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2 Aranda CONFIGURATION MANAGEMENT DATA BASE CMDB Versión 7.1 Aranda Software Corporation Todos los derechos reservados. Cualquier documentación técnica proporcionada por Aranda Software Corporation es un producto registrado por Aranda Software Corporation y pertenece a Aranda Software Corporation. El software descrito en este manual está protegido por los acuerdos y leyes que regulan la propiedad intelectual y los derechos sobre publicaciones tanto en Colombia, como las leyes internacionales sobre estas materias y puede ser utilizado únicamente bajo los términos enunciados en la licencia adjunta. Está prohibida la reproducción total o parcial del presente manual por cualquier medio impreso, escrito, gráfico, electrónico o mecánico incluyendo fotocopiado, grabación o almacenamiento en cualquier forma-, sin la autorización previa y por escrito de ARANDA Software Corp. Aranda Software Corp. puede realizar cambios y mejoras en los productos descritos en el presente manual sin previo aviso. Tales cambios serán incorporados en nuevas ediciones de la publicación. 2

3 Introducción La base de datos de configuración de gestión de Aranda (Aranda CMDB) hace el seguimiento y clasifica todos los costos relacionados con activos, permitiendo a las organizaciones analizar el impacto financiero de los activos en la empresa y facilitar la adopción de ITIL y otras mejores prácticas de la industria. Aranda CMDB se encargará de mantener, de manera confiable y actualizada, la información de cada elemento de configuración (CI) de su compañía. Por cada activo, usted podrá tener un registro de existencia y versión respectiva, así como de su historial. Adicionalmente, Aranda CMDB integra las diferentes herramientas de Aranda Software como Aranda ASSET MANAGEMENT y Aranda SERVICE DESK, para tener en un lugar centralizado todos los activos, integrando las funcionalidades de los productos existentes y unificando la información. 3

4 TABLA DE CONTENIDO ARANDA CONFIGURATION MANAGEMENT DATABASE (ACMDB)... 2 INTRODUCCIÓN... 3 TABLA DE CONTENIDO... 4 REQUISITOS DE ARANDA CMDB... 6 Requisitos del Sistema... 6 De hardware y software... 6 En la estación... 6 INSTALACIÓN DE ARANDA CMDB... 7 USO DE ARANDA CMDB... 9 ARANDA CMDB Y ARANDA CMDB ENTERPRISE...10 INTERFAZ DE LA CONSOLA CMDB...11 Menú Principal Archivo Herramientas Crear CIs desde AAM Buscar CI Aranda SNMP Asignar Perfil Reactivar CI Ayuda Ayuda Barra de Herramientas Horizontal Barra Vertical de Iconos Resumen Elemento de Configuración Crear Mantenimiento Programar Mantenimientos Ver Mantenimientos Configurar Depreciación Asociar a centro de costos Nombre de la acción Crear Nuevo Elemento de Configuración General Creación de una compañía, un tercero o un fabricante Relaciones Componentes Mantenimiento Características Usuarios Históricos Ubicación Gestión de Contratos

5 Contratos Facturas Otros Documentos Depreciación Gestión de Contratos Contratos Facturas Otros Documentos Proveedores Mantenimiento Crear una orden de Mantenimiento Programar Mantenimientos Ver Mantenimientos Ver Registros de las órdenes de mantenimiento Recordatorio de Órdenes Configuración Mantenimiento Ver Todos los Registros Orden de Mantenimiento Acciones Imprimir Editar Exportar a Excel Exportar a HTML Búsqueda Reportes del Usuario Presupuestos Crear un Nuevo Presupuesto Configuración de Parámetros Categoría Agrupación AFS Estado de inactividad para contratos Acción Otros Parámetros ARANDA WEB MANTENIMIENTO...58 USO DE ARANDA WEB MANTENIMIENTO...60 Interfaz de la Consola Web Resumen Detalles Ver detalles de la orden Estado Escribir Nota Fecha Inicial Descripción Ítems Ver detalles del Ítem GLOSARIO...68 ANEXOS

6 Requisitos de Aranda CMDB Requisitos del Sistema Antes de iniciar el proceso de instalación, asegúrese de desinstalar cualquier versión previa y verifique algunos puntos adicionales para asegurar una correcta instalación y adecuado funcionamiento. De hardware y software En la estación Procesador Sistema operativo Memoria RAM Espacio en DD Pentium II Windows 2000 Professional o superior 512 MB 100 MB En el servidor Procesador Memoria Sistema Operativo Espacio Libre en DD Otros Pentium IV de 2 GHz 512 MB RAM y 512 MB por cada 30 conexiones a la base de datos. Microsoft Windows 200 Server o superior Internet Information Services 5.0 o superior Microsoft.NET Framework 1.1 MDAC 2.7 o superior 150 MB CD-ROM o acceso a uno a través de la red. 6

7 Instalación de Aranda CMDB Para empezar a instalar la consola del CMDB, se debe hacer doble clic en el archivo cmdb_7.1.0.exe; Inmediatamente, aparecerá una ventana en la que debe seleccionar el idioma con el que va a quedar configurado el uso de la consola. Sin embargo, si lo desea cambiar, lo podrá hacer desde el AAM Settings, cuyas indicaciones se encuentran detalladas en su respectivo manual. 1. Una vez haya seleccionado el idioma, pulse [Siguiente]. 2. Lea cuidadosamente los términos de la licencia y si desea continuar con la instalación, seleccione aceptar, de lo contrario, cancele. 3. Pulse [Siguiente] e ingrese el nombre de usuario y el de la empresa. 4. Pulse [Siguiente] y seleccione el tipo de instalación que desea: Completa Automáticamente se instalan todas las aplicaciones del programa Personalizada Puede elegir la ruta donde desea guardar el programa y las aplicaciones que necesite instalar. Console Modules: Para instalar las aplicaciones de la consola Server Module: Para instalar los módulos del CMDB: Mailer y SDB. 7

8 5. Para finalizar el proceso de instalación, pulse [Instalar]. 6. Felicitaciones. Ahora puede acceder a la consola CMDB. Para ello, debe registrar la solución en el módulo Registry. Remítase a los Anexos. 8

9 Uso de Aranda CMDB La autenticación para ingresar a la consola de CMDB se realiza, bien por el registro de Aranda, o bien por el Directorio Activo de Windows. Autenticación: Esta opción permite seleccionar el ingreso a la consola como usuario de Aranda o como uno de Windows. Aranda: Son los usuarios que pueden ser importados desde el Directorio Activo o creados en el Profile de AAM. Windows: Son los usuarios que se validan con el Directorio Activo. NOTA: El administrador tiene la opción de restringir ciertos permisos de uso de la consola de Aranda CMDB para usuarios específicos. Esto se realiza a través del módulo Aranda Profile. Para conocer más detalles al respecto de esta herramienta, remítase a la guía de Aranda Profile. 9

10 Aranda CMDB y Aranda CMDB Enterprise Con el fin de diferenciar en este manual la versión CMDB de la CMDB Enterprise, se asignó un icono para las funcionalidades extras que contiene la Enterprise. Así, los ítems que se encuentren antecedidos por el siguiente icono, pertenecen únicamente a la versión Enterprise. 10

11 Interfaz de la Consola CMDB La interfaz de la Consola CMDB está compuesta por: Un menú principal Una barra de herramientas horizontal Una barra de íconos vertical Menú Principal Archivo Nuevo Editar Borrar Clonar Actualizar Guardar Como Salir Permite crear un nuevo elemento. El elemento, documento o dato cambia depende de la opción en la barra de iconos vertical que haya seleccionado. Permite editar la información. El elemento, documento o dato cambia depende de la opción en la barra de iconos vertical que haya seleccionado. Permite borrar la información de un elemento. El elemento, documento o dato, cambia depende de la opción en la barra de iconos vertical que haya seleccionado. Permite copiar en el inventario un CI con las mismas características del que haya ingresado previamente y desee clonar. Posteriormente, puede editar las características que los diferencien. Permite actualizar la página de acuerdo con los cambios de información más recientes. Permite guardar la configuración realizada en la sesión, en formato Excel o en HTML Permite cerrar la consola. 11

12 Herramientas Características Adicionales Crear CIs desde AAM Buscar CI Asignar Perfil Reactivar CI Aranda SNMP Permite insertar tipos de características para que se registren al momento de ingresar o editar un CI en la base de datos. (Color, Marca, etc.) Permite importar la información de los activos inventariados desde Aranda ASSET MANAGEMENT y asignarlos en una categoría, para crearlos como CIs. Permite buscar de forma rápida un CI para consultar su respectiva información. Para buscar todos los CIs, en la opción texto digite un asterisco (*), de inmediato se listarán todos los elementos de configuración. Tal como se muestra en la Figura 1.1. Es un módulo integrado que permite detectar dispositivos que utilicen el protocolo Simple Network Management Protocol (SNMP) y posteriormente importarlos como CIs. Permite asignarle a un CI un perfil determinado. Para ello, debe estar ubicado en un registro de CI en el icono Ítem de Configuración y pulsar [Asignar Perfil] en la barra de herramientas. Para más información sobre cómo configurar los perfiles, remítase al capítulo Otros Parámetros. Cuando se cumple la fecha de salida, asignada por el usuario al CI, se inhabilita la posibilidad de configurar la información del mismo, de manera que queda congelado. Esta opción permite reversar ese estado. Figura

13 NOTA: La opción Crear CIs desde AAM sólo estará habilitada si tiene instalada previamente la solución Aranda ASSET MANAGEMENT (AAM) y así, llevar a cabo la integración de Aranda CMDB y AAM. Ayuda Ayuda Abre una ventana en la que se muestra la información técnica y legal de Aranda CMDB. Barra de Herramientas Horizontal La barra de herramientas cuenta con botones de acceso rápido a las opciones presentes en el Menú Principal. Tenga en cuenta que para utilizar las opciones de los tres primeros botones debe ubicarse en un ítem de la Barra Vertical de Íconos. Barra Vertical de Iconos 13

14 Resumen Esta opción le muestra en la parte de arriba una gráfica del consolidado de CIs, según diferentes criterios de búsqueda, que previamente haya ingresado en el AAM Settings. En la parte superior de la gráfica, aparecerá un cuadro, con las respectivas unidades CI para cada criterio. Para cambiar el ángulo de visualización, se deben ingresar los parámetros del ángulo en los ejes [X] y [Y] en la opción de 3D, ubicada en la parte superior: En la parte de abajo, hay una rejilla que muestra las alarmas para el vencimiento de contratos. En ella, se visualiza la siguiente información: Número del Contrato Fecha Inicial Fecha Final Tipo de Contrato Días Límite Dicha información se registra en el icono Gestión de Contratos 14

15 Elemento de Configuración Esta opción le permite ingresar, configurar y observar la información de cada CI que desee registrar. En la parte media de la pantalla encontrará tres pestañas que seleccionará de acuerdo con los criterios en los que desee ver la información de los CI: Categorías, Agrupaciones* y Perfiles*. * NOTA: Las pestañas para ver la información de Agrupaciones y Perfiles sólo están disponibles para la versión. Al seleccionar cualquiera de las tres pestañas, en la rejilla de la parte derecha aparecerá la siguiente información: Nombre del CI: Nombre del elemento de configuración. Estado: Estado actual del elemento de configuración. Cada estado tiene un color de identificación. Tipo: Categoría del CI. Serial: Número identificador del CI. Agrupación: El grupo al pertenece el CI. Centro de Costo: El departamento al que pertenece el CI. Código de Barras: El código que identifica un artículo en el mercado. Al hacer clic derecho sobre cualquier ítem de la rejilla de la derecha, se muestra el siguiente menú: 15

16 1. Crear Mantenimiento Esta opción le permite crear una orden de mantenimiento para el CI seleccionado. Para ampliar esta información y conocer esta funcionalidad, remítase al capítulo Mantenimiento. 2. Programar Mantenimientos Esta opción se utiliza cuando es necesario generar una misma orden de mantenimiento para varios CIs y de esta forma, agilizar el proceso. Para ampliar esta información y conocer esta funcionalidad, remítase al capítulo Mantenimiento. 3. Ver Mantenimientos Esta opción le permite ver un resumen de las órdenes de mantenimiento. Para ampliar esta información y conocer esta funcionalidad, remítase al capítulo Mantenimiento. 4. Configurar Depreciación Puede elegir el método de depreciación del activo (Línea Recta o Suma de Dígitos), el valor de salvamento que tendrá el activo y el número de años de cálculo de la depreciación del CI. Si desea información más detallada, remítase al capítulo Depreciación. 5. Asociar a centro de costos Esta opción le permite relacionar el(los) CI(s) seleccionados a un centro de costo determinado, el cual es previamente ingresado en el AAM Settings. Para ello, haga clic en el menú desplegable que se encuentra en esta opción y seleccione el centro de costo requerido. 16

17 6. Nombre de la acción En esta opción aparece el nombre de la aplicación o documento al que usted haya configurado para integrar con ACMDB. Tenga en cuenta que se define una única acción, que aplica para todos los CIs. Por ejemplo, en este caso se presenta la aplicación Aranda ASSET MANAGEMENT. Para mayor información sobre esta función, diríjase al capítulo Configuración de Parámetros. Crear Nuevo Elemento de Configuración Para ingresar un nuevo elemento de configuración al CMDB, pulse la opción Nuevo desde la Barra de Herramientas Horizontal o desde el Menú Principal. De inmediato aparecerá una ventana en la que se debe ingresar todos los datos y la información correspondiente al CI. En la parte izquierda se encuentra una Barra Vertical de Iconos que se activarán a medida que se vaya ingresando la información del CI. General Esta opción tiene una barra de herramientas horizontal con tres opciones: Guardar Cambios: Permite guardar toda la información que ha ingresado. Actualizar: Permite refrescar la página para que presente información actualizada. Asociaciones: Permite crear, editar o conocer la información de las asociaciones de los CI a los componentes, contratos, facturas u otros documentos. 17

18 Nombre Categoría Impacto Modelo Número de Placa Marca Serial Precio Agrupación Centro de Costo Responsable Fecha de Inicio de Responsabilidad Ingrese el nombre del CI. Permite asociar el CI a la categoría que elija. Si desea crear una nueva o configurar las existentes, pulse y de inmediato se abrirá la configuración del árbol de categorías del AAM Settings. Permite seleccionar la importancia del funcionamiento del CI dentro de la empresa. (Baja, Media, Alta, Crítica). Modelo determinado del CI. Código del CI dentro de la empresa (si lo tiene). Nombre de la empresa que fabrica el CI. Código único del CI. Costo que tuvo para la empresa la compra del CI. Permite asociar el CI al grupo de trabajo que elija. Si desea crear uno nuevo o configurar los existentes, pulse y de inmediato se abrirá la configuración del árbol de agrupaciones del AAM Settings. Permite asociar el CI al centro de costo que elija. Si desea crear uno nuevo o configurar los existentes, pulse y de inmediato se abrirá la configuración de campos Lookups del AAM Settings. Permite asignar una persona responsable del CI. Puede buscar, desasociar, crear, editar y ver los detalles del usuario en el menú desplegable. Permite ingresar la fecha en la cual el usuario asumió la responsabilidad del CI. Seleccione la Foto del Ítem de Configuración Para ubicar la foto del CI, pulse, busque y seleccione el archivo. Descripción Permite ingresar una breve descripción del CI. Por ejemplo, color, alguna característica específica, etc. 18

19 En la parte inferior de la ventana, hay tres pestañas: Compañía: Estado Actual Estado Programado Fecha de Entrega a la Compañía Fecha de Aceptación Permite seleccionar el estado del CI. Por ejemplo, Arriendo, Leasing, Activo, Inactivo, en uso, etc. Dependiendo de la configuración de opciones que haya realizado el administrador. Permite seleccionar el próximo cambio de estado del CI. Por ejemplo, si el estado actual es arriendo, el siguiente puede ser propio. Fecha en la cual el CI fue recibido. Fecha en la cual el CI fue aprobado en la compañía. Unidad de Medida Es la unidad de medida que caracteriza al CI. Puede ser tamaño (si es un monitor: pulgadas), capacidad (si es una memoria: MB), etc. Valor de Unidad de Medida Asociación de Estaciones Fecha de Salida de la Compañía El valor que caracteriza dicho CI. Permite asociar el CI a una estación determinada. Fecha en la cual el CI deja de ser parte de los elementos de configuración de la compañía. Terceros 19

20 Proveedor Fabricante Permite seleccionar, desasociar, editar y crear la información del distribuidor del CI al hacer clic en. Para más información, diríjase al capítulo Vendedor. Permite seleccionar, desasociar, editar y crear la información del fabricante del CI al hacer clic en. Para más información, diríjase al capítulo Vendedor. Identificación RFID Código de Barras Licencia Permite ingresar el código del Identificador de Radiofrecuencia (si lo tiene). Permite ingresar el código de barras del elemento de configuración (si lo tiene). Permite Ingresar el código de la licencia (si lo tiene). Creación de una compañía, un tercero o un fabricante En la opción compañía, que es el botón adjunto que encuentra en los campos Proveedor y Fabricante de la pestaña [Terceros], es posible ingresar, editar, o eliminar la información de cada vendedor al cual se le hace la compra del CI. Para crear o editar dicha información, remítase al capítulo Vendedor. Relaciones En esta opción usted puede asociar o desasociar el CI a otro(s) CI y además, configurar dichas relaciones en una gráfica. Así: 20

21 Para controlar el Zoom de la gráfica, se debe ubicar el Mouse en la línea roja del cuadrado de la parte de abajo y con clic sostenido, moverlo hacia adentro para agrandar la imagen ó, hacia afuera para reducirla. Para asociar o desasociar CI a la gráfica, se debe hacer clic en las pestañas [Asociar CI s] / [Desasociar CI s] según corresponda. Al seleccionar la pestaña [Asociar CI s], deberá ingresar uno o varios criterios de búsqueda según el CI que desee asociar (Campo Lookup; que empiece con; valor; conector, entre otros). Al seleccionar la pestaña [Desasociar CI s], deberá seleccionar los CI s que estén listados y que desee desasociar. Componentes En esta opción usted puede asociar o desasociar uno o varios componentes al elemento de configuración (CI) y además, configurar dichas relaciones en una gráfica. Así: Para controlar el Zoom de la gráfica, se debe ubicar el Mouse en la línea roja del cuadrado de la parte de abajo y con clic sostenido, moverlo hacia adentro para agrandar la imagen ó, hacia afuera para reducirla. Para asociar un componente al CI, e incluirlo o excluirlo de la gráfica, se debe hacer clic en la pestaña [Asociaciones]. Al seleccionar esta pestaña, podrá crear, editar o eliminar el componente que desee. Mantenimiento En esta opción se pueden consultar los mantenimientos realizados al CI y si éste está programado para un próximo mantenimiento, la fecha del mismo. En la parte de abajo se encuentra una rejilla que le mostrará la siguiente información respecto al consolidado de órdenes de mantenimiento. 21

22 Orden No: Número de la orden. Inicio del Mantenimiento: Fecha en la cual empezó a ejecutarse la orden. Fecha Estimada: Fecha tentativa para finalizar el mantenimiento. Fin del Mantenimiento: Fecha real en la cual finiquitó el mantenimiento. Costo Total: El valor del mantenimiento. Comentario: Observación (es) realizadas respecto al mantenimiento del CI. Tipo: Clase de mantenimiento. Por ejemplo, correctivo, preventivo, etc. Estado: Estado de atención de la orden. Por ejemplo, aprobado, cerrado, etc. Prioridad: Importancia de atención de la orden de mantenimiento. Características Permite consultar, registrar y editar la información correspondiente a las principales propiedades del CI seleccionado. Por ejemplo, color, material, tamaño, capacidad del disco duro, etc. Dichas características son ingresadas previamente en la opción [Características Adicionales], ubicada en el menú desplegable [Herramientas] del Menú Principal. Para guardar la configuración realizada, pulse [Guardar Cambios]. Usuarios Aquí se asocian o desasocian los usuarios al CI. Pulsando las opciones [Asociar Usuarios]/ [Desasociar Usuarios] respectivamente. En la opción [Asociar Usuarios] deberá ingresar uno o varios criterios de búsqueda según el CI que desee asociar (Campo Lookup; que empiece con; conector, entre otros). Para Desasociar uno o varios usuarios al CI, señale el (los) usuario(s) y pulse [Desasociar Usuarios]. Para guardar la configuración realizada, pulse [Guardar Cambios]. Históricos En esta opción se consultan todos los comentarios que se han incluido respecto al CI. Así mismo, puede adicionar uno o más comentarios. En la rejilla se muestra la siguiente información: 22

23 Comentario: El contenido del comentario. Tipo de Comentario: Clasifica la información por usuario o por estación. Fecha del Comentario: Fecha en que fue ingresado el comentario Nombre del Usuario: Es el usuario con el que se registró en la consola e ingresó el comentario. Alias: El alias que utiliza el usuario al momento de registrarse en Windows o en la consola. Para insertar un comentario, pulse la opción [Insertar Comentario] que se encuentra en la barra de herramientas horizontal. Ingrese el texto en la ventana que aparece y pulse [Aceptar]. Para guardar la configuración realizada, pulse [Guardar Cambios]. Ubicación Aquí usted puede ingresar la información específica del lugar donde se encuentra ubicado el elemento de configuración (país, ciudad, edificio, sede, entre otros) de acuerdo con la configuración de campos Lookup del AAM Settings. La información que debe ingresar es la siguiente: Seleccione la foto de Ubicación del CI (Puede ser un mapa de la ciudad o de las instalaciones de la empresa) Departamento (Dependencia de la empresa) Número de Departamento (código del centro de costo o dependencia de la empresa) País Ciudad Sede Edificio Piso Compañía Dirección 23

24 Gestión de Contratos Esta opción presenta los detalles de los contratos, facturas y otros documentos relacionados al elemento de configuración. Dependiendo de la pestaña donde se encuentre, la información será la correspondiente. Contratos En la rejilla se presenta la siguiente información: Número Fecha Inicial Fecha Final Acta Valor Tipo de Contrato Archivo Descripción Número del contrato Fecha en que se dio inicio a la ejecución del contrato Fecha en que se da por terminado el contrato El número del acta del contrato (si la hay). Precio por el que se fijó el servicio de uso del CI. La clase de contrato. Por ejemplo, indefinido, Directo, Outsourcing, etc. Ruta donde se encuentra guardado el contrato. Observaciones del contrato. En la rejilla de la parte de abajo se presenta la información respectiva a la(s) factura(s) asociada(s) al contrato del CI. Facturas Número de la Factura Fecha Valor Archivo Descripción Número de la factura (Ingresado por el usuario). Fecha de la Factura Valor que aparece inscrito en la factura Ruta de la factura. Observaciones de la factura. 24

25 Otros Documentos Número Fecha Valor Archivo Descripción Número consecutivo del documento. Fecha de elaboración del documento. Valor que aparece inscrito en el documento. Ruta donde se encuentra guardado el documento. Observaciones del documento. Depreciación Esta función le permite tener registrado cuál es el valor actual real de sus activos con respecto al valor original desde el momento en que los adquirió, dependiendo de la configuración realizada respecto al método de depreciación y al valor de salvamento. Método de Depreciación Línea Recta Al elegir este método, el valor de depreciación anual será el mismo para todo el periodo de salvamento que haya configurado. 25

26 Suma de Dígitos Este método es ideal si los ingresos de la empresa son establemente positivos, ya que el valor de la depreciación anual disminuye en el transcurso del tiempo. Fecha de Entrada en servicio Muestra la fecha en la cual ingresó el elemento de configuración a la empresa. Esta información se registra en el icono General del Ítem de configuración, explicado anteriormente. Valor del activo Precio que pagó la empresa al adquirir el elemento de configuración. Esta información se registra en el icono General del Ítem de configuración, explicado anteriormente. Valor a Salvar Ingrese el valor de salvamento final del activo. Es decir, el precio por el que estará avaluado el activo en el tiempo que configure. Años Ingrese el número de años en los que se proyecta el valor que tendrá el salvamento. Cálculo de Depreciación Al hacer clic en esta opción, en las rejillas superior e inferior de la parte derecha, se muestra la siguiente información, dependiendo del método de depreciación que haya seleccionado, el valor de salvamento y el número de años del mismo. 26

27 Fecha de Finalización Depreciación Total Depreciación Valor en Libros Depreciación Anual/ Mensual Fecha en la cual termina el año / mes de depreciación. Valor de la depreciación, que en este caso (línea recta) es el mismo para todos los años /meses. Valor Acumulado de la depreciación. Valor del activo depreciado. Gestión de Contratos En este icono se ingresa la información de los contratos, las facturas y otros documentos pertenecientes a esta gestión. En cada pestaña hay dos rejillas, una en la parte superior y otra en la inferior. Esta última muestra la relación de los CI asociados al soporte contable respectivo. En las pestañas [Contratos], [Facturas] y [Otros Documentos] usted podrá publicar en el AFS los archivos guardados. Haciendo clic en el siguiente icono de la barra de herramientas horizontal de la ventana. Para más información, remítase al capítulo Publicar en el AFS. 27

28 Contratos Presenta en su parte superior toda la lista de contratos ingresados a la base de datos, con las características relevantes del mismo, y en la parte inferior, muestra el listado de facturas que se le han asociado a un contrato determinado. Crear Nuevo Contrato Aquí podrá ingresar y editar la información de cada contrato. Podrá crear uno nuevo seleccionando la opción Nuevo desde el acceso rápido de la Barra de Herramientas Horizontal o, desde el Menú Principal, en la opción Nuevo. Enseguida, le aparecerá la siguiente ventana: Dentro de esta ventana hay tres pestañas: [General], [Centros de Costo] y [Comentarios]. General Los campos a ingresar en esta pestaña para crear un nuevo contrato son: No. de Contrato: Número de adjudicación del contrato. Acta de Contrato: El número del acta correspondiente a cada contrato. Proveedor: Seleccione uno de los registros existentes en el menú desplegable, ó ingrese uno nuevo, haciendo clic sobre el botón adjunto. Proveedor. 28

29 Número de identificación del proveedor: Esta información aparece cuando selecciona un proveedor. Fecha de iniciación: Debe colocarse la fecha de inicio del contrato. Fecha de terminación: Debe colocar la fecha de finalización del contrato. Alarma: Puede escoger si desea o no programar la alarma con anterioridad a la fecha de terminación del contrato y en la opción [Días], ingresa el número de días anteriores a dicha fecha. Esta alarma la genera el servicio SDB y le notifica por correo en el Servicio Mailer. Monto: El valor total del contrato. Usuario: El responsable del contrato. Tipo de Contrato: La modalidad del contrato. Por ejemplo, si es de soporte, garantías, entre otros. Depende de los contratos que efectúe la empresa. Estado: Fase en la que se encuentra el contrato. (Activo, Inactivo, etc.) Correo de Notificación: Dirección de Correo electrónico para contactarse con el cliente/proveedor. Descripción: Detalles breves del contrato. Al lado derecho de la ventana se muestran las generalidades de las facturas relacionadas al contrato. Para agregar una factura, pulse la opción [Adicionar factura] y seleccione la que corresponda insertar; pulse Aceptar. Para borrar una factura, ubíquese en la factura que vaya a desasociar y pulse la opción [Borrar Factura]. Recuerde que debe guardar los cambios cada vez que cree un nuevo registro y utilizar el botón salir para cerrar la ventana y regresar a la interfaz principal. Centros de costo Aquí se ingresa el porcentaje de contratos destinado para cada centro de costo. En la rejilla que aparece, le muestra el código del centro de costo, el nombre del centro de costo y sólo se debe ingresar el porcentaje (que el total de la suma sea de 100%) para cada uno de ellos. 29

30 Comentarios Esta opción muestra los comentarios relacionados con el contrato, el (los) usuario(s) que los ingresó (aron) y la fecha de ingreso de los mismos. Publicar en el AFS Esta opción le permite publicar los contratos que han sido firmados para la adquisición, uso, alquiler, etc. de un CI, el formato de este documento puede ser una imagen, un archivo *.doc, *.xls o cualquier otra extensión que haya sido almacenada en una ruta de localización. Al hacer clic sobre Publicar se mostrará la interfaz de conexión al servidor Web; debe ingresar en el campo Host, la dirección del servidor en el formato donde el servidor Web es el nombre del servidor donde realizó la instalación del AFS; y /afs es la carpeta o directorio virtual que se creó durante dicha instalación. En el campo Archivo haga clic sobre el botón adjunto y seleccione el archivo que desea publicar en la ruta donde lo guardó. Haga clic en sincronizar para completar el proceso de publicación. Ver Al hacer clic sobre Ver, se mostrará el archivo asociado al contrato que está consultando, este archivo puede examinarlo las veces deseadas. Facturas Al seleccionar esta pestaña, podrá ingresar y editar la información de cada factura con la cual se hizo la adquisición de los CI s. El registro de las facturas es importante para ejercer un mejor control de la información de compra de cada activo. Crear Nueva Factura Para crear una nueva factura, seleccione la opción Nuevo desde el acceso rápido de la Barra de Herramientas Horizontal o, desde el Menú Principal, en la opción Nuevo. Con ello, le aparecerá la siguiente ventana: 30

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