TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ASOCIACION HORTIFRUTICOLA DE COLOMBIA - ASOHOFRUCOL

Transcripción

1 : GA-TRD ACUERDOS ACUERDO DE PRACTICA 2 8 Requerimiento de personal Autorizacion para el tratamiento de datos personales Formato de verificacion de documentos Hoja de vida Certificaciones laborales Certificaciones de escolaridad Copia de cursos realizados de Identificacion Antecedentes Judiciales Antecedentes disciplinarios Antecedentes Fiscales Certificado de afiliacion EPS Examen medico Ocupacional de Ingreso Formato de Entrevista de Selección de Personal Prueba de Conocimientos (Si Aplica) Prueba Psicotecnica Formato de Autorizacion de verificacion de Certificaciones Academicas Formato de Verificacion de Referencias laborales y academicas Formato de resultado del proceso de selección Acta de Formalizacion de Practica Acuerdo de practica (Si Aplica) Otro si, adiciones o suspenciones Afiliacion a ARL Plan de Induccion Incapacidades Acta de reunion entrega de cargo Cumplido 2 años en AG, se transfiere al AC por 8 años.digitalizar antes de realizar la transferencia al AC con fines de consulta. Una vez cumplido el tiempo de retencion se selecciona una muestra del 40% de la informacion tomando como criterio casos referentes al cumplimiento del decreto "Decreto Unico Reglamentario Sector Trabajo".

2 : GA-TRD-011 Certificado de Desafiliacion a ARL Paz y salvo Certificacion de Practica CONTRATOS CONTRATOS DE APRENDIZAJE 1 79 Requerimiento de personal Autorizacion para el tratamiento de datos personales Formato de verificacion de documentos Hoja de vida Certificaciones laborales Certificaciones de escolaridad Copia de cursos realizados de Identificacion Antecedentes Judiciales antecedentes Disciplinarios Antecedentes Fiscales Certificado de afiliacion EPS Certificacion Bancaria (Si aplica) Formato de Entrevista de Selección de Personal Prueba de Conocimientos (Si Aplica) Prueba Psicotecnica Formato de Autorizacion de verificacion de Certificaciones Academicas Formato de Verificacion de Referencias laborales y academicas Examen medico Ocupacional de Ingreso Entrega de Resultados de Examen Medico Ocupacional Formato de resultado del proceso de selección Carta de Fechas Contrato de aprendizaje Cumplido 1 año en AG, se transfiere al AC por 79 años, para reconocimiento de derechos pensionales. Digitalizar antes de realizar la transferencia al AC con fines de consulta. Una vez cumplido el tiempo de retencion se selecciona una muestra del 40% de la informacion tomando como criterio casos referentes al cumplimiento del decreto "Decreto Unico Reglamentario Sector Trabajo". Origen de la Serie: Aplicado por el Area Productora presente

3 : GA-TRD-011 Otro si, adiciones o suspenciones Formato de Ingreso de personal Afiliacion a EPS Afiliacion a ARL Plan de Induccion Incapacidades Solicitud de reconocimiento de Incapacidades Copia de abono de la EPS por incapacidad Acta de reunion entrega de cargo Autorizacion examen medico Ocupacional de egreso Examen medico Ocupacional de egreso Certificado de Desafiliacion a ARL Paz y salvo Certificado de ingresos y retenciones Certificacion de aprendizaje CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS 2 8 Solicitud de contratacion personal de prestacion de servicios Formato de verificacion de documentos Cumplido 2 años en AG, se transfiere al AC por 8 años. Digitalizar antes de realizar la transferencia al AC con fines de consulta. Una vez cumplido el tiempo de retencion se selecciona una muestra del 40% de la informacion tomando como criterio la priorizacion de aquellos que fueron ejecutados con recursos publicos del FNFH y aquellos en los cuales se reflejen infraccion en el decreto "Decreto Unico Reglamentario Sector Trabajo". Autorizacion para el tratamiento de datos personales Hoja de vida Certificaciones laborales Copia de Diploma y/o acta de Grado Tarjeta Profesional o licencia vigente (Si Aplica) Certificado de vigencia y antecedentes disciplinarios de la tarjeta profesional (Si Aplica) Copia de cursos realizados de Identificacion Antecedentes Judiciales Antecedentes disciplinarios Antecedentes Fiscales

4 : GA-TRD-011 Certificado de afiliacion EPS Certificado de afiliacion AFP Certificado de afiliacion ARL Examen medico Ocupacional Afiliacion a ARL Contrato de prestacion de servicios Solicitud de Tramites Contractuales Otro si, adiciones o suspenciones Poliza de cumplimiento Recibo de pago de poliza Acta de Aprobacion de Garantias Informe de Actividades bajo el formato SIG (Si aplica) Evaluacion a personal de prestacion de servicios Carta de Terminacion Anticipada de Contrato Certificado de Desafiliacion a ARL (Si Aplica) Certificado de Cumplimiento Contratistas Acta de Terminacion Anticipada (Si Aplica) Acta de Terminacion Unilateral de Contrato (Si Aplica) Certificacion de Prestacion de Servicios CONVENIOS CONVENIOS DE PASANTIAS 2 8 Convenio Certificado de Existencia y Representacion Legal Copia de Identidad representante Legal Cumplido 2 años en AG, se transfiere al AC por 3 años. Digitalizar antes de realizar la transferencia al AC con fines de consulta. Eliminar ambos soportes por perdida de valores primarios administrativos y por no ser una serie con valores secundarios para la entidad.

5 : GA-TRD CONVENIO DE VINCULACION ENTIDADES DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCAL 1 4 Cumplido 1 año en AG, se transfiere al AC por 4 años. Digitalizar antes de realizar la transferencia al AC con fines de consulta. Conservar ambos soportes para reconocimiento de derechos pensionales de los empleados. Certificados o formulario de Afiliacion del empleador Actas de Reunion Requerimientos HISTORIAS HISTORIAS LABORALES 1 79 Requerimiento de personal Verificacion de documentos de contratacion de personal Autorizacion para el tratamiento de datos personales Hoja de vida Actualizacion Hoja de Vida Certificaciones laborales Copia de Diploma y/o acta de Grado Tarjeta Profesional o licencia vigente (Si Aplica) Certificado de vigencia y antecedentes disciplinarios de la tarjeta profesional (Si Aplica) Copia de cursos realizados de Identificacion Antecedentes Judiciales Antecedentes disciplinarios Antecedentes Fiscales Certificado de afiliacion EPS Certificado de afiliacion AFP Certificacion Bancaria (Si Aplica) Formato de Entrevista de Selección de Personal (Si Aplica) Prueba de Conocimientos (Si Aplica) Prueba Psicotecnica (Si Aplica) Formato de Autorizacion de verificacion de Certificaciones Academicas (Si Aplica) Cumplido 1 año en AG, se transfiere al AC por 79 años, para reconocimiento de derechos pensionales. Digitalizar antes de realizar la transferencia al AC con fines de consulta. Una vez cumplido el tiempo de retencion se selecciona una muestra del 20% de la totalidad de los expedientes, tomando como criterio casos referentes al cumplimiento del decreto "Decreto Unico Reglamentario Sector Trabajo" (Accidentes laborales, Enfermedad laboral,amonestaciones disciplinarias).

6 : GA-TRD-011 Formato de Verificacion de Referencias laborales y academicas (Si Aplica) Formato de Visita Domiciliaria (Si Aplica) Examenes medicos Ocupacionales Contrato laboral Solicitud de Tramites Contractuales Otro si, adiciones o suspenciones Afiliacion a EPS Afiliacion a ARL Afiliacion a AFP (Si Aplica) Afiliacion a Fondo de Cesantias (Si Aplica) Afiliacion a caja de compensacion familiar Afiliacion Asistencia Exequial Poliza Seguro de Vida Plan de Induccion Certificado de Induccion y Reinduccion HSEQ Acta de entrega de dotacion (Si Aplica) Autorizaciones de Descuento por nomina Incapacidades Solicitud de reconocimiento de prestaciones economicas Copia de abono de la EPS por incapacidad Solicitud de Vacaciones Respuesta a Solicitud de vacaciones Registro de Vacaciones (Si Aplica) Liquidacion de Vacaciones Permisos o licencias Solicitud de retiro de cesantias Autorizacion pago de cesantias (Si Aplica) Retiro parcial de cesancias (Si Aplica) Comprobante de Pago de retiro parcial de cesantias. (Si Aplica) Evaluacion de desempeño Certificado de ingresos y retenciones Renuncia o cancelacion de contrato Aceptacion de Renuncia al cargo

7 : GA-TRD-011 Acta de reunion entrega de cargo Autorizacion examen medico Ocupacional de egreso Notificacion de Pago Cesantias por retiro Certificado de Desafiliacion a ARL Retiro a caja de compensacion Familiar Paz y salvo Liquidacion de contrato de trabajo Certificado laboral NOMINA 2 3 Informe de Pre-nomina Quincenal Informe de Pre-nomina Prima de Servicios Informe de Pre-nomina Intereses de Cesantias por pagar Informe de Pre-nomina Cesantias por consignar Informe de Pre-nomina Liquidacion de Contrato Cumplido 2 años en AG, se transfiere al AC por 3 años. Digitalizar antes de realizar la transferencia al AC con fines de consulta.se eliminan ambos soportes por perdida de valores primarios contables y fiscales en la entidad. La Informacion se consolida en Contabilidad en la serie "Estados Financieros" PLANES PLANES DE BIENESTAR SOCIAL LABORAL 2 18 Plan de Bienestar Social Laboral Listados de Asistencia Registro Fotografico Digital Cumplido 2 año en AG, se transfiere al AC por 18 años, Digitalizar antes de realizar la transferencia al AC con fines de consulta. Esta serie pasa a eliminacion debido a la perdida de valores primarios de carácter administrativo y fiscal y no cuenta con valores secundarios en cumplimiento del decreto "Decreto Unico Reglamentario Sector Trabajo" PLANES DE CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO 2 18 Registro de Identificacion de necesidades de capacitacion Plan de capacitacion y/o entrenamientos Registro de Formacion y/o capacitacion Evaluacion de conocimientos (Si aplica) Cumplido 2 año en AG, se transfiere al AC por 18 años, Digitalizar antes de realizar la transferencia al AC con fines de consulta. Esta serie pasa a eliminacion debido a la perdida de valores primarios de carácter administrativo y fiscal y no cuenta con valores secundarios en cumplimiento del decreto "Decreto Unico Reglamentario Sector Trabajo".

8 : GA-TRD PLANILLAS PLANILLAS INTEGRADAS DE AUTOLIQUIDACIÓN DE APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL Comprobante de pago 1 79 Cumplido 1 año en AG, se transfiere al AC por 79 años, para reconocimiento de derechos pensionales. Digitalizar antes de realizar la transferencia al AC con fines de consulta. Se eliminan ambos soportes ya que la informacion pierde valores primarios y no posee valores de tipo secundario. Autoliquidacion Consolidada Certificacion de Aportes por administrador (Si Aplica) PROCESOS PROCESOS DE SELECCIÓN DE PERSONAL 2 3 Requerimiento o Solicitud de contratacion de personal Terminos de Referencia Convocatoria Consolidado de Hojas de Vida Acta de Reunion Cuadro resumen preseleccionados Hojas de vida candidatos pre-seleccionados Cumplido 2 años en AG, se transfiere al AC por 3 años. Digitalizar antes de realizar la transferencia al AC con fines de consulta.se eliminan ambos soportes por perdida de valores primarios administrativos. La Informacion se consolida en Talento Humano en la serie "Contratos"