local - Subadministradores de Centros de Servicios Administrativos. Descripción de la tarea Monitorear niveles de inventario. Llevar a cabo el monitoreo de los niveles de inventario de acuerdo a las necesidad de bienes consumibles. Documentos involucrados Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de las Dependencias y Entidades de la Administración Publica Federal (Lineamiento cuarto). entrada Datos Históricos Solicitud de Compra Plan de inventarios Parámetros de planeación salida Reabastecimi ento Central - Enlaces Administrativos de Administraciones Generales. Local - Subadministradores de Centros de Servicios Administrativos Emitir reportes de pendientes de surtir y existencias. Mediante AGS emitir los reportes de pendientes de surtir y las existencias disponibles Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de las Dependencias y Entidades de la Administración Publica Federal (Lineamiento Cuarto). Datos Históricos Solicitud de Compra Plan de inventarios Parámetros de planeación Reabastecimi ento 8 de 11
9 DETALLE DE LA ACTIVIDAD Determinar niveles de inventario y requerimientos CPE DAF Puesto del Responsable Central - Enlaces Administrativos de Administraciones Generales. Local - Subadministradores de Centros de Servicios Administrativos. Descripción de la tarea Determinar necesidad de solicitar producto faltante. De acuerdo al reporte se determinara la necesidad de solicitar los productos faltantes. Documentos involucrados Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de las Dependencias y Entidades de la Administración Publica Federal (Lineamiento Cuarto). entrada Datos Históricos Solicitud de Compra Plan de inventarios Parámetros de planeación salida Reabastecimi ento 9 de 11
10 VI. CONTROL DE VERSIONES No. Fecha de revisión Descripción del cambio Aprobado por 15/08/2006 Emisión inicial debido a la implementación del Componente Administración General y Servicios Lic. Germán Camacho Sánchez Líder del Subproceso Responsable de aplicación del proceso Lic. Santiago Hernández Villegas Titular de la Administración de Organización de la ACCH 10 de 11
11 VII. GLOSARIO DE TÉRMINOS Concepto Bienes consumibles Inventarío Stock de Seguridad Significado Los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro global en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. Es el nivel de inventario que determina el momento en que se debe reabastecer un artículo. Conjunto de productos almacenados. Inventario de Bienes disponible para subsistir en caso de cualquier eventualidad. 11 de 11
Código: P-DGPLANEI-CC-06 Revisión: 06 Página: 1 de 7 Fecha de emisión: 31 de mayo de 2007 Fecha de modificación: 21 de abril de 2015
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