Manual de Procedimientos

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2 ÍNDICE PRESENTACIÓN... 3 MARCO JURÍDICO... 4 ÍNDICE DE PROCEDIMIENTOS... 6 SIMBOLOGÍA UTILIZADA... 7 PRESENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS... 8 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS DIAGRAMAS DE FLUJO 2

3 PRESENTACIÓN. Los Manuales Administrativos en general, tienen por objeto, facilitar la actuación de quienes colaboran en el logro de los objetivos y el desarrollo de las funciones dentro de las Instituciones, así como proporcionar la atención e información que requieren los demandantes de un servicio. El Manual de Procedimientos, es un instrumento de apoyo administrativo, ya que en él se describen las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una ó varias unidades administrativas, que agrupa procedimientos precisos con un objetivo común, que detalla en forma ordenada y sistemática las distintas actividades que componen cada uno de los procedimientos que integran el Manual, además de representar gráficamente estas actividades en los diagramas de flujo, los cuales facilitan la lectura y comprensión de los procedimientos. El Manual de Procedimientos es el documento base de la organización administrativa de la, que orienta y sustenta la actividad que desarrolla cada uno de sus integrantes y brinda a quienes así lo requieran, la información pertinente sobre el quehacer de la misma. Este documento contiene información sobre presentación, marco jurídico, índice de procedimientos, descripción de procedimientos, simbología, diagramas de flujo y formas de llenado. 3

4 MARCO JURÍDICO. El Marco Jurídico que soporta la operación de la, está sustentado en la Constitución, Leyes y Decretos Federales y Estatales, con sus reformas correspondientes. DISPOSICIONES FEDERALES: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. 5 de Febrero de Ley Federal del Trabajo. 2 de Marzo de DISPOSICIONES ESTATALES: Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Quintana Roo. 12 de Enero de Ley de Trabajadores al Servicio de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial de los Ayuntamientos y Organismos Descentralizados del Estado de Quintana Roo. 12 de Junio de Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público. 16 de Diciembre de1993. Ley de Adquisiciones, de Arrendamientos y de Prestación de Servicios relacionados con Bienes Muebles. 15 de Febrero de Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Quintana Roo. 8 de Septiembre de Ley de Hacienda del Estado de Quintana Roo. 29 de Diciembre del Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Quintana Roo. 30 de Septiembre del Ley de Ingresos del Estado de Quintana Roo. 30 de Diciembre del Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Quintana Roo. 31 de Mayo del Código Civil del Estado Libre y Soberano de Quintana Roo. 9 de Septiembre de Código de Procedimientos Civiles del Estado Libre y Soberano de Quintana Roo. 8 de Enero de Código Penal del Estado Libre y Soberano de Quintana Roo. 11 de Julio de

5 Código de Procedimientos Penales del Estado Libre y Soberano de Quintana Roo. 9 de Septiembre de Código Fiscal del Estado de Quintana Roo. 15 de Mayo de Reglamento de Condiciones Generales de Trabajo. 14 de Septiembre de1984. Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información Publica para el Poder Ejecutivo del Estado de Quintana Roo. 26 de Julio de Reglamento Interior de la Secretaría Particular del Gobernador del Estado. 18 de Febrero de Acuerdo de fecha 9 de septiembre de 2000, por el que se crea la Unidad Administrativa denominada, 11 de Septiembre de Acuerdo por el cual se establecen las Disposiciones Reglamentarias para el Ejercicio del Gasto asignado para Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal. 15 de Marzo del Acuerdo de Creación de la Unidad de Vinculación del Poder Ejecutivo. 26 de Julio de Acuerdo mediante el cual se establecen los lineamientos a los cuales deberán sujetarse las dependencias, órganos administrativos desconcentrados y entidades de la administración publica estatal en la elaboración de los proyectos de reglamentos interiores y manuales administrativos, en el proceso para su revisión, validación, firma y publicación. 7 de Septiembre del Lineamientos generales para la clasificación y desclasificación de la información publica de los sujetos obligados de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Quintana Roo. 26 de Junio de

6 ÍNDICE DE PROCEDIMIENTOS I. ACTUALIZACIÓN DE LA BASE DE DATOS. 8 II. RECEPCIÓN DE AUDIENCIAS PROGRAMADAS DEL EJECUTIVO. 12 III. REVISIÓN DE CONVENIOS, ACUERDOS, PROYECTOS DE LEY Y REFORMAS, REGLAMENTOS Y OTRAS FIGURAS DE NORMATIVIDAD JURÍDICA. 15 IV. REVISIÓN DE LAS SOLICITUDES JURÍDICAS QUE REALICE LA CIUDADANÍA Y PROPORCIONAR CONTESTACIÓN Y/O ASESORÍA INMEDIATA. 19 V. ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE INFORMACIÓN PÚBLICA EN LINEA. 23 VI. ATENCIÓN A LA CIUDADANÍA. 27 VII. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS. 30 VIII. RECEPCIÓN DE INVITACIONES. 34 IX. CONTROL DE SALIDA DE CORRESPONDENCIA. 37 X. PAGO DE NÓMINAS. 40 XI. ÓRDENES DE COMPRA. 44 XII. CONTROL DE INVENTARIOS. 47 XIII. SUMINISTRO DE MATERIALES. 52 XIV. COBERTURA DE LOS EVENTOS DEL EJECUTIVO. 55 6

7 SIMBOLOGIA UTILIZADA EN LOS FLUJOGRAMAS SIMBOLO NOMBRE SIGNIFICADO Indica el principio o fin del flujo, puede ser acción o lugar; además se utiliza para Inicio o Termino indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona informacion. Se utiliza para describir las actividades que Actividad desempeñan las personas involucradas en el proceso. Se debe hacer en el rectángulo una breve descripción de la actividad. Documento Dirección de flujo Decisión o alternativa Representa cualquier documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento. Denota la dirección y el orden de los pasos del proceso. Indica el movimiento de un símbolo a otro. Se utiliza en todos los diagramas de manera vertical u horizontal. Se utiliza en aquellos puntos del proceso donde se debe tomar una decisión, entre dos o más opciones. Los diferentes flujos en la decisión se marcan con las palabras SI-NO-VERDADERO-FALSO. A 1 Archivo Conector de Página Conector Proceso predefinido. Indica que se guarde un documento en forma temporal o permanente. Representa una conexiono enlace con otra hoja diferente en la que continua el diagrama de flujo, asignándole una letra dentro del mismo conector de manera consecutiva conforme se vayan presentando. Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte del mismo, identificándolo por números de manera consecutiva. Se utiliza cuando se involucra una unidad administrativa, y esta es la que finaliza el proceso. 7

8 DIRECCIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS CÓDIGO REVISIÓN FECHA ACTUALIZACIÓN DE LA BASE DE DATOS. SP/DRP/I 30/09/10 09/08/10 OBJETIVO: Contar con una relación actualizada de todos los funcionarios de las diferentes Instancias de los 3 niveles de Gobierno: Federal, Estatal y Municipal; así como del sector privado organizado, con la finalidad de coordinar el envío de invitaciones y confirmaciones para los eventos donde se tenga participación activa tales como el Informe de Gobierno, fiestas patrias, festejos alusivos al aniversario del Estado, fiestas decembrinas, entre otras, así como también invitaciones, felicitaciones. POLITICAS: Mantener actualizado el Directorio de los Servidores Públicos Federales, Estatales y Municipales, de acuerdo a los requerimientos de la. NORMAS: Articulo 12 del Reglamento Interior de la. Manual de Organización de la. DEFINICIONES: 8

9 DIRECCIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS CÓDIGO REVISIÓN FECHA ACTUALIZACIÓN DE LA BASE DE DATOS. SP/DRP/I 30/09/10 09/08/10 NÚM. DE ACTIVIDAD RESPONSABLE Analista Profesional. Analista Profesional. Jefe de Oficina de Relaciones Publicas Director de Relaciones Publicas Jefe de Oficina de Relaciones Publicas Analista Profesional. Analista Profesional. Analista Profesional. Analista Profesional. Analista Profesional. Analista Profesional. Analista Profesional. DESCRIPCÍÓN DE LA ACTIVIDAD. Comunica al Jefe de Oficina de Relaciones Publicas el inicio del periodo de actualización de la base de datos del Directorio del C. Gobernador, antes del evento a realizarse. Filtra a través de la base de datos del Directorio del C. Gobernador, la relación de datos que se van a actualizar y turna al Jefe de Oficina de Relaciones Publicas para su validación. Revisa la relación de datos que se van a actualizar y acuerda con el Director de Relaciones Públicas para su autorización correspondiente. Autoriza la actualización de la base de datos del Directorio del C. Gobernador. Entrega y Reparte al personal femenino de la Dirección de Relaciones Publicas los listados para su actualización vía telefónica. Recepciona los listados con las actualizaciones realizadas por el personal femenino de la Dirección de Relaciones Publicas. Clasifica la información recabada en sectores y subsectores. Captura la información en la base de datos del Directorio del C. Gobernador. Imprime un listado con las actualizaciones realizadas de la base de datos del Directorio del C. Gobernador. Envía una copia al Director de Relaciones Publicas para su resguardo. Realiza las invitaciones del evento a realizarse. Termino de procedimiento. 9

10 DIRECCIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS CÓDIGO REVISIÓN FECHA ACTUALIZACIÓN DE LA BASE DE DATOS. SP/DRP/I 30/09/10 09/08/10 ANALISTA PROFESIONAL. JEFE DE OFICINA DE RELACIONES PÚBLICAS. DIRECTOR DE RELACIONES PÚBLICAS. PERSONAL FEMENINO DE LA DIRECCION DE RELACIONES PÚBLICAS. INICIO Filtra la relación de datos que se van a actualizar de la base de datos del Directorio del C. Gobernador. Revisa la relación de datos a actualizar y solicita la autorización. Autoriza la actualización. Entrega y reparte los listados para la actualización vía telefónica. Realiza la actualización del listado asignado. Recibe los listados actualizados. Clasifica la informacion que recibe. A 10

11 DIRECCIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS CÓDIGO REVISIÓN FECHA ACTUALIZACIÓN DE LA BASE DE DATOS. SP/DRP/I 30/09/10 09/08/10 ANALISTA PROFESIONAL. JEFE DE OFICINA DE RELACIONES PÚBLICAS. DIRECTOR DE RELACIONES PÚBLICAS. PERSONAL FEMENINO DE LA DIRECCION DE RELACIONES PÚBLICAS. A Captura la información Imprime el listado actualizado. Envía una copia al Director. Realiza las invitaciones del evento. FIN 11

12 DIRECCIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS CÓDIGO REVISIÓN FECHA RECEPCIÓN DE AUDIENCIAS PROGRAMADAS DEL EJECUTIVO. SP/DRP/II 30/09/10 09/08/10 OBJETIVO: Recepcionar de manera eficiente y atenta a las personas que acuden a las diversas oficinas que conforman el Despacho del Ejecutivo, cuando exista alguna audiencia programada con el Titular del Ejecutivo. POLÍTICAS: Elaborar un registro de las audiencias programadas del Titular del Ejecutivo. NORMAS: Acuerdo por el cual se crea la Unidad Administrativa denominada. Artículo 12 del Reglamento Interior de la. Manual de Organización de la. DEFINICIONES: 12

13 DIRECCIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS CÓDIGO REVISIÓN FECHA RECEPCIÓN DE AUDIENCIAS PROGRAMADAS DEL EJECUTIVO. NUM. DE ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD SP/DRP/II 30/09/10 09/08/ Recepcionista. Jefe de Oficina de Relaciones Públicas. Directora de Relaciones Públicas. Jefe de Oficina de Relaciones Públicas. Jefe de Oficina de Relaciones Públicas. Directora de Relaciones Públicas. Elabora la (s) tarjeta (s) de recepción en donde informa las audiencias programadas en el día y turna al Jefe de Oficina. Verifica el contenido de la(s) tarjeta(s) y turna a la Directora de Relaciones Públicas para su conocimiento. Revisa las tarjetas y prepara el protocolo de recepción. Recibe a las personas que están citadas para audiencia. Avisa al Director de Relaciones Públicas de la llegada de las personas y las hace pasar a su oficina en espera de ser atendidos. Guía a las personas citadas al Despacho del Ejecutivo, en el caso de que la reunión se efectúe en ese lugar. En caso de llevarse a cabo en el Salón Cuna del Mestizaje, indica al Jefe del Oficina de Relaciones Públicas que guíe a las personas Jefe de Oficina de Relaciones Públicas. Jefe de Oficina de Relaciones Públicas. Jefe de Oficina de Relaciones Públicas. Jefe de Oficina de Relaciones Públicas. Guía a las personas al Salón de la Cuna del Mestizaje. Verifica y coordina la organización de la reunión y el protocolo de la misma. Despide a las personas. Termino de procedimiento 13

14 RECEPCIONISTA INICIO DIRECCIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS CÓDIGO REVISIÓN FECHA SP/DRP/II 30/09/10 09/08/10 RECEPCIÓN DE AUDIENCIAS PROGRAMADAS DEL EJECUTIVO. JEFE DE OFICINA DE DIRECTORA DE RELACIONES PÚBLICAS RELACIONES PÚBLICAS Elabora tarjeta de recepción de audiencias programadas en el día. Verifica el contenido de la tarjeta y turna a la Directora Revisa las tarjetas y prepara el protocolo de recepción. Recibe a las personas Avisa a la Directora de Relaciones Públicas de la llegada de las personas. Guía a las personas citadas al Despacho del Ejecutivo. Guía a las personas citadas al Salón Cuna del Mestizaje. Verifica y Coordina la organización de la reunión y el protocolo de la misma. Despide a las personas. FIN 14

15 DIRECCIÓN JURÍDICA Y ENLACE CÓDIGO REVISIÓN FECHA REVISIÓN DE CONVENIOS, ACUERDOS, PROYECTOS DE LEY Y REFORMAS, REGLAMENTOS Y OTRAS FIGURAS DE NORMATIVIDAD JURÍDICA SP/DJyE/III 30/09/10 09/08/10 OBJETIVO: Proporcionar a la Secretaria Particular del Ejecutivo los elementos necesarios que permitan asegurar su intervención jurídica en los Convenios, Acuerdos, Proyectos de Ley y Reformas correspondientes. POLÍTICAS: Atender los ordenamientos legales correspondientes a las solicitudes que realizan las Dependencias y los Ciudadanos. NORMAS: Articulo 17 del Reglamento Interior de la Secretaria Particular del Ejecutivo. Manual de Organización de la. DEFINICIONES: 15

16 DIRECCIÓN JURÍDICA Y ENLACE CÓDIGO REVISIÓN FECHA REVISIÓN DE CONVENIOS, ACUERDOS, PROYECTOS DE LEY Y REFORMAS, REGLAMENTOS Y OTRAS FIGURAS DE NORMATIVIDAD JURÍDICA SP/DJyE/III 30/09/10 09/08/10 NUM. DE ACTIVIDAD 1 RESPONSABLE Jefe de la Oficina Jurídica. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Recepciona los documentos que envían las Unidades Administrativas o Dependencias y turna al Director Jurídico, para su revisión correspondiente. 2 Directora Jurídica y Enlace. Revisa y analiza el documento recepcionado, verificando que cumplan con las especificaciones de ley, anotando las observaciones y comentarios que correspondan para su corrección. 3 Jefe de la Oficina Jurídica. Elabora el compendio y resumen de las observaciones y comentarios sobre el documento ya verificado. 4 Jefe de la Oficina Jurídica. Envía el documento para su corrección a la Unidad Administrativa o Dependencia correspondiente. 5 Unidad Administrativa y/o Dependencia. Corrige el documento de acuerdo a los comentarios y observaciones, y remite a la Dirección Jurídica y Enlace, para la firma del Titular del Ejecutivo Estatal. 6 Directora Jurídica y Enlace. Revisa que las correcciones realizadas se hayan efectuado de acuerdo a las observaciones y comentarios vertidos en el compendio y resumen emitido. 7 Directora Jurídica y Enlace. Entrega al Secretario Particular del Ejecutivo para recabar la firma del Titular del Ejecutivo Estatal. 8 Secretario Particular del Ejecutivo Recaba la firma del Titular del Ejecutivo Estatal y devuelve a la Directora Jurídica y Enlace. 9 Directora Jurídica y Enlace. Envía el documento ya firmado a la Unidad Administrativa o Dependencia que lo originó. 10 Directora Jurídica y Enlace. Termino de procedimiento 16

17 DIRECCIÓN JURÍDICA Y ENLACE CÓDIGO REVISIÓN FECHA REVISIÓN DE CONVENIOS, ACUERDOS, PROYECTOS DE LEY Y REFORMAS, REGLAMENTOS Y OTRAS FIGURAS DE NORMATIVIDAD JURÍDICA SP/DJyE/III 30/09/10 09/08/10 JEFE DE LA OFICINA JURÍDICA. DIRECTORA JURÍDICA Y ENLACE UNIDAD ADMINISTRATIVA Y/O DEPENDENCIA SECRETARIO PARTICULAR DEL EJECUTIVO. INICIO Recepciona los documentos y turna al Director. Revisa y analiza los documentos, señalando comentarios y observaciones para su corrección. Elabora compendio y resumen de observaciones Envía a la Unidad Administrativa o Dependencia para su corrección. Corrige el documento y envía para la firma correspondiente. Revisa las correcciones realizadas Se realizó la corrección? No Si Entrega al Secretario Particular del Ejecutivo para recabar la firma. A 17

18 DIRECCIÓN JURÍDICA Y ENLACE CÓDIGO REVISIÓN FECHA REVISIÓN DE CONVENIOS, ACUERDOS, PROYECTOS DE LEY Y REFORMAS, REGLAMENTOS Y OTRAS FIGURAS DE NORMATIVIDAD JURÍDICA SP/DJyE/III 30/09/10 09/08/10 JEFE DE LA OFICINA JURÍDICA. DIRECTORA JURÍDICA Y ENLACE. UNIDAD ADMINISTRATIVA Y/O DEPENDENCIA. SECRETARIO PARTICULAR DEL EJECUTIVO. A Envía el documento ya firmado a la Unidad Administrativa que lo originó. Recaba la firma del Titular del Ejecutivo Estatal y entrega a la Directora. FIN 18

19 DIRECCIÓN JURÍDICA Y ENLACE CÓDIGO REVISIÓN FECHA REVISIÓN DE LAS SOLICITUDES JURÍDICAS QUE REALICE LA CIUDADANÍA Y PROPORCIONAR CONTESTACIÓN Y/O ASESORÍA INMEDIATA SP/DJyE/IV 30/09/10 09/08/10 OBJETIVO: Ofrecer asesoría y apoyo jurídico a la ciudadanía que así lo solicite, a través de la correspondencia que se dirige al Titular del Ejecutivo y al Secretario Particular del Ejecutivo. POLITICAS: Atender los asuntos jurídicos de la Ciudadanía con la prontitud que cada caso requiera. NORMAS: Articulo 17 del Reglamento Interior de la. Manual de Organización de la. DEFINICIONES: 19

20 DIRECCIÓN JURÍDICA Y ENLACE CÓDIGO REVISIÓN FECHA REVISIÓN DE LAS SOLICITUDES JURÍDICAS QUE REALICE LA CIUDADANÍA Y PROPORCIONAR CONTESTACIÓN Y/O ASESORÍA INMEDIATA SP/DJyE/IV 30/09/10 09/08/10 NUM. DE ACTIVIDAD RESPONSABLE Jefe de la Oficina Jurídica. Jefe de la Oficina Jurídica. Directora Jurídica y Enlace. Directora Jurídica y Enlace. Directora Jurídica y Enlace. Directora Jurídica y Enlace. Directora Jurídica y Enlace. Jefe de la Oficina Jurídica. Jefe de la Oficina Jurídica. Directora Jurídica y Enlace. Jefe de la Oficina Jurídica DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Recibe las solicitudes que requieren atención y asesoría en asuntos legales que formulan los Ciudadanos. Registra en el control de solicitudes recibidas, los datos del remitente, asunto y turna a la Directora Jurídica y Enlace. Recibe los documentos y verifica el contenido de las solicitudes de la Ciudadanía, para determinar el proceso de resolución que se le dará a cada petición. Realiza las averiguaciones previas de cada caso para recabar informacion que permita dar una resolución pronta. Clasifica y consulta con el Secretario Particular del Ejecutivo, la resolución de todos los casos y que tipo de tramite llevara cada uno de ellos. Atiende a las personas que por la naturaleza de su caso requieran orientación y/o asesoría legal inmediata para la pronta resolución a sus necesidades. Canaliza a las Instancias legales correspondientes, el asunto de su competencia para la gestión o trámite a dicha solicitud o petición y turna al Jefe de Oficina Jurídica. Elabora contestación al ciudadano del proceso de trámite a su solicitud jurídica, haciendo mención de la Instancia a la que fue canalizada su petición. Turna a la Directora Jurídica y Enlace para firma del Secretario Particular del Ejecutivo. Recibe el documento y recaba la firma del Secretario Particular del ejecutivo y regresa al Jefe de Oficina Jurídica. Envía contestación a la persona solicitante Jefe de la Oficina Jurídica Jefe de la Oficina Jurídica Da seguimiento de los casos turnados, para asegurar su resolución inmediata. Termino de procedimiento. 20

21 JEFE DE LA OFICINA JURÍDICA. DIRECTORA JURÍDICA Y ENLACE. SECRETARIO PARTICULAR DEL EJECUTIVO. INICIO DIRECCIÓN JURÍDICA Y ENLACE CÓDIGO REVISIÓN FECHA REVISIÓN DE LAS SOLICITUDES JURÍDICAS QUE REALICE LA CIUDADANÍA Y PROPORCIONAR CONTESTACIÓN Y/O ASESORÍA INMEDIATA SP/DJyE/IV 30/09/10 09/08/10 Recibe las solicitudes para la atención y asesoría jurídica. Registra en el control de solicitudes recibidas. Recibe y verifica el contenido de la solicitud y determina el proceso de resolución. Realiza las averiguaciones previas de cada caso para recabar informacion. Clasifica y consulta con el Secretario Particular, la resolución de las peticiones. Solución inmediata? No Si Atiende a las personas que requieran orientación legal. Canaliza a las Instancias legales las solicitudes para la gestión correspondiente. A 21

22 DIRECCIÓN JURÍDICA Y ENLACE CÓDIGO REVISIÓN FECHA REVISIÓN DE LAS SOLICITUDES JURÍDICAS QUE REALICE LA CIUDADANÍA Y PROPORCIONAR CONTESTACIÓN Y/O ASESORÍA INMEDIATA SP/DJyE/IV 30/09/10 09/08/10 JEFE DE LA OFICINA JURÍDICA. DIRECTORA JURÍDICA Y ENLACE. SECRETARIO PARTICULAR DEL EJECUTIVO. A Elabora contestación al Ciudadano del proceso de trámite a su solicitud. Turna a la directora para la firma del Secretario Particular del Ejecutivo. Envía la contestación al solicitante. Recibe el documento y recaba la firma del Secretario. Da seguimiento de los casos turnados. FIN 22

23 DEPARTAMENTO DE ENLACE. CÓDIGO REVISIÓN FECHA ATENCIÓN DE LAS SOLICITUDES DE INFORMACIÓN PÚBLICA EN LINEA. SP/DJyE/DE/V 30/09/10 09/08/10 OBJETIVO: Proporcionar a los ciudadanos la informacion pública solicitada a través del sistema INFOMEX, con la transparencia que requieren de las acciones y actividades que realiza la, dentro del ámbito de su competencia. POLITICAS: Se deberá recibir en el Sistema de Informacion Pública INFOMEX, la solicitud de informacion publica emitida por el ciudadano. NORMAS: Articulo 17 del Reglamento Interior de la. Ley de Transparencia y Acceso a la Informacion Pública del Estado de Quintana Roo. Reglamento de Transparencia y Acceso a la Informacion Publica para el Poder Ejecutivo del Estado de Quintana Roo. Manual de Organización de la. DEFINICIONES: INFOMEX: sistema de informacion electrónica que sirve de herramienta para la gestión de solicitudes de informacion vía internet, que permite incorporar procesos de cualquier Ley de Transparencia. 23

24 DEPARTAMENTO DE ENLACE. CÓDIGO REVISIÓN FECHA ATENCIÓN DE LAS SOLICITUDES DE INFORMACIÓN PÚBLICA EN LINEA. SP/DJyE/DE/V 30/09/10 09/08/10 NUM. DE ACTIVIDAD RESPONSABLE Enlace. Enlace. Directora Jurídica y Enlace. Enlace. Unidad Administrativa Unidad Administrativa Directora Jurídica y Enlace. Directora Jurídica y Enlace. Enlace. Enlace. Enlace. Enlace. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Consulta en el sistema Infomex del Estado de Quintana Roo, las solicitudes de información pública en línea que han sido registradas. Imprime el acuse de recibo de la solicitud de Información Pública registrada y consulta con la Directora el proceso a seguir para recabar la informacion requerida. Dictamina a que Unidad administrativa se le va a turnar la solicitud de información pública para que proporcione la información requerida por el ciudadano, dentro del ámbito de su competencia. Elabora y turna el documento para requerir la información solicitada por el ciudadano a la Unidad Administrativa de la Secretaria Particular del Ejecutivo que corresponda. Recibe la solicitud de información pública y consulta en sus archivos y/o expedientes, si existe o no la informacion requerida por el ciudadano. Remite a la Dirección Jurídica y Enlace la respuesta de la información solicitada, dentro del tiempo otorgado para emitir su respuesta. Analiza la respuesta que emite la Unidad Administrativa y determina si es pública, confidencial o reservada. Verifica en caso de ser confidencial o reservada bajo que términos legales se va a reservar la informacion solicitada y acuerda con el Secretario Particular del Ejecutivo la respuesta final que se otorgará a la Unidad de Transparencia y Acceso a la Informacion Publica del Poder Ejecutivo del Estado de Quintana Roo y turna al Jefe de Departamento de Enlace.. Captura la respuesta final de la solicitud de informacion publica en el sistema de Infomex. Verifica que la respuesta sea aceptada por la Unidad de Transparencia y Acceso a la Informacion Pública del Poder Ejecutivo del Estado de Quintana Roo. Consulta la publicación en línea de la respuesta que ha sido proporcionada al Ciudadano solicitante. Termino de procedimiento. 24

25 DEPARTAMENTO DE ENLACE. CÓDIGO REVISIÓN FECHA ATENCIÓN DE LAS SOLICITUDES DE INFORMACIÓN PÚBLICA EN LINEA. SP/DJyE/DE/V 30/09/10 09/08/10 JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ENLACE. DIRECTORA JURÍDICA Y ENLACE. UNIDAD ADMINISTRATIVA. INICIO Consulta en el Sistema INFOMEX el registro de las solicitudes de Información Pública. Imprime acuse de recibido y consulta para recabar la informacion Dictamina a que Unidad Administrativa va a turnarse la solicitud de Informacion pública. Elabora y turna el documento para requerir la informacion Recibe la solicitud de informacion pública y consulta en sus archivos. Remite la respuesta solicitada dentro del tiempo otorgado. Analiza la respuesta si es pública, confidencial o reservada. A 25

26 DEPARTAMENTO DE ENLACE. CÓDIGO REVISIÓN FECHA ATENCIÓN DE LAS SOLICITUDES DE INFORMACIÓN PÚBLICA EN LINEA. SP/DJyE/DE/V 30/09/10 09/08/10 JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ENLACE. DIRECTORA JURÍDICA Y ENLACE. UNIDAD ADMINISTRATIVA. A Captura la respuesta final de la solicitud de Informacion en el Infomex. Si La informacion es pública? No Verifica que la respuesta sea aceptada por la UTAIPPE. Verifica bajo que términos legales se va a reservar la informacion solicitada. Consulta la publicación en línea de la respuesta proporcionada al ciudadano FIN 26

27 DIRECCIÓN DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE ENLACE GUBERNAMENTAL ATENCIÓN A LA CIUDADANÍA. CÓDIGO REVISIÓN FECHA SP/DESEG/VI 30/09/10 09/08/10 OBJETIVO: Atender con calidad y espíritu de servicio a los ciudadanos que acuden a las oficinas del Secretario Particular del Ejecutivo, solicitando la gestión y resolución a sus problemas y necesidades. POLÍTICAS: Atender a los Ciudadanos que acuden a la, a solicitar audiencia con sus solicitudes escritas o verbales. NORMAS: Decreto de creación de la Secretaria Particular del Ejecutivo. Articulo 14 del Reglamento Interior de la Secretaria Particular del Ejecutivo. Manual de Organización de la. DEFINICIONES: 27

28 DIRECCIÓN DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE ENLACE GUBERNAMENTAL ATENCIÓN A LA CIUDADANÍA. CÓDIGO REVISIÓN FECHA SP/DESEG/VI 30/09/10 09/08/10 NÚM. DE ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Recepcionista. Director de Evaluación y Seguimiento de Enlace Gubernamental Director de Evaluación y Seguimiento de Enlace Gubernamental Director de Evaluación y Seguimiento de Enlace Gubernamental Secretario Particular del Ejecutivo. Recaba y registra los datos generales de los ciudadanos solicitantes de audiencias y turna al Director de Evaluación y Seguimiento de Enlace Gubernamental, para su atención. Atiende a las personas que acuden a estas oficinas solicitando la resolución a sus problemas y necesidades. Turna a las instancias de la Administración Pública Estatal (Dependencias) el asunto de su competencia para la gestión y trámite a dicha solicitud o petición correspondiente. Canaliza al Secretario Particular; al Ciudadano solicitante de audiencia. Se conecta a la actividad 13. Atiende a los Ciudadanos dando seguimiento a los compromisos adquiridos por el Titular del Ejecutivo Estatal. 6 7 Secretario Particular del Ejecutivo. Director de Evaluación y Seguimiento de Enlace Gubernamental Solicita al Director de Evaluación y Seguimiento de Enlace Gubernamental se realice la gestión del pago de los apoyos que se les otorgaran a los Ciudadanos solicitantes. Recibe indicaciones del Secretario Particular del Ejecutivo para la elaboración de tarjetas a fin de solicitar el apoyo para el solicitante y turna a la recepcionista Recepcionista. Recepcionista. Recepcionista. Recepcionista. Recepcionista. Recepcionista. Elabora la tarjeta de solicitud dirigida a la Dirección Administrativa para su intervención en la gestión del pago y/o el otorgamiento de los apoyos económicos y en especie que se les proporcionan a los Ciudadanos solicitantes. Registra en la base de datos, los antecedentes del apoyo económico que se otorgará. Integra el expediente del Ciudadano que es apoyado, con la finalidad de respaldar el recurso erogado, mismos que son entregados para resguardo a la Dirección Administrativa. Informa al Ciudadano el proceso del trámite para la obtención del pago del apoyo económico autorizado. Despide al ciudadano con cortesía y amabilidad. Termino del Procedimiento. 28

29 DIRECCIÓN DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE ENLACE GUBERNAMENTAL ATENCIÓN A LA CIUDADANÍA. CÓDIGO REVISIÓN FECHA SP/DESEG/VI 30/09/10 09/08/10 RECEPCIONISTA DIRECTOR DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE ENLACE GUBERNAMENTAL SECRETARIO PARTICULAR DEL EJECUTIVO. INICIO Recaba y registra a los Ciudadanos para audiencia y turna al Director. Atiende a las personas que buscan resolución a sus problemas. Atiende a los Ciudadanos dando seguimiento a los compromisos adquiridos por el Ejecutivo Estatal. 2 1 A Elabora la tarjeta de solicitud para la gestión de apoyos. Resolución Inmediata? NO SI Solicita a Director de Evaluación y Seguimiento de Enlace Gubernamental la gestión del apoyo que será otorgado. Registra en la base de datos los antecedentes del apoyo. Turna a las Dependencias el asunto de su competencia para gestión y trámite. Integra el expediente 1 A Informa al Ciudadano sobre el proceso del trámite. Recibe indicaciones para la elaboración de las tarjetas de gestión. Despide al Ciudadano con cortesía y amabilidad 2 1 A FIN 1 A 29

30 DIRECCIÓN DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE ENLACE GUBERNAMENTAL RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS CÓDIGO REVISIÓN FECHA SP/DESEG/VII 30/09/10 09/08/10 OBJETIVO: Recepcionar de manera eficiente y atenta las solicitudes, invitaciones, felicitaciones y documentos que se dirigen al Titular del Ejecutivo y al Secretario Particular del Ejecutivo, para la gestión, trámite y apoyo a los diversos sectores de la población. POLÍTICAS: Registro de Correspondencia oficial y personal del Titular del Ejecutivo y del Secretario Particular del Ejecutivo. NORMAS: Decreto de Creación de la. Artículo 14 del Reglamento Interior de la. Manual de Organización de la. DEFINICIONES: 30

31 DIRECCIÓN DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE ENLACE GUBERNAMENTAL RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS CÓDIGO REVISIÓN FECHA SP/DESEG/VII 30/09/10 09/08/10 NUM. DE ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Recepcionista. Recepcionista. Recepcionista. Recibe la correspondencia diaria que se dirige al Titular del Ejecutivo y al Secretario Particular del Ejecutivo. Sella de recibido los documentos que recepciona y la copia del interesado. Registra diariamente en un formato de control interno, los documentos que recibe clasificándolos de la siguiente manera: - Correspondencia del C. Gobernador. - Correspondencia del Secretario Particular del Ejecutivo. - Invitaciones Recepcionista. Recepcionista. Secretaria del C. Secretario Particular del Ejecutivo. Secretaria del C. Secretario Particular del Ejecutivo. Secretario Particular del Ejecutivo. Secretario Particular del Ejecutivo. Secretaria del C. Secretario Particular del Ejecutivo. Secretaria del C. Secretario Particular del Ejecutivo. Turna la correspondencia a la Oficina del Secretario Particular del Ejecutivo. Archiva acuses de recibido. Recibe la correspondencia del C. Gobernador, la correspondencia del Secretario Particular del Ejecutivo y las invitaciones. Elabora una relación de los documentos recibidos con una descripción detallada del documento, para conocimiento del Secretario Particular del Ejecutivo. Determina previo análisis del documento, cual Dependencia y/o Instancias de la Administración Publica Estatal o que Unidad administrativa de la será la responsable de dar respuesta a la correspondencia recibida y asigna las acciones a realizar. Devuelve los listados para que sean turnados a las Dependencias y/o Instancias de la Administración Pública Estatal y a las Unidades administrativas de la. Recibe los documentos para asignar al área correspondiente y transcribe las anotaciones realizadas por el Secretario Particular del Ejecutivo. Envía relación de documentos a las Instancias Gubernamentales correspondientes y/o Unidades administrativas de la Secretaría Particular del Ejecutivo. 31

32 DIRECCIÓN DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE ENLACE GUBERNAMENTAL RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS CÓDIGO REVISIÓN FECHA SP/DESEG/VII 30/09/10 09/08/10 NUM. DE ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD. 12 Secretaria del C. Secretario Particular del Ejecutivo. Envía invitaciones a la Dirección de Agenda del C. Gobernador, para su programación dentro de las actividades y compromisos diarios del Titular del Ejecutivo Estatal. 13 Secretaria del C. Secretario Particular del Ejecutivo. Archiva acuse de recibo en el minutario respectivo. 14 Secretaria del C. Secretario Particular del Ejecutivo. Termino de Procedimiento. 32

33 DIRECCIÓN DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE ENLACE GUBERNAMENTAL RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS CÓDIGO REVISIÓN FECHA SP/DESEG/VII 30/09/10 09/08/10 RECEPCIONISTA DG SECRETARIA DEL C. SECRETARIO PARTICULAR DEL EJECUTIVO. SECRETARIO PARTICULAR DEL EJECUTIVO. INICIO 1 Recibe la correspondencia del Titular del Ejecutivo y Secretario Particular. Recibe la correspondencia del C. Gobernador, Secretario Particular del Ejecutivo e invitaciones. Sella de recibido la correspondencia. Elabora relación de los documentos recibidos y entrega al Secretario Particular del Ejecutivo. Determina a que Instancia de Gobierno se turnará el documento. Registra en un formato de control los documentos recibidos. Recibe los documentos para asignar y transcribe las anotaciones. Devuelve los listados para que sean turnados. Turna la correspondencia a la Oficina del Secretario. 1 Envía los documentos al área correspondiente. Archiva acuses de recibido. Envía las invitaciones a la Dirección de Agenda. A Archiva acuses de recibido. A FIN 33

34 DIRECCIÓN DE AGENDA DEL C. GOBERNADOR. CÓDIGO REVISIÓN FECHA RECEPCIÓN DE INVITACIONES SP/DESEG/VIII 30/09/10 09/08/10 OBJETIVO: Recepcionar de manera eficiente y atenta las invitaciones dirigidas al Titular del Ejecutivo Estatal, para ser programadas en la agenda de actividades del C. Gobernador. POLÍTICAS: Registro detallado de las invitaciones recibidas del Titular del Ejecutivo Estatal. NORMAS: Artículo 13 del Reglamento Interior de la. Manual de Organización de la. DEFINICIONES: 34

35 DIRECCIÓN DE AGENDA DEL C. GOBERNADOR. CÓDIGO REVISIÓN FECHA RECEPCIÓN DE INVITACIONES SP/DESEG/VIII 30/09/10 09/08/10 NUM. DE ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD. 1 Analista Profesional. Recibe las invitaciones dirigidas al C. Gobernador Analista Profesional. Directora de Agenda del C. Gobernador. Directora de Agenda del C. Gobernador. Directora de Agenda del C. Gobernador. Directora de Agenda del C. Gobernador. Directora de Agenda del C. Gobernador. Directora de Agenda del C. Gobernador. Directora de Agenda del C. Gobernador. Directora de Agenda del C. Gobernador. Elabora una relación detallada de las invitaciones dirigidas al C. Gobernador, para conocimiento del Secretario Particular del Ejecutivo y entrega a la Directora de Agenda del C. Gobernador.. Acuerda con el Secretario Particular del Ejecutivo, la programación de los eventos en los que acudirá el C. Gobernador y mediante análisis de cada evento asignan al funcionario publico que representará en el evento al Titular del Ejecutivo Estatal. Realiza la programación en la Agenda del C. Gobernador y verifica que no exista compromiso previo en la fecha y hora señalada. Comunica al Funcionario Público responsable de asistir en representación del C. Gobernador al evento asignado y envía los detalles del evento. Confirma la asistencia del representante del C. Gobernador y agenda el compromiso. Notifica al organizador del evento la asistencia del C. Gobernador o en su caso la representación del Titular del Ejecutivo Estatal. Envía a la Coordinación de Giras del C. Gobernador la Agenda de los eventos a los que asistirá el C. Gobernador, a efecto de coordinar la logística de la ayudantía. Envía al Titular de la Unidad del Vocero, la relación de eventos a los que asistirá el Ejecutivo o sus representantes a efecto de darle cobertura y difusión en los medios de comunicación. Termino de Procedimiento. 35

36 DIRECCIÓN DE AGENDA DEL C. GOBERNADOR. CÓDIGO REVISIÓN FECHA RECEPCIÓN DE INVITACIONES SP/DESEG/VIII 30/09/10 09/08/10 ANALISTA PROFESIONAL. DIRECTORA DE AGENDA DEL C. GOBERNADOR. INICIO Recibe las invitaciones dirigidas al C. Gobernador. Acuerda con el Secretario Particular del Ejecutivo la programación de eventos. Realiza la programación en la agenda de los eventos. Elabora una relación de las invitaciones y entrega a la Directora. Comunica al Funcionario Publico la representación en los eventos a los que asistirá. Confirma la asistencia del representante. Notifica al organizador del evento la asistencia o representación del C. Gobernador. Envía a la Coordinación de Giras del C. Gobernador, la agenda de eventos. Envía a la Unidad del Vocero la relación de eventos. FIN 36

37 DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO CONTROL DE SALIDA DE CORRESPONDENCIA CÓDIGO REVISIÓN FECHA SP/DESEG/DCA/IX 30/09/10 09/08/10 OBJETIVO: Controlar la salida de correspondencia oficial del Secretario Particular del Ejecutivo y del Titular del Ejecutivo que se envía por mensajería y correo postal al interior del Estado y de la República Mexicana. POLÍTICAS: Obtener a través del Control de salida de correspondencia, la pronta localización de los documentos que son turnados a las distintas Instancias Gubernamentales. NORMAS: Decreto de Creación de la. Articulo 14 del Reglamento Interior de trabajo de la Secretaria Particular del Ejecutivo. Manual de Organización de la. DEFINICIONES: 37

38 DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO CONTROL DE SALIDA DE CORRESPONDENCIA CÓDIGO REVISIÓN FECHA SP/DESEG/DCA/IX 30/09/10 09/08/10 NUM. DE ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD. 1 2 Departamento (solicitante) Correspondencia y Archivo. Envía los oficios, cartas y valijas oficiales del Secretario Particular del Ejecutivo y del Titular del Ejecutivo, al Departamento de Correspondencia para su salida. Recepciona y verifica que los datos vertidos en los oficios sean correctos y que tenga anexos correspondientes Correspondencia y Archivo. Departamento (solicitante) Correspondencia y Archivo. Devuelve los documentos para las correcciones pertinentes, en los casos que no cumplan con los requerimientos. Realiza las correcciones y remite la documentación para su entrega. Requisita la documentación con el sello oficial, y facsímiles. 6 Correspondencia y Archivo. Clasifica los documentos que serán repartidos en la ciudad y enviados por correo postal y/o mensajería Correspondencia y Archivo. Correspondencia. Correspondencia. Correspondencia. Departamento (solicitante) Departamento (solicitante) Separa las copias de minutario y/o expediente. Rotula sobres, llena guías de mensajería y relaciona los documentos en formato de control para su envío. Envía los oficios de acuerdo a su destino. Resguarda el acuse de recibo original y entrega copia al departamento solicitante. Recibe copia del acuse de recibo y confirma la recepción de los documentos enviados. Termino de Procedimiento. 38

39 DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO CONTROL DE SALIDA DE CORRESPONDENCIA CÓDIGO REVISIÓN FECHA SP/DESEG/DCA/IX 30/09/10 09/08/10 DEPARTAMENTO (SOLICITANTE) JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO. D INICIO Envía los oficios, cartas y valijas oficiales al Departamento de Correspondencia y Archivo. Recepciona y verifica los datos de los oficios. Rotula sobres, llena guías y relaciona documentos en el formato de control interno. La información es la correcta? SI Envía oficios de acuerdo a su destino. NO Realiza las correcciones y remite la documentación Devuelve para las correcciones pertinentes. Resguarda acuse de recibo y entrega copia Requisita la documentación con los sellos. A A Clasifica la documentación que será repartida. Recibe copia del acuse y confirma que se hayan recibido Separa las copias de minutario y/o expediente. FIN 39

40 DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Y NÓMINAS PAGO DE NÓMINAS. CÓDIGO REVISIÓN FECHA SP/DA/DRHN/X 30/09/10 09/08/10 OBJETIVO: Satisfacer las necesidades económicas de los trabajadores a través del pago que servicios prestados. recibe por sus POLÍTICAS: Apegarse a los lineamientos establecidos por la Oficialía Mayor de Gobierno en base al Reglamento de Condiciones Generales de Trabajo. NORMAS: Articulo 18 del Reglamento Interior de la Secretaria Particular del Ejecutivo. Manual de Organización de la. DEFINICIONES: DESGLOSE: Consiste en clasificar y ordenar por denominación monetaria el sueldo de los trabajadores, para solicitar al banco el número exacto de billetes que enviará para el pago quincenal del sueldo. 40

41 DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Y NÓMINAS. PAGO DE NÓMINAS. CÓDIGO REVISIÓN FECHA SP/DA/DRHN/X 30/09/10 09/08/10 NÚM. DE ACTIVIDAD RESPONSABLE Recursos Humanos y Nóminas. Recursos Humanos y Nóminas. Recursos Humanos y Nóminas. Nóminas de la Oficialía Mayor de Gobierno. Nóminas de la Oficialía Mayor de Gobierno. Analista Profesional. Recursos Humanos y Nóminas. Recursos Humanos y Nóminas. Recursos Humanos y Nóminas. Institución Bancaria. Recursos Humanos y Nóminas recursos Humanos y Nóminas. Recursos Humanos y Nóminas. Recursos Humanos y Nóminas. Analista Profesional. Analista Profesional. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Recibe y separa la nómina quincenal en Oficialía Mayor de Gobierno. Verifica la realización de los movimientos del personal solicitados por oficio en la nómina. Integra la nómina de acuerdo a las Direcciones y devuelve la original al Departamento de nóminas de Oficialía Mayor de Gobierno. Recibe y posteriormente envía a la Secretaría Estatal de Hacienda un juego de las nóminas separadas, para la elaboración del cheque correspondiente. Entrega al Departamento de Recursos Humanos y Nóminas de la para su desglose. Elabora desglose y lo envía al banco para su resguardo y turna al Jefe de Departamento una copia. Recoge los cheques de pago de nómina en la caja, de la Secretaría Estatal de Hacienda. Recaba la firma de endoso del Director Administrativo de la. Lleva a la Institución Bancaria el cheque para su cobro. Entrega el dinero al traslado de valores para enviar a la dependencia, por el importe del cheque entregado. Organiza el dinero en sobres para el pago de la quincena. Recaba la firma del personal correspondiente, en la nómina al momento del pago del sueldo. Entrega el sobre de sueldo al personal. Recopila las nóminas ya pagadas, debidamente firmadas. Comprueba los pagos de nómina ante la Secretaría Estatal de Hacienda. Termino de Procedimiento. 41

42 DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Y NÓMINAS. PAGO DE NÓMINAS. CÓDIGO REVISIÓN FECHA SP/DA/DRHN/X 30/09/10 09/08/10 JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Y NÓMINAS. INICIO JEFE DE DEPARTAMENTO DE NÓMINAS DE LA OFICIALÍA MAYOR DE GOBIERNO ANALISTA PROFESIONAL. Recibe y separa las nóminas en Oficialía Mayor de Gobierno Verifica la realización de los movimientos del personal. Integra la nómina de acuerdo a las Direcciones. Recibe y envía a la Secretaría Estatal de Hacienda las nóminas para la elaboración del cheque. Entrega al Departamento de Recursos Humanos y Nominase de la Secretaria Particular. Elabora desglose para el banco. Recoge los cheques de pago de nómina en la caja de Secretaría Estatal de Hacienda A 42

43 DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Y NÓMINAS. PAGO DE NÓMINAS. CÓDIGO REVISIÓN FECHA SP/DA/DRHN/X 30/09/10 09/08/10 JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Y NÓMINAS. ANALISTA PROFESIONAL INSTITUCIÓN BANCARIA A Recaba la firma de endoso del Director Administrativo. Lleva al banco el cheque para su cobro. Entrega dinero en efectivo por el importe del cheque. Organiza el dinero en sobres. Recaba la firma del personal en la nómina. Entrega el sobre de sueldo al personal. Recopila las nóminas ya pagadas. Comprueba los pagos de nómina ante la Secretaría Estatal de Hacienda. FIN 43

44 DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA Y SERVICIOS ÓRDENES DE COMPRA CÓDIGO REVISIÓN FECHA SP/DA/DPS/XI 30/09/10 09/08/10 OBJETIVO: Proveer a la de los insumos, recursos y servicios a través de los proveedores inscritos en el Padrón de Proveedores del Gobierno del Estado. POLÍTICAS: Requisición del formato de Órdenes de Compra para la adquisición y suministro de los requerimientos solicitados por las Unidades Administrativas de la. NORMAS: Acuerdo por el cual se establece las disposiciones reglamentarias para el ejercicio del gasto asignado para Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal. 15 de Marzo del Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes y Muebles. 15 de Febrero de Articulo 18 del Reglamento Interior de la Secretaria Particular del Ejecutivo. Manual de Organización de la. DEFINICIONES: 44

45 DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA Y SERVICIOS ÓRDENES DE COMPRA CÓDIGO REVISIÓN FECHA SP/DA/DPS/XI 30/09/10 09/08/10 NÚM. DE ACTIVIDAD Secretaria Secretaria RESPONSABLE Directora Administrativa. Asistente Administrativo. Asistente Administrativo. Jefe de Departamento de Proveeduría y Servicios. Jefe de Departamento de Proveeduría y Servicios. Jefe de Departamento de Proveeduría y Servicios. Asistente Administrativo. Asistente Administrativo. Asistente Administrativo. Asistente Administrativo. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD. Recepciona la tarjeta de solicitud del requerimiento de bienes y/o servicios de la Unidad administrativa solicitante. Entrega la solicitud recibida a la Directora Administrativa para su conocimiento. Remite al Jefe de Departamento de Proveeduría y Servicios la solicitud para la elaboración de la Orden de Compra. Elabora orden de compra, de acuerdo a los bienes y servicios solicitados, asignándole la partida y clave presupuestal correspondiente. Recopila firmas correspondientes: del Director Administrativo, Secretario Particular del Ejecutivo y Jefe del Departamento solicitante de la adquisición y turna al Jefe de Departamento de Proveeduría y Servicios. Tramita en la Dirección de Control Presupuestal de la Secretaría Estatal de Hacienda, las órdenes de compra, para la aplicación presupuestal y autorización del presupuesto asignado. Solicita al proveedor los bienes y/o servicios solicitados en la orden de compra autorizada y comprometida para el pago. Recibe los bienes y/o servicios del Proveedor, así como la facturación correspondiente, y entrega al Auxiliar Administrativo. Tramita la factura ante la Dirección de Egresos de la Secretaría Estatal de Hacienda para el pago. Recupera el contra recibo de la factura. Entrega al proveedor el contra recibo para su pago en caja de Secretaria Estatal de Hacienda. Termino de Procedimiento. 45

46 DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA Y SERVICIOS ÓRDENES DE COMPRA CÓDIGO REVISIÓN FECHA SP/DA/DPS/XI 30/09/10 09/08/10 SECRETARIAABLE D DG DIRECTORA ADMINISTRATIVA ASISTENTE ADMINISTRATIVO JEFE DE DEPARTAMENTO DE PROVEEDURIA Y SERVICIOS. INICIO Recepciona la solicitud del bien o servicio. Elabora orden de compra. Entrega la solicitud para conocimiento. Es procedente realizar la compra? SI Recopila las firmas correspondientes de la Orden de Compra. Tramita la orden de compra para aplicación presupuestal. NO Se devuelve al área administrativa solicitante. Tramita la factura para pago. Solicita al proveedor los bienes y/o servicios a comprar. Recibe la compra y la factura correspondiente. Recupera el contra recibo. Entrega al proveedor. Contra recibo para el pago. FIN 46

47 DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS Y ALMACÉN CONTROL DE INVENTARIOS CÓDIGO REVISIÓN FECHA SP/DA/DIA/XII 30/09/10 09/08/10 OBJETIVO: Verificar el estado físico y funcional del mobiliario y equipo propiedad del Gobierno del Estado, asignados a la Secretaria Particular del Ejecutivo. POLÍTICAS: Periódicamente verificar el Inventario de Mobiliario y Equipo de Oficina con el Catálogo de Bienes Muebles de la, que nos proporciona la Oficialía Mayor de Gobierno. NORMAS: Artículo 18 del Reglamento Interior de la. Acuerdo por el cual se establecen las disposiciones reglamentarias para el ejercicio del gasto asignado para Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal. 15 de Marzo del Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles. 15 de Febrero de Sistema de Inventarios de Bienes Muebles del Gobierno del Estado de Quintana Roo. (En Línea). Manual de Organización de la. DEFINICIONES: CATÁLOGO: es el formato utilizado por la Oficialía Mayor de Gobierno para relacionar el mobiliario y equipo de oficina, que forma parte del inventario de un Departamento, Dirección y Dependencia. 47

48 DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS Y ALMACÉN CONTROL DE INVENTARIOS CÓDIGO REVISIÓN FECHA SP/DA/DIA/XII 30/09/10 09/08/10 NÚM. DE ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Director Administrativo. Inventarios y Almacén. Inventarios y Almacén. Inventarios y Almacén. Inventarios y Almacén Inventarios y Almacén Responsable de la Unidad Administrativa. Solicita al Inventarios y Almacén, la actualización y verificación física del control de inventarios: bienes muebles, equipo de cómputo y vehículos adscritos a cada Área Administrativa o Departamento de la Secretaría Particular del Ejecutivo. Realiza la verificación física de los bienes muebles, equipo de computo y los vehículos asignados a la, que correspondan al lugar físico asignado, que estén en buenas condiciones de funcionamiento y que tengan el resguardo personal correspondiente, bajo la supervisión y vigilancia de una persona asignada por el Jefe de Departamento de Inventarios y Control Patrimonial de la Oficialía Mayor de Gobierno. Actualiza los resguardos de los bienes muebles, equipo de cómputo y vehículos, asignados al personal de la. Recopila las firmas de los resguardos de los bienes muebles, equipo de cómputo y vehículos asignados a cada persona. Envía al Director Administrativo el informe de la situación en que se encuentra los bienes muebles, equipo de cómputo y vehículos verificados y en su caso reporta las irregularidades que se llegaran a presentar. Captura las altas de los bienes muebles, equipo de cómputo y vehículos, adquiridos y/o asignados a la, en el Sistema en línea de Inventarios de Bienes Muebles del Gobierno del Estado de Quintana Roo. Captura las bajas y transferencias de bienes muebles, equipo de computo y vehículos, que no son funcionales o se encuentran en mal estado de funcionamiento, que se encuentran bajo el resguardo de la Unidad Administrativa de la, en el Sistema en línea de Inventarios de Bienes Muebles del Gobierno del Estado de Quintana Roo. 48

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