Soporte CAD en la Gestión y Explotación de Espacios en un Edificio de Servicios

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1 Soporte CAD en la Gestión y Explotación de Espacios en un Edificio de Servicios En una organización cuyo núcleo productivo (no el de negocio) son los emplazamientos, los procesos y las personas, es necesario disponer de una serie de herramientas informáticas que permitan un trabajo colaborativo; una vez tengamos ese registro de control, seremos capaces de gestionar espacios y conectividades. 0. Introducción En un edificio del sector terciario es vital de cara a la productividad planificar una gestión de espacios eficiente. Ejemplos claros los tenemos en reserva de espacios para salas de conferencias o de informática, hoteling, preparación de rutas de evacuación en caso de emergencias, edificios de oficinas que se alquilan por espacios, gestión patrimonial, gestión de propiedades y arrendamientos, etc. Podemos encontrar organizaciones donde las personas que la integran no tienen un puesto de trabajo fijo, sino que los reservan previamente según una serie de parámetros (horarios, tipo de máquina, conectividad, etc.); de esta manera el personal entra al ordenador con una tarjeta, y automáticamente el escritorio se personaliza in situ en ese momento. A esta manera de prever disponibilidades sin tener un puesto fijo se le denomina hotelling. Para todo esto es necesario asociar información alfanumérica (datawarehouse) con información gráfica (planos). Esta asociación debe coordinarse o integrarse con el paquete de gestión ERP corporativo propio de la organización. La disposición de la información georeferenciada ya se utiliza desde hace años para analizar los valores inmobiliarias (valor del suelo) en entornos urbanos, teniendo como parámetros la concentración de superficies de actividad terciaria (de la base de datos de IAE) y superficies de oficinas (base de datos catastral). En este artículo se comenta entre otros aspectos las ventajas que ofrecen este tipo de softwares SIG (sistemas de información geográfica) en el entorno de la gestión de los diferentes activos de un edificio, centrándonos en la gestión de espacios y tecnologías de comunicación.

2 1. Herramientas Informáticas La información que queremos asociar a los planos la podemos tener en diversos formatos (MS Excel, MS Word, MS Visio, Adobe PDF, Bases de datos ORACLE, MS SQL Server, etc) por lo que el responsable de gestionar todo este tipo de información del edificio (el facility manager) necesita una herramienta aglutinadora de los distintos formatos digitales para vincularlos a áreas o símbolos del plano en soporte CAD (tradicionalmente AutoCAD). Ejemplos claros los tenemos en contratos de mantenimiento, relación de hardware y software instalado en un puesto de trabajo, histórico de reservas en salas de reuniones, contratos de alquiler, registro de alquileres internos y externos, inventario de cableado, registro de conectividad IP, reports de sistemas de automatización (Jonson Controls, Honeywell, Siemens), etc. Toda esta información debe estar actualizada, y puede ser consultada o modificada on-line desde los distintos departamentos de la organización según convenga. Las ventajas de trabajar con un sistema CAD (computer aided design) para gestionar las infraestructuras y las instalaciones de un edificio (que equivale en promedio al 35% de los activos totales de una organización) son que podemos extraer fácilmente información tal como relación de longitudes, áreas (de explotación, útiles y construida), establecimiento de áreas de confidencialidad lanzando rayos, rutas de acceso y evacuación, atributos de bloques, etc. por lo que convertimos ese plano junto con esas tablas vinculadas en un pequeño GIS indoor por decirlo de alguna manera. El Facility Manager junto con su equipo aglutina toda esta información, teniendo clientes internos que al fin y al cabo son los diferentes departamentos que alimentan este GIS indoor con diferente tipo de información (gráfica o alfanumérica) vía XML on-line, o algún dispositivo móvil. Las implantaciones más novedosas se integran vía web (ya sea con un dispositivo móvil o una Intranet) para acceder a la base de datos gráfica y alfanumérica. Un software que permite enlazar vía web todos estos contenidos es Autodesk MAP Guide. Por ejemplo AENA (aeropuerto de Barcelona) dispone de un sistema para controlar el arrendamiento de espacios (quioscos, expendedoras de tabaco, tiendas, cajeros, etc.) vía una Intranet. De esta manera los comerciales y los delineantes convergen y actualizan la información de una manera transparente y mucho más automatizada. Otras empresas que utilizan sistemas de información para controlar activos, espacios y conectividades son Banc de Sabadell, Generalitat de Cataluña (concretamente la dirección general de patrimonio), Telefónica, Iberdrola, o Siemens.

3 2. Gestión de Espacios Para poder prorratear los espacios de una forma óptima (segregación y distribución de éstos en diferentes departamentos y puestos de trabajo, así como los costes), se deben tener en cuenta aspectos tales como las comunicaciones entre departamentos, la movilidad de la documentación, horarios, condiciones del puesto de trabajo o requerimientos de conectividad. Si el negocio es sacar rentabilidad a los espacios (por ejemplo la empresa Regus), es muy importante conocer las rentas de alquiler en el edificio en cuestión, y los alquileres internos y externos, de cara a gestionar de una manera óptima los ingresos y gastos mensuales para preveer el margen de explotación. Obviamente dependiendo de la casuísitica del edificio, buscaremos una estrategia u otra; no es lo mismo un hotel que un call center donde se explota las 24 horas pasando gente en turnos de 8 horas. Para ello es muy importante realizar un benchmarking para comprar estándares de los diferentes subsistemas que componen la organización en cuanto a espacios, puestos de trabajo, mobiliario, electrónica, etc. para poder gestionar de una forma más eficiente. A partir del plano podemos realizar el layout de la distribución, teniendo diferentes informaciones en capas de AutoCAD: Elementos de separación, circulaciones principales y secundarias, áreas de trabajo estrictas y subjetivas, áreas de protección acústica, visuales, etc. A continuación se puede observar la distribución de 2 departamentos - analizando zonas acústicas, zonas de confidencialidad, zonas subjetivas de trabajo, etc. - y diferentes superficies (construida, utilizable, núcleos de escaleras y ascensores, áreas de servicios, etc.) de una planta de oficinas.

4 Fuente: Documentación del master MFM de Enginyeria-Arquitectura La Salle.

5 Los componentes del espacio interior son: - Geometría: Configuración y perímetro, elementos fijos interiores, trama estructural, y trama arquitectónica (modulaciones para las divisiones interiores mediante retículas). Todo ello, para incrementar la rentabilidad de la superficie. - Dimensiones: Para decidir entre una superficie abierta (office landscape) o compartimentación de departamentos con despachos cerrados. - Materiales y Acabados: Falsos techos desmontables o continuos, pavimentos registrables (suelos técnicos) o no, etc. - Instalaciones: Iluminación, aire acondicionado, megafonía, etc. - Conectividad: Sistemas de cableado estructurado que albergan redes de voz y datos. - Acústica: Evaluación de los parámetros de aislamiento, absorción, vibraciones y reverberación. - Influencias exteriores: Vistas, asoleo, orientación, molestias de objetos en movimiento, privacidad y estanqueidad.

6 Ejemplos de compartimentaciones, tabiquerías y mesas electrificadas (cableadas).

7 Los objetivos a desarrollar en una buena gestión de espacios son: - Entender que el espacio en el que se desarrolla la actividad laboral o de negocio es un recurso escaso y, por lo tanto, caro. - Valorar y analizar el uso eficiente del espacio y la planificación de las necesidades de espacio a medio y largo plazo. - Considerar que el espacio debe gestionarse de forma que las interacciones entre producción y recursos humanos sean óptimas. 3. Conectividad de redes Un punto clave de cara a hacer una distribución racional de los espacios (layout), es conocer las diversas tecnologías de conectividad/comunicación de los diferentes departamentos y puestos de trabajo, ya sean cableadas o wireless. Para ello se deberá analizar previamente el sistema de información (SI) que utilizará la organización. En cuanto a las redes cableadas de voz y datos, se deberá fundamentar en entornos de oficinas con SCE (sistemas de cableado estructurado) basándose en falsos techos, suelos técnicos, canaletas, torteas, tabiquerías electrificadas y/o columnas. Otra posibilidad es basarse en el reglamento ICT (infraestructura común de telecomunicaciones) como motor de entrada para otras instalaciones (redes de voz y datos, seguridad, domótica/inmótica, etc.). Fuente: Torretas y Columnas de la casa UNEX

8 En cuanto a las redes no cableadas - wireless - están cobrando gran importancia en entornos de alta movilidad (oficinas, aeropuertos, museos, escuelas, etc.) con una particularidad muy interesante: su amortización es segura aunque se produzcan cambios de emplazamiento de trabajo, hecho que en redes cableadas requiere mano de obra para montar / desmontar / reconfigurar elementos. De hecho, las investigaciones más avanzadas de las TI convergen en soportes wireless. Plugin para calcular áreas de cobertura de puntos de acceso wireless, en entorno AutoCAD.

9 Fuente: Gama de productos wireless de la casa Ovislink Este tipo de redes pueden ser concebidas como totalmente wireless, o como complemento de las redes cableadas ya existentes: ambas son totalmente compatibles debido a que se basan en la torre OSI (lo único que las diferencia es el nivel 1, el de medio de transmisión de la información, y una parte del nivel 2 de enlace). Todo este tipo de aspecto como pueden ser recursos de cableado, electrónicas, infraestructuras de telecomunicaciones, depreciación de los equipos, anchos de banda a contratar, etc. también debe ser gestionado desde el software aglutinador que hablábamos anteriormente, interactuando y condicionando uno con otro los conceptos de espacios y comunicaciones indoor. A partir de esta relación, aparecen conceptos tales como ubicuidad: Según el sitio donde nos encontremos, estaremos parametrizados según el contexto: esto es que el dispositivo móvil detecte dónde estamos en ese momento, conceptualizando tiempo y espacio. Un ejemplo bien simple lo tenemos en que cuando un profesor entre a una aula a impartir una clase, se le inhiba la recepción de llamadas a su teléfono móvil wireless; de hecho la casa CISCO actualmente está desarrollando móviles con tecnología wireless integrado en la red de voz y datos del edificio - en vez de GSM.

10 4. CAFM CAD para Facilities Management El propio AutoCAD (a partir de la versión 2000) además de permitir trabajar con entidades gráficas, ofrece la posibilidad de recuperar e incluso almacenar información no gráfica en las bases de datos de mayor difusión ( dbase, ORACLE y Microsoft Access ), sin necesidad de salir de AutoCAD. Dentro de la misma interfaz podemos realizar consultas, relacionar registros a símbolos, y etiquetar el bloque con sus campos vinculados. A continuación se puede observar una captura de pantalla de un ejemplo de una planta de oficinas, donde tenemos información alfanumérica de los diferentes puestos de trabajo que la componen, en tablas.

11 Fuente: Captura de pantalla de AutoCAD 2002 de la casa Autodesk Existen diversos paquetes de software que se pueden integrar en una organización para gestionar todo este tipo de información (aquí hablamos en particular solamente de espacios y conectividad). Entre todos ellos podemos destacar Archibus/FM, que se basa en la plataforma CAD estándar (AutoCAD) y utiliza formatos de documentación estándar, como Office o Adobe Acrobat. De esta manera, integrando estos paquetes de software con el ERP propio de la empresa modernizaremos el sistema de información interno de la organización, ya sea en un edificio o para el control de sus diferentes activos dispersos. A continuación se puede observar los ámbitos que abarca una gestión con Archibus/FM:

12 Fuente: Archibus/FM 5. Estado del Arte y Conclusiones Ahora bien, antes de lanzarnos e implantar este tipo de soluciones, debemos hacernos una pregunta: todas las inversiones en TI incrementan la productividad? La respuesta puede ser negativa: es posible que mirándolo con perspectiva sea más rentable poner ese dinero en el banco (paradoja de la productividad) al ser el retorno de la inversión (ROI) poco significativo. Por otra parte, también es cierto que si no invertimos nos podemos quedar fuera de mercado (como se suele decir: o te diferencias o desapareces). Aunque hoy en día la tecnología se contemple como gasto, debemos analizar las performances (ventajas competitivas) que aporta este tipo de soluciones informáticas, analizando las diferentes componentes de la productividad, e intentando hacer medible todo esta serie de parámetros. Se trata al fin y al cabo de convertir lo intangible en tangible. Este análisis previo (para organizaciones a partir de m 2 a gestionar en el caso que nos conlleva) suele hacerlo una consultoría para presentarlo posteriormente a dirección general. A veces este proceso no se externaliza, por lo que es ejecutado por parte de los propios tecnólogos de la organización - el director informático - que queda así convertido en director de TI sin quererlo ni beberlo, posiblemente sin ni siquiera haber salido de una escuela de negocios. Cabe averiguar si este paquete de software imita/responde al modelo y volumen de información que se intenta controlar, la viabilidad de la implantación y personalización, formatos antiguos de cara a la migración, información que se necesita como input del aplicativo, etc.

13 Esta investigación de cara a hacer un buen modelo de software, se enfoca a la obtención de un modelo lo más aproximado posible de la realidad (ontología), siempre teniendo presente que la tecnología es un medio, no una finalidad. Una vez averiguada la viabilidad y prestaciones iniciales, el analista pasará un flujo al programador de sistemas para que lo implemente; posteriormente se testeará la capa de software por parte del primero. Un tema aparte es que el programador interprete el flujo de la misma manera y que al final los usuarios finales lo usen correctamente. Las nuevas tecnologías son enabler (facilitadoras) para trabajar de una forma más eficiente y productiva, en cuanto a que podremos incluir el activo tecnológico en el balance como valor estratégico interno. Para finalizar, comentar que toda esta serie de ideas y conceptos surgen de diferentes investigaciones en líneas doctorales, englobado en el departamento de Empresa y Tecnología de Enginyeria-Arquitectura La Salle. Autor: Ignacio Aso Otín Jefe de sección CeCAD (Centro de CAD) en Enginyeria-Arquitectura La Salle Correo electrónico:

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