CIRCULAR INTEW No.. ITM 01/10/ :45:33. Destino: Jefe De Oficina -Dpto. Financiero y Ccia. Medellin

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1 Página 1 de 1 1 -~1 CIRCULAR INTEW No.. 01/10/ Registro No: Dirección: Calle 73 No 76A -354 Código FG 003 Versión 01 unfeche CÓDIGO 1001 Medellín, 02 de octubre de 2015 ITM 01/10/ :45:33 Registro No: Usuario: Ibaena Destino: Jefe De Oficina -Dpto. Financiero y Ccia Dirección: Calle 73 No 76A -354 Medellin PARA: DE: GRUPO ITM y SUPERVISORES DE CONTRATOS Y/0 CONVENIOS JEFE DE OFICINA - DEPARTAMENTO FINANCIERO Y COMERCIAL ASUNTO: CIERRE DE GASTOS VIGENCIA 2015 Con el fin de efectuar el correcto cierre de la vigencia fiscal 2015, les informo el siguiente cronograma para liquidación y pago de nóminas, bienes, obras y servicios adquiridos durante el presente año, así como para la liberación de CDP y compromisos presupuestales que no se vayan a ejecutar total ni parcialmente. Comedidamente solicito la colaboración a todos los líderes de los procesos responsables supervisores e interventores para el estricto cumplimiento del mismo. FECHA LÍMITE PARA LA RECEPCIÓN DE FACTURAS O DOCUMENTOS EQUIVALENTES PARA EL PAGO DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS. Para garantizar el pago del bien, obra o servicio antes de finalizar la vigencia fiscal 2015 y que sea tramitado dentro de la misma, el Área de Contabilidad solo recibirá facturas o documentos equivalentes de las áreas, así: Área que entrega Concepto de facturación Fecha de recepción en Contabilidad Bienes y servicios Tiquetes aéreos con resolución Rectoral Contratos de obra con acta de obra Comercial Hasta el 18 de Actualización base de datos (El Área de Biblioteca y Extensión Cultural debe remitir la facturación al Área Comercial para su aprobación) 01/10/2015

2 2 Departamento de Personal Dirección de Investigaciones Oficina de Relaciones Nacionales e Internacionales Vicerrectoría Administrativa y Financiera. Inscripción y viáticos para capacitación, movilidad, seminarios, eventos, ponencias, pago de tiquetes, resoluciones que autorizan el pago de redes Internacionales y estímulos a la producción académica con la resolución rectoral, el compromiso presupuestal y la factura o cuenta de cobro según el caso. Hasta el 11 de Unidad Estratégica de Negocios - Convenios y Pago de contratistas que no se pagan otras áreas por nómina y son autorizados por la Jefe de Oficina Departamento Dirección de Investigaciones Financiero y Comercial y recepción de cuentas de cobro de rendimientos y (ECOPETROL, valores no ejecutados por convenios. Hasta el 18 de COLCIENCIAS, SAPEINCIA, GOBERNACION DE ANTIOQUIA, MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA Y ENTES DESCENTRALIZADOS) Reembolso del Fondo Fijo, con la Oficina de Planeación conciliación a 31 de 2015: Hasta el 18 de *Fondo fijo, formato FGF 031 *Cierre del Fondo Fijo Se exceptúa la facturación de servicios públicos según la fecha de vencimiento y siempre que pueda ser pagada en la actual vigencia. Se incluyen los servicios públicos de convenios que deben ser entregados por los Supervisores de las diferentes Secretarías del Municipio de Medellín al Área de Convenios antes del viernes 18 de de CIERRE PRESUPUESTAL: El Departamento Financiero y Comercial recibirá solicitudes de certificados de compromisos presupuestales y compromisos de las áreas que afectan el presupuesto de gastos con la elaboración de contratos en el módulo de SEVEN solo hasta el viernes 11 de de Se recibirá hasta el lunes 14 de de 2015 de los Líderes de los procesos, la solicitud para la liberación de saldos de compromisos y disponibilidades presupuestales que no se requieran. La oficina de Presupuesto envía periódicamente los saldos de compromisos y 9 jf disponibilidades presupuestales para que sean analizados y se solicite la liberación de los valores que no se van a ejecutar. Por tanto, a partir del martes 15 de

3 3 de 2015 el Técnico de Presupuesto y la Profesional Universitario - Presupuesto cancelarán los saldos de disponibilidad presupuestal que no se comprometan a dicha fecha. 2. PAGOS DE NÓMINA Y SEGURIDAD SOCIAL: Para que las liquidaciones y pago de las nóminas de empleados, docentes y contratistas se registren presupuestal y contablemente antes del cierre de año, se deberá proceder como se acordó con las siguientes áreas involucradas: PAGO NOMINA DE EMPLEADOS, DOCENTES Y CONTRATISTAS ITM Área que entrega Convenios Documentación y trámite Envía a Nómina: Cuentas de cobro firmadas Recibidos a satisfacción Pagos seguridad social Novedades y reportes de cuentas bancarias nuevas para matricular en Bancolombia (archivo plano). Fecha recepción en NÓMINA Hasta el 11 de Diciembre Hasta el 11 de Diciembre Nómina Envía a oficina de Presupuesto: La solicitud con la liquidación de nómina con la fecha de interfaz contable y presupuestal para el CDP y compromiso presupuestal. La liquidación de nómina con las fechas de interfaz contable y presupuestal para la afectación de convenios y contratistas. Hasta el 10 de empleados, docentes de cátedra y docentes ocasionales Hasta el 22 de contratistas Nómina Envía a Tesorería: Oficio con la fecha de pago e interfaz contable y presupuestal de las diferentes nóminas de convenios, empleados, contratistas y docentes con los soportes y el reporte de pago exitoso para tramitar la orden de pago. Hasta el 21 de empleados

4 4 Para los docentes de cátedra se requiere el oficio de autorización de pago por parte de la Vicerrectoría de Docencia. contratistas Tesorería Contabilidad Envía a Contabilidad Oficio con la fecha de pago e interfaz contable y presupuestal de las diferentes nóminas de convenios, empleados, contratistas y docentes con los soportes revisados y el reporte de pago exitoso revisado para la elaboración de la orden de pago. Envía a Presupuesto Las Órdenes de pago y soportes. CONTABILIDAD PRESUPUESTO Pago de seguridad social y consolidado cesantías: Para que los aportes a la seguridad social y parafiscales queden afectados presupuestal y contablemente en la actual vigencia, el Área de Nómina enviará la planilla de liquidación y el soporte de pago con la fecha de interfaz al Área de Presupuesto, a más tardar el viernes 18 de. El listado de la liquidación de cesantías para los fondos y abonos a préstamos hipotecarios e intereses a las cesantías se entregará al Área de Presupuesto a más tardar el 23 de, para generar los compromisos presupuestales y posterior trámite a Contabilidad para la elaboración de las órdenes de pago, El Área de Nómina enviará al Área de Contabilidad el consolidado de cesantías del régimen retroactivo el miércoles 23 de para la causación respectiva. 3. PAGOS EN TESORERÍA: Solo se causará facturación y/o cuentas de cobro para pago con el recibido a satisfacción firmado por el Supervisor. La Tesorería recibirá órdenes de pago hasta el miércoles el 23 de de 2015 para efectuar los pagos a contratistas y proveedores por transferencia. Las órdenes de pago que no se alcancen a pagar antes de la fecha establecida y los pagos rechazados, se constituirán en reservas presupuestales de cuentas por pagar a

5 5 31 de 2015, mediante acto administrativo firmado por la Tesorera General a más tardar el 8 de enero de 2016 y se pagarán después de esta fecha. 4. RESERVAS PRESUPUESTALES EXCEPCIONALES Solo se podrán constituir reservas presupuestales de forma excepcional con los saldos de compromisos legalmente establecidos y que desarrollen el objeto de la apropiación en los siguientes casos: > Por imposibilidad de recibir los bienes, obras y servicios dentro de la vigencia 2015, tal como se pactó inicialmente en los contratos suscritos por el ordenador del gasto, debido a causas no imputables a la falta de planeación. > Si los saldos de compromisos están financiados con recursos programados por el mecanismo de Presupuesto Participativo PP. > Si los saldos de compromisos corresponden a proyectos enmarcados dentro de las jornadas de vida. > Si los saldos de compromisos están financiados con recursos provenientes del impuesto a la equidad CREE. Nota: Estas deben ser reportados a la Oficina del Departamento Financiero y Comercial a más tardar el viernes 18 de de 2015, con la justificación y soportes que originaron la constitución de la misma. Atentamente, LUZ HEL A CASTRI ÓN MOLINA Proyectó: Grupo Financiero y omercial